Revisionsrapport
Substansgranskning av lönesystemets personregisterdel
Halmstads kommun
Lars Edgren Karin Elg 2013-04-11
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning 1
2 Inledning/syfte 2
2.1 Bakgrund och revisionsfrågor 2
2.2 Metod, omfattning och avgränsning 3
3 Lönesystemet 3
3.1 Huvudmodell 3
4 Registeranalysen 4
1 Sammanfattning
PwC har, på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer, genomfört en substans- granskning av kommunens lönesystem. I denna analys har vi använt PwC:s verktyg för registeranalys (IDEA).
Analysen har gjorts utifrån en kopia av informationen i personregistret. Det analy- serade materialet omfattar perioden 1/1-31/12, 2012. Ur materialet har vi sorterat ut avvikelser för manuell uppföljning. En avvikelse innebär inte att uppgiften är felakt- ig, men det ger en signal om att materialet behöver kontrolleras med ansvarig eller handläggare. Vid denna verifiering erhålls antingen en godtagbar förklaring eller konstateras en felaktighet som bör korrigeras.
Samtidigt kan konstateras att systemet har inmatningskontroller med möjligheter till styrning eller begränsning av fältinformation som säkerställer en tillfredsstäl- lande internkontroll. Däremot har systemet inte motsvarande automatiska kontrol- ler i kopplingen mellan inmatade uppgifter.
Sammanfattningsvis visar registeranalysen att de kontrollerade ruti- nerna fungerar acceptabelt och att kommunen har tillfredsställande kontroll över sina register.
Antalet felaktigheter/oklarheter är över lag få. Vi vill dock poängtera följande:
Ett tjugotal anställda har löner eller timersättningar som ligger under fastställd nivå. Lönerna och timersättningarna måste korrigeras och ev regleras retroak- tivt.
Ett antal anställda har angivelse om semesterdagar som inte överensstämmer med ålder eller avtal. Felaktigheterna måste korrigeras.
I något fall har gjorts lokal överenskommelse/avtal som strider mot kollektivav- talet. Dylika överenskommelser saknar giltighet och bör inte ingås.
Bilavtalen är flera till antalet. Frågan är om inte enhetliga regler borde utformas för körda kilometer i tjänsten.
Ett mindre antal personer har ATL-tid överstigande gällande lagstiftning.
Kommunen bör verka för att ATL-tiden för de anställda håller sig inom det an- tal timmar lagen anger.
Kommunen bör överväga att tillskapa regler för komptid.
Vid speciell kontroll har det visat sig att ingen anställd fått lön har utbetald efter anställningens upphörande.
2 Inledning/syfte
2.1 Bakgrund och revisionsfrågor
Kommunens revisorer har givit Kommunal sektor inom PwC i uppdrag att genom- föra en granskning av lönesystemets personregisterdel.
Granskningen ingår som ett led i revisorernas normala uppgifter att på fullmäktiges uppdrag granska verksamheten inom styrelser och nämnder.
Kommuner och landsting/regioner upplever en alltmer ökad datorisering där bear- betning och lagring görs av allt större mängd data. I samband med revision kräver detta ett komplement till vanliga manuella stickprovgranskningar. PwC använder i dessa fall registeranalys med det datoriserade hjälpmedlet (IDEA).
Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor:
Är kommunens styrning och kontroll över inrapporteringen i PA-systemet tillräcklig?
Är uppgifterna i PA-systemet tillförlitliga?
2.2 Kontrollmål
Syftet har varit att granska speciellt personregistret mot ett antal kontrollmål som anges nedan:
- Personer över 67
- Personer som är 18 eller yngre
- Sparade semesterdagar överstiger inte 40 dagar - Korrekt antal semesterdagar
- Lön ej betald efter anställningens upphörande
- Fasta registreringar (avtal, förmånsgrupp, anställningsform och semester- grupp i kombination)
- Bilersättning - ATL-tid
- Timanställda med övertid - Deltidsanställda med övertid - Komptid
- Lönetillägg
- Anställda med heltidstjänst som arbetat fyllnadstid - Höga löner
- Låga löner - Negativa värden
- Ej rätt till övertid med övertid - Förtroendevalda
- Övrigt
2.3 Metod, omfattning och avgränsning
Registeranalys med IDEA innebär att:
Hela datamängden för den aktuella perioden kan analyseras på ett effektivt och snabbt sätt.
