1
Tobias Tensmyr
Vacation Exchange Management
Appendices D-J
Investigating the Vacation Exchange Process at
Karlstad Municipality Through Document Analysis,
Interviews, and Task Analysis to Elicit System
Requirements
Information Systems
Bachelor Thesis
Term: Spring 2020
2
Appendix D: Interview Questions for the Applicant
Analys av arbetsflöde för semesterväxlingprocessen i
Karlstads kommun
Intervjutillfälle: 27/2
Intervjuare: Heidi Pykäläinen Antecknare: Tobias Tensmyr
Intervjufrågor till: Ansökande
1. Vad har du för titel?
2. Hur länge har du arbetat inom Karlstads kommun?
3. Av vilken anledning skulle du ansöka om semesterväxling? 4. Har du semesterväxlat?
5. Vet du var du hittar semesterväxlingsblanketten?
6. Tycker du att du förstår fullt ut vilka kriterier som måste uppfyllas för att ha möjlighet till semesterväxling?
7. Kan du beskriva hur du gör från det att du bestämmer dig att du vill semesterväxla, till det att du har skickat in din ansökan?
8. När under året brukar du fylla i och skicka in semesterväxlingsblanketten? 9. Hur gör du för att skicka in semesterväxlingsblanketten?
10. Vem skickar du den till?
11. Har du någonsin behövt ändra eller ångra din semesterväxlingsansökan? 12. Har du stött på några problem när du semesterväxlat?
13. Hur lång tid brukar det ta innan du får svar om beslutet på din ansökan? 14. Vem informerar dig om beslutet?
15. Hur får du svaret?
3
Appendix E: Interview Questions for the Department Manager
Analys av arbetsflöde för semesterväxlingprocessen i
Karlstads kommun
Intervjutillfälle: 27/2
Intervjuare: Heidi Pykäläinen Antecknare: Tobias Tensmyr
Intervjufrågor till: Chef
1. Vad har du för titel?
2. Hur länge har du arbetat inom Karlstads kommun? 3. Kan du beskriva din roll i semesterväxlingsprocessen? 4. Hur tar du del av en inskickad ansökan?
5. Finns det en speciell ordning som ansökningar behandlas i? 6. Kan en anställds ansökan ha någon form av prioritet? 7. Vad händer med sent inskickade ansökningar?
8. Finns det något annat system för semesterväxling, t ex för sena ansökningar? 9. Hur lång tid tar det för dig att behandla en ansökan?
10. Vilken information använder du dig av för att ta beslutet att godkänna/avslå? 11. Kontrollerar du om den ansökande uppfyller kriterierna för semesterväxling? 12. Kan du beskriva hur du gör när du behandlar en ansökan?
13. Har du stött på problem vid behandling av en ansökan? 14. Händer det att ansökningar tappas bort?
15. Hur fungerar det med svar tillbaka till den ansökande? 16. Vad händer om en ansökande vill ändra sin ansökan?
4
Appendix F: Interview Questions for the Payroll Administrator
Analys av arbetsflöde för semesterväxlingprocessen i
Karlstads kommun
Intervjutillfälle: 27/2
Intervjuare: Heidi Pykäläinen Antecknare: Tobias Tensmyr
Intervjufrågor till: Lönehandläggare
1. Vad har du för titel?
2. Hur länge har du arbetat inom Karlstads kommun? 3. Kan du beskriva din roll i semesterväxlingsprocessen? 4. Hur tar du del av en ansökan?
5. Händer det att du tar del av ansökningar som godkänts av chef, men som inte uppfyller kriterierna? 6. Vad händer om en ansökan inte uppfyller kriterierna?
7. Kan du beskriva hur du gör när du behandlar en ansökan? 8. Hur lång tid tar det att behandla en ansökan?
9. Vad använder du för hjälpmedel för att behandla en ansökan? 10. Vart tar ansökan vägen efter att du har behandlat den? 11. Vad händer med pappersblanketten?
12. Hur fungerar det med svar tillbaka till den ansökande? 13. Hur fungerar det med svar tillbaka till chef?
14. Vad händer om en ansökande vill göra ändringar i sin ansökan? 15. Har du stött på problem vid behandling av en ansökan?
5
Appendix G: Follow-Up Questions E-Mail
Applicant
1. När kan man tidigast under året lämna in sin semesterväxlingsansökan? Både från ditt perspektiv med din chef, men även generellt om du vet att det skiljer sig beroende på chef.
English translation: When can you submit the vacation exchange application earliest during the year?
Both from your perspective with your department manager, but also in general if you know that it differs depending on the department manager.
Department Manager
1. I intervjun nämnde du att semesterväxlingsansökningar behandlas löpande när dem kommer in. Vi undrar då om du också överlämnar ansökningarna till löneadministratören löpande under året, eller samlas dessa in och lämnas samtidigt efter deadline?
English translation: In the interview you mentioned that vacation exchange applications are processed
on an ongoing basis when they come in. We wonder if you also submit the applications to the payroll administrator on an ongoing basis during the year, or are these collected and submitted at the same time after deadline?
Payroll Administrator
1. Vad händer med semesterväxlingsansökningar som kommer in tidigare än deadline? Eller får du enbart in ansökningar efter deadline?
English translation: What happens to vacation exchange applications that come in earlier than
deadline? Or do you only receive applications after the deadline?
2. När en ansökandes personnummer vid behandling inte går att hitta i Heroma. Vad händer med ansökan då?
English translation: When an applicant’s personal identity number cannot be found in Heroma while
processing. What happens to an application then?
3. När ni vid årets slut vill få ut en rapport ur Heroma och skickar ett ärende till service desk, hur skickas detta ärende? Är det via e-post eller skickas ärendet inom Heroma?
English translation: When you want to get a report out of Heroma and send a ticket to service desk,
how is this sent? Is it by e-mail or is the ticket sent within Heroma?
