Supply chain integration i förlagsbranschen -
Hur leveranskedjan bakom din veckomagasin kommunicerar och strävar mot ett integrerat arbetssätt med hjälp av digitaliserad kommunikation.
Supply chain integration within the Publishing industry -
How the supply chain behind your weekly magazine communicates and strives towards an integrated way ofworking with the help of digitalized communication.
Erik Johansson Andreas Lindh
Klara Rogarn
Företagsekonomi, inriktning - Transport Management Kandidatnivå
15 HP VT-20
Förord
Då det här examensarbete är vårt sista moment i Transport Management utbildningen avslutar de här raderna vår vistelse på Malmö Universitet. Vi vill med förordet passa på att tacka de personer som har bidragit till studiens genomförande och till att vi slutligen nått våra mål.
Ett stort tack vill vi rikta till vår handledare Benedikte Borgström som gett oss stöd och väglett oss med sina goda idéer. Vi vill även tacka våra opponenter som har kommit med många nyttiga synpunkter. Avslutningsvis vill vi tacka Förlaget och alla som ställt upp på intervju. Intervjupersonerna har tack vare sin öppenhet under intervjuerna bidragit med värdefull information som ligger till grund för uppsatsen.
Malmö, 28 maj 2020
________________ ________________ _________________ Erik Johansson Andreas Lindh Klara Rogarn
Abstract
This study focuses on digitalized communication solutions within a supply chain and the opportunities that arises when creating a more integrated supply chain for magazines. Our approach was to examine the supply chain for a magazine publisher based in Sweden. The data gathering process was based on a method of interviewing six different party
representatives from the supply chain for magazines. The interviewees all hold different positions within different companies and are made anonymous in our study. The study shows that the supply chain for magazines has already come a long way in integrating but still there is room for improvement. When it comes to digitalization, we found that they mostly use standard communication tools between the parties such as email and phones but the
automation processes has started and is on its way of being implemented. Within the supply chain the organizations have developed a trusting and transparent communication and have the possibility of integrating the supply chain.
Keywords: Supply chain integration, Communication, Digitalization, Publishing industry. Sammanfattning
Den här studien fokuserar på digitaliserade kommunikationslösningar inom en leveranskedja för magasin samt de möjligheter som uppstår vid integrering inom leveranskedjan. Vårt tillvägagångssätt var att undersöka leveranskedjan för ett förlag lokaliserat i Sverige. Datainsamlingsprocessen baseras på en metod av att intervjua sex olika parter från
leveranskedjan för magasin. De som intervjuats har olika positioner bland olika företag inom leveranskedjan och presenteras anonymt i vår studie. Studien visar att leveranskedjan för magasin har kommit långt med att integrera men att det fortfarande finns utrymme för förbättringar. När det gäller digitalisering fann vi att parterna inom leveranskedjan mest använder standardkommunikationsverktyg som mail och telefoner men att
automatiseringsprocesserna har börjat och är på väg att implementeras. Inom leveranskedjan har organisationerna utvecklat en pålitlig och öppen kommunikation vilket skapar möjlighet för integration i leveranskedjan.
Definitions/begreppslista
Kommunikation: De olika metoderna för att överföra information mellan personer och platser
(Cambridge, 2020).
Information: Det meningsfulla innehåll som överförs vid kommunikation i olika former (NE,
2020).
Go gemba: Go Gemba är ett begrepp inom lean som refererar till platsen var värde skapas,
inom produktionsindustrin är “Gemba” fabriken och “golvet” (Imai, Masaaki, 1997).
Förhandsavisering: En fil som produceras av tryckeriet som speglar vad som kommer att
skeppas ut från dem vid aktuell tidpunkt när filen skapas. Filen innehåller; vilka titlar som det handlar om, antal pallar, antal kopior, vikt och destinationer. (Intervjuperson A)
RFID: Radio Frequency Identification (RFID) är en teknik som utnyttjar radiovågor för att
överföra information. Ett RFID-system består av tre komponenter: tagg, läsare och datasystem (GS1, 2020).
1. Inledning 6
1.1 Bakgrund 6
1.2 Vad ett förlag är och hur de arbetar. 7
1.3 Problemformulering 8
1.4 Syfte och frågeställning 10
1.5 Avgränsningar 10
1.6 Disposition 10
2. Metod 12
2.1 Vår metodansats 12
2.2 Metod för insamling till teoretisk referensram 12
2.3 Metod för intervjuer 13
2.4 Metod för insamling av mapp och övrig data 16
2.5 Objektivitet 17
2.6 Tillgänglighet och förståelse 18
2.7 Metod vid analys 18
2.8 Validitet och reliabilitet 19
2.9 Etik 20
3. Teoretisk Referensram 22
3.1 “Supply Chain Integration” 22
3.2 Relationer och Tillit 23
3.3 Digital kommunikation - möjligheter och svårigheter 25
4 Empiri 28
4.1 Rollbeskrivning 28
4.2 Mapping av Förlagets leveranskedja för magasin 28
4.3 Relationer och samarbetspartners 31
4.4 “Supply Chain Integration” 32
4.5 Digitalisering i leveranskedjan 37
4.6 Kommunikation inom leveranskedjan 39
5. Analys 42
5.1 Tolkning av mapp 42
5.2 Analys av relationer och kommunikation inom leveranskedjan 43
5.3 Analys av “supply chain integration” hos Förlaget och dess samarbetspartners 46
5.4 Analys av digitalisering inom leveranskedjan 48
6. Slutsats 51 6.1 Slutsats 51 6.2 Avslutande diskussion 51 6.3 Reflektion 52 7. Referenslista 53 8. Bilagor 58
1. Inledning
I det här kapitlet presenteras bakgrunden till studien, därefter diskuteras problematiseringen vi önskar att undersöka följt av syftet och frågeställningar. Kapitlet avslutas med uppsatsens avgränsningar och disposition, där arbetets struktur presenteras samt en kort beskrivning av
de olika kapitlens innehåll.
1.1 Bakgrund
Hantering och produktion av varor har alltid varit nödvändigt för människans behov och för samhället (Alfalla-Luque & Medina-López, 2009). För att produktion ska vara möjligt har företag nyttjat en leveranskedja som gjort det möjligt att införskaffa och lagra råvaror och slutprodukter som senare skall distribueras. Det här innebär att alla företag historiskt sett har varit tvungna att hantera och skapa sin relation för material- och informationsflöden med sina leverantörer och kunder (Alfalla-Luque & Medina-López, 2009). “Supply Chain
Management”, är ett begrepp som som beskriver hur företag arbetar med sin leveranskedja, Christopher (2016) definierar “supply chain management” som: “The management of
upstream and downstream relationships with suppliers and customers in order to deliver superior customer value at less costs to the supply chain as a whole”. Konceptet “supply
chain management” uppkom under 1980-talet när relationer mellan företag, på grund av informationsteknologi (IT) och globalisering, började förändra behovet av förbättrad hantering av leveranskedjan som helhet. Den förbättrade hanteringen av varuflöden rev ner barriärer både inom och utanför företaget i en strävan efter en integrerad ledning av hela leveranskedjan (Alfalla-Luque & Medina-López, 2009). Forskning kring ämnet tog fäste först i mitten av 1990-talet och har sedan dess växt till höga höjder (Alfalla-Luque &
Medina-López, (2009).
En viktig del för att “supply chain management” skall fungera och vara effektiv är samarbetet mellan olika parter. Samarbete är viktigt i en leveranskedja, både framåt (mot distributörer) och bakåt (mot tillverkare). En annan viktig del enligt Ellinger, Daugherty och Plair (1999) är kommunikation och informationsutbyte som är en nyckelfaktor för att upprätthålla goda relationer och kunna erbjuda sina kunder den bästa möjliga kvalitén. Gunasekaran och Ngai (2007) påstår att i dagens samhälle baseras “supply chain management” på hastighet,
effektivitet, minskade kostnader, minskat avfall, kommunikation, samarbete och tillit. När samarbetet är tillräckligt starkt i en leveranskedja bildas det “supply chain integration”. Med “supply chain integration” menas det att två eller flera parter i leveranskedjan sammanstrålar (kopplar) sina organisationer och arbetar tillsammans mot samma mål. Det starka samarbetet gör det möjligt att utveckla nya strategier tillsammans där det skapas en ömsesidig win-win situation (O’Leary-Kelly & Flores, 2002).
