Revisionsrapport 2015
Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2015
Lerums kommun
Årlig grundläggande granskning 2014
Innehåll
Sammanfattning ...3
1. Inledning ...5
1.1. Bakgrund ...5
1.2. Syfte och avgränsningar ...5
1.3. Tillvägagångssätt ...5
1.4. Granskningsarbete enligt revisionsplan 2014 ...6
2. Styrdokument ...8
2.1. Vision...8
2.2. Vilja och mål ...9
2.3. Budget 2014 ...9
2.4. Verksamhetsplan ... 10
2.5. Årsredovisning ... 10
2.6. Årsplan ... 11
2.7. Vår bedömning ... 11
3. Fördjupade granskningar och övriga revisionsinsatser 2014 ... 12
3.1. Granskning av social hållbarhet och folkhälsa ... 12
3.2. Förstudie av överförmyndarnämndens uppföljning av ställföreträdare ... 13
3.3. Förstudie av grundsärskolan och gymnasiesärskolan ... 13
3.4. Fördjupad uppföljning av tidigare års granskningar ... 14
3.5. Följa utvecklingen av den interna kontrollen inom Lerums kommun ... 14
3.6. Uppföljning av utvalda inriktningar, mål och uppdrag i verksamhetsplanen ... 15
4. Kommunstyrelsens svar på revisionsrapporter från 2013 ... 19
4.1. Granskning av processen för föreningsbidrag ... 19
4.2. Granskning av försäljning av Frödings förskola ... 20
4.3. Granskning av styrning och uppföljning inom hemtjänsten ... 21
4.4. Fördjupad uppföljning av 2011 års granskningar ... 26
5. Kommunstyrelsens arbete under året inom de olika sektorerna ... 30
5.1. Kommunövergripande nivå ... 30
5.2. Sektor lärande ... 32
5.3. Sektor samhällsbyggnad... 35
5.4. Sektor infrasupport ... 36
5.5. Sektor stöd och omsorg ... 37
5.6. Vår bedömning ... 40
6. Kommunfullmäktiges beredningar ... 41
6.1. Övergripande uppdrag ... 41
6.2. Beredningen för näringsliv och turism ... 41
6.3. Beredningen för klimat och miljö ... 43
6.4. Beredningen för infrastruktur och boende ... 44
6.5. Beredningen för kultur och fritid ... 45
6.6. Beredningen för samhällets omsorger ... 46
6.7. Beredningen för skola och utbildning ... 47
6.8. Vår bedömning ... 48
7. Myndighetsnämnder ... 49
7.1. Miljö- och byggnadsnämnden ... 49
7.2. Individnämnden ... 50
7.3. Överförmyndarnämnden ... 50
8. Övergripande bedömning av verksamheten under år 2014 ... 51
8.1. Kommunstyrelsen ansvar ... 51
8.2. Ändamålsenlig skötsel ... 51
8.3. Ekonomiskt tillfredsställande verksamhet ... 51
8.4. Tillräcklig intern kontroll ... 51
Sammanfattning
EY har på uppdrag av, och tillsammans med, de förtroendevalda revisorerna i Lerums kom- mun genomfört en grundläggande granskning av kommunens nämnder. Kommunfullmäkti- ges beredningar ingår också som en del i granskningen. Syftet med granskningen har varit att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnderna och beredningarna mottagit, ge- nomfört och återredovisat kommunfullmäktiges beslutade mål och uppdrag.
Granskningen består av flera delar. Dels redogörs för fördjupade granskningar och förstudier som genomförts under 2014 samt kommunstyrelsens svar på revisionsrapporter avseende tidigare års granskningar, dels ges en översiktlig beskrivning av hur kommunstyrelsen arbe- tat under året utifrån de mål och uppdrag som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen fastställt. Utöver detta ges även en översiktlig beskrivning av hur kommunfullmäktiges be- redningar arbetat med de uppdrag som framkommer av beredningarnas årsplan för 2014.
Kommentarer och bedömningar sker utifrån protokoll och underliggande handlingar, minnes- anteckningar från de förtroendevaldas dialoger med beredningar samt utifrån de fördjupade granskningar som genomförts under året.
Två fördjupade granskningar samt två förstudier har genomförts under året. De två fördju- pade granskningarna har omfattat kommunstyrelsens arbete med social hållbarhet och folk- hälsa samt en fördjupad uppföljning av 2012 års granskningar. Den förstnämnda gransk- ningen visade att kommunstyrelsen kan förbättra sin styrning och uppföljning avseende arbe- tet med social hållbarhet och folkhälsa. Granskningen visade att en framgångsfaktor för ett välfungerande folkhälsoarbete är bland annat tydlighet och långsiktighet. Genom planen för social hållbarhet och folkhälsa finns indikatorer med nuläge och analys kopplade till de för- valtningsövergripande målområdena i kommunstyrelsens verksamhetsplan. Indikatorerna bedömdes i granskningen ge kommunstyrelsen möjlighet att följa utvecklingen över tid kring respektive målområde. Granskningen visade samtidigt att det inte fanns någon tydlig kopp- ling mellan sektorernas arbete utifrån målområdena och de framtagna indikatorerna.