4. Om det är så att en semesterväxlingsansökan inte blir godkänd av dig, är du som löneadministratör medverkande i diskussionen med den ansökande samt HR och chefen? Eller meddelar du bara chefen som sköter denna diskussion med den ansökande samt HR?
English translation: If it is a case where a vacation exchange application does not get approved by
6
Appendix H: Transcription: Applicant
For clarification: [1] is the interviewer, and [2] is the interviewee.
[1] Ja, då kan vi börja med första frågan och det är vad har du för arbetstitel? [2] [Svar maskerat / Answer blanked out]
[1] Ja, och hur länge har du arbetat inom Karlstads kommun? [2] Det blir 3 år i April. Snart 3 år.
[1] Kan du beskriva din roll i semesterväxlingsprocessen?
[2] Ja, det enda, det enda det jag gör, är egentligen lägger ut nyheter på vårt intranät. Speciellt en månad innan det liksom är sista ansökningsdag skulle jag säga, gör jag det. Annars så har inte jag så mycket mer med det och göra än och påminna och ansöka om semesterväxling.
[1] Av vilken anledning skulle du ansöka om semesterväxling?
[2] Det är och få extra...extra lediga dagar. Jag tycker det är...det är värt. [1] Har du semesterväxlat tidigare?
[2] Ja, det är andra...andra året nu.
[1] Vet du vart du hittar semesterväxlingsblanketten? [2] Ja, det vet jag.
[1] Vart hittar du den?
[2] På vårt intranät Solsidan. Så det går både och.. och söka fram den eller gå i, i trädet, navigeringen. [1] Tycker du att du har, eller har en klar förståelse över vilka kriterier som man måste uppfylla för att kunna ansöka eller få beviljat semesterväxling?
[2] Ja jag skulle säga att för min del iallafall som är tillsvidareanställd, sen har jag väl kanske inte riktigt helt sett mig in i hur det är för andra som... kanske tror att dem får söka eller inte söka. Ehm...men ja, jag har ganska ganska bra koll ändå tycker jag.
[1] Hur har du fått reda på de här kriterierna, eller, hur, var har du fått den uppfattningen om de kriterierna som du har?
[2] På intranätet, informationen vi skriver där som, ehm... vem det är som kan söka.
[1] Om du inte skulle förstå kriterierna, hur skulle då gå till väga för och för att ta reda på vad det är som gäller?
[2] Då skulle jag nog vända mig till antingen en HR person eller chefen... eller löneadmin också. Men först hade jag nog gått till chefen.
7
[2] Ja, när jag har bestämt mig så går jag in på intranätet och söker upp semesterväxling och skriver ut blanketten. Fyller i och så ger jag till min chef och sen när han har skrivit på så ger jag den till
löneadmin. [1] Mm
[2] Yes. Har ju smidigt, det är ju liksom i samma korridor så det går ju rätt snabbt för min del. [1] När under året brukar du göra det här?
[2] Ja... gud, när gjorde jag senast.. Jag gör det nog faktiskt på hösten. Det blir nog i oktober/november där någon gång.. brukar det va.
[1] Ja, deadline är den första december där så...
[2] Ja exakt, det brukar bli när jag själv, ja, lägger ut nyheter, påminner andra så gör jag det själv. [1] Vad beror det på att du skickar in den då?
[2] Det är nog att jag inte tänker på det, jag glömmer nog. Och sen är det så mycket fokus på ja men nu har jag precis gjort en ansökan och så är det ju sommarsemester och då är det så att jag väntar in det innan jag ens tänker på hur planen ska se ut nästa år.
[1] Hur gör du för att skicka in semesterväxlingsblanketten?
[2] Jag gör, jag gör så att jag skriver ut liksom så jag har blanketten på papper och sen går, det här är chefens rum, så jag går hit liksom får han skriva på eller lägger i hans fack för påskrift. Och sen när jag får tillbaka den så, ger jag den till löneadmin. Som också sitter i samma korridor, antingen direkt till henne eller i postfacket.
[1] Så det finns möjlighet att skicka den digitalt med påskrift? [2] Det vet jag faktiskt inte. Ehm…
[1] Jag tänkte om det va så att ni hade det som alternativ annars, med tanke på att du ville, ville skriva ut den.
[2] Nej, jag tror faktiskt inte eftersom… nej, då måste jag ju skanna in den isåfall tänker jag eftersom man måste ändå få signaturen på den.
[1] Okej
[1] Vet du om det brukar det finnas utskrivna blanketter som man kan ta eller får alla skriva ut den själv?
[2] Alla skriver ut den själv tror jag iallafall. Här är det så...att man går in på intranätet om man ska ha den blanketten man söker. Men det kan nog vara annorlunda på andra förvaltningar så som inte har en egen dator eller arbetsplats på det sättet.
[1] Och vem skickar du in ansökan till, det var chefen?
8
[1] Så du får tillbaks den från chefen? [2] Ja
[1] Alltid? [2] Ja [1] Okej
[2] Av dem två gångerna jag har gjort det iallafall. Det är ju för att jag har gått hit och verkligen fått påskrift och kollat så att det är okej.
[1] Så det är under samma mötestillfälle, eller är det så att det är flera mötestillfällen?
[2] Nej det är samma. Ja. Sen beror det ju på om han är här eller inte då då lägger jag ju i postfacket och då får ju jag tillbaka den.
[1] Så du får ändå tillbaka den även fast du får lämna den i posten, fått godkännande och sen tillbaks till dig?
[2] Ja, jag har för mig att det är så det har gått till. Ja, jag tror inte han har… Ah, osäker. En gång kanske han har lämnat direkt till löneadmin, jag vågar inte säga det. Men, ja.
[1] Har du nånsin behövt ändra din semesterväxlingsansökan? [2] Nej
[1] Vet du hur du skulle gå tillväga om du skulle behöva göra det? Eller...?
[2] Ehm.. nej det vet jag faktiskt inte. Jag har inte tänkt på det eftersom jag inte har gjort det så, men då antar jag att jag först stämmer av med chefen och sen med löneadmin så dem får justera i
personalsystemet då, men inte gjort det så vet inte hur man gör… Fråga mig fram. [1] Har du stött några problem när du ansökt om semesterväxling?