Digitalisering innebär att mer och mer av ett företags information och resurser finns som ett digitalt format (Nationalencyklopedin, 2020). Med nya hjälpmedel som mobiltelefoner och datorer blir det allt lättare att utbyta information digitalt. Digitaliseringen ger företagen möjlighet att enklare samarbeta med varandra både inom företagen och med företag inom leveranskedjan vilket Christopher (2016) kallar för den virtuella kedjan. Att använda sig av alla fördelar som digitalisering bidrar med underlättar för företaget och deras
samarbetspartners att integrera med varandra (Legner, Eymann, Hess, 2017).
1.2 Vad ett förlag är och hur de arbetar.
Tidigare var arbetet med att producera böcker en viktig del av förlagens verksamhet. Större förlag ägde egna tryckerier med flertalet anställda. Men allt eftersom insåg förlagen ett lönsammare sätt vilket var att låta specialiserade företag sköta trycket. Idag fokuserar stora förlag på att ta in offerter, upphandla tryckeritjänster och förbereda manuskript för tryckning de som arbetar med detta kallas produktionsansvariga. Den produktionsansvarige ansvarar för Förlagets produktionsplanering och håller kontakterna med de tryckerier som Förlaget anlitar. Centralt för planeringen är produktions- och leveransplaner, de här dokumenten styr
produktionen. I dessa dokument bestäms schemat för en boks eller magasins väg från manus till färdig produkt. Dagens förlagsbransch är byggd på framförhållning och noggrann
planering. Därför blir moment och mål som tryck, transport, distribution den tidpunkt som bestämts viktiga att alltid bli färdiga vid den tidpunkt som bestämt och att allt flyter på utan avbrott i produktionen, transport och distribution (Pettersson, 2011).
Tryckeriet kan i dagens läge på grund av globalisering vara placerad nästan var som helst i världen. Valet på vart ett tryckeri kan vara placerat kan beror på vilka krav som ställs, om produktionen kräver ett lågt pris, om det är ett komplicerat färgtryck, om tidsspannet för
leverans är kritisk eller om det kan bli tilltryck med kort varsel och så vidare (Pettersson, 2011). Hur man snabbast och säkrast skickar böcker och/eller magasin från tryckeri till bokhandel eller prenumerant har varit ett konstant diskussionsämne inom branschen. Det handlar om att få fram rätt böcker eller magasin i rätt tid så att kunderna blir nöjda och bokhandlarna slipper binda kapital i allt för stora lager (Pettersson, 2011). Vidare menar Petersson (2011) att idag har den digitala utvecklingen och det moderna logistiktänkandet förändrat och effektiviserat distributionsverksamheten
Petersson (2011) förklarar att tillverkande företag ofta har ett begränsat antal produkter eller märken som man etablerar på marknaden och kan fortsätta tillverka och sälja de här under flera års tid. Men för förlag är varje ny bok eller magasin i princip en ny produkt. Industriella tillverkare bygger ofta sin verksamhet på någon form av patent. Det går inte riktigt i
förlagsvärlden. Det Förlaget har att stödja sig på för att säkerställa framtida verksamhet är förlagsavtalet, som i normalfallet endast gäller för en bok i taget, samt de relationer som man har byggt har upp med sina författare.
Magasinen som produceras och distribueras når ut till prenumeranter och butik både veckovis och månadsvis beroende på vilken typ av magasin det handlar om. Det är av vikt att nå ut till sina prenumeranter och kunder för att uppnå deras förväntningar och hålla löften som avtalats när man tecknat en prenumeration. Hur Förlaget lyckas leverera utgåvor i rätt tid vid varje utgivningsdag till både nya och gamla prenumeranter när det krävs att flertalet steg är synkade i en leveranskedja och kommunikation mellan parter fungerar är intressant ur ett digitalisering- och kommunikationsperspektiv. Digitaliseringen har i synnerhet påverkat mediebranschen och minskat intäkter från tryckt material och tvingar också de mest
traditionella aktörerna att tänka om. Henriksson (2020) som arbetar med digital business och hjälper förlag- och mediebranschen att accelerera digitaliseringen menar på att
digitaliseringen påverkar i många sektorer och revolutionerar miljöer inom inte minst medieverksamheter.
1.3 Problemformulering
Vi lever i ett konsumtionssamhälle där kunden är kravställare och där kunden har en bred möjlighet via digitaliseringen av kommunikation att välja den produkt hen önskar. Skulle inte
produkten kunden söker efter finnas hos det första företaget har kunden möjlighet att lätt beställa från konkurrenten istället (Yadav, Joshi, & Rahman, 2015). Tillgången till internet och kommunikation via digitala medel skapar en bred flexibilitet för kunden att bestämma enkelt vilken produkt som anses skapa mest värde för pengarna. Enligt Lambert och Cooper (2000) har kundens krav skapat ett annat tankesätt inom företagsstyrning. Företag kan inte längre spela som en ensam aktör utan behöver för organisationens överlevnad skapa ett värde-adderande distributionssystem som hastigt kan svara på krav från en föränderlig marknad menar Christopher (2016). Trenden som har uppstått är att företag minskar sin leverantörsbas och det har resulterat i närmare samarbete med utvalda leverantörer samt viktiga för materialförsörjningen. Relationerna mellan organisationerna får allt större betydelse eftersom organisationerna blir beroende av varandra (Gassenheimer & Ramsey, 1994). Kommunikation kan därmed bli en strategi för att föra fram egna intressen genom ömsesidiga relationer (Hsu, Tan, Laosirihongthong & Leong 2011). Ett välfungerande “supply chain management” är en metod som kan behålla konkurrensfördelen i ett konsumtionssamhälle. Det kräver däremot att ens leveranskedja kan agera flexibelt och kundanpassa vilket gör att kunden inte övergår till konkurrerande företag för att konsumera. Därför har “supply chain management” fått en stor betydelse i den här typ av sammanhang (Kleijnen & Smits, 2003).
Enligt Fawcett och Magnan (2002) är det inom “supply chain management” stort fokus på att det finns ett flyt av värde-adderande processer utan störningar men att det fortfarande finns en brist på konsekvent och tydlig kommunikation samt samarbete mellan de praktiska områdena inom kedjan. Förmågan att integrera och kommunicera i leveranskedjan blir allt mer
nödvändig, en viktig del är informationssystemen som skapar möjlighet till
konkurrensfördelar genom att binda samman olika processer och organisationer (Hsu et al. 2011). Det här i samband med den hårda globala konkurrensen bidrar till att integreringen av information ökar för att skapa mer effektiva och konkurrenskraftiga företag (Yan, Xin, Liu, Xu, Yang, Fan, Chen & Wang, 2014). Vikten av information och hur exakt informationen är inom leveranskedjan är en bidragande faktor till ökad kvalite och kundnöjdhet (Gunasekaran & Ngai 2007). Flertalet företag upplever att det är lättare att utföra arbete med kollegor i leveranskedjan än med kollegor i sitt eget företag. Det här är eftersom de oftast arbetar på en nivå där integrationen av leveranskedjan är ett steg bakåt i leveranskedjan mot exempelvis
tryckeri och ett steg framåt i leveranskedjan mot exempelvis distributörer. På grund av det här har de en nära relation med partners i de andra organisationer (Fawcett & Magnan, 2002). De företag som arbetar på den nivån med integration i flera riktningar etablerar processer och förhållanden som ger konkurrensfördelar. Däremot är företagen långt ifrån att uppnå en integration från start-till-slut i leveranskedjan som “supply chain integration” konceptet framställer det. Att hitta och skapa en leveranskedja där värde-adderande processer från start-till-slut står fortfarande som en utmaning (Fawcett & Magnan, 2002).
1.4 Syfte och frågeställning
Utifrån ett “Supply Chain Integration” perspektiv är kommunikation en aspekt som påverkar hur integrerad en leveranskedja blir. Vi vill undersöka ett förlags leveranskedja för magasin och förstå begränsningar och möjligheter av olika informations och
kommunikationslösningar som t.ex. hur digitalisering används för att få en integrerad leveranskedja.
Frågeställningar:
- Hur ser informationsflödet ut i leveranskedjan för magasin?
- Vilken roll spelar kommunikation i “supply chain integration” (i koordination med magasin) hos vårt studerade Förlag?
- Vilka möjligheter eller svårigheter bidrar digitalisering med i “supply chain integration”?
1.5 Avgränsningar
Eftersom vi studerar leveranskedjan inom ett förlag som producerar och erbjuder flertal produkter har vi avgränsat oss till att fokusera oss på flödena för magasin. Vi har vidare avgränsat magasinen genom att endast studera de som trycks från ett specifikt tryckeri och de magasin som är avsedda för den svenska marknaden, både prenumeration och butik. För dessa magasinen studerar vi leveranskedjan från tryckeri till distributör.
