Kommunstyrelsen Datum Diarienummer
Kommunledningskontoret 2020-12-15 KSKF/2020:427
Kommunikation och delaktighet Handlingsnummer
Isabel Jansson 2020:4336
1 (6)
Kommunstyrelsen
Organisering av hanteringen av
samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna
Förslag till beslut
Förslag till kommunfullmäktige
1. Ansvar och handläggning av samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna flyttas till Kommunföretag AB från och med 1 juli 2021.
2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram förslag på en
koncernövergripande policy för sponsring/samverkansöverenskommelser som ska ersätta riktlinjerna för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna.
3. Kommunföretag AB får i ansvar att tillsammans med
Kommunledningskontoret ta fram de riktlinjer och anvisningar som krävs för att en flytt av ansvaret kan genomföras i samband med beslut om
koncernövergripande policy.
Sammanfattning
Föreningar och aktörer kan på olika sätt få stöd för sin verksamhet eller planerade evenemang. Utöver kultur- och fritidsnämndens föreningsstöd så finns det stöd att få via Kommunstyrelsen, Kommunföretag och Destination Eskilstuna.
Kommunledningskontorets förslag är att flytta ansvaret och handläggningen för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och Varumärket Eskilstuna till Kommunföretag AB från och med 1 juli 2021. I samband med det ska en revidering av nuvarande riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna ha beslutats av kommunfullmäktige.
Ärendebeskrivning
Ett av kommunens strategiska mål är att skapa en attraktiv stad som ger stolta invånare, lockar besökare, nya invånare samt näringsetableringar. Syftet med de
Samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna som sluts
Eskilstuna kommun 2020-12-15 2 (6)
med lokala aktörer är att bidra till att utveckla Eskilstuna och göra Eskilstuna mer känt utanför kommunens gränser och därmed stärka Eskilstunas varumärke. Ambitionen med samverkansöverenskommelser är att Eskilstuna ska kunna hävda sig i den regionala, nationella och internationella konkurrensen om invånare, kvalificerad arbetskraft, företag och besökare.
2013 fattade kommunfullmäktige beslut om Riktlinjer för
samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna
(reviderade 2015). Dessa riktlinjer syftar till att klarlägga på vilket sätt och utifrån vilka kriterier kommunen kan samverka med lokala aktörer. Samverkansöverenskommelser kan tecknas med föreningar och aktörer inom elitidrott och kulturverksamhet eller med aktörer som planerar evenemang som stärker Eskilstuna som plats. Stödet kan exempelvis vara ekonomiskt, kostnadsfri tillgång till lokaler, anläggningar och utrustning, kostnadsfria tjänster, marknadsföring eller representation.
Kommunen står inför stora ekonomiska utmaningar framöver. Dels till följd av den demografiska utvecklingen, dels till följd av Coronapandemins effekter. Kommunen behöver därför effektivisera genom minskade administrativa resurser. Samtidigt har kommunstyrelsen gett kommunledningskontoret i uppdrag att utreda om en flytt av hanteringen av samverkansöverenskommelser är möjlig till en annan del av koncernen.
Kommunledningskontorets förslag är att flytta ansvaret och handläggningen för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och Varumärket Eskilstuna till Kommunföretag AB från och med 1 juli 2021. I samband med det ska en revidering av nuvarande riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna ha beslutats av kommunfullmäktige.
Utdelning av medel och styrning inom organisationen
Föreningar och aktörer kan på olika sätt få stöd för sin verksamhet eller planerade evenemang. Utöver kultur- och fritidsnämndens föreningsstöd så finns det stöd att få via Kommunstyrelsen, Kommunföretag och Destination Eskilstuna.
Samverkansöverenskommelser: Syftet med kommunens samverkansöverenskommelser med lokala aktörer är att utveckla Eskilstuna och samtidigt exponera och göra Eskilstuna mera känt utanför kommunens gränser och därmed stärka Eskilstunas varumärke. Ambitionen är att Eskilstuna ska kunna hävda sig i den regionala, nationella och internationella konkurrensen om invånare, kvalificerad arbetskraft, företag och besökare.
Samverkansöverenskommelser styrs av Kommunfullmäktiges beslutade Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna.
Sponsring: Huvudsyftet med sponsring är att generera ökade eller bibehållna intäkter för de kommunala bolagen och agera som en ansvarstagande samhällsaktör. Sponsring styrs av Kommunföretags styrelse beslutade sponsringspolicy.
Eskilstuna kommun 2020-12-15 3 (6)
Evenemangsfond: Fonden får tas i anspråk för att attrahera, marknadsföra och
genomföra större evenemang i Eskilstuna. Utdelning från evenemangsfonden styrs genom Riktlinjer för evenemangsfonden.
Stiga Sports Arenafond: Fonden får tas i anspråk för att locka nationella och internationella evenemang till Stiga Sports Arena. Fondens styrs av Kriterier för evenemangsfonden.
