Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Kommunfullmäktige

(1)

Utses att justera Ann Berglund (M) och Lotta Jonsson (KD)

Justeringens plats

och tid Onsdagen den 17 februari 2021, Tingssalen Stadshuset Paragrafer §3 - §22

Underskrifter ...

Sekreterare Mathilda Lennmark

...

Ordförande Ann-Sofie Wågström

...

Justerande Ann Berglund Lotta Jonsson

Anslag/Bevis

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och

sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2021-02-04

Anslaget sätts upp 2021-02-17 Anslaget tas ner 2021-03-11

Förvaringsplats för

protokollet Kommunstyrelsens kansli

Underskrift ...

Utdragsbestyrkande Plats och tid Fullmäktigesalen, stadshuset Klockan 09:00 – 10:07

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande Beslutande Jimmy Jansson, (S)

Sarita Hotti (S)

Daniel Alexandersson (S) Marie Svensson (S) Majo Kuusikoski (S) Björn Larsson (S) Lisa Friberg (S)

Geerth Gustavsson (S) Nina Tuncer (S)

Lars-Göran Karlsson (S) Owe Ek (S)

Ann-Sofie Wågström (S), ordförande Jari Puustinen (M)

Göran Gredfors (M) Ann Berglund (M) Robin Tannarp (M) Lars Olov Lundkvist (M) Abshir Osman (M) Gunilla Ternert (M) Arne Jonsson (C) Mattias Stjernström (C) Maria Chergui, (V) Johan Sandberg (V) Ida Myrbäck (V) Stefan Krstic (L) Helen Wretling (L) Lotta Jonsson (KD) Marielle Lahti (MP) Kim Fredriksson, (SD) Mikael Nygren (SD) Anton Berglund (SD) Elin Blomberg (SD) Seppo Vuolteenaho (SD) Anita Nygren (SD) Mikael Strömberg (SD)

(3)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ärendegång vid kommunfullmäktiges sammanträde torsdagen den 4 februari 2021

Ärendegången följde föredragningslistan.

____

(4)

§ 3 Upprop och protokolljustering

Sammanträdet inleds och Ann Berglund (M) och Lotta Jonsson (KD) utses att justera protokollet.

_____

(5)

§ 4 Godkännande av kallelse

Kallelsen godkänns.

_____

(6)

KSKF/2021:3, KSKF/2020:3

§ 5 Anmälan av länsstyrelsens beslut om nya ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige

Länsstyrelsen i Södermanlands läns beslut den 17 december 2020 anmäls och läggs till handlingarna. Avgången ledamot är Marko Grönfors (S) och ny ledamot är Clarence Palm (S) och ersättare Carin Zaric (S).

_____

Beslutet skickas till:

Löneservice, för åtgärd

Förtroendemannaregistret, för åtgärd Lex support, för åtgärd

(7)

KSKF/2021:2

§ 6 Val till kommunala uppdrag Beslut

1. Nedanstående avsägelser godkänns

• Björn Gustavssons (M) avsägelse som ersättare i grundskolenämnden.

• Siv Aksilas (MP) avsägelse som insynsledamot i valnämnden.

• Karl Sernebergs avsägelse som ledamot i Destination Eskilstuna.

2. Nedanstående personer väljs till respektive uppdrag för angiven tid

Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden, från och med 17 december 2020 till och med 31 december 2021

Ersättare Susanne Henning Aihonen (KD)

Grundskolenämnden, från och med 4 februari 2021 till och med den 31 december 2021

Ersättare Andrea Svärd (M)

efter Björn Gustavsson (M)

Miljö- och räddningstjänstnämnden, från och med 4 februari 2021 till och med den 31 december 2021

Ersättare Björn Gustavsson (M)

efter vakant (M)

Torshälla stads nämnd, från och med 4 februari 2021 till och med den 31 december 2021

Ersättare Ulf Söderström (M)

efter vakant (M)

Vård- och omsorgsnämnden, från och med 4 februari 2021 till och med den 31 december 2021

Ledamot Åsa Salo (M)

efter vakant(M)

(8)

Vård- och omsorgsnämnden, från och med 4 februari 2021 till och med den 31 december 2021

Ersättare Karl Tovseth (M)

efter Åsa Salo (M)

Valnämnden, från och med 4 februari 2021 till och med den 31 december 2021

Insynsplats Birgitta Eriksson (MP)

efter Siv Aksila (MP)

Destination Eskilstuna AB från och med 4 februari 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ledamot Anne Bast, Volvo

efter Karl Serneberg, Volvo

Val till kommunala bolag 2021

Eskilstuna Kommunföretag AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Lars Andersson (S)

1: vice ordförande Johan Holmqvist, nominerad av (M) 2:e vice ordförande Lars Bohlin (SD)

Ledamöter Sarita Hotti (S)

Lars-Göran Hammarberg (S) Ann-Sofie Wågström (S) Nina Tuncer (S)

Bertil Andersson (M)

Mats Bengtsson, nominerad av (M) Mattias Stjernström(C)

Tommy Hamberg (V) Anitha Wretling (L) Bo Hellmark (KD) Tobias Gustavsson (SD) Seppo Voulteenaho (SD) Adjungerad Mohamed Abdukani (MP) Lekmannarevisor Tony Meshko

Lekmannarevisor ers Majvor Gyllham

Eskilstuna Energi och Miljö AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Ann-Sofie Wågström (S) 1:vice ordförande Mattias Stjernström (C) 2:e vice ordförande Tommy Hamberg (V) Ledamöter Theresia Jansson (S)

Annika Oldberg (M)

(9)

Kari Lainio (M) Robert Forsman (MP) Fredrik Elf (SD) Lekmannarevisor Margareta Svedbjörk Lekmannarevisor ers Rolf Waltersson

Eskilstuna Energi och Miljö Elnät AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Annika Oldberg (M) Kari Lainio (M) Robert Forsman (MP) Fredrik Elf (SD) Lekmannarevisor Margareta Svedbjörk Lekmannarevisor ers Rolf Waltersson

Eskilstuna Ekeby 2:30 AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Eskilstuna Vindkraft AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Ann-Sofie Wågström (S) 1: vice ordförande Mattias Stjernström (C) 2:e vice ordförande Tommy Hamberg (V) Ledamöter Theresia Jansson (S)

(10)

Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Lars-Göran Hammarberg (S) 2:e vice ordförande Kari Lainio (M)

Ledamöter Eine Ikonen (S) Rashid Azarà (V)

Seppo Voulteenaho (SD) Lekmannarevisor ers Margareta Svedbjörk

Eskilstuna Strängnäs Elförsäljning AB från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Eskilstuna Energi och Miljö Försäljning AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

