PM - Lekmannarevision
AB Solom
Bolagets jämställdhetsarbete ur ett arbetsgivarperspektiv
Fredrik Birkeland Jessica Nordahl
oktober 2016
Bakgrund
Jämställdhet innebär att kvinnor och män är jämlika och därmed har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Enligt diskrimineringslagen 3 kap 3§ skall arbetsgivaren inom ramen för sin verk- samhet bedriva ett målinriktat arbete för att aktivt främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett kön. Vidare skall arbetsgivaren upprätta en plan för jämställdhetsarbetet samt vart tredje år kartlägga och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. Genom att vara en jämställd arbetsgivare kan man uppfattas som en mer attraktiv arbetsgivare, och därigenom är jämställdhetsfrågan viktig ur ett
kompetensförsörjningsperspektiv.
I jämställdhets- och mångfaldsplanen för Sollentuna kommun som antogs 2015 anges att kommunen och dess tre kommunägda bolag, däribland AB Solom, ska arbeta fram aktiviteter och mått för att nå upp till de politiska målen för jämställdhet. Kommunens bolag omfattas således av kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan 2015-2017.
Lekmannarevisorerna i Sollentuna kommuns bolag vill med anledning av detta genomföra en
översiktlig granskning i syfte att kunna bedöma om kommunens bolag har ett jämställdhetsarbete som bedrivs på ett ändamålsenligt sätt.
Revisionsfråga
Granskningen ska besvara följande översiktliga revisionsfråga:
Bedrivs bolagets jämställdhetsarbete på ett ändamålsenligt sätt?
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Bolaget har ett systematiskt jämställdhetsarbete som inkluderar arbete mot flerfaldig diskriminering
Bolaget genomför lönekartläggningar och analyserar dessa på ett tillräckligt sätt
Bolaget har rutiner för att motverka och hantera sexuella trakasserier och kränkande särbehandling
Det finns en god kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor och jämställdhetsarbetet inom bolaget
Bolaget följer upp jämställdhetsarbetet på ett tillräckligt sätt
Revisionsmetod
Granskningen har genomförts enligt följande:
Intervju med bolagets VD och HR-chef.
Genomgång av bolagets riktlinjer för kränkande särbehandling och diskriminering (2016-09- 27), lönekartläggning 2015 inklusive handlingsplan för jämställda löner 2016,
medarbetarundersökning 2015, årsredovisning 2015, handlingsplan för ökad jämställdhet och mångfald (2016-09-27) samt jämställdhets- och mångfaldsplan för Sollentuna kommun 2015.
Avgränsning
Granskningen avgränsas till att omfatta bolagets jämställdhetsarbete ur ett arbetsgivarperspektiv och avser således inte att undersöka jämställdhetsarbetet gentemot kunder eller verksamhet.
Granskningen är vidare begränsad till att beröra bolagets övergripande jämställdhetsarbete.
Sollentuna kommun har undertecknat CERM-deklarationen (den europeiska deklarationen för jämställdhet mellan kvinnor och män på lokal och regional nivå). Enligt Sollentuna kommuns personalchef omnämns inte bolagen varken i underlagen eller protokollen från när deklarationen skrevs under år 2009, och därför omfattas bolagen således inte av den.
Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan
Den rättsliga skyldigheten att upprätta en jämställdhetsplan finns i 3 kap. 13 § Diskrimineringslagen (2008:567). Sollentuna kommun har en av kommunfullmäktige antagen jämställdhets- och
mångfaldsplan för åren 2015 – 2017 (Dnr 2014/0523 KS). Syftet med planen anges vara att
kommunen ska arbeta för allas lika värde och att ta tillvara och värdesätta olikheter. Vidare anges att det övergripande målet är att säkerställa att alla anställda inom Sollentuna kommun har lika rätt ifråga om arbete, anställnings- och andra arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter.
I kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan finns en handlingsplan där mål och plan för 2015- 2017 framgår. Målen är fördelade på fem områden:
Arbetsförhållanden
Förvärvsarbete och föräldraskap
Trakasserier
Rekrytering
Jämställda löner
Till handlingsplanen anges att kommunstyrelsen samt de kommunägda bolagen, Sollentuna Energi &
Miljö AB, AB Sollentunahem och AB Solom ska arbeta fram kompletterande aktiviteter och mått.
Vidare anges att de kommunägda bolagen ansvarar för att jämställdhets- och mångfaldsplanen följs upp och återrapporteras till kommunstyrelsen inför nästa treårsperiod.