[2] Nej det skulle jag inte säga. Det är väl inte, alltså, just att det inte är digitalt är väl en sak i sig men det är har inte vart något problem har det inte.
[1] Hur lång brukar det ta för dig att få svar på din ansökan? [2] Ehm, ja det blir ju, det blir direkt det.
[1] Ja.
[2] Eller när jag får påskriften. [1] Ja, just det.
[2] Så är det ju ok, ja. Så det tar inte så lång tid.
9
[1] Och, nästa fråga är då hur du får beslutet och det är ju...på pappers… [2] Ja, muntligt först och sen skriver han på, så både och.
[1] Och då, har du några idéer om hur semesterväxlingsprocessen skulle kunna förbättras? [2] Ja det är väl någon digital hantering istället, istället för pappersblankett.
[3] Skulle du vilja se flödet eller hur, hur, vad ska man säga, hur den behandlas eller om den är under behandling? Skulle du vilja ta del av det som ansökande? Eller skulle du enbart vara fokuserad på att ja, nu blev det ja eller nej? Eller ja...
[2] Ja...bra fråga…
[3] Om det hade varit så att du hade kunnat få se flödet hade du aktivt då gått in och sett under då den här november december perioden och kollat att allting stämmer?
[2] Jag tror faktiskt inte det just för att jag får så snabbt beslut men det kanske är skillnad om jag hade skickat den till nån annan byggnad eller så då kanske jag hade velat sett liksom processen eller vart, vart den ligger, men jag tror nog inte jag hade gjort det faktiskt…
[1] För som det är just nu så är det att, ehm… på den här avdelningen så är det så pass nära mellan alla avdelningar så att när vi nämner digitalisering så ses det som ett alternativ, ehm.. men kanske inte ett så pass stort alternativ att det är så det vill införas genast till skillnad om det hade varit något annat ställe som har betydligt fler ansökningar och betydligt längre, och eller inte ens i samma byggnad med då det här på påskriften och sånt.
[2] Nej precis…
[1]… så du skulle alltså påstå att beroende på situation hur avdelningar hanterar så skulle det digitalisering påverka mer eller mindre?
[2] Ja, men jag skulle nog främst vara intresserad av ja eller nej liksom, inte så mycket processen...men...men vissa behöver nog se processen också.
[1] Om vi då skulle ha en digitalisering ser du att alternativet skulle vara att enbart ha det inom Heroma, eller skulle du acceptera att, ett, en plattform utöver Heroma? Eller skulle du se det som sämre eller bättre, eller jobbigare med extra log-in?
[2] Nej alltså så länge som, eh, som systemen pratar med varann, och att det underlättar för
löneadministratörerna tänker jag ju i, cheferna i behandlingen liksom, eller hanteringen av det så gör det ingenting att det är ett annat system, men det är ju vi har ju många system så redan nu så blir det ju extra och lära sig för både chef och medarbetare och löneadmin isåfall, men… förenkla det med ett annat system så absolut.
[1] Och som sista fråga då, hur skulle du föredra att ansöka om semesterväxling?
10
Appendix I: Transcription: Department Manager
For clarification: [1] is the interviewer, and [2] is the interviewee.
[1] Ja då kan vi börja med den första frågan här och då är det vad har du för titel? [2] [Svar maskerat / Answer blanked out]
[1] Och hur länge har du arbetat på Karlstads kommun? [2] [Svar maskerat / Answer blanked out]
[1] Skulle kunna beskriva din roll i semesterväxlingsprocessen?
[2] Ja, jag är ju då chef för [Svar maskerat / Answer blanked out] med [Svar maskerat / Answer
blanked out] anställda och det jag gör i den här processen är att jag tar emot de här blanketterna som
kommer in och egentligen attesterar den och lämnar den till lönehandläggaren, så det är inget stort jobb så.
[1] Hur tar du del av den här ansökan då när den kommer in, den här blanketten? [2] Jag får den i postfack eller att man kommer in och ger mig den
[1] Vilken information tittar du på då, på blanketten, är det något specifikt du kollar på då eller? [2] Jag har ju inte vart här så länge så har inte någon jätterutin i det här men, nej det är väl inte så mycket man tittar på egentligen utan det här är ju nånting man har infört på gott och ont kan jag tycka då som har väldigt mycket att göra så det är inte bara odelat positivt att det är ännu mer.... jag förstår ju att som anställd så tycker man ju att det är jättebra med ledigt men som chef där vi har mycket att göra så är det ju... det omvända lite grand va, att man har mycket ledigt att ta ut, så kan vara svårt att få ihop med att verksamheten ska skötas då. Jag har väl funderat lite grand på det, men det är väl inte eran uppgift, just det här att man kommer in som chef och får ärva en situation där man har tillåtit alla att ta ut det här som man velat, då är det inte jätte-enkelt och bryta det när man har liksom infört en sån modell då [hör ej…] Jag har funderat en del kring det men har inte gjort någon förändring där utan de som har ansökt har fått det beviljat, men det är klart att skulle det vara några konstigheter kring
nånting om att man inte har tagit ut någonting, ehm… tidigare eller märkt att de inte har klarat av att ta ut dem här dagarna då då skulle jag ju hantera det, så det har jag väl lite med mig i huvudet så då. [1] Finns det någon speciell ordning som ansökningarna behandlas i eller?
[2] Nej, de behandlas löpande när de kommer in.
[1] Kan någon ansökan ha någon form av prioritet, eller är det alltid bara så som de kommer in? [2] Nej, det är det ju inte, det enda är ju det att de ska in visst före ett visst datum och eftersom det gäller nästkommande år, så ska det inte spela någon som helst betydelse, så det är bara att ta dem när de kommer in och lämna dem så att de är hos lönehandläggaren innan deadline så att säga.
