Kompetenslyft i digital transformation
Workshop 2
1 SEPTEMBER 2020
Oskar Spanne
oskar.spanne@knowit.se
Mari G Wibling
mari.g.wibling@knowit.se
Helena Tronner
Helena.tronner@knowit.se
Syfte och mål med insatsen
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 4
Syfte
■ Att utveckla kompetens för att leda digital transformation utifrån Nykvarns kommuns rådande och framtida förutsättningar.
Mål
■ En ökad förmåga hos chefer att leda digital förändring som verksamhetsutveckling.
■ Chefer har metoder och verktyg för hur de kan förändra sina respektive verksamheter.
■ Fastställa en övergripande bild över Nykvarn kommuns digitala mognad och definierade utvecklingsområden.
■ Samtliga chefer har förutsättningar att ta fram handlingsplan för digital transformation som har spårbarhet mot kommunens vision och mål inför verksamhetsplaneringen 2021.
Genomfördes vid ledarforum den 11/2
Upplägg och teman för workshopserie
Workshop 1
chefsgrupp Workshop 2
chefsgrupp Uppföljnings –
mätning?
Workshop 3
chefsgrupp Workshop 4 chefsgrupp Nollmätning
Tema:
Vad är digital transformation?
Tema:
Målbild Tema:
Nuläge Tema:
Förflyttning Genomförs under hösten 2020
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 6
Agenda för dagen
1. Återblick till workshop 1
2. Redovisning hemuppgift – arbete i grupp
3. Fördjupning psykologisk trygghet och reflektion 4. Målbild för en digital transformation
• Olika mål för olika syften
• Framstegsprocessen - engagerande målstyrning
5. Att sätta en målbild
• Gruppövning: Framtidsbilden 6. Introduktion hemuppgift 2
In-checkning efter våren
→Diskutera vid ert bord;
• Hur har vårens omständigheter påverkat ert arbetssätt (digital och fysiskt)
• Hur tror ni vårens arbete påverkat er förmåga att arbeta digitalt?
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 8
Återblick till workshop 1
Agenda för dagen
1. Bakgrund, syfte och mål med kompetenslyftet
2. Resultat nollmätning 11/2
3. Vad är digital transformation?
4. Introduktion till hemuppgift
Diskussion – Vad tog ni med er i er vardag efter föregående workshop?
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 10
Framgångsfaktorer
Ledningen går först
Kartlägga
förutsättningar
Bygga
psykologisk trygghet
Anpassa efter behov
Nollmätning resultat
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 12
■ Genomfördes på ledarforum 11 feb
■ 23% ansåg att de till fullo hade adekvat kompetens att leda digitala förändringar
■ 12% ansåg att de hade rätt
förutsättningar att leda en förändring
■ 39% ansåg att de hade förståelse för hur de genom att driva digitala
förändringar kunde bidra till
kommunens övergripande vision och mål
Vad är digital transformation?
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 14
Digitisering Digital
Transformation Digitalisering
Medborgare/
Kunder
Kundservice imorgon
Kundservice idag
Expertstöd imorgon Expertstöd för handläggning idag
Självbetjäning idag
Självbetjäning/automatiserade tjänster
imorgon Leverantörer/
externa parter Papper
Digitaliserad information
Digital information
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 16
Hur kommer man igång?
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 18
Hur får man med sig
medarbetarna?
Redovisning hemuppgift
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 20
Hemuppgift 1
Inför workshop 2 den 1 sept
Steg 1, Verksamhetsutmaningar
• Identifiera tre verksamhetsutmaningar som kommunen behöver ta sig an.
• Reflektera över vilken förändring dessa kommer att innebära för era specifika verksamheter.
Steg 2, Omvärldsanalys
• Vad gör andra kommuner eller verksamheter för att möta liknande utmaningar?
Verktyg:
Kunskapsintegration
Psykologisk trygghet
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 22
Grupper för redovisning
Utgå från er dokumentation från hemuppgiften och presentera era tre (topp)
verksamhetsutmaningar:
• Redovisningsgrupp A: arbetsgrupp 1 och 2
• Redovisningsgrupp B: arbetsgrupp 3,4 och 5
• Redovisningsgrupp C: grupp 6,7,8 och grupp 10,11
• Redovisningsgrupp D: grupp 9 och grupp 12
Fördjupning psykologisk
trygghet och reflektion
Varför är psykologisk trygghet viktigt?