En enhetlig analys görs av informationen oberoende av datorsystem och leve- rantör.
Externa analyser utesluter eventuella felkällor som ligger inbyggda i de analyse- rade datorsystemen.
Metoden går ut på att med hjälp av dator analysera en kopia av informationen i PA- systemets personregister. Vi har valt perioden 1/1-31/12 2012.
Analysen omfattar all information om samtliga individer i personregistret. Antalet personer (personnummer) registrerade i lönesystemet uppgår till 11 452 vid ut- gången av perioden. Antalet personer omfattar förutom alla heltids-, deltids- och timanställda även uppdragstagare och förtroendevalda mm.
En grov gallring har genomförts i dataanalysen. Analysen ger som utdata i många fall ett material som avviker från det ”normala”. För att verifiera orsakerna till de signalerade avvikelserna har vi sedan stämt av med ansvariga i verksamheten.
Presentationen av granskning och resultat är uppdelat på bakgrund, resultatet från registeranalysen, verifiering samt kommentar.
3 Lönesystemet
3.1 Huvudmodell
Agresso Lön/HR är en heltäckande modulfamilj som ger en bred och samlad funktionalitet för att hantera alla frågor som rör löner, HR, personalutveckling, kompetensförsörjning och utbildningar från övergripande till individuell nivå.
Modulen ger tillgång till ett antal verktyg och funktioner som förenklar HR-arbetet för både medarbetare och chefer såväl i det strategiska som operativa arbetet. Som ett exempel kan de anställda själva via Self Service (webbgränssnitt) sköta vissa uppgifter vilket reducerar risken för dubbelarbete och minskar den tid HR och lö- nepersonal lägger på manuellt, och ofta tidskrävande, registreringsarbete. Proces- sen gör det möjligt för ansvariga och chefer att vid ett visst tillfälle få en tydlig över- blick av organisationens personella resurser med hjälp av förfrågnings-, rapport- och analysverktyg.
I systemet finns ett komplett anställningsregister med användardefinierade inform- ationsfält, ett tillhörande dokumentarkiv med t ex meritförteckningar och möjlig- heter till användaranpassade arbetsflöden. Detta ger en effektiv administration, kommunikation, bevakning, kontroll och effektivare HR-processer.
4 Registeranalysen
Personer över 67 år
Analysen går ut på att ta fram alla registrerade och aktuella personer som är 67 år och äldre. Numera finns möjlighet att utnyttja rörlig pensionsålder vilket medger arbete till det att personen fyllt 67 år. Normalt förekommer inga tillsvidareanställda som är äldre än gällande pensionsålder. De som trots allt är äldre än denna ålders- gräns är vanligtvis anställda med någon form av specialavtal, oftast timanställda.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 421 personer som blivit 67 år under året (före 2012-12-31) eller tidigare. 70 av dessa har blivit 67 under året.
Tre av dessa har registrering om månadslön. Fem personer har registreringen all- män visstidsanställning.
En person har registreringen som pensionstagare.
Övriga är registrerade som timanställda, förtroendevalda, personliga assistenter, tolkar eller uppdragstagare.
Verifiering
De åtta personer som har registreringar som upplevs avvika (månadslön, allmän visstidsanställning) har dubbla tjänster.
Pensionstagare är fråga om ett specialavtal där kommunen betalar en mindre pens- ion till en tidigare anställd.
Ingen av de som är 67 eller äldre är tillsvidareanställd. Vid separat kontroll har även konstaterats att ingen har en registrering som genererar pensionsavsättning.
