Trio Present Staff Client for Web Browsers

(1)

Användarmanual

Trio Present Staff Client for Web Browsers

PresentOffice 3.3-0

(2)

Dokumentation: Bodil Steen Ändringsdatum: 2005-06-02

Trio AB Box 6795

SE-113 85 Stockholm Sweden

Telephone: +46 (8) 457 30 00 Fax: +46 (8) 457 31 00 www.trio.com info@trio.com

(3)

Innehållsförteckning

Introduktion 1

Om Trio Present Staff Client for Web Browsers...1

Att komma igång 2

In- och utloggning...2

Logga in...2

Logga ut...3

Min startsida och ikoner...3

Min startsida i Staff Client...3

Förteckning över symboler och ikoner i Staff Client ...4

Frånvarobesked 5

Om frånvarobesked ...5

Visa frånvarobesked...6

Frånvarosymboler ...8

Snabbknappar ...8

Nytt frånvarobesked ...8

Ta bort frånvarobesked ...9

Ändra inlagda frånvarobesked ... 10

Flera samtidiga frånvarobesked ... 10

Söka användare 11

Om att söka användare... 11

Snabbsökning... 11

Sökning på namn... 12

Sökning på organisation ... 13

Avancerad sökning... 13

Sökbegrepp vid avancerad sökning... 15

Alla uppgifter ... 16

Sekreterarservice... 16

Kolumninställningar i listan med sökresultat... 17

Meddelanden 18

Om meddelanden... 18

Tillgängliga meddelandesystem ... 18

Skicka meddelanden... 18

Sändningsalternativ ... 19

Utforskaren 20

Om Utforskaren ... 20

Organisationsträdet ... 21

Informationsträdet ... 21

(4)

Om vyn Inställningar ... 23

Lösenord... 23

Meddelandekanaler... 24

Snabbknappar ... 24

Personliga telefoninställningar... 26

Tilläggsfunktionalitet 27

Röstbrevlåda... 27

Inställningar för röstbrevlåda... 27

Lyssna på röstmeddelande ... 27

Vidarebefordra röstmeddelande till en annan anknytning... 28

Spara röstmeddelande... 28

Radera röstmeddelande ... 28

Skicka SMS ... 28

Ringa upp användare... 29

Vidarekoppling... 30

Telefonbok ... 30

Utökad sökfunktionalitet... 31

ii • Innehållsförteckning Trio Present Staff Client for Web Browsers

(5)

Introduktion

Om Trio Present Staff Client for Web Browsers

Välkommen till Trio Present Staff Client for Web Browsers!

Applikationen är avsedd för frånvaro- och meddelandehantering och är utvecklad speciellt för kontorsmiljöer. Applikationen, som fortsättningsvis kallas Staff Client, är en så kallad

klientapplikation och är avsedd för MS Internet Explorer 5,5 och senare versioner, i Windows- miljö.

Staff Client erbjuder följande tjänster:

• Frånvarohantering. Med denna tjänst anger du som användare om du är på plats eller om du är på möte, tjänsteresa mm. Du kan också ange om du är tillgänglig på annan plats och när du beräknar vara tillbaka.

• Söka andra användare. Du kan söka användare, som finns registrerade i systemet, på bland annat namn, organisatorisk tillhörighet och arbetsuppgifter

• Meddelandehantering. Med Staff Client kan du skicka textmeddelanden till andra

registrerade användare eller till telefonisterna. Meddelandet kan exempelvis väljas att levereras som Presentmeddelande, e-post eller SMS.

Beroende på hur systemet och hur det är konfigurerat, har Staff Client for Web Browsers även följande funktioner:

• Voicemailhantering. Hantera dina voicemail-inställningar och din röstbrevlåda. Se

“Röstbrevlåda” på sidan 27.

• SMS till valfritt nummer. Se “Skicka SMS” på sidan 28.

• Click to call. Ring till andra användare i Present-systemet med hjälp av din Staff Client for Web Browsers client. Se “Ringa upp användare” på sidan 29.

• Vidarekoppling. Använd Staff Client for Web Browsers till att vidarekoppla din anknytning.

Se ”Vidarekoppling” på sidan 30.

• Telefonbok. Se ”Telefonbok” på sidan 30.

• Utökad sökfunktionalitet. Se ”Utökad sökfunktionalitet” på sidan 31.