SEVAB Energiförsäljning AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Eskilstuna Kommunfastigheter AB från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Bertil Andersson (M) 1: vice ordförande Leif Thorstenson (S) 2:e vice ordförande Tobias Gustafsson (SD) Ledamöter Bert Eriksson (S)

Miriam Holm (C) Torgny Zetterling (M) Carin Kuutmann (V) Seppo Vuolteenaho (SD)

(11)

Lekmannarevisor Richard Karlsson Lekmannarevisor ers Tony Meshko

Eskilstuna Logistik och Etablering AB från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Johan Holmqvist, nominerad av (M) Vice ordförande Ann-Sofie Wågström (S)

Ledamöter Lars-Göran Karlsson (S) Leif Jilsmo (M)

Carlos Costa (C) Thomas Stääv (L) Stefan Bergqvist (SD) Bengt Nilsson (SD) Lekmannarevisor Per-Ola Andersson Lekmannarevisor ers Margareta Svedbjörk

Destination Eskilstuna AB från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Mats Bengtsson, nominerad av (M) Vice ordförande Nina Tuncer (S)

Ledamöter Stefan Bergqvist (SD)

Erik Johansson, Sundbyholms Slott Veronica Gustavsson, Tuna Park Sofia Larsson, Parken Zoo

Göran Pettersson, Vilsta Sporthotell Eva Karlsson, Bam Konsult

Anders Kruhsberg, Reinhold Gustavsson Förvaltn. AB Anne Bast, Volvo

Lekmannarevisor Per-Ola Andersson Lekmannarevisor ers Tony Meshko

ELP4 AB, från ordinarie från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Per Idesten (tjänsteperson) Ledamot Urban Svantesson (tjänsteperson) Suppleanter Mikael Jonsson (tjänsteperson)

Karin Israelsson (tjänsteperson) Lekmannarevisor Tony Meshko

Lekmannarevisor ers Dinka Hodzic

Gjutaren i Torshälla AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ordförande Per Idesten (tjänsteperson) Ledamot Urban Svantesson (tjänsteperson) Suppleanter Karin Israelsson (tjänsteperson)

Rickard Ålund (tjänsteperson)

(12)

Lekmannarevisor Tony Meshko Lekmannarevisor ers Dinka Hodzic

Energikontoret i Mälardalen AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ledamot Kristina Birath (tjänsteperson) Lekmannarevisor Tony Meshko

Create Business Incubator Mälardalen AB, från ordinarie bolagstämma 2021 till och med ordinarie bolagstämma 2022.

Ombud Niklas Edmark (tjänsteperson) _____

De valda, för kännedom De entledigade, för kännedom Berörda organ, för åtgärd Löneservice, för åtgärd

Förtroendemannaregistret, för åtgärd Lex support, för åtgärd

(13)

KSKF/2021:4

§ 7 Frågor

Inga frågor finns att behandla under dagens sammanträde.

_____

(14)

KSKF/2020:410

§ 8 Instruktion till ombud vid årsstämmor för kommunala bolag år 2021

Beslut

Eskilstuna kommuns ombud i Eskilstuna Kommunföretag AB,

ELP 4 AB, Create Business Incubator Mälardalen AB, Energikontoret i Mälardalen AB samt Gjutaren i Torshälla AB, instrueras att vid respektive årsstämma – under förutsättning av revisorernas tillstyrkan – rösta för att årsstämman:

1. Fastställer i årsredovisningen ingående resultat- och balansräkning samt i förekommande fall i koncernredovisningen ingående koncernresultat- och koncernbalansräkning.

2. Godkänner styrelsens och verkställande direktörens förslag till disposition av verksamhetsårets vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning.

3. Beviljar styrelsen och verkställande direktören ansvarsfrihet för 2020 års förvaltning.

Ärendebeskrivning

Aktiebolag med kommunala ägarintressen håller årsstämmor under perioden april-maj varje år. Ärendet avser instruktioner till ombuden vid årsstämmor i Eskilstuna

Kommunföretag AB, ELP4 AB, Create Business Incubator Mälardalen AB, Gjutaren i Torshälla AB samt Energikontoret i Mälardalen AB för verksamheten år 2020.

Ägardirektiv gällande verksamhetsåret 2020 antogs vid kommunfullmäktiges sammanträde den 17 juni 2020, §102, och kommer att återrapporteras till kommunfullmäktige i delårsuppföljning och årsredovisning.

I samband med pågående budgetarbete för 2022 kommer ägardirektiven till bolagskoncernen att förnyas avseende uppdrag.

Ägardirektiv för 2022 fastställs av kommunfullmäktige vid sammanträdet i juni 2021 för samordning i kommunkoncernens samlade budgetarbete.

_____

Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ekonomi och kvalitet Eskilstuna Kommunföretag AB

ELP 4 AB

Create Business Incubator Mälardalen AB Gjutaren i Torshälla AB

Energikontoret i Mälardalen AB

(15)

KSKF/2020:371

§ 9 Borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat

Beslut

1. Eskilstuna kommun bekräftar att ingången borgensförbindelse av den 20 februari 2007 (”Borgensförbindelsen”), vari Eskilstuna kommun åtagit sig solidariskt borgensansvar såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s (publ) (”Kommuninvest”) förpliktelser, alltjämt gäller samt att

Kommuninvest äger företräda Eskilstuna kommun genom att företa samtliga nödvändiga åtgärder för ingående och vidmakthållande av borgen enligt Borgensförbindelsen i förhållande till Kommuninvests nuvarande och blivande borgenärer.

2. Eskilstuna kommun bekräftar att regressavtalet undertecknat av Eskilstuna kommun den 24 oktober 2011, vari det inbördes ansvaret mellan

Kommuninvests medlemmar regleras för det fall Kommuninvests borgenärer skulle framställa anspråk gentemot någon eller några av medlemmarna enligt Borgensförbindelsen, alltjämt gäller.

3. Eskilstuna kommun bekräftar att garantiavtalet undertecknat av Eskilstuna kommun den 24 oktober 2011, vari Eskilstuna kommuns ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat regleras, alltjämt gäller.

4. Tommy Malm och Jimmy Jansson utses att för Eskilstuna kommuns räkning underteckna alla handlingar med anledning av detta beslut.

Ärendebeskrivning

Kommuninvests ekonomiska förenings (”Föreningen”) upplånings- och utlåningsverksamhet bedrivs i det av Föreningen helägda dotterbolaget

Kommuninvest i Sverige AB (publ) (”Kommuninvest”). För att Kommuninvest i sin upplåning ska få bästa möjliga kreditvillkor på lånemarknaden återfinns i Föreningens stadgar som villkor för medlemskap, att samtliga medlemmar enligt separat tecknad borgensförbindelse ska ansvara solidariskt såsom för egen skuld för Kommuninvests samtliga förpliktelser. Samtliga medlemmar har tecknat borgensförbindelse. Eskilstuna kommun utfärdade sin borgensförbindelse den 20 februari 2007 och har bekräftat densamma genom beslut av fullmäktige den 17 mars 2016.

