Revisionsrapport 2020
Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2021
Lycksele kommun
Granskning av organisation och samarbete
med andra kommuner
1
Innehåll
1. Sammanfattning ... 2
2. Inledning ... 3
2.1. Bakgrund och syfte... 3
2.2. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning ... 3
2.3. Revisionskriterier ... 4
2.4. Genomförande ... 4
3. Granskningsresultat ... 5
3.1. Kartläggning av samarbetsformer ... 5
3.2. Syfte och mål med samarbetena ... 6
3.3. Reglering och styrning ...10
3.4. Uppföljning, resultat och utvärdering av samarbeten ...12
4. Sammanfattande bedömning ...15
Bilaga 1: Källförteckning ...17
Bilaga 2: Länsstyrelsens tillsyn av den gemensamma överförmyndarnämnden år 2020 ...18
2
1. Sammanfattning
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lycksele kommun granskat kommun- styrelsen i syfte att bedöma om samarbetet med andra kommuner bedrivs ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll.
Vår sammanfattande bedömning är att samarbetet med andra kommuner delvis bedrivs ändamålsenligt. Vi grundar bedömningen på att det finns tydliga syften och övergripande mål för merparten av samarbeten. Dock kan vi inte bedöma måluppfyllelsen för respektive sam- arbete då det saknas utvärdering av detta, bortsett från enskilt projekt inom Region 10. Ef- tersom det till stor del saknas uppföljning samt att ett avtal inte längre är aktuellt bedömer vi att samarbeten inte bedrivs med en tillräcklig intern kontroll.
Vi har bland annat gjort följande iakttagelser:
Avtal reglerar i stort nödvändiga omständigheter, bortsett från avtal som löpt ut.
Det saknas till stor del dokumenterade uppföljningar och utvärderingar av de samar- beten kommunen ingår i. Vi kan därmed inte bekräfta att samarbetena har nått det re- sultat som kommunen önskat.
Kommunstyrelsen har inte, i enlighet med kommunallagens bestämmelser, till full- mäktige rapporterat vilken avtalssamverkan som kommunen ingår i
Avtal för bibliotekssamverkan är inaktuellt
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att:
utvärdera samarbeten med utgångspunkt i det ursprungliga syftet med samarbetet för att säkerställa att kommunen får avsedd nytta från respektive samarbete.
se över och aktualisera avtal som har löpt ut.
årligen till fullmäktige rapportera om kommunens (samtliga nämnders) avtalssamver- kan.
3
2. Inledning
2.1. Bakgrund och syfte
Lycksele kommun deltar i ett flertal kommunöverskridande samarbeten i olika frågor. I dags- läget har kommunen organiserade samarbeten bl. a. i form av kommunalförbundet LYST- KOM. En gemensam kostnämnd har nyligt avvecklats och ska ersättas med annan form av samverkan. På tjänstemannanivå samarbetar Lycksele med ett flertal kommuner i Region 10.
Kommunallagen tillåter olika typer av kommunal samverkan. Sedan tidigare finns samverkan genom kommunalförbund, gemensamma nämnder och gemensamt ägda företag reglerat i kommunallagen. Den 1 juli 2018 öppnades möjlighet till samarbete upp ytterligare genom in- förandet av avtalssamverkan.
Ett samarbete mellan kommuner kan leda till både kvalitativa och ekonomiska fördelar för verksamheten. Ett samarbete kan leda till kostnadseffektiva lösningar genom delade kostna- der. Det kan också leda till ökad kompetens inom ett område som den enskilda kommunen har svårt att upprätthålla eller rekrytera.
Samtidigt uppstår också risker när två kommuner väljer att samarbeta. Ett samarbete med en otydlig styrning och ansvarsfördelning kan leda till att verksamheten inte bedrivs ändamåls- enligt eller med tillräcklig intern kontroll.
Mot bakgrund av de risker som revisorerna identifierat i sin risk- och väsentlighetsanalys har kommunens revisorer beslutat att översiktligt granska samarbetet med andra kommuner.
2.2. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning
Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om samarbetet med andra kommu- ner bedrivs ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll.
I granskningen ska följande revisionsfrågor besvaras:
Ändamålsenlighet
► Har kommunstyrelsen säkerställt en tydlig reglering och styrning av befintliga samar- betsområden (tex reglering av ansvarsfördelning, verksamhet och ekonomi)?
► Finns ett tydligt syfte och mätbara mål för samarbetena?
► Når samarbetena måluppfyllelse och i övrigt önskat resultat (verksamhet och eko- nomi)?
Intern kontroll
► Genomförs tillräckliga uppföljningar och utvärderingar av de samarbeten som bed- rivs (verksamhet och ekonomi)?
► Sker en tillräcklig rapportering till styrelsen?
I granskningen ingår även att kartlägga inom vilka områden och i vilka samarbetsformer som kommunen samarbetar med andra kommuner. I tid har granskningen avgränsats främst till och med år 2020.
4 2.3. Revisionskriterier
Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för ana- lyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förar- beten eller interna regelverk och riktlinjer. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskri- terierna av:
► Kommunallagen (2017:725) 6 kap. 6 § om styrelsens och nämndernas ansvar och 9 kap om kommunal samverkan.