(6)

Att komma igång

In- och utloggning

Logga in

När du skriver in adressen (som du får av systemadministratören) till Staff Client i din webbläsare visas inloggningsrutan.

Inloggningsfönstret

1. Ange användarnamn och lösenord. Dessa får du av systemadministratören. Lösenordet kan du dock själv ändra när du väl är inloggad i systemet. Se “Lösenord” på sidan 23.

2. Klicka på OK.

Observera: Om din Staff Client använder MS Windows^® lösenord för automatisk inloggning kommer denna inloggningsdialog inte att visas.

Fel vid inloggningen

Om du skrivit in fel namn eller lösenord vid inloggningen visas följande dialog:

Autentiseringsfel – fel vid inloggningen i systemet

2 • Att komma igång Trio Present Staff Client for Web Browsers

(7)

Klicka på OK och gör ett nytt försök att logga in. Om även detta försök misslyckas, kontakta systemadministratören.

Logga ut

För att logga ut, klicka på Logga ut i huvudmenyn. Bekräfta genom att klicka på OK i dialogen som visas.

Min startsida och ikoner

Min startsida i Staff Client

Från Min startsida kan du öppna de olika vyer i Staff Client där du bl a kan söka i Present- systemet efter användare och information samt styra när och var du vill bli nådd. Du kan även skicka meddelanden samt göra inställningar för egna meddelandekanaler som du vill att dina inkommande meddelanden ska skickas till.

Min startsida visas när du loggat in:

Min startsida

Från startsidan kan du:

• Lägga in ett nytt frånvarobesked, se ”Nytt frånvarobesked” på sidan 8.

• Söka efter andra användare i systemet, se ”Söka användare” på sidan 11.

• Bläddra i organisations- och informationsträden i Utforskaren, se ”Utforskaren” på sidan 20.

(8)

Förteckning över symboler och ikoner i Staff Client

Frånvarosymboler

Symbol Beskrivning Symbol Beskrivning

Deltid Semester

Gått för dagen Sjuk

Lunch Tjänsteresa

Övrigt Tjänsteärende

Sammanträde Tillfälligt ute

Övriga symboler

(visas bredvid en abonnent i ett sökresultat) Telefon. Abonnentens telefon är

öppen och denne antas kunna nås per telefon.

Skicka meddelande. Klicka för att skicka ett meddelande till abonnenten via en av meddelandekanalerna Visa alla uppgifter. Klicka för

att visa alla uppgifter om en abonnent.

Stängd telefon. Abonnentens telefon är stängd.

4 • Att komma igång Trio Present Staff Client for Web Browsers

(9)

Frånvarobesked

Om frånvarobesked

Frånvarobeskeden i Staff Client visar en användares närvarostatus. Frånvarobeskeden finns listade i

"

(10)

Frånvarosymboler" på sidan 8.

Du anger din närvarostatus genom att lägga in frånvarobesked i systemet på samma sätt som du normalt lägger in bokningar i ett kalendersystem; datum och tid indikerar när din frånvaro börjar och startar. Men frånvarobesked är mer än närvarostatus, de styr även vart dina telefonsamtal går under tiden du är borta.

Med Staff Clients beskedshantering kan du, förutom att se dina egna och andras frånvarobesked också:

• lägga in, ändra samt ta bort frånvarobesked.

• lägga in flera frånvarobesked som löper samtidigt.

• lägga in kompletterande information.

Visa frånvarobesked

Du kan visa dina och andra användares frånvarobesked från flera programfönster:

Egna frånvarobesked

Dina egna frånvarobesked kan du se och hantera från både Min startsida och Utforskaren.

Min startsida — Eget aktivt frånvarobesked

6 • Frånvarobesked Trio Present Staff Client for Web Browsers

(11)

Utforskaren — Eget aktivt frånvarobesked saknas, användaren är närvarande

(12)

Frånvarosymboler

Följande ikoner används som symboler för olika frånvarobesked. Se även fullständig

symbolförteckning i avnsittet “Förteckning över symboler och ikoner i Staff Client” på sidan 4.

Deltid Semester

Gått för dagen Sjuk

Lunch Tjänsteresa

Övrigt Tjänsteärende

Sammanträde Tillfälligt ute

Snabbknappar

Snabbknapparna visas i sektionen Snabbval på vyerna Min startsida och Utforskaren.

