riksarkivet@riksarkivet.se Avdelningen för offentlig informationshantering
Enheten för utredning och utveckling
Riksarkivets remiss angående förslag till nya föreskrifter
(Dnr RA 29-2018/4422)
Sammanfattning
Bolagsverket är huvudsakligen positivt till Riksarkivets förslag till ny föreskrift men lämnar följande synpunkter över sådant som verket tycker Riksarkivet behöver förtydliga.
• Föreskriften behöver bli tydligare avseende vad myndigheterna ska göra och pröva innan gallring kan ske.
• Särskilt urkundsbegreppet behöver tydliggöras.
• Allmänna rådet i 3 kap. 4 § behöver tydliggöras.
1 Inledning
1.1 Disposition
Dispositionen för Bolagsverkets yttrande är att först ta upp några generella synpunkter och därefter redogöra för synpunkter enligt föreskrifternas disposition paragrafvis. Bolagsverket kommer därefter redogöra för några konsekvenser för Bolagsverket.
2 Generella synpunkter
2.1 Kommande vägledning och dylikt
Inledningsvis vill Bolagsverket säga att eftersom remissmaterialet inte inbegriper information om innehåll och utformning av t.ex. en vägledning finns en viss risk för att Bolagsverket ovetande om detta lämnar synpunkter med härledning från den
förutsättningen. Bolagsverket ber Riksarkivet i förekommande fall att ha överseende med det.
2.2 Struktur
Bolagsverket tycker att nuvarande disposition av innehållet i föreskriften på sina ställen tenderar att ge ett splittrat intryck och funderar över om pedagogiken vinner på att innehållet i vissa av paragraferna flyttas ihop (se nedan där detta närmare kommenteras
paragrafvis). Bolagsverket tror att en omdisponering skulle ge en bättre och mer samlad helhet samt en mer samlad och pedagogisk presentation framför allt avseende vad
myndigheterna självständigt ska göra och pröva för att kunna gallra pappersdokument efter skanning.
2.3 Förslaget i förhållande till andra bestämmelser
I nuläget gallrar Bolagsverket bl.a. pappershandlingar från avtal1 och årsredovisningar från aktiebolag2 efter en 10-årsperiod. I enlighet med beslutad RA-MS kan pappershandlingar för årsredovisningar gallras efter att de har skannats in som svartvita elektroniska kopior.
Bolagsverket har noterat att det av den föreslagna föreskriftens 3 kap. 1 § framgår och får förstås tydliggörs att statliga myndigheter får gallra handlingar i enlighet med och endast utifrån befintliga föreskrifter och beslut rörande arkivområdet. Mot bakgrund av att Bolagsverket gallrar urkunder med stöd av andra föreskrifter än den nu föreslagna, med t.ex. endast krav på svartvit skanning, tycker verket dock att det skulle vara bra om Riksarkivet kan uttala sin syn på tillämpningen över den nu föreslagna föreskriften i förhållande till andra av Riksarkivets föreskrifter och myndighetsspecifika beslut i förhållande till förslaget, dvs. om tanken är att de ska löpa på obehindrat av de nya föreskrifterna.
3 Synpunkter paragrafvis
3 kap. Gallring
2 § I föreskriften hänvisas till 4 kap. 3 § Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. I sammanhanget har Bolagsverket dock noterat att bestämmelsen respektive allmänna rådet i 4 kap. 3 § därefter ändrats vid två från varandra separata tillfällen vilket väl bör framgå av hänvisningen.3
3 § Bolagsverket har noterat att föreskrifter avseende förlust av betydelsebärande information
behandlas i två paragrafer, dvs. både i 3 kap. 3 § och 6 §. Bolagsverket tycker att det ger ett splittrat intryck och att det skulle vara bättre att samla föreskrifter och allmänna råd avseende detta i en enda paragraf för att ge en bättre helhet.
4 § Gränsdragning avseende urkundsbegreppet
Av punkt 1 framgår att urkunder är undantagna myndigheters möjligheter att självständigt gallra pappershandlingar efter skanning med stöd av förevarande föreskrift.