Kommentar Ingen kommentar
Personer som är 18 år eller yngre
För personer som är 18 år eller yngre (minderåriga) reglerar Arbetsmiljöverkets föreskrifter vilka arbetsuppgifter och under vilka tider dessa får utföras. Enligt före- skrifterna får minderåriga ex vis inte tjänstgöra nattetid.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 168 personer som är 18 år eller yngre. En person under 18 år har registrering om 25 dagar semester men ingen uppgift om månads- lön.
Verifiering
Verifieringen visar att de som är 18 år eller yngre är registrerade för feriearbete, timanställda, för viss säsong, uppdragstagare eller som förtroendevalda.
Den person som har registrering om 25 semesterdagar utan uppgift om månadslön är registrerad med semestergrupp 2 (enligt lag). Registreringen om semestergrupp borde varit 7 (med i lönen ingående semesterlön).
Vid övertid hade uppgiften om avsaknad av månadslön aktualiserats för den perso- nen med 25 dagars semester och korrigering skett.
Kommentar
Personen med registrering om 25 dagars semester utan månadslön bör få uppgift om rätt semestergrupp införd i registret.
En av de yngre som är förtroendevalda är elevrepresentant i ett skolråd, den andre är politiskt vald.
Sparade semesterdagar överstiger inte 40
Enligt AB (Allmänna Bestämmelser) får antalet sparade semesterdagar inte över- stiga 40. Dagar över 40 skall utbetalas i form av lön senast i februari/mars, året efter det konstaterats att det finns för många sparade dagar. Någon utbetalning av sparade semesterdagar ska heller inte kunna ske om det inte finns sådana dagar registrerade (över 40).
Registeranalys
Registeranalysen visar att det fanns 245 personer med mer än 40 sparade semester- dagar vid årets ingång.
Av dessa har alla utom en fått de överskjutande dagarna över 40 utbetalda som er- sättning under våren.
Verifiering
Verifieringen visar att personen med registrering om mer än 40 sparade dagar har i speciellt avtal fått tillstånd att spara dagar över 40.
Verifieringen visar även att det även finns möjlighet att spara semester i form av timmar utöver sparade semesterdagar.
Kommentar
Det kan ifrågasättas om lokalt avtal som avviker från kollektivavtal överhuvudtaget har rättslig status. Det bör även uppmärksammas att enskilda lokala avtal/överens- kommelser kan ha prejudicerade verkan/effekt på tillämpningen i stort.
Korrekt antal semesterdagar
Kontroll har gjorts av att de anställda har rätt antal semesterdagar (32, 31, 25 eller 0 dagars semester).
Registeranalys
Tabell:
Antal sem dgr Antal personer
0 1 787
25 4 071
31 2 198
32 3 396
Registeranalysen visar att ingen person har uppgift om antal semesterdagar som avviker från lag eller avtal.
Registeranalysen visar vidare att en person (timanställd) född 1981, som inte fyllt 40 år, har en registrering om 31 semesterdagar samt att en person född 1971, som inte fyllt 50 år, har en registrering om 32 dagars semester. Analysen visar även att fyra personer (AB-anställda) som fyllt 40 år bara har 25 dagars semester enligt av- tal.
Två anställda (en PANare och en AB-anställd) har registrering om semester enligt lag med 32 dagars semester.
Verifiering
Verifieringen visar att alla registrerade och aktuella personer vid årets slut har en semesteruppgift i enlighet med kollektivavtalet.
Verifieringen visar även när det gäller de personer (6 st) som har en avvikande upp- gift om semesterdagar i förhållande till ålder har uppgifter som är felaktiga.
Verifieringen visar även när det gäller de två personer (PANare och AB-anställd) som har semester enligt lag med 32 dagars semester, på felaktigheter. För en av personerna är antalet semesterdagar felaktigt, för den andre är angivelsen om se- mestergrupp felaktig.
Kommentar
De sex personer som har felaktiga uppgifter om semesterdagar i förhållande till ål- der bör få sina uppgifter korrigerade.
Den person (PAN-avtalet) som har registrering om semester enligt lag om 32 dagar bör få sin uppgift ändrad till 25 dagar. Den person (AB-anställd) som har registre- ring om semester enligt lag med 32 dagars semester bör få sin semestergrupp (6) ändrad till (1) ”enligt avtal”.