11
[1] Finns det något annat system för semesterväxling eller är det endast via den här blanketten som man ansöker?
[2] Det vet inte jag. Nej, jag tror bara att det är den.
[1] Hur lång tid tar det för dig ungefär att behandla en ansökan? Om du har någon uppskattning? [2] Nej, det tar ju inte många sekunder egentligen.
[1] Vilken information använder du dig av då, när du tar beslutet för godkänna eller så?
[2] Nej men, jag tänker väl över hur om det har varit något problem kring den här personens uttag av semester tidigare så att jag kanske ändå liksom gör någon koll inför, för det här brukar ju komma i november för det är ju ganska koncentrerat när de här kommer in, liksom strax före deadlinen… så då kan man ju skaffa sig en överblick över hur det har sett ut på uttag av semester för innevarande år då. Så det är väl den informationen jag har med litegrann då.
[1] Var tittar du för att se den informationen? Något system?
[2] Ja, nu är det ju en ny version i Heroma när det ska vara lite bättre kunna se vad som är vad utav dem här dagarna, tidigare så var det väldigt bristfälligt att då kunde man en... vad jag...tror jag, om en fil från lönehandläggaren, så att jag kunde se vilka...vad som var sparade dagar och årets dagar och lite sånt där då.
[1] Den filen och allt annat är det enbart i Heroma då? Det finns inget nåt att filen skickas utanför från något annat program?
[2] Jo, den filen skickades i ett Excel format, för den kunde inte jag som chef se utan det var lönehandläggaren var tvungen att ta ut den, det här var tidigare nu är det ju ny...ny funktionalitet i Heroma, så att nu ska man ju kunna titta, även om jag inte har gjort det än.
[1] Och Excel, Excel arket är då inte från Heroma?
[2] Jo, det är data som är uttaget ur handläggarens [hör ej…] [1] Okej.
[1] Kontrollerar du på något sätt om den ansökande uppfyller kriterierna för semesterväxling? [2] Det tittade jag väl på kanske, när jag började här vad det var för kriterier, men det är ingenting jag har i huvudet så, så det kan jag inte säga att jag gör någon värre djupdykning i det skulle ju vara om jag vet med mig att det var någon som är vikarie eller att det är något speciellt kring, då hade jag nog liksom kollat upp det lite extra, men om jag vet liksom att det är någon som är anställd här och ska vara framöver och inte...då, men någon bedömning det gör man förstås då
[1] Men du, du kollar främst den om den ska godkännas eller avslås eller kollar du även upp kriterierna eller?
12
[1] Och om den inte skulle uppfylla kriterierna, eller om det är någonting sånt att den ska gå på någon annan ledighet eller så, vad händer då? Eller hur meddelas…?
[2] Då skulle jag behöva skaffa mig mer information om det, så skulle väl börja titta på Solsidan och skulle jag inte hitta det där skulle jag fråga en av lönehandläggarna eller vår HR-specialist.
[1] Och om den anställde uppfyller kriterierna då, eller om dem får ett godkännande hur meddelas det till…?
[2] Då lämnar jag bara blanketten vidare till lönehandläggaren
[1] Skulle du kunna beskriva hur du gör när du behandlar en ansökan? Bara steg för steg från start till slut.
[2] Nej men det är ju inte så mycket jag gör, men tittar ju vem det är och funderar i huvudet om det har varit något speciellt kring just den personen och om inte annat så skriver jag på den och så lämnas den ju över det är ju ingen… inte så mycket… Men det är klart det skulle kunna bli mer då om det är något utav de här andra fallen som jag känner att det finns någon frågetecken eller tveksamhet kring där. [1] Hur skulle du göra i ett sånt om du tar något exempel?
[2] Nej men det är jag berättade om alldeles nyss.
[1] Ja precis, att då kollar du upp det mer med i systemet.
[2] Ja då får jag eftersöka mer information. Det står ju viss information tror jag på blanketten, men sen finns det säkert mer på Solsidan brukar ju det finns så att, det är väl den vägen man tar det. Först försöker man söka själv och blir man inte känner man att det räckte får man gå vidare liksom. [1] Har du någonsin stött på några problem vid behandling av en ansökan?
[2] Nej
[1] Händer det att ansökningar tappas bort? Har du varit med om det? [2] Nej
[1] Hur meddelas den ansökande om beslutet?
[2] Ja. det är en bra fråga, för det… är nog inget som har gått tillbaka egentligen, utan de vet ju att jag behandlar den, eller det är så vi har gjort upp tror jag, mer eller mindre. Så att jag går ju inte tillbaka till varje person och säger att “nu har jag skrivit på och lämnat den till…”, ja, men liksom…så, nej. [1] Så hittills har alla godkänts som…
[2] Och skulle jag inte godkänna då skulle jag gå tillbaka. Så att det är väl mer den gången vi har då. Det kanske är lite informellt så, men…
[1] Så ansökningen kommer in ungefär, eftersom deadline är den 1:a december... [2] Ja, det kanske det är
13
[2] Jag tror det, det står på blanketten tror jag. Men…
[1] Och då menar du att inskicket sker ungefär i november där någonstans mellan…
[2] Ja, de flesta brukar lämna in den till mig under november, eller sista veckorna, sista dagarna, alltså det är...de flesta är ju ute liksom…
[1] Vad skulle då hända...då är det alltså den som ansöker får då inget svar under den tiden att det går till lönehandläggaren och förväntar sig då ansökande att det har blivit liksom godkänt från din sida? [2] Ja
[1] Okej
[2] De skulle få svar om det inte gick bra.
[1] Hur meddelar lönehandläggaren dig när handläggningsprocessen är klar, eller får du något meddelande?
[2] Nej, det får jag inte.
[1] Vad händer om en ansökande vill göra ändringar i sin ansökan, eller har du varit med om det? [2] Det har jag aldrig varit med om, det vet jag inte om man kan göra eller inte. Det får du nog fråga lönehandläggaren om.
[1] Har du några idéer om hur semesterväxlingsprocessen skulle kunna förbättras?