Sollentuna kommun har även en av kommunledningskontoret framtagen personalpolicy (augusti 2014). Enligt Sollentuna kommuns personalchef meddelades att bolagen skulle anta personalpolicys som är samstämmiga med kommunens personalpolicy i samband med att den antogs. Kommunens personalpolicy gäller således enbart för kommunen såvida inte bolagen har beslutat att anta den i sina verksamheter också.
Granskningsresultat
Handlingsplan AB Solom
AB Solom är ett av Sollentuna kommun helägt bolag som har funnits i tre år. Kommunfullmäktige i Sollentuna beslutade i oktober 2012 att all vård- och omsorgsverksamhet som drivs av kommunen ska utföras i bolagsform, det vill säga i AB Solom. Den 1 september 2013 inleddes övertagandet av SoL- och LSS-verksamheterna. Bolaget har under de senaste åren genomgått organisationsförändringar, tagit över verksamheter och på andra sätt befunnit sig i en uppstartsfas. Under större delen av 2015 saknade bolaget en HR-chef. Vid intervju med VD och nuvarande HR-chef framkommer att man ville vänta med att ta fram en handlingsplan kopplat till kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan till dess att personal och ny HR-chef var på plats. Arbetet med att ta fram en handlingsplan beskrivs därmed ha påbörjats under början av 2016. Under första halvåret kartlades väsentliga delar inom ramen för bolagets jämställdhetsarbete och handlingsplanen kunde sedan antas av ledningen i slutet på september 2016.
En lönekartläggning har genomförts såväl som en medarbetarundersökning och utifrån detta har sedan handlingsplanen arbetats fram tillsammans med verksamhetscheferna. Därefter har fackliga representanter genom skyddskommittén samt ledningen läst handlingsplanen och kommit med synpunkter. Enligt de intervjuade upplevs jämställdhetsarbetet vara viktigt för bolaget.
VD och HR-chef menar att alla medarbetare har involverats i arbetet med handlingsplanen.
Medarbetarna beskrivs ha involverats genom att ha deltagit i medarbetarundersökningen, vilken handlingsplanen delvis baseras på, men också genom att HR-avdelningen kommit ut och presenterat resultatet på undersökningen och samlat in åsikter som medarbetarna haft kring detta.
Handlingsplanen ska följas upp varje år och både VD och HR-chef har en förhoppning om att aktiviteterna och åtgärderna ska leda till bättre resultat på medarbetarundersökningarna framöver.
Bolagets styrelse har beslutat att ett fokusområde och mål ska vara att minska sjukfrånvaron efter att den senaste rapporten från Jämix1 visade en ökning av långtidssjukfrånvaron. Genom en ökad frisknärvaro är förhoppningen att resultaten på medarbetarundersökningen ska bli ännu bättre framöver.
VD för AB Solom uppger att det svåraste i arbetet med handlingsplanen har varit att den ska anpassas till Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan, eftersom det råder så pass stora skillnader mellan kommunen i stort och det enskilda bolaget vad gäller personal och utmaningar på
jämställdhetsområdet. Som exempel nämns att ett agerande helt i enlighet med kommunens
jämställdhets- och mångfaldsplan skulle leda till att AB Solom började leta efter fler svenskfödda vid rekrytering, eftersom planen bland annat innebär att medarbetarna ska spegla kommunens invånare socialt, ekonomiskt och kulturellt. Att aktivt leta efter fler svenskfödda vid rekrytering menar VD:n vara bakåtsträvande. Det råder viss tveksamhet i hur väl Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan har kommunicerats inom bolaget. HR-chefen för AB Solom menar att även om verksamhetscheferna vet om att den finns, så är det inte säkert att de är medvetna om att den gäller även kommunens bolag eller känner till dess innehåll.
1 Jämix är ett jämställdhetsindex som varje år presenteras av Nyckeltalsinstitutet AB. I deras senaste undersökning medverkade 164 organisationer från såväl privat som offentlig sektor.
Riktlinjer för kränkande särbehandling
AB Solom har nya riktlinjer för kränkande särbehandling och diskriminering som antogs av ledningen den 27 september 2016. Dessa innehåller bland annat åtgärder som bolaget vidtar om trakasserier eller kränkande särbehandling skulle förekomma. Det framkom i intervjun att den tidigare versionen av riktlinjerna reviderades till följd av den nya AFS:en (Arbetsmiljöverkets författningssamling) om organisatorisk och social arbetsmiljö. I intervjun framkom också att kommunens riktlinjer kring kränkande särbehandling ska inkluderas i de bolagsspecifika riktlinjerna. HR-chefen förklarar vidare att arbetet med riktlinjerna för kränkande särbehandling skett på samma sätt som arbetet med handlingsplanen.
