Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden
Kompetens- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan för 2012
Beslutsunderlag
Kompetens- och arbetsmarknadsförvaltningens skrivelse den 16 januari 2012
Sammanfattning
I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan.
Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden använder sig av COSO-modellen som verktyg för den interna kontrollen. Denna modell betonar framtagande av risk- och väsentlighetsanalyser, som sedermera leder till relevanta kontrollaktiviteter för nämnden.
Förutom de obligatoriska kontrollerna som ska göras av samtliga nämnder så har även relevanta kontrollaktiviteter kopplade till nämndens verksamhet analyserats och tagits fram.
Förslag till beslut
1. Kompetens- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan för 2012 fastställs.
Intern kontrollplan för 2012
Bakgrund
I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan. Vidare anges att de riskområden som ska ingå i alla nämnders interna kontrollplaner är löner,
representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av stöldbegärligt samt granskning av taxor och avgifter. Den interna kontrollen ska även innefatta nämndens mål och måluppfyllelse.
Fr.o.m. 2011 använder sig kompetens- och arbetsmarknadsnämndens interna kontroll av COSO-modellen som grund. Denna modell betonar framtagande av risk- och väsentlighetsanalyser, som sedermera leder till relevanta kontrollaktiviteter för nämnden.
Förutom de obligatoriska kontrollerna som ska göras av samtliga nämnder så har även relevanta kontrollaktiviteter kopplade till nämndens verksamhet analyserats och tagits fram.
Kontrollmiljö m m
Ur anvisningar till intern kontroll 2011 anges kontrollmiljö enligt nedan:
”Kontrollmiljön anger tonen i en förvaltning och ska öka kontrollmedvetenheten hos medarbetarna.
Detta är grunden för alla komponenter i intern styrning och kontroll, och erbjuder ordning och struktur. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar och påverkas av integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som nämnden/kommunstyrelsen ger.”
Vid förvaltningen kommer under 2012 ett kvalitetsarbete att påbörjas. Detta är nödvändigt för att på ett systematiskt sätt ta tillvara medarbetarnas kunskaper och ambitioner och ger i sig viktiga komponenter för en väl fungerande kontrollmiljö. I initialskedet bör en extern konsult medverka och man bör också ta tillvara goda erfarenheter som stadsbyggnads- och miljöförvaltningen gjort i sitt kvalitetsarbete.
Det finns idag flera olika tekniker/metoder för kvalitets- och förbättringsarbete, t.ex. LEAN, och man bör pröva sig fram relativt förutsättningslöst.
Riskbedömning
Ur anvisningarna till internkontroll anges följande: I alla förvaltningar finns det alltid risk för att oönskade situationer ska inträffa. Om risken realiseras påverkas nämndens
möjligheter att nå sina mål. Den interna kontrollen ska därför analysera befintliga risker, göra en bedömning av riskerna, samt vidta åtgärder för att motverka och minimera dessa.
Analysen ska tydliggöra vilka hot som föreligger som följd av externa och interna risker. I analysen uppskattar nämnden dels sannolikheten för att risken ska inträffa, dels
väsentlighetsgraden av bedömda risker samt slutligen tar ställning till hur riskerna ska behandlas.
Utifrån den genomförda risk och väsentlighetsanalysen tar förvaltningsledningen/förvaltningschef
årligen fram ett förslag till den interna kontrollplanen. I planen lyfts de verksamhetsprocesser fram som utifrån en riskbedömning är särskilt angelägna att följas upp.
Löner
Utbetalda löner ska följas upp så att det finns en kontroll över att fel löner inte betalas ut.
Inventarier och stöldbegärlig egendom
Varje nämnd ska i sin interna kontrollplan ta upp kontroll av att anläggningsregistret innehåller korrekta uppgifter och att förteckning över förekomst och placering av stöldbegärlig egendom är korrekt.
Representation, gåvor och konferenser
Verifikationer gällande representation, gåvor och konferenser ska innehålla uppgifter om syfte och deltagare. Varje nämnds interna kontrollplan ska uppta kontroll av att verifikat avseende nämnda områden innehåller godtagbara uppgifter om syfte och deltagare.
Granskning av taxor och avgifter
De taxor eller avgifter som förekommer i kompetens- och
arbetsmarknadsnämndens verksamhet är prövningsavgifter för validering av kurser inom vuxenutbildningen. Kontroll ska göras att uttagna avgifter överensstämmer med vad som stadgas i förordning.
Flyktingmottagning
Staden erhåller ersättning i form av schablonbelopp för mottagna flyktingar.
Ersättningen är tänkt att täcka stadens ökade kostnader för flyktingar under tiden fram till dess de har ordnat egen försörjning. Schablonbeloppets storlek är baserad på en genomsnittlig tid om tre och ett halvt år. Utbetalningarna sker emellertid under en tvåårsperiod från det att flyktingen anlände varför det är viktigt att kontroll görs att medel inte förbrukas i för rask takt, dvs. att förbrukningen av medel står i proportion med den tidsrymd de är avsedda att räcka till. Ett annat syfte med denna kontroll är att, om medel inte har förbrukats i för rask takt, utreda hur stort belopp av erhållen schablonersättning som hänför sig till personer som inte längre är aktuella som flyktingar och som därmed ska resultatföras i verksamheten.