[2] Ja...det kanske...det...när ni säger det så klart att det skulle vara bra för den anställde att få ett okej tillbaka, det kunde ju vara en grej. Och kanske att...att jag såg att det blev behandlat också, men det är ju inte lika angeläget för mig egentligen som för det anställde tänker jag men ja, jag vet inte...sen att man på ett enkelt sätt ser vilka som har det här och inte, i systemet. Och då pratar jag Heroma förstås. [1] Vilka som fått godkänt och så?
[2] Mm.
[1] Har du några idéer kring mottagandet, hur du tar emot ansökan, om det finns någonting där som du tycker behöver förbättras?
[2] Nej, det här är ju så lite del av det jag gör, så att det… [1] Ja, det är ju bara en gång där…
[2] Ja, det är några blanketter på ett helt år, så att...det är ju ingenting som är återkommande varje månad eller nånting, så att…
[1] Ungefär hur många brukar det vara, om du vet? Någon uppskattning?
[2] Egentligen vet jag inte riktigt hur stor andel det är som har det. Det är det jag menar att det hade skulle varit smidigt att lätt kunna se det, men kanske hälften ungefär av avdelningen då, kanske
14
[1] Tycker du att det sättet som när du ska ta del av information för att göra ditt beslut är någonting som du skulle vilja förändra eller ta del av informationen på ett bättre sätt eller se över liksom vad det nu är som gör att du tar ett godkänt beslut...
[2] Ja, egentligen skulle vara jättebra att se hur mycket sparade semesterdagar dem har till exempel. Och hur uttaget av föregående års semester såg ut, sån information är väl bra att ha i samband med beslut tänker jag.
[1] Är det någonting där i hur du för det vidare till lönehandläggaren, i den vidarebefordringen där som du tycker behöver förbättras, eller...?
[2] Nej, det är klart att om det här nu kommer bli digitalt på något sätt behöver jag inte....behöver jag inte springa dit med blanketterna det är ju inte ett jätte...förstår ni ju själva liksom, vi sitter ju så nära här också så att, det är inte något jättejobb där nu så att... men det är klart, att om man ser det totalt sett på, på stora hela kommunen då blir det ju en annan sak så att..därför kanske jag inte är representativ heller för det är så många som har stora avdelningar som inte sitter på samma ställe med sin personal och sånt så det är därför tänker jag att det vore jättebra att prata med någon annan typ av chef.. än mig som har mina här liksom, med alla vi är inte jättemånga heller så att det...
[1] Så, så med andra ord om man nu skulle digitalisera processen så hade det varit bra att få in så mycket små delar som möjligt, till exempel då att man ska kunna se dagar som har tagits ut, eller dagar som finns och godkännande eller hur det har blivit förflyttat dem lönehandläggaren har tagit del av av din ansökan eller om den är pågående att dem kanske tittar på den eller faktiskt har gjort klart sitt beslut.
[2] Ja det låter ju bra, framförallt det att se sparade dagar tycker jag.
[1] Och som avlsutade fråga här då, så har vi en sån öppen fråga; hur skulle du föredra att ta emot och behandla semesterväxlingsansökningar? Om det var helt...om du fick drömma fritt?
[2] Oj, har inte funderat jättemycket på det men...men...nej, men det är väl smidigt om det kunde digitaliseras tänkte jag för allas...slipper man liksom...det är väl alltid lite osäkert med pappersblankett som ska vandra omkring inom en organisation… kan komma bort, har mycket att göra, stressad ofta och det kan komma i...skulle komma i en pappershög och missa den, men det kan man ju göra om det är digitalt också men någon typ av påminnelse eller någonting då.
[1] Ponera att den här digitaliseringen sker utöver utanför Heroma-systemet, hur ser du på det? [2] Helst skulle jag ju vilja ha det i Heroma så skulle jag kunna säga då. Vi har ju så mycket system vi ska in i och göra saker så att… det är alltid jobbigt med ytterligare en inloggning eller ställe till man ska vara på och sådär då, så att...det kan… om jag ändå fick, så länge jag hade den punkten med att få önska fritt så, så är ju det, att det ska vara i Heroma förstås. Komma som ett ärende där som alla andra grejer gör som är kopplat till personalen. Men om det inte kan göra det…ja, men då får det väl vara... [1] Vad sätter du för perspektiv på digitaliseringen utifrån då att det inte är i Heroma? Är det då någonting som du känner såhär att “nej, då kanske det inte är liksom värt i sig att förändra arbetsprocessen”, eller säger du ändå…
15
Appendix J: Transcription: Payroll Administrator
For clarification: [1] is the interviewer, and [2] is the interviewee.
[1] Första frågan är då vad har du för titel? [2] [Svar maskerat / Answer blanked out]
[1] Och hur länge har du arbetat inom Karlstads kommun? [2] 5 år.
[1] Skulle du kunna beskriva din roll i semesterväxlingsprocessen?
[2] Jag får in blanketterna till mig när de är godkända från chef. Medarbetarna har sökt, blivit godkända av chef och kommer till mig och jag ska registrera in det i vårat personalsystem Heroma. Och då är det jag som får kolla så att det har… så att det stämmer överens och kan registreras in i Heroma, det finns några…så att det följer avtalet med antalet dagar som de får ha sparade sen tidigare och så att det blir rätt inregistrerat i Heroma. Om man då…
[1] Vad är det du registrerar då?
[2] Man ändrar regelverket i anställningsbilden, så att det delar upp så att året 2020 då blir 200101-201231 och så får man manuellt registrera in att personen om den är under 40 år ska då ha 25 dagar men plus fem där då, och sen kolla i semesteröversikten så att det vart rätt registrerat. Sen ska det skrivas in i…det är två steg där. Sen finns det ytterligare ett steg som heter extrauppgifter där jag registrerar in att...markerar att 2020 är kopplat till att man får semesterväxlade dagar, 5 eller 6 dagar. Så det sker för mig.