Den fördjupade uppföljningen av 2012 års granskningar visade att kommunstyrelsen i stort beaktat tidigare revisionsrapporters rekommendationer men att det fanns utvecklingsområ- den i form av rekommendationer som bedömdes kvarstå. Dessa avsåg att tydligare prioritera vilka mål som ska vara vägledande för respektive år, att utveckla arbetet med indikatorer för att kunna följa verksamheternas uppnådda kvalitet och resultat, fortsätta arbetet med att ta fram ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, stärka kvalitetsuppföljningen av den egna verksamheten samt att i högre omfattning ta del av uppföljningar av den externa verk- samheten.
Revisorerna har även genomfört två förstudier under 2014. Den ena omfattar överförmyn- darnämndens arbete med rekrytering och löpande uppföljning av ställföreträdare. Den andra förstudien omfattade en kartläggning av hur kommunstyrelsen och sektor lärande arbetar med grund- och gymnasiesärskolan. Förstudien avseende överförmyndarnämnden var inrik- tad på att ge en översiktlig bild av området. Av förstudien framgick att överförmyndarnämn-
den har en rad dokumenterade rutiner avseende kontroller av ställföreträdare. Dessa gäller såväl vid nyrekrytering som löpande kontroll samt vid byte av gode män och hantering av klagomål. Förstudien visade att rutinerna i många fall är skrivna för gode män men används enligt uppgift även avseende andra ställföreträdarkategorier. Förstudien visade även att nämnden saknade en samlad dokumenterad rutin för arbetet med rekrytering av ställföreträ- dare. Processen uppgavs dock vara välkänd och inarbetad på överförmyndarsekretariatet.
Utöver detta framgick av förstudien att överförmyndarsekretariatet inte etablerat en särskild kanal för mottagande av klagomål.
Förstudien som omfattade grund- och gymnasiesärskolan var inriktad på att ge en översiktlig bild av området och syftade i första hand till att utgöra ett kunskapsunderlag för revisorerna i det fortsatta granskningsarbetet. I förstudien redovisades organisation för särskolan, elevan- tal, resurstilldelning och övergripande jämförelser med likvärdiga kommuner. Av förstudien framgick också att kommunstyrelsen och sektor lärande vidtagit åtgärder för att rätta till de brister Skolinspektionen påpekat i sin tillsyn 2012 avseende rutiner för och genomförandet av handläggningen inför mottagande i grundsärskolan. Kommunrevisionen beslutade utifrån förstudien att en fördjupad granskning av gymnasiesärskolan skulle genomföras.
Revisionen har under året följt kommunens arbete med den interna kontrollen genom att löpande ha dialog med förvaltningsledningsstabens internkontrollansvarige. Förvaltningsled- ningsstabens internkontrollansvarige har med jämna mellanrum bjudits in till revisionens sammanträden för att redogöra för kommunstyrelsens kontrollplan och arbetet med att ut- veckla den interna styrningen och kontrollen. Den samlade bedömningen av detta arbete är att kommunstyrelsen genom förvaltningen löpande har fortsatt att arbeta med att utveckla den interna styrningen och kontrollen utifrån identifierade utvecklingsområden.
Under året har revisorerna genomfört en uppföljning av vad som ligger till grund för de be- dömningar i form av färgsättning som görs av inriktningar, mål och uppdrag i kvartalsrappor- ter och årsbokslut. Kommunrevisionen valde att följa upp ett antal inriktningar, mål och upp- drag. Utifrån uppföljningen konstaterades att det i flera fall är svårt att följa hur genomförda aktiviteter resulterar i den färg inriktningen, målet eller uppdraget får i kvartalsrapporter och årsbokslut. Uppföljningen visade även att det är svårt att skilja på de måluppfyllelsekatego- rier som används. Avslutningsvis noterade även revisionen att de i flera fall är svårt att se en tydlig koppling mellan de inriktningar, mål och uppdrag som framgår i verksamhetsplanen.
Utöver ovanstående granskningsinsatser har arbetet i kommunstyrelsen samt kommunfull- mäktiges beredningar granskats översiktligt utifrån de olika områden dessa ansvarar för. Den samlade bedömningen är att kommunstyrelsen och dess sektorer i all väsentlighet har arbe- tat ändamålsenligt mot uppsatta mål och uppdrag. Kommunstyrelsen har i huvudsak fått ta del av kontinuerlig uppföljning av sektorernas arbete under året. Vad gäller beredningarna så har dessa under första halvan av 2014 arbetat med att ta fram förslag till framtidsbilder. Un- der revisorernas dialoger med beredningarna noterades att uppföljning och återkoppling av beredningarnas arbete inte upplevs som tillräckligt utvecklat.