(16)

Samtliga kommunala borgensförbindelser förvaras hos Kommuninvest. Vid Kommuninvests upptagande av lån på lånemarknaden presenteras

borgensförbindelserna för långivaren. I den praktiska hanteringen vid företeende av borgensförbindelser i samband med Kommuninvests upplåning företräder således Kommuninvest medlemmarna gentemot långivarna.

Samtliga medlemmar har, utöver borgensförbindelsen, tecknat ett separat regressavtal (”Regressavtalet”) med Kommuninvest samt ett avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat (”Garantiavtalet”). Även dessa avtal är av avgörande betydelse för medlemskap i Föreningen samt av stor vikt för Kommuninvests verksamhet. Eskilstuna kommun undertecknade Regressavtalet den 24 oktober 2011 och Garantiavtalet den 24 oktober 2011.

Ett borgensåtagande är enligt lag endast giltigt i tio år från den dag då åtagandet ingicks, alternativt från den dag då borgensåtagandet bekräftats genom beslut av fullmäktige. Även Regressavtalet och Garantiavtalet riskerar, mot bakgrund av reglerna om preskription, att bli ogiltiga efter tio år. Giltighetstiden för Eskilstuna kommuns Regressavtal och Garantiavtal riskerar således inom kort att löpa ut. Med hänsyn till att dessa utgör ett av villkoren för medlemskap i Föreningen och den betydelse avtalen har för Kommuninvests verksamhet är det av mycket stor vikt att Eskilstuna kommun innan avtalens giltighetstid löper ut fattar ett beslut i fullmäktige som bekräftar att avtalen alltjämt är gällande, samt därefter undertecknar en separat sådan bekräftelse av avtalen.

För att underlätta för medlemmarna har beslutats att tillämpa ett gemensamt

förfarande för samtliga bekräftelser och att borgensförbindelsen således ska bekräftas i samband med avtalen.

_____

Kommunstyrelsen, Kommunledningskontoret, Ekonomi och kvalitet Kommuninvest i Sverige AB

(17)

KSKF/2020:401

§ 10 Riktlinjer för investeringar Beslut

Riktlinje för investeringar antas.

Reservation

Marielle Lahti (MP) reserverar sig skriftligt mot beslutet (bilaga A).

Stefan Krstic (L), Lotta Jonsson (KD)m och Maria Chergui (V) reserverar sig muntligt mot beslutet.

Ärendebeskrivning

Kommunledningskontoret har sett över investeringsprocessen, bland annat till följd av den revisionsgranskning av investeringsstyrningen som gjordes i slutet av 2019. Till följd av översynen som gjordes finns behov av att revidera Riktlinjen för investeringar.

De största förändringarna mot tidigare anvisning är:

- Kommunfullmäktige beslutar om investeringsbudget på ramnivå för

nämnd/verksamhet. Tidigare beslutade kommunfullmäktige om investeringar på objektnivå, vilket ibland kunde vara väldigt detaljerat.

- Särskilt Beslut om projektstart ska fattas innan ett projekt får starta. Ofta finns inte alla underlag framme när beslut om årsplan/kompletterande årsplan fattas, samtidigt som det är väldigt många projekt att ta ställning till på en gång. Beslut om projektstart ger en möjlighet att mer i detalj redogöra för ett projekt som är på gång att starta när alla beslutsunderlag finns framtagna. Det ger också ett ytterligare tillfälle att prioritera projekt, vilket är viktigt då investeringsnivån är hög för närvarande. Beslut om projektstart fattas av respektive nämnd om investeringen överstiger 25 miljoner

(Kommunstyrelsen/verksamhetsfastigheter) respektive 5 miljoner (övriga nämnder). Om investeringen understiger dessa beloppsgränser ska beslut fattas av ansvarig tjänsteperson (verkställighet).

- Kompensation för kapitalkostnader ska som huvudregel inte utgå till nämnder.

Tidigare har huvudregeln varit att kompensation ska utgå, vilket inte givit förvaltningarna några incitament att hålla nere investeringarna. Det har också skapat en relativt stor administration. Det kommer även fortsättningsvis gå att äska medel för enstaka projekt som nämnden vill genomföra men som de bedömer att de inte har råd med. Kommunfullmäktige har då att ta ställning till om kompensation ska utgå.

(18)

En del av synpunkterna från revisionen har inte föranlett några ändringar i riktlinjen utan handlar mer om att skapa förutsättningar för efterlevnad av riktlinjen.

- Standardiserat beslutsunderlag (blankett) har tagits fram - Blankett för slutredovisning har tagits fram

- Ett investeringsråd på tjänstemannanivå har inrättats innan beslut om projektstart

- Årshjulsprocessen för investeringar har tydliggjorts

- Översyn av befolkningsprognos och behovsprognos har inletts

Implementering har påbörjats och förväntas vara klar under våren 2020. Inledningsvis har fokus legat på verksamhetsfastigheter då de utgör merparten av investeringarna.

Yrkanden

Stefan Krstic (L) yrkar avslag till kommunstyrelsens förslag och yrkar att

kommunfullmäktige fortsättningsvis ska besluta om investeringar på objektsnivå och att nämnderna ska fortsättningsvis som huvudregel kompenseras för sina

kapitalkostnader (bilaga B).

Maria Chergui (V) instämmer i Stefan Krsrtics (L) yrkande.

Lotta Jonsson (KD) och Marielle Lahti (MP) yrkar avslag till kommunstyrelsens förslag.

Jimmy Jansson (S) och Sarita Hotti (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag och avslag till Stefan Krstics (L) yrkande.

Arne Jonsson (C), Jari Puustinen (M) och Kim Fredriksson (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

Propositionsordning

Ordföranden finner att det finns två förslag till beslut:

• Stefan Krstics (L) med fleras avslag till kommunstyrelsens förslag och bifall till eget yrkande.

• Jimmy Janssons (S) med fleras bifall till kommunstyrelsens förslag.

Ordföranden föreslår en propositionsordning där förslagen ställs mot varandra.

Kommunfullmäktige godkänner propositionsordningen.

Efter att ha ställt proposition på förslagen finner ordföranden att kommunfullmäktige har beslutat i enlighet med Jimmy Janssons (S) med fleras yrkande att bifalla

kommunstyrelsens förslag.

_____

Samtliga nämnder

(19)

KSKF/2020:398

§ 11 Riktlinjer för hållbar arbetsmiljö Beslut

1. Riktlinje för hållbar arbetsmiljö godkänns.

2. Riktlinje för hållbar arbetsmiljö ersätter Riktlinje för god hälsa

Ärendebeskrivning

För att skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och ett hållbart arbetsliv har Eskilstuna kommun en riktlinje för hållbart arbetsliv. I arbetsmiljöverkets föreskrift systematisk arbetsmiljö finns det krav på att arbetsgivare ska ha en policy för sitt arbetsmiljöarbete och denna riktlinje motsvarar detta arbete.