En snabbknapp är en genväg till sparade inställningar för en vald typ av frånvarobesked. Du kan till exempel skapa en snabbknapp för frånvarobeskedet ”Lunch” med en förinställd inställning för varaktighet och inställningar för vart dina samtal ska gå medan du är och äter. Se avsnittet

“Snabbknappar” på sidan 24.

När du väl har skapat en snabbknapp, lägger du enkelt in ett nytt frånvarobesked genom att bara klicka på snabbknappen.

Nytt frånvarobesked

Så här väljer du ett nytt frånvarobesked bland de fördefinierade alternativen:

1. Från Min Startsida, klicka på Nytt frånvarobesked.

Du kan även lägga in nya frånvarobesked från Utforskaren. Klicka på Frånvarobesked i den vänstra ramens trädstruktur och klicka därefter på Nytt frånvarobesked under ditt namn i den högra ramen. Följ sedan stegen nedan.

(13)

Vyn för Nytt frånvarobesked

2. Välj en frånvaroorsak ur listrutan med frånvaroorsaker (klicka på listrutans pil för att visa hela listan).

3. Välj start- respektive sluttid. Du kan skriva in datum manuellt, men när du klickar i något av datumfälten visas även en kalender där du kan klicka på önskat datum. När du klickat på ett datum stängs kalenderfönstret automatiskt.

Kalendern i Nytt frånvarobesked. Du navigerar i kalendern med hjälp av pilarna vid sidan om månadens namn. < och > flyttar en månad bakåt respektive framåt i tiden medan << och >> gör motsvarande med år.

4. Välj från listboxen Telefonbehandling hur dina samtal ska hanteras medan frånvarobeskedet är aktivt.

5. Det är valfritt att fylla i fälten Passning och Fritext. Texten du skriver i fältet Fritext visas i sökresultat, men texten i Passning visas endast för telefonister.

6. Välj om du vill att telefonen ska öppnas automatiskt när du återkommer; bocka i så fall för kryssrutan ”Öppna telefonen automatiskt”.

7. Om du vill kan du spara inställningarna för frånvarobeskedet som en snabbknapp. Bocka i så fall i kryssrutan Snabbknapp med namnet och ge knappen ett beskrivande namn.

8. Klicka på Spara.

Ta bort frånvarobesked

För att ta bort frånvarobeskedet manuellt, gör så här:

(14)

Min Startsida med med ett aktivt respektive ett framtida frånvarobesked.

2. Klicka på Ta bort aktivt frånvarobesked (för aktiva frånvarobesked) eller Ta bort (för framtida frånvarobesked) vid det frånvarobesked du önskar ta bort.

3. Bekräfta genom att klicka på OK.

Ändra inlagda frånvarobesked

För att ändra frånvarobesked, gör så här:

1. Gå till Min Startsida.

Min Startsida med med ett aktivt respektive ett framtida frånvarobesked.

2. Klicka på Ändra… vid det frånvarobesked du önskar ändra. Ersätt de gamla uppgifterna i dialogrutan med de nya. (Se informationen under ”Nytt frånvarobesked” på sidan 8.) 3. Spara de nya uppgifterna genom att klicka på Spara.

Flera samtidiga frånvarobesked

Staff Client ger möjlighet att lägga in flera samtidiga, parallellt löpande, frånvarobesked. Men oftast kan bara ett besked anges i taget – som i Alla uppgifter-fönstret eller vid röstbesked.

Då gäller följande prioritet:

• Frånvaro har företräde framför närvaro.

• Frånvarobeskedet med den längst varande aktualitetstiden har företräde.

Exempel 1: Du är på tjänsteresa en dag , är åter på din arbetsplats nästa dag, och har lunch mellan 12 och 13. Ett samtal till dig under lunchtid kommer att få röstbeskedet att du arbetar hemifrån och är åter dagen därpå.

Exempel 2: Du lägger först in ett frånvarobesked om sammanträde 3 timmar från 10.00 till 13.00. Dessutom lägger du in en lunch mellan 11.00 och 12.00. Ett samtal till dig under lunchtid kommer att få röstbeskedet att du är på sammanträde och träffas åter 13.00.

(15)

Söka användare

Om att söka användare

Det finns flera sätt att söka användare i Staff Client:

Varifrån? Hur då?

Se “Snabbsökning” på sidan 11.

Avancerad sökning på

Min startsida Se “Avancerad sökning” på sidan 13.