Operativa, enkla uppgifter
Komplexa, strategiska uppgifter
Social komfortnivå
Taktiska uppgifter
ÖPPENHET TILLIT
Relationsdjup Uppgiftens komplexitet
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 24
Adressera känslor
Uppmuntra sårbarhet
Bygg tillit genom öppenhet
Erkänn när du gör fel och dela misslyckanden Feedbackkultur
Kommunikation som bygger psykologisk trygghet
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 26
Ställa direkta frågor Indirekta frågor
Ledande frågor Sarkastiska frågor
Svara på frågor Undvika att svara
Byta samtalsämne Svara på en fråga med en fråga
Bygga på andras idéer Ja men...
Avbryta Föreslå egna idéer
Beskylla och klaga Ta ansvar för egna känslor
Stötta dina och andras idéer
Drivande krafter Hindrande krafter
Skjuta ner egna och andras idéer
Diskussion – Vad är svårt med att bygga psykologisk trygghet i er
verksamhet?
Ibland behöver vi backa från det vi håller på
med för att betrakta helheten…
Fördjupning reflektion
Repetition är kunskapens
moder Erfarenheter
Reflektion Agera
Tänk stort
Små misslyckanden Prova snabbt
Reflektion – att gå på djupet
• Repetera – inga nya insikter och nya lärdomar
• Referera – återge det som är mest intressant, men inte så mycket nya lärdomar (tänk sportreferat)
• Recensera – lär oss mer om åsikter och uppfattningar, ökar förståelsen något (tänk filmrecension)
• Reflektion – klar bild över vad som hänt, men även hur vi upplever det med utgångspunkt i våra egna känslor
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 30
Riktlinjer för reflektion
• 1-3 reflektionsfrågor
• Börja med individuell reflektion, skriv ned tankar
• Laget runt, en i taget
• Presentera tankarna kortfattat
• Avbryt inte andra deltagare
Reflektionsmodell för att sortera områden att diskutera från en reflektion
Utforska ytterligare
eller parkera
Prioriteras
Slöseri med tid
Utforska ytterligare
för att finna nya perspektiv
Ny information
(som inte diskuterats tidigare)
Gammal information (som har diskuterats tidigare)
Viktigt
(stor effekt på övergripande mål) Oviktigt
(liten effekt på övergripande mål)
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 32
Målbild för en digital
transformation
Mål – en framgångsfaktor
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 34
Vill vi ha det såhär? Vill vi ha det såhär?
Olika mål för olika syften
EFFEKTMÅL
VISION
VISION:
ett framtida tillstånd som man vill uppnå, behöver inte vara realistisk eller tidsbunden och ska fungera som något man strävar mot. En vision är en bild av framtiden så som du vill att framtiden ska vara. En vision ska vara kortfattad, lätt att komma ihåg och lätt att kommunicera, tydlig och storslagen.
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 36
EFFEKTMÅL:
syftet med effektmålet är att tydliggöra projektets bidrag till verksamhetsnyttan. När ett projekt dras igång, så görs det ju för att man förväntar sig att
projektresultaten ska gynna verksamheten på något
sätt. Projektet ska lämna ett avtryck efter sig, det vill
säga ge en effekt. Det är just denna ”effekt” som ska
formuleras i effektmålet. Effektmålen ska hänga ihop
med visionen
MÄTMÅL/RESULTATMÅL/PROJEKTMÅL:
syftet med projektmål är att sätta tydliga mål i
projektet som gör att man kan uppnå effektmålet.
”Huret” för hur effektmålet ”vadet” ska nås.
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 38
Specifikt, tydligt och konkret
Mätbart, tid, kvantitet och kvalitet Accepterat eller attraktivt
Realistiskt att genomföra Tidsatt, realistisk ram
Hur förändring ofta bedrivs i organisationer
• Brist på fokus och engagemang – vad är viktigast och varför?
• Missbedömer tillgänglig tid för nytt
• Ingen översättning till nya beteenden
Antal mål 2-3 4-10 11-20 Måluppfyllelse 2-3 1-2 0
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 40
Framstegsprocessen som verktyg
– Från borde till gjorde i en redan upptagen vardag.
En engagerande målstyrningsprocess och metodiskt höja engagemangsnivåer för ert viktigaste framsteg.
