Kallelse till socialnämnden 2020-02-26 Pdf, 17.9 MB.

(1)

Tid och plats Onsdag den 26 februari 2020, kl 09.00, Kf-salen, kommunhuset Ordförande Ricard Söderberg

Sekreterare Majvor Smedberg

Öppet sammanträde, utom i de punkter som markerats med ”sluten del” eller där ordföranden så beslutar. Länk till information om öppna sammanträden:

https://www.lysekil.se/kommun-och-politik/politik-och-demokrati.html.

Ärende

- Upprop och val av justerare

Sluten del Föredragande

1. Redovisning av delegationsbeslut Dnr 2020-000005

2. Anmälan av inkomna skrivelser, beslut och domar Dnr 2020-000015

3. Information om sociala avvikelser - lex Sarah, lex Maria och synpunkter/klagomål - Socialnämnden 200226

Dnr 2020-000099

4. Ansökan om tillstånd att servera alkoholdrycker på uteservering - Havings skafferi

Dnr 2020-000043

Klaus Schmidt Kl 10.30 Öppen del

5. Tillsyn enligt alkohollagen under 2019

Dnr 2020-000072 Klaus Schmidt

6. Tillsynsplan enligt alkohollagen för åren 2020-2021 Dnr 2020-000024

7. Berättelse för kvalitet och patientsäkerhet 2019

Dnr 2020-000086 Maria Granlund

Kl 11.00 8. Årsbokslut 2019

Dnr 2019-000019 Catarina Ross

Kl 13.00 9. Revisorernas granskning - Privata utförare, kommunens insyn och

uppföljning - Revisionsrapport Dnr 2020-000049

Eva Andersson

10. Sammanställning - Budgeterade placeringar inom vuxen-, barn- och ungdomsenheten

Dnr 2020-000002

Marianne Sandsten

11. Sammanställning - Beslut om särskilt boende

Dnr 2020-000003 Marianne Sandsten

12. Återrapport - Ärendetyngdsmätning inom BoU

Dnr 2020-000093 Ann-Catrin Wldén

13. Information från förvaltningschef, ordförande och vice ordförande Dnr 2020-000048

14. Övrigt 2020

Dnr 2020-000028

Kallelse/föredragningslista Socialnämnden

(2)

Anmälningsärende

Dnr 2020-000015

Utskriftsdatum:

2020-02-19

Ärendemening:Anmälan av inkomna skrivelser, beslut och domar - Socialnämnden 200226

Namn:

Beskrivning:

Kommunstyrelsens beslut § 9 - Utredning om framtidens äldreomsorg

Namn:

Kommunstyrelsen

Beskrivning:

Revisionsrapport - Kommunstyrelsens uppsikt över socialnämnden, Lysekils kommun, december 2019

Namn:

Kommunens revisorer / PwC

Beskrivning:

Meddelande (4/2020) - Överenskommelse om Strategi för genomförande av Vision e-hälsa 2025

Namn:

Sveriges Kommuner och Regioner, SKR

Beskrivning:

2020-000023 Protokollsutdrag 2020-01-29 § 7 2020 års löneöversyn inklusive strukturåtgärder

Namn:

mari-louise.dunert@lysekil.se

Beskrivning:

Remiss - Förslag till reviderad riktlinje för samordnad individuell plan (SIP)

Namn:

Fyrbodals kommunalförbund

Beskrivning:

Avtal - larmobjekt Jourtjänst Mini - 107423SOS - avtalstid 2020-02-01--2022-01-31 - handlingen finns även på papper

Namn:

SOS Alarm Sverige AB

Beskrivning:

Beslut-2020000022-LKS-§ 8

Namn:

Kommunstyrelsen

Beskrivning:

Utkast tidplan budgetprocess 2021 dat 200109

Namn:

Kommunstyrelsen

Beskrivning:

Beslut-2019000429-LKS-§ 3

Namn:

Kommunstyrelsen

Beskrivning:

Tjänsteskrivelse Lysekil 2019-08-13

Namn:

Hållbar utveckling

Beskrivning:

(3)

KS § 4 - Rapport Intern kontroll - sammanställning 2019

Namn:

Kommunstyrelsen

Beskrivning:

Meddelande (1/2020) - Överenskommelse - Insatser inom området psykisk hälsa - mellan staten och SKR, 2020 - dnr 19/01701

Namn:

Sveriges Kommuner och Regioner, SKR

Beskrivning:

Dom 2020-01-31, mål nr 1012-20 - Klagande, motpart Socialnämnden i Lysekils kommun - överklagat socialnämndens beslut 2019-12-27 - Saken Bistånd enligt socialtjänstlagen, SoL (bistånd i form av

ansvarsförbindelse för kontraktsvård) - Förvaltningsrätten upphäver socialnämndens beslut och visar målet åter till socialnämnden för ny prövning - Sekretessprövning enl. OSL

Namn:

Förvaltnnigsrätten i Göteborg

Beskrivning:

Dom 2020-01-30, mål nr 15954-19 - Klagande, offentligt biträde - Motpart Socialnämnden i Lysekils kommun - överklagat socialnämndens beslut 2019-09-05 - Saken Upphörande av vård enligt lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU - Förvaltningsrätten avslår överklagandet - Sekretessprövning enl. OSL

Namn:

Förvaltningsrätten i Göteborg

Beskrivning:

Beslut 2020-01-27, mål nr 877-20 - Underställande myndighet Socialnämnden i Lysekils kommun - Motparter vårdnadshavare 1. och 2. offentligt biträde, Den unga 3., offentligt biträde - Saken Omedelbart

omhändertagande enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU - Förvaltningsrätten fastställer det underställda beslutet - Sekretessprövning enl. OSL

Namn:

Beskrivning:

Beslut 2020-01-23, mål nr 727-20 - Underställande myndighet Socialnämnden i Lysekils kommun - Motparter vårdnadshavare 1. offentligt biträde, 2. offentligt biträde, Den unga, ställföreträdare och offentligt biträde - Saken Omedelbart omhändertagande enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU - Förvaltningsrätten fastställer det underställda beslutet - Sekretessprövning enl. OSL

Namn:

Beskrivning:

Dom 2020-01-21, mål nr 6246-19 - Klagande, ombud och offentligt biträde - Motpart Socialnämnden i

Lysekils kommun - Överklagat avgörande: Förvaltningsrätten i Göteborgs dom 2019-10-09 i mål nr 10535-19 - Saken Placering vid vård av unga, LVU - Kammarrättens avgörande: Kammarrätten avslår överklagandet - Sekretessprövning enl. OSL

(4)

Kommunstyrelsen

Sammanträdesprotokoll

2020-01-29

4 (4)

Justerare Utdragsbestyrkande

§ 9 Dnr 2020-000028

Utredning om framtidens äldreomsorg Sammanfattning

I den av kommunfullmäktige beslutade vård- och omsorgsplanen beskrivs ett ökat behov av insatser inom äldreomsorgen i Lysekils kommun. Samtidigt står

kommunen inför ekonomiska utmaningar där skatteintäkter, statsbidrag och övriga intäkter inte bedöms komma att öka i en takt som motsvarar de ökade behoven inom hela välfärdsområdet. Därför behövs ett väl genomarbetat beslutsunderlag för att möjliggöra hållbara beslut om den framtida äldreomsorgen. Detta gäller speciellt för särskilda boenden där det finns ett prognostiserat behov av fler platser men där ledtiderna är långa och investeringarna stora.

Förvaltningen konstaterar att ett utredningsarbete behöver startas inom en nära framtid. Frågan om den framtida äldreomsorgen berör flera nämnder inom

kommunen och kan komma att beröra principiella frågor varför kommunstyrelsen bör vara uppdragsgivare. Förvaltningen föreslår att kommundirektören får i uppdrag att ta fram ett projektdirektiv för en utredning om den framtida äldreomsorgen i Lysekils kommun.