Vill du göra en sökning på endast namn eller organisation, se "Snabbsökning" på sidan 11.

Om du däremot vill söka användare men inte känner till personens namn eller organisation kan du använda den mer detaljerade Avancerad sökning. Här kan du göra kombinerade sökningar med följande sökbegrepp :

• För- och efternamn

• Anknytning

• Organisation

• Kundgrupp

• Titel

• Ärende (beskriver användarens handläggnings- och/eller kompetensområde)

• Rum

• Passningsställe (anknytning/telefonnummer som en uppringande person kan lämna meddelande på)

• Mobiltelefon

Staff Client har dessutom ett antal extrafält som ditt företag kan använda för att lägga in andra tänkbara sökbegrepp, som till exempel bostadsadress eller hemtelefon.

Snabbsökning

I Staff Clients snabbsökningsfält, som är nåbart från alla vyer, kan du söka användare på namn och organisation.

Snabbsökningsfältet

• Vid sökning på namn anges detta i sökfältet enligt formen

(16)

• Vid sökning på organisation använder du punkt i ditt sökbegrepp. Organisationen skrivs in i sökfältet enligt formen

{punkt} {organisation}

För sökning där du kan kombinera flera sökbegrepp, se "Avancerad sökning" på sidan 13.

Gör så här för att utföra en snabbsökning:

1. Skriv in ditt sökbegrepp i snabbsökningsfältet enligt instruktionerna i "Sökning på namn",

"Sökning på organisation" eller Sökning med jokertecken".

2. Tryck Retur. Sökresultatet visas i en lista.

Du har nu följande valmöjligheter:

• Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du o se användarens alla uppgifter?

Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad.

o skicka ett meddelande till användaren?

Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad.

• Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns överst i listan med sökresultatet. Se även “Kolumninställningar i listan med sökresultat” på sidan 17.

• Vill du istället göra en avancerad sökning? Klicka på ”Avancerad sökning” högst upp på sidan. För att läsa mer om detta, se “Avancerad sökning” på sidan 13.

Med Staff Clients sökfunktion behöver du inte skriva in ett fullständigt namn eller organisation för att få tag på önskad användare. Oftast räcker det med några tecken. Finns flera användare som passar in på din sökning så listas alla träffar i fältet under sökfältet.

Sökning med jokertecken

Du kan använda dig av jokertecken i din sökning:

• Frågetecken (?) representerar ett tecken i den position som du skriver in den.

• Procenttecken (%) eller asterisk (*) representerar okänt antal tecken.

Sökning på namn

Om du ska söka efter Conny Johansson kan du, beroende på hur mycket uppgifter du har om personen, exempelvis använda dessa alternativ:

Text i sökfönster Kommentar Johansson,Conny

Joh, Conny Om du kanske är osäker på om efternamnet är Johannesson eller Johansson

%son Conny I exemplet här vet du kanske bara att personen har ett son-namn i efternamn

Johansson ?onny Frågetecknet representerar en bokstav. Du kanske tvekar mellan förnamnen Ronny, Conny och Sonny

Johansson ????? Du vet att förnamnet innehåller högst fem bokstäver.

Johansson Listar alla Johansson J,C

J C Listar alla med efternamn som börjar på J och förnamn på C ,%y Du känner bara till att förnamnet slutar på y

,Conny

Conny Om du glömt efternamnet.

12 • Söka användare Trio Present Staff Client for Web Browsers

(17)

Sökning på organisation

Genom att börja ditt sökbegrepp med en punkt anger du att du söker på organisationstillhörighet.

Precis som vid namnsökning får du träffar på alla användare där din sökterm ingår som del av (organisations)namnet:

Text i sökfönster Kommentar .sales ger träffar på exempelvis

Sales Europe Sales manager Sales promotion

.s ger träffar på exempelvis

Sales

System development Support

Avancerad sökning

Gör så här för att göra en avancerad sökning:

1. Klicka på Avancerad sökning högst upp i Staff Client fönstret. Vyn för Avancerad sökning öppnas:

Vyn för Avancerad sökning i Staff Client

2. Fyll i värden i sökfälten: vyn Avancerad sökning har flera sökfält som kan användas var för sig eller i kombination med varandra. Den text du anger i sökfälten till vänster kommer att sökas efter i de fält som du väljer i listrutorna till höger.