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvars- prövningen. Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all kommunal verksamhet granskas årligen. Begreppet all kommunal verksamhet avser, enligt god revisionssed, flera dimensioner såsom granskning av styrelsers och nämnders verksamheter. Den årliga granskningen delas in i en grundläggande del som innebär att för varje nämnd och styrelse följa, granska och pröva ansvarstagandet. Utöver det sker fördjupade granskningar i den omfattning som motiveras av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys och som behövs för att erhålla tillräcklig information till den slutliga bedömningen.
EY har på uppdrag av, och tillsammans med, de förtroendevalda revisorerna genomfört den grundläggande granskningen av kommunens nämnder vilken avrapporteras nedan.
1.2. Syfte och avgränsningar
Den grundläggande granskningen innebär att revisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens nämnder. Detta innebär att revisorerna på en övergripande nivå förhåller sig till om nämndens verksamhet är ändamålsenlig och bedrivs utifrån en god ekonomisk hushåll- ning samt med en tillräcklig intern kontroll.
Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnder mottar, genomför och återredovisar av kommunfullmäktige beslutade mål och uppdrag.
1.3. Tillvägagångssätt
Den översiktliga delen av årlig grundläggande granskning omfattar flera steg och genomförs löpande under revisionsåret genom att:
Löpande ta del av grundläggande dokument, till exempel:
- Vilja och mål - Budgetdokument
- Kommunstyrelsens verksamhetsplan - Ekonomi- och verksamhetsrapporter - Delårsrapporter
- Bokslut - Protokoll1
Att kommunicera med den verksamhet som granskas.
Att bedöma om ansvarig nämnd/styrelse skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning.
1 Nämndernas protokoll läses företrädelsevis av de förtroendevalda revisorerna vilka ansvarar för att relevanta frågor tas upp till diskussion löpande under året.
Att granska nämnders och styrelsers återrapportering till kommunfullmäktige och bedöma om den ger en rättvisande bild av uppnådda resultat i förhållande till fastställda mål och beslutade åtaganden. Detta görs främst i samband med granskning av delårs- och års- bokslut.
I denna rapport redogörs dels för resultatet från de fördjupade granskningar och de förstudier som gjorts under året, dels för hur kommunstyrelsen, myndighetsnämnderna samt kommun- fullmäktiges beredningar arbetat med deras mål och uppdrag under året. Hur arbetet genom- förts och vad som ligger till grund för våra kommentarer och bedömningar beskrivs närmare i respektive avsnitt.
1.4. Granskningsarbete enligt revisionsplan 2014
Revisionsplanen för 2014 innehåller årets planerade revisionsinsatser samt granskningens inriktning och omfattning. Revisionsplanen baseras på årets risk- och väsentlighetsanalys, genomförda granskningar under 2012 och 2013, de förtroendevaldas protokollgranskningar samt kompletterande information i databaser, verksamhetsplaner och andra dokument rele- vanta för uppdraget. Årets revisionsinsatser består dels av insatser inom ramen för verksam- hetsrevisionen, dels insatser inom ramen för redovisningsrevisionen. Verksamhetsrevisionen består av ett flertal moment såsom grundläggande årlig granskning, uppföljning av tidigare års granskningar, fördjupade granskningar, förstudier samt övriga granskningsinsatser.
Även redovisningsrevisionen består av flera delar, såsom granskning av delårsbokslut, lö- pande redovisningsrevision samt bokslutsgranskning. Därtill genomför även lekmannareviso- rerna granskning av de kommunala bolagen. I denna rapport sammanfattas de insatser som gjorts inom ramen för verksamhetsrevisionen, då övriga revisionsinsatser rapporteras sepa- rat. Nedan beskrivs närmare de revisionsinsatser som gjorts under året.
1.4.1. Fördjupade granskningar och förstudier 2014
Under revisionsåret 2014 har följande fördjupade granskningar och förstudier genomförts:
Granskning av social hållbarhet och folkhälsa
Förstudie av grundsärskolan och gymnasiesärskolan
Förstudie av överförmyndarnämndens uppföljning av ställföreträdare
Fördjupad uppföljning av tidigare års granskningar
Årlig grundläggande granskning 2014
I kapitel 3 redogörs för de viktigaste iakttagelserna och rekommendationerna som framkom- mit i de fördjupade granskningarna samt förstudierna.
1.4.2. Övrigt revisionsarbete under 2014
Utöver de fördjupade granskningarna har revisorerna utifrån revisionsplanen även genomfört följande revisionsinsatser under 2014:
Följt utveckingen av den interna kontrollen inom Lerums kommun
Följt upp utvalda inriktningar, mål och uppdrag i verksamhetsplanen
Iakttagelser och rekommendationer utifrån revisionens arbete inom dessa områden beskrivs närmare i avsnitt 3.
