Patientsäkerhetsberättelse
År 2018
2019-02-28
Ann Lötbom
Verksamhetsansvarig skolsköterska
Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting, reviderad 181017
Innehåll
PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE ... 1
Sammanfattning ... 3
STRUKTUR ... 4
Övergripande mål och strategier ... 4
Organisation och ansvar ... 5
Samverkan för att förebygga vårdskador ... 5
Patienters och närståendes delaktighet ... 5
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet ... 6
Klagomål och synpunkter... 6
Egenkontroll ... 6
PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten ... 7
Riskanalys ... 7
Utredning av händelser - vårdskador ... 8
Informationssäkerhet ... 8
RESULTAT OCH ANALYS ... 8
Egenkontroll ... 8
Avvikelser ... 9
Klagomål och synpunkter... 10
Händelser och vårdskador ... 10
Riskanalys ... 10
Mål och strategier för kommande år ... 11
I följande dokument används förkortningarna:
EMI - elevhälsans medicinska insats KIA - kommunens incidentrapporteringssystem (drift AFA-
försäkringar)
SLL-Stockholms läns landsting
BUP – Barn och ungdomspsykiatri i Stockholms läns landsting
Sammanfattning
Elevhälsans medicinska insats har haft följande mål för 2018:
Upparbeta gemensamma rutiner gällande neuropediatriska utredningar mellan Landsting och kommun.
All personal (100 %) inom elevhälsans medicinska insats (skolskö- terskor och skolläkare) ska ha rutiner för att bedöma och rapportera riskfaktorer.
Ta fram rutiner för årlig revidering av ledningssystemet, enligt Social- styrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9).
De viktigaste åtgärderna som vidtagits är att rutiner skapats för patientsäker- hetsarbetet, vilket leder till förbättrat kvalitetsarbete.
Viktigaste resultaten är uppnått mål om att all personal (100 %) inom elevhäl- sans medicinska insats har rutiner för att bedöma och rapportera riskfaktorer, samt att samarbete med Stockholms läns landsting för gemensamma rutiner inför neuropsykiatriska remisser och utredningar är påbörjat.
Kommande år är målet att fortsätta tydliggöra kvalitetsarbetet bland annat ge- nom analys av rutiner och mål i ledningssystemet, samt att upprätta interna samarbetsrutiner mellan kommunal elevhälsa och Sollentuna BUP.
Inledning
Enligt patientsäkerhetslagen SFS 2010:659 ska vårdgivaren upprätta en pati- entsäkerhetsberättelse med en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamheten, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses SOSFS 2011:9 7 kap. 3 §.
STRUKTUR
Övergripande mål och strategier
SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap.
• Vårdgivaren ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till kravet på god vård enligt hälso- och sjukvårdslagen (2017:30).
• Rutiner för kvalitetsarbete ska vara framtagna, följas och revideras vid be- hov.
• Rutiner för patientsäkerhetsarbetet ska vara kända och följas av alla medar- betare.
Strategier för att Elevhälsans medicinska insats (EMI) ska uppnå över- gripande mål är att:
• följa upp vårdgivarens ledningssystem för patientsäkerhet 1 gång/år
• regelbundet gå igenom rutiner för avvikelser, tillbud och anmälningar
• via gemensamma rutiner i det så kallade BAS- programmet bevaka elevernas vaccinationstäckning så kompletterande vaccinationer kan erbjudas vid behov
• via individuella hälsobesök tidigt identifiera problem eller symtom hos ele- ver som är i behov av medicinskt stöd och/eller behandling.
Ansvar
Hur mål och strategier har koppling till resultat:
Mål 2018 Resultat
Upparbeta gemensamma rutiner gällande neu- ropediatriska utredningar mellan Landsting och kommun.
Samarbete pågår. På grund av nya remiss- regler är målet inte nått.