Läs avsnittet “Sökbegrepp vid avancerad sökning” på sidan 15 för information om hur skriver in text för sökning

(18)

Observera: Ju fler sökfält du använder, desto snävare görs sökningen.

3. Vill du i din avancerade sökning även använda ärende som sökbegrepp, fortsätt enligt stegen i avsnittet “Specifikt för sökning på ärende” på sidan 14. I annat fall kan du nu klicka på Sök för att starta sökningen.

4. Du ser nu sökresultatet i en lista, precis som resultatet av en snabbsökning.

Specifikt för sökning på ärende

Ärendesökning i Avancerad sökning

För att använda ärenden som komplettering till de övriga sökfälten i Avancerad sökning, fortsätt enligt stegen nedan.

4. Vill du söka efter specifika ärenden använder du fritextfältet Ärendesökning för att skriva namnen på de ärenden du söker, förutsatt att du kan namnen, annars klickar du på knappen Hämta ärenden. Fältet till vänster fylls då med de ärenden som finns inlagda i systemet och med knapparna Lägg till , Ta bort och Rensa bestämmer du vilka ärenden som sökningen ska omfatta.

5. Klicka på Sök för att starta sökningen.

6. Du ser nu sökresultatet i en lista, precis som resultatet av en snabbsökning.

Sökning med jokertecken

Du kan använda dig av jokertecken i din sökning:

(19)

• Frågetecken (?) representerar ett tecken i den position som du skriver in den.

• Procenttecken (%) representerar okänt antal tecken.

Med Staff Clients sökfunktion behöver du inte skriva in ett fullständigt namn eller organisation för att få tag på önskad användare. Oftast räcker det med några tecken. Finns flera användare som passar in på din sökning så listas alla träffar i fältet under sökfältet.

Sökbegrepp vid avancerad sökning

Här är en förteckning över de sökbegrepp som kan användas vid avancerad sökning i Staff Client.

Tänk på att alla data som börjar med de bokstäver/siffror du angett kommer att räknas som träffar vid sökningen.

Sökbegrepp Kommentar Exempel

Förnamn Ange minst ett tecken i förnamnet. Sökning på Conny : ,Conny

,C

Efternamn Ange minst ett tecken i efternamnet Sökning på Johansson:

Joh Johans%on J%n

Anknytning Ange minst en siffra i anknytningen. Sökning på anknytning 3036:

%36 3%6 30 3 Organisation Ange minst ett tecken i

organisationen

Sökning på

Utvecklingsavdelningen:

Utv U

Kundgrupp Ange minst ett tecken i kundgruppen. Sökning på Göteborgskontoret:

Göteborgsk Göt

Titel Ange minst ett tecken i titeln Sökning på Säljare:

Säljare Säl S

Mobiltelefon Ange minst ett tecken i mobilnumret Sökning på mobilnumret 0708- 123456:

0708%1234

%123456 0708 070 Passningsställe Ange minst ett tecken i

passningsstället Sökning på anknytning 3036:

3036 30

Sökning på Lena Svensson:

Svensson,L S Lena Rum Ange minst ett tecken i

rumsbeteckningen.

Sökning på A110:

A110 A1

(20)

Om du fått felaktigt resultat av din sökning: tänk på att sökningen baseras på samtliga

sökbegrepp. Om du bara vill använda några av sökbegreppen måste du alltså rensa de övriga fälten.

Alla uppgifter

En användares alla uppgifter visas när du klickat på bland val-knapparna. Dessa knappar ger dig även möjlighet att skicka meddelanden. Läs mer om detta i avsnittet “Skicka meddelanden” på sidan 18.

Val-knapparna i Staff Client.

1. Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad.

2. Vyn Alla uppgifter visas nu. Du kan bland annat se personens organisationstillhörighet, telefonnummer (anknytning såväl som mobiltelefon)och eventuellt frånvarobesked (både aktivt och framtida).

OBS! Alla uppgifter-fönstret är endast avsett för läsning. Uppgifterna där har lagts in av din administratör (gäller ej uppgifter om frånvaro).

Vyn Alla uppgifter

Sekreterarservice

Sekreterarservice fungerar som utökade rättigheter, vilka tilldelas en användare som ska sköta andra abonnenters frånvarobesked. Om du är registrerad som sekreterare åt någon annan användare (administreras av Systemadministratören) kan du hantera dennes frånvarobesked via

Frånvarobesked i Utforskaren. Där finns varje användare du är sekreterare åt i en gren under dina egna frånvarobesked.