Beslutsunderlag

Förvaltningens tjänsteskrivelse 2020-01-11 Förslag till beslut på sammanträdet

Ulf Hanstål (M): Tilläggsförslag, att projektdirektivet redovisas till kommunstyrelsen senast 2020-04-08.

Beslutsgång

Ordförande frågar om kommunstyrelsen kan ställa sig bakom förslaget att uppdra åt kommundirektören att ta fram projektdirektiv för en utredning om den framtida äldreomsorgen och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt förslaget.

Ordförande frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt Ulf Hanståls tilläggsförslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt förslaget.

Kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att ta fram projektdirektiv för en utredning om den framtida äldreomsorgen i Lysekils kommun som ska presenteras för kommunstyrelsen senast 2020-04-08.

Beslutet skickas till

Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden

Kommunstyrelseförvaltningen

(5)

Lysekils kommun, 453 80 Lysekil | Tel: 0523-61 30 00 | Fax: 0523-61 37 12 | registrator@lysekil.se | www.lysekil.se

Tjänsteskrivelse

Sid 1/3

Datum 2020-01-11

Dnr

LKS 2020-000028 Kommunstyrelseförvaltningen

Leif Schöndell, 0523-61 31 01 leif.schondell@lysekil.se

Utredning om framtidens äldreomsorg

Sammanfattning

I den av kommunfullmäktige beslutade vård- och omsorgsplanen beskrivs ett ökat behov av insatser inom äldreomsorgen i Lysekils kommun. Samtidigt står

kommunen inför ekonomiska utmaningar där skatteintäkter, statsbidrag och övriga intäkter inte bedöms komma att öka i en takt som motsvarar de ökade behoven inom hela välfärdsområdet. Därför behövs ett väl genomarbetat beslutsunderlag för att möjliggöra hållbara beslut om den framtida äldreomsorgen. Detta gäller

speciellt för särskilda boenden där det finns ett prognostiserat behov av fler platser men där ledtiderna är långa och investeringarna stora.

Förvaltningen konstaterar att ett utredningsarbete behöver startas inom en nära framtid. Frågan om den framtida äldreomsorgen berör flera nämnder inom

kommunen och kan komma att beröra principiella frågor varför kommunstyrelsen bör vara uppdragsgivare. Förvaltningen föreslår att kommundirektören får i uppdrag att ta fram ett projektdirektiv för en utredning om den framtida äldreomsorgen i Lysekils kommun.

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att ta fram projektdirektiv för en utredning om den framtida äldreomsorgen i Lysekils kommun.

Ärendet

I den av kommunfullmäktige beslutade vård- och omsorgsplanen beskrivs, mot bakgrund av den demografiska situationen, ett ökat behov av insatser inom äldreomsorgen i Lysekils kommun. Det gäller såväl hemtjänst (inkl. kommunal hälso- och sjukvård) som särskilda boenden och andra insatser som till exempel korttidsboende. Samtidigt står kommunen inför ekonomiska utmaningar där skatteintäkter, statsbidrag och övriga intäkter inte bedöms komma att öka i en takt som motsvarar de ökade behoven. Vidare kan vi se att morgondagens äldre troligen kan komma att ha andra förväntningar och önskemål när det gäller äldreomsorgen.

När det gäller särskilda boenden handlar det dessutom om stora investeringar och långa ledtider. Inför ett eventuellt beslut om ett nytt äldreboende krävs därför en noggrann analys av behov och lokalisering, finansieringsfrågor måste lösas och det kan komma att krävas en ny eller ändrad detaljplan.

Lysekils kommun står även, i likhet med övriga kommuner, inför svårigheter att klara av den framtida personalförsörjningen.

Förvaltningens synpunkter

Mot bakgrund av de utmaningar kommunen står inför när det gäller att

upprätthålla god service och kvalitet inom hela välfärdsområdet behöver ett väl genomarbetat beslutsunderlag tas fram för att möjliggöra hållbara beslut om den framtida äldreomsorgen. Särskilt med tanke på att det finns ett prognostiserat

(6)

Tjänsteskrivelse

Sid 2/3

Dnr

LKS 2020-000028

behov av fler platser för särskilt boende, där ledtiderna för att få sådana till stånd är långa, behöver ett utredningsarbete startas inom en nära framtid.

Frågan om hur den framtida äldreomsorgen ska se ut berör flera

nämnder/förvaltningar inom kommunen. Självfallet är socialnämnden den viktigaste aktören som verksamhetsansvarig nämnd. När det gäller eventuella nya boenden så handlar det också om samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområden och LysekilsBostäder AB kan vara en intressent. Övergripande resurs- och finansieringsfrågor blir kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ansvar. Det kan också bli fråga om principiella frågor som alternativa driftsformer, externa utförare eller samverkan med andra kommuner. Frågan om att äga eller hyra boenden/lokaler kan också bli aktuell. Förvaltningens bedömning är därför att en utredning om den framtida äldreomsorgen ska initieras och drivas som ett

kommungemensamt projekt med kommunstyrelsen som uppdragsgivare och att kommundirektören som ett första steg får i uppdrag att ta fram ett projektdirektiv.

Frågeställningar som ska belysas i ett kommande utredningsarbete är till exempel:

 Mot bakgrund av de ekonomiska och personalmässiga utmaningarna behövs en djupare analys av behoven av äldreomsorg. Det är inte självklart att enbart befolkningsstatistiken ger svaren om framtida behov. Ett generellt sett allt bättre hälsoläge och funktionsnivå samt de framtida äldres och anhörigas förväntningar och preferenser har betydelse.

 Behovet av platser på särskilt boende behöver analyseras särskilt noga.

Förutsatt samma nyttjandegrad som idag nås en brytpunkt där behovet av platser överstiger tillgången år 2023 – 2024. Någonstans runt år 2028 – 2029 kommer det enligt nuvarande prognoser att behövas ett fyrtiotal platser utöver de som finns idag.

 Andra boendeformer som alternativ till särskilt boende. Ytterligare

trygghetsboenden, kombinationer av trygghetsboende och särskilt boende eller biståndsbedömda så kallade mellanboenden.

 Omvärldsanalys – finns goda nyskapande exempel i andra kommuner?

Verksamheter där man kan driva en kostnadseffektiv äldreomsorg med bibehållen kvalitet?

 Möjligheter med välfärdsteknologi – kan den öka kvaliteten i omsorgen och samtidigt innebära effektiviseringar? Frigöra tid för de uppgifter som kräver personlig närvaro?

 Aktuell forskning inom området - vad säger den om framtidens äldreomsorg?

 Hur kommer samverkan med Västra Götalandsregionen att se ut i

framtiden? Vad kommer omställningen till den ”nära vården” att innebära för kommunerna? (SOU 2019:29 God och nära vård).

 Medborgardialog för att fånga upp olika perspektiv när det gäller äldreomsorgen.

 Föreningslivets roll och volontärinsatser kommer sannolikt att behövas när ekonomin inta klarar att möta alla behov fullt ut. Hur ska detta hanteras från kommunens sida?

(7)

Tjänsteskrivelse

Sid 3/3

Dnr

LKS 2020-000028

Ovanstående är alltså exempel på frågeställningar för en utredning. Dessa får utvecklas och kompletteras i ett projektdirektiv som kommundirektören föreslås få ansvar för att ta fram i samråd med berörda aktörer.

Kommunstyrelsen föreslås bekosta eventuella externa utredningskostnader, men arbetet kommer att kräva engagemang och interna resurser från samtliga berörda aktörer.

Tjänsteskrivelsen är framtagen i samråd med socialchef Eva Andersson.

Leif Schöndell Kommundirektör

Kommunstyrelseförvaltningen Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden

(8)

Kommunstyrelsen

Sammanträdesprotokoll

2020-01-29

1 (1)

§ 8 Dnr 2020-000022

Tidplan för budgetprocessen år 2021 Sammanfattning

Förvaltningen har utarbetat en tidplan för budgetprocessen inför år 2021.