Lön ej utbetald efter anställningens slut
Kontrollen har som syfte att undersöka att lön inte utbetalats efter det att en an- ställning upphört. Normalt sker regleringar av ”komptid”, semesterdagar, sjukdom mm efter anställningens upphörande.
Kontrollmålet kräver en separat analys av PA-systemets löneregister i förhållande till personregisterdelen.
Registeranalys
Kommunens löneenhet har tagit fram en separat förteckning över samtliga personer som avslutat sin anställning under året. Slutdatum för dessa personer har kontrolle- rats mot utbetalning av lön.
Verifiering
Verifieringen visar att 728 personer på ett eller annat sätt avslutat sin anställning under 2012. I stort sett samtliga har i någon form erhållit ersättning efter anställ- ningens upphörande. Detta gäller dock inte lön.
Kommentar Ingen kommentar
Fasta registreringar
Analysen går ut på att kontrollera att s k fasta registreringar finns angivet för alla anställda i systemet och att omöjliga kombinationer av avtal, förmånsgrupp, an- ställningsform inte finns registrerade. Som omöjlig kombination räknas till exempel vikarier med tillsvidareanställning. Att koderna för avtal, förmånsgrupp, anställ- ningsform inte överensstämmer kan exempelvis medföra att en anställning felaktigt
”faller utanför” då beräkning eller sortering görs med hjälp av dessa koder eller att lämnandet av statistiska anställningsuppgifter (ex vis LAS) blir felaktiga. Analysen gäller även semestergrupp.
Registeranalys
Registeranalysen visar på ett antal kombinationer som är tveksamma eller ofull- ständiga.
Avtal Anstform Förmånsgrp Semdgr Semestergrupp
Ant pers
AB-avtalet Heltidsanställd 25 Enligt avtal 1
AB-avtalet Fvt (intermittent arb) Annan arbetstagare 32 Enligt lag intermittenta arb.tag 1
AB-avtalet Tillsvidare Heltidsanställd 25 Intermittenta arbetstagare seml 1
AB-avtalet Uppdragstagare Heltidsanställd 31 Enligt avtal 1
Kontaktperson Värde rapporteras ej Övriga avtal 31 Oberoende uppdragstagare 1
PAN-avtalet Annan arbetstagare 25 Enligt lag 2
PAN-avtalet För viss bestämd arbetsuppgift Annan arbetstagare 32 Enligt lag 1
Tolkar Uppdragstagare Övriga avtal 0 Oberoende uppdragstagare 2
Tolkar Värde rapporteras ej Övriga avtal 0 Oberoende uppdragstagare 1
Uppdragstagare För viss säsong Övriga avtal 25 Med i lönen ingående semesterlön 1
Uppdragstagare Uppdragstagare Övriga avtal 25 Oberoende uppdragstagare 1
Verifiering
Verifieringen visar på kombinationer som är felaktiga/ofullständiga.
Kommentar
Felaktigheterna/ofullständigheterna bör korrigeras
Bilersättning
Kontrollmålet går ut på att kontrollera att alla som erhåller ersättning för körda mil/km i tjänsten erhåller rätt ersättning. Ersättningens storlek styrs normalt av kollektivavtalets resebestämmelser.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det förekommer olika typer av bilavtal.
Tabell: bilavtal/ersättning
Typ Tot ersättn Text Pers/avtal Pers/ersättn
B 651 000 Bilavtal 29 kr/mil 216 132
FAST 1 027 000 Fast bilersättning 80 70
H 59 000 Bilavtal hemtjänst
28:50/mil 243 63
U 0 Bilers skattefria delen 1
2 875 000 Övriga 1 945
Totalt 4 612 000 565 2 210
2 210 personer har någon gång under året erhållit ersättning för körda kilometer i tjänsten. Den samlade kommunala kostnaden uppgår till ca 4 612 000 kronor.
Alla med bilavtal B, med undantag för sju personer har fått ersättning enligt avtalet (2,90/km). De sju som avviker har en blandad ersättning mellan 2,98 ner till 2,86 kr/km).