[1] Hur tar du del av en ansökan? Eller hur får du ansökan, hur kommer den till dig? [2] Internposten kommer den till mig.
[1] Vilken information är det du tittar på, på själva ansökan [2] Personnummer och att det är godkänt.
[1] Ungefär hur många semesterväxlingsansökningar behandlar ni per år? Vet du? Eller om du har någon uppskattning?
[2] På kommunledningskontoret har vi ju totalt 380…Vi har 250 personer och det kanske var 150 av dem som sökte. Jag så har jag också hand om ett bolag, Karlstad bostads AB, och där var det ungefär 100 personer av 135…så det är svårt att säga mer exakt utan att räkna dem.
[1] Fokuserar...får du bara ta del av de ansökningarna som är just här eller är det verkligen från alla inom Karlstad kommun som ansöker?
[2] Nej, bara kommunledningskontoret och Karlstad bostads AB. De andra förvaltningarna sköter sina. Vård och omsorgsförvaltningen har ju, som jag satt med förut, där var det 800 löner och fick då in kanske 2-300 ansökningar.
[1] Händer det att du får in ansökningar som har godkänts av chef men som inte uppfyller de här kriterierna för semesterväxling?
16
[1] Vet du någon andel eller hur ofta sker det? [2] 1 på 10 kanske…
[1] Vad händer då om en ansökan inte uppfyller kriterierna?
[2] Mailar till chefen och informerar om att det är för många semesterdagar kvar och att de får ta en diskussion. Och då inväntar jag svar på det. Och av det svaret så har jag fått rätt så att det blir avslaget, efter att jag har tittat på dem. Och det kan…en person hade för många semesterdagar sparade och den andra…hans ansökan vart avslagen för att han informerade mig om en föräldraledighet på ett halvår här mellan maj och september och då…och det hade inget med semesterväxlingen att göra, utan det hörde av sig i ett annat ärende och då sa jag att då måste jag ju ta bort semesterväxlingen. Så det...när man vet det så tidigt på året som i januari att de ska vara borta i ett halvår så kan man ju titta över sakerna och kontakta chef och så, så det blev avslaget där. Lite så får man ha ögon och öronen öppna för att hjälpa cheferna.
[1] Kan du beskriva från start till slut hur du gör när du behandlar en ansökan och vilka steg som ingår?
[2] Jag får lappen till mig, lägger den på skrivbordet och börjar på att registrera. Tar upp
personnummer, kollar att det är rätt person. Går till semesteröversikten, kollar hur många dagar de har sen tidigare.
[1] Är det i Heroma?
[2] Ja, precis. Sen går jag till nästa sida som heter regelverk. Där delar jag på ett år och ser till att det blir nytt regelverk och nytt år för 2020 i det här fallet då. Utefter det jag knappar in så blir det 2021…2021 blir ett eget år sen. 2020…då får man trycka in på den raden och registrera in 5 eller 6 dagar beroende på åldern. Sen spara och sen in i extrauppgifter. Ny bild och där lägger jag in
att…semesterväxling för året, registrerar man där. Sparar det, går in på semesteröversikten och kollar så att det blir rätt registrerat. Och sen manuellt i januari manuellt gå in på personen, de som har dagar kvar…Om jag ser att de har dagar kvar sen förra året som de inte har hunnit ta ut, då måste de tas bort och det görs manuellt, att man gör en manuell påläggning och tar bort det då. En del ska ju ha utbetalt och en del ska ha kvar, beroende på omständigheter. Men det är ett moment där som är lite svårt där i Heroma när man gör manuell registrering av semester. Och sen…är nog det klart och då ska den lappen sparas och exakt hur vi sparar här, därom tvistar de lärde…tror den ska in i personakten men jag brukar spara…tidigare år har jag sparat alla semesterväxlingsansökningar i en pärm på rummet för att ha vid årets slut för att kontrollera, men de sparas i alla fall.
[1] Det är där själva pappersblanketten hamnar…? [2] Ja,precis.
[1] Hur lång tid tar det här ungefär för en ansökan? Hela den här behandlingen som du gör? [2] Ungefär 20 minuter per person i alla fall, för att vara säkerställd.
[1] Vad använder du hjälpmedel när du behandlar en ansökan? Eller vilka system tittar du i? Är det bara Heroma?
[2] Bara Heroma.
17
[1] Och då är ansökan färdigbehandlad så att säga? [2] Ja, själva ansökan...ja, det är den.
[1] Eller händer det något ytterligare efter det?
[2] Det sker ju i årets slut, sker det. Att jag kontrollerar, då får vi...nån löneadministratör varje år skickar in ett ärende till servicedesk...så ville vi ha ut...det går att ta ut rapport ur Heroma, hur många det är per förvaltning som har semesterväxling och då plockar jag ur den excel-filen som...rapporten är ifrån. Så får jag en lista där jag ser alla namn och personnummer och hur många dagar har sparade som är kvar, och vilka...hur många semesterväxlingar de har också, så man kan läsa ut det på excel-filen och då kontaktar jag varje chef, tar ut avdelning för avdelning och skickar till varje chef...visar på vilka som har dagar kvar, ofta sker det här i oktober och då är inte decembers...semestern i december dragen än för många är ju lediga vid jul, men det är ju också [hör inte...] så att de vet att, är det så att de inte tar ut alla dagar, så försvinner de ju, men de försvinner ju inte per automatik, utan det görs manuellt av mig.
[1] Så chefen får någon form av information om hur det ser ut inför kommande då november, december som ansökningar kommer?
[2] Ja, tack vare att jag tar det initiativet och hjälper dem med det. [1] Så det är inte så på alla ställen skulle du kunna säga? eller är det…?
[2] Det görs nog på alla ställen. Det tror jag. De får ju...allihopa får ju tillgång till den här excel filen då. En måste beställa att vi tar ut den så systemförvaltaren tar ut den här rapporten, men annars oftast gör de nog det, skulle jag tro.