1.4.3. Dialog med nämnder, beredningar, sektorchefer med flera
Under 2014 har, liksom tidigare år, revisionen haft en dialog med beredningarna i Lerums kommun. Dialogerna har tagit sin utgångspunkt i de uppdrag som framgår av Årsplan 2014 och resultatet redovisas i avsnitt 6 nedan.
Utifrån frågor som uppkommer under revisionsåret bjuds personer in till kommunrevisionens sammanträden. Exempelvis har revisionen under 2014 haft dialog med samtliga sektorchefer och de två kommundirektörerna. Frågor som diskuterats under dessa möten berör bland annat aktiviteter för att nå Vision 2025, kränkande behandling i skolan, risker i samband med upphandling, konsekvenser av förändrat klimat, ekonomin i sektorerna samt intern styrning och kontroll.
Revisionen har även genomfört dialog med medarbetare inom VA-verksamheten i kommu- nen. Under dialogen ställde revisionen bland annat frågor avseende planerade underhållsin- satser, kostnader för VA-verksamhet, VA-taxan samt hur dagvatten hanteras.
I februari träffade revisorerna presidierna i kommunstyrelsen och individnämnden för en dia- log kring den granskning som revisorerna genomfört inom sektor stöd och omsorg, de utred- ningar som genomförts tidigare samt arbetsmiljöverkets tillsynsrapport.
Under november månad genomförde revisionen ett möte med miljö- och byggnadsnämnden.
Under mötet diskuterades bland annat hur nämnden arbetar för att bidra till Vision 2025, hur samarbetet med kommunstyrelsen fungerar samt hur nämnden arbetar med att följa myndig- hetsbeslut inom miljöområdet.
Utöver detta träffade kommunrevisionen i november sekretariatet för överförmyndarnämnden för att föra en dialog och få svar på ett antal kompletterande frågor som uppkommit vid ge- nomförd förstudie. Revisorerna har under året även fört en dialog med överförmyndarnämn- den om risker i deras verksamhet. Kommunrevisionen genomförde också en dialog med tjänstemän från sektor lärande kring hur kränkande behandling hanteras inom skolan.
Resultatet från kommunrevisonens dialoger med myndighetsnämnderna beskrivs i avsnitt 7.
2. Styrdokument
Lerums kommuns övergripande styrdokument utgör en kedja som utgår från kommunfull- mäktiges långsiktiga vision för kommunen. Utifrån visionen anger kommunfullmäktige mål och viljeinriktning för kommunens verksamheter under mandatperioden. Detta återfinns i dokumentet ”Vilja och mål”. Utifrån dokumentet ”Vilja och mål” sätter budgeten ramarna för de resurser och den verksamhet som kommunstyrelsen har i uppdrag att genomföra det kommande året, samt en plan för ytterligare två år. Med budgeten som grund ger kommun- styrelsen kommunförvaltningen en uppdragsbeskrivning för att uppfylla målen i budget i form av en verksamhetsplan. Årsredovisningen utgör den sista delen i processen och avläm- nas av kommunstyrelsen till kommunfullmäktige efter verksamhetsårets slut. Den följer upp hur verksamheten arbetat med uppdraget under året som gått utifrån budgeten.
Nedan framgår en översikt av de styrdokument som beskrivs i detta kapitel.
Bild: Kommunens övergripande styrdokument
2.1. Vision
Kommunfullmäktige antog i november 2009 en ny vision, Vision 2025, för Lerums kommun.
Samtliga partier i fullmäktige är överens om innehållet i visionen och alla nämnder har i upp- drag att arbeta för att visionen ska förverkligas. Lerums kommuns önskvärda framtidsbild beskrivs i visionen. Visionen är ett resultat av diskussioner mellan kommuninvånare, repre- sentanter från organisationer, politiker och tjänstemän.
2.1.1. Innehåll Vision 2025
Lerums vision är att bli Sveriges ledande miljökommun till år 2025 eller tidigare. För att vara den ledande miljökommunen behöver både den yttre och den inre miljön värnas. Visionen är därför uppbyggd av de tre ledorden hållbarhet, kreativitet och inflytande.
Vision 2025
Framtidsbild 2018
Vilja och mål
Budget 2014
Verksamhetsplan
Årsredovisning
Hållbarhet
- Här verkar alla tillsammans för ett hållbart samhälle kulturellt, socialt och miljömässigt.
Vi tänker globalt och agerar lokalt.
Kreativitet
- Här är vi öppna och välkomnande gentemot nytänkande och utveckling. Vi som bor och verkar här engagerar oss inom lärande, kompetensutveckling och ny teknik.
Inflytande
- Här har vi alla möjligheter att utöva inflytande över vår situation i alla skeden av livet.
Samtidigt känner vi ansvar för andra och för det gemensamma.