All personal (100 %) inom elevhälsans medi- cinska insats (skolsköterskor och skolläkare) ska ha rutiner för att bedöma och rapportera riskfaktorer.
Målet är nått. All personal (100 %) inom elevhälsans medicinska insats har rutiner för att bedöma och rapportera riskfaktorer.
Ta fram rutiner för årlig revidering av led- ningssystemet, enligt Socialstyrelsens före- skrifter (SOSFS 2011:9).
Målet är nått. Rutiner för revidering av led- ningssystemet är framtagna.
Organisation och ansvar
SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1
Roller och ansvarsfördelning för patientsäkerhetsarbetet inom EMI i kommu- nala skolorna är som följer:
Utbildningsnämnden är vårdgivare och ytterst ansvarig för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan.
Chef för Stöd och utveckling på Utbildningskontoret är verksamhetschef för Elevhälsans medicinska insats och utsedd enligt HSL 29§. Verksamhetschef ansvarar över planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerhetsarbetet.
Skolläkare är ställda under ansvar av chef för Stöd och utveckling.
Verksamhetsansvarig skolsköterska har medicinskt ledningsansvar och upprät- tar rutiner i patientsäkerhetsarbetet. Delegation från verksamhetschef finns enligt HSL 29§.
Skolsköterskor är ställda under varje enskild rektor, som har personalansvar.
Hälso- och sjukvårdspersonal bär själv ett ansvar för hur han/hon fullgör sina arbetsuppgifter (SFS 2010:659).
Samverkan för att förebygga vårdskador
SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §, 7 kap. 2 § p 3
Processer/områden där samverkan har skett för att förebygga en vårdskada:
• Skolsköterskor och skolläkare samarbetar kring gemensamma rutiner och uppföljning av inkomna risk-och tillbuds avvikelser.
• Samverkan sker internt vid grund- och kompletteringsvaccinering.
• Verksamhetsansvarig sköterska har samarbetat med systemansvarig och kommunens arkivarier, inför att e-arkiv tas i bruk vårterminen 2019.
• Gemensamma elevhälsodagar har anordnats för elevhälsoteam på kommu- nala och fristående skolor.
• Flera grundskolor, EMI (elevhälsans medicinska insats), Utbildningskontoret och Kultur-och fritidskontoret samarbetar kring ökad rörelse för elever.
• EMI (elevhälsans medicinska insats) och Socialkontoret samarbetar i akut och förebyggande syfte ex. vid orosanmälningar och förebyggande arbete om elevers spelmissbruk.
• Verksamhetsansvarig sköterska ingår i nätverk för medicinskt ledningsan- svariga i Stockholms län. Skolläkarna ingår i nätverk med skolläkare. I nät- verken diskuteras systematiskt kvalitetsarbete.
• Chefer på Utbildningskontoret har deltagit på möten med chef på BUP och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, i syfte att förbättra gemensamma rutiner.
Patienters och närståendes delaktighet
SFS 2010:659 3 kap. 4 §
HUR patienter (elever i skolan) och deras närstående har erbjudits möjlighet att medverka i elevsäkerhetsarbetet:
• Elever har ökat medinflytande och självbestämmande i hälsosamtalen. I kommunikationen styr eleven mål, åtgärder och uppföljning med stöd från skolsköterska.
• Ett ökat medinflytande pågår kring elevens arbetsmiljöfrågor genom att prata om enskilda behov i lärandet, med elever och närstående.
• Vid upptäckt av risk, tillbud eller avvikelse återkopplas förslag på åtgärd till elev och/eller vårdnadshavare (beroende av elevens ålder).
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet
SFS 2010:659, 6 kap. 4 § och SOSFS 7 kap. 2 § p 5
HUR personalen rapporterar risker för vårdskador samt hur avvikelserapporter sammanställts och analyserats:
Skolsköterskor och skolläkare rapporterar risker och tillbud för vårdskador digitalt i KIA (kommunens interna avvikelsesystem). Händelserapport skickas via systemet till verksamhetsansvarig sköterska, med kopia till berörd rektor.