Tidplanen är en del av kommunens styrmodell och innefattar flera olika aktiviteter i form av dialog och beslut.

Avsikten med tidplanen är att budgetprocessen ska bli tydligt och att alla ska förstå syftet med de olika aktiviteterna. I bilagan redovisas alla aktiviteter som ingår i budgetprocessen.

Beslutsunderlag

Förvaltningens tjänsteskrivelse 2020-01-08 Tidplan för budgetprocess 2021

Kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen fastställer budgetprocessen för år 2021.

Kommunstyrelseförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Arbetslivsförvaltningen Socialförvaltningen

(9)

Lysekils kommuns budgetprocess för år 2021 dat 191213

Tidsplanen för budget 2021 och plan 2022–2023 är en del av kommunens styrmodell och innefattar fler olika aktiviteter i form av dialog och beslut.

I budgetprocessen budget 2020 gjordes en omvärldsanalys som gäller för mandatperioden.

Avsikten är att budgetprocessen ska bli så tydlig och effektfull som möjligt samt att alla är införstådda med syftet med de olika aktiviteterna.

Parallellt med dessa aktiviteter förutsätt att det sker en partipolitisk process kring budget 2021.

För att ge en helhetsbild redovisas nedan alla aktiviteter som ingår i budgetprocessen. Inbjudan kommer att skicka ut till berörda innan varje tillfälle.

Datum Aktivitet Syfte Deltagare

Datum: 2020-01-14 Kl: inom ordinarie KLG möte

Plats: Borgmästaren

Tjänstemannadialog om

utvecklingsmål. Uppföljningsdialog kring kommunfullmäktiges övergripande kritiska kvalitetsfaktorer och utvecklingsmål samt politiskt beslutade uppdrag.

Förberedelse inför nulägesanalysen med politiker som är den 26 mars.

Kommundirektörens ledningsgrupp och berörda tjänstepersoner.

Datum: 2020-02-27 Kl: 15.00-17.00 Plats: KF- salen

Genomgång av ekonomiska förutsättningar, inkl.

befolkning samt

resursfördelningsmodell.

Syftet är att ha dialog om de preliminära

förutsättningarna för budget, finansiella mål och befolkning.

Politikerna i kommunstyrelsen,

nämndernas presidier och kommundirektörens ledningsgrupp.

Datum: Under februari-mars, varje förvaltningschef planerar tid och plats för respektive

förvaltning och nämnd.

Nämndernas nuläges- och

omvärldsanalys. Syftet är att förbereda nämndens plan inför budget 2021 och plan för år 2022 och 2023. Omvärldsanalys ska förbättra handlingsberedskapen och ge underlag för gemensamma prioriteringar och

verksamhetsutveckling.

Nämndernas omvärldsanalys kan också inkludera uppföljningen av tidigare års budgetplan.

Utgå ifrån den sammanställningen från kommunövergripande omvärldsanalysen.

Respektive nämnds politiker, nämndens alla chefer samt berörd nämndekonom.

(10)

Lysekils kommun, 453 80 Lysekil | Tel: 0523-61 30 00 | Fax: 0523-61 37 12 | registrator@lysekil.se | www.lysekil.se Sid 2/4

Datum Aktivitet Syfte Deltagare

Datum: 2020-03-26 Kl: 8.30-16.30 Plats: KF- salen

Nulägesanalys på kommunnivå samt omvärldsanalys.

Syftet är att ha dialog kring kommunens omvärld och nuläge. Skapa en gemensam bild av hur ser det ut? Hur går det med vision, utvecklingsmål och

kritiska kvalitetsfaktorer?

Hur går vi vidare? Vad behöver justeras? Vilka var det viktigaste områden utifrån omvärldsdagen?

Sammanställning från omvärldsanalysen ska finnas.

Verksamhetsresultat från tidigare år. Kommunens tjänstepersoner ger sin bild av året som gick, utmaningar och framtidsfrågor utifrån analys (kort presentation). Sammanställning ska skickas ut till politiken innan mötet.

Politikerna i kommunstyrelsen, nämndernas presidier, kommundirektörens ledningsgrupp och berörda tjänstepersoner.

Under mars månad

2020 Planera och dokumentera

underlaget till budget 2021 plan 2022-2023, version 1.

Syftet är att skapa en struktur för upplägget av budgeten.

Utifrån vad som kommit fram och prioriterats i tidigare dialoger arbetas fram ett budgetunderlag version 1.

Ekonomichefen, kommundirektörens

ledningsgrupp som har ansvar för olika utvecklingsområden Datum: 2019-04-08

Kl: 8.30

Plats: KF- salen På ordinarie KS första punkten.

Informera om

budgetunderlaget, och övergripande

utvecklingsmål, inriktningar samt ekonomiska ramar för respektive nämnd.

Syftet är att informera om underlaget budget 2021, version 1. Förslaget bygger på prioriteringsområden från genomförd omvärlds- och nulägesanalys som gjort i tidigare dialoger.

Ekonomiska beräkningar gjorda utifrån senaste skatteprognos.

Grundmall har tagits fram för de politiska partiernas egna förslag.

Samtidigt presenteras bokslut från året innan.

Politikerna i kommunstyrelsen,

nämndernas presidier och kommundirektörens ledningsgrupp.

Under perioden april-

maj Arbeta fram nytt

budgetunderlag, version 2. Syftet är att utifrån synpunkter på första

budgetunderlaget ta fram en ny version som sedan presenteras på kommunstyrelsens sammanträde den 13 maj. Förslaget behandlas också på kommundirektörens ledningsgrupp den 5 maj. Skatteprognos 4 maj

Ekonomichefen

Datum: 2020-05-13 Presentation av Kommundirektörens slutliga underlag till budget 2021 Politikerna i

(11)

Datum Aktivitet Syfte Deltagare

Kl: 9.00

Plats: Borgmästaren budgetunderlag, version 2. med plan för 2022–2023 presenteras. kommunstyrelsen Under vecka 21,

18 maj-22 maj 2020 Presentation av kommundirektörens underlag till budget 2021 med plan för 2022–2023 presenteras för de olika politiska partierna.

Syftet är att erbjuda politikerna att ha en fortsatt dialog och politikerna kan ge ytterligare återkoppling på förvaltningsförlaget.

Budgetmall finns också tillgänglig för de politiska partiernas egna förslag till budget. Mallen skickas ut tidigare.

Respektive politiska partier som meddelar

kommundirektören eller ekonomichefen att de önskar information

Maj 2020 De olika politiska partierna

arbetar med budgeten. Syftet är att ha en partipolitisk process i budgetarbetet. Politikerna 25 maj och 1 juni 2020 Möte med

kommunstyrelsens presidieberedning.

Genomgång av slutversion av budget 2021 med plan för 2022–2023 presenteras. Detta är avstämt med de styrande samverkanspartierna.

Kommunstyrelsens presidium, kommundirektör och

ekonomichef 1 juni 2020 Presentation av budget 2021

med plan för 2022–2023. Fackliga organisationer tar del av slutversion budget

2021 med plan för 2022–2023. Fackliga representanter i den centrala samverkansgruppen samt genomförs MBL-

förhandling 2020-06-02 Övriga politiska partiers

budgetförslag ska vara klara.

Syftet är att dessa ska kunna gå med i utskicket till kommunstyrelsens sammanträde för att ge bättre förutsättningar för den politiska dialogen.

Politiska partierna

2020-06-10 Kommunstyrelsen beslutar om budget 2021 med plan för 2022–2023.

Budget 2021 med plan för 2022–2023 behandlas i kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige den 24 juni.