Särskilt 9kap 38 § om kommunstyrelsens skyldighet att årli- gen till fullmäktige rapportera om kommunens avtalssam- verkan.
► Kommuninterna beslut och styrande dokument inom området.
2.4. Genomförande
Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier (se bilaga 1). Intervjuer har skett med kommundirektör, administrativ chef, verksamhetschef på samhällsbyggnad och närings- livschef. Revisorerna har önskat att följande samarbeten Lycksele ingår i ska granskas när- mare; Region 10, kommunalförbundet LYSTKOM samt den gemensamma överförmyndar- nämnden. Samverkansavtal, reglemente och förbundsordning för dessa samt några ytterligare samarbeten Lycksele ingår i har därför granskats mot uppställda kontrollkriterier. Samtliga in- tervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten. Granskningen är genomförd december 2020 – mars 2021.
5
3. Granskningsresultat
3.1. Kartläggning av samarbetsformer
En kommun kan samverka och utföra gemensamma uppdrag tillsammans med andra kom- muner genom nedanstående driftformer.
Figur 1: Kommunens olika driftformer vid samverkan. Källa: SKRs skrift "Driftformer" 2020.
Nedan följer en sammanställning av befintliga samarbeten inom Lycksele kommun. Sam- manställningen baseras på de uppgifter som lämnats av kommunen och inkluderar även in- formella samarbetsformer.
Samarbetsform Samarbete Parter
Gemensamma nämnder
Gemensam kostnämnd (upp- hör 2021)
Region Västerbotten och Lyck- sele
Gemensam överförmyndar- nämnd*
Sorsele, Storuman, Dorotea, Lycksele och Åsele kommuner
Kommunalförbund
Lystkom* Lycksele, Storuman, Åsele
Kommunalförbundet Akademi Norr
(Arjeplog, Arvidsjaur, Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sor- sele, Storuman, Vilhelmina Kramfors, Sollefteå, Ström- sund och Åsele)
Gemensamma bolag Skogsmuseet Lycksele AB Lycksele kommun (51%) Reg- ion Västerbotten (49%).
Stiftelser Finns inga
Förening Blå vägen Lycksele, Storuman, Vindeln,
Vännäs och Umeå.
Avtalssamverkan under kommunstyrelsen (enligt kommunallagen)
Samverkansavtal för biblio- tekssamverkan i Västerbot- tens inland*
Dorotea, Lycksele, Malå, Nor- sjö, Sorsele, Storuman, Vilhel- mina och Åsele.
Avtal e-tjänstesamverkan* Kommunerna i Västerbotten, bortsett från Umeå
6 Avtalssamverkan under
kommunstyrelsen
(allmänna civilrättsliga avtal)
Region 10, NiMR- Näringslivs- utveckling i möjligheternas region (samt systerprojektet NIAA- Näringslivsutveckling i Arjeplog, Arvidsjaur)
(Arjeplog, Arvidsjaur, Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sor- sele, Storuman, Vilhelmina och Åsele)
Region 10, Decennium (är i uppstartsfas)
(Arjeplog, Arvidsjaur, Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sor- sele, Storuman, Vilhelmina och Åsele)
Överenskommelse om sam- verkan för regional utveckling 2019-2022*
Region Västerbotten och kom- munerna i Västerbotten
Samverkansöverenskom- melse 2019-2022*
Polismyndigheten och Lyck- sele kommun
Informella samarbeten
Region 10, Nätverk* (Arjeplog, Arvidsjaur, Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sor- sele, Storuman, Vilhelmina och Åsele)
Samverkan kring utbyggnad av bredband inom länet EGTS (Europeisk gruppe-
ring för territoriellt samar- bete)
- EUs juridiska instrument för gränsregional samverkan
Medlem i Kvarkenrådet
3.2. Syfte och mål med samarbetena
Vi har närmare granskat regleringen av de samarbeten som har markerats med * i tabellen ovan.
3.2.1. Gemensamma överförmyndarnämnden
Lycksele kommun är sedan år 2019 värdkommun för en gemensam överförmyndarnämnd tillsammans med Sorsele, Storuman, Dorotea och Åsele kommun. Syftet med att samverka i en gemensam nämnd beskrivs i upprättat samverkansavtal mellan kommunerna. Syftet är att långsiktigt kunna upprätthålla kompetens, kvalitet och att uppnå kostnadseffektivitet i en kun- skapsintensiv verksamhet.
Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som värd- kommunen har beslutat om, föreskrifter i lagar och förordningar, samverkansavtal och be- stämmelser reglemente. Nämnden ansvarar inom denna ram för upprättande av en årlig verksamhetsplan och budget utifrån värdkommunens styrmodell. I verksamhetsplanen sätter nämnden ettåriga mål för verksamheten. Nämnden har beslutat att anta verksamhetsplan för 2020 i december 2019.