1.6 Disposition
Studiens disposition är strukturerad på ett sådant sätt som ger läsaren en sammanfattning av studien därefter en definitions och begreppslista för att underlätta läsningen. Därefter
påbörjas studien som är fördelad i sex huvuddelar och varje del har sitt kapitel; Bakgrund, Metod, Teoretisk referensram, Empiri, Analys och Slutsats. Eftersom uppsatsens ämne ligger inom “Supply Chain Management” känns det naturligt för oss att presentera uppsatsen i form av en leveranskedja, se Figur 1.1, eftersom de olika delarna tillsammans bildar en helhet.
(Figur 1.1, Uppsatsens disposition)
Kapitel 1 Bakgrund, innehåller bakgrunden som ger läsaren en uppfattning av arbetet och bakgrunden till studien. Bakgrunden leder till vårt studerade ämne, den leveranskedjan som vi studerar, problemformuleringen och uppsatsens syfte. Vidare presenteras de avgränsningar vi har gjort för att skapa de frågeställningar som vi söker svar på för studiens syfte.
I Kapitel 2 Metod, presenterar studiens genomförande, vi benämner metodik för intervjuer, datainsamling och metod för analys samt aspekter av anonymitet, objektivitet, reliabilitet, validitet och etik.
I Kapitel 3 Teoretisk referensram, består av teorier och teoretiska begrepp som läsaren får ta del av samt presenterar tidigare forskning i ämnet.
I Kapitel 4 Empiri, i det här kapitlet presenteras det material som införskaffats från våra intervjuer.
I Kapitel 5 Analys, utifrån den teoretiska referensramen som presenterats i kapitel 3 och tillsammans med empirin analyseras den insamlade empirin
I Kapitel 6 Slutsats, i det här kapitlet presenteras de slutsatser vi ser utifrån vårt syfte och analys. Utöver slutsats framkommer vår diskussion samt reflektioner gällande studiens resultat och genomförande.
2. Metod
I det här kapitlet presenteras studiens genomförande, vi benämner metodik för intervjuer, datainsamling och analys samt aspekter av anonymitet, objektivitet, reliabilitet, validitet och
etik.
2.1 Vår metodansats
För att samla empiri till studien använde vi oss av kvalitativa metoder i form av intervjuer. Det här gjorde vi för att få en tydlig bild av hur integrationen mellan olika parter var i vår studerade leveranskedja. Kvalitativa metoder är elaborerade vilket betyder att de är
teoriutvecklande och att teorierna kan utvecklas eller förändras under studiens gång (Harboe, 2010). Vi valde teorier att utgå från vid datainsamlingen men sen kom de att förändras beroende på den datan vi fick in från intervjupersonerna.
2.2 Metod för insamling till teoretisk referensram
För att få trovärdighet i vår studie vill vi vara transparenta, därför har vi tydligt redogjort för hur forskningsprocessen har gått till för att läsaren ska få möjlighet att diskutera och vara kritisk till valen som har gjorts (Ahrne och Svensson, 2015). Utöver det vill vi ge en motivering för valet av vårt tillvägagångssätt (Denscombe, 2004). Startpunkten för
insamlingen av material till den teoretiska referensramen var en sökning i Google Scholar efter författarna SE Fawcett och GM Magnan. Detta då vi hade förkunskap att författarna har publicerat en artikel, “The rhetoric and reality of supply chain integration”, som har blivit uppmärksammad i den akademiska världen samt att artikeln vidare har citerats 913 gånger vilket gav oss ett större utfall av andra väsentliga artiklar som behandlar liknande ämne. Vidare kollade vi på de artiklar som hade citerat Fawcett och Magnan och skummade igenom de artiklar som hade över 150 citeringar bland de fyra första sidorna. Vi valde ut de artiklar som citerats fler än 150 gånger för att de ger en större trovärdighet för oss som läsare att få trovärdig information om vad som forskats om. Bland artiklar som fanns på de fyra första sidorna skummade vi igenom arbetet och läste abstract för att skapa en oss bild av vad artikeln handlar och/eller om den är väsentlig för vår studie.
Efterhand insåg vi att det här inte var tillräckligt för att bygga upp studien i det omfång vi önskat och började då även söka efter begrepp såsom “communication”, “trust”,
”transparency”, “relationships” och “digitalization” inom “supply chain integration” för att hitta nya lämpliga artiklar. De här begreppen valdes ut eftersom de ofta uppkom i de artiklar vi redan granskat. Vårt tillvägagångssätt för att skapa en lämplig komplett teoretisk
referensram har därmed varit att på ett utforskande sätt söka efter vetenskapliga artiklar utifrån vårt syfte för studien. Utöver materialet för studiens grundande teoretiska referensram har vi även sökt efter enstaka vetenskapliga artiklar i Libsearch som filtrerades genom att endast visa artiklar som var “peer reviewed” samt ur en akademisk journal. De enstaka artiklar som vi har sökt efter i Libsearch är de artiklar som ger oss grund i vissa
argumentationer i kapitel ett.
Teorier används i samhällsvetenskaplig forskning som ett verktyg på tre olika sätt, antingen som att skapa en ny teori, utveckla befintliga teorier eller att använda sig av befintliga teorier för att analysera sitt empiriska material (Ahrne och Svensson 2015). I den här studien
kommer teorier användas det sistnämnda, alltså för att med hjälp av teorier tyda det empiriska materialet.
2.3 Metod för intervjuer
Vid urval av intervjupersoner har vi valt att använda oss av ett snöbollsurval där vi valt att börja med att intervjua en projektledare och sedan genom hen ledas vidare till andra aktörer inom kedjan. En av författarna arbetar med projektledaren, detta skapade möjligheter att gemensamt diskutera studien och vilka aspekter vi valt att fokusera på för att projektledaren i sin tur skulle kunna hänvisa oss till relevanta personer inom olika områden att intervjua. Vi utgick därmed från projektledaren och hens sätt att se på leveranskedjan, ett annat urval hade kunnat ge en något annorlunda bild men helheten är den samma. Enligt Ahrne och Svensson (2015) gör snöbollsurvalet att vi kan uppnå en allsidighet då både mänskliga aktörer och icke-mänskliga aktörer såsom processer studeras för att skapa en bild av nätverkets olika kopplingar. Snöbollsurvalet ledde oss till mänskliga aktörer i form av relevanta personer som arbetade inom Förlagets leveranskedja från tryckeri till distributör. Intervjupersonerna gav oss sedan inblick i de icke-mänskliga aktörerna, hur de arbetar, vilka system som finns med mera. Snöbollsurvalet gav oss möjligheten att utföra intervjuer med varje part från
leveranskedjan och få en bred och överskådlig bild över hur leveranskedjan ser ut och
fungerar. Vidare i Tabell 1 presenteras de olika intervjuobjekten, i vilken part de arbetar inom leveranskedjan och vilken roll de har.
Intervjumetoden är uppbyggd på semistrukturerade intervjuer där vi som intervjuar hade förberett ett par ämnen som vi önskade att behandla. Det var viktigt för oss som intervjuare att vara flexibla, det här innebär att det inte finns en förutbestämd ordningsföljd på ämnena som behandlas (Denscombe, 2009).
Intervjuerna genomfördes digitalt via Microsoft teams, ett digitalt hjälpmedel som gör det möjligt att både se och höra varandra trots att vi inte befinner oss på samma plats. Enligt Janghorban, Latifnejad och Taghipour (2014) är det sätt att intervjua likt den traditionella metoden av att träffas ansikte-mot-ansikte, ett undantag är att den bild som ges av kameran skär bort stora delar av personen och det kan bli svårare att analysera kroppsspråk.
Webb-intervjuer kan dock uppmuntra intervjupersoner som annars inte haft tid eller
möjlighet på grund av platsbegränsningar att delta, något som varit en fördel i vår studie då de som intervjuats finns utplacerade på geografiskt skilda platser.
Personen som intervjuar har främsta möjligheten att påverka intervjuns innehåll. Intervjuaren har i uppgift att vara aktiv i sitt lyssnande men även arbeta med följdfrågor (Alvehus, 2019). Vid intervjun var vi tre personer, vi strukturerade på ett sätt så att två av oss höll i intervjun och ställde frågor medan den tredje höll sig i bakgrunden förde anteckningar. Med tillåtelse från alla parter valde vi även att spela in ljud från intervjun, för att säkerställa att materialet inte förlorades använde vi oss av två hjälpmedel vid inspelning.