Beviljat stöd
Vid en jämförelse mellan beviljade medel så går det att se att de föreningar som får stöd via kommunledningskontoret även får stöd via Kommunföretag, med undantag för Sebastian Larssons fotbollsakademi. Vid en jämförelse med evenemangsfonden så kan man dessutom se att det är ett evenemang som har fått stöd från samtliga aktörer;
Opera på Tandla (Moderna operan).
Kommunledningskontoret och Kommunföretag delar ut den största delen av sponsringsstödet till kommunens elitföreningar. Kommunföretags stöd betalas ut i andelar per månad medan stödet från kommunledningskontoret betalas ut i en
klumpsumma. Listan består av samtliga föreningar och aktörer som har blivit beviljade stöd från kommunstyrelsen 2019. I listan framgår det även om de har fått stöd från Kommunföretag eller genom evenemangsfonden samma år.
FÖRENING/AKTÖR KLK KOMMUN-
FÖRETAG
EVENEMANGS- FOND
TOTALT SÖRMLANDS
TRAVSÄLLSKAP 100 000 80 000 0 180 000
ESKILSTUNA UNITED* 100 000 900 000 0 1 000 000 ESKILSTUNA
SMEDERNA* 200 000 900 000 0 1 100 000
ESKILSTUNA EGF 150 000 200 000 0 350 000
ESKILSTUNA GUIF 150 000 900 000 0 1 050 000
ESKILSTUNA AFC 150 000 900 000 0 1 050 000
ESKILSTUNA FRIIDROTT 50 000 300 000 0 350 000 SEBASTIAN LARSSON
FOTBOLLSAKADEMI 50 000 0 0 50 000
ESKILSTUNA TON 50 000 50 000 0 100 000
NÄSHULTA
KULTURFÖRENING 30 000 20 000 0 50 000
FOLK OCH KULTUR 250 000 250 000 0 500 000
ESKILSTUNA
KONSTFÖRENING 10 000 10 000 0 20 000
SÖRMLANDS
MOTORKLUBB 200 000 50 000 0 250 000
MODERNA OPERAN 100 000 30 000 250 000 380 000 TOTALSUMMA 1 590 000 4 590 000 250 000 6 434 590
Eskilstuna kommun 2020-12-15 4 (6)
Eskilstuna United fick 2019 ett lägre utbetalt belopp på 50 000 kr pga missförstånd mellan föreningen och kommunen som resulterade i att föreningen 2018 fick 50 000 kr extra i utbetalning. Smederna ökade sitt bidrag pga hög exponering i samband med SM-vinst tre år i rad. Vanligtvis för elitföreningarna ett likartat sponsringsbidrag på 150 000 kr vardera.
I och med att nästan samtliga föreningar har fått stöd från både kommunstyrelsen och Kommunföretag så vore en samordnad handläggning att förorda. Det skulle frigöra tid för administrativa uppgifter som avtalsskrivning, mötestid, uppföljning, och redovisning.
Styrande dokument
Det finns i huvudsak fyra styrande dokument för olika typer av utdelning av medel i Eskilstuna kommunkoncern; Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna antagna av Kommunfullmäktige 2013 (reviderade 2015), sponsringspolicy för Kommunföretag antagen av Kommunföretags styrelse 2015, Riktlinjer för evenemangsfonden samt Kriterier för Stiga Sports Arenas fond antagna av kommunikationsdirektören. De kommunala bolagen omfattas inte av riktlinjerna för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna utan styrs av sponsringspolicyn.
De styrande dokumenten har många likheter inom bedömning och kriterier men det finns också betydande skillnader. Riktlinjerna för samverkansöverenskommelser och evenemangsfonden har i huvudsak orten Eskilstuna som huvudfokus medan
sponsringspolicyns huvudsyfte är de kommunala bolagens intresse och
affärsmässighet. Däremot har samtliga styrande dokument som ett syfte att utveckla Eskilstuna till en attraktiv plats för de som bor, lever och verkar i orten.
Att ersätta riktlinjerna för samverkansöverenskommelser och sponsringspolicyn samt tydliggöra utdelning av medel från evenemangsfonden samt Stiga Sports Arena- fonden till ett övergripande styrande dokument skulle tydliggöra likheter och skillnader för de olika medlen samt processen för sponsring och
samverkansöverenskommelser.
Evenemangsfonden och Stiga Sports Arena-fonden har funnits under en kortare tid och kommer efter fyra år att utvärderas. Det finns därför ingen anledning att i
dagsläget utreda eller förändra hanteringen av dessa fonder. Däremot så kan fondernas mål och syfte tydliggöras i ett övergripande styrande dokument för
kommunkoncernen.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontorets förslag är att flytta ansvaret och handläggningen för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och Varumärket Eskilstuna till Kommunföretag AB. Förslaget är att den formella flytten och ansvaret för
hanteringen sker den 1 juli 2021, i samband med eventuellt beslut om revidering av nuvarande riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna.