… Fördelen som är från nu...från januari 2020 är att vi har den nya webben igång, så där vi söker vår egen frånvaro eller arbetsförändring har de kompletterat med att man nu kan se sin egen semester, vad är årets, vad är sparade semesterdagar, vad är totalen att ta ut. För det ökar på frågorna...mailen ökar på i oktober, november, december, hur många dagar har jag kvar i semester, så det är väldigt mycket merarbete, speciellt för de som har semesterväxlade dagar som vet att de försvinner, noga med att kolla där. Där hoppas vi och tror att det kommer att minska ner förfrågan eftersom varje medarbetare kan se sina dagar själv.
[1] Hur meddelas den här… den som ansöker när handläggningsprocessen är klar?
[2] Det gör den inte. Det syns i Heroma. De får gå in och se själv ifall de har fått dagarna eller inte. För ansökningen skriver man ju in första december hos chef och vidare hit...löner...vad står det officiellt, men det registreras inte av mig förrän i mitten av dec...slutet av december, början av januari. På grund av att vi måste göra vissa körningar i Heroma och se så att allt... dagar är uttagna. Men det är bra att ha det datumet, så att de tror att det är klippt och låst sen. Och det är bra.
[1] Meddelas chefen på något sätt när handläggningsprocessen är klar?
[2] Nej. Man skulle säkert kunna göra det men det gjorde inte jag … i år i alla fall.
[1] Vad händer om en ansökande vill göra ändringar i sin ansökan? Har du varit med om det någon gång?
[2] Nej...nej...det är inte så lätt att göra på den, antingen så får du eller så får du inte.
18
[2] Har jag inte varit med om.
[1] Har du stött på några problem vid behandling av en ansökan någon gång?
[2] Ja, det blir det ju när jag ser att det har för många sparade dagar. Det blir naturligtvis diskussion då varför...och då kan jag bara upplysa dem, att fyrkantigt säga att så här se avtalet ut. Sen blir det diskussioner när de ska vara långtidsfrånvarande, exempelvis föräldraledig. Det är ett bekymmer när de ska byta jobb inom Karlstad kommun ska jag säga som koncern, när de byter bolag. För manuell registrering av semester där är inte lätt att göra i Heroma när de byter bolag. Det är lättare när det går inom Karlstad kommun som...nu ska man se Karlstad kommun som ett eget företag, så det är lättare om de går inom det, än att de ska byta bolag och gå till Karlstad bostads AB till exempel, eller Karlstad Energi eller...handlar det om säg inom vård och omsorg, skolans område eller här på
kommunledningskontoret där vi är själva komm... gruppdelningen 01 som vi heter då, då är det lättare. Men annars är det att hålla kontakt med varann, nu är det ...förvaltningen, vi löneadministratörer, så att det blir rätt registrerat. Och den registreringen är inte “bara bara”. Man ska räkna ut och så… Sen är det bekymmer vi avslut av anställning. För att...är det så att de...anställd mindre än ett halvår, då har de inte rätt till den här...den här semesterväxlingen och då tror många medarbetare att de får de dagarna utbetalda också, men då är det ju sagt att vi ska dra tillbaka de semesterväxlingarna och då får de bara, bara och bara, de får eventuellt årets dagar som är kvar och sparade dagar. Men där har det varit diskussioner många gånger. Men det är manuell påläggning det också.
[1] Har du några idéer om hur den här semesterväxlingsprocessen skulle kunna förbättras?
[2] Näe, det har jag inte tänkt på så...det är...jag tror det är rätt svårt i Heroma att få till det där, med tanke på de...sen kan inte jag det där, men när jag ser vad mycket manuellt det är och vad mycket man måste vara med och kontrollera så har jag tänkt att det är inte “bara bara”, tror jag inte, men sen har jag inte mer kunskap inom det. Däremot så kan jag tycka att det är inte så...det blir väldigt mycket jobb runt december, för det var väldigt hårt tryck överlag på jobbet så att...jag hann inte riktigt den
möjligheten när det tar bara det. Så det är ett bekymmer, men sen måste vi, och det har jag pratat med HR avdelningen, och det är förslag från mig och det är att vi går ut och informerar cheferna i slutet av sommaren, början på hösten där att vad det är som gäller vid det här avtalen, för det är inte...man har inte godkänt alla gånger.
[1] Så om man tänker rent generellt, hur semesterväxlingsprocessen skulle förändras, om jag uppfattar dig rätt, är det nästan så att du är OK med din arbetsuppgift men att du eventuellt kanske skulle hitta att den som ansöker ska vara mer informerad om hur dennes profil ser ut i form av dagar och hur man kan göra och vad man har för anställning?
[2] Precis.
[1] Så det skulle underlätta för dig även att du tycker att ditt arbete nu ändå är som godkänt eller vad man ska säga?
[2] Mm.
[1] Så det hade underlättat att göra en förändring eller förbättring i början av processen tills det att det kommer till dig?
19
[1] Så mer informera om kriterierna just…
[2] Mm, så det är väl det jag pratat med HR om att vi får nog ta en liten drive här på sensommar, hösten inför sökningar 2021.
[1] Har HR någon arbetsdel i den här processen eller är det de som tar del av slutprodukten, eller vad man ska säga, det som du har då registrerat in?
[2] Nej...nej...inte mer än att förmodligen då...inte i det praktiska arbetet så, utan hon är nog
mer...hon...om jag har sagt till att jag anser att vi ska diskutera det här ärendet en gång till...för att han ska vara frånvarande så lång, då är hennes roll där då...om chef ifrågasätter mig, så är hennes roll att säga “men avtalet säger såhär” och då måste vi jobba utefter det, så HR har den här stöttande rollen mot att ta ett beslut med chefen. Jag kan bara säga fyrkantigt att enligt avtal ska jag sätta stopp nu, men nu får ni fortf...bolla med HR, och hon gjorde det på ett ärende som...där hon uttryckte sig väldigt bra och det var “klarar din”....den här personen som ville ha semesterväxling han skulle vara borta ett halvår, då hade hon kontrat med “klarar din verksamhet att det är föräldraledigt i sex månader, plus 25 semesterdagar och sen ytterligare fem dagar, det blir ju väldigt mycket borta. Klarar din verksamhet av det?”. Nej, det gjorde den ju inte...nej. Och då var det ju ett argument. Så hon har ju den stöttande delen i att tolka avtalet och hjälpa cheferna med att ta ett beslut. Jag kan bara informera om att...det här kan jag inte gå med på.