Målsättningen är att Eskilstuna kommun ska ha en jämställd arbetsmiljö som främjar hälsa och förebygger ohälsa och olycksfall. En arbetsmiljö där våra medarbetare upplever hög grad av arbetsglädje, trivsel och stolthet. En medarbetare som känner sig trygg och sedd på sin arbetsplats och i sin funktion, tar ansvar och bidrar till hållbara möten, till ett modigt och aktivt medarbetarskap respektive engagerat och tillitsfullt ledarskap.

Riktlinje för hållbar arbetsmiljö ersätter Riktlinje för god hälsa (KSKF/2011:294), beslutad av personalutskottet 2011-08-10, § 49.

Yrkanden

Göran Gredfors (M), Marie Svensson (S) och Maria Chergui (V) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

_____

Samtliga nämnder

(20)

KSKF/2020:427

§ 12 Organisering och hantering av

samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna

Beslut

1. Ansvar och handläggning av samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna flyttas till Kommunföretag AB från och med 1 juli 2021.

2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram förslag på en

koncernövergripande policy för sponsring/samverkansöverenskommelser som ska ersätta riktlinjerna för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna.

3. Kommunföretag AB får i ansvar att tillsammans med

Kommunledningskontoret ta fram de riktlinjer och anvisningar som krävs för att en flytt av ansvaret kan genomföras i samband med beslut om

koncernövergripande policy.

Ärendebeskrivning

Föreningar och aktörer kan på olika sätt få stöd för sin verksamhet eller planerade evenemang. Utöver kultur- och fritidsnämndens föreningsstöd så finns det stöd att få via Kommunstyrelsen, Kommunföretag och Destination Eskilstuna.

Kommunledningskontorets förslag är att flytta ansvaret och handläggningen för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och Varumärket Eskilstuna till Kommunföretag AB från och med 1 juli 2021. I samband med det ska en revidering av nuvarande riktlinjer för samverkansöverenskommelser för ortsutveckling och varumärket Eskilstuna ha beslutats av kommunfullmäktige.

Yrkanden

Marielle Lahti (MP), Jimmy Jansson (S), Kim Fredriksson (SD) och Jari Puustinen (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

_____

Kommunföretag AB

(21)

KSKF/2020:187

§ 13 IT-policy Beslut

1. IT-policy för Eskilstuna kommunkoncern antas i enlighet med kommunledningskontorets förslag.

2. IT-policy för Eskilstuna kommunkoncern ersätter tidigare Riktlinje för Eskilstuna kommuns IT-verksamhet KSKF 2017:655.

Ärendebeskrivning

Som ett led i arbetet med digital transformation genomförs en översyn av kommunens IT-styrning. Det innebär att ta fram en IT-policy med tillhörande riktlinjer samt en plan för IT-utveckling.

Syftet med IT-policyn är att säkerställa en effektiv och hållbar IT-verksamhet samt skapa förutsättningar för att kommunkoncernen ska kunna uppnå sina

verksamhetsmål med stöd av ändamålsenliga IT-komponenter och funktioner.

Målsättningen med IT-policyn är att säkerställa:

• Att IT utformas baserat på verksamhetens samlade behov. 

• En robust och säker infrastruktur som underlättar digitalisering. 

• En effektiv och säker hantering av information (informations- och IT- säkerhet). 

• Ett effektivt utnyttjande av koncernens IT-relaterade komponenter, system och infrastruktur. 

• Ett effektivt användande av ekonomiska, tekniska och personella resurser. 

• Tydliga roller och ansvarsfördelning. 

IT-policyn konkretiseras i riktlinjer, anvisningar och instruktioner samt förverkligas genom en IT-plan för kommande års utveckling. 

IT-policyn anger inriktningen för Eskilstuna kommunkoncerns sammantagna IT- verksamhet samt principer och förutsättningar för hur IT-verksamhet ska styras och bedrivas inom Eskilstuna kommunkoncern.

Policyn baseras på målsättningarna i strategisk inriktning och ska stödja och underlätta genomförandet av program för digital transformation (KSKF/2019:351).  

(22)

Arbetssätt och involvering

Arbetet med framtagningen av IT-policy har letts av kommunledningskontorets IT- chef tillsammans med konsulter från PWC. Avstämningar har gjorts med en styrgrupp bestående av Kommunikationsdirektör, IT-chef, förvaltningschef SEF, områdeschef SEF IT och Informationssäkerhetsstrateg.

Under arbetets gång har workshops genomförts tillsammans med

processledningsgruppen för IT som representeras av alla förvaltningar och CIO för Kommunföretag. I arbetet med IT-policyn har det genomförts två avstämningar vardera med kommunledningsgrupp och kommunledningskontorets ledningsgrupp.

Förändringar i IT-policyn efter remissrunda

Utifrån inkomna synpunkter i remissen har förtydligande gjorts gällande organisation, roller och ansvarsområden. Det gäller framförallt för frågor som hanteras gemensamt mellan kommun och bolag samt vad som särskiljer utifrån kommunens respektive bolagens uppdrag.

Kund- brukar- och medborgarperspektivet har förstärkts i de styrande principerna efter medskick från flera nämnder.

Som ett komplement till de styrande dokument för IT-området som beskriver vad som ska uppnås kommer instruktioner och rutiner att ta fram för att beskriva hur något ska genomföras. Dessa tas fram av kommunledningskontoret och/eller serviceförvaltning samt ESEM IT.

Alla styrdokument för IT har kompletterats med en ordlista för att förtydliga begrepp som är vanligt förekommande i dokumenten.  

(23)

Finansiering

Medel för upprätthållande och förvaltning av policyn finansieras inom ramen för ordinarie lednings- och styrnings arbete inom kommunkoncernen.

Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation

Social dimension IT-policyn ska bidra till att utveckla välfärden och verka för trygga offentliga digitala lösningar.

Miljömässig dimension IT-policyn är en förutsättning för att arbeta för en mer hållbar verksamhet och hållbar stad. Digitalisering ger exempelvis mycket goda förutsättningar till digitala lösningar på en standardiserad nivå med så låg

suboptimering som möjligt och på så sätt bidra till en god hushållning av resurser.

Ekonomisk dimension Med en gemensam IT-policy kan vi minimera suboptimering av resurser och funktioner och på detta sätt minska kostnader då fler kan samutnyttja system, licenser och hårdvara. En ökad standardisering bidrar även till effektivare förvaltning och avtalshantering på sikt.