(21)

När du markerar en användares gren i mappstrukturen kan du hantera dennes frånvarobesked på samma sätt som du hanterar dina egna. Se kapitlen "Frånvarobesked" på sidan 5 för mer detaljerad information om hur du hanterar frånvarobesked.

Kolumninställningar i listan med sökresultat

Genom att klicka på som finns överst i listan med sökresultatet kan du välja vilka kolumner som ska visas i din sökresultatslista.

Gör så här för att komma till vyn Kolumninställningar:

1. I ett sökresultat, klicka på . Följande vy visas:

Vyn för kolumniställningar.

2. De kolumner som visas i sökresultatet finns i det högra fältet, och du väljer dessa genom att klicka på Lägg till>> respektive <<Ta bort. Ordningen de visas i väljer du med knapparna Flytta upp respektive Flytta ner.

(22)

Meddelanden

Om meddelanden

Med Staff Client kan du skicka meddelanden till alla användare som är registrerade i systemet.

Meddelandena skickas antingen som Presentmeddelanden eller som omstyrda meddelanden till andra meddelandesystem.

OBS! Med Trio Present Staff Client for Web Browsers är det inte möjligt att ta emot meddelanden.

Tillgängliga meddelandesystem

Staff Client kan kopplas till ett stort antal olika meddelandesystem utöver PresentOffice eget. Vilka meddelandekanaler du kan välja bland beror på vilka uppkopplingar som ditt företag valt. Vanliga alternativ är e-post och SMS-meddelanden.

Observera: När du väljer SMS är det viktigt att komma ihåg att SMS-meddelanden bara kan innehålla 160 tecken. Endast de 160 första tecknen i ditt meddelande kommer därför att nå mottagaren.

Skicka meddelanden

Så här gör du för att skicka meddelanden:

1. Sök fram den användare som du vill skicka meddelande till. Om du är osäker, se “Söka användare” på sidan 11.

2. Klicka på bland val-knapparna.

18 • Meddelanden Trio Present Staff Client for Web Browsers

(23)

Vyn Meddelande

3. Skriv in ditt meddelande.

4. Välj ett sändningsalternativ.

5. Klicka på Skicka-knappen för att sända meddelandet.

Tips: Från vyn Alla uppgifter kan du skicka e-post till andra användare genom att klicka på deras e-postadress i listan av uppgifter. Ett nytt e-postformulär till den valda användaren öppnas då i din e-postklient (Outlook, Lotus Notes el. dyl.).

Sändningsalternativ

Du kan skicka ett meddelande som Presentmeddelande med tre olika prioritetsnivåer

(låg/medium/hög) eller som ett omstyrt meddelande, dvs det vidarebefordras till e-postadress, som SMS eller via annan tillgänglig meddelandekanal som mottagaren definierat.

OBS! I många fall har mottagaren valt att kombinera några av prioritetsnivåerna för Presentmeddelanden med alternativa kanaler.

(24)

Utforskaren

Om Utforskaren

I Utforskaren har du tillgång till:

• företagets organisations- och informationsträd.

• dina frånvarobesked (samt frånvarobeskeden för dem du ev. är sekreterare för. (Mer info om sekreterarfunktionen hittar du i avsnittet “Sekreterarservice” på sidan 16.)

Du navigerar genom att klicka på de + och – symboler som finns till vänster om de mappar som innehåller undermappar. Klick på ett + öppnar mappen (vars symbol byts till ett –). Ett klick på ett – stänger mappen igen.

OBS! Utforskaren är endast avsedd för läsning. Uppgifterna där har lagts in av din administratör (gäller ej uppgifter om frånvaro).

Vyn Utforskaren

20 • Utforskaren Trio Present Staff Client for Web Browsers

(25)

Organisationsträdet

Organisationsträdet i Utforskaren

I Utforskaren, klicka på + eller för att öppna Organisationsträdet. Här visas

organisationsstrukturen i trädform och du navigerar genom att klicka på de + och – symboler som finns till vänster om de mappar som innehåller undermappar. Klick på ett + öppnar mappen (vars symbol byts till ett –). Ett klick på ett – stänger mappen igen.

Informationsträdet

Informationsträdet i Utforskaren

Information i Utforskaren visar en trädstruktur med informationsposter. I Utforskaren, klicka på

(26)

Hantera frånvarobesked från Utforskaren

Hanteringen av egna frånvarobesked kan nås även från Utforskaren (förutom från Min Startsida).