Den fasta ersättningen (fast bilersättning) per/km varierar mellan 34,53 och 2,77 kronor.
Alla med bilavtal H, utom 14 personer, har fått ersättning i enlighet med avtalet.
Den avvikande ersättningen för 13 av personerna varierar mellan 2,90 och 2,76 kr/km. En person har fått en km-ersättning om 1, 85 kr. Sex personer som borde ha registrering om bilavtal H (fått lönetillägg bilavtal 100:-/mån) saknar detta.
Av ”Övriga” har 1 791 personer fått en km-ersättning om 2,90. Åtta personer har fått en ersättning per km över 3,00 kr. Det högsta km-värdet uppgår till 7,75 kronor.
19 personer har fått en km-ersättning under 2,70 kr. Av dessa har nio fått 1,85 kr/km. En person har en ersättning om 0,95 kr/km.
Verifiering
De med mindre avvikande km-ersättning och bilavtal B har få körda km och de av- vikande värdena är orsakade av öresutjämning.
Fasta bilavtal ger ett fast belopp per månad (717kr/mån) oavsett körsträcka. Ersätt- ningen är skattepliktig. Till den fasta ersättningen kommer en rörlig del om 1,94 kr/km.
De med mindre avvikande km-ersättning och bilavtal H har få körda km och de av- vikande värdena är orsakade av öresutjämning. De sex personer som har angivelse om lönetillägg för bilavtal har inte motsvarande registrering (bilavtal H) för km- ersättning. Km-ersättningen blir då 2,90 kronor.
De personer som har 1,85 som km-ersättning är uppdragstagare som inte begärt mer i ersättning (skattefria delen).
Den personen (kommunchefen) med km-ersättning om 0,95 har ett lokalt avtal om detta.
Tre personer bland ”övriga” har eller har haft ”fast bilersättning”, därav den höga km-ersättningen.
Kommentar
Det bör uppmärksammas att de som har lönetillägg för bilavtal måste ha motsva- rande registrering om bilavtal (hemtjänst 28,50:-/mil) annars blir ersättningen fel- aktig (2,90:-/km).
Löneenheten har uppmärksammat problemet med fast bilersättning och några såd- ana avtal medges inte längre.
Frågan är om inte bilavtal, lönetillägg för bilavtal och km-ersättning bör få en en- hetlig utformning.
Anställda med mycket övertid (ATL-tid)
Syftet med denna analys är att kontrollera förekomsten av anställda med mycket övertid. Vi har inventerat antalet anställda med en registrerad övertid överstigande 300 timmar enligt arbetstidslagen (ATL). Tidigare gränsvärde 200 timmar är bort- tagen. Borttagen är även möjligheten till dispens från gränsvärdet. Nuvarande gränsvärde 350 timmar per år är i egentlig mening ett förbud mot övertid översti- gande gränsvärdet.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 3 anställda med mer än 350 timmars ATL-tid.
Verifiering
En av de personer med mycket ATL-tid är deltidsanställd (städare) där ATL-tiden i huvudsak utgörs av fyllnadstid.
Övriga är tekniker, heltidsanställda inom Teknik- och fritidsförvaltningen där jour/beredskap är vanlig.
Kommentar
Kommunen bör uppmärksamma att det finns tre anställda som har överskridit gränsvärdet för ATL-tid. Då en av dessa är deltidsanställd bör prövas om inte per- sonen borde vara heltidsanställd eller med en mer anpassad sysselsättningsgrad.
Timanställda med övertid
Kontrollmålet går ut på att kartlägga förekomsten av timanställda med övertid (bl a utan fyllnadstid). Kontrollmålet omfattar även andra registreringar avseende ti- manställda.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 146 timanställda personer som har registrerade övertidstimmar. 90 av dessa tillhör hemvårdsförvaltningen (usk, vårdbiträde). De flesta har dock få timmar registrerade.
Ett 10-tal personer har 20 timmar övertid eller fler. Det högsta värdet uppgår till 56 timmar.