Politikerna i kommunstyrelsen, kommundirektören och ekonomichefen

2020-06-24 Kommunfullmäktige beslutar om budget 2021 med plan för 2022–2023.

Syftet är att ha en beslutad budget 2021 med plan för

2022–2023. Politikerna i

kommunfullmäktige, kommundirektören och ekonomichefen

(12)

Efter beslut i kommunfullmäktiga kan nämnderna fortsätta sitt budgetarbete.

Datum Aktivitet Syfte Deltagare

Juli-september 2020 Nämnddialoger,

nämndernas budgetarbete, nulägesanalys.

Planera och dokumentera nämndernas budget.

Från juni till september arbetar nämnderna med att ta fram verksamhetsplan med budget,

utvecklingsmål och uppdrag.

Respektive förvaltningschef och chefer inom respektive nämnd.

September-Oktober 2020 Samverka nämndernas

detaljbudget. Nämnderna har samverkan och MBL-förhandling med de fackliga organisationerna om nämndernas budget och verksamhetsplaner.

Förvaltningscheferna och fackliga representanter i de olika förvaltningarna 2020-11-05

samhällsbyggnadsnämnden 2020-11-03

socialnämnden 2020-11-03

utbildningsnämnden

2019-11-04 kommunstyrelsen

Nämndernas detaljbudget på verksamhetsnivå eller avdelning presenteras och beslutas i respektive nämnd.

Beslut om budget 2021 med plan för 2022–2023

för varje nämnd. Politiker och i respektive

nämnd samt respektive förvaltningschef

November - december

2020 Verksamhetsplanering med

budget för kommande år tas fram.

Verksamhetsplaneringen ska bygga på dialoger och samråd med medarbetarna.

Syftet är att sammanställa en verksamhetsplan med kritiska kvalitetsfaktorer, utvecklingsmål och indikatorer inklusive budget som ligger till grund för 2021. Avsikten är att tillsammans med

medarbetarna kunna följa verksamhetens systematiska kvalitetsarbete och kontinuerligt arbeta med ständiga förbättringar.

Verksamhetschefer bör innan november haft dialog med medarbetarna, förarbetat

verksamhetsidén, utifrån uppföljningar, gjort swotanalys samt andra analyser som är av vikt för verksamheten.

Respektive verksamhetschef och medarbetare

(13)

Kommunstyrelsen

Sammanträdesprotokoll

2020-01-29

1 (1)

§ 3 Dnr 2019-000429

Yttrande över handlingsplan för suicidprevention 2020-2025 i Västra Götaland

Sammanfattning

Ett förslag till länsgemensam handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland har processats fram av Västkom och Västra Götalandsregionen i bred samverkan med andra myndigheter och civilsamhälle. Politiskt samrådsorgan, SRO, har ställt sig bakom att förslag till handlingsplan sänds på remiss till berörda nämnder och styrelser inom VGR och länets 49 kommuner samt berörda intresseorganisationer.

Förvaltningens bedömning är att handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025 är ett mycket bra stöd i det lokala arbetet med psykisk hälsa och suicidprevention. Det lokala arbetet med handlingsplan psykisk hälsa pågår och följs upp i den lokala närsjukvårdsgruppen och på samma vis kommer arbetet med handlingsplan för suicidprevention genomföras.

Lysekils kommuns ställningstagande föreslås därför vara att ställa sig bakom förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025.

Beslutsunderlag

Förvaltningens tjänsteskrivelse 2020-01-07

Förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025 Missiv/skrivelse från Västra Götalandsregionen och Västkom

Uppföljning av Lysekils lokala arbete med handlingsplan psykisk hälsa 2019 Kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen beslutar att ställa sig bakom förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025.

Fyrbodals kommunalförbund Socialnämnden

Utbildningsnämnden

(14)

Tjänsteskrivelse

Sid 1/2

Datum 2020-01-07

Dnr

LKS 2019-000429 Kommunstyrelseförvaltningen/Avdelningen för hållbar utveckling

Anna Nyman Holgersson, 0523 – 61 31 09 anna.nyman-holgersson@lysekil.se

Yttrande över handlingsplan för suicidprevention 2020-2025 i Västra Götaland

Sammanfattning

Förvaltningens bedömning är att handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025 är ett mycket bra stöd i det lokala arbetet med psykisk hälsa och suicidprevention. Det lokala arbetet med handlingsplan psykisk hälsa pågår och följs upp i den lokala närsjukvårdsgruppen och på samma vis kommer arbetet med handlingsplan för suicidprevention genomföras.

Lysekils kommuns ställningstagande föreslås därför vara att ställa sig bakom förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025.

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att ställa sig bakom förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025.

Ärendet

Förvaltningens synpunkter

Psykisk ohälsa och suicid är allvarliga folkhälsoproblem. Enligt World Health Organization (WHO) kommer psykisk ohälsa att stå för den största

sjukdomsbördan i världen redan år 2030. Förutom de stora konsekvenserna för individen är kostnaderna för samhället betydande. Därför behövs insatser för att främja psykisk hälsa, förebygga ohälsa och stärka det suicidpreventiva arbetet från aktörer på alla samhällsnivåer (Folkhälsomyndigheten, 2018).

Under 2017 avled totalt 1 182 personer i åldern 15 år eller äldre till följd av suicid i Sverige. Nästan två tredjedelar av de som avled i suicid år 2017 var män.

Förekomsten av suicid varierar mellan olika delar av Sverige, och i vissa län är andelen självmord nästan dubbelt så hög som i andra län. På kommunnivå finns också stora skillnader. Under 2012–2016 var andelen suicid i så kallade

storstadskommuner i genomsnitt hälften så hög som i landsbygdskommuner. Men resultatet gällde bara för män. För kvinnorna var suicidtalen i princip likartade

(15)

Tjänsteskrivelse

Sid 2/2

Dnr

LKS 2019-000429

oberoende av kommuntyp. Storstadskommuner hade under samma period en lägre arbetslöshet, högre medianinkomst och färre personer med enbart förgymnasial utbildning jämfört med avlägset belägna landsbygdskommuner. Dessa

socioekonomiska skillnader är en möjlig förklaring till olikheterna i suicid (Folkhälsomyndigheten, 2018).

I Folkhälsomyndighetens statistikdatabas finns tillgång till lokal statistik över suicid. Enligt denna data begår fler män i Lysekil, jämfört med riket, suicid medan situationen är omvänt när det gäller kvinnor. Tyvärr är det en negativ

utveckling/ökning av suicid som skett under 2010-talet bland männen i Lysekil.

Den sammanfattande bedömningen från förvaltningen är att suicidprevention, liksom arbete med psykisk hälsa, bör vara viktiga och prioriterade frågor för Lysekils kommun. Förvaltningen anser att förslag till handlingsplan för

suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025 kommer utgöra ett viktigt stöd i det lokala arbetet med suicidprevention. Dokumentet hänger väl ihop med

handlingsplan psykisk hälsa Västra Götaland 2018-2020 och kommer underlätta det kunskapsbaserade suicidpreventiva arbetet, inte minst som stöd vid planering och uppföljning.

Handlingsplanen är dessutom framtagen i bred samverkan, vilket är viktigt för det fortsatta arbetet både på regional och lokal nivå. Det belyser vikten av samverkan och samarbete mellan kommunen och vårdaktörerna.

Den lokala närsjukvårdsgruppen ansvarar i dag för arbetet med handlingsplan psykisk hälsa Västra Götaland 2018-2020. I närsjukvårdsgruppen medverkar chefer från socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen i Lysekils kommun samt primärvården, vuxenpsykiatrin, barn- och ungdomspsykiatrin, mödra- och barnhälsovården och ungdomsmottagningen. Den lokala närsjukvårdsgruppen föreslås att också ansvara för arbetet med handlingsplan för suicidprevention då dessa två handlingsplaner går hand i hand.

Förvaltningen föreslår att Lysekils kommun ställer sig bakom förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025.