(Tabell 1 - Intervju överblick)
Industri Person Position Datum Längd Beskrivning
Förlag A Project
manager
28-04-2020 45 minuter Intervjuformulär 1
Förlag B Logistikchef 28-04-2020 45 minuter Intervjuformulär 1
Distributör Butik
C Affärs-
utvecklare
05-05-2020 50 minuter Intervjuformulär 2
Leverantör D Key account manager 21-05-2020 30 minuter Intervjuformulär 3 Distributör Prenumerant E Key account manager 29-04-2020 30 minuter Intervjuformulär 2 Distributör Prenumerant F Solution delivery manager 27-04-2020 50 minuter Intervjuformulär 2
För att tydliggöra presenteras en rollbeskrivning för varje intervjuperson där vi förklarar vilka intervjupersonerna är samt deras roll inom företagen.
Intervjuperson A arbetar sedan ett år tillbaka hos Förlaget men har en bakgrund som
logistiker och transportchef med 30 års erfarenhet. Intervjuperson A är anställd som project manager och är ansvarig för vägtransporter inom Förlaget. Hens roll och bakgrund lät oss ta del av en bred synvinkel, inte bara gällande Förlaget utan även branschen i helt.
Intervjuperson B arbetar sedan ca två år tillbaka som Logistikchef på Förlaget och är därmed
ansvarig för all logistik inom Förlaget. Det innefattar både distribution, vägtransport, sjöfrakt och en del lagerverksamhet. Logistikchefen gav oss möjlighet att få en djup insyn i Förlagets leveranskedja, processer och samarbeten med andra parter.
Intervjuperson C är affärsutvecklare på Tidsam och arbetar inom många olika delar inom
företaget. Intervjuperson C har arbetat med detta i fem år. Arbetar generellt mycket med logistiken samt optimerar leveranskedjan. Hjälpte oss att förstå arbetet med distribution till butik.
Intervjuperson D arbetar som key account manager på ett tryckeri och är Förlagets
kontaktperson. Stor del av detta är att ansvara för försäljning och generellt översikt över projekt. Intervjuperson D gav oss en överblicksbild över vilka processer som är
nyckelprocesser och hur verksamheten utifrån ett tryckeris perspektiv fungerar.
Intervjuperson E är anställd som key account manager på Postnord vilket innebär att hen är
ansvarig för ett antal kunder, däribland Förlaget, när det gäller logistik, reklam och
affärskommunikation och arbetat med det i sex år. Hen har en överblick och ett ansvar för Förlaget, vilket gör att hen gav oss ett helikopterperspektiv över distributionen till
prenumerant.
Intervjuperson F har varit anställd på Postnord tre decennier och har arbetat på ett flertal
positioner inom företaget. I dagsläget arbetar Intervjuperson F som solution delivery manager åt bland annat Förlaget. Intervjuperson F gav oss en bild av hur det fungerar att praktiskt arbeta i leveranskedjan samt hur samarbeten fortlöper i realtid.
2.4 Metod för insamling av mapp och övrig data
Mapping görs för att kartlägga processer och få en klarare bild över hur företag kan reducera ledtider i leveranskedjan. Detta görs genom en representation av processer med aktiviteter som är inblandade i förflyttningen av material och produkter genom leveranskedjan (Farris, 2010). Kunder och leverantörer har de flesta företag en ganska klar bild av. Men vilka är kundernas kunder och leverantörernas leverantörer? Att kartlägga det relevanta nätverket för ett företag är grundläggande för att utveckla strategier och undvika risker. Mapping är egentligen en samling av flera olika tekniker för att beskriva och analysera processer, information och försörjningskedjor (Farris, 2010).
För att arbeta fram och skapa grunden bakom mappen valde vi att vid varje intervjutillfälle fråga intervjupersonen vilken/vad deras ansvarsområden var i leveranskedjan, samt hur processen för det ansvarsområdet såg ut. Utifrån informationen från intervjutillfällena och i samband med förkunskaper kunde vi skapa denna mapp. Vi har valt att göra en mapp över produkt- och informationsflödet i den leveranskedja vi studerar, dels för att ge oss själva och även läsaren en bättre bild över hur flödena är utformade. Men även för att förstå processerna och kommunikationen inom leveranskedjan. I mappen valde vi att gå igenom tre olika flöden för att visa hur processerna ser ut genom leveranskedjan. De tre olika processerna är
fakturaflöde, produktflöde och informationsflöde. Att vi valde tre olika har att göra med att inte alla aktörer i leveranskedjan är med i samma processer så vi ansåg att vi behövde skilja dem åt. Fakturaflödet representerar pengarnas resa igenom leveranskedjan, fakturaflödet är till viss del associerad med informationsutbytet. Produktflödet visar hur magasinen förädlas genom leveranskedjan och vilka aktörer som är i direkt kontakt med den fysiska produkten. Informationsflödet som fått mest fokus i studien visar vilka aktörer som kommunicerar mellan varandra.
För ökad detaljerad information kring de digitaliserade automations-processerna som beskrevs kort av intervjupersonerna har vårt tillvägagångssätt varit att ta del av
företagsspecifik information. Det material som vi använde för att få detaljinformation var bland annat från en powerpoint presentation i samband med en presentatör från ett Tech talk som hade spelats in kort innan vår uppstart med den här studien.
2.5 Objektivitet
Vi som gör den här studien har försökt arbeta för att behålla en objektiv inställning. Med det menas att inte ta parti och stå fri från det som studeras. Enligt Denscombe (2004) är tanken att studien ska ge information och producera kunskap som andra kan använda som
beslutsunderlag. Om vi arbetar på det här sättet tillåts vi inte påverkas av vad som vi anser är rätt eller fel det här även för att det är viktigt att åtskilja fakta och värderingar. Fakta handlar om det som existerar (är) medan värderingar handlar om det som borde existera (som ska existera). Därför måste vi som arbetar med den här studien inskränka oss i att upptäcka det som “är”, inte ägna oss åt det som “borde” vara (Denscombe, 2004).
Målet med vår objektivitet är att det inte skall påverka studien och studiens resultat. Detta har vi arbetat mot genom att vara så transparenta som möjligt och fokusera på faktan som
uppstått under studiens gång. Vårt arbetssätt har varit att arbeta med syftet i baktanken. Säfström (2013) menar däremot på att människan är mer eller mindre lättpåverkad av det undermedvetna och det går inte att utesluta att man till viss utsträckning påverkas av personliga åsikter, värderingar eller bakgrundskunskaper vid en studie. Ett exempel på objektiviteten vi arbetar med är att vi vid intervjutillfällena distribuerar arbetsuppgifterna på ett sätt där två stycken är i konstant interaktion med intervjupersonen medan den tredje av oss sitter med i bakgrunden och antecknar svar. Det här eftersom den tredje av oss sedan innan har en nära relation med företagen och intervjupersonerna medan de två som utför
intervjuerna inte har någon relation till företaget eller intervjupersonerna i nuläget utan endast till studiens syfte. Det här frigjorde även vår tredje kollega som hade relationerna att vid tillfälle kunna sticka in följdfråga eller förklara en fråga utifrån ett arbetsperspektiv medan vi två andra arbetade utifrån studiens syfte.
2.6 Tillgänglighet och förståelse
I kvalitativa tolkande studier är tillgänglighet och förståelse viktigt, eftersom den ena av oss har en existerande relation med de människor och organisationer som intervjuats har vi även förberett oss i förväg med en extra kunskap (Ahrne & Svensson, 2015). Den här extra kunskapen har gett oss en chans att tolka Förlagets upplägg av “supply chain management” och hur de andra organisationerna spelar roll samt vilka organisationer som är de viktiga. Studien har även påverkats i den riktigt att vi har fått tillgång till de intervjupersoner som vi önskade. Det började med den närmaste relationen vilket sedan utvecklades till ett
snöbollsurval och rekommendationer vem som var lämpligast men även kunnigast för vår typ av studie. Men det här behålls endast för vår egen vetskap, om vi intervjuade den
rekommenderade personen eller inte är inte något som berättades offentligt på grund av att vi arbetade mot att behålla anonymiteten.