Det finns även 73 timanställda med en sysselsättningsgrad om 50 % eller högre. Sex av dessa är AB-anställda och en är uppdragstagare. En av de AB-anställda har en sysselsättningsgrad om 102 %.
13 timanställda har arbetat över 2 000 timmar under 2012. De flesta av dessa är anhörigvårdare eller personliga assistenter (PANare).
Verifiering
Verifieringen visar att övertiden är ett resultat av helgarbete eller tid som fullgjorts efter ett helt arbetspass (8 timmar). I något eller några av fallen är övertiden ett resultat av att tjänstlediga (heltidsanställda) personer arbetat extra (timanställd).
AB-anställda med sysselsättningsgrad större än 0 har även registrering om månads- lön vilket skapar uppgiften om sysselsättningsgrad.
Värdena av arbetade timmar för de som tillhör PAN-avtalet har kontrollerats av biståndsbedömare inom kommunens avdelning för Stöd och Service. Av kontrollen framkommer att en handfull anhörigvårdare PAN och personliga assistenter arbetat något för mycket. Det totala antalet timmar varje brukare är berättigad till (det är många assistenter anställda för varje brukare) når dock inte upp till det totala anta- let beviljade biståndstimmar per individ. Ersättningen följer beslutet/bistånds- bedömningen.
Kommentar
Det kan finnas anledning att inom förvaltningarna att se över förekomsten av ti- manställningar i förhållande till tillsvidareanställning.
De anställda (beredskapsavtalet) med sysselsättningsgrad om 50 % eller mer bör få detta korrigerat till 0. Detta gäller även den uppdragstagare som har sysselsätt- ningsgrad angiven.
Personen med sysselsättningsgrad om 102 % bör få sitt värde korrigerat.
Deltidsanställda med övertid
Kontrollmålet går ut på att kartlägga förekomsten av deltidsanställda med övertid (bl a utan fyllnadstid). Arbete under helger ex vis genererar alltid övertid. Kontrol- len omfattar även andra registreringar avseende deltidsanställda.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 167 deltidsanställda har övertid registrerad. Ett tiotal deltidsanställda har 30 eller fler övertidstimmar registrerade. Det högsta värdet uppgår till 97 timmar.
Analysen visar även att det finns 204 deltidsanställda med en sysselsättningsgrad om 100 %. Registreringarna behöver inte vara från det år som granskningen omfat- tar.
Verifiering
Verifieringen visar att det antingen är fråga om anställda som förändrat sin tjänst- göringsgrad (från heltid till deltid) eller arbetat under helger eller efter ett fullt ar- betspass (8 tim).
De deltidsanställda med sysselsättningsgrad om 100 % har fel registrering (1B).
Registreringen bör vara 1A (heltidsanställda).
Kommentar
De felaktiga registreringarna för deltidsanställda (eg heltidsanställda) med syssel- sättningsgrad om 100 % bör korrigeras.
Komptid (okompenserad övertid)
Kontrollmålet går ut på att redovisa olika värden för komptid.
Registeranalys
2 666 personer har en registrering om komptid vid årets slut. Det samlade värdet för komptid uppgick vid årsskiftet 2012/2013 till 48 313 timmar vilket motsvarar ca 26 årsarbetare. Av de med registrerad komptid har 8 personer över 200 timmar.
Det högsta värdet är 512 timmar.
Analysen visar att det samlade värdet för komptid ökat under året.
Vid motsvarande granskning 2006 var komptidsvärdet 2005-12-31, 66 600 timmar och per 2006-06-30 ca 62 400 timmar att jämföra med 2002 då saldot var ca 92 000 timmar.
Verifiering
Värdena är ett resultat av arbetad fyllnads-, enkel- eller kvalificerad övertid.
Halmstads kommun har inga specifika regler för komptid. Delar av komptidsvärdet kan vara ett resultat av inarbetad tid långt tillbaka i tiden.
Kommentar
För att få ner komptidsvärdena är det lämpligt att fastställa med precisa regler om intjänande/uttag med giltighetstider, ev förekomst av negativ komptid osv.
