Dnr 2018/0325 VON-1
Diariekod: 013 Vård- och omsorgsnämnden
Direktuppdrag till AB SOLOM avseende drift av boendestöd för personer med funktionsnedsättning
Förslag till beslut
Vård- och omsorgskontoret föreslår att vård- och omsorgsnämnden beslutar följande:
1. Vård- och omsorgsnämnden ger ett direktuppdrag till AB SOLOM att driva boendestöd för personer med funktionsnedsättning i enlighet med bilaga 4 till tjänsteutlåtande daterat 2018-11-14.
2. Vård- och omsorgsnämnden hemställer till kommunstyrelsen att avgöra de ekonomiska villkoren i direktuppdraget. Nämnden önskar att kommunstyrelsen särskilt beaktar kundperspektivet samt vikten av likabehandling av de utförare som driver boendestöd på
nämndens uppdrag.
3. Ärendet justeras omedelbart.
Sammanfattning
I syfte att säkerställa att beslut om boendestöd kommer att kunna verkställas efter årsskiftet föreslår kontoret att nämnden ska ge ett direktuppdrag till AB SOLOM att driva boendestöd enligt de krav, förutsättningar och villkor som gäller i nämndens förfrågningsunderlag för upphandling av boendestöd för personer med funktionsnedsättning (dnr 2018/0135). Det är kontorets uppfattning att AB SOLOM ska verka på samma villkor som övriga utförare. Då AB SOLOM har meddelat att de inte accepterar villkoren rekommenderar kontoret att nämnden hemställer till kommunstyrelsen att avgöra vilken ersättning som ska utgå för uppdraget.
Bakgrund
I december 2016 gav vård- och omsorgsnämnden kontoret i uppdrag att revidera förfrågningsunderlaget för upphandling av boendestöd enligt lagen om valfrihetssystem (LOV).
I maj träffade kontoret befintliga och potentiella boendestödsutförare för att diskutera ett utkast till nytt förfrågningsunderlag. Samma utkast
diskuterades även med nämnden på sammanträdet i juni. Efter de synpunkter som inkom vid remissdiskussionerna gjorde kontoret några mindre omformuleringar samt höjde timersättningen innan
förfrågningsunderlaget fastställdes av vård- och omsorgsnämnden i september 2018, se bilagorna 1 och 2.
I december 2017 beslutade nämnden att införa elektronisk tidsregistrering i samband med revideringen av förfrågningsunderlaget, se bilaga 3. De utförare som ville gavs möjlighet att börja tidsregistrera elektroniskt i Phoniro Care redan under försommaren 2018. Syftet var dels att utförarna skulle ges möjlighet att lära sig hur registreringen fungerar och vid behov ha tid att anpassa sitt arbetssätt, dels att ge kontoret statistikunderlag för att undersöka möjligheterna att, på sikt, införa en helt ny ersättningsmodell1. AB SOLOM har prövat elektronisk tidsregistrering sedan i juni.
Ersättningen har dock fortfarande utgått för den tid som utföraren manuellt har registrerat som utförd. Från den 1 januari 2019 kommer
faktureringsunderlaget att genereras i Phoniro Care och grundas på den elektroniskt registrerade tiden.
Befintliga avtal om boendestöd löper ut den 31 december i år. Utförarna fick i god tid information om att de behövde skicka in ansökningar om avtal enligt de nya villkoren senast den 2 november om de skulle ha möjlighet att behålla sina befintliga kunder. När sista ansökningsdatum närmade sig tog kontoret kontakt med de större utförarna för att försäkra sig om att de avsåg att ansöka på nytt. Frågan ställdes inte till AB SOLOM eftersom kontoret antog att det faktum att AB SOLOM redan valt att införa Phoniro Care betydde att bolaget hade för avsikt att ansöka.
Den 22 oktober, elva dagar innan sista ansökningsdag, meddelade AB SOLOM att de inte skulle ansöka om nytt avtal avseende boendestöd.
Konsekvenser om AB SOLOM inte utför boendestöd från den 1 januari 2019
Kontoret motsätter sig inte att AB SOLOM avvecklar sin verksamhet inom boendestöd. Det kontoret har invändningar mot är den snabba
avvecklingstiden. En avveckling av verksamheten behöver planeras med bättre framförhållning och i samverkan med vård- och omsorgskontoret.