Kontroll ska även göras av att schablonersättning erhålls med korrekt belopp för alla mottagna flyktingar.
Nämndmål
De nämndmål som finns ska finnas med och följas upp i den interna kontrollen.
Identifierade riskområden/
processer
Riskbeskrivning Väsent-
lighet
*)
Risk/
skada
*)
Sannolik- het
*)
Risk- index
*)
Löner Fel lön har betalats ut. 1 1 1 3 Inventarier
Uppgift i anläggningsregistret motsvarar inte verkligheten, inventarier kan inte identifieras
1 2 1 4
Stöldbegärlig egendom
Uppgift om förekomst och placering av förvaltningens stöldbegärliga utrustning, inventarier och konst saknas eller är felaktig
3 2 2 7
Representation, gåvor och konferenser
Uppgift om syfte och deltagare
saknas eller är ofullständig 3 1 2 6
Taxor och avgifter
Uttagna prövningsavgifter
överensstämmer inte med vad som stadgas i förordning
3 1 1 5
Flyktingmottagning
Schablonersättning från staten förbrukas i för rask takt så att flyktingkostnader måste finansieras med budgetramen eller ersättning hänförlig till personer som inte längre är flyktingar aktiveras inte i verksamheten
3 3 1 7
Flyktingmottagning
Schablonersättning från staten erhålls inte för alla mottagna flyktingar, eller erhålls med fel belopp
1 3 1 5
Nämndmål
Att vi inte når måluppfyllelsen, eller att måluppfyllelsen inte mäts på rätt sätt
3 2 1 6
*) I denna analys har följande definitioner och poängsättning tillämpats.
Väsentlighet: Den betydelse som kontrollen har för att upprätthålla förtroendet för staden/stadens varumärke. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska, tekniska, mänskliga och verksamhetsmässiga konsekvenser för
kommunen/nämnden eller för enskilda kommuninvånaren som kan uppstå vid fel och brister i olika processer. Skalan för nämndens bedömning av väsentlighet där 3 anger större och 1 anger mindre betydelse.
Risk/skada: Den skada som bristen enligt riskbeskrivningen kan medföra om den uppkommer. Mäts med en tregradig skala där 3 anger större och 1 anger mindre skada.
Sannolikhet: Sannolikheten för att bristen enligt riskbeskrivningen ska uppkomma.
Mäts med en tvågradig skala där 2 anger större och 1 anger mindre sannolikhet.
Riskindex är summan av poäng enligt ovanstående.
Kontrollaktiviteter
Ur anvisningarna: De konkreta åtgärder som behöver vidtas för att motverka och minska de risker som finns. Kontrollaktiviteterna utformas utifrån den riskanalys som tagits fram och med beaktande av befintlig kontrollmiljö. Exempelvis måste en verksamhet som är av stor ekonomisk betydelse och där det finns sannolika skäl att anta att fel kan uppstå, utsättas för större
kontrollinsatser än om verksamheten är av liten ekonomisk omfattning och det finns osannolika skäl att anta att fel uppstår. Eftersom kontroller kräver resurser måste insatta resurser vägas mot konsekvenser om ett fel uppstår.
Nedan redovisas de kontrollmoment och kontrollmetoder som planeras att genomföras under 2012. Såväl ansvarig person som tidpunkterna för respektive kontroller anges även det nedan.
Rutin / riskområde
Kontrollmoment
(beskrivning av vad som ska kontrolleras)
Kontrollmetod (beskrivning av hur granskningen ska göras)
Frekvens Kontroll- ansvar
Rappor- teras datum *)
Löner Att rätt lön betalas ut till rätt
person Stickprov
Inför delårs- och årsbokslut
Ekonom 2012-06-30 2012-12-31 Inventarier Att anläggningsregistret är
korrekt Fullständig kontroll Inför
årsbokslut
Respektive
chef 2012-12-31
Stöldbegärlig egendom
Att förteckning över förekomst och placering av stöldbegärlig egendom är korrekt
Fullständig inventering Inför årsbokslut
Respektive
chef 2012-12-31
Representation, gåvor och konferenser
Att verifikationer innehåller tillfredsställande uppgifter om syfte och deltagare
Fullständig kontroll
Inför delårs- och årsbokslut
Ekonom 2012-06-30 2012-12-31 Taxor och avgifter
Att överensstämmelse råder mellan uttagna och beslutade avgifter
Stickprov, fem slumpvis
utvalda April
Rektor för vuxen- utbildningen
2012-05-31
Flyktingmottagning
Att förbrukningen av flyktingersättning ligger i fas tidsmässigt så att de står i proportion med den tidsrymd de är avsedda att räcka till
Fullständig kontroll
Inför
årsbokslut Ekonom 2012-12-31
Flyktingmottagning
Att utbetalningar från Migrationsverket sker med korrekta belopp
Stickprov, fem slumpvis
utvalda September Ekonom 2012-10-31
Nämndmål
Att säkerställa att målen mäts på rätt sätt
Att bedöma konsekvenser för verksamheten om målet inte uppnås
Fullständig kontroll
Inför delårs- och årsbokslut
Respektive chef
2012-06-30 2012-12-31
*) Rapportering ska göras till förvaltningschefen