Leif Schöndell

Kommundirektör Anna Nyman Holgersson

Folkhälsostrateg

Bilagor

Förslag till handlingsplan för suicidprevention i Västra Götaland 2020-2025 Missiv/skrivelse från Västra Götalandsregionen och Västkom

Fyrbodals kommunalförbund Socialnämnden

Utbildningsnämnden

(16)

Kommunstyrelsen

Sammanträdesprotokoll

2020-01-29

1 (1)

§ 4 Dnr 2018-000599

Rapport Intern kontroll - sammanställning 2019 Sammanfattning

Sammanställning av nämndernas och de kommunala bolagens uppföljningar av den interna kontrollen redovisas till kommunstyrelsen som har det övergripande

ansvaret för den interna kontrollen.

Alla nämnder och de flesta kommunala bolag har utifrån kommunfullmäktiges riktlinjer utfört intern kontroll. Inom de områden där det framkommit brister har det beslutats om åtgärder.

Beslutsunderlag

Förvaltningens tjänsteskrivelse 2019-12-09

Sammanställning av nämndernas och de kommunala bolagens interna kontroll 2019 Kommunstyrelsens beslut

Kommunstyrelsen tar del av sammanställning av intern kontroll för år 2019.

Beslutet skickas till Samtliga nämnder Kommunala bolag Kommunrevisionen

Kommunstyrelseförvaltningen

(17)

Sammanställning av intern kontroll

Kommunstyrelsen

Process/rutin som granskats

Rekrytering av medarbetare.

Granskningsaktivitet 1

Kontrollera att vikariat som är längre än 3 månader annonserats internt eller externt.

Syfte med granskning

Kontrollera att kommunstyrelsen följer kommunens rekryteringsrutin.

Tillvägagångssätt

Söka ut vikariat längre än tre månader under 2018 och jämföra med annonsering i Varbi.

Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen

Det har under perioden september 2018 till och med juni 2019 förekommit sex lediga vikariat längre än tre månader. Två av vikariaten har annonserats enligt

rekryteringsrutinen.

De fyra övriga har tillsatts av personer med LAS-företräde.

Kommunstyrelseförvaltning följer rekryteringsrutinen och lagen om anställningsskydd (LAS).

Brister

Inga brister har iakttagits.

Förslag till åtgärder Inga brister – ingen åtgärd.

Undersöka om det skickats varsel till vid anställningar som enligt LAS, upphört under 2018.

Syftet är att undersöka att kommunen efterlever lagen om anställningsskydd.

Uppgifterna hämtas från systemet Winlas.

Granskning är gjord gällande 2018. Det har inte förekommit någon avslutad tjänst där varselbrev skulle skickas ut.

Det har endast förekommit avslutade tillsvidaretjänster.

Noteras bör att det saknas rutin för hur kommunen hanterar varsel och företräde enligt LAS.

(18)

Brister

Inga fel har uppmärksammats inom kommunstyrelseförvaltningen men en brist är att kommunen saknar rutin för varsel och företräde enligt LAS.

Förslag till åtgärder

Ta fram en rutin för hur lagen om anställningsskydd (LAS) ska hanteras i kommunen.

Detta arbete är påbörjat och förväntas implementeras redan under hösten 2019.

Rutinen bör följas upp.

Process/rutin som granskats

Fakturahantering – korrekt referenskod Granskningsaktivitet

Undersöka under fyra månader hur många fakturor som är ogiltiga på grund av att referenskod saknas samt orsak till att den saknas.

Syftet är att se om det är många fakturor som saknar referenskod och i så fall utreda orsaken.

Ekonomiadministratören på ekonomiavdelningen noterar hur många fakturor som är ogiltiga på grund av att referenskod saknas och utreder orsaken.

Iakttagelse som gjorts vid granskning är att referenskod saknas av olika orsaker. Dels kan det bero på att den ej uppgetts vid beställning, dels kan det bero på att

leverantören inte anger den alls, skriver koden fel (till exempel ihop med text) eller anger den på fel ställe på fakturan.

Brister

Vid granskning av fakturor under perioden januari-april 2019 framkom att 104 fakturor av totalt 741 fakturor var ogiltiga, det vill säga 14 %.

Nytt beställningssystem - Visma Proceedo - Övergång till nya beställningssystemet Visma Proceedo kommer att underlätta, effektivisera och kvalitetssäkra

fakturahanteringen så att det fungerar korrekt.

Beställarorganisation - Varje förvaltning ska ha en särskild beställarorganisation vilket innebär att färre personer kommer att ha behörighet att beställa. Beställare kommer att få utbildning. I samband med beställning är det viktigt rätt referenskod anges och att endast siffrorna anges.

Vid felaktig referenskod är det viktigt att kommunicera detta med berörd beställare och/eller leverantör för att kvalitetssäkra nästa beställning.

(19)

Process/rutin som granskats

Fakturahantering – attestering i tid.

Granskningsaktivitet

Undersökning av hur många fakturor och summan av kostnader som har kontoförts med kod 8550 under 2018 och under perioden 1 januari - 31 maj 2019.

Syftet är att kontrollera om det är många fakturor som inte betalats i tid samt öka medvetenheten om vilka orsaker som medför dröjsmålsränta.

Räkna antalet fakturor totalt i kommunen samt antal inom kommunstyrelsens verksamhetsområde som kontoförs med kod 8550 i Raindance. Ekonomi- administratören söker ut uppgifterna i ekonomisystemet Raindance.

Vid granskning av kommunstyrelsens betalningspåminnelser under 1 januari-31 maj 2019 framkom att det fanns betalningspåminnelser på fyra fakturor. Då detta är ett begränsat antal granskades därför alla fakturor med betalningspåminnelseavgift. Det visade sig då att det under samma period upptäcktes totalt i kommunen 45 fakturor med betalningspåminnelseavgift till en summa av 14 879 kr.

Vidare utfördes även granskning av betalningspåminnelseavgifter för år 2018, antal 112 fakturor. Resultatet visade en total kostnad på 42 706 kr fördelat enligt nedan:

Januari - 170,25 kr Februari - 920 kr Mars - 727,73 April - 3 190,48

Maj - 12 174,68 kr (ränta på Västtrafikfaktura gjorde att det blev högt belopp) Juni - 2 988,26 kr

Juli - 645,55 kr

Augusti - 12 862,39 kr (betalningspåminnelser på grund av semester, fakturorna har inte hanterats i tid)

September 966,25 kr Oktober 1 062,06 kr November 4 339,15 kr December 2 658,72 kr

De flesta betalningspåminnelserna kommer från Tele2 som lägger på 450 kr (lagstadgad maxavgift) på den vanliga betalningspåminnelsen. Den vanligaste betalningspåminnelse-avgiften är 60 kr. Betalningspåminnelse kan bero på att originalfakturan ej kommit fram eller att fakturan godkänts men inte attesterats före förfallodatum.

Det är viktigt att godkännare och attestanter dagligen kontrollerar om det ligger något i systemet som ska hanteras. E-postpåminnelse skickas ut från eBuilder när det

inkommit en faktura för godkännande eller attest. När godkännare och attestanter har semester är det viktigt att se till att någon annan får behörighet att gå in och godkänna och attestera.

Brister

Inga brister har identifierats.

Information och utbildning för godkännare och attestanter.

(20)

Samhällsbyggnadsnämnden (IT-avdelningen)

Process/rutin som granskats

Besvarande av synpunkter, klagomål och felanmälan.

Granskning av 10 avslutade ärenden i systemet Vision.

Se över att rutinen för besvarande av synpunkter, klagomål och felanmälan fungerar och att service getts utan onödigt dröjsmål enligt förvaltningslagen 2017:900.

Undersöka att rutinen fungerar och att medborgaren fått svar på inlämnade synpunkter, klagomål eller felanmälan.