Effektiv organisation De grundläggande förutsättningarna i IT-policyn ska lägga en god grund för effektivitet i olika digitaliseringsinitiativ. Det är även av vikt att arbetet samordnas inom hela kommunkoncernen för att undvika suboptimering och parallella processer.

_____

Samtliga nämnder och bolag

(24)

KSKF/2020:188

§ 14 Plan för Eskilstuna kommunkoncerns IT-utveckling

Beslut

Plan för Eskilstuna kommunkoncerns IT- utveckling antas i enlighet med kommunledningskontorets förslag.

Ärendebeskrivning

Dagens snabba IT-utveckling med digitalisering i fokus, kombinerat med förändrade beteenden ger upphov till nya produkter, tjänster och arbetssätt som tillsammans påverkar kommunens olika verksamheter i snabb takt. Detta påverkar även de förväntningarna som medborgare, medarbetare och andra aktörer ställer på

kommunen. Bland annat ökar kraven på kommunens innovationsförmåga samt att snabbare kunna omsätta idéer till lösningar. Till detta behövs en ändamålsenlig, hållbar och säker teknisk infrastruktur som möjliggör användande av den teknik som växer fram.

I den strategiska inriktningen för åren 2020–2023 återfinns strategiska mål som anger Eskilstuna kommunkoncerns strategiska inriktning som helhet. Målen speglar de områden där kommunfullmäktige vill uppnå strategiska förbättringar och utgår från hållbar utveckling och effektiv organisation. Plan för Eskilstuna kommunkoncerns IT- utveckling bidrar främst till måluppfyllelse för målet God kvalitet och värdeskapande processer. Men även indirekt till övriga mål både internt och externt.

Eskilstuna kommunkoncerns IT-plan beskriver de målsättningar som upprättats för att möta detta. IT-planen konkretiseras i aktivitetsplaner som beskriver de aktiviteter, projekt och åtgärder som planeras för att uppfylla de uppsatta målsättningarna.

IT-planen är styrande för IT-verksamheten inom koncernen och omfattar alla nämnder och bolag inom Eskilstuna kommun. Med IT-verksamhet avses alla IT- relaterade funktioner och IT-relaterat arbete inom Eskilstuna kommunkoncern.

Dokumentet beslutas av kommunfullmäktige och förvaltas av kommunledningskontoret (KLK).

Planen har sin utgångspunkt i Eskilstuna kommunkoncerns övergripande mål och strategier.

(25)

Under den aktuella planeringsperioden kommer följande målområden för IT- verksamheten att vara prioriterade:

1. Lyhördhet för kommunkoncernens behov – IT-funktionens målsättning är att inom ramen för sitt uppdrag uppfylla koncernens behov genom att vara en integrerad del av verksamheten. 

2. Kostnadseffektivitet i fokus – IT-funktionen bedrivs ändamålsenligt med hög grad av kostnadseffektivitet. 

3. Effektiv styrning och ledning – IT-funktionen ska vara tydligt formulerad, etablerad och följa koncernens styrsystem. 

4. Proaktiv informationssäkerhet – IT-säkerhet bedrivs enligt god praxis med fokus på att skydda koncernens IT- och informationstillgångar. 

5. Stabil leverans av IT – IT-funktionen bedrivs med förutsättningar för att skapa en god leveransförmåga. 

6. Proaktiv samverkan – IT-funktionen främjar en ändamålsenlig samverkan avseende IT-frågor mellan kommunen och de kommunala bolagen, samt med andra regionala och nationella aktörer.  

Arbetet med framtagningen av Plan för Eskilstuna kommunkoncerns IT-utveckling har letts av kommunledningskontorets IT-chef tillsammans med konsulter från PWC.

Avstämningar har gjorts i Styrgrupp bestående av kommunikationsdirektör, förvaltningschef SEF, områdeschef SEF IT och informationssäkerhetsstrateg.

(26)

Under arbetets gång har workshops genomförts tillsammans med

processledningsgruppen för IT som representeras av alla förvaltningar och CIO för kommunföretag. I arbetet med IT-policyn har det genomförts två avstämningar vardera med KLG och KLK Ledningsgrupp.

Förändringar i Eskilstuna kommunkoncerns plan för IT-utveckling efter remissrunda

Utifrån inkomna synpunkter i remissen så har kommunledningskontoret gjort förtydliganden under avsnittet för IT-organisation som innebär att det både är

kommun och kommunala bolagen som gemensamt ska arbeta för att efterleva planen.

Ett förtydligande avseende målgruppen för IT-planen är gjord. Det är medarbetare som är involverade inom kommunkoncernens IT-verksamhet och digitaliseringsarbete som är målgruppen för dokumentet och ska arbeta med att genomföra planen.

För att förtydliga målområden har avsnitt fyra, proaktiv informationssäkerhet kompletterats med att utöver hänvisa till gällande praxis även lagt till att det avser gällande lagstiftning.

En annan justering är att tydligare belysa systemförvaltningens roll för samverkan mellan IT-verksamhet och kärnverksamhet.

För att öka tydligheten i dokumentets innehåll har det gjorts omdisponeringar och justeringar i dokumentstrukturen i IT-planen. Bland annat genom att minska ner på textomfånget och konsoliderat avsnitt. Begreppet handlingsplaner har ersatts med aktivitetsplaner samt det är nu beskrivit att det inte finns en aktivitetsplan utan att det kan finnas flera utifrån uppdraget. Alla styrdokument för IT har kompletterats med en ordlista för att förtydliga begrepp som är vanligt förekommande i dokumenten.

Begreppet handlingsplaner har ersatts med aktivitetsplaner.

IT-planen tar i stora delar hand uppkomna effektiviseringsmöjligheter inom IT- området som har framkommit i projektet effektiv administration.

Kommunledningskontoret har för avsikt att fortsätta genomlysningen av IT- verksamheten i samverkan med serviceförvaltningen och de kommunala bolagen under 2021.

Finansiering

Medel för genomförande av aktivitetsplaner och förvaltning av IT-planen finansieras inom ramen för fastlagd årsbudget för förvaltningar och bolag. Ansvariga för att genomföra aktiviteter i enlighet med IT-planen behöver skapa utrymme i det ordinarie budgetarbete och objektsförvaltning. Särskilda projektmedel kan komma att sökas för större kommun- och/eller kommunkoncernövergripande åtgärder.

(27)

Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation

Social dimension: Planen ska bidra till att utveckla välfärden och verka för trygga offentliga digitala lösningar.

Miljömässig dimension: Planen är en förutsättning för att arbeta för en mer hållbar verksamhet och hållbar stad. Digitalisering ger exempelvis mycket goda förutsättningar till digitala lösningar på en standardiserad nivå med så låg suboptimering som möjligt och på så sätt bidra till en god hushållning av resurser.