Eskilstuna kommun 2020-12-15 5 (6)
Att flytta ansvaret och handläggningen av samverkansöverenskommelser har enligt kommunledningskontoret flera fördelar. Vägen in för föreningar och aktörer som ingår samverkansöverenskommelser blir enklare och det innebär mindre dubbelarbete inom kommunkoncernen. Att samla handläggningen och ansvaret på ett ställe
kommer också att öka transparensen om kommunkoncernens sponsring.
Handläggningen kommer också bli smidigare och mer effektiv i avtalsskrivning, uppföljning av motprestationer och kontakt så föreningarna endast kommer behöva ha kontakt med en part inom kommunkoncernen.
Alla beslut om sponsring bör övergripande fattas av Kommunföretags styrelse, med möjlighet att fatta beslut på delegation för vissa ärenden eller kostnadsnivåer.
Kommunföretag AB ansvarar för avtal, avtalsregister samt beslutsunderlag och redovisning/uppföljning till Kommunföretags styrelse samt till kommunstyrelsen.
Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna ersätts med ett en övergripande policy för
sponsring/samverkansöverenskommelser som bryts ned till riktlinjer och anvisningar inom Kommunföretag.
Den nya policyn tas fram tillsammans med berörda parter i organisationen.
Finansiering
Idag har kommunledningskontoret 1,5 mnkr i sin ram för ortsutveckling och samverkansöverenskommelser. Förslaget är att Kommunföretag får en minskad utdelning till kommunen på ca 1,2 mnkr och istället disponerar 1,5 mnkr till samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna, med möjlighet till att göra avdrag på ca 300 000 kronor. Kommunikationsavdelningens ram på 1,5 mnkr omdisponeras för att täcka upp den minskade utdelningen med 1,2 mnkr. 0,3 mnkr blir del av kostnadsminskning inom effektivare organisation.
Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Samverkansöverenskommelser med lokala aktörer i Eskilstuna har ett tydligt socialt och samhällsekonomiskt syfte. Att stödja lokala aktörer är ett verktyg för att nå målet om en attraktiv stad som ger stolta invånare, lockar besökare, nya invånare samt främjar utvecklingen av fler jobb .
Grundläggande i arbetet med samverkansöverenskommelser och sponsring är ett mångfalds och genusperspektiv. Det behöver fortsatt regleras genom policys och riktlinjer.
Förändringen innebär en effektivisering genom att avtal för sponsring och ortsutveckling hanteras av en person istället för två och att kostnaderna i högre utsträckning blir avdragsgilla. Det medför en total besparing på ca 0,5 mnkr.
Beslutet skickas till:
Kommunföretag AB
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Eskilstuna kommun 2020-12-15 6 (6)
Tommy Malm Eva Norberg
Kommundirektör Kommunikationsdirektör
Kommunstyrelsen Datum
Kommunledningskontoret 2020-11-01
KLK Kommunikation Isabel Jansson, 1844
1 (11)
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
Vi gör Eskilstuna – tillsammans
Organisering av hanteringen av samverkansöverenskommelser för
ortsutveckling och varumärket Eskilstuna
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Bakgrund 2
Sponsring inom Eskilstuna kommunkoncern 3
Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret...3
Kommunföretag AB ...5
Destination Eskilstuna ...6
Analys 7 Beviljat stöd ...8
Styrning...9
Organisation och handläggning ...9
Aktörer ...10
Förslag på upplägg 10 Styrning...10
Organisation och handläggning ...11
Aktörer ...11
Eskilstuna kommun Datum 2 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
Bakgrund
Ett av kommunens strategiska mål är att skapa en attraktiv stad som ger stolta invånare, lockar besökare, nya invånare samt näringsetableringar. Syftet med de Samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna som sluts med lokala aktörer är att bidra till att utveckla Eskilstuna och göra Eskilstuna mer känt utanför kommunens gränser och därmed stärka Eskilstunas varumärke. Ambitionen med samverkansöverenskommelser är att Eskilstuna ska kunna hävda sig i den regionala, nationella och internationella konkurrensen om invånare, kvalificerad arbetskraft, företag och besökare.
2013 fattade kommunfullmäktige beslut om Riktlinjer för
samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna (reviderade 2015). Dessa riktlinjer syftar till att klarlägga på vilket sätt och utifrån vilka kriterier kommunen kan samverka med lokala aktörer.
Samverkansöverenskommelser kan tecknas med föreningar och aktörer inom elitidrott och kulturverksamhet eller med aktörer som planerar evenemang som stärker Eskilstuna som plats. Stödet kan exempelvis vara ekonomiskt, kostnadsfri tillgång till lokaler, anläggningar och utrustning, kostnadsfria tjänster,
marknadsföring eller representation.
Kommunikationsavdelningen har inom ramen för sin budget 1 500 000 kr för ortsutveckling som används till att ingå samverkansöverenskommelser.
Handläggning och beslut av samverkansöverenskommelser utförs av kommunikationsavdelningen på kommunledningskontoret och
kommunikationsdirektören har enligt delegationsordningen beslutanderätt på samverkansöverenskommelser som uppgår till 250 000kr.