För att börja använda verktyget krävs:
Ledning och chefer är överens
Chefer och ledare rustade
Målstyrning - från borde till gjorde
• Vad förtjänar vårt fokus?
• Varför är det viktigt?
• Ambitionsnivå och tidsplan?
Fokusmål – vad är viktigast och engagerande?
• Bryter ner fokusmålet på avdelning, team, individ
• Alltid mätbara med tydliga kriterier för uppfyllnad
Kritiska framsteg - då måste vi lyckas med 2-3 saker
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 42
Målkarta
•Då behöver vi se dessa
•Då behöver vi lyckas med dessa kritiska framsteg
•Fokusmål ?
? ? ?
Målkarta
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 44
•Då behöver vi se dessa beteenden / prestationsnivåer
per vecka
•Då behöver vi lyckas med dessa kritiska framsteg
•Fokusmål Att öka användning och nöjdhet
med appen för felanmälan
Minst 80% har genomfört utbildning med
lägst betyg X
Gå igenom en delkurs av utbildning / vecka /
person
Följ upp feedback på minst 90% av
alla app- felanmälningar
Ring tillsammans 10 samtal om
dagen
Öka användning av app från 10%
till 50% 31 dec
Visa appen för minst två nya medborgare per person och vecka
Utmaning: Kompetensen inom digitalisering är inte tillräckligt hög för att möta kundernas behov
Att sätta en målbild
Förändringsresan
Era två viktigaste riktmärken - vart ni börjar och vart ni vill komma
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 46
Infrastruktur är en mycket viktig komponent för Nykvarns kommun, såväl den fysiska som den digitala.
Den digitala infrastrukturen är en möjliggörare för att nå kommunens mål.
Infrastrukturen ska stödja den digitala utveckling och den verksamhetsutveckling som man vill åstadkomma.
Tillgänglighet, trygghet och effektivitet kan ur visionen tydligt identifieras som ledord för hur utveckling och
digitaliseringen bör utformas.
Vision 2035
Ledord för Nykvarns digitala transformation
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 48
Effektiv Tillgänglig Trygg
Vad innebär effektiv, tillgänglig och trygg i er verksamhet? Och hur kan digitalisering bistå för att stärka dessa värden?
Diskussion
Vart vill vill ni komma?
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 50
Del 1 – diskussion
• Utgå från Nykvarns vision 2035 och vad det innebär för er verksamhet och ta
inspiration från ledordsdiskussionen vi hade innan pausen samt lärdomarna från er tidigare hemuppgift om vilka utmaningar som finns i era verksamheter.
• Utifrån detta kom fram till en gemensam bild hur ni skulle vilja att er vardag såg ut 2035
Del 2 – visualisering
• Tänk er nu att en journalist från den lokala tidningen kommer till ert kontor för att göra ett reportage om den transformation ni gjort.
• Med hjälp av A3 pappret på era bord rita upp hur ni tänker er att detta reportage skulle kunna se ut – skriv rubriker och rita bilder
OBS! Tänk på att hålla avstånd – max 1 person kan arbeta med pappret samtidigt
Inför nästa gång
Hemuppgift 2
Inför workshop 3
1. Utgå från er visualisering om vart ni vill komma (tidningsrapportaget”) och enas om ett fokusmål
2. Identifiera ca 3 kritiska framsteg som er verksamhet eller som ni tvärfunktionellt behöver uppnå för att nå ert
fokusmål
3. Identifiera beteenden eller ett antal prestationer som ni kan göra för att bidra till dessa framsteg.
4. Boka in avstämningar med er grupp och följ upp era framsteg (max 15 min)
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 52
Verktyg:
Reflektion
Vision
Framstegsprocessen
Coaching
■ Inför nästa workshop har vi ett nytt antal coaching-timmar tillgängliga för er att boka, där er grupp kan bolla kring er hemuppgift och få stöd i att komma vidare.
■ För att boka coaching mejla mari.g.wibling@knowit.se
Genomfördes vid ledarforum den 11/2
Upplägg och teman för workshopserie
2020-09-02
NYKVARNS KOMMUN 54
Workshop 1
chefsgrupp Workshop 2
chefsgrupp Uppföljnings –
mätning?
Workshop 3
chefsgrupp Workshop 4 chefsgrupp Nollmätning
Tema: Vad är digital
transformation?
Tema: Målbild Tema: Nuläge Tema: Förflyttning Genomförs under hösten 2020