2.1.2. Framtidsbild 2018
Under 2014 antog kommunfullmäktige dokumentet Framtidsbild 2018. Dokumentet är kom- munfullmäktiges viljeinriktning för mandatperioden 2015-2018 för att nå Vision 2025. De fasta beredningarna har i dokumentet formulerat politiska inriktningsmål. Målen beskriver politikområden som ska vara särskilt prioriterade under mandatperioden 2015-2018.
De politiska inriktningsmålen är av övergripande karaktär. De beskriver hur Lerums kommun ska se ut och upplevas 2015-2018. Målen beskriver vad som ska uppnås, inte hur. Framtids- bild 2018 ska även ligga till grund för fullmäktiges årliga budgetar.
2.2. Vilja och mål
Dokumentet innehåller övergripande inriktning och mål för verksamheten. Av dokumentet framgår att inriktningar och mål är övergripande och ska utgöra grund för fullmäktiges årliga budgetar. Inriktningarna utgår från visionens ledord som förtydligas och är tänkta att ange i vilken riktning Lerums kommun ska utvecklas för att visionen ska kunna förverkligas. För respektive viljeinriktning finns mål och uppdrag formulerade och det anges i dokumentet att dessa ska beskriva vad Lerum vill göra och vilka medel som ska användas för att arbeta i riktning mot visionen. Vidare anges att ett mål kan påverka en eller flera av kommunfullmäk- tiges beredningar och i dokumentet beskrivs tänkta effekter och resultat som kommunen vill uppnå inom beredningarnas ansvarsområden.
2.3. Budget 2014
Utifrån dokumentet ”Vilja och mål” sätter budgeten ramarna för de resurser och den verk- samhet som kommunstyrelsen har i uppdrag att genomföra det kommande året, samt en plan för ytterligare två år.
Budget 2014 har samma modell för resursfördelning som tidigare år. Arbetet med att ta fram budgeten utgår från en helhet där de tillgängliga resurserna är utgångspunkten. Förvaltning- en har en gemensam budget och sektorerna tar ett gemensamt ansvar för ökade kostnader till följd av större förändringar. Utgångspunkten i budgetarbetet är tidigare års procentuella fördelning mellan sektorerna.
Budgetmodellen bygger på att gemensamma åtaganden synliggörs utifrån analysen och dras ifrån kommunens totala intäkter, innan resurser fördelas till sektorerna inom förvaltningen.
2.4. Verksamhetsplan
Med budgeten som grund ger kommunstyrelsen kommunförvaltningen en uppdragsbeskriv- ning för att uppfylla målen i budget i form av en verksamhetsplan. I verksamhetsplanen åter- ges kommunövergripande inriktningar, mål och uppdrag som ska genomsyra all verksamhet inom förvaltningen. Därtill återges inriktningar, mål och uppdrag för respektive verksamhets- område.
Verksamhetsområdena är indelade enligt följande:
Utbildning.
Hälsa, stöd och omsorg.
Kultur och fritid.
Näringsliv och turism.
Samhällsplanering och infrastruktur.
Service till kommunens verksamhet och politik.
Verksamhetsplanen innehåller inriktningar, mål och uppdrag. Inriktningarna är långsiktiga och ska förklara det bakomliggande syftet. Målen är verktyg för hur inriktningen ska uppnås.
Målen bryter ned och definierar inriktningen. Uppdragen är konkreta beställningar av avgrän- sade områden. Därtill finns även elva servicegarantier som förvaltningen ska uppfylla till kommuninvånarna.
2.4.1. Verksamhetsindikatorer 2014 – kvalitetsnyckeltal
Sedan 2011 mäter Lerums kommun kvaliteten i basverksamheten genom ett antal verksam- hetsindikatorer. Från och med 2013 redovisas dessa i ett separat dokument. Verksamhetsin- dikatorerna för 2014 finns samlade i dokumentet ”Verksamhetsindikatorer 2014 – Kvalitets- nyckeltal”. Syftet med verksamhetsindikatorerna är att ge en bild av kvaliteten och produktivi- teten i den basverksamhet som kommunen bedriver. Verksamhetsindikatorerna är valda utifrån vilka som bäst speglar kvaliteten i verksamheten och är könsuppdelade där detta är relevant. För att möjliggöra jämförelser med andra kommuner har verksamhetsindikatorerna, så långt det är möjligt, valts ut utifrån nyckeltal som tas fram nationellt. Verksamhetsindikato- rerna redovisas för politiken i den särskilda verksamhetsuppföljningen.
2.5. Årsredovisning
Årsredovisningen lämnas av kommunstyrelsen till kommunfullmäktige och följer upp hur verksamheterna arbetat med uppdragen under året, utifrån budgeten. Till årsredovisningen finns en bilaga med måluppfyllelse där både mål och uppdrag följs upp. Fyra färgalternativ används för att beskriva måluppfyllelsen. Grön innebär att målet är uppfyllt. Grön-gul innebär att målet är delvis uppfyllt eller att utvecklingen går i målets riktning men inte uppfylls helt.