Utöver samverkansöverenskommelser så hanteras andra typer av stöd och utdelning av medel till föreningar och aktörer i Eskilstuna genom sponsring/utdelning från:
Kommunföretag AB (sponsring från bolagen)
Destination Eskilstuna (evenemangsfonden, Stiga Sports arena fonden)
Kultur- och fritidsförvaltningen (föreningsstöd, samverkansavtal)
Handläggningen av de olika medlen omfattar administrativt arbete vid framtagande av avtal, bokning av möten, uppföljning av avtal, redovisning av avtal samt kontakt med föreningarna.
Kommunen står inför stora ekonomiska utmaningar framöver. Dels till följd av den demografiska utvecklingen, dels till följd av coronapandemins effekter. Kommunen behöver därför effektivisera genom minskade administrativa resurser. Samtidigt har kommunstyrelsen gett kommunledningskontoret i uppdrag att utreda om en flytt av hanteringen av samverkansöverenskommelser är möjlig till en annan del av
koncernen.
Utredningen ska visa på vilka effekter en flytt av processen för samverkansöverenskommelser kan innebära både utifrån ett
effektiviseringsperspektiv och för att underlätta service och tillgänglighet för de aktörer som beviljas medel.
Eskilstuna kommun Datum 3 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
Sponsring inom Eskilstuna kommunkoncern
Föreningar och aktörer kan på olika sätt få stöd för sin verksamhet eller planerade evenemang. Utöver kultur- och fritidsnämndens föreningsstöd så finns det stöd att få via Kommunstyrelsen, Kommunföretag och Destination Eskilstuna.
Samverkansöverenskommelser: Syftet med kommunens samverkansöverenskommelser med lokala aktörer är att utveckla Eskilstuna och samtidigt exponera och göra Eskilstuna mera känt utanför kommunens gränser och därmed stärka Eskilstunas varumärke. Ambitionen är att Eskilstuna ska kunna hävda sig i den regionala, nationella och internationella konkurrensen om invånare, kvalificerad arbetskraft, företag och besökare.
Samverkansöverenskommelser styrs av Kommunfullmäktiges beslutade Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna.
Sponsring: Huvudsyftet med sponsring är att generera ökade eller bibehållna intäkter för de kommunala bolagen och agera som en ansvarstagande samhällsaktör.
Sponsring styrs av Kommunföretags styrelse beslutade sponsringspolicy.
Evenemangsfond: Fonden får tas i anspråk för att attrahera, marknadsföra och
genomföra större evenemang i Eskilstuna. Utdelning från evenemangsfonden styrs genom Riktlinjer för evenemangsfonden.
Stiga Sports arenafond: Fonden får tas i anspråk för att locka nationella och internationella evenemang till Stiga Sports arena. Fondens styrs av Kriterier för evenemangsfonden.
Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret
Kommunikationsavdelningen på kommunledningskontoret hanterar idag
handläggning och beslut av samverkansöverenskommelser på upp till 250 000 kr.
Avdelningen har en årlig budget på 1 500 000 kr som ska gå till ortsutveckling.
Eskilstuna kommun kan ingå samverkansöverenskommelser med föreningar som finns inom elitidrott, kulturverksamhet eller som ska genomföra evenemang/
företagsarrangemang. Samverkansöverenskommelser kan även slutas med andra aktörer där händelsen väntas ge stor exponering till Eskilstuna. Kan exempelvis vara TV-sända program från staden.
Närmare 50% av utdelningen via samverkansöverenskommelser går till elitidrotten varje år. Elitidrott är viktig för Eskilstunas attraktivitet. Det lockar många besökare till staden, ger stor medial exponering och turistekonomiska effekter. Elitidrottare är även viktiga förebilder för barn och unga i staden. Utöver elitidrotten är det
framförallt större evenemang som får ekonomiskt stöd. Fördelningen för samverkansöverenskommelser 2019 såg ut så här:
Eskilstuna kommun Datum 4 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
FÖRENING/AKTÖR SUMMA
SÖRMLANDS TRAVSÄLLSKAP 100 000
ESKILSTUNA UNITED* 100 000
ESKILSTUNA SMEDERNA* 200 000
ESKILSTUNA EGF 150 000
ESKILSTUNA GUIF 150 000
ESKILSTUNA AFC 150 000
ESKILSTUNA FRIIDROTT 50 000
SEBASTIAN LARSSON FOTBOLLSAKADEMI 50 000 ESKILSTUNA TON - PICNIC I PARKEN 50 000 NÄSHULTA KULTURFÖRENING – NÄSHULTA
KULTURDAGAR 30 000
FOLK OCH KULTUR 250 000
ESKILSTUNA KONSTFÖRENING -KONSTSAFARI 10 000 SÖRMLANS MOTORKLUBB - NOVEMBERKÅSAN 200 000 MODERNA OPERAN - OPERA PÅ TANDLA 100 000
TOTALSUMMA 1 590 000
Eskilstuna United fick 2019 ett lägre utbetalt belopp på 50 000 kr pga missförstånd mellan föreningen och kommunen som resulterade i att föreningen 2018 fick 50 000 kr extra i utbetalning. Smederna ökade sitt bidrag pga hög exponering i samband med SM-vinst tre år i rad. Vanligtvis för elitföreningarna ett likartat sponsringsbidrag på 150 000 kr vardera.