[1] Så då går det även att säga att inte bara den ansökande som ska ha mer information utan att det även är chefen som du tycker i så fall ska ha mer information om hur både regelverket är och vad det går ut på eller vad man ska säga.
[2] Ja, precis. Innan man godkänner.
[1] OK, så. Om vi säger såhär då: med tanke på, om vi säger att det var då 1 av 10 som får komma igenom den här processen men som inte uppfyller kriterierna, skulle du se att chefen ska ha i arbetsuppgift att se över kriterierna också, innan det skickas vidare till dig?
[2] Ja, innan de godkänner. Innan de skriver under att de har tagit reda på...fakta...vilka kriterier krävs för att få semesterväxling, klarar enskild medarbetare den kriterien, ja eller nej. Så behöver inte jag ta den diskussionen. För det är ju känsligt kanske ibland och sådär...sjukdomsfall där jag anser att har man inte jobbat...jobbar man bara 60%...50%...eller vad det är 60%, då ska man nog inte ha
semesterväxling, men det kan jag ju inte...jag kan ju bara råda och ge information om att såhär står det i avtalet och den delen kan bli...få ringar på vatten att medarbetaren kontaktar mig och frågar varför jag avslått… ja...och det tycker jag att det skulle chefen redan kunna ha filtrerat bort i november än att jag kommer första veckan i januari när semesterväxlingen redan ska vara inregistrerad...för innan jag hinner registrera in dem, så tror ju medarbetaren från oktober, kanske september, till januari att det var godkänt och klart, men det är det ju inte för det fallerar ju i mitten av december kanske, när jag ser att… eller i slutet av december, början av januari, när jag ser att det här uppfyller inte den här
medarbetaren, för det hinner hända saker från september till december. Och där kan...när….under året borde chefer vara mer uppmärksamma att blir det långtidssjukskrivning...till slut över ett halvår, då minskar ju semesterrätten. Slutar medarbetaren, ska vara långtidsfrånvarande, kommer på i maj att “jag ska vara borta i ett halvår på föräldraledighet”...har du semesterväxling eller till och med bruttolönavdrag för cykel, eller om du ska vara tjänstledig i ett halvår. Cheferna borde vara mer uppmärksamma på att har du semesterväxling så måste du kolla upp det här innan jag kan
20
[1] Hur lång tid, om vi säger då att de kommer in ungefär vid december, hur många...och du börjar, börjar du då processera den här arbetsdelen ungefär i januari, eller när?
[2] Egentligen ska det vara i december. Nu var arbetstrycket var högt i december överlag, så att vi...vi...plus de här som var en himla stor hög, så att det där blev inte förrän första veckan i januari, vilket inte är optimalt men det blev ju så. Ledigheter och allt som är i december, men framförallt var det högt arbetstryck som gjorde att jag blev efter med inregistreringen.
[1] Hur lång tid tar det då att gå igenom de här blanketterna?
[2] Två arbetsdagar skulle jag säga. Om man tar allihopa, i alla fall en och en halv, inklusive lunch och rast och...effektivitet en och en halv dag skulle jag tro.
[1] Som sista fråga har vi: Hur skulle du föredra att ta emot och behandla de här semesterväxlingsansökningarna? Ifall du fick drömma fritt så att säga.
[2] I såna fall skulle jag vilja ha in dem i november, och så börja på att registrera dem i november /december, för det tar sån tid, med ta...om jag bara fick sitta och registrera in dem då skulle det ju gå rätt så bra, men allting annat händer ju också i jobbet så att...men det är inte...är inte möjligört, det är ju så. Det bästa i världar vore ju att… att medarbetaren sökte själv via självservice inför nyår och chefen hade kunskapen att kunna godkänna, så bara ratch...ramlade det in och så vart det klart liksom. Visst absolut i det bästa av världar men...men det är så mycket hand...mycket klickande i Heroma, mycket bilder och mycket som stöder varann i anställningsbilden så att...jag kan...har ingen kunskap i det men, det är mycket arbete med att registrera in en...så jag vet inte.
[1] Om det då skulle vara så att den hära digitaliseras och att det eventuellt då skulle vara en plattform som är utöver Heroma som då den ansökande och chefen skulle använda sig av, och att då
informationen finns där och du som då gör din process skulle behöva använda både Heroma och det nya systemet, skulle du anse att det är ett värt att liksom digitalisera på grund av din arbetsuppgift att då använda ett nytt system mot Heroma, istället för pappersblanketten?
[2] Ja, ifall det synkroniserar så att man såg enkelt överblick över att..de skulle...att man ser ja, check på att de har inte sparade semester, check på att de inte har frånvaro, check så att säga. Man kunde synka det som jag såg där på bilden så...absolut.
[1] Så man skulle i så fall kunna säga att du skulle....den informationen som vi då har pratat om att de anställda och chefen skulle, kanske mest anställda, skulle ta del av, hur många semesterdagar och den typen av information, om du skulle få den i form av ett system när du då handlägger och skriver in personnummer, skulle det hjälpa dig i din arbetsuppgift?
[2] Ja, det tror jag. Jag vet inte vad jag ska göra riktigt med blanketterna, pappersblanketterna. [1] Det var det jag tänkte till nästa fråga, att….för ni sparar dem i en pärm just nu?
[2] Ja.
[1] Vad händer med dem sen? Alltså varför finns de i den här pärmen?
[2] Det är ju för...för att jag ska kunna gå igenom dem i slutet av året och se hur det ser ut. [1] Mot det här excelarket?