Gul-röd betyder att arbetet är inlett med att nå målet men att inga effekter ännu kan konstate-
ras. Rött innebär att arbetet med målet inte har inletts eller att utvecklingen går i fel riktning utifrån målets intentioner.
2.5.1. Övrig uppföljning
Under året får kommunstyrelsen kontinuerligt uppföljning från verksamheterna. Utöver årsre- dovisningen erhåller kommunstyrelsen kvartalsvisa uppföljningar som innehåller såväl eko- nomisk- som verksamhetsmässig uppföljning. I likhet med årsredovisningen följs mål och uppdrag upp i kvartalsrapporterna. Kommunstyrelsen erhåller även så kallade särskilda verksamhetsuppföljningar som redovisas per verksamhetsområde enligt en fastställd tidplan.
Fokus i dessa uppföljningar är på de mål, uppdrag, verksamhetsindikatorer och tjänstegaran- tier som angetts i verksamhetsplan och övriga dokument för innevarande år.
2.6. Årsplan
Kommunfullmäktige antar varje år en årsplan för kommunfullmäktige och dess beredningar.
Denna utgör en del av kommunfullmäktiges styrning av verksamheten i beredningarna. I års- planen fastställs beredningarnas uppdrag under verksamhetsåret. Redogörelse för bered- ningarnas uppdrag och dess arbete under året återges i avsnitt sex.
2.7. Vår bedömning
De bedöms finnas en god struktur för uppföljning genom den uppföljning som sker i samband med kvartal, delårs- och årsbokslut. De särskilda verksamhetsuppföljningar från respektive sektor sker såväl muntligt som skriftligt vid kommunstyrelsens sammanträden.
Av verksamhetsplanen framgår inriktningar, mål och uppdrag som ska genomsyra all verk- samhet inom förvaltningen. Vi kan konstatera att de i flera fall är svårt att följa hur målen och uppdragen hänger samman med tillhörande inriktning.
Kommunen mäter kvaliteten i basverksamheten genom ett antal verksamhetsindikatorer.
Dessa har för 2014 sammanställts i dokumentet ”Verksamhetsindikatorer 2014 - Kvalitets- nyckeltal”. Vår genomgång av indikatorerna visar dock att det är svårt att följa hur dessa är kopplade till beslutade mål och uppdrag i verksamhetsplanen. Detta framgår även i den upp- följande granskningen av 2012 års fördjupade granskningar som genomförts under 2014.
3. Fördjupade granskningar och övriga revisionsinsatser 2014
Nedan redogörs för de viktigaste iakttagelserna och rekommendationerna som framkommit i de fördjupade granskningar och förstudier som genomförts under 2014. Därefter redogörs för iakttagelser utifrån de övriga revisionsinsatser som genomförts under året. Rekommendat- ioner framgår i den mån det lämnats.
3.1. Granskning av social hållbarhet och folkhälsa
Granskningen syftade till att bedöma kommunstyrelsens arbete med social hållbarhet och folkhälsa. Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrå- gor var att kommunstyrelsen kan förbättra sin styrning och uppföljning när det gäller arbetet med social hållbarhet och folkhälsa.
Granskningen visade att en framgångsfaktor för ett välfungerande folkhälsoarbete är bland annat tydlighet och långsiktighet. Genom planen för social hållbarhet och folkhälsa finns indi- katorer med nuläge och analys kopplade till de förvaltningsövergripande målområdena i kommunstyrelsens verksamhetsplan. I granskningen bedömdes att indikatorerna ger kom- munstyrelsen möjlighet att följa utvecklingen över tid kring respektive målområde. Gransk- ningen visade även att det inte finns någon tydlig koppling mellan sektorernas arbete utifrån målområdena och de framtagna indikatorerna. Kommunstyrelsen bedömdes i granskningen behöva tillse att indikatorerna kopplas närmare ihop med förvaltningens och sektorernas arbete för att tydligare kunna integrera arbetet med social hållbarhet och folkhälsa i den ordi- narie styrkedjan. Detta för att på sikt få genomslag för de åtgärder som beslutas.
Sammanfattningsvis konstaterade revisionen att folkhälsoarbetets grundpelare är att främja hälsa och förebygga sjukdom. Att göra detta på ett effektivt och kunskapsbaserat sätt är en utmaning. Ett skäl är att kunskapsläget fortfarande är under utveckling. Ett annat att hälso- främjande och förebyggande arbete görs på många olika arenor och av många olika aktörer såsom statliga myndigheter, frivilligorganisationer, hälso- och sjukvården och kommuner.
Folkhälsoarbete handlar om att uppnå strukturella förändringar och beteendeförändringar, vilket tar lång tid. Insatser som görs i dag ger ofta inte någon effekt förrän många år senare (under en annan mandatperiod) och effekterna visar sig då i form av en långsiktig minskning av kostnader. Av granskningen framgick att ett framgångsrikt folkhälsoarbete behöver vara långsiktigt politiskt förankrat och ses som en framtida investering i allt budgetarbete. Genom att göra frågorna om folkhälsoarbete och social hållbarhet strategiska och koppla samman dem med de ekonomiska och miljömässiga frågorna skapas förutsättningar för en hållbar samhällsutveckling.