2.7 Metod vid analys
Vi utgick från följande tre grundläggande arbetssätt som Ahrne och Svensson (2015) nämner när det kommer till analys i samhällsvetenskapliga studier. Att sortera, även kallat
skulle stämma överens med de teorierna som vi ville föra fram. Att reducera eller
representationsproblemet, där behövde vi välja ut det som var relevant av det materialet som vi hade samlat in och det som vi behövde sålla bort. Det var viktigt att vi bara hade empiri som matchade med teorierna som vi hade för att skriva vår analys. Auktoriseringsproblemet innebär att vi behövde argumentera för vår tes om informations och
kommunikationslösningar används för att utföra och skapa en mer integrerad leveranskedjan med hjälp av empirin.
2.8 Validitet och reliabilitet
Validitet som innebär att alla steg i studien ska följa en röd tråd och vara relevanta för det vi undersöker (Harboe, 2010). Enligt Harboe (2010) finns både intern och extern validitet där den interna är uppdelad i tre steg: Första är att planeringen inte ska slarvas med, det gäller att inte slösa bort tid på att samla in data som inte kommer vara relevant till den ursprungliga frågeställningen. För att förhålla oss till en god planering såg vi till att ha väl valda teorier innan intervjuerna genomfördes för att på så sätt kunna formulera frågor som skulle leda till relevanta svar för studien. Utifrån vad som uppdagades i intervjuerna kunde dessa valda teorierna komma att förändras. Steg två för att se om validiteten är hög är när det märks att respondenterna bekräftar att frågorna är relevanta för problemställningen, om istället det verkar som att inte den insamlade datan är tillräckligt för att dra slutsatser är det ett problem med validiteten. Det märktes inte av på intervjuerna utan respondenterna kunde svara på frågorna även om det i något fall behövdes förklaring. Steg tre kommer om slutsatser dras trots att datan är otillräcklig får hela projektet ett internt validitetsproblem. Extern validitet innebär att studien ska stämma överens med verkligheten och kan kontrolleras genom att se om undersökningarna har gett svar på frågan som från början skulle besvaras (Harboe, 2010).
Reliabilitet betyder att den datan som vi har samlat in ska kunna gå att lita på, alltså hur tillförlitlig den är (Harboe, 2010). Orsaker till att datan inte skulle stämma kan vara att respondenten ljuger eller säger något som hen inte är helt säker på. Även vi som frågeställare kan göra att datan blir opålitlig genom att inte vara uppmärksam på allt respondenten säger och missa viktiga delar. För att datan ska vara tillförlitlig krävs det att samma resultat ska nås om mätningen görs om. Men det kan inte säkerställas att respondenterna kommer att ge samma svar vid ett annat intervjutillfälle eftersom respondenterna själva väljer vilka
svar/formuleringar de ger när de svarar på frågorna idag (Harboe, 2010). Alltså en faktor kring reliabiliteten som ligger utom vår kontroll. För att vara säkra på att datan stämmer och är trovärdig intervjuade vi olika personer på olika företag men även med olika roller inom samma företag och såg det de sa stämde överens med va de andra intervjupersonerna hade sagt.
2.9 Etik
Våra etiska principer i den här studien är att vi alltid försöker kommunicera målet med den här studien klart och tydligt som möjligt men även att examensarbetet är för främst
akademiska ändamål samt att vi strävar efter att hålla en transparent och sanningsenlig kommunikation med de parter vi intervjuar (Easterby-Smith, Thorpe, & Jackson, 2015)
Ett andra par etiska koder som identifierats av Denzin och Lincoln (2000) är att först att under insamling av data inte utföra det under bedrägeri eftersom det inte är i acceptabla moraliska standarder för en forskning. Därför försäkrar vi oss att alltid vara så klara och tydliga som möjligt i vår kommunikation. Vidare har vi även angelägna att ha ett sorts introduktion där vi pratar med intervjupersonen om saker som inte har med intervjun att göra för att de ska kunna känna sig trygga och skapa ett förtroende mellan oss och undvika
ofullständiga svar som kan påverka resultaten (Denzin & Lincoln, 2000)
Sekretess är även ett steg som vi har valt att använda för att både ge våra deltagare en säkerhet eftersom en deltagare inte ska uppleva negativa biverkningar på grund av hens deltagande i en forskningsstudie (Denzin & Lincoln, 2000) vilket är i linje med
försiktighetsprincipen. Men även som ett hjälpmedel för oss själva att eventuellt försäkra relevant information som deltagaren möjligen inte hade meddelat om det hade varit offentligt. Därför meddelar vi till alla deltagare i vår studie att deras deltagande är anonymiserad och informationen som vi får under intervjun eller annat tillfälle är strikt sekretessbelagt. Särskilt när det kan röra sig om känslig information rörande ett företag. Enligt Denscombe (2004) är det god praxis att anonymisera de personer som väljer att ställa upp för intervjun och vi har för att skydda våra intervjupersoner valde vi att anonymisera dem till en viss grad, istället för namn kommer de benämnas med en bokstav och enbart en beskrivning av vilken position de har inom företaget.
Slutligen vill vi leverera en noggrann utförd studie och därför arbetar vi på ett sätt med varandra där vi försäkrar att datan/intervjuerna inte förfalskas eller omvandlas om för
studiens behov (Denzin & Lincoln, 2000). Därför intervjuar vi även olika företag inom olika positioner för att få all information vi behöver utifrån intervjuer.
3. Teoretisk Referensram
I det här kapitlet presenteras den teoretiska referensram som tillsammans med empirin kommer att ligga till grund för analysen.
3.1 “Supply Chain Integration”
Koordineringen av handelspartners inom en leveranskedja tillhör den strategiska naturen av “supply chain management” (Li, Ragu-Nathan, Ragu-Nathan, & Subba Rao, 2006). Att lyckas med en högre nivå av integration i leveranskedjan ger företagen ökade
konkurrensfördelar och skapar en ökad prestanda i organisationen. Det leder i sin tur till att hela leveranskedjan får möjlighet att ta del av samma fördelar. Målet med “supply chain management" är att integrera både informations- och materialflödet genom leveranskedjan som ett konkurrenskraftigt verktyg (Li et al., 2006). “Supply chain management” går att ses ur olika synsätt och delar av organisationen som exempelvis logistik, inköp,
verksamhetsstyrning och marknadsföring där delarna har olika mål. Exempelvis ser inköpare betydelsen av integration inom leverantörsbasen som har utvecklas från traditionellt inköp och material funktioner. Logistiker fokuserar istället på att lyckas integrera logistiksystemen och fokusera på att minska bland annat lager inom företagen och genom leveranskedjan.
Flynn, Huo och Zhao (2010) utgår från den befintliga litteraturen angående “supply chain integration” som inkluderade tillverkaren som är inre integration och sen ut åt båda riktningarna i leveranskedjan till kunder och leverantörer. “supply chain integration”
definieras av att fokus läggs på flödet av material, andra definierar det som att fokus läggs på information, resurser och pengar. De här delarna av “supply chain integration” är kritiska för begreppet men är breda i sitt fokus och missar den strategiska aspekten. Integrations delen av begreppet definieras som en enhetlig kontroll av ett antal följande eller liknande ekonomiska och/eller tillverkningsprocesser som tidigare utövades enskilt men nu har integrerats. Ur ett leveranskedje-perspektiv innebär det att tillverkare strategiskt hanterar både interna och externa processer. Målet är att få effektiva flöden av information, pengar, material, produkter, service och beslut allt för att ge kunden så mycket värde som möjligt för så låg kostnad som möjligt.
Flynn et al. (2010) hävdar att företag behöver framföra vikten av strategiskt samarbete mellan parterna för att skapa tillit och minska riskerna för intressekonflikter. Det är viktigt att
informationsutbyte, belöningar och risker delas, för att alla parter ska känna att de får nytta av samarbetet och inte utnyttjas. Enligt Hsu et al. (2011) kan företag i en leveranskedja uppleva risker gällande utbud, efterfrågan, säkerhet och konkurrens.
I en studie som har gjorts på små och medelstora företag tas det fram hur viktigt det är att vara socialt kopplad till både leverantörer och kunder (Hsu et al. 2011). Att vara bra på det kallas “relational capital skill” och inom detta ses nätverkande och kommunikation som en strategi för att föra fram sina egna intressen genom ömsesidiga relationer. Ur ett
leveranskedje-perspektiv visar “relational capital skill” förmågan att integrera
informationssystemen med medlemmarna som kontrollerar nödvändiga ingångar vilket har betonats ge fördelar. Denna kommunikation ger fördelar oavsett om de kommer genom formella eller informella informationskanaler. “Relational capital skill” beskriver inte enbart företaget kompetens när det kommer till att kommunicera med en part i leveranskedjan utan kräver även att företaget kan kommunicera med alla parter i leveranskedjan.