Normal uppsägningstid i nämndens valfrihetssystem är sex månader.
AB SOLOM har idag nästan 50 procent av kunderna inom boendestöd (47 stycken). Funkisgruppen, som är den näst störste utföraren, har ca 30 kunder, Akedo har ca 7 kunder och övriga sex utförare har tillsammans ett 15-tal kunder.
Flera av de utförare som endast har ett fåtal kunder har, som förväntat, valt att inte ansöka om nytt avtal. Det innebär att minst ett 15-tal kunder kommer att behöva välja ny utförare innan årsskiftet. Om någon eller några av
1Utveckling av system tar tid och den anpassning som krävdes i Phoniro Care för att kunna använda systemet inom boendestöd beställdes redan under sommaren 2017, med nuvarande ersättningsmodell som utgångspunkt. Det fanns därmed inga möjligheter att göra större förändringar av ersättningsmodellens konstruktion i det förfrågningsunderlag som träder i kraft vid årsskiftet. Då kontoret träffade nuvarande och potentiella utförare i maj så fick de dock information om att kontoret parallellt utreder en helt ny ersättningsmodell.
ansökningarna inte godkänns kommer ännu fler kunder att behöva byta utförare.
Om AB SOLOM inte finns kvar som utförare den 1 januari kommer ca två tredjedelar av det totala antalet kunder att behöva byta utförare under loppet av en månad. Kontoret ser inte att de kvarvarande utförarna har
förutsättningar att ta emot så många nya kunder på så kort tid. Risken för att nämnden inte kommer att kunna verkställa alla beslut, vilket innebär att personer kommer att stå utan hjälp och stöd, bedöms vara mycket stor om AB SOLOM avvecklar sin verksamhet så snabbt som de önskar.
Kontoret anser att nämnden bör ge AB SOLOM ett direktuppdrag att driva boendestöd i enlighet med förutsättningar, krav och villkor i nämndens förfrågningsunderlag för Upphandling av boendestöd för personer med funktionsnedsättning (dnr 2018/0135), se bilaga 2. Avtalstiden är lämpligen sex månader vilket ger parterna förutsättningar att planera för AB SOLOMs utträde ur valfrihetssystemet.
AB SOLOM har informerats om kontorets planer på att föreslå nämnden att ge bolaget ett direktuppdrag enligt ovan. Fredagen den 9 november inkom de med synpunkter på förslaget.
AB SOLOMs synpunkter på kontorets förslag till direktuppdrag AB SOLOM har meddelat att de inte accepterar villkoren i direktuppdraget.
De begär en fast ersättning på 450 000 kr per månad. De vill inte heller registrera tid i Phoniro Care eller ta emot nya kunder under avvecklings- /direktuppdragstiden. AB SOLOMs synpunkter bifogas tjänsteutlåtandet, se bilaga 5.
Kontorets kommentarer till AB SOLOMs synpunkter och krav I september fick AB SOLOM ca 301 000 kr i ersättning. Bolagets krav på 450 000 kr i månaden innebär att de skulle öka sina intäkter med ca 150 000 kr per månad.
Elektronisk tidsregistrering
Ersättningsmodeller behöver självklart anpassas efter insatsen och målgruppen, men kontoret delar inte AB SOLOMs uppfattning att
elektronisk tidsregistrering skulle vara olämpligt inom insatsen boendestöd.
Hur den utförda tiden registreras, manuellt eller elektroniskt, borde inte spela någon roll. Kontorets erfarenheter från när elektronisk registrering infördes inom hemtjänsten är dock att utförarna överskattade den utförda tiden då de registrerade manuellt. Den elektroniska registreringen gav dock utförarna ett verktyg för att arbeta med att öka sin effektivitet och
produktivitet och med tiden ökade också andelen utförd tid.
Elektronisk tidsregistrering medför även en trygghet för kunderna. I den information som skickats ut till kunderna beskrivs hur handläggarna använder den registrerade tiden för att säkerställa att de får de insatser de har rätt till.