Utifrån granskningen identifierades vissa förbättringsområden. Kommunstyrelsen rekom- menderades att:
Tillse att framtagna indikatorer inom området kopplas närmare ihop med förvaltningens och sektorernas arbete. Detta för att tydligare kunna integrera arbetet med social hållbarhet och folkhälsa i den ordinarie styrkedjan.
Tillser att förvaltningen får ett fortsatt stöd i arbetet med att implementera och integrera målen för social hållbarhet och folkhälsa i den ordinarie verksamheten.
3.2. Förstudie av överförmyndarnämndens uppföljning av ställföreträdare
Förstudien syftade till att översiktligt kartlägga hur överförmyndarnämnden arbetar med re- krytering och löpande uppföljning av ställföreträdare. Förstudien var inriktad på att ge en översiktlig bild av området och syftade i första hand till att utgöra ett kunskapsunderlag för revisorerna i det fortsatta granskningsarbetet.
Av förstudien framgick att överförmyndarnämnden har en rad dokumenterade rutiner avse- ende kontroller av ställföreträdare. Dessa gäller såväl vid nyrekrytering som löpande kontroll samt vid byte av gode män och hantering av klagomål. Rutinerna är i många fall skrivna för gode män men används enligt uppgift även avseende andra ställföreträdarkategorier. För- studien visade att nämnden saknade en samlad dokumenterad rutin för arbetet med rekryte- ring av ställföreträdare. Processen uppgavs dock vara välkänd och inarbetad på överförmyn- darsekretariatet. Utöver detta visade förstudien att överförmyndarsekretariatet inte etablerat en särskild kanal för mottagande av klagomål. Vid de tillfällen sekretariatet tar emot kritik avseende enskilda ställföreträdare ska handläggaren utgå från en dokumenterad rutinbe- skrivning. Enligt handläggare och enhetschef har ett arbete initierats för att tydliggöra hur klagomål som inkommer muntligt ska hanteras. Information om vart huvudmän och andra berörda kan vända sig vid synpunkter kommer enligt uppgift också att utarbetas.
Utifrån förstudien identifierades vissa förbättringsområden. Överförmyndarnämnden rekom- menderades att:
Rutinen för rekrytering av ställföreträdare dokumenteras. Detta för att säkerställa en enhetlig hantering samt bedömning av ställföreträdares lämplighet.
Rutin för rekrytering såväl som uppföljning av ställföreträdare finns för samtliga ställföreträdarkategorier.
Rutinen för klagomålshantering ses över och dokumenteras för att undanröja tvivel kring hur muntliga klagomål ska hanteras.
3.3. Förstudie av grundsärskolan och gymnasiesärskolan
Förstudien syftade till att översiktligt kartlägga hur kommunstyrelsen och sektor lärande arbe- tar med grundsärskolan och gymnasiesärskolan. Förstudien var inriktad på att ge en över- siktlig bild av området och syftade i första hand till att utgöra ett kunskapsunderlag för reviso- rerna i det fortsatta granskningsarbetet. I förstudien redovisades organisation för särskolan, elevantal, resurstilldelning och övergripande jämförelser med likvärdiga kommuner. Av för- studien framgick också att kommunstyrelsen och sektorn vidtagit åtgärder för att rätta till de brister Skolinspektionen påpekat i sin tillsyn 2012, gällande rutiner för och genomförandet av handläggningen inför mottagande i grundsärskolan.
Kommunrevisionen beslutade utifrån förstuiden att en fördjupad granskning av gymnasie- särskolan skulle genomföras.
3.4. Fördjupad uppföljning av tidigare års granskningar
Uppföljningen syftade till att granska hur kommunstyrelsen arbetat vidare utifrån tidigare re- visionsrapporters rekommendationer och styrelsens svar på revisionsrapporterna. Den för- djupade uppföljningen visade att det finns områden där tidigare rekommendationer kvarstår samt där det behövs ytterligare åtgärder för att svara upp mot tidigare ställda rekommendat- ioner.
Utifrån granskningens revisionsfrågor kvarstod enligt revisorernas bedömning följande områ- den att arbeta vidare med:
Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tydligare prioriterar vilka mål som ska vara vägledande för respektive år och att kommunstyrelsen uttrycker detta i verksamhetsplanen.
Vi rekommenderar att kommunstyrelsen utvecklar arbetet med indikatorer för att i tillräcklig omfattning kunna följa verksamheternas uppnådda kvalitet och resultat i förhållande till beslutade mål och uppdrag.