Tio slumpmässigt utvalda ärenden, mellan 1 janurai-31 augusti 2019, har granskats.

Kortaste svarstiden för mottagningsbevis var 1 dag, den längsta var 176 dagar.

Snittiden för besvarande ärenden var 72 dagar.

Vanligast svarstiden var 1 vecka, vilket ligger inom rimlig svarstid.

7 ärenden påvisar avvikelser.

Följande 10 ärenden granskades:

1. Synpunkt om slyröjning 2. Rapportering av farlig brygga 3. Synpunkt om enskild väg 4. Klagomål om cruising 5. Påtalad skaderisk på brygga 6. Synpunkt om fler cykelställ 7. Trasigt staket

8. Synpunkt om renhållningstaxan 9. Missnöje av parkeringsplatser 10. Rapportering om trasig bänk Övriga iakttagelser

Ärenden gällande synpunkter/felanmälan kan idag rapporteras av allmänheten på två sätt.

Förutom rapportering till kommunens handläggare kan även medborgaren rapportera i en app ”Fixa Min Gata” (fixamingata.se). Vem som helst kan rapportera problem i gatumiljön, till exempel ett hål i gatan, trasig belysning eller nedskräpning. Systemet skickar direkt till LEVA i Lysekil AB som är utförare av samhällsbyggnads-

förvaltningens driftarbete.

(21)

Brister

Följande brister har framkommit:

• Av 10 granskade ärenden har inget ärende varit komplett med mottagningsbevis, svar på åtgärd och avslutningsdatum.

• Förvaltningen lever inte upp till förvaltningslagen att service ska ges utan onödigt dröjsmål.

• Det tar lång tid tills ärendet är når ett avslut.

• Brist på dokumentation när åtgärden är slutförd och om anmälaren fått svar.

• Det saknas en "lokal rutin" i verksamheten för inkommande synpunkter, missnöje och klagomål.

• Idag är det en otydlighet när det finns "flera vägar in" för att lämna sin

synpunkt/ klagomål. Det är lätt att ärendet hamnar fel, hamnar mellan stolarna eller inte rapporteras vidare till LEVA i Lysekil AB.

• I hälften av ärendena har mottagningsbevis och svar på åtgärd skickats samtidigt.

• Förtydligande av rutin utifrån ett kundperspektiv.

• Förslag till åtgärd är att förvaltningen ska hänvisa till Fixa Min Gata.

• Ytterligare utredning och uppföljning av rutinen för att säkerställa att den fungerar och att det sker en återkopplar till kunden.

Process/rutin som granskats

Lagersaldo för digitala verktyg (iPad och datorer) IT-avdelningen.

Granskningsaktivitet 1 Inventering mars.

Granska att lagersaldot stämmer.

Inventering av 3 stycken lagerhyllor.

Brister

Digitala verktyg saknades på förväntad plats samt att det fanns för många digitala verktyg på några hyllor.

Förtydliga rutiner och arbetssätt.

Granskningsaktivitet 2 Inventering april.

Granska att lagersaldot stämmer.

Inventering av 3 stycken lagerhyllor.

(22)

Brister

Datorer tas från lagret för installation samt placeras i lager, utan att samtliga tekniker känner till rutiner för hur de ska registreras vid in- och utlämning.

Se över etiketthanteringen. Förenkla avläsning av serienummer för de digitala verktygen genom QR-kod.

Automatisera lagerstatus. Automatisera hanteringen av lagerstatus vid utleverans.

Granskningsaktivitet 3 Inventering juni.

Granska antal digitala verktyg i hela lagret.

Inventering av alla lagerhyllor och jämföra om antalet stämmer eller inte.

Brister

Lagersaldo enligt register 341 stycken.

Lagersaldo enligt inventering 328 stycken.

Antal inventerade lagerhyllor 22 stycken. Antal lagerhyllor med rätt lagersaldo 8 stycken.

Process-kartlägga hanteringen av digitala verktyg. Inventerings-App. Inventering ska vara lätt att genomföra med en mobilapp, där det går att kontrollera lagersaldot.

Granskningsaktivitet 4 Inventering september.

Genomföra en smidig inventering utan manuell sammanställning.

Med en framtagen app i verktyget PowerApps, Office 365.

Brister

Hantering av in- och utregistrering av digitala verktyg till/från lager brister, vilket gör att det på vissa lagerhyllor är väldigt stora avvikelser.

Strukturera om så att rätt digitalt verktyg finns på rätt plats.

Minska antalet digitala verktyg i lager.

(23)

Socialnämnden

Process/rutin som granskats

Genomförandeplaner.

Kontrollera att genomförandeplanerna upprättats utifrån gällande rutin och mall.

Att genomförandeplanerna är upprättade utifrån gällande rutiner för att säkerställa att den enskilde får de insatser han eller hon är berättigad till.

Kontroll av 80 slumpmässigt utvalda genomförandeplaner inom avdelningen för vård och omsorg samt avdelningen för LSS och socialpsykiatri. Granskningen bygger på en särskilt upprättad granskningsmall utifrån den interna kontrollens syfte.

I 21 % av genomförandeplanerna framgår det vilket eller vilka mål som gäller för varje aktivitet. I 13 % av genomförandeplanerna framgår det delvis vilket/vilka mål som gäller för varje aktivitet. I granskningsmallen fanns även en punkt gällande huruvida målen är individuellt utformade. I de fall det fanns mål kopplade till varje aktivitet var dessa individuellt utformade.

Enligt rutin ska genomförandeplanerna följas upp var tredje månad eller vid behov.

I 37,5 % av genomförandeplanerna finns datum för uppföljning av genomförande- planen specificerat. I 25 % av planerna framgår det delvis. Det framgår delvis på så sätt att det finns en anteckning med ett nytt datum i kanten vid genomförandeplanen, det är dock oklart hur kontinuerligt det följts upp, vem som gjort uppföljningen etc.

Vid vissa enheter använder de sig av en signeringslista för genomgång av

genomförandeplan, detta skulle vara att föredra att fler enheter använder sig av.

Brister

I flertalet av genomförandeplanerna saknas det mål kopplade till varje aktivitet. Det är dock vanligt förekommande att det finns ett övergripande mål formulerat för personen.

Detta mål är inte nedbrutet och kopplat till specifika aktiviteter utan är allmänt hållet.

Genomförandeplanerna bygger på olika mallar och i den senast gällande mallen som bygger på metoden IBIC (Individens behov i centrum) finns tydligt specificerat att mål ska anges kopplat till varje mål. Trots att mål ska anges kopplat till varje mål saknas det ändock i en del genomförandeplaner.

Uppföljning av genomförandeplanerna kan säkerligen ha skett oftare än vad som framgår i granskningen. Dock saknas det dokumentation om när och hur kontinuerligt uppföljning har genomförts.

1. Införa signeringslista för uppföljning och genomgång av genomförandeplan vid samtliga enheter.

I signeringslistan framgår att genomförandeplanen och uppdraget ska läsas igenom av kontaktperson. Detta bör ske var tredje månad samt vid förändring i vårdtagarens hälsotillstånd. Genomförandeplanen ska alltid vara aktuell och uppdaterad och en

(24)

signeringslista är till god hjälp för att systematiskt följa upp och kontrollera genomförandeplanernas giltighet.

2. Uppdatering av genomförandeplaner i de fall det saknas mål.

Granskning av delaktighet vid upprättande av genomförandeplan.

Säkerställa att den enskilde och/eller dennes anhörig gjorts delaktig i upprättandet av genomförandeplan och att insatserna därmed utformas utefter den enskilde.

Kontroll av 80 slumpmässigt utvalda genomförandeplaner inom avdelningen för vård- och omsorg samt avdelningen för LSS och socialpsykiatri. Granskningen bygger på en särskilt upprättad granskningsmall utifrån interna kontrollens syfte.