Ekonomisk dimension: Med en gemensam plan kan vi minimera suboptimering av resurser och funktioner och på detta sätt minska kostnader då fler kan samutnyttja system, licenser och hårdvara. En ökad standardisering bidrar även till effektivare förvaltning och avtalshantering på sikt. IT-planen omfattar till stora dela målsättningen i projektet för Effektiv organisation.

Effektiv organisation: De grundläggande förutsättningarna i planen ska lägga en god grund för effektivitet i olika digitaliseringsinitiativ. Det är även av vikt att arbetet samordnas inom hela kommunkoncernen för att undvika suboptimering och parallella processer.

____

(28)

KSKF/2020:189

§ 15 Riktlinje för IT-anskaffning

Beslut

1. Riktlinje för anskaffning av IT för Eskilstuna kommunkoncern antas i enlighet med kommunledningskontorets förslag.

2. Riktlinje av anskaffning av IT för Eskilstuna kommunkoncern ersätter tidigare Riktlinje för Eskilstuna kommuns IT-verksamhet KSKF 2017:655.

Ärendebeskrivning

Denna riktlinje är en konkretisering av Eskilstuna kommuns IT-policy samt Riktlinje för upphandling och inköp. I riktlinjen beskrivs vilka principer som gäller inom kommunkoncernen avseende anskaffning av IT-relaterade komponenter, system, tjänster och infrastruktur, nedan benämnt IT.

Vid anskaffning av system och tjänster så gäller riktlinjen oavsett om dessa installeras på kommunens servrar, hos en extern leverantör, eller i de fall där de levereras som en molntjänst.

Riktlinjen omfattar alla nämnder och bolag inom koncernen.

Syftet med denna riktlinje är att säkerställa att all IT-anskaffning sker på ett ändamålsenligt och hållbart sätt samt i enlighet med koncernens målarkitektur och/eller systemförvaltningsplaner. Riktlinjen ska också vägleda ansvariga beställare genom att beskriva vilka principer som ska följas vid anskaffning av IT.

Styrande principer ska alltid följas vid anskaffning av IT:

Anskaffning av IT ska utföras baserat på verksamhetens samlade behov och på ett för koncernen kostnadseffektivt sätt. Andra perspektiv som ska ingå i

upphandlingsunderlag är kvalitet, säkerhet, arbetsmiljö samt att även hållbarhetsaspekter ska beaktas. 

Arbetet med framtagningen av Riktlinje för IT-anskaffning har letts av kommunledningskontorets IT-chef tillsammans med konsulter från PWC.

Avstämningar har gjorts med en styrgrupp bestående av kommunikationsdirektör, IT- chef, förvaltningschef SEF, områdeschef SEF IT och informationssäkerhetsstrateg.

(29)

Under arbetets gång har workshops genomförts tillsammans med nyckelroller för IT- anskaffning, resultatet har löpande stämts av med processledningsgruppen för IT som representeras av alla förvaltningar och CIO för Kommunföretag. I arbetet har det genomförts två avstämningar med kommunledningskontorets ledningsgrupp.

Förändringar i riktlinje för anskaffning efter remissrunda

Utifrån inkomna synpunkter i remissen så har kommunledningskontoret gjort följande förändringar och förtydliganden i Riktlinjen för anskaffning av IT.

Arkivkrav för IT-system i Eskilstuna kommun (KFN/2020:74) är tillagt som ett beslut som anskaffningen ska förhålla sig till.

Förtydliganden är gjorda under rubrikerna roller och ansvar samt uppföljning för hur olika funktioner inom kommunkoncern ska arbeta med riktlinje och hur den ska efterlevas.

Finansiering

Finansieringen av arbetet med riktlinjen har skett genom tidigare beslutade medel för IT-utveckling och digitalisering. Medel för upprätthållande och förvaltning av

riktlinjen finansieras inom ramen för ordinarie lednings- och styrnings arbete inom kommunkoncernen.

Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation

Social dimension: Riktlinjen ska bidra till att utveckla välfärden och verka för trygga offentliga digitala lösningar.

Miljömässig dimension: Riktlinjen är en förutsättning för att arbeta för en mer hållbar verksamhet och hållbar stad. Digitalisering ger exempelvis mycket goda förutsättningar till digitala lösningar på en standardiserad nivå med så låg

Ekonomisk dimension: Med en gemensam Riktlinje för IT-anskaffning kan vi minimera suboptimering av resurser och funktioner och på detta sätt minska kostnader då fler kan samutnyttja system, licenser och hårdvara. En ökad

standardisering bidrar även till effektivare förvaltning och avtalshantering på sikt.

Effektiv organisation: Riktlinjen ska lägga en god grund för effektivitet i olika digitaliseringsinitiativ. Det är även av vikt att arbetet samordnas inom hela kommunkoncernen för att undvika suboptimering och parallella processer.

_____

(30)

KSKF/2020:190

§ 16 Riktlinje för utkontraktering av IT Beslut

1. Riktlinje för utkontraktering av IT för Eskilstuna kommunkoncern antas i enlighet med kommunledningskontorets förslag.

2. Riktlinje för utkontraktering av IT ersätter tidigare Riktlinje för Eskilstuna kommuns IT-verksamhet KSKF 2017:655.

Ärendebeskrivning

Denna riktlinje är en konkretisering av Eskilstuna kommuns IT-policy och Riktlinjen för anskaffning av IT. Inom denna riktlinje beskrivs vilka principer som gäller vid beslut om utkontraktering av IT-tjänster inom kommunkoncernen.

Bakgrunden till riktlinjen är att kommunkoncernen idag har en rik flora av system som inte kan integreras eller hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt, vilket är en förutsättning för digitaliseringsarbetet.

Utkontraktering benämns ofta som outsourcing eller enbart sourcing. I denna riktlinje används begreppet ”sourcing” och avser då alla former av utkontraktering av system, tjänster, kompetens och infrastruktur till extern part utanför kommunkoncernen inklusive molntjänster.

Riktlinjen omfattar alla nämnder och bolag inom koncernen.

Syftet med denna riktlinje är att säkerställa att all sourcing av IT sker på ett

ändamålsenligt och hållbart sätt samt i enlighet med koncernens målarkitekturer och objektsförvaltningsplaner. Riktlinjen ska också vägleda ansvariga beställare genom att beskriva vilka kriterier som är styrande vid beslut om att genomföra sourcing.

Införande av sourcing innebär ett strategiskt beslut då det medför påverkan på koncernens driftsmodell för IT. Därför är det viktigt att beslut om sourcing är väl grundat och i linje med koncernens övergripande IT-policy och målarkitekturer.

Arbetet med framtagningen av Riktlinje för utkontraktering har letts av kommunledningskontorets IT-chef tillsammans med konsulter från PWC.

Avstämningar har gjorts med en Styrgrupp bestående av Kommunikationsdirektör, IT-chef, Förvaltningschef SEF, Områdeschef SEF IT och

Informationssäkerhetsstrateg.

(31)

Under arbetets gång har workshops genomförts tillsammans med nyckelroller för IT- anskaffning, resultatet har löpande stämts av med processledningsgruppen för IT som representeras av alla förvaltningar och CIO för Kommunföretag. I arbetet har det genomförts två avstämningar med kommunledningskontorets ledningsgrupp.

Förändringar i riktlinjen efter remissrunda

Utifrån inkomna synpunkter i remissen så har kommunledningskontoret gjort förändringar och förtydliganden i riktlinjen. Ett tydliggörande att Riktlinje för utkontraktering är ett komplement till IT-Policy och Riktlinje för anskaffning av IT.

Under rubriken Styrande principer har en komplettering skett för att förtydliga nämnder och bolags eget ansvar vid genomförande av sourcing.

Finansiering

Finansieringen av arbetet med riktlinjen har skett genom tidigare beslutade medel för IT-utveckling och digitalisering. Medel för upprätthållande och förvaltning av

riktlinjen finansieras inom ramen för ordinarie lednings- och styrnings arbete inom kommunkoncernen.

Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation

Social dimension: Riktlinjen ska bidra till att utveckla välfärden och verka för trygga offentliga digitala lösningar.

Miljömässig dimension: Riktlinjen är en förutsättning för att arbeta för en mer hållbar verksamhet och hållbar stad. Digitalisering ger exempelvis mycket goda förutsättningar till digitala lösningar på en standardiserad nivå med så låg

Ekonomisk dimension: Med en gemensam riktlinje för utkontraktering av IT kan vi minimera suboptimering av resurser och funktioner och på detta sätt minska

kostnader då fler kan samutnyttja system, licenser och hårdvara. En ökad

standardisering bidrar även till effektivare förvaltning och avtalshantering på sikt.

Effektiv organisation: Riktlinjen ska lägga en god grund för effektivitet i olika digitaliseringsinitiativ. Det är även av vikt att arbetet samordnas inom hela kommunkoncernen för att undvika suboptimering och parallella processer.

_____

(32)

KSKF/2020:351

§ 17 Anmälan av kommunstyrelsens svar på

kommunrevisionens granskning av delårsrapport 2 år 2020 för Eskilstuna kommunkoncern

Beslut

Revisionsrapporten läggs till handlingarna.

Ärendebeskrivning

KPMG har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport 2, 2020. Uppdraget är en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2020.

Bedömningen är att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av

kommunens resultat och ställning och att kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans. Utifrån den aktuella prognosen bedömer KPMG att kommunens fem finansiella mål kommer att uppnås. KPMG bedömer dock att det saknas en redovisning av hur bedömningen av måluppfyllelsen gjorts och som en konsekvens av detta inte kan uttala sig om att verksamhetsmålen kommer att uppnås.

Kommunledningskontorets bedömning är att måluppfyllelsen redovisas, men att en förbättring kan göras genom att på ett tydligare sätt beskriva vilken metod som används för att bedöma måluppfyllelsen.

Kommunledningskontoret föreslår att revisionsrapporten läggs till handlingarna.

_____

Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ekonomi och kvalitet Kommunrevisionen

(33)

KSKF/2020:375

§ 18 Anmälan av kommunstyrelsens svar på kommunrevisionens granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Beslut

Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningskontoret att genomföra föreslagna åtgärder.

Ärendebeskrivning

Revisionsbolaget KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av rutinerna kring kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Uppdraget ingår i den beslutade revisionsplanen för år 2020.

Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet är ändamålsenlig och tillräcklig. Granskningen omfattar även en uppföljning av en granskning som genomfördes 2016 också den av

kommunstyrelsens uppsiktsplikt.

Utifrån granskningen rekommenderar KPMG kommunstyrelsen att vidta följande åtgärder.

➢ Utveckla och förstärka kommunstyrelsens formella uppsiktsplikt

➢ Öka spårbarheten i protokoll och beslutsfattande över vilka överväganden kommunstyrelsen gör när väsentliga avvikelser föreligger

➢ Fullfölja arbetet med att utveckla uppsikten när det gäller investeringsverksamheten där ett arbete redan har påbörjats.

➢ Fullfölja arbetet med att strukturera styrande dokument så att de harmoniserar med varandra och aktuella lagrum så att verkställigheten kan följas upp

tydligare.

➢ Fullfölja översynen av hur internkontrollarbetet kan integreras mer i den ordinarie verksamhetsplaneringen, så att det inte blir en separat uppföljning utan anknytning till verksamhetsplanerna.

➢ Fullfölja översynen avseende gemensamma mallar för riskanalys och internkontroll.

➢ Verka för en ändamålsenlig balans mellan tillitsstyrd och styrd uppföljning av avvikelser och åtgärder i nämndernas internkontrollplaner.

Kommunledningskontorets bedömning

Utveckla och förstärka kommunstyrelsens formella uppsiktsplikt

(34)

I samband med att olika styrdokument revideras ska kommunstyrelsens uppsiktsplikt tydliggöras.

Öka spårbarheten i protokoll och beslutsfattande över vilka överväganden kommunstyrelsen gör när väsentliga avvikelser föreligger

Väsentliga resultat och avvikelser återkopplas i månatliga sammanställningar, delår och helår, dialoger och återkopplingar främst i kommunstyrelsen arbetsutskott. Nuvarande former för uppföljning och uppsikt bedöms tillräckliga och ändamålsenliga.

Fullfölja arbetet med att utveckla uppsikten när det gäller investeringsverksamheten där ett arbete redan har påbörjats

Ett utvecklingsarbete har genomförts där gemensamma mallar för beslut om projektstart samt slutredovisning har tagits fram. Vidare har årshjulsprocessen för investeringar tydliggjorts. Implementeringen har påbörjats. Fokus har lagts på kommunens förvaltningar.

En kontroll av tillämpningen ska genomföras i två steg. Sommaren 2021 kontrolleras ett slumpmässigt urval av enskilda investeringsprojekt som överstiger 5 mkr (utifrån underlag till årsplan 2022). Då kontrolleras att styrande mallar använts samt att mallarna är rättvisande och tillräcklig ifyllda så att de ger ett välgrundat

beslutsunderlag. I nästa steg, i mars 2023, kontrolleras slutredovisningar av enskilda investeringsprojekt som överstiger 5 mkr (utifrån underlag till helårsbokslutet för 2022). Då kontrolleras att slutredovisningar är tillräckligt ifyllda och ger en rättvisande redovisning. Kontrollen inbegriper kommunstyrelsen fastighets- och

exploateringsavdelning och förvaltningar som har projekt som överstiger 5 mkr.

Resultatet återkopplas till kommunstyrelsen och berörda förvaltningar/nämnder.

När det gäller bolagen tillämpas kommunstyrelsens uppsiktsplikt genom

bolagsordningar, ägardirektiv och åtaganden samt återrapportering av dessa. Vidare är KS-ledamöter representerade i respektive bolagsstyrelse. Bolagens enskilda

investeringsprojekt beslutas inte av KS/KF om det inte är investeringar av principiell karaktär, tex Arena, Bad etc. Detta tillsammans med att bolagen och kommunen har olika logik när det gäller investeringar gör att en gemensam uppsättning blanketter inte skulle fylla någon funktion. Investeringsråd och slutredovisningar ingår i

bolagskoncernens policy.

Fullfölja arbetet med att strukturera styrande dokument så att de harmoniserar med varandra och aktuella lagrum så att verkställigheten kan följas upp tydligare

För närvarande pågår ett arbete med att identifiera vilka styrdokument som behövs för att styra ett visst verksamhetsområde. Ambitionen är att det ska vara så få

styrdokument som möjligt samt att den övergripande strukturen och innehållet ska vara tydligt allt för att underlätta verkställigheten och utvärderingen av resultatet.

(35)

Fullfölja översynen av hur internkontrollarbetet kan integreras mer i den ordinarie verksamhetsplaneringen, så att det inte blir en separat uppföljning utan anknytning till verksamhetsplanerna

Revidering av riktlinjer och anvisningar gällande internkontrollarbetet pågår med målet att integrera arbetet i den årliga planeringen och uppföljningen. Dessutom är

ambitionen att förenkla och förtydliga begrepp och ansvar, ge möjlighet till de förtroendevalda att delta i för dem betydande arbetsmoment samt säkra återkoppling av åtgärder som vidtagits i de fall väsentliga avvikelser från nämnder och styrelser har uppstått. Förutom revidering av styrdokument behöver en plan för introduktion och utbildning inom området planeras. Förslag kommer att förankras och beslutsunderlag beredas under kvartal ett 2021.

Fullfölja översynen avseende gemensamma mallar för riskanalys och internkontroll

En översyn pågår avseende förutsättningarna att förenkla och effektivisera arbetssätt för riskhantering inom arbetsmiljö, krisberedskap, informationssäkerhet, dataskydd och internkontroll. Utredarens förslag kommer att förankras och beslutsunderlag beredas under kvartal ett 2021.

Verka för en ändamålsenlig balans mellan tillitsstyrd och styrd uppföljning av avvikelser och åtgärder i nämndernas internkontrollplaner.

I samband med att riktlinjer och anvisningar revideras inom internkontrollområdet tydliggörs uppföljningen av avvikelser och åtgärder.

Finansiering

Förslaget innebär inga direkta kostnader

Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation

En väl fungerande och relevant uppsiktsplikt skapar en mer effektiv organisation.

_____

Kommunrevisionen

(36)

KSKF/2020:303

§ 19 Anmälan av miljö- och räddningstjänstens svar på kommunrevisionens granskning av nämndens styrning

Beslut

Revisionsrapporten och miljö- och räddningstjänstnämndens svar läggs till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Kommunens revisorer har inkommit med en revisionsrapport - Granskning av miljö- och räddningstjänstnämndens styrning, daterad den 31 augusti 2020.

Kommunens revisorer genomförde under 2019 en fördjupad granskning av tillämpningen av kommunens styrmodell. I den granskningen och i revisorernas grundläggande granskning 2019 har de noterat att det kan finnas risker i miljö- och räddningstjänstnämndens tillämpning av kommunens styrmodell, men också i nämndens egen struktur och arbete med verksamhetsplanering och uppföljning.

Utifrån den genomförda granskningen är revisorernas sammanfattande bedömning att kommunens styrmodell inte fullt ut tillämpas på ett effektivt och ändamålsenligt i miljö- och räddningstjänstnämnden och dess verksamhet. De kan även se att det finns utvecklingsbehov när det gäller nämndens styrning och uppföljning av sin verksamhet.

Revisionen lämnar några rekommendationer till Miljö-och räddningstjänstnämnden.

Miljö- och räddningstjänsten har i ärende MRN/2020:160 fattat ett ordförandebeslut där de lyfter åtgärder för att ta hand om dessa rekommendationer.

Kommunledningskontoret ser dessa åtgärder som lämpliga och tillräckliga.

Utöver detta lämnar revisionen även en rekommendation direkt till kommunstyrelsen:

”Kommunstyrelsen ser över behovet av styrkort som en del av kommunens styrmodell samt om behov fortsatt finns säkerställer att de tillämpas på ett ändamålsenligt och effektivt sätt på alla nivåer i kommunorganisationen.”

Kommunledningskontoret delar revisionens uppfattning och avser därför se över styrkortens fortsatta hantering under 2021.

Finansiering

Inga specifika kostnader kan kopplas till detta beslut.

(37)

Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation

Eskilstuna kommuns styrsystem är ett verktyg för att förverkliga de politiska

viljeinriktningarna. Styrsystemets utformning och implementering i nämnderna och i bolagen är således viktig och har påverkan på planering, uppföljning och analys inom både hållbar utveckling och effektiv organisation.

_____

Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ekonomi och kvalitet Miljö- och räddningstjänstnämnden

Kommunrevisionen

(38)

KSKF/2020:407

§ 20 Anmälan av kommunrevisionens granskning av bokslutsprocessen

Beslut

1. Revisorernas granskning av kommunstyrelsens bokslutsprocess anmäls.

2. Kommunstyrelsens svar till kommunrevisionen ska överlämnas till kommunfullmäktige.

Ärendebeskrivning

Kommunens revisorer har inkommit med en revisionsrapport - Granskning av bokslutsprocessen, för Eskilstuna kommunkoncern. Granskningsrapporten är ställd till kommunstyrelsen.

______

Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret

(39)

KSKF/2020:408

§ 21 Anmälan av kommunrevisionens årliga

grundläggande granskning av nämnder och styrelser

Beslut

1. Revisorernas årliga grundläggande granskning anmäls.

2. Kommunstyrelsens och nämndernas svar till kommunrevisionen ska överlämnas till kommunfullmäktige.

Ärendebeskrivning

Kommunens revisorer har inkommit med en revisionsrapport – Årlig grundläggande granskning av nämnder och styrelser. Granskningsrapporten är ställd till

kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

______

Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret Samtliga nämnder

(40)

KSKF/2020:417

§ 22 Vänortsdelegationens rapport för år 2020

Beslut

Vänortsdelegationens rapport för 2020 anmäls och läggs till handlingarna.

Ärendebeskrivning

Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 10 december, 2020. Av skrivelsen framgår att vänortsdelegationen har inkommit med sin verksamhetsrapport för år 2020.

_____

(41)

(42)