Plats och tid Gyllenhjelm, Kommunhuset, Strängnäs kl. 15:17-15:27
Paragrafer § 115
Beslutande Se deltagarlista på sidan 3.
Närvarande ersättare Se deltagarlista på sidan 3.
Deltagare på distans Se deltagarlista på sidan 3.
Övriga deltagare Se deltagarlista på sidan 3.
Utses att justera Maria Nerby (C) med Catharina De Geer (KD) som ersättare.
Justeringens plats och tid Digital justering 2020-05-29
Sekreterare Caroline Oskarsson
Underskrifter Ordförande Jacob Högfeldt (M)
Justerande Maria Nerby (C)
BEVIS OM TILLGÄNNAGIVANDE AV JUSTERAT PROTOKOLL
Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla
Organ Kommunstyrelsen
Sammanträdesdatum 2020-05-29
Datum för tillkännagivande 2020-05-29
Datum för nedtagning av tillkännagivande
2020-06-23
Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen
Tillkännagivet av Caroline Oskarsson
Utdragsbestyrkande
Innehållsförteckning
§ Ärende
115 Upphandling av bevakningstjänster KS/2020:117-059
Deltagarlista
Beslutande Notering
Jacob Högfeldt (M), ordförande Magnus Stuart (M)
Mikael Lagergren (M)
Monica Lindell Rylén (S), 1:e vice ordförande Maria Nerby (C), 2:e vice ordförande
David Aronsson (V) Catharina De Geer (KD) Björn Karlsson (SD) Tjänstgörande ersättare
Ewa Thalén Finné (M) Ersättare för Carin Norberg (M) Torbjörn Johansson (S) Ersättare för Leif Hård (S) Magnus Brandel (S) Ersättare för Ingrid Fäldt (S) Tomas Aldrin Walter (KD) Ersättare för Jan Rudengren (L) Niclas Samuelsson (STRP) Ersättare för Linda Hefvelin (SD) Deltagare på distans
Ingrid Fäldt (S) Jan Leiding (M) Kenneth Larsson (M) Lena Rundberg (C) Övriga
1. Caroline Oskarsson, kommunsekreterare 2. Lars Ekström, kommundirektör
3. Maria Knutsson, kommunjurist 4. Jennie Enström, kanslichef
5. Mattias Johansson, kommunikationschef 6. Per Malmquist, ekonomichef
7. Ida Otken Eriksson, upphandlare 8. Lena Mattsson, säkerhetschef
KS § 115 Dnr KS/2020:117-059
Tilldelningsbeslut – Upphandling av
bevakningstjänster/larmcentraltjänster
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar att
1. anta anbud nr. 1 från företaget Avarn Security AB, 556256-8138, på anbudsområde A Bevakningstjänster,
2. anta anbud nr. 1 från företaget Avarn Security AB, 556256-8138, på anbudsområde B Larmcentraltjänster,
3. paragrafen justeras omedelbart.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.
Beskrivning av ärendet
Kommunens befintliga bevakningsavtal trädde i kraft i juni 2018 med en avtalstid på två år med möjlighet till förlängning i ytterligare två år. Inför ställningstagande om eventuell förlängning av ramavtalet under år 2020 konstaterades att det råddar missnöje med leverantörens hantering av några frågor, samt att det finns risk för tvist med leverantören avseende ett stort antal fakturor för personlarm. Beslut togs därför om att endast förlänga avtalet med fyra (4) månader i syfte att förbereda och genomföra en ny upphandling av bevakningstjänster.
Strängnäs Fastighets AB (SFAB) och Strängnäs Bostads AB (SBAB) samt
Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö (ESEM) som deltog i det tidigare ramavtalet har tagit motsvarande förlängningsbeslut och deltar också i den nya
upphandlingen genom fullmakt.
Den nya upphandlingen har nu genomförts. Representanter från SFAB/SBAB och ESEM deltog också i utvärderingen.
Anbud
Fyra (4) anbud inkom. På anbudsområde A Bevakningstjänster:
Anbud nr 1: Avarn Security AB, 556256-8138
Anbud nr 2: Securitas Sverige Aktiebolag, 556108-6082 På anbudsområde B Larmcentraltjänster:
Anbud nr 2: Securitas Sverige Aktiebolag, 556108-6082 Anbud nr. 3: SOS Alarm Sverige Aktiebolag, 5561595819 Anbud nr. 4: Stanley Security Sverige AB, 556076-0737 Kvalificering
Båda anbuden på anbudsområde A Bevakningstjänster kvalificerade sig till utvärderingsfasen.