1 Med stöd av föreskrifter (RA-FS 1997:6) om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse.
2 Enligt Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS 2013:32) om återlämnade och gallring hos Bolagsverket.
3 Föreskrifter (1997:4) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter.
Föreskrifter (2019:2) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter.
De handlingar som behöver lämnas in som originalhandlingar i ärenden och som
förekommer med stor frekvens hos Bolagsverket är bl.a. namnnunderskrift i anmälan för samtliga företagstyper, bankintyg, namnteckningsprov, fullmakter, medgivande,
revisorsintyg, fastställelseintyg, intyg, särskilda förhållanden i ek. plan, garantiförbindelse, registreringsbevis, konkursfrihetsbevis i filialer, alla underskrifter i filial- ärenden och vidimering av passkopior.
Bolagsverket kommer till följd av förslaget behöva värdera hur verket ska se på de ovan uppräknade originalen samt avgöra vilka av dessa som utgör just urkunder. Urkunder kan så vitt Bolagsverket erfar vara t.ex. protokoll, kontrakt/avtal och intyg.4 För vissa
urkundstyper ser Bolagsverket inte något problem med att göra den värderingen medan det för andra typer framstår som mindre klart i vilken mening ett dokument utgör en urkund.
Även om rekvisiten skulle visa sig vara uppfyllda för en dokumenttyp och därför bedömas som en urkund, kan syftet och nyttan med att inte kunna gallra dokumenttypen underblåsa en osäkerhet om hur värderingen ska ske. Den allmänna preskriptionstiden är 10 år och torde innebära att många urkunder kan gallras efter det eftersom det allmännas behov att styrka sin rätt då normalt sett har beaktats. Sannolikt bör en del urkunder som spelat ut sin roll tidigare än en 10-årsperiod också kunna gallras tidigare än så.
Mot denna bakgrund tror Bolagsverket att det kommer uppstå ett behov av att närmare förstå var gränsdragningen till urkundsbegreppet ligger. Bolagsverket tycker därför att Riksarkivet bör ge myndigheter klargörande vägledning om det. Det skulle också vara bra om föreskriften kunde ges någon mer information i denna riktning.
Myndigheters självständiga prövning
Riksarkivet har tidigare i annat sammanhang fört fram synpunkter om att myndigheter inte utför gallring av handlingar på sätt som avsetts.5 Det har också framkommit att
myndigheter upplever att det är svårt att förstå och tillämpa regler om gallring.
Bolagsverket tycker därför att den prövning som myndigheter självständigt ska utföra enligt bl.a. 3 § arkivlagen bör få en mer central plats i föreskriften och därför placeras i en egen paragraf (jmf. nuvarande placering i punkt 2). Bolagsverket är medvetet om att det finns begränsningar över vad som kan framgå och föreskrivas om i en föreskrift samt att viss information bättre passar att framgå av t.ex. en vägledning. Bolagsverket tycker dock mot nämnda bakgrund att huvuddragen av hur prövningen ska gå till bör framgå av en sådan paragraf, dvs. hur myndigheter ska pröva förutsättningarna för gallring av
pappersdokument efter skanning. För detta sammanhang, se även Bolagsverkets kommentar under 3 kap. 7 §.
Allmänna rådet
Bolagsverket tycker innebörden av det allmänna rådet är oklart och att Riksarkivet behöver klargöra vad det tar sikte på då det hänvisas till: handling innehållande vissa formkrav såsom egenhändigt undertecknande, handling med annat bevisvärde och gallringsfrister och behov av åtkomst till originalhandlingar där särskilt också just avtal och fullmakter (som ju just typiskt sett är urkunder), tas upp som exempel.
4 Enligt definition i 14 kap. 1 § brottsbalken (1962;700), jmf. prop. 2012/13:74 s. 43 och 69, Förfalsknings- och sanningsbrotten.