Det framkom i medarbetarundersökningen 2015 att var sjätte person känt sig mobbad på arbetsplatsen under de senaste 12 månaderna vid undersökningstillfället. Både VD och HR-chef känner igen bilden och är medvetna om vikten av att höja denna fråga. Redan i januari, strax efter att resultatet från undersökningen presenterats, hade man ett möte där medarbetarnas upplevelser på arbetsplatsen diskuterades. VD:n menar också att den höga siffran inte nödvändigtvis innebär att en ökning har skett utan att det kan bero på att mörkertalet minskat. Att de anställda är villiga att berätta hur de mår tyder på att de har en tillit till organisationen och en tro om att saker kan förändras till det bättre om de lyfts fram.
Vidare förklarar VD:n att mångfalden är stor inom bolaget, med medarbetare från en mängd olika kulturer inom bolaget. Detta lyfter VD:n fram som positivt, men att det samtidigt ökar risken för kulturkrockar. I uppföljningar av anställda som uppger att de blivit kränkta har det även i vissa fall framkommit att även den andra parten upplever att denne blivit kränkt. I dessa fall finns det indikationer på att det snarare handlar om kulturkrockar och missförstånd än om en kränkande särbehandling såsom det definieras i lagen. Detta har uppmärksammats under året och man har börjat diskutera huruvida workshops om accepterade beteenden och liknande skulle kunna minska denna problematik.
Det finns ingen visselblåsarfunktion inom företaget i dagsläget, men de intervjuade tror att det är en bra idé att införa en sådan. De anställda är enligt VD:n införstådda med att det är chefen man vänder sig till vid behov, men i känsliga situationer eller om det rör en chef vore det bra med en
visselblåsarfunktion.
Personalpolicy och rekrytering
AB Solom följer kommunens personalpolicy och bolagets styrelse går igenom nya policys när sådana tillkommer. Personalpolicyn finns lättillgänglig på intranätet, men det sker inga kontinuerliga informationsinsatser för att de anställda ska få kännedom om vad den innehåller och ingen
uppföljning görs av huruvida anställda tagit del av personalpolicyn. HR-chefen förklarar i intervjun att det ställs krav på nya chefer att sätta sig in i personalpolicyn, men att medarbetare inte har något sådant krav på sig. HR-chefen menar att de allra flesta vet om att en personalpolicy finns, men att merparten tyvärr inte vet vad den innehåller. Samtidigt lyfts det fram att det är medarbetarens ansvar att ta del av denna.
Likt branschen i stort har AB Solom problem med att attrahera män till verksamheten. Flest män återfinns inom hemtjänsten och framförallt inom kvällspatrullen. De intervjuade förklarar att det är vanligt att män jobbar ett par år, men att de sedan går vidare för att de inte får den lön de efterfrågar.
Det framkommer också att man inom bolaget inte känner att det är värt att lägga allt för mycket tid och resurser på att nå en jämnare könsfördelning, eftersom problemet upplevs vara strukturellt inom hela branschen. Både VD och HR-chef upplever att det hålls en ständig dialog inom bolaget om att det
behövs fler män i verksamheten och branschen, men att det sker utan att man direkt kopplar det till jämställdhetsarbetet eftersom man är vana vid att branschen är kvinnodominerad.
Lönekartläggning
I lönekartläggningen som AB Solom genomförde 2016 avseende verksamhetsåret 2015 framkom att inga osakliga löneskillnader finns i bolaget, varken mellan män och kvinnor som utför lika arbete, eller mellan yrkesgrupper. Dock visade kartläggningen att det inom tre yrkeskategorier betalas ut högre löner än i andra kategorier som kan bedömas likvärdiga. Även då det bedöms finnas sakliga skäl till detta, fördes de tre yrkeskategorierna till handlingsplanen för jämställda löner 2016. Bolagets styrelse har informerats och tagit del av lönekartläggningen inklusive handlingsplanen för jämställda löner.
VD:n upplevde att kartläggningen skapade ett bra tillfälle att säkerställa att lönerna på chefsnivå var rimliga. Många chefer var kvar från tiden innan bolagiseringen och behöll sin lön vid flytten till bolaget utan att man reflekterade över huruvida lönen var rimlig eller inte.