Handläggningen av samverkansöverenskommelser hanteras på
kommunledningskontoret. Den största delen av handläggningen går åt till att ta fram avtal och beslutsunderlag, uppföljning av samverkansöverenskommelser, möten samt kontakt under året. Uppskattningsvis tar tiden för handläggningen av samverkansöverenskommelser cirka 10 % av tjänsten. Utöver tjänsten på kommunledningskontoret så har projektledare för varumärket Eskilstuna på Destination Eskilstuna ett ansvar att stötta föreningar under året samt följa upp motprestationer. Arbetet motsvarar cirka 10 % av tjänsten.
Eskilstuna kommun Datum 5 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
Kommunföretag AB
Moderbolaget Kommunföretag AB:s uppdrag är att leda och samordna
bolagskoncernen genom att bland annat bryta ner och fördela ägardirektiven till dotterbolagen samt att svara för styrning, uppföljning och återrapportering av bolagskoncernens samlade verksamhet. Kommunens bolag ska bedrivas med utgångspunkt från affärsmässig samhällsnytta. Bolagen ska drivas på ett sätt som vårdar kapital och ger skälig avkastning med hänsyn till en ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar utveckling.
Kommunföretag hanterar sponsring till föreningar och aktörer genom intäkter från de kommunala bolagen. Kommunföretag har en årlig sponsringsbudget på 7–9 mnkr. Huvudsyftet med sponsring är att generera ökade eller bibehållna intäkter och agera som en ansvarstagande samhällsaktör.
Kommunföretag sponsrar elitföreningar, föreningar som bedriver social och/eller miljömässigt arbete, föreningar med fokus på barn- och ungdomsidrott samt föreningar och organisationer med fokus på kulturfestivaler, kulturevenemang och miljöevent. 2019 fördelades sponsring från Kommunföretag på följande sätt:
TYP AV STÖD SUMMA
ELITFÖRENINGAR 4,1 mnkr
FÖRENINGAR INOM
SAMHÄLLSANSVAR 816 000
BARN- OCH
UNGDOMSIDROTT 592 500
EVENEMANG 1,3 mnkr
Kommunföretag har en deltidsanställd som handlägger och koordinerar sponsring för kommunföretagen. Handläggaren ansvarar för samordning, kontakt och uppföljning av motprestationer. Utöver handläggaren finns en resurs som hanterar avtal och återrapportering till KF:s styrelsen.
Sponsringsgruppen
Det finns en sponsorgrupp kopplat till arbetet som träffas en gång i månaden.
Sponsringsgruppen leds av representant från Eskilstuna kommunföretag och består av representanter från Energi och Miljö, Kommunfastighet och Eskilstuna Logistik.
Sponsringsgruppen hanterar frågor som uppstår och nya ärenden som inkommit.
Beslut om sponsring inom kommunföretag görs enligt nedan:
Grupp 1: Elit
Beslutsgång: Kommunföretags styrelse fattar beslut om sponsring på 300K eller mer. Sponsringsgruppen kan besluta att bevilja mindre belopp och således inte skicka beslutet vidare till kommunföretags styrelse. Detta gäller för grupp 1 Elit i policyn.
Grupp 2 - 4: Föreningar inom samhällsansvar, barn- och ungdomsidrott och evenemang
Eskilstuna kommun Datum 6 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
Beslutsgång: Kommunföretags styrelse fattar beslut om sponsring på 100K eller mer. Sponsringsgruppen kan besluta att bevilja mindre belopp och således inte skicka beslutet vidare till kommunföretags styrelse.
Alla beslut som ev. frångår policyn ska tas av kommunföretags styrelse.
Destination Eskilstuna
Destination Eskilstuna AB ska vara kommunkoncernens samlade kraft för att positionera Eskilstuna som en attraktiv ort för boende, studier, besök, arbete och investeringar. Det ska ske i bred samverkan med näringslivet, föreningsliv, akademi och studenter. Bolagets övergripande mål är att verka för att Eskilstuna ska vara ett starkt platsvarumärke och stimulera hållbar tillväxt i form av fler arbetstillfällen inom besöksnäringen.
Bolaget ska utifrån evenemangsstrategin även vara kommunkoncernens
samordnande aktör för större evenemang, vilket innebär att utveckla evenemang på nivå 3 samt ansvara för evenemang i nivå 4 – 5 som värvas till Eskilstuna.
Destination Eskilstuna hanterar idag genom sitt grunduppdrag Eskilstuna
kommunkoncerns evenemangsfond samt STIGA Sport Arenas evenemangsfond.