Avvikelser sammanställs och fördelas under typ av händelse i KIA-systemet.
Händelseansvarig sorterar inkomna avvikelser under interna inom EMI (un- derrubriker; journalsystem, vaccination, klagomål, övrigt) och externa utanför EMI (underrubriker; kommunal verksamhet, neuropsykiatri och övrigt från SLL).
Analys görs utifrån kategorierna: Sannolikhet att det inträffar igen och Konse- kvens om det inträffar igen.
Klagomål och synpunkter
SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 och 6§§, 7 kap 2 § p 6,
Hur klagomål och synpunkter tas emot från elever, närstående, personal och verksamheter/myndigheter:
• Klagomål till verksamheten följer i första hand Sollentuna kommuns rutin för klagomålshantering. Information och länk för klagomål finns på kommu- nens hemsida.
• Klagomål från elev/vårdnadshavare tas emot via kommunens e-tjänst, e-post meddelande, brev och samtal (fysiskt eller via telefon). Person som lämnar synpunkt eller felanmälan får vara anonym. Kontaktuppgifter krävs om svar önskas.
• Mottagare av synpunkt eller klagomål skriver en händelserapport i KIA- systemet. Berörd rektor informeras.
• Vid anmärkningar från andra verksamheter och/eller myndigheter informeras Utbildningskontorets verksamhetschef och jurist.
Klagomål och synpunkter analyseras och sammanställs enligt information un- der rubrik ovan Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet, sista stycket.
Egenkontroll
SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§, 7 kap. 2 § p 2
Egenkontroll som genomförts och i vilken frekvens:
Egenkontroll Omfattning Källa
Antal givna vaccinationer 1 gång per år Digitalt journalsystem Antal utförda hälsosamtal 1 gång per år Digitalt journalsystem Slumpvis journalgranskning en- 1 gång per termin Digitalt journalsystem
ligt upprättade rutiner
Avvikelser, tillbud, anmälningar Löpande, summe- ring 1 gång per år
KIA, Kommunens Interna Avvikelsehanteringssystemet, AFA-försäkringar
Klagomål och synpunkter Löpande, summe- ring 1gång per år
Patientnämnden, IVO, KIA- systemet
Omvärldsanalys, resurser elev- hälsans medicinska insats, Stockholms län.
1 gång per år Verksamhetsansvariga för elevhälsans medicinska in- sats, Stockholms län
PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 2
VILKA strategiska åtgärder som genomförts för att nå målen:
• Externa BUS-avvikelser har skickats till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, med kopia till berörd chef.
• Verksamhetsansvarig sköterska har deltagit på möten med Landstinget gäl- lande samarbetsprocesser mellan kommuner och SLL.
• Information på professionsmöten om varför och hur riskfaktorer ska bedö- mas och rapporteras.
• Rutiner för årlig revidering av ledningssystemet är framtagna.
• Interna beslut gällande dokumentation och journalföring i elevhälsan är tagna.
Arbetet har skett främst på EMI:s (elevhälsans medicinska insats) regelbundna möten genom information, förbättrade rutiner och åtgärder om uppföljning.
Både interna och externa samarbeten, med ex. SLL och medicinska nätverk i Stockholms län har haft betydelse för att förbättra patientsäkerheten under året.
Riskanalys
SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §, 7 kap 2§ p 4
HUR risker hanterats samt vilka anpassningar som genomförts:
Interna avvikelser/tillbud finns som stående punkt i dagordningen på möte för elevhälsans medicinska insats.
I de fall skolsköterskor, - läkare och verksamhetsansvarig sköterska bedömt en risk för att en händelse kan inträffa igen, på grund av brister i verksamheten, har rutiner reviderats till förbättring.
Rutiner gällande journalrutiner, avvikelsehantering och dokumentation är ex.
där anpassningar gjorts.