Granskningen visar att 75 % har varit delaktiga i utformningen av genomförande- planen. Om den enskilde eller dennes anhörige inte varit delaktig i upprättandet framgår det varför i 30%.

I genomförandeplanen ska det framgå på vilket sätt den enskilde varit delaktig exempelvis genom intervjuer, bilder, observation etc. Detta framgår bara i 17 % av genomförandeplanerna.

Brister

I 25 % av de granskade genomförandeplanerna har inte den enskilde eller dennes anhörige varit delaktig vid upprättandet.

Om de inte är delaktiga ska det framgå varför, i så mycket som 70 % av genomförande- planerna saknas information om varför de inte varit delaktiga. Det ska även framgå på vilket sätt den enskilde varit delaktig i upprättandet, detta finns endast specificerat i 17

% av genomförandeplanerna. Den vanligaste formen för delaktighet är intervjuer.

Komplettera information om delaktighet vid nästa uppföljning.

Kontrollera genomförandeplanens innehåll.

Säkerställa tydlighet och struktur i utformandet av insatserna utifrån den enskildes behov.

Kontroll av 80 slumpmässigt utvalda genomförandeplaner inom avdelningen för vård och omsorg samt avdelningen för LSS och socialpsykiatri. Granskningen bygger på en särskilt upprättad granskningsmall utifrån intern kontrollens syfte.

(25)

Granskningspunkterna för att säkerställa tydlighet och struktur utifrån den enskildes behov var följande: Framgår det vem hos utföraren som ansvarar för genomförandet av varje aktivitet?

I 62,5 % av genomförandeplanerna framgick det tydligt, i 29 % av genomförande- planerna framgår det delvis eller i de flesta fall.

Framgår det av genomförandeplanen när och hur insatsen ska genomföras?

I 54% av genomförandeplanerna framgår det tydligt, i 37,5 % framgår det delvis eller i de flesta aktiviteterna.

Brister

91,5 % är det totala värdet för om det framgår i alla eller nästan alla genomförande- planer vem som är ansvarig för genomförandet samt när och hur. Detta resultat visar att genomförandeplanerna bygger på en tydlighet och struktur utifrån den enskildes behov.

Gällande de genomförandeplaner där det framgår delvis eller i de flesta fall finns det antagligen rimliga förklaringar som att det är svårt att specificera vilken tid och hur en insats ska genomföras då den insatsen rimligtvis är mer flexibel.

Förslag till åtgärder Ingen åtgärd

Process/rutin som granskats

Rutin för hantering av privata medel.

Kontrollera att kontrollräkning skett enligt upprättade rutiner.

Säkerställa att gällande rutiner följs för att minska risken för förskingring av den enskildes privata medel.

Avstämning av kontrollräkning och att detta skett enligt gällande rutin.

Granskning har skett på 20 slumpmässigt utvalda personer inom avdelningen för vård och omsorg samt avdelningen för LSS och socialpsykiatri.

Rutin förhantering av fickpengar på särskilt boenden och gruppboenden är upprättad 2016-03-10 av dåvarande chef för vård- och omsorgsavdelningen och är inte reviderad sedan dess. Rutinen omfattar bl.a. anvisningar för mottagande av fickpengar,

maxbelopp, förvaring, redovisning och kontroller.

Enligt rutinen ska kontrollräkning ske varje månad med två personal närvarande. Båda ska då signera i kassabok eller kassablad.

Under granskningen gjordes kontrollräkning av kontanterna för 16 brukare, och där stämde kontanta saldot med kassabladet.

(26)

Brister

Kontrollräkning sker på de flesta boenden men inte med den frekvens som anges i rutinen. Några brukares medel har inte kontrollräknats alls. På en boendeenhet fördes över huvud taget inte någon redovisning av brukarens privata medel, bortsett från att kvitton sparades i plånböckerna, varför det förstås inte heller var möjligt att

kontrollräkna. De flesta kontrollräkningar görs enbart av en person. Enligt rutinen ska två personer närvara vid kontrollräkningen.

Revidera rutin för hantering av privata medel.

Rutinen behöver ses över och tydliggöras när det gäller exempelvis vilka ekonomiska händelser som ska signeras av två personer, maxbelopp och så vidare samt eventuella begränsningar av vilken personal som ska ha tillgång till brukares privata medel.

Rutinen bör också revideras så att den innefattar anvisningar om skriftlig

överenskommelse mellan brukare/ombud och kommunens personal om hantering av privata medel.

Rutinen bör revideras så att den även omfattar rutiner för kontokort, betalkort och liknande.

Upprätta och implementera rutiner för att säkerställa att både ordinarie och ny personal får kännedom om rutinen för privata medel.

Kontrollera att det tydligt framgår vem som är ansvarig för den enskildes kontanta medel. (Exempelvis: den enskilde, anhörig, god man etc.)

Säkerställa att den enskildes kontanta medel hanteras på ett säkert sätt.

Kontrollera att ansvarig finns tydligt angivet.

20 slumpmässigt utvalda personer inom avdelningen för vård och omsorg samt avdelningen för LSS och socialpsykiatri.

För en brukare framgick det av genomförandeplanen att personalen hade ansvar för brukarens fickpengar.

På ett boende formulerade man den skriftliga kvittensen, i samband med att ombud överlämnade brukarens fickpengar till personalen för hantering, som ett avtal.

Övriga boenden hade inte skriftliga överenskommelser om ansvaret för hantering av fickpengar utan överenskommelsen var av muntlig och mer informell karaktär och gjordes i samband med att brukare fick behov av hjälp från personalen med hantering av privata medel eller att nya brukare flyttade in. På äldreboendena var det inte enhetschef som fattade beslut om att ta emot och hantera fickpengar utan en kontaktperson

(27)

Brister

För en majoritet av de personer som får hjälp av personalen med hanteringen av privata medel finns det alltså inte en skriftlig fullmakt/ överenskommelse mellan kommunen och brukare/ombud där det tydligt framgår att kommunens personal har rätt att hantera brukarens privata medel och som anger hur ansvars-fördelningen mellan kommunens personal, den enskilde och dess ombud ser ut.

Vi vill dock understryka att rutinen inte innehåller anvisningar om att ansvarsövertaget ska regleras genom en sådan fullmakt/skriftlig överenskommelse.

Upprätta skriftliga överenskommelser för samtliga brukare som får hjälp av kommunens personal med att hantera sina privata medel.

Revidera rutin för hantering av privata medel så att den innefattar anvisningar om skriftlig överenskommelse mellan brukare/ombud och kommunens personal om hantering av privata medel.

Process/rutin som granskats

Genomförande av åtgärder utifrån lex Sarah-utredningar.

Säkerställa genomförandet av samtliga åtgärdsförslag som upprättats.

Minska risken för bristande kvalité i verksamheten samt minska risken att missförhållanden upprepas.

Avstämning gentemot upprättad lista avseende samtliga åtgärdsförslag som upprättats under 2018.

Avdelningen för vård och omsorg kontrollerar åtgärdsförslagen årligen, en granskning har gjorts under 2018 och processen gällande implementering och genomförandet av åtgärdsförslagen fungerar väl.

Värt att betona är att avdelningen för vård och omsorg är den avdelningen som

upprättat flest lex Sarah-rapporter och att processen för genomförande och uppföljning av åtgärderna fungerar väl är ett starkt kvalitetsmått.

Avdelningen för LSS och socialpsykiatri har endast upprättat fem lex Sarah-rapporter under året. Inom denna avdelning finns ingen övergripande struktur och överblick avseende uppföljning.

Granskningen visar dock att de flesta åtgärdsförslagen har genomförts med undantag av ett par.

Anledningen till detta är att det är en händelse som inträffade sent på året.

Processen avseende uppföljning och genomförande av åtgärdsförslagen bedöms fungera väl.