Arena- och evenemangsgruppen:
Arena- och evenemangsgruppen leds av representant från Destination Eskilstuna och består av representanter från kultur- och fritidsförvaltningen,
stadsbyggnadsförvaltningen, miljö- och räddningstjänstförvaltningen och
Kommunfastighet AB. Gruppen arbetar främst med att omsätta och implementera evenemangsstrategin för Eskilstuna. Gruppen hanterar idag också ärenden för evenemangsfonden och Stiga Sports arenas fond.
Evenemangsfonden
Evenemangsfonden har en budget på 10 miljoner kronor som löper över en 4-års period. Fonden kopplas till evenemangsstrategin och riktlinjer för
evenemangsfonden och får tas i anspråk för att attrahera, marknadsföra och genomföra evenemang i huvudsak i nivå 4 och 5 såsom definierade i
evenemangsstrategin. Finansiering av evenemangsfonden sker till lika delar genom Eskilstuna Energi & Miljö AB samt Eskilstuna Kommunfastigheter AB.
Arena- och evenemangsgruppen bereder en årlig lista på tänkbara evenemang som kan komma att beviljas stöd genom fonden. Styrelsen i Eskilstuna Kommunföretag godkänner inriktningen genom att godkänna årlig sammanställd bruttolista från Destination Eskilstuna (arena- och evenemangsgruppen). Anspråkstagande av evenemangsfonden sker sedan efter beslut i styrelsen för Destination Eskilstuna AB.
STIGA Sport Arenas evenemangsfond
STIGA Sports AB avsätter årligen 500 000 kronor till en evenemangsfond som ska ge möjligheter att värva nationella och internationella evenemang till arenan och därmed stärka Eskilstuna som evenemangsstad. Destination Eskilstuna AB ansvarar för hanteringen av fonden. Arena- och evenemangsgruppen bereder samtliga
Eskilstuna kommun Datum 7 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
ärenden som inkommer till evenemangsfonden. VD för Destination Eskilstuna AB godkänner formellt ärenden.
Nedan följer en överblick och sammanställning av de olika sponsringsalternativen:
SAMVERKAN KLK
SPONSRING EKF
STIGA FOND
EVENEMANGS- FOND
INRÄTTAD 2013 2014 2017 2018
STYRANDE Riktlinjer för samverkans- överenskommelser
Sponsrings-
policy Kriterier för evenemangs- fond
Riktlinjer för
evenemangs-fonden
ÅRLIG
SUMMA 1,5 mnkr 7–9 mnkr 5 mnkr på 10
år
10 mnkr på 4 år
SYFTE Stärka Eskilstunas
varumärke Ansvars- tagande samhällsaktör
Attrahera event inom nivå 4–5 till Stiga Sports arena
Attrahera och genomföra event inom nivå 4–5
INRIKTNING Elit, kultur,
evenemang Elit, idrott, kultur, evenemang
Evenemang Evenemang
FINANSIÄR KS 61% M, 33%
KFAST, 6%
ELE
Stiga Sports AB
Lika delar EEM och KFAST. Undantag ELE
BEREDNING KLK Sponsrings-
grupp
Arena- och evenemangs- grupp
Arena- och
evenemangsgrupp
BESLUT Kommunikations- direktör upp till 250 000 kr – högre KS
EKF styrelse eller
sponsrings- grupp
VD
Destination Eskilstuna
EK:s styrelse inriktningsbeslut, DEABs styrelse beslut om anspråkstagande.
UPPFÖLJNIN
G Årligen till
kommunstyrelsen Årligen till
Eks styrelse Årlig rapport
till KLK Årlig rapport till KLK
Analys
När beslut om riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling togs av kommunfullmäktige 2013 fanns ingen samordnad och regelstyrd sponsring inom kommunkoncernen. År 2015 fattade kommunföretag beslut om policy för
Eskilstuna kommun Datum 8 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
sponsring, 2017 instiftades STIGA Sports Arenas evenemangsfond som ett samarbete mellan STIGA Sports AB och kommunkoncernen och 2018 inrättade evenemangsfonden som hanteras av DEAB. Det innebär att det sammanfattande stödet från kommunkoncernen till föreningar och aktörer har ökat markant de senaste åren. Dock innebär det också att föreningar behöver vända sig till olika organisationer för att bli beviljade medel.
Beviljat stöd
Vid en jämförelse mellan beviljade medel så går det att se att de föreningar som får stöd via kommunledningskontoret även får stöd via kommunföretag, med undantag för Sebastian Larssons fotbollsakademi. Vid en jämförelse med evenemangsfonden så kan man dessutom se att det är ett evenemang som har fått stöd från samtliga aktörer; Opera på Tandla (Moderna operan).
Kommunledningskontoret och kommunföretag delar ut den största delen av sponsringsstödet till kommunens elitföreningar. Kommunföretags stöd betalas ut i andelar per månad medan stöder från kommunledningskontoret betalas ut i en klumpsumma. Listan består av samtliga föreningar och aktörer som har blivit beviljade stöd från kommunstyrelsen 2019. I listan framgår det även om de har fått stöd från kommunföretag eller genom evenemangsfonden samma år.