För att läsa mer om detta, se ”Nytt frånvarobesked” på sidan 8.

Om man har sekreterarrättigheter för en annan användare är det från Utforskaren hanteringen av dennes frånvarobesked sker. Läs mer om detta i avsnittet “Sekreterarservice” på sidan 16.

Frånvarobesked i Utforskaren

Frånvarobesked i Utforskaren om man har sekreterarrättigheter för en annan användare

22 • Utforskaren Trio Present Staff Client for Web Browsers

(27)

Inställningar

Om vyn Inställningar

Klicka på Inställningar i huvudmenyn för Staff Client. I denna vy får du en samlad översikt över dina:

• Lösenord, se“Lösenord” på sidan 23 .

• Meddelandekanaler, se “Meddelandekanaler” på sidan 24.¨

• Snabbknappar, se “Snabbknappar” på sidan 24.

• Personliga telefoninställningar, se “Personliga telefoninställningar” på sidan 26.

Lösenord

Lösenordssektionen i vyn Inställningar

Skriv in ditt nuvarande lösenord i det översta fältet. Därefter skriver du in det nya lösenordet i nästa fält (lösenordet får vara max 18 tecken), och till sist verifierar du med att skriva in det nya lösenordet en andra gång i det understa lösenordsfältet. Du kan om du önskar fortsätta att redigera dina inställningar, såsom exempelvis meddelandekanaler, i annat fall klicka på Spara när du är klar med ändringarna (vilket stänger vyn Inställningar och går till Alla uppgifter-vyn).

(28)

Meddelandekanaler

Meddelandekanalssektionen i vyn Inställningar

Genom inställningarna i meddelandekanalerna styr du vilka meddelandekanaler som ska användas när andra användare ska skicka meddelanden till dig.

1. Markera en meddelandekanal i listan med tillgängliga meddelandekanaler. En beskrivning av kanalen visas i fältet Beskrivning.

2. Klicka på Lägg till>> för att lägga till meddelandekanalen.

3. Välj prioritet/-er genom att bocka för en eller flera av kryssrutorna. Exempelvis kanske du vill ha meddelanden med prioritet låg, mellan och hög mailade till dig men endast meddelanden med hög prioritet skickade via SMS.

4. Ange en giltigadress som skall kopplas till meddelandekanalen.

5. Klicka på Spara, vilket tar dig tillbaka till vyn Alla uppgifter.

Snabbknappar

Snabbknapparna visas i sektionen Snabbval på vyerna Min startsida och Utforskaren.

24 • Inställningar Trio Present Staff Client for Web Browsers

(29)

En snabbknapp är en genväg till sparade inställningar för en vald typ av frånvarobesked. När du väl har skapat en snabbknapp, lägger du enkelt in ett nytt frånvarobesked genom att bara klicka på snabbknappen.

Ny Snabbknapp

1. Klicka på Snabbknappar för att expandera avsnittet.

2. Klicka på Ny Snabbknapp… . Detta öppnar vyn Inställningar för Snabbknapp.

3. Välj de inställningar som ska gälla för de frånvarobesked som du senare skapar med hjälp av den här snabbknappen. Om du behöver mer information om de olika valen och

inställningarna, se ”Nytt frånvarobesked” på sidan 8.

4. Skriv in ett beskrivande namn för knappen i fältet Namn på knappen.

Tips! Du kan även skapa en snabbknapp i samband med att du lägger in ett frånvarobesked, se

”Nytt frånvarobesked” på sidan 8.

(30)

Personliga telefoninställningar

Personliga telefoninställningarsektionen av vyn Inställningar

Använd de personliga telefoninställningarna för att hantera vart dina samtal ska gå för vart och ett av frånvarobeskedstyperna.

1. Välj en typ av frånvarobesked ur listan.

2. Välj ett av alternativen som anger vart telefonsamtalen ska gå för den här typen av frånvarobesked.

3. Klicka på Spara

26 • Inställningar Trio Present Staff Client for Web Browsers

(31)

Tilläggsfunktionalitet

Röstbrevlåda

Använd Staff Client for Web Browsers för att hantera dina voicemail.

Inställningar för röstbrevlåda

För att hantera inställningarna för din röstbrevlåda, klicka på .