Att arbeta genomskinligt och öppet med sina partners är enligt Gunasekaran och Ngai (2007) grundläggande för “supply chain integration”. De menar på att exakt information gällande leveranstid, volym och plats minskar risken för missförstånd och ökar kvaliteten på tjänsten, vilket i sin tur leder till en övergripande kundnöjdhet.
För att förklara “supply chain integration” använder vi oss av den tidigare forskning som Gunasekaran och Ngai (2007), Hsu et al. (2011) och Flynn et al. (2010) presenterar. Utifrån denna tidigare forskning definierar vi “supply chain integration” som en leveranskedja med starka relationer där så exakt information som möjligt delas öppet med alla parter i kedjan. Genom “supply chain integration” kan parterna samarbeta mot samma mål och utveckla nya strategier tillsammans där det skapas en ömsesidig win-win situation.
3.2 Relationer och Tillit
Tillit mellan organisationer och deras partners skapar en atmosfär där företag gärna överskrider vad de förväntas göra för att skapa bättre resultat för alla involverade
(Bruque-Cámara, Moyano-Fuentes och Maqueira-Marín, 2016). Inom komplett “supply chain integration” har organisationerna anpassat målsättningen, har en öppen och ärlig
kommunikation och där risker fördelas jämlikt. Enligt Fawcett och Magnan (2002) är företagsledare rädda att nuvarande leverantörer eventuellt kommer vara en konkurrent i framtiden. Företagsledare är positiva till tanken av förbättrat samarbete och integration, men kraven som ställs för att uppnå sann integration gör att de behöver lämna sina komfortzoner.
Tillit är ett viktigt element av relationsarktitekturen i en leveranskedja, utan tillit kan inte samarbeten byggas eller fortgå (Fawcett, Jones, Fawcett, 2012). När stora delar av värdet kommer från leverantörer blir synergier av stor vikt för att se till att det finns ett starkt engagemang för relationen. För att upprätthålla relationer och se till att leverantörerna kan bidra med det som företaget önskar av dem skickas egen talang till leverantörerna för att förbättra ledtider, kvalité och kostnadseffektivitet. Om istället ett företag i leveranskedjan misslyckas med att uppfylla löften, gör dåliga resultat, delar med sig av felaktig information eller lögner försvinner tilliten som skapats och företagen kan inte längre samarbeta på samma sätt (Fawcett et al., 2012).
När parter i en leveranskedja interagerar uppstår en relation (Su, Song, Li och Dang. 2008). Processen för interaktion inkluderar kortvariga utbyten och långvariga relationer. Långvariga relationer är viktiga för att upprätthålla långsiktiga samarbeten inom företaget, vilket ofta är signifikant för “supply chain management”. Långvariga och gynnsamma relationer skapar en möjlighet för en stärkt leveranskedja. Det finns fyra variabler som beskriver och påverkar samspelet mellan parter. Den första omfattar interaktionsprocessen vid kortsiktiga utbyten och långvariga relationer, den andra variabeln tar upp atmosfären som påverkar eller påverkas av denna interaktionsprocess. De två sista variablerna omfattar deltagarna i interaktionsprocessen och den miljö som interaktionen äger rum i. Det blir dessa fyra variabler som är avgörande för ett framgångsrikt partnerskap inom leveranskedjan enligt Su et. al (2008).
Företag fokuserar ofta på några få leverantörer, genom att hålla en nära relation med de viktigaste leverantörerna kan osäkerheten och transaktionskostnaderna minska. Dessutom upprätthåller en nära relation med huvudleverantören förmåner vid hanteringen genom att
minska komplexitet och kostnader. För tillverkare är “single sourcing”, alltså att bara ha en leverantör riskabelt då det kan leda till att företaget inte får sin produkt om något skulle gå fel hos leverantören. Därför kräver ofta tillverkare vanligtvis att leverantörer ska göra specifika investeringar för att minimera riskerna för “single sourcing”. Att utveckla och upprätthålla högkvalitativa relationer inom leveranskedjan är en komplex process och kräver betydande investeringar. Det är viktigt att företagsledningen väljer en lämplig nivå på hanteringen av relationer för att undvika negativa effekter av höga kostnader som orsakas av överdriven anpassning (Su et. al 2008).
3.3 Digital kommunikation - möjligheter och svårigheter
SMAC (social, mobile, analytics, and cloud computing) teknologi har lett till en våg av digitalisering som nu driver uppfinningsrikedom inom företag och samhället (Legner et al., 2017). Digitaliseringen ska ha kommit i tre vågor, den första där det fokuseras på att ersätta papper med datorer. Den andra var när internet kom och gav möjlighet till nya sorters verksamheter som t.ex. e-handel att uppstå, och den tredje som vi är i nu där tekniken minimaliseras och effektiviseras för att bli ännu mer integrerad i arbetssättet. Den nya
digitaliseringen som vi ser nu görs möjlig av IT-trenden SMAC. Trenden gör även att ämnen som automatisering och integrering förs framåt i utvecklingen. Enligt Horvat, Kroll och Jäger’s (2019) forskning har både digitalisering och automatisering positiva effekter på produktivitet. Processdigitalisering och automatisering innebär att företag inom olika industrier letar efter sätt att öka nivån på digitalisering och automation i deras processer och göra det möjligt för företagen att skapa nya affärsmodeller och digitala tjänster (Legner et al., 2017).
Genom att höja nivån av digital integrering så blir företagen eller leveranskedjan mer sårbar för cyberattacker och måste då göra åtgärder för att minska hotet som detta innebär (Legner et al., 2017). På grund av det digitala hotet uppkom GDPR (General Data Protection
Regulation), en förordning som innebär att företag som samlar in och behandlar information om EU-invånare måste få godkännande från den som ger ifrån sig informationen (Tankard, 2016). Det spelar ingen roll vart datan är sparad och molntjänster är inget undantag.
Lagstiftningen ändrar också vad som klassas som personlig information där IP-adresser och cookies nu räknas in (Tankard, 2016). Straffet för att bryta mot GDPR är antingen 2% av
företagets årsomsättning eller 10 miljoner euros beroende på vilket som är högst och skulle det vara ännu allvarligare förbrytelser kan straffet komma att bli 4% av företagets omsättning eller 20 miljoner euros.
“Cloud computing” framkom för att effektivisera användningen av IT. Inom “cloud computing” är resurserna virtuella och fördelade geografiskt. De kan nås på en
“on-demand-basis” genom webbaserad teknologi, som kombinerar internetintegrering och “pay-per-view” system i en ny typ av affärsmodell för IT (Novais, Maqueira och Bas, 2019). “Cloud computing” erbjuder elasticitet, resursdelning, flexibilitet, snabbare data
transaktioner, förenklad konfiguration, låg distributionskostnad och en allmänt ökad IT prestanda i jämförelse med mer traditionella IT lösningar.
“Community cloud computing” är en specifik typ av “cloud computing” designad för att binda, dela och sammankoppla de olika länkarna i företags leveranskedjor (Bruque-Cámara et al., 2016). IT lösningar kan öka samarbetsförmågan och effektiviteten i en leveranskedja genom att erbjuda “in real time” information om produkttillgänglighet, lagernivåer, leveransstatus och krav på produktionen. Företag som investerar i att förbättra
samarbetsförmågan kan öka integrationen genom hela leveranskedjan. Bruque-Cámara et al. (2016) förklarar att IT lösningar såsom “cloud computing”, och särskilt “community
cloud computing” underlättar vid processen av att integrera leveranskedjor, vilket i sin tur leder till bättre prestanda inom företaget.
Företag väljer att dela information och planer med förhoppningar om att göra flödet effektivare och genom det skapa konkurrensfördelar (Ellinger. et, al. 1999). Sarkis och Talluri (2004) skriver att det finns flera olika typer av kommunikationssystem att välja mellan och det finns minst fem som en leveranskedja skulle kunna välja: direkt företag till företags-kommunikation, speciella värdehöjande nätverk (VANs) som fokuserar på nätverk av företag, allmän kommersiell VAN, WEB EDI och internet email. Alla har sina fördelar och nackdelar så för att välja kommunikationssystem bör företag ta fler faktorer i åtanke utöver standardisering. Det är viktigt att undersöka vilka typer av standarder som används i systemet och hur kompatibla de kommer vara för funktionerna som krävs inom den specifika leveranskedjan.