Utredning av händelser - vårdskador
HSLF-FS 2017:40, 3 kap. 1§ och SOSFS 2011:9 7 kap sista stycket
Händelser som utretts, som hade kunnat medföra vårdskada och som påverkar patientsäkerheten negativt:
Felaktig kost har givits till allergisk elev, vilket lett till sjukhusvård.
Remisser om neuropsykiatriska utredningar med väntetider som inte ryms inom begreppet god vård.
Hur länge skolsköterskor bör ha tillgång till elevens journalhandlingar efter att eleven slutat på skolan.
Lärdomar från utredda händelser: Tydliga rutiner behövs såväl inom profess- ionen som vid interna och externa samarbetsprocesser, för att undvika tillbud och vårdskada.
Informationssäkerhet
HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1§
HUR vi arbetat med informationssäkerhet:
1. Gemensamma interna rutiner är framtagna kring information – och journalhantering. Processer och rutiner finns samlade i Metodbok för skolsköterskor på interna informationsnätet Solsidan.
2. Ett nära samarbete pågår mellan verksamhetsansvarig sköterska, sys- temansvarig och kommunens arkivarier.
Åtgärder som vidtagits för förbättring av informationssäkerheten:
1. Dokumentationsskyldigheten är reviderad och tydliggjord i dokument Dokumentation och journalföring inom elevhälsan, kommunal grund- skola och gymnasieskola.
2. Rutiner om gallring och arkivering av journaler har reviderats.
3. Regelbundna möten med kontaktperson från journalsystemet gällande bland annat utveckling, granskning och säkerhet.
Vårdgivaren har genomfört skydd mot olovlig åtkomst till datornätverk och informationssystem genom:
1. Interna fortbildningar om GDPR med efterföljande diskussion kopplat till verksamhetens krav.
2. Informationen i journalsystemet har klassats.
Granskning som har gjorts av hälso- och sjukvårdspersonalens journalföring:
1. Slumpmässig journalgranskning utförs 1 gång/termin.
RESULTAT OCH ANALYS
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3
Egenkontroll
En samlad analys av resultat, strategier och genomförda åtgärder:
Områden/mål Strategi/er Åtgärd Resultat Analys
Antal givna vaccinationer ska öka i %
Informera vård- nadshavare utifrån uppdrag och forskning.
Inte ta ställning för eller emot vaccination om vårdnadshavare frågar.
Vaccinations- täckning för de olika vaccinty- perna är 96,8% - 97,4%.
Antal fullvaccine- rade barn har ökat i % senaste fem åren.
Antal utförda hälsosamtal
Alla elever i åk.
4 och åk.7/8 erbjuds hälso- samtal
Skolsköterska bokar tid och utför hälsosamtal med alla elever som inte aktivt tackar nej.
Ca.95 % av alla elever i åk.4 och 7/8 genomför hälsosamtal.
Hälsosamtal är utfört enligt upp- drag från Skolver- ket och Socialsty- relsen.
Journalgransk- ning utan an- märkning
System – och verksamhetsan- svarig utför journalgransk- ning 1 gång per termin.
Upprättade ruti- ner om utförande, återkoppling och information följs.
Tre mindre an- märkningar har återkopplats till berörda personer.
Ingen anmärkning krävde anmälan.
Dokumentation och journalföring sker enligt Datain- spektionens re- kommendationer.
Avvikelser, tillbud, anmäl- ningar ska
Alla medarbetare ska känna till rutiner för avvi- kelsehantering.
Information på möten, i månads- brev och i digital Metodbok för skolsköterskor.
Alla (100 %) av medarbetarna känner till rutiner för avvikelsehan- tering. Inga all- varliga vårdska- dor eller anmäl- ningar har in- kommit.
Satt mål är nått.
Behov av fortsatt regelbunden in- formation och uppföljning, för ett aktivt kvalitetsar- bete
Klagomål och synpunkter
Följa kommu- nens klagomåls- hantering.