Lönetillägg
Kontrollmålet har som syfte att undersöka förekomsten av lönetillägg och att tilläg- get inte ligger kvar/utbetalas efter förordnandets slut. Normalt avser lönetillägg någon form av mer tillfälligt uppdrag/arbetsuppgift/ansvar. Kommunen har flera olika typer (7 st) av lönetillägg.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 375 personer har ersättning för någon typ av lönetillägg.
Det förekommer att anställda har upp till tre olika lönetillägg.
Analysen visar vidare att ingen anställd har ett lönetillägg där slutdatum för tilläg- get passerats.
80 personer (aktuella inom hemtjänst) har registrering om lönetillägg med 100 kronor per månad för bilavtal hemtjänst. Sex personer (av de 80) har registrering om lönetillägget utan att har registrering om bilavtal. 243 anställda har registrering om ”bilavtal hemtjänst 28:50/mil”.
Verifiering
Verifieringen visar att det missas i kopplingen mellan relationen lönetillägg och ersättningen för bilavtal (28,50 kr/mil). Detta har medfört att de som fått km- ersättning fått felaktig ersättning (29:00 kr/mil).
Kommentar
Ev bör justering av km-ersättningen ske för de anställda med lönetillägg bilavtal (100:-/månad) då de erhållit en felaktig (något för hög) km-ersättning.
Frågan är om inte en enhetlig km-ersättning, utan lönetillägg, för alla som använder bil i tjänsten vore att föredra.
Anställda med heltidstjänst som arbetat fyllnadstid
Analysen har som mål att inventera omfattningen av heltidsanställda med registre- rad fyllnadstid (mertid) och i så fall anledningen till detta. Normalt ska inte heltids- anställda registrera fyllnadstid. Undantag finns dock. Enligt AB utgår enbart fyll- nadstid vid utbildning utanför ordinarie arbetstid även för heltidsanställda. Vid speciella lokala överenskommelser kan enbart fyllnadstid utgå till heltidsanställda.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns ca 1 200 heltidsanställda som någon gång under året registrerat fyllnadstid. Av dessa har drygt 100 st över 50 timmar. Det högsta värdet är 250 timmar.
Verifiering
Ett representativt urval av anställda har kontrollerats. Kontrollen visar att det ute- slutande är fråga om personer som tidigare under året arbetat deltid men senare gått upp på heltid. Det förekommer även heltidsanställda som under partiell tjänst- ledighet arbetat extra. I några fall är det fråga om utbildning utanför ordinarie ar- betstid.
Kommentar Ingen kommentar
Höga löner
Analysen går ut på att ta fram alla personer med en lön överstigande 40 000 kronor per månad och analysera lönebeloppen i förhållande till sysselsättningsgrad och befattningskategori.
Registeranalys
Analysen visar att ca 197 personer har månadslön över 40 000 kronor.
En personlig assistent (PAN) har en uppgift om månadslön om 174 900 kronor per månad.
Tre anställda har en befattningsbenämning som indikerar att lönebeloppet inte stämmer (skolvaktmästare). En av dessa är en tidigare lärare.
För övrigt är det fråga om personer som har befattningsbenämningar (förvaltnings- chefer, rektorer, skolläkare och chefer av olika slag) där lönen normalt är hög.
Verifiering
Verifieringen visar att den PANare med hög lön, fått sin timersättning multiplicerad med arbetade timmar (165) per månad, överförd som månadslön med tillägg av en 0:a (17 460:- har blivit 174 600:-).
Felaktigheten har dock inte resulterat i någon utbetalning i form av lön. Lönebelop- pet är ett registrerings-/handhavande fel.
De skolvaktmästare som har en lön överstigande 40 000 kronor per månad har ett timersättningsavtal där timlönen uppräknat till heltid ger månadslönen. En av dessa (f d lärare) har tjänstgjort drygt 400 timmar.
Kommentar
Månadslönen för den PANare som har en felaktigt uppräknad timersättning bör korrigeras.
Timanställningar i samband med bl a pensionering bör få en ersättning som svarar mot tjänstens innehåll och ansvar.