Pilotprojekt för elektronisk tidsregistrering
Några utförare har börjat registrera tid elektroniskt. AB SOLOM har haft en trög start med den elektroniska tidsregistreringen men de har successivt registrerat mer och mer tid. Oktobers registreringar och fakturering redovisas i tabellen nedan.
AB SOLOM Beviljad tid
oktober Elektroniskt registrerad tid oktober
Manuellt registrerad (fakturerad) tid september*
Dag 731 timmar 768 timmar
Kväll 2 timmar 86 timmar
Natt 1 timme
Helg 86 timmar 133 timmar
Summa 1 304 timmar 821 timmar 987 timmar
Sent avböjd tid 11 timmar
*AB SOLOM har inte fakturerat för oktober än.
Enligt den elektroniska registreringen har AB SOLOM under oktober utfört 63 procent av den beviljade tiden. Observera att AB SOLOM inte har haft ekonomiska incitament att registrera elektroniskt. Sannolikt skulle fler timmar ha registrerats i Phoniro Care om det varit skarpt läge.
Enligt den manuella registreringen, som också ligger till grund för
faktureringen under september, har AB SOLOM utfört 987 timmar, dvs. ca 76 procent av den beviljade tiden. I de manuellt registrerade utförda
timmarna ligger även en andel sent avböjd tid. Eftersom ersättningen idag är den samma för utförd tid som för sent avbokad tid så gör utförarna ingen skillnad i rapporteringen, vilket innebär att kontoret inte vet hur stor andel av den tid som kunderna fått beviljad som inte utförs p.g.a. sen avbokning.
Om förhållandet mellan utförd och sent avböjd tid är det samma som i den elektroniskt registrerade tiden så har det en marginell påverkan på
utförandegraden.
Ersättningsmodellen
Grunden i ersättningsmodellen är att ersättning utgår för utförd tid. I det hänseendet skiljer sig den nya modellen inte från det som gäller idag.
Dagens ersättningsmodell och ersättningsnivåer Dag
kl. 7 till 19 Kväll
kl. 91 till 22/23 Natt
kl. 22/23 till 7 Helg
Fre kl. 19 till mån kl. 7
304 kr/timme 325 kr/timme 346 kr/timme 357 kr/timme
Den nya ersättningsmodellen och ersättningsnivåerna Dag
vardag kl. 06.00-19.00
Kväll
vardag kl.19.00-22.00
Helg
lördag, söndag och helgdag kl. 06.00-22.00
395 kr/timme 424 kr/timme 467 kr/timme
Timersättningen är ca 90 kr högre i det nya förfrågningsunderlaget jämfört med det som gäller idag. Nattaxan har tagits bort eftersom boendestöd endast ska utföras mellan kl. 06.00 och 22.00.
Om AB SOLOM utför 821 – 987 timmar i månaden innebär det att de, om de får 450 000 kr, får en timersättning för utförd tid på 456 – 548 kr per timme. Det betyder att de dagtid skulle få mellan 61 och 153 kronor mer per timme än de övriga utförarna.
I dagsläget får utförarna full ersättning även för tid som avbokas senare än kl. 12.00 dagen före uppdraget är planerat att utföras. I det regelverk som gäller från årsskiftet utgår ersättning med 50 procent av den planerade tiden.
Motiveringen till att sänka ersättningen för sent avbokad tid är att kontoret har fått indikationer på att sena avbokningar inte enbart beror på att kunden avböjer utan även på att utförarna saknat personal p.g.a. brister i
personalplaneringen. En sänkt ersättning kan skapa incitament för förbättrad styrning och ledning av verksamheten vilket ökar produktiviteten. Det ger även incitament att jobba motiverande med kunderna så att de faktiskt tar emot den hjälp och det stöd de har behov av eller att utföra den beviljade tiden vid ett annat tillfälle.
Under år 2019 är det dock viktigt att följa vilka ekonomiska effekter den nya ersättningsmodellen får för nämnden och för utförarna. Om det visar sig att modellen får oförutsedda konsekvenser, t.ex. vad gäller ersättningen för avböjd tid, har nämnden möjlighet att vidta åtgärder. I dagsläget saknas dock underlag som motiverar omedelbara förändringar.