Vyn för Inställningar för röstbrevlåda

Lyssna på röstmeddelande

1. Välj det röstmeddelande du vill lyssna på ur listan med meddelanden.

(32)

Vyn för Röstbrevlådan

Vidarebefordra röstmeddelande till en annan anknytning

1. Välj det röstmeddelande du vill vidarebefordra ur listan med meddelanden.

2. Ange den anknytning du vill vidarebefordra meddelandet till.

3. Klicka på .

Spara röstmeddelande

Osparade röstmeddelanden ligger kvar i listan i 10 dagar. Gör så här om du vill spara ett röstmeddelande permanent:

1. Välj det röstmeddelande du vill spara ur listan med meddelanden.

2. Klicka på .

Radera röstmeddelande

1. Välj det röstmeddelande du vill radera ur listan med meddelanden.

2. Klicka på .

Skicka SMS

Om SMS finns som en länk på huvudmenyn, är systemet konfigurerat så att du kan skicka SMS till valfritt nummer, dvs. även till mottagare utanför Present-systemet.

Observera: Kom ihåg att SMS-meddelanden bara kan innehålla 160 tecken. Endast de 160 första tecknen i ditt meddelande kommer därför att nå mottagaren.

Så här gör du för att skicka SMS:

28 • Tilläggsfunktionalitet Trio Present Staff Client for Web Browsers

(33)

1. Klicka på SMS i huvudmenyn i Staff Client.

2. Skriv din meddelandetext, max 160 tecken.

3. Ange till vilket SMS-nummer meddelandet ska skickas till.

4. Klicka på Skicka för att sända meddelandet.

Vyn för SMS

Ringa upp användare

Om knappen finns bland valknapparna i din Staff Client, är har du möjlighet att ringa upp en annan användare i systemet.

Val-knapparna i Staff Client.

1. Klicka på bland val-knapparna.

2. Vyn Ring till… visas nu.

(34)

Vyn Ring till…

3. Välj nummer att ringa från respektive till genom att klicka på pilen i listrutorna och välja önskat nummer. Du kan även skriva in ett telefonnummer manuellt i fältet för detta.

4. Klicka på Ring upp. Först kommer din egen telefon att ringa, och först när du lyfter luren kommer samtalet att kopplas till mottagarens telefon.

Vidarekoppling

Om det finns en sektion i Inställningar om Vidarekoppling (se bilden) kan du skicka dina samtal vidare till en annan telefon. Detta gör du genom att ange ett telefonnummer i fältet för

vidarekoppling. Bocka för kryssrutan innan du sparar om du vill ta bort en tidigare gjord vidarekoppling.

Observera: Den här versionen av Staff Client har inte stöd för att visa status på vidarekopplingar, d v s om det finns en aktiv vidarekoppling och till vilket nummer. Är du osäker om/vart telefonen är vidarekopplad, ta bort ev. vidarekopplingar genom att bocka för kryssrutan och därefter spara.

Lägg därefter in en ny vidarekoppling.

Telefonbok

Om Present Office är integrerad med röststyrda tjänster, s.k. automatisk telefonist, kan systemadministratören aktivera en länk till applikationen där du bl. a. kan administrera din personliga telefonbok.

30 • Tilläggsfunktionalitet Trio Present Staff Client for Web Browsers

(35)

Du når Telefonboken genom att klicka på länken Telefonbok i huvudmenyn.

Utökad sökfunktionalitet

Systemadministratören kan aktivera en utökad sökfunktionalitet i Staff Client.

Med snabbsökning och avancerad sökning måste du för varje sökning mata in söktext och, vad gäller avancerad sökning, i vilka fält sökningen ska ske. Med den utökade sökfunktionaliteten blir fälten sökbara utan att du behöver ange söktext. Ett klick på ett sådant fält (indikeras med understrykning i Staff Client) startar en avancerad sökning där den aktuella texten i fältet och fälttypen används. Exempelvis ger ett klick på texten ”Andersson” i efternamnsfältet ett sökresultat där alla med efternamnet Andersson i systemet sökts fram.

Staff Client med den utökade sökfunktionaliteten aktiverad

Ett klick på texten ”Björn” i

förnamnsfältet… …söker fram samtliga användare i systemet med förnamnet Björn

Ett klick på texten i

organisationsfältet… …söker fram samtliga användare i systemet med den valda hemorganisationen