(28)

Brister

Ett par av de åtgärdsförslag som har upprättats under 2018 har ännu inte genomförts.

Detta har dock en logisk förklaring då det skett sent på året.

Även avdelningen för LSS och socialpsykiatri bör införa en övergripande kontroll för uppföljning och genomförande av dessa för att säkerställa genomförandet och därmed kvalitetsförbättring.

Införa kontroll avseende uppföljning av upprättade åtgärder inom avdelningen för LSS och socialpsykiatri.

Avdelningen för LSS och socialpsykiatri bör följa upp åtgärdsförslagen och säkra genomförandet likt avdelningen för vård och omsorg gör årligen.

En förvaltningsövergripande uppföljning är att föredra för att säkra genomförandet och därmed höja kvaliteten i verksamheterna.

(29)

Utbildningsnämnden

Process/rutin som granskats

Föreningsbidragens tillförlitlighet och säkerhet.

Kontrollera beslutade dokument i relation till beslut och utbetalda bidrag.

Säkerställa att bidrag betalas ut korrekt.

Dokumenterade processer och rutiner har granskats. Intervjuer med berörda chefer har utförts.

Det kan konstateras, efter svar från verksamheterna och genomgång av de riktlinjer och rutiner som finns fastställda, att det är svårt att ge ett övergripande svar.

Anledningen till det är att föreningsstöden hanteras på väldigt olika sätt på kulturavdelningen och fritidsavdelningen. De skilda rutinerna och riktlinjerna för förenings- och verksamhetsstöd innebär olika tillvägagångssätt och därmed blir frågan om tillförlitlighet och säkerhet tvådelad.

Föreningsstödet (verksamhetsbidrag/LOK-stöd) som gäller fritidsföreningar följer tydliga rutiner och riktlinjer och är baserade på antal bidragsberättigade

sammankomster och närvaro för medlemmar mellan 7–25 år. Beslut om utbetalning av detta verksamhetsstöd har sin grund i det beslut om lokalt aktivitetsstöd som fattas av Riksidrottsförbundet efter ansökningar från kommunens föreningar. Kommunens bedömning av verksamhetsstöd följer det av beslut som tidigare fattats av

Riksidrottsförbundet.

På kultursidan finns inga tydliga riktlinjer för tilldelning och fördelning av verksamhetsbidragen. Kulturchefen bereder ärendet med grund i ansökt belopp, föreningens motivering och tidigare beviljat bidrag. Kulturchefen presenterar därefter ett föreslag och utbildningsnämnden fattar beslut om bidragets storlek till de sökande föreningarna.

Det finns bättre förutsägbarhet av föreningsbidragets storlek för fritidsföreningarna i och med klara riktlinjer och att de har sin grund i statlig myndighets bedömning och beslut. Ansökan och beslut om föreningsstöd på fritidssidan är dock ej diarieförda. Inga formella beslut är dokumenterade utan de hanterats genom att utbetalningsordrar skickats till ekonomiavdelningen. Det blir därmed svårt att genomföra kontroll.

Det finns inga fastställda riktlinjer eller kriterier som visar hur verksamhetsbidraget för kulturföreningar bedöms och fördelas. Subjektiv bedömning riskerar att ligga bakom beslutet. det blir därmed också svårt att kontrollera relationen ansökan-beslut.

Brister

• Processen i fritidsavdelningens handhavande av föreningsbidragen behöver revideras och dokumenteras.

• Riktlinjer och kriterier för hur kulturbidraget ska fördelas saknas.

(30)

Översyn av befintliga riktlinjer och rutiner på fritidsområdet. Tydliga riktlinjer för bedömning av föreningsstöd för fritidsföreningar samt revidering av hur hanteringen av ansökan, beslut, dokumentation och utbetalning görs.

Skapande av kriterier för verksamhetsbidraget. Riktlinjerna samt kriterier för kulturföreningarna så att de blir möjligt att mäta och därmed skapa transparens för sökande förening.

Process/rutin som granskats

Barnomsorgsavgifter.

Kontroll av om vårdnadshavare betalar barnomsorgsavgift utifrån sin reella inkomst.

Säkerställa att rätt barnomsorgsavgifter betalas.

Jämförelse har gjorts med skatteverkets årsinkomstuppgifter för 2018 mot vårdnadshavares inlämnade inkomstuppgift till utbildningsförvaltningen 2018.

Kontrollen genomfördes på vårdnadshavare till samtliga barn i fyra av kommunens förskolor, en per område.

Granskningen är utförd på 459 vårdnadshavare. Resultatet visar att drygt 41 % av vårdnadshavarna lämnat in för låg inkomst, drygt 44 % har lämnat korrekt eller något för hög inkomstuppgift till utbildningsförvaltningen. Knappt 15 % av underlaget sorterades bort på grund av att underlag har saknats från Skatteverket.

Brister

Det finns ingen tydlig information till vårdnadshavare om när och hur de ska lämna in nya inkomstuppgifter.

Det finns inga rutiner för kontroll av om vårdnadshavares inkomstuppgifter är korrekta.

Information till vårdnadshavare. Rutinmässigt informera vårdnadshavare om att uppdatera sina inkomstuppgifter varje år.

Rutiner inkomstkontroll. Skapa rutiner för regelbunden inkomstkontroll.

Process/rutin som granskats

Budgetera och kontrollera interna kostnader för IT.

Kontrollera vilka underlag rektor använder för att göra budget för IT-kostnader.

Säkerställa att rätt budget läggs.

(31)

Alla rektorer och förskolechefer ombads beskriva hur de gör för att budgetera IT- kostnaderna för kommande budgetår.

IT-avdelningen ombads att svara på frågor om beställningsrutiner, leasingavgifter, serviceavgifter och licenskostnader.

Det är komplicerat för rektor att budgetera korrekt för IT-relaterade kostnader. Det krävs att rektor har kunskap om vad som ingår i avgifter och vilka andra kostnader som finns, den kunskapen finns inte i grundskolorna idag. Även vid frågor till IT-

avdelningen har det varit svårt att få svar på dessa frågor. Utöver dessa kostnader tillkommer kostnader för t ex skärmar, tangentbord, dockningsstationer och fodral vilka faktureras och betalas separat av verksamheterna. Utbildningsförvaltningen kan, enligt IT-avdelningen, endast påverka antalet digitala verktyg. I samråd med IT- avdelningen kan rektor också, till viss del, påverka datormodeller. Då IT-avdelningen själva ansvarar för upphandling av leasingavtal, vilka licenser som ska finnas och vilken standard som ska råda i kommunen är det, utifrån de processer som finns idag,

omöjligt för en rektor att ha kontroll och kunna påverka IT-relaterade kostnader och underlag för att budgetera korrekt.

Brister

Underlag för att göra en relevant budget saknas.

Underlag för budget. Implementera gemensamma processer för beställning av digitala verktyg utifrån prislistor på aktuella digitala verktyg och de tjänster IT-avdelningen tillhandahåller.

Kontrollera fakturornas användarvänlighet och tillförlitlighet.

Säkerställa att de utbetalningar som görs är korrekta.

Alla rektorer och förskolechefer ombads beskriva hur de kontrollerar att de betalar rätt pris och rätt antal digitala verktyg per månad.

IT-avdelningen har beskrivit faktureringssystemet.

Utbildnings-förvaltningen har följt fakturor över tid för ett antal datorer och Ipads för att kontrollera summorna samt fakturornas användarvänlighet.

Rektorerna menar att det inte, på ett tillfredsställande sätt, går att kontrollera de fakturor som kommer från IT-avdelningen då de är röriga, svåra att överblicka samt innehåller många fel.

En av felkällorna i faktureringssystemet är att verktyget faktureras från den person som senast varit inloggad på dator/Ipad. Enligt IT-avdelningen hämtas personens verksamhetstillhörighet från HEROMA för personal och för elever hämtas