Välkomnande bemötande.
Information på möten, i månads- brev och i digital Metodbok för skolsköterskor.
Alla medarbetare känner till rutiner vid klagomål.
Inget klagomål har inkommit.
Klagomålsrutiner kan/bör bli mer kända för elever.
Omvärldsana- lys, resurser Elevhälsans medicinska insats, Stock- holms län.
Jämföra Sollen- tunas organisat- ion och medi- cinska arbete med övriga kommuner i Stockholms län.
Verksamhetsan- svarig lämnar uppgifter om Sollentuna, för sammanställning 1 gång/ år
Sollentunas or- ganisation och arbete är likvär- digt med flera andra kommuner i länet.
Jämförelse med andra verksamhet- er främjar utveckl- ing.
Patientsäkerhets- arbetet kan för- stärkas genom ett jämnt elevantal / skolsköterska.
Avvikelser
Totalt har 14 händelserapporter om avvikelse inkommit under året.
Anmälda händelser är fördelade enligt följande:
Interna inom EMI; 4 journalsystem, 1 vaccination och 1 övrig.
Externa utanför EMI; 5 kommunal verksamhet, 2 neuropsykiatri och 1 övrigt från SLL.
Fördelning inkomna händelser
uppföljda och klarmarkerade pågående under utredning
Förbättringsförslag: Skapa gemensamma rutiner för journalhantering, arkive- ring, gallring och händelserapportering i grundskola och gymnasium.
Klagomål och syn
Inga klagomål eller synpunkter har inkommit till elevhälsans medicinska in- sats.
Händelser och vårdskador
Under året har totalt 14 händelser inkommit. Av dessa gäller ingen händelse allvarlig vårdskada, klagomål, synpunkt eller anmälan från annan verksam- het/myndighet.
Riskanalys
Internt har flest händelser berört tillgång till elevjournal. Externt berör de flesta riskerna samarbetsrutiner i intern och extern verksamhet. Medarbetare har kunskap om rutiner för att bedöma och rapportera riskfaktorer. En under- rapportering råder för att det ska vara möjligt med ett aktivt förbättringsarbete kring patientsäkerheten.
Förbättringsförslag: Tydliggöra befintliga processer om journalhantering för personal inom all kommunal verksamhet.
Fortsätta påbörjat samarbete med SLL kring neuropsykiatriska remisser.
Utföra en GAP-analys av patientsäkerhetsarbetet 1 gång/år, inför revidering av ledningssystemet.
Mål och strategier för kommande år
Beskriv, utifrån analys av tidigare redovisade resultat kopplat till satta mål, kommande utmaningar inom patientsäkerhetsområdet.
Utmaningar/mål 2019 Strategier
Utföra GAP-analys ledningssystem inför revi- dering av ledningssystem.
Kommunicera GAP-analys med chef för Stöd och utveckling inför revidering. Bra stöd i kvalitetsarbetet kring interna rutiner.
Slutföra påbörjat arbete om samarbetsrutiner kring neuropsykiatriska remisser och utred- ningar, mellan Sollentuna kommunala elev- hälsa och Sollentuna BUP.
Tätare kommunikation med fokus på mål.
Ta fram utkast på lokalt samarbetsavtal.
Öka antalet interna avvikelser i syfte att för- bättra patientsäkerheten samt interna och ex- terna rutiner.
Fortsatt löpande information om kvalitets- arbetet på möten. Stärka medarbetare om syftet med händelserapportering.
Skolsköterskor bistår skolledningen med in- formation, råd och resultat som har betydelse för elevernas lärande, utveckling och hälsa.
Boka möte med respektive rektor när hälso- samtal är utförda, i syfte att utveckla en sä- ker och god arbets- och lärandemiljö för eleverna samt uppmärksammar förhållanden som kan öka risken för skador, ohälsa, ut- satthet och kränkningar.