I och med att nästan samtliga föreningar har fått stöd från både kommunstyrelsen och kommunföretag så vore en samordnad handläggningen att förorda. Det skulle
FÖRENING/AKTÖR KLK KOMMUN-
FÖRETAG
EVENEMANGS- FOND
TOTALT SÖRMLANDS
TRAVSÄLLSKAP 100 000 80 000 0 180 000
ESKILSTUNA UNITED* 100 000 900 000 0 1 000 000 ESKILSTUNA
SMEDERNA* 200 000 900 000 0 1 100 000
ESKILSTUNA EGF 150 000 200 000 0 350 000
ESKILSTUNA GUIF 150 000 900 000 0 1 050 000
ESKILSTUNA AFC 150 000 900 000 0 1 050 000
ESKILSTUNA FRIIDROTT 50 000 300 000 0 350 000 SEBASTIAN LARSSON
FOTBOLLSAKADEMI 50 000 0 0 50 000
ESKILSTUNA TON 50 000 50 000 0 100 000
NÄSHULTA
KULTURFÖRENING 30 000 20 000 0 50 000
FOLK OCH KULTUR 250 000 250 000 0 500 000
ESKILSTUNA
KONSTFÖRENING 10 000 10 000 0 20 000
SÖRMLANDS
MOTORKLUBB 200 000 50 000 0 250 000
MODERNA OPERAN 100 000 30 000 250 000 380 000 TOTALSUMMA 1 590 000 4 590 000 250 000 6 434 590
Eskilstuna kommun Datum 9 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
frigöra tid för administrativa uppgifter som avtalsskrivning, mötestid, uppföljning, och redovisning.
Styrning
Det finns i huvudsak fyra styrande dokument för olika typer av utdelning av medel i Eskilstuna kommunkoncern; Riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna antagna av Kommunfullmäktige 2013 (reviderade 2015), sponsringspolicy för Kommunföretag antagen av
Kommunföretags styrelse 2015, Riktlinjer för evenemangsfonden samt Kriterier för Stiga Sports arenas fond antagna av kommunikationsdirektören. De kommunala bolagen omfattas inte av riktlinjerna för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna utan styrs av sponsringspolicyn.
De styrande dokumenten har många likheter inom bedömning och kriterier men det finns också betydande skillnader. Riktlinjerna för samverkansöverenskommelser och evenemangsfonden har i huvudsak orten Eskilstuna som huvudfokus medan
sponsringspolicyns huvudsyfte är de kommunala bolagens intresse och
affärsmässighet. Däremot har samtliga styrande dokument som ett syfte att utveckla Eskilstuna till en attraktiv plats för de som bor, lever och verkar i orten.
Att ersätta riktlinjerna för samverkansöverenskommelser och sponsringspolicyn samt tydliggöra utdelning av medel från evenemangsfonden samt Stiga Sports arena fonden till ett övergripande styrande dokument skulle tydliggöra processen för sponsring och samverkansöverenskommelser. Det skulle också kunna tydliggöra arbetet med evenemangsfonden och Stiga Arena fond. Det är även nödvändigt att revidera riktlinjerna för samverkansöverenskommelser för att möjliggöra en flytt av arbetet eftersom de kommunala bolagen idag inte omfattas av riktlinjerna.
Organisation och handläggning
Att handlägga sponsring av olika slag handlar framförallt om att; genomföra bedömningar för ansökningar, ta fram beslut och avtal, ha löpande kontakt med föreningar och aktörer, genomföra uppföljning och redovisa till ansvarig
nämnd/styrelse. En stor del av handläggningen är administrativ. Vid en jämförelse mellan Kommunföretags sponsring och Kommunledningskontorets
samverkansöverenskommelser så ser man att det är samma föreningar och aktörer som får medel från båda. Det innebär att handläggningen görs inom två
organisatoriska enheter, när det istället skulle kunna handläggas en gång.
Sponsringsgrupp
Det finns idag en sponsringsgrupp med ansvar att förbereda ärenden inom Kommunföretags sponsring. Sponsringsgruppen består av representanter från Eskilstuna kommunföretag, Energi och Miljö, Kommunfastighet och Eskilstuna Logistik. Sponsringsgruppen hanterar frågor som uppstår och nya ärenden som inkommit.
Genom att utöka sponsringsgruppens ansvar till att även bedöma och utvärdera samverkansöverenskommelser, samt ansökningar till evenemangsfonden och Stiga Sports arenas fond så skulle kommunkoncernen också kunna få en mer samlad och
Eskilstuna kommun Datum 10 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
heltäckande bild av vilket stöd som delas ut till vilka föreningar eller aktörer. En förutsättning för det är dock att Destination Eskilstuna ingår i sponsringsgruppen.
Arena- och evenemangsgrupp:
Gruppen kan vid en omorganisation av stöden fortsättningsvis ta fram en inriktning på tänkbara föreningar och aktörer som kan tänkas bli aktuella för de två fonderna.