7 3.2.2. Kommunalförbundet LYSTKOM
Från och med 2019 ingår Lycksele kommun i kommunalförbundet LYSTKOM tillsammans med Storumans kommun och Åsele kommun. I av fullmäktige antagen förbundsordning fram- går att förbundets ändamål är att: Ansvara över drift och utveckling av medlemskommuner- nas växeltelefoni och stödsystem för hänvisning. Ansvara för telekommunikationslösningar samt beställa och leverera fasta och mobila telefoner för medlemskommunernas räkning. An- svar för att bemanna och dimensionera en gemensam kundtjänstorganisation som innefattar kundtjänstrelaterade uppgifter som uppstår i kontakt med medborgare, medarbetare och andra intressenter. Drift och utveckling av kommunernas e-tjänstekortsorganisation. Drift av medlemskommunernas verksamhetssystem och leverera överenskomna paketerade tjänste- leveranser i form av hårdvara och support. Ansvara för och dimensionera en gemensam IT- organisation.
LYSTKOM sätter upp mål för sin verksamhet i årliga verksamhetsplaner och budget.
3.2.3. Avtalssamverkan
Här presenteras de samarbeten som kommunstyrelsen bedriver inom kommunallagens sam- verkansform, avtalssamverkan. Det är när kommunen ingår i ett avtal om att någon av dess uppgifter helt eller delvis ska utföras av en annan kommun eller region.
3.2.3.1 V8 – Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland
Lycksele kommun ingick i ett samverkansavtal med Dorotea, Malå, Norsjö, Sorsele, Storu- man, Vilhelmina och Åsele om ett samarbete mellan kommunbiblioteken. Samarbetet inled- des år 2010 då biblioteksverksamheten låg under Kultur- och utbildningsnämndens ansvars- område. Idag ligger ansvaret för verksamheten på kommunstyrelsen och det ska enligt inter- vju skrivas ett nytt avtal eftersom nuvarande avtal löpte ut vid årsskiftet 2011.
Under år 2016 har det på tjänstemannanivå upprättats en Deklaration om V8-biblioteksser- vice. I deklarationen beskrivs att målet med samverkan är att ge en likvärdig biblioteksverk- samhet för alla, med hög servicenivå, tillgänglighet och god standard. Tanken är att V8 ska ge ett mervärde för alla. Deklarationen beskriver att genom samverkan kan biblioteken växla upp de resurser som kommunerna avsätter för biblioteksverksamheten.
I samarbetet så åtar sig Vilhelmina kommun att ansvara för driften av gemensamt biblioteks- datasystem och den gemensamma webbplatsen. Driftskostnaderna fördelas ut på medver- kande kommuner.
3.2.3.2 E-tjänstesamverkan
År 2018 har Lycksele kommun ingått i ett samverkansavtal för att utveckla digitala tjänster på en gemensam e-tjänsteplattform. Avtalet har förnyats i april 2019. I avtalet beskrivs syftet med samverkan vara att stärka kommunerna möjlighet att möta medborgarna med kvalitativa digitala tjänster som skapar effektiva verksamhetsprocesser, regional och nationell nytta.
Samarbetet strävar efter att erbjuda en enklare vardag för privatpersoner och företag, en smartare och öppnare förvaltning samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Vidare möjliggörs en snabb utveckling av digitala tjänster till lägre kostnad för både utveckling och förvaltning av samverkande kommuner.
8 Samarbetet beskrivs i avtalet utgå från SKR:s handlingsplan för 2017-2025 ”Förutsättningar för digital utveckling”. Det övergripande målet för samarbetet är ”digitalt först”. Målet har bru- tits ned i 3 delmål som gäller fram till 20 april 2021.
Skellefteå kommun ska utveckla minst 15 nya e-tjänster per år.
Varje kommun ska aktivera minst 5 till 10 e-tjänster per år.
Invånarnas kundnöjdheten på framtagna tjänster ska vara minst 4 på en 5 gradig skala.
3.2.4. Informella samarbeten
Här presenteras den samverkan som bedrivs under kommunstyrelsen och inte uppfyller kra- ven för avtalssamverkan i kommunallagen. För att det ska röra sig om avtalssamverkan en- ligt kommunallagen måste kommunen ingå i avtal om att någon av dess uppgifter helt eller delvis ska utföras av en annan kommun eller region.
I nedan samarbeten har varken Lycksele eller medverkande parter åtagit sig att utföra upp- gifter åt någon annan. Medverkande parter samverkar istället för att hantera gemensamma intressen. Dessa samarbeten bör dock också ha ett tydligt syfte och regleras i avtal för att skydda kommunens intressen i gemensamma satsningar.
3.2.4.1 Region 10
Region 10 är en frivillig sammanslutning som består av 10 inlandskommuner i Norr- och Väs- terbotten. De ingående kommunerna är Arjeplog, Arvidsjaur, Dorotea, Lycksele, Malå, Nor- sjö, Sorsele, Storuman, Vilhelmina och Åsele. Lycksele har varit med i samarbetet sedan det startades år 2012, då under namnet region 8 eftersom Arjeplog och Arvidsjaur har anslutit sig till samarbetet i ett senare skede (år 2016 respektive 2018). Vid inträdet i samarbetet un- dertecknade respektive kommun en avsiktsförklaring för samarbetet. I avsiktsförklaringen be- skrivs att det övergripande syftet är att stärka samverkanskommunernas roll och utveckling i Västerbotten och bli en stark samverkanspart till region, landsting och länsstyrelse. Samar- betet ska enligt avsiktsförklaringen fokusera på att utveckla följande områden.