5 Se Riksarkivets Diarie nr: RA 22-2018/11457 Remiss angående förslag till nya föreskrifter.
6 § Mot bakgrund av att gallringsbestämmelser tenderar att missförstås tycker Bolagsverket det är av stor vikt att föreskrifter om gallring i möjligaste mån tar sikte på att undvika
oklarheter. Mot denna bakgrund undrar Bolagsverket över lokutionen ”innan gallringen verkställs”. Bolagsverket tycker att en sådan skrivning tenderar att föra tanken till
tidpunkten för det praktiska utförandet, dvs. till när själva skanningen ska ske. Bolagsverket funderar dock över om det kan vara så att avsikten istället är att myndigheter ska ha
implementerade rutiner för denna kontroll. Om avsikten med föreskriften är att myndigheter ska ta fram rutiner för kontroll och att myndigheter ska vägledas om hur kontrollen ska genomföras tycker Bolagsverket att det är bättre att just dessa saker framgår bättre.
Bolagsverket tycker att det skulle bli en bättre helhet om föreskrifter om
informationsförlust förekom i en och samma paragraf och undrar om detta kan samskrivas istället för att ha två föreskrifter om det; 3 kap. 3 § och 6 § (se även kommentaren ovan under 3 kap. 3 §).
7 § Även här funderar Bolagsverket över lokutionen ”innan gallring verkställs”. När det skrivs så uppfattar Bolagsverket en tendens att olika beaktandena sker som separata händelser från varandra. Bolagsverket tycker att den prövning som myndigheterna ska göra om möjligt bör finnas samlad i en och samma paragraf (se Bolagsverkets kommentar ovan under 3 kap. 4 § sista stycket) eller att prövningen i vart fall framgår i ett mer logiskt sammanhang.
4 Konsekvenser
4.1 Undantaget med urkunder
Bolagsverket har utifrån förslaget övervägt en hantering som skiljer ut urkunder från övriga handlingar för att på så sätt kunna gallra handlingar som inte är urkunder. Bolagsverket har i detta kommit fram till att verket inför ett sådant övervägande först behöver göra en gallringsutredning och gallringsvärdering för att närmare kunna utröna de praktiska möjligheterna för en sådan hantering samt också värdera en sådan uppdelnings nyttovinster. I detta sammanhang behöver Bolagsverket också väga in möjligheten att lämna in framställan till Riksarkivet om gallring av urkunder och fundera över hur detta kan påverka hanteringen. Det är också troligt att en gallringsutredning kommer visa att
dokument behöver särskiljas på olika sätt oavsett aktuellt förslag (t.ex. på grund av olika gallringsfrister).
4.2 Kvaliteten vid skanning
En fråga som uppstått för Bolagsverket är om Bolagsverket kan uppfylla de krav på kvalitet som föreskriften uppställer. Det har visat sig att när en kund lämnat in en passkopia med dåligt bildkvalitet till Bolagsverket så har det uppstått vissa svårigheter att från den skanna en bra färgkopia. Den elektroniska kopian har då blivit av synbart sämre kvalitet än den redan dåliga passkopian som skickats in till Bolagsverket. Problemet har dock minskat efter vissa justeringar av skannrarna.
Bolagsverket kan konstatera att verket har en skanningslösning som är högt rankad på området men trots detta inte kan prestera ett fullständigt felfritt skanningsresultat.
Eftersom föreskriften ställer höga krav på att skanningen fullständigt ska avbilda
pappershandlingarna behöver Bolagsverket beakta detta innan Bolagsverket kan tillämpa föreslagna föreskrifter. Bolagsverket funderar också i detta sammanhang över hur andra myndigheter kan uppfylla kvalitetskraven.
4.3 Ökande kostnader för skanning
Idag använder Bolagsverket nästan uteslutande svartvit skanning. En färgskanning tar upp ungefär fem gånger så mycket plats än en svartvit skanning. Bolagsverket kommer därför få motsvarande ökade kostnader för att skanna dokument med färg.
Detta yttrande har beslutats av generaldirektören Annika Stenberg. I den slutliga handläggningen har också direktören Inga Otmalm, stf. chefsjurist Lena Göransson Norrsjö och arkivarien Sigrid Marvik deltagit. Föredragande har varit verksjuristen Erika Levin.
Annika Stenberg
Erika Levin