Säkerhet över nätet eller i ett hårddisksystem blir viktigt, här inkluderas data, återhämtning, och systeminbrottssäkerhet och även lagstiftningar som GDPR måste tas i åtanke (Tankard, 2016). Det krävs att systemet är pålitligt så att det kan fortsätta fungera utan avbrott.
Internetsystem kan t.ex. innebära mindre säkerhet än ett hårddisksystem (Sarkis och Talluri 2004).
4 Empiri
I det här kapitlet presenteras studiens empiriska material efter de behandlade ämnena,
mapping, relationer och samarbetspartners, “supply chain integration”, digitalisering i leveranskedjan och kommunikation inom leveranskedjan. De olika intervjupersonerna
beskrivs med en bokstav från A-F samt titel.
4.1 Rollbeskrivning
För att underlätta kommande läsning av empirin presenteras en rollbeskrivning för varje intervjuperson, vilka intervjupersonerna är samt deras roll inom företagen.
(Tabell 2 - Rollbeskrivning)
Industri Person Position
Förlag A Project Manager
Förlag B Logistikchef
Distributör Butik C Affärsutvecklare
Leverantör D Key account manager
Distributör Prenumerant
E Key account manager
Distributör Prenumerant
F Solution delivery manager
4.2 Mapping av Förlagets leveranskedja för magasin
Figur (4.1) är en illustration och kartläggning av det studerade Förlagets leveranskedja för magasin. De flöden som illustreras är informationsflöde, produkt- och fakturaflödet. Eftersom magasin är en kommissions-produkt äger inte distributören magasinen men de fakturerar återförsäljarna för Förlagets räkning. När magasinen kommer tillbaka från återförsäljaren räknar distributören antalet returnerade exemplar från återförsäljaren och krediterar. Därefter
betalas pengar ut till Förlaget genom en så kallad förlagsavräkning (Intervjuperson C - Affärsutvecklare)
(Figur 4.1 Mapp över Förlagets leveranskedja för magasin)
Processteg vid mapp:
1. Leverantörerna har innan varje nytt kalenderår fått utgivningsplan från Förlaget med vad som förväntas att komma och utföras.
2. Tryckeriet planerar och köper det material som krävs på egen hand och trycker enligt utgivningsplanen som de fått från Förlaget.
3. Tryckeriet transporterar de färdiga magasinen till destinationspunkterna och till de distributörer som behövs enligt utgivningsplanen.
4. Distributörerna distribuerar magasinen till slutkund.
5. Efter utförd aktivitet utfärdas faktura mot berörd part för kostnaden av tjänsten.
Fakturaflödet visar hur magasinen färdas genom leveranskedjan och att Förlaget inte får någon inbetalning på återförsäljar-sidan innan återförsäljarna har gjort en förlagsavräkning (Intervjuperson C). De magasin som distribueras till prenumeranter är förbetalda vid
beställning (Intervjuperson A). Tryckeriet skickar först en faktura till Förlaget för de magasin de har tryckt samt för transporten (Intervjuperson F). När magasinen kommit vidare i flödet till distributörerna kommer ytterligare en faktura för distribution från Postnord
Produktflödet visar hur magasinen förädlas genom leveranskedjan från tryckeriets beställningar på färg och papper till tryck och vidare med en transportör till distributör (Intervjuperson F). Distributören tar sig an uppgiften att distribuera antigen till prenumerant eller till butik beroende på vilket flöde man tittar på (Intervjuperson A, B). Mappen visar att Förlaget aldrig själva kommer i fysisk kontakt med magasinen till prenumerant eller butik utan har delegerat uppgifterna till sina samarbetspartners i leveranskedjan.
Intervjuperson A - Project Manager informerar oss att i början av varje år får tryckeriet en utgivningsplan från Förlaget med information som täcker det kommande året.
Utgivningsplanen innehåller prognoser på förväntade volymer för varje titel och dess utgåvor. Det här för att tryckeriet själva ska kunna planera sitt arbete med framförhållning. Även distributörerna får utgivningsplanen med information om titlar och utgåvor som förväntas ankomma till dem för att även distributörerna ska kunna planera att leverera enligt angivna villkor.
När en utgåva för en titel har tryckts gör Tryckeriet en bokning i Postnords system vilket skapar en transportsedel för titeln och utgåvan men det skapar även en sorts
förhandsavisering för distributören (Intervjuperson B - Logistikchef). Denna transportsedel som Postnord får in i sitt system anger inlämningsdagen, antalet kopior som ska distribueras och de valda tjänsterna för distribution som Postnord hädanefter skall fakturera.
Vidare informerar intervjuperson A - Project Manager att eftersom planeringen för titlarnas utgivningsdag är lagd efter produktions- och utgivningsplanen med stor framförhållning är det den här planen som gäller och parterna i leveranskedjan kan arbeta självständigt efter den. Skulle det ske planändringar eller oförutsägbara händelser gällande produktion, distribution eller annat hör berörd part av sig till Förlaget för att skapa en lösning. Kommunikationen kan ske genom flera instanser och mellan olika parter inom leveranskedjan för bästa och mest effektiva lösning. Stöttning finns tillgänglig genom hela leveranskedjan och om behov finns kan parterna kan kommunicera fritt utan att Förlaget behöver agera mellanhand.
4.3 Relationer och samarbetspartners
Relationerna i leveranskedjan är relativt få men starka, uppdelat på fyra delar; tryckeri, förlag, prenumerations-distribution och butiksdistribution där relationerna ser olika ut. Gällande tryckerierna har Förlaget minskat antal tryckerier att arbeta med, de har nyligen minskat från över tjugo tryckerier till fyra strategiska tryckerier för att effektivisera och kunna satsa på långvariga relationer. Intervjuperson B - Logistikchef menar på följande:
“Vi har adderat så mycket komplexitet till någonting som har varit ganska enkelt egentligen. De här magasinupphandlingarna, vi har suttit och liksom uppehållit något sorts maskineri som har bundit upp allas tid men som inte har gett något mervärde. Nu tittar vi lite på vilka strategiska partners som kan producera den typ av olika varianter vi har och sen har vi försökt välja partners som är specialiserade inom olika områden och för våra olika typer av magasin.” - (Intervjuperson B - Logistikchef)
Intervjuperson B- Logistikchef påtalar att det är viktigt att träffas personligt, särskilt om ett nytt kontrakt ska etableras. “Go Gemba” är ett begrepp inom lean som handlar om att besöka verksamheten, det vill säga att besöka lägsta instansen i arbetet som brukar kallas “golvet” och observera arbetet (Intervjuperson B - Logistikchef). Intervjuperson B - Logistikchef har vid flera tillfällen gjort en “Go Gemba” under besök hos tryckerierna och anser att det har gett viktig information och insyn bland annat genom att se hur lagren ser ut, arbetssättet, strukturer i flöden, vilka system och vilken data som finns tillgänglig på “golvet” och menar att det ger en stor förståelse för verksamheten.
För att förstå relationen mellan Förlaget och Tidsam är det relevant att veta att Förlaget är en utav ägarna till företaget Tidsam. Tidsams uppdrag är att distribuera och optimera
lösnummersförsäljningen i butik, det ska göras på ett så lönsamt och effektivt sätt som möjligt. Tidsam har säljare ute i butiker och rådgör med butiksägarna om hur försäljningen kan öka och att magasinen exponeras på rätt sätt (Intervjuperson C - Affärsutvecklare).
Relationen mellan Förlaget och Postnord har funnits sedan en längre tid, trots det har nyanställningar och förändringar i organisationerna bidragit till att arbetssätten uppdateras
(Intervjuperson E - Key Account Manager). Postnord är ansvarig för distribution av magasin till prenumeranter inom Sverige. Intervjuperson E- Key Account Manager förklarar att då Förlaget är en stor kund hos Postnord är informationsutbytet öppet och transparant och
kommunikationen sker utan några hinder. Uppfattningen från intervjuperson E - Key Account Manager är att kommunikationen och tilliten är besvarad. Vidare upplever intervjupersonen att Förlaget också delar med sig av den mängd information som de har möjlighet till.
För Förlaget är tilliten stor till Postnords förmåga att distribuera enligt de villkor som ställts. Slutkunden kan i vissa fall ha höga förväntningar på leveransen av sitt magasin och förväntar sig att det ska komma på utsatt dag. Om leveransen till slutkund inte ankommer på utsatt dag finns en hög risk för en ökning av missnöjda kunder och en försämring av service enligt Intervjuperson B - Logistikchef. Det är av vikt att hitta en bra lösning för veckomagasinen, att de alltid kommer ut på samma veckodag om det är en veckotidning, vilket kan komma bli problematiskt då Intervjuperson B - Logistikchef förutspår att Postnord med stor sannolikhet kommer att minska sin delningsfrekvens till varannan dag vilket skulle betyda att tidningen kommer på olika dagar varje vecka.