Utbildning och kompetensförsörjning.
Infrastruktur/kommunikationer vägar, järnvägar, flyg och IT.
Inflyttning/befolkning.
Varumärke.
Samordning av gränsöverskridande frågor.
Region 10 arbetar med vägledande beslut som ska ligga till grund i det gemensamma arbe- tet och individuella arbetet i ovan områden. Besluten ska enligt avsiktsförklaringen tas i kon- sensus. Värdkommun för samarbetet roterar årligen, år 2020 var Norsjö värdkommun och år 2021 övergår värdskapet till Arjeplog. Region 10 styrelse består av två politiska representan- ter från respektive kommun.
Inom region 10 finns olika nätverksgrupper för medverkande kommuners chefspositioner inom ekonomi, näringsliv, skola, socialtjänst och HR/personal. Dessa grupper fungerar som forum för gemensamma utmaningar och frågor. Det kan även inom dessa grupper bedrivas specifika projekt som regleras i särskilda avtal.
Pågående projekt är Näringslivsutveckling i möjligheternas region. Projektet har som övergri- pande mål att Region 10 ska vara en attraktiv region med fler konkurrenskraftiga företag som utvecklar och tillvaratar kvinnor och mäns kunskaper. Projektmålet är att det ska finnas fler
9 växande företag inom regionen. Målet har specificerats i 5 delmål, exempelvis att företag som står inför generations- eller ägarskifte ska ha större kunskap inför ägarskiftet. Inom nä- ringslivsområdet är även ett samarbete benämnt Decenium i uppstartsfas, vilket är en fort- sättning på projektet Flernivåsamverkan för kapacitetsbyggande i region 10. Då projektet fi- nansierats delvis av EU-medel finns en projektansökan som beskriver syfte, resultat- och ef- fektmål.
3.2.4.2 Samverkansöverenskommelse med polismyndigheten 2019-2022
Lycksele kommun och polismyndigheten har tecknat en samverkansöverenskommelse i syfte att samverka i det brottsförebyggande arbetet. Samarbetet innebär att det i Lycksele kommun finns en lokal samverkansgrupp som samordnar det brottsförebyggande arbetet. I avtalen finns tre specifika mål som samarbetet ska arbeta mot att uppnå:
Förebygga och minska brottsligheten i Lycksele kommun.
Tryggheten i kommunen ska fortsatt vara hög.
Fortsätta samt utveckla den samverkansform som idag finns mellan kommun och po- lis.
Polis och kommun åtar sig genom tecknad överenskommelse att utse varsin samordnare som har i uppgift att samordna det förebyggande arbetet.
3.2.4.3 Överenskommelse om samverkan för regional utveckling 2019-2022
Lycksele kommun och Region Västerbotten har tecknat en överenskommelse om samverkan för regional utveckling 2019-2022. Lycksele kommun har även ingått ett avtal om att följa överenskommelsen. Liknande överenskommelser och avtal har tecknats mellan regionen och övriga kommuner i Västerbottens län. Syftet med överenskommelsen är att stärka den regionala utvecklingen med utgångspunkt från den regionala utvecklingsstrategin. I överens- kommelsen beskrivs att regionerna och kommunen har gemensamma intressen inom de flesta områden inom regionala utvecklingsstrategin. Genom överenskommelsen ska möjlig- heterna till samverkan mellan kommunen och regionen stärkas. Överenskommelsen skapar en samverkansstruktur för dessa frågor med olika gemensamma beredningar. Se nedan or- ganisationsbeskrivning.
Figur 2: Beredningsorganisation för samverkan. Källa: Överenskommelse om samverkan för regional utveckling 2019 - 2022.
Primärkommunala beredningen (PKB) är en gemensam beredning som tar upp frågor som rör regional utveckling och andra frågor kopplade till överenskommelsen. Varje kommun har
10 2 politiska representanter var i PKB. Utöver det finns en utbildningsberedning, beredning för hälsa och social välfärd samt en kommunchefsberedning och olika samordnande funktioner.
Överenskommelse och tillhörande avtal om samverkan för regional utveckling är antagen av fullmäktige i oktober 2018.
3.2.5. Lycksele söker främst kompetens, finansiering och kostnadseffektiva lösningar på gemensamma utmaningar
I intervjuer beskrivs att Lycksele genom samarbeten kan förse sig med kompetens som an- nars inte varit möjlig, exempelvis för utveckling av e-tjänster. Vidare framkommer att Lyck- sele i relativt stor omfattning är beroende av projektmedel för att genomföra vissa satsningar.
Genom samverkan kan kommunen tillsammans med andra kommuner ansöka om projekt- medel från Tillväxtverket för att driva gemensamma projekt. Region 10 skapar ett forum för att identifiera samverkansparter för dessa gemensamma projekt. En svaghet med projekten beskrivs vara att det ofta finns projektmål på övergripande nivå men de bryts sällan ner till mål på kommunnivå.