Både VD och HR-chef upplever att lönesättningen är ett branschproblem, som försvårar
jämställdhetsarbetet i bolaget. AB Solom hade vid tidpunkten för lönekartläggningen 85,7 % kvinnor i bolaget och trots att det finns en medvetenhet om den ojämna könsfördelningen, finns det för
närvarande ingen plan på ledningsnivå för hur man ska gå tillväga för att i framtiden rekrytera fler män.
Uppföljning
Inom AB Solom är det HR-avdelningen som ansvarar för att göra uppföljning av jämställdhetsarbetet.
I övrigt finns inte jämställdhetsarbetet specificerat i arbetsbeskrivningen för de anställda inom HR, men det beskrivs ingå som en naturlig del i arbetet. Eventuellt kan arbetsbeskrivningen behöva uppdateras för att tydliggöra jämställdhetsarbetet i rollbeskrivningen. Enligt de intervjuade kan det även behöva tydliggöras vem eller vilka inom bolaget som ska äga jämställdhetsarbetet och vilka förväntingar som ligger i det.
Bolagets handlingsplan kopplat till kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan kommer att följas upp varje år och lönekartläggningen kommer från och med 2017 att göras årligen, till följd av en ändring i diskrimineringslagen. Eftersom bolaget är så pass nytt har ingen uppföljning av eventuella tidigare års handlingsplaner gjorts och det är även osäkert om det överhuvudtaget funnits någon tidigare jämställdhetsplan eller handlingsplan kopplat till jämställdhetsarbetet inom bolaget.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Bedrivs bolagets jämställdhetsarbete på ett ändamålsenligt sätt?
Vår samlade bedömning är att AB Soloms jämställdhetsarbete i allt väsentligt bedrivs på ett ändamålsenligt sätt med hänsyn tagen till att bolaget befunnit sig i en uppbyggnadsfas och att man under större delen av 2015 inte haft någon HR-chef. Vi ser också att jämställdhetsarbetet har tagit fart sedan nya HR-chefen tillträdde. Under 2016 har bland annat en handlingsplan utifrån Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan tagits fram, man har genomfört lönekartläggning och medarbetarundersökning. Detta menar vi ger goda förutsättningar för att framöver fortsätta utveckla och bedriva ett ändamålsenligt jämställdhetsarbete.
AB Solom följer Sollentuna kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan och har utarbetat en
handlingsplan med aktiviteter och åtgärder kopplad till denna. I intervjuerna lyfts dock att det finns en problematik med att följa och nå upp till de mål i kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan då de inte speglar de utmaningar och den verksamhet som AB Solom bedriver och står inför. Alla
medarbetare uppges ha varit involverade i framtagandet av handlingsplanen, bland annat genom den medarbetarundersökning som genomfördes under november månad och som återrapporterades till chefer och medarbetare i verksamheterna under våren 2016. Det finns antagna riktlinjer som gäller vid diskriminering och trakasserier, vilka är anpassade till den nya AFS:en om organisatorisk och social arbetsmiljö. Det bedöms finnas en god kännedom och medvetenhet om jämställdhetsfrågor inom bolaget.
AB Solom genomförde under 2016 en lönekartläggning avseende verksamhetsåret 2015. I
lönekartläggningen framkom att inga osakliga löneskillnader finns i bolaget, varken mellan män och kvinnor som utför lika arbete, eller mellan yrkesgrupper. Bolagets styrelse har informerats och tagit del av lönekartläggningen inklusive handlingsplanen för jämställda löner. Inom AB Solom är det HR- avdelningen som ansvarar för att göra uppföljning av jämställdhetsarbetet. I övrigt finns inte
jämställdhetsarbetet specificerat i arbetsbeskrivningen för de anställda inom HR, men det beskrivs ingå som en naturlig del i arbetet. Bolagets handlingsplan kopplat till kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan kommer att följas upp varje år och lönekartläggningen kommer från och med 2017 att göras årligen.
Under granskningen har det noterats att det råder en viss otydlighet vad gäller vilka policys och riktlinjer från kommunen som bolagen ska tillämpa eller inte behöver tillämpa. Detta kan med fördel tydliggöras i kommunens ägardirektiv till bolaget. I granskningen lyfts det även fram att kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan, som bolaget ska följa, inte är tillräckligt anpassad och relevant för bolaget och dess verksamhet.
Slutligen rekommenderas bolaget att förbereda sig inför de förändringar i diskrimineringslagens tredje kapitel som träder i kraft 1 januari 2017. Till exempel kommer alla diskrimineringsgrunder omfattas när det gäller kraven på aktiva åtgärder. Det innebär att villkor, arbetsmiljö och rutiner ska analyseras ur fler aspekter än idag.