Vi rekommenderar kommunstyrelen att tillse att arbetet med att ta fram ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet prioriteras av sektor stöd och omsorg, då kommunstyrelsens kvalitetsarbete inte uppfyller Socialstyrelsens föreskrifter.
Vi rekommenderar kommunstyrelen att stärka sin kvalitetsuppföljning av den egna verksamheten. Kommunstyrelsen bör bland annat informera sig om brukarnas uppfattning av den omsorg de får i den egna verksamheten. En brukarundersökning bör därför genomföras med regelbundenhet.
Vi rekommenderar kommunstyrelsen att i högre utsträckning ta del av de uppföljningar som genomförs av den externa verksamheten, då kommunstyrelsen enligt kommunallagen har ansvar för verksamheten även om den bedrivs i extern regi.
3.5. Följa utvecklingen av den interna kontrollen inom Lerums kommun
Revisionen har under året följt kommunens arbete med den interna kontrollen genom att löpande ha dialog med förvaltningsledningsstabens internkontrollansvarige. Förvaltningsled- ningsstabens internkontrollansvarige har med jämna mellanrum bjudits in till revisionens sammanträden för att redogöra för kommunstyrelsens kontrollplan och arbetet med att ut- veckla den interna styrningen och kontrollen.
I den årliga granskningen 2013 identifierades flera utvecklingsområden avseende kommun- styrelsens arbete med den interna styrningen och kontrollen. Bland annat bedömde revision- en att det behövdes ett ökat fokus på resultatet av utförda kontroller, främst kring hur sek- torerna tar lärdom och implementerar de förslag till åtgärder som lyfts fram i uppföljningsrap- porterna och i helårsuppföljningen. Arbetet med riskanalys samt beskrivning av kontrollmetod lyftes också fram som utvecklingsområden.
Under 2014 har förvaltningen enligt uppgift arbetat mer aktivt med processen för riskanalys inför kontrollplan 2015. Framförallt gäller detta sektor lärande, sektor infrasupport samt sek- tor stöd och omsorg. Arbetet har inneburit att flera personer inom respektive sektor deltagit i
arbetet med att identifiera risker som sedan har diskuterats återkommande inom sektorernas ledningsgrupper. Beskrivningen av kontrollmetoder har utvecklats i arbetet med kontrollplan 2015 med fokus på att förtydliga ansvar, kontrollmetoder samt tidpunkter för när kontroller ska utföras. När det gäller uppföljning av åtgärder har anvisningar arbetats fram under 2014.
Anvisningarna ska användas för första gången i bokslutet avseende 2014 års arbete. Anvis- ningarna med benämningen ”Uppföljning av resultat inom intern styrning och kontroll” ska fyllas i av respektive sektor och omfatta 1-2 sidor. I anvisningen ska respektive sektor redo- göra för:
Utveckling och beskrivning av arbetet med intern styrning och kontroll på sektorn
Inom vilka områden viktiga avvikelser konstaterats de senaste åren
Vilka åtgärder som vidtagits utifrån avvikelser i arbetet med Intern styrning och kontroll
Viktiga resultat och effekter – vad arbetet med intern styrning och kontroll har lett till När det gäller arbetet med systemstöd finns ett mål att kommunstyrelsens kontrollplan 2015 ska finnas i systemstödet Hypergene. Enligt uppgift avvaktar kommunen en uppgradering av Hypergene som ska innehålla möjligheter när det gäller att föra in den interna styrningen och kontrollen.
3.5.1. Vår bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsen genom förvaltningen löpande har fortsatt att arbeta med att utveckla den interna styrningen och kontrollen utifrån identifierade utvecklingsområden.
3.6. Uppföljning av utvalda inriktningar, mål och uppdrag i verksamhetsplanen
Uppföljningen syftade till att få en förståelse för vad som ligger till grund för bedömningen av vilken färg inriktningarna, målen och uppdragen får i kommunens bokslutsrapport. Kommun- revisionen valde att följa upp ett antal inriktningar, mål och uppdrag. Måluppfyllelsen hämta- des från kvartalsrapport 3. Skriftliga frågor ställdes till de sektorer som arbetar med inrikt- ningarna, målen och uppdragen.
3.6.1. Utvalda inriktningar, mål och uppdrag
Kommunen använder följande färgsättningar för att markera måluppfyllelse för inriktningar, mål och uppdrag:
Grön Uppfyllt
Grön/gul Delvis uppfyllt/positiv trend Gul/röd Arbetet inlett
Röd Ej uppfyllt/negativ trend
Kommunen konstaterar i sitt svar på ställda frågor att de nuvarande måluppfyllelsekategori- erna är svåra att tillämpa för att få en enhetlig bedömning av hur långt arbetet med inrikt- ningarna, målen och uppdraget nått.
Nedan framgår sektorernas svar avseende vilka aktiviteter och åtgärder som låg till grund för beslutet avseende färgsättningen samt hur beslutet angående färgsättningen fattades.
Inriktning
Barnkonventionens principer ska beaktas och prövