Mall för Lägesrapport

Projektnummer 47310-1

Projektledare Fredrik Alm

Projekttitel Hållbara pendlings- och tjänsteresor inom Region Jämtland Härjedalen

Box 310 • 631 04 Eskilstuna • Besöksadress Gredbyvägen 10, Eskilstuna Telefon 016-544 20 00 • Telefax 016-544 20 99

registrator@energimyndigheten.se www.energimyndigheten.se Org.nr 202100-5000

EM1000 W-4.0, 2010-11-17

Mall för Lägesrapport

Lägesrapporten ska innehålla den information som Energimyndigheten behöver för att avgöra om projektet framskrider enligt beslutet. Rapporten syftar även till att Energimyndigheten ska kunna förbättra sitt stöd till er.

Lägesrapporten består av två delar, en mer beskrivande del och en del med ett antal enkätfrågor. Efter första rapporten önskar vi att rapporteringen fokuserar på

utvecklingen sedan senaste lägesrapporten.

Kom ihåg att alla större förändringar i projektet i god tid ska kommuniceras med Energimyndigheten (Se Villkorsbilagan som följde med beslutet).

I samband med lägesrapporteringen ska även en separat ekonomisk redovisning göras. Mall för den ekonomiska redovisningen finns att hämta på

Energimyndighetens hemsida – Lokal och Regional kapacitetsutveckling.

Lägesrapporten med eventuella bilagor ska skickas in genom E-kanalen. Om ni inte har möjlighet till det, kontakta oss.

1. Löper aktiviteterna i projektet enligt tidsplan?

☒

☐

a) Beskriv kortfattat vilka försenade aktiviteter som är kvar inom projektet, samt förklara orsaker.

b) Beskriv hur resterande aktiviteter skall hinnas med under resten av projekttiden.

2. Bedömer du som projektledare att projektmålen kommer att nås?

☐

☐

☒

Beskriv vilket eller vilka mål som inte bedöms uppnås och förklara varför.

Projektmålet om 10% minskning bedömer vi kommer att nås. Angående projektmål 2 (bättre efterlevnad av regionens reseregler) så pågår det ett arbete med en självbokningsportal där vi ska nudga våra anställa till hållbarare resval.

Det förs även en kontinuerlig dialog med avtalad resebyrå för att förbättra efterlevnaden. Fler insatser skulle dock behövas för att få till en systematisk tillämpning av resereglerna.

3. Om projektet har uppsatta delmål, har dessa uppnåtts/bedömer du som projektledare att delmålen kommer att uppnås?

☐

☐

☒

☐

Beskriv vilket eller vilka mål som inte bedöms uppnås och förklara varför.

1. 4% av bilisterna (98 st) övergår till kollektivt ressätt 2. 1% av bilisterna (33 st) arbetar hemifrån någon dag/vecka 3. 9% av bilisterna (223) med max 8 km resväg övergår till

cykla/gå/samåka

4. 32% av resorna med inrikes flyg ersätts av tåg

5. 24 % av tjänsteresorna med regionens bilar eller privat bil ersätts med samåkning, kollektivtrafik, cykling eller resfria möten

6. 16 % av resorna med inrikes flyg ersätts med resfria möten 7. Ökad nyttjandegrad av resfria mötesalternativ

Delmål 1 bedömer vi kommer uppnås under projekttiden då vi har över 100 deltagare i Testresenärskampanjen.

Delmål 2 utvisas av CERO-uppföljningen i april 2020.

Delmål 3 utvisas av CERO-uppföljningen i april 2020. I Regiontrampar- kampanjerna hittills (höst och vinter) har 131 anställda deltagit och den sista omgången planeras från maj 2020.

Delmål 4 utvisas av CERO-uppföljningen i april 2020 och Miljöbokslut.

Delmål 5 utvisas av CERO-uppföljningen i april 2020.

Delmål 6 utvisas av CERO-uppföljningen i april 2020.

Delmål 7 utvisas av CERO-uppföljningen i april 2020.

Kommentar från föregående lägesrapport: det riktade utskicket till

parkeringstillståndsinnehavarna har gett resultat, då ansökningarna till vinterns omgång av Regiontramparna och Testresenärskampanjen bestått av högre andel bilister än tidigare.

4. Kommentera eventuella betydande avvikelser i projektets genomförande i förhållande till Energimyndighetens beslut om stöd till projektet.

Om betydande förändringar gjorts i projektets genomförande jämfört med projektbeslutet, motivera detta.

Beskriv också vad som har gjorts för att motverka dessa avvikelser.

Projektledarbyte pga. föräldraledighet genomförs i slutet av februari 2020 Eventuella avvikelser/förändringar i budget kommenteras i den ekonomiska redovisningen.

5. Kort beskrivning av: (max 3 A4-sidor totalt)

a) Genomförda aktiviteter

Arbetspaket 1 och 2

Vinna matchen fortsätter att testas i organisationen och en bredare implementering av verktyget diskuteras. En resvaneundersökning (CERO-analysen) har gått ut till alla regionens anställda och datainsamling för att analysera kostnader och utsläpp kopplat till

regionens tjänsteresor pågår. Analysen ska vara klar i april, då hålls även en workshop och en handlingsplan ska tas fram.

Informationsspridning och reseinspiration har genomförts på hälsocentral och vid folktandvården i Strömsund och Hoting. Projektet har

presenterats för regionstyrelsen och på introduktionsdag för nyanställda under hösten 2019. Presentation kring digitala möten har även gjorts på en arbetsplatsträff.

En sida på intranätet har skapats för projektet och aktiviteter kopplat till hållbart resande. Sidan uppdateras löpande. På den sidan har även resereglerna och den interna klimatväxlingen för resor synliggjorts.

Två reportage har gjorts med deltagare från höstens och vinterns omgångar av Regiontramparna. Vi har även uppmärksammat vintercyklingens dag 2020-02-14.

Planering för att genomföra en reseutmaning inom vården pågår med en nystartad Klimatgrupp för läkare.

Pressmeddelande gjordes 2019-11-20 i samband med att SKR släppte sin rapport om Regionernas miljöarbete. Vi lyfte våra positiva resultat samtidigt som vi berättade att vi fortsätter jobba med miljöfrågor, bl.a.

genom projektet ”hållbara resor”.

Arbetspaket 3

Den nyinköpta elcykeln finns nu tillgänglig för bokning för att samtliga av regionens anställda ska ha möjlighet att prova på arbetspendling med den. Planer finns till våren att marknadsföra möjligheten än mer.

Möjligheten för anställda att leasa en cykel med bruttolöneavdrag har ännu inte utretts internt, men följs upp med personalavdelningen under 2020.

Första omgången (25 gående och 28 cyklister) av Regiontramparna har avslutats och den andra pågår (25 gående och 53 cyklister). En tredje planeras till våren 2020.

Testresenärskampanjen har planerats och deltagare har valts ut (118 st.).

Kampanjen genomförs från den 9 mars till och med den 7 april 2020. I kampanjen har informationsmaterial till deltagarna tagits fram i form av en film och en folder.

Arbetspaket 4

Arbetspaket 4 pågår, men är inte avslutat. Säkrare och bättre förvarning med laddmöjlighet för regionens elcyklar för tjänsteärenden utreds kring Östersunds sjukhus. Projektet samarbetar med fastighetsavdelningen kring detta. Diskussioner förs även kring förändrade parkeringsavgifter för att stimulera annat resande än med bil.

Ytterligare laddstolpar har installerats på några av regionens verksamheter i länet. Fortsatta diskussioner förs internt kring bättre samordning och gemensam ”pool” för personbilar och cyklar.

Arbetspaket 5

Planerna på att sätta ihop en testgrupp för distansarbete har lagts på is.

Detta eftersom styrgruppen i projektet anser att det i första hand finns behov av och potential för en bredare satsning på att stärka anställdas kompetens inom digitala möten i stort. Detta bedöms vara en

förutsättning för att öka möjligheten till distansarbete bland

anställda. Dialog med personalavdelningen kommer att fortsätta föras för att förbättra förutsättningarna för anställda att arbeta hemifrån.

Fortsatt arbete pågår som deltagare i REDI. Informations- och utbildningsmaterial har tagits fram och workshopar med prova-på

möjligheter för anställda kommer genomföras i mars och april 2020.

b) Erhållna resultat hittills.

Fortfarande för tidigt att se resultat från kampanjer och prova-på-

aktiviteter. Perioden för analys planeras i slutet av projektet. Resultat från CERO-analysen som genomförts i januari och februari väntas i april 2020.

c) Eventuella oväntade effekter eller mervärden ni kan se redan nu.

Ett stort behov som vi genom projektet har identifierat är bättre samverkan och dialog mellan aktörer både inom organisationen och externt, tex mellan kollektivtrafikbolagen. Här har projektledningen fyllt en viktig roll som facilitator och spindeln i nätet mellan aktörerna.

Dessutom kan projektet bidra till att gamla rutiner och synsätt ifrågasätts och förbättras.

d) Om arbetet hittills bidragit till att uppfylla globala hållbarhetsmål och/eller nationella miljömål förutom klimatmål, i så fall hur?

Projektet fortsätter att bidra till de mål som nämndes i förra lägesrapporten.

e) Slutsatser hittills baserade på projektets resultat.

En hel del utmaningar från förra lägesrapporten kvarstår och några nya slutsatser har uppkommit. Bland annat följande:

- Avsaknaden av system, för att följa upp bland annat regionens tjänstefordon på ett tillförlitligt vis, är ett problem för att

identifiera lämpliga effektiviseringsmöjligheter. Det innebär också att det är svårt att driva ett välgrundat förbättringsarbete kring interna transporter.

- Tydligare uppföljning av mål, kopplat till resande, behövs för att medvetandegöra hur resultatet ser ut. I ett nästa steg behöver ledningen styra verksamheten utefter det.

6. Spridning och kommunikation

Berätta om ni har erhållit lärdomar som ni tycker bör spridas till andra. Sker någon spridning genom egna kanaler? Är det något ni skulle vilja kommunicerades genom Energimyndighetens kanaler? Föreslå i så fall också gärna hur detta skulle kunna göras.

Vi har inget särskilt att lyfta i nuläget. Vi kommunicerar själva om projektet och pågående aktiviteter på Regionens intranät och på vår externa hemsida. Vi utbyter också erfarenheter med andra projekt på möten, konferenser och plattformar för samverkan och nätverk kring hållbart resande, t.ex. SKR:s samarbetsrum för transporter och miljö.

7. För er som sökt medel från utlysningen Hållbara transporter:

Beskriv hur ni hittills har arbetat för att kunna mäta förväntad minskad energianvändning i slutet av projektet.

Inget nytt att tillägga utöver förra lägesrapporten.

8. I vilken utsträckning genomförs projektet över organisationsgränser (ex förvaltningar/avdelningar)?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I mycket hög utsträckning Ge exempel/beskriv

Utöver det som nämndes i förra lägesrapporten har ett samarbete påbörjats med en nystartad klimatgrupp för läkarna på sjukhuset i Östersund. I kampanjen Testresenär pågår också samarbete med och mellan olika kollektivtrafikbolag.

9. I vilken utsträckning arbetar ni i ert projekt med att stärka lärande och erfarenhetsutbyte för att uppnå avsedda resultat?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I mycket hög utsträckning Ge exempel/beskriv

Arbetet som beskrevs i föregående lägesrapport fortsätter.

10. I vilken utsträckning arbetar ni i ert projekt kontinuerligt med

kompetensutveckling för projektdeltagarna för att uppnå avsedda resultat?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I mycket hög utsträckning Ge exempel/beskriv

Inget att tillägga utöver det som beskrevs i förgående lägesrapport.

11. I vilken utsträckning arbetar ni i ert projekt med att upprätta nya eller stärka befintliga samverkansformer för att uppnå avsedda resultat?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I mycket hög utsträckning Ge exempel/beskriv

Utöver det som nämndes i förra lägesrapporten, se fråga 8.

12. I vilken utsträckning har projektet bidragit till att nya processer, arbetssätt, metoder och/eller verktyg används i arbetet med energi- och

klimatomställning?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I mycket hög utsträckning Ge exempel/beskriv

Utöver det som nämndes i förra lägesrapporten har även arbetet med en CERO-analys påbörjats inom organisationen. Även om den processen inte är ny, så hade den inte genomförts utan projektet. Förhoppningen är att analysen, tillsammans med

handlingsplanen, ska tillföra nya idéer och energi in i arbetet med energi- och klimatomställningen.

13. I vilken utsträckning stödjer projektet er/projektdeltagarnas roll som beställare av produkter och tjänster inom energi och klimat?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I mycket hög utsträckning

☒

Ge exempel/beskriv Klicka här för att ange text.

14. Vilka aspekter och/eller aktiviteter bedömer ni är mest avgörande för att uppnå avsedda resultat?

Utöver det som nämndes i föregående lägesrapport är det även viktigt med aktiviteter kopplat till uppföljning av interna resor och transporter för att skapa förutsättningar för effektivt förändringsarbete.

15. Hur upplever ni kontakten med Energimyndigheten, för ert beviljade projekt? Kommentera gärna ditt svar!

Mycket dålig – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – Mycket bra Kommentar:

Snabba och tydliga svar.

16. Har du/ni deltagit på något fysiskt möte som anordnats av Energimyndigheten under projekttiden?

Om ja, har mötet varit ett stöd för projektet?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I hög utsträckning Om nej, varför inte?

Klicka här för att ange text.

17. Har du/ni deltagit på något webbinarium som anordnats under projekttiden?

Om ja, har webbinariet/webbinarierna varit ett stöd för projektet?

Inte alls – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – I hög utsträckning Om nej, varför inte?

Klicka här för att ange text.

Om ni deltagit på mer än ett, är det något webinarium ni vill lyfta fram?

Klicka här för att ange text.

18. Eventuella övriga kommentarer

Klicka här för att ange text.

19. Ekonomisk redovisning

I samband med lägesrapporteringen ska även en separat ekonomisk redovisning göras. Mall för den ekonomiska redovisningen finns att hämta på

Energimyndighetens hemsida – Lokal och Regional kapacitetsutveckling.