De nätverk som finns genom samarbeten beskrivs vara väldigt värdefulla då inlandskommu- nerna står för flera gemensamma utmaningar och tillsammans bildar de en starkare röst för inlandskommunerna nationellt.
3.2.6. Bedömning
Vi bedömer att det i allt väsentligt finns tydliga syften och övergripande mål med samarbeten.
Det övergripande syftet för samtliga samarbeten är att dra nytta av andra kommuners kom- petens, erhålla stordriftsfördelar och skapa forum för att möta gemensamma utmaningar. Till vilken grad uppsatta mål för samarbeten är mätbara varierar och kan enligt vår bedömning försvåra en utvärdering av samarbeten.
3.3. Reglering och styrning
3.3.1. Iakttagelser
3.3.1.1 Gemensamma överförmyndarnämnden
En gemensam nämnds uppgifter ska enligt kommunallagen närmare preciseras i en över- enskommelse mellan de berörda kommunerna.
Vid inträde i den gemensamma nämnden antog fullmäktige i december 2018 ett samver- kansavtal och reglemente för den gemensamma nämndens verksamhet. Samverkansavtal och reglemente har sedan reviderats i februari 2020. Samverkansavtalet (både nuvarande avtal och det som gällde när kommunen inledde samarbetet) reglerar gemensamma nämn- dens uppgifter, ansvarsfördelning, kostnadsfördelning, extern delegering, avtalstid och for- mer för förlängning, ordning för lösande av tvister, insyn och revision.
Reglementet beskriver ytterligare nämndens uppdrag, arbetsformer och sammansättning.
11 3.3.1.2 Kommunalförbundet LYSTKOM
Ett kommunalförbund ska enligt kommunallagen bildas genom att förbundsmedlemmarnas fullmäktige antar en förbundsordning. Kommunallagen reglerar även vad förbundsordningen ska innehålla och vi har översiktligt granskat att förbundsordningen reglerar några av dessa områden:
förbundets ändamål,
antalet revisorer och deras mandattid,
om en förtroendevald hos en förbundsmedlem som inte är ledamot eller ersättare i förbundsstyrelsen eller någon annan nämnd ska ha närvarorätt
förbundsmedlemmarnas andelar i förbundets tillgångar och skulder och fördelningen av förbundets kostnader mellan medlemmarna,
förbundsmedlemmarnas styrning av och insyn i förbundets ekonomi och verksamhet,
förfarandet vid en förbundsmedlems utträde ur förbundet,
förutsättningarna för och förfarandet vid förbundets likvidation och upplösning samt grunderna för skifte av förbundets behållna tillgångar när förbundet upplöses, Vår granskning visar att LYSTKOMs förbundsordning reglerar samtliga ovanstående områ- den. Vidare ligger ett reglemente för direktionen för kommunalförbundet som bilaga till för- bundsordning. Reglementet tydliggör direktionens arbetsformer och uppgifter.
3.3.1.3 Avtalssamverkan
I juli 2018 utvidgades kommunens möjligheter att samverka med andra kommuner och reg- ioner då bestämmelserna om avtalssamverkan trädde i kraft. Kommunallagen reglerar inte innehållet i samverkansavtalen men i propositionen nämns ett antal omständigheter som bör regleras i samverkansavtal. Dessa omständigheter bör regleras oavsett om samarbetet är avtalssamverkan i kommunallagens mening eller övrigt samarbete som kommunen bedriver.
I nedan tabell har vi granskat om respektive avtal reglerar de omständigheter som nämns i propositionen.
Omständigheter som bör framgå av ett kommunalt samverkansavtal enligt prop.
2017/18:151
Samverkansav- tal för biblio- tekssamverkan i Västerbot- tens inland
Avtal e- tjänste- samver- kan
Region 10, Näringslivsut- veckling i möj- ligheternas region
Samver- kansavtal för regional utveckling 2019-2022
Samver- kansöver- enskom- melse med polis 2019- 2022
Avtalets parter
Vilka uppgifter och tjänster som avtalet omfattar
(avtalet hänvisar till tillväxtverkets
beslut)
Omfattning av even- tuell extern delege- ring av beslutande rätt
Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell
12 Avtalstiden och for-
mer för förlängning
Avtalet löpte ut 2011-12-31.
Ordning för lösandet av tvister mellan par-
terna (relegerar eventu-
ella återkrav)
Ej aktuell
Ekonomiska villkor
Ej aktuell
Former för redovis- ning
(ekonomisk redovisning men
inte för verksamheten)
Villkor för avtalets upphörande
Ej aktuell
Tabell 1: = ingen eller oväsentlig avvikelse, = viss avvikelse, = väsentlig avvikelse
I ovan tabell framgår att avtalstiden för samverkansavtal för bibliotekssamverkan har löpt ut och är därmed inte längre giltigt. Vidare saknar avtal om e-tjänstesamverkan instruktioner för hur samarbetet ska redovisas.
Det samarbete som kommunen har med polisen omfattar inget utbyte av tjänster eller ekono- misk fördelning och är därmed inte lika omfattande. Det avtalet reglerar mål, strategiska för- utsättningar, uppföljning och tidplan.
Kommunen har inom ramen för samarbetet inom Region 10 varit med och medfinansierat projektet Flernivåsamverkan för kapacitetsutbyggnad i Region 10. Kommunen har medfinan- sierat totalt 142 751 kr under åren 2018-2020. Projektet drevs i sin helhet av Storuman kom- munföretag AB via bidrag från tillväxtverket. För detta projekt saknas ett formellt avtal med villkor för medfinansieringen mellan kommunen och Storuman kommunföretag AB.
3.3.2. Bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsen vid ingåendet i samarbeten i allt väsentligt reglerat samar- beten genom avtal i tillräcklig omfattning. Däremot har inte alla avtal hållits aktuella.
Vi grundar bedömningen på att avtal för bibliotekssamverkan har löpt ut och är inte längre giltigt. Vidare saknas avtal som reglerar villkor för kommunens medfinansiering av projektet flernivåsamverkan för kapacitetsutbyggnad inom Region 10. Vi bedömer det som väsentligt att hålla samverkansavtal uppdaterade och sätta upp villkor för medfinansiering för att skydda kommunens intressen vid en eventuell tvist.
3.4. Uppföljning, resultat och utvärdering av samarbeten
Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs i gemensamma nämnder, kommunalförbund och avtalssamverkan. Styrelsen ska också årli- gen till fullmäktige rapportera om kommunens avtalssamverkan. Detta för att fullmäktige ska vara fullt informerade och kunna ta ansvar även för verksamhet som bedrivs av annan kom- mun eller region.
13 Vi har översiktligt (för samarbetena i vårt urval) granskat vilken uppsikt styrelsen har haft un- der det senaste året. Vidare har vi granskat huruvida befintliga samarbeten utvärderas mot de uppsatta syftena.
3.4.1. Gemensamma överförmyndarnämnden
Kommunstyrelsen har under år 2020 löpande följt upp den gemensamma överförmyndar- nämndens ekonomi och verksamhet. Kommunstyrelsen har tagit del av nämndens verksam- hetsberättelse per augusti 2020 samt för helåret med information om måluppfyllelse. Vidare har kommunstyrelsen tagit del av nämndens uppföljning av internkontrollplanen.
Vi noterar att Länsstyrelsen, som har tillsynsansvar över den gemensamma överförmyndar- nämnden, har riktat allvarlig kritik mot nämnden under år 2020. Länsstyrelsen konstaterar att det råder brister som av omfattning och karaktär riskerar att leda till rättsförluster för de en- skilda. I tillsynen har flertalet brister pekats ut (se bilaga 2).
I Kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll framgår att styrelsen i november 2020 tagit del av länsstyrelsens granskningsprotokoll. Kommunstyrelsen beslutade att ta del av meddelan- den.
Det har inte ännu skett någon utvärdering av om samverkan i den gemensamma nämnden nått önskat resultat.
3.4.2. Kommunalförbundet LYSTKOM
I kommunstyrelsens protokoll framgår att styrelsen haft uppsikt över LYSTKOM. Kommunsty- relsen har bland annat tagit del av förbundets delårsrapport 2020 och årsredovisning 2019.
Kommunstyrelsen har haft ägardialog med LYSTKOM två gånger per år. Under år 2020 har ägardialoger hållits i april och september.
Vidare har kommunstyrelsen i juni 2020 föreslagit kommunfullmäktige att godkänna kom- munalförbundets arkivreglemente då det enligt en dom i högsta förvaltningsdomstolen måste fastställas av medlemskommunernas fullmäktige, även om förbundet är en egen arkivmyn- dighet.
Det har inte ännu skett någon utvärdering av om samverkan i kommunalförbundet gett öns- kat resultat.
3.4.3. Avtalssamverkan och informella samarbeten
Granskningen visar att kommunstyrelsen inte har följt upp och utvärderat resultat och effek- ter av den samverkan som sker i form av avtalssamverkan.
Vid intervjuer beskrivs att uppföljning och utvärdering av samarbeten är ett område som kommunstyrelsen kan utveckla. Uppföljning och utvärdering sker främst löpande (muntligt) i de olika samverkansforum och nätverk som är organiserade under respektive samarbete.
Uppföljning av e-tjänstesamverkan sker främst i dialog mellan berörda tjänstemän. Det går att ta ut statistik för kundnöjdhet för respektive e-tjänst som kommunen nyttjar men det är inget som görs systematiskt och sammanställs inte i någon rapport till kommunstyrelsen. En- ligt intervju har e-tjänsterna i Lycksele kommun generellt hög kundnöjdhet.
14 Inom Region 10 sker mycket av uppföljningen inom respektive nätverk och i dialog med kom- munchefsgruppen. Vidare delges information till styrelsen i R10 en gång per år. Men för de olika projekten exempelvis ”Näringslivsutveckling i möjligheternas region (NIMR)” så sam- manställs utvärderingsrapporter för projekten. För projekt NiMR finns fyra utvärderingsrap- porter som utförts av externa utvärderare (Regionakademien AB och Balanserad 3.0 AB) ef- ter rekommendationer från Tillväxtverket. I utvärderingsrapporterna framgår att projektet föl- jer planen och att de aktiviteter som genomförs leder till de uppsatta målen. Projektet avslu- tas först i juli 2022. Utvärderingsrapporterna behandlas främst inom projektgruppen och har inte tillställts kommunstyrelsen.
Samverkansöverenskommelse med polismyndigheten specificerar att uppföljning av målen för samverkan ska göras genom kommunchef och kommunpolisen med två års mellanrum.
Det finns inte någon dokumenterad uppföljning för den första två års perioden.
Samverkansavtal för regional utveckling specificerar att uppföljning ska göras löpande under avtalstiden, med en utvärdering av överenskommelsen i sin helhet i slutet av avtalsperioden (2022). Enligt överenskommelsen ska en första utvärdering genomförts innan utgången av 2020. Samverkans resultat och effekter på den regionala utvecklingen ska i huvudsak följas upp och utvärderas inom ramen för den regionala utvecklingsstrategin och kommunens verk- samhetsuppföljning. Kommunstyrelsens arbetsutskott har i maj 2020 yttrat sig om utkast till regional utvecklingsstrategi 2020-2030. I yttrandet ställer de sig frågande till hur den nuva- rande regionala strategin har utvärderats för att säkerställa att de utmaningar som ligger kvar följer med till den nya strategin.
Vid intervjuer är det ingen som ifrågasätter något av granskade samarbeten. Samtliga inter- vjuade uttrycker att den upplevda nyttan som Lycksele får ut av samarbeten är betydligt större än de upplevda kostnaderna för kommunen. Samtliga medger dock att uppföljningen av samarbeten kan utvecklas.
3.4.4. Bedömning
Vi bedömer att det inte genomförs en tillräcklig uppföljning och utvärdering av de samarbeten som bedrivs med andra kommuner.
Kommunstyrelsen har inom ramen för sin uppsiktsplikt löpande tagit del av information rö- rande den gemensamma överförmyndarnämnden och kommunalförbundet LYSTKOM. Det har dock ännu inte genomförts någon utvärdering av om samverkan i nämnden och förbun- det har lett till önskat resultat för kommunen.
När det gäller avtalssamverkan sker viss muntlig uppföljning bland berörda tjänstemän samt i nätverk och olika forum. Det sker dock i väldigt liten omfattning en strukturerad uppföljning av samarbetenas resultat och effekter. Detta sker endast i ett enskilt projekt som bedrivs inom Region 10. I de fall muntlig utvärdering genomförs så rapporteras resultatet inte till styrelsen.
Vi noterar också att kommunstyrelsen inte heller fullföljer sitt ansvar att årligen rapportera till fullmäktige om den avtalssamverkan som kommunen ingår i.
Eftersom det inte genomförts någon utvärdering av samarbeten, bortsett från ett enskilt pro- jekt i Region 10, så kan vi inte bedöma måluppfyllelsen för de samarbeten kommunen ingår i. Vi kan därmed inte bekräfta att samarbetena har nått det resultat som kommunen önskat.
15
4. Sammanfattande bedömning
Vår sammanfattande bedömning är att samarbetet med andra kommuner delvis bedrivs ändamålsenligt. Vår bedömning grundar sig på följande:
Revisionsfråga Bedömning Har kommunstyrelsen
säkerställt en tydlig re- glering och styrning av befintliga samarbets- områden?
Vi bedömer att kommunstyrelsen vid ingående samarbeten i allt väsentligt reglerat dessa på ett tydligt sätt. Däremot har inte alla ingångna avtal hållits aktuella.
Avtal för bibliotekssamverkan har löpt ut och är inte längre giltigt.
Vidare saknas avtal som reglerar villkor för kommunens medfi- nansiering av projektet: Flernivåsamverkan för kapacitetsutbygg- nad inom Region 10. Vi bedömer det som väsentligt att hålla samverkansavtal uppdaterade och sätta upp villkor för medfinan- siering för att skydda kommunens intressen vid en eventuell tvist.
Finns ett tydligt syfte och mätbara mål för samarbetena?
Ja, i allt väsentligt. Det övergripande syftet för samtliga samar- beten är att dra nytta av andra kommuners kompetens, erhålla stordriftsfördelar och skapa forum för att möta gemensamma ut- maningar. Till vilken grad uppsatta mål för samarbeten är mät- bara varierar och kan enligt vår bedömning försvåra en utvärde- ring av samarbeten.
Genomförs tillräckliga uppföljningar och utvär- deringar av de samar- beten som bedrivs?
Sker en tillräcklig rap- portering till styrelsen?
Vi bedömer att det inte genomförs en tillräcklig uppföljning och ut- värdering av de samarbeten som bedrivs med andra kommuner.
Kommunstyrelsen har inom ramen för sin uppsiktsplikt löpande tagit del av information rörande den gemensamma överförmyn- darnämnden och kommunalförbundet LYSTKOM. Det har dock ännu inte genomförts någon utvärdering av om samverkan i nämnden och förbundet har lett till önskat resultat för kommunen.