Låga löner
Analysen går ut på att ta fram de eventuella personer som är registrerade med en lön under fastställd lägsta lön enligt kollektivavtal (16 720:-/månad, 19 år eller äldre) samt analysera lönebeloppen i förhållande till sysselsättningsgrad och befatt- ningsbenämning mm.
Analysen har även omfattat PAN-avtalets timlöner. Lägsta avtalad timlön är fr o m 2012-09-01, 101,32 kronor.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns drygt 200 personer med en lön under 16 720 kronor per månad. Många är under 19 år Av de 200 finns många inom Beredskaps-
avtalet eller är uppdragstagare eller sommarvikarier. Ett tjugotal AB-anställda har en lön under 16 720:-/månad.
Analysen visar även att nio PAN-anställda har en timlön som är lägre än 101,32.
Verifiering
Verifieringen visar att det finns ett drygt 10-tal anställda med en lön lägre än 16 720:-/månad som är 19 år eller äldre som borde ha lön över gränsvärdet. Samt- liga är timavlönade och AB-anställda.
Kommentar
De som har en lön lägre än 16 720 kronor/månad och är AB-anställda, 19 eller äldre bör få sin lön korrigerad och eventuellt retroaktivt reglerad.
De PAN-anställda som har en timlön som är lägre än 101,32 bör få sin lön korrige- rad och eventuellt retroaktivt reglerad
Negativa värden
Kontrollmålet går ut på att kontrollera förekomsten av negativa värden. Det är inte ovanligt i kommuner och landsting/regioner att det förekommer negativa ackumu- lerade värden, ex vis komptid (uttag i förtid).
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns två anställda med negativt registrerad ATL-tid.
22 personer har registrering om negativt komptidsrestvärde (värde vid årets slut).
Ca 30 personer har registrering om negativt värde avseende betalda semesterdagar restvärde, mer än -15 dagar.
Tre personer har negativt restvärde avseende sparade semesterdagar Sex personer har negativt restvärde sparade semestertimmar.
En person har negativt värde uttagna semesterdagar.
En person har negativt värde övertid.
Verifiering
Verifieringen påvisar i de flesta fall ett värde av tid, dagar eller timmar under 2012 som på något sätt inte är korrekt. I en del fall har korrigering av felaktighet under 2011 skett under 2012 och på så sätt gett upphov till ett negativt värde.
Kommentar
De felaktiga värdena bör i de fall där de antingen transporteras mellan åren eller
Ej rätt till övertid med övertid
Analysen har som mål att undersöka att personer som ej har rätt till övertidsersätt- ning ej heller erhåller detta.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 2 589 personer som har sin övertid bortför- handlad eller av andra skäl (förtroendevalda, uppdragstagare mm) inte har rätt till övertid (registrering = 0).
Verifiering
Verifieringen visar att det inte finns någon person med övertid som enligt registre- ring (0) inte heller ska ha det.
Kommentar Ingen kommentar
Förtroendevalda
Syftet med kontrollmålet är att kontrollera att samtliga förtroendevalda har samma registreringar.
Registeranalys
Registeranalysen visar att i lönesystemet finns 314 förtroendevalda registrerade.
Av dessa har fyra en avtalstext som säger att de är uppdragstagare. En förtroende- vald har registrering om ATL-tid och övertid.
Verifiering
Verifieringen visar att registreringarna av förtroendevalda som uppdragstagare är felaktiga.
Den förtroendevalda med registrering om bl a övertid är anställd inom kommunen.
Övertidsuppgifterna avser anställningen.
Kommentar
De avvikande (uppdragstagare) registreringarna för fyra förtroendevalda bör korri- geras.
Övrigt
Registeranalys
Registeranalysen visar att en person har ett anställningsdatum som är detsamma som de första sex siffrorna i personnumret (61xxxx).
Analysen visar vidare att en PANare har en registrering om övertid. En PANare har en felaktig registrering av titel.
Verifiering
Registeranalysens uppgifter om övertid och titel är felaktiga.
Kommentar
De felaktiga registreringarna bör korrigeras.