Nya kunder under direktavtalstiden
Anledningen till att AB SOLOM bör ta emot nya kunder under
direktavtalstiden är att nämnden annars riskerar att inte kunna verkställa beslut.
Kommunens yttersta ansvar
Kontoret anser inte att direktuppdraget är att betrakta som ett uppdrag inom ramen för AB SOLOMs sistahandsansvar. Att kontoret har fått in fem ansökningar om avtal enligt villkoren i det reviderade
förfrågningsunderlaget visar att det finns en fungerande marknad för
boendestöd. Med framförhållning och planering finns heller inget hinder att AB SOLOM upphör med sin boendestödsverksamhet.
Ekonomiska konsekvenser av om nämnden skulle gå med på AB SOLOMs krav
Enligt kontorets uppskattning kommer den nya ersättningsmodellen att medföra att nämndens totala kostnader för boendestöd ökar med ca 700 000 kr per år, givet att det genomsnittliga antalet beviljade timmar är oförändrat.
Siffran är dock mycket osäker eftersom den bygger på antaganden om utförd och avböjd tid. Kostnaderna kommer förstås att öka ytterligare om nämnden går med på AB SOLOMs krav. Det är mycket svårt att beräkna hur stor merkostnaden skulle bli. Med bolaget registreringar under oktober och fakturering för september samt ersättningarna som gäller från årsskiftet som utgångspunkt går det dock att göra en grov simulering.
2019 års
ersättningsmodell och -nivå
Elektroniskt registrerad tid oktober
Manuellt registrerad tid september
450 000 kr/mån
Dag 288 540 kr 303 360 kr
Kväll 602 krA 36 464 kr
Helg 39 840 kr 62 111 kr
Sent avböjd tid 4 088 kr Total ersättning per
månad 333 070 kr 401 935 kr B 450 000 kr
Total ersättning per år 3 996 836 kr 4 823 220 kr 5 400 000 kr
Merkostnad 826 384 kr 1 403 164 kr
A den tid som registrerats som natt har räknats som en kvällstimme.
B Totalsumman är således överskattad eftersom de i simuleirngen fått full istället för halv ersättning för sent avböjd tid.
Kontorets förslag
Kontoret anser inte att nämnden ska tillmötesgå bolagets krav på särskilda villkor i direktuppdraget. Huvudskälen är att:
Flera utförare anser sig kunna driva verksamhet enligt ersättningsvillkoren i det nya förfrågningsunderlaget. Att det kommunala bolaget skulle få en högre ersättning än andra utförare skulle skicka mycket konstiga signaler till dem och marknaden.
Elektronisk tidsregistrering innebär en trygghet och kvalitetssäkring för kunderna. Det kan bli svårt att förklara för kunderna varför alla utförare utom AB SOLOM ska tidsregistrera elektroniskt.
Kommunfullmäktige har delegerat till kommunstyrelsen att avgöra vilken ersättning som ska gälla i det fall AB SOLOM och vård- och
omsorgsnämnden inte kan komma överens om ersättningen i ett
direktuppdrag. Kommunstyrelsens beslut är bindande för såväl AB SOLOM
som vård- och omsorgsnämnden. Kontoret föreslår att nämnden ska hemställa till kommunstyrelsen att fatta beslut i frågan.
Kontoret gör bedömningen att det bör vara möjligt att AB SOLOM avvecklar verksamheten på sex månader. Om bolagets ägare öppnar för möjligheten till avyttring av verksamheten kan det eventuellt gå ännu snabbare.
Katarina Salomonsson Johanna Bång
Tf. Förvaltningschef Chef för avdelning avtal och uppföljning
Bilagor
1. Tjänsteutlåtande och protokollsutdrag VON 2018-09-25, § 61.
2. Förfrågningsunderlag för Upphandling av boendestöd för personer med funktionsnedsättning (dnr 2018/0135).
3. Tjänsteutlåtande och protokollsutdrag VON 2017-12-12, § 105.
4. Förslag till direktuppdrag till AB SOLOM avseende drift av boendestöd för personer med funktionsnedsättning.
5. AB SOLOMs synpunkter på föreslaget direktuppdrag, 2018-11-07.
Beslutsexpediering Akt.
Kommunstyrelsen