Inriktningen skulle sen kunna passera sponsringsgruppen för att sedan gå vidare till beslut.
Aktörer
Idag har föreningar flera kontakter inom olika förvaltningar/bolag inom koncernen.
Det kan göra att föreningarna/aktörer kan uppleva att hanteringen,
ansökningsprocessen och uppföljningen av avtalen är otydlig. Alla föreningar som beviljas stöd från olika delar behöver teckna olika avtal, redovisa effekter av avtalen och hur föreningen arbetar med hållbarhetsfrågor till två olika platser inom
koncernen. De behöver också ha kontakt med olika personer inom kommunen och ha dubbla uppföljningsmöten. Då ansökningsprocessen för de olika avtalen också ser olika ut och eftersom stödet delas ut på olika sätt så kan det skapa förvirring för föreningarna.
En gemensam handläggning skulle förenkla processen även för föreningar och aktörer.
Förslag på upplägg
Kommunledningskontorets förslag är att flytta processen för
samverkansöverenskommelser till en organisatorisk enhet inom kommunkoncernen.
Det i sin tur bidrar till en mer effektiv process, minskar administrativa kostnader, samt möjliggör en ökad servicen till föreningar.
Styrning
I och med att sponsring och samverkansöverenskommelser har liknande uppdrag samt delar ut medel till samma typer av föreningar så bör styrningen utgå från samma styrande dokument och beslutande organ. Förslaget är därför att ersätta Riktlinjerna för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna och Kommunföretags sponsringspolicy till ett styrande dokument som då omfattar all sponsring för hela kommunkoncernen.
De nya riktlinjerna behöver innehålla sponsring med syfte att stärka ortens
utveckling, sponsring i syfte att affärsmässigt utveckla de kommunala bolagen samt tydliggöra syftet med evenemangfonder. Riktlinjerna kan om nödvändigt brytas ned till anvisningar inom respektive område.
Alla beslut om sponsring bör övergripande fattas av Kommunföretags styrelse, med möjlighet att fatta beslut på delegation för vissa ärenden eller kostnadsnivåer.
Årligen ska en sammanställning och rapport skickas till kommunstyrelsen med redovisning av bland annat turistekonomiska effekter samt effekter för hållbar utveckling och jämställdhet.
Eskilstuna kommun Datum 11 (11) 2020-11-01
Postadress Besöksadress
Telefon, växel Fax Mobiltelefon
Stadshuset, Fristadstorget 016-710 10 00 070 086 21 30
E-post Webbplats
isabel.jansson3@eskilstuna.se eskilstuna.se
Idag har kommunledningskontoret 1,5 mnkr i sin ram för ortsutveckling och samverkansöverenskommelser. Förslaget är att Kommunföretag får en minskad utdelning till kommunen på ca 1,2 mnkr och istället disponerar upp till 1,5 mnkr till samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna, varav ca 300.000 är avdragsgilla. Kommunikationsavdelningens ram på 1,5 mnkr
omdisponeras till andra delar inom kommunen.
Organisation och handläggning
Kommunföretag AB tar över det samlade ansvaret för sponsring och
samverkansöverenskommelser till föreningar och aktörer i Eskilstuna utifrån Riktlinjer/policy för sponsring för Eskilstuna kommunkoncern. Handläggare på Kommunföretag AB ansvarar för avtal, avtalsregister samt beslutsunderlag och redovisning/uppföljning till kommunföretags styrelse samt till kommunstyrelsen.
Ansvaret och arbetet med evenemangsfonder ändras inte i nuläget utan kommer att utvärderas efter fyra års arbete. Evenemangsfonderna syfte ska dock tydliggöras i övergripande styrande dokument.
Sponsringsgrupp
Sponsringsgruppen kvarstår med utökat ansvar och bereder samtliga
sponsringsärenden inom kommunkoncernen. Sponsringsgruppen utökas så att en person från Destination Eskilstuna ingår i sponsringsgruppen. Destination Eskilstuna får ett särskilt uppdrag att ansvara för de ärenden som ska beredas för ortutveckling och varumärket Eskilstuna. Sponsringsgruppen ska årligen
sammanställa och redovisa beviljat stöd till kommunföretags styrelsen, processutvecklingsgruppen för berikande kultur och fritid samt till
Kommunstyrelsen. I redovisningen ska turistekonomiska effekter framgå samt effekter för hållbar utveckling.
Styrning och organisation behöver tydligt framgå i de nya riktlinjerna för sponsring.
Riktlinjerna behöver tas fram tillsammans med berörda organisationer inom kommunkoncernen.
Aktörer
Att en och samma organisatoriska enhet ansvarar och handlägger sponsring för kommunföretagen samt för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna effektiviserar processen. Det innebär att aktörerna endast får ett upprättat avtal och en instans för uppföljning. På så vis minskar den administrativa handläggningen både för
kommunkoncernen och för föreningar och aktörer.
Hur processen för hantering, ansökning och uppföljning ska se ut behöver utredas vidare inom Kommunföretag AB.