Postnord är noga med att inte spara personlig information från sina kunder med tanke på GDPR. Intervjuperson F - Delivery Solution Manager berättar om att det kan förekomma “gryningsräder” där kontrollanter inom företaget kommer och inspekterar de anställdas datorer för att kontrollera att de inte innehåller känslig information om kunder eller
samarbetspartners. Intervjuperson F - Delivery Solution Manager betonar tydligt att det finns strikta regler och att det är den anställdes egna ansvar att inte dela konfidentiell information samt att hen litar på dem som hen integrerar med i leveranskedjan tar samma ansvar. Både Intervjuperson A - Project Manager och C - Key Account Manager intygar att GDPR får företagen att vara noga med hanteringen av personlig data och att de inte använder sig av molntjänster som en del av att höja säkerheten.
4.4 “Supply Chain Integration”
Intervjuperson B - Logisikchef förklarar att de på Förlaget ser efter ett flertal olika produkter och att alla produkter har sina egna upplägg. Leveranskedjan för magasin har således sin egen procedur. Det startar vid tryckeriet. Förändringen i leverantörsstrategin, att minska från ett
20-tal tryckerier till att nu enbart samarbeta med fyra tryckerier är något som kommer påverka kommunikationen positivt enligt intervjuperson B - Logistikchef. Problemet har tidigare varit kravet på kvartalsvisa upphandlingar på grund av de ca 400 titlarna som Förlaget ger ut. Utöver det här ser intervjuperson A - Project Manager en annan positiv aspekt med förändringen, nämligen att de nu kommer arbeta strategiskt tillsammans för att utvecklas. En viktig del av detta är att informationsutbytet förblir öppet och transparent.
”Det (att ha samarbete med många tryckerier) underlättar inte etableringen av bra kommunikationsvägar, så i och med att vi håller på och genomför det här projektet som är under implementering nu så kommer det ge mycket bättre förutsättningar för att etablera en bra kommunikation som vi ska försöka automatisera så mycket som möjligt. Men man kan väl säga att vi är vid starten för den resan nu” -
(Intervjuperson B - Logistikchef)
Från de fyra nya strategiska tryckerierna som Förlaget valt att samarbeta med skickas en förhandsavisering ut. Förlaget får en detaljerad rapport i Excel format där de specificerar de olika sändningar som skickas iväg, antal titlar, antal pallar, pallvikt. Den här informationen förflyttas in en databas vilket enligt Intervjuperson B - Logistikchef gör det möjligt för Förlaget att bearbeta och analysera datan för att sedan anpassa den efter Förlagets syften och agera proaktivt. Att agera proaktivt betyder att Förlaget kan minska kostnader genom att förbereda distributörerna vid förseningar eller problem i produktionen. Datan kommer sedan visas i rapporter som bearbetas veckovis, en ny typ av kommunikationsväg. I samma databas är tanken att ytterligare information kommer införas, information som jämför planerade prognoser och verkligt utfall vilket gör det möjligt att förfina planeringen ytterligare. En önskan från Förlaget är att denna datan, som i dagsläget är svårhanterlig, ska bli mer lättillgänglig för att den i sin tur ska bli lättare att bearbeta och analysera.
Inom branschen för magasin finns förutsättningen att utgivningsplanen finns redo redan ett år innan produktionsstart, det är därmed möjligt att planera långt i förtid (Intervjuperson B - Logistikchef). Förlaget fokuserar på att planera hur magasinen ska lastas på det mest optimala sättet för att det ska bli så få avgångar till de olika marknaderna samt reducera kostnader och komplexitet för att kunna optimera lastningen.
Postnords primära arbetsuppgift är att distribuera magasinen till prenumeranter inom Sverige, men Intervjuperson F - Delivery Solution Manager förklarar att Postnords del i
leveranskedjan börjar tidigare än vid distributionen, då Förlaget har tryckerier utomlands som kan ha problem med de svenska villkoren och hur reglerna ska tolkas. Postnord går tidigt in med önskan från Förlaget och hjälper tryckeriet med diverse administrativa uppgifter som behövs göras. Intervjuperson F - Delivery Solution Manager är tydlig med att
kommunikationen mellan de tre parterna, Postnord - Förlaget - Tryckeri, fungerar väl och menar på att Förlaget arbetar tydligt och genomskinligt samtidigt som Postnord själva har en god kontakt med tryckerierna.
En viktig del för att Postnord ska lyckas med distributionen på ett tillfredsställande sätt är att de får ta del av information gällande kommande utgåvor. Informationen består av exakta leveranstider, vikter, antal och titlar, därav är det lätt att uppmärksamma avvikelser och genom att dela avvikelserna med Förlaget får de i sin tur en möjlighet att föregå sina kunder. Utgivningsplanen som delas med Postnord återfinns inte bara på kontoret, utan även de som arbetar praktiskt med utdelningen av magasinen får ta del av informationen gällande
leveranstider. Hanteringen inom Postnord sker enligt Intervjuperson F - Delivery Solution Manager främst per automation, alla delar av distributionen är länkade och flödar utan att vidare kommunikation krävs. Det är i vissa fall när det avviker från produktvillkorens standard som ytterligare information kan behövas. Utgivningsplanen är den viktigaste informationen som delges menar Intervjuperson F - Delivery Solution Manager, det är på grund av den som ytterligare kommunikation inte är nödvändig.
Postnord har en procentuell utdelningskvalité som i nuläget ligger på ca 96%. För att säkerställa den kvalitén krävs det kontinuerligt arbete med processer, allt från dialoger med tryckerierna till hur interna processer ser ut, hur de kan effektiviseras (Intervjuperson E - Key Account Manager).
“Hur kan vi ta bort så mycket handpåläggning som möjligt så att det blir mer
automatiserat. Det innebär att den mänskliga faktorn försvinner och vi kan arbeta snabbare och effektivare.” (Intervjuperson E - Key Account manager)
En viktig del i leveranskedjan är samarbetet med Förlaget, Intervjupersonerna E -Key account manager och F - Delivery Solution Manager tycker att det är viktigt att arbeta tillsammans inom leveranskedjan för att kunna nå önskade resultat. Det innebär att man måste dela med sig av både positiv och negativ information till samma grad, negativ information kan om den levereras i god tid hjälpa till i hanteringen av problemet (Intervjuperson E) (Intervjuperson F).
Tidsam spelar en stor roll för Förlagets distribution till återförsäljare i leveranskedjan och Intervjuperson C - Affärsutvecklare menar på att Tidsams och Förlagets mål är 100% samma. Marknadsavdelningen hos Tidsam arbetar med att hantera utstyrning och fördelning det vill säga hur många magasin som ska distribueras till vilken butik och analyser av statistik. Marknadsavdelningen arbetar nära de ansvariga på Förlaget för att tillsammans planera och analysera hur försäljningen av magasin i butik ska gå till. Distribunalen är en annan
avdelning som ser över logistik, distribution och transporter. Den huvudsakliga informationen gällande leveranser kommer till Tidsam genom utgivningsplanen.
Intervjuperson C - Affärsutvecklare förklarar att Tidsam arbetar mot att vara så pass effektiva och billiga som möjligt. Ett exempel är att om ett moment kan tas bort och det skapar
lönsamhet för Förlaget genomförs det, även om Tidsam själva inte direkt får någon vinst utav det. Man ser det som att företagen tjänar ihop och det finns inga motsatta agendor. Om Tidsam agerar i egenintresse och höjer sin lönsamhet ger det utdelning till Förlaget. Intervjuperson C - Affärsutvecklare ser det intressanta i att integrera fler parter i en leveranskedja, det vill säga om leveranskedjan kan göras bredare och innefatta fler av
Tidsams kunder/ägare i samma leveranskedja. Generellt ser transporterna likadana ut oavsett vilket förlag Tidsam arbetar med. Att få ett helhetsgrepp på transporten av magasin, oavsett förlag, från ett visst tryckeri skulle kunna öka vinster och optimera transporter ännu mer. All information som når Tidsam går genom Förlaget och Tidsam har i princip ingen
direktkontakt med tryckerierna.
Förlaget själva arbetar på ett så sätt att de är “övervakare” över leveranskedjan, skulle något oförutsägbart uppstå är det de anställda på Förlagets logistikavdelning som effektivt försöker