När det gäller avtalssamverkan sker viss muntlig uppföljning bland berörda tjänstemän samt i nätverk och olika forum. Det sker dock i väldigt liten omfattning en strukturerad uppföljning av samarbetenas resultat och effekter. Detta sker endast i ett enskilt projekt som bedrivs inom Region 10. I de fall muntlig utvärdering genomförs så rapporteras resultatet inte till styrelsen. Vi noterar också att kommunstyrelsen inte heller fullföljer sitt ansvar att årli- gen rapportera till fullmäktige om den avtalssamverkan som kom- munen ingår i.
Når samarbetena måluppfyllelse och i öv- rigt önskat resultat?
Eftersom det inte genomförts någon utvärdering av samarbeten, bortsett från ett enskilt projekt i Region 10, så kan vi inte bedöma måluppfyllelsen för de samarbeten kommunen ingår i. Vi kan där- med inte bekräfta att samarbetena har nått det resultat som kom- munen önskat.
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att:
16
utvärdera samarbeten med utgångspunkt i det ursprungliga syftet med samarbetet för att säkerställa att kommunen får avsedd nytta från respektive samarbete.
se över och aktualisera avtal som har löpt ut.
årligen till fullmäktige rapportera om kommunens (samtliga nämnders) avtalssamver- kan.
Lycksele den 6 april 2021
David Larsson PerÅke Brunström
Verksamhetsrevisor, EY Certifierad kommunal yrkesrevisor, EY
17 Bilaga 1: Källförteckning
Intervjuade funktioner:
Kommundirektör
Administrativ chef
Näringslivschef
Verksamhetschef Samhällsbyggnad
Dokument:
Avsiktsförklaring region 8 (senare region 10)
Deklaration om V8-biblioteksservice 2016
Kommunens delårsrapport augusti 2020, inkl. bilaga med måluppfyllelse
Samverkansavtal för Biblioteksamverkan V8 (2010-2011)
Avtal e-tjänstesamverkan (2018 – 2019) respektive (2019-2021)
Avsiktsförklaring Region 8
Syfte och mål för näringslivsgruppen (R10)
Beredningsdokument för projekt NiMR
Delegationsbeslut för finansiering av NiMR
Ansökan och projektansökan NiMR
Samverkansavtal NiMR
Utvärderingsrapporter för projekt NiMR (4st)
Tillväxtverkets beslut om projekt Decenium
Medfinansieringsintyg flernivåsamverkan
Tillväxtverkets beslut om medfinansiering av projekt
Samverkansöverenskommelse med polismyndigheten 2019 – 2022
Överenskommelse om samverkan för regional utveckling 2019 – 2022
Samverkansavtal för regional utveckling 2019-2022
Kommunfullmäktiges beslut att anta överenskommelse för regional utveckling 2019 – 2022 (oktober 2018)
Överförmyndarnämnden i södra Lapplands protokoll 2020
Överförmyndarnämndens reglemente
Samverkansavtal gemensam överförmyndarnämnd i södra Lappland
Förbundsordning och reglemente LYSTKOM
Verksamhetsplan LYSTKOM 2020
18 Bilaga 2: Länsstyrelsens tillsyn av den gemensamma överförmyndarnämnden år 2020 Länsstyrelsen har i sin tillsyn av nämndens verksamhet 2020 riktat allvarlig kritik mot nämn- den. Länsstyrelsen konstaterar att det råder brister som av omfattning och karaktär riskerar att leda till rättsförluster för de enskilda. I tillsynen har flertalet brister pekats ut. Bland annat följande brister:
Bland annat följande brister:
Nämnden har inte ett gemensamt register för hela verksamheten.
Bristfällig dokumentation i akter för granskning av årsräkningar och lämplighetskon- troll.
Nämnden har vidtagit åtgärder utan stöd i rättsordningen, exempelvis har överför- myndaren skrivit en fullmakt för den tilltänkta förvaltaren att använda i avvaktan på tingsrättens beslut.
Handläggare har fattat beslut om samtycke till fastighetsförsäljning, trots beslutet inte delegerats ut av nämnd.
Nämnden har i förekommande fall inte årligen omprövat och dokumenterat förvaltar- skapet där så är nödvändigt.
I granskad akt saknades anteckning om granskning av årsräkning, vilket överförmyn- daren är skyldig att göra enligt föräldrabalken.
Länsstyrelsen har vid inspektionen konstaterat att överförmyndarnämnden vidtagit omfat- tande förbättringsåtgärder sedan föregående inspektion. Länsstyrelsen konstaterar dock att det fortfarande återstår ett omfattande arbete för att rätta till uppmärksammade brister. Läns- styrelsen vill särskilt betona vikten av att överförmyndarnämnden framledes arbetar för att säkerställa att ärenden handläggs rätt, att nämndens handläggningsrutiner och arbetssätt är kända för hela verksamheten, att det finns system för att upptäcka brister internt samt att överförmyndarnämnden överväger åtgärder för de fall tidigare brister orsakat huvudmän rättsförluster.