På anbudsområde B Larmcentraltjänster kvalificerade sig anbud nr. 2 inte till utvärderingsfasen. Anbud nr. 2 hade i position 9 i prisbilagan angett ett mycket lågt pris. En förfrågan om onormalt lågt pris skickades därför i enlighet med 19 kap 27 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Anbudsgivare nr. 2
förklarade i sitt svar på förfrågan att angivet pris avsåg kostnad för ett (1) anslutet larm till larmcentralen, att antalet anslutna larm idag var 71 st (anbudsgivaren är befintlig leverantör till beställarna) samt att det med angivet pris därmed skulle bli ett visst totalpris per månad.
Under anbudstiden ställdes ett antal frågor avseende prissättning på
anbudsområde B Larmcentraltjänster. Beställarna förtydligade flera gångar i svar på dessa frågor (se t.ex. publikt svar på fråga 3 och 12) att anbudsgivare i position nr. 9 i prisbilagan skulle ange ett totalpris för tillhandahållande av larmcentral, det vill säga pris för att ta emot larm från samtliga beställarnas olika larm (inte bara larmanläggningar utan även personlarm). Då anbudsgivare nr. 2 inte angett ett sådant totalpris (och dessutom inte heller har räknat på det antal
larmanläggningar och larmsändare m.m. som angetts i upphandlingen), är det inte möjligt att jämföra de inkomna anbuden. Anbud nr. 2 måste därför diskvalificeras på grund av bristande kravuppfyllelse.
Övriga anbud på anbudsområde B Larmcentraltjänster kvalificerade sig till utvärderingsfasen.
Utvärdering
Anbudsområde A Bevakningstjänster
Anbud nr. 1 Anbud nr. 2
Total anbudssumma 415 500 234 351
Poäng förebyggande arbete 6 2
Poäng system för information, uppföljning och statistik 6 2
Poäng användarvänlighet 6 2
Totalt antal poäng 18 6
Tilläggstal 0 1
Jämförelsetal 415 500 468 702
Anbud nr. 1 har det lägsta jämförelsetalet och ska därmed antas enligt förfrågningsunderlagets avsnitt 5.3.
Anbudsområde B Larmcentraltjänster
Anbud nr. 1 Anbud nr. 3 Anbud nr. 4
Total anbudssumma 15 500 20 625 16 130
Anbud nr. 1 har den lägsta anbudssumman och ska därmed antas enligt förfrågningsunderlagets avsnitt 5.4.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Det nya avtalet innebär en ökad kostnad för den ronderande kommunbilen på totalt ca 73 000 kr per månad i förhållande till nuvarande avtal. Kostnaden för larmcentraltjänst innebär en ökad kostnad med ungefär 6 000 kr per månad i förhållande till nuvarande avtal.
Kostnaderna för hela avtalet fördelas enligt en fördelningsnyckel mellan kommunens kontor med ungefär 65 % av totalen där utbildningskontoret och socialkontoret har störst andel räknat utifrån antal fastigheter/objekt. Övriga kontor inklusive central förvaltning berörs, men i mindre omfattning.
SFAB/SBAB:s del i avtalet är ungefär 25 % och ESEM:s ungefär 10 %.
Övriga konsekvenser
Byte av leverantör av bevaknings- och larmcentraltjänster kommer att kräva viss omställning och insatser från olika delar av kommunorganisationen, inte minst från säkerhetsenheten. Beslutet medför inga övriga direkta konsekvenser.
Uppföljning
Uppföljning sker av säkerhetsenheten och inköpsenheten enligt vanlig rutin då det rör sig om ett så kallat A-avtal, det vill säga ett kritiskt avtal som ska följas upp enligt uppföljningsplan.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Tilldelningsbeslut – Upphandling av bevakningstjänster/
larmcentraltjänster, 2020-05-25 Utvärderingsprotokoll 2020-05-15 Beslutet skickas till
Inköpsenheten Säkerhetschefen
Namn MARIA NERBY
Datum & Tid 2020-05-29 16:24:40 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _07d957a966fec4d206b39b88e1698d073b
Namn JACOB HÖGFELDT
Datum & Tid 2020-05-29 16:30:44 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _088ebdf9a9623343101bee6a2a8001931f
Validera dokumentet | Användarvillkor
Certifierad av ProSale Signing Accepterad av alla undertecknare 2020-05-29 16:30:50 +02:00 Ref: 887094
www.comfact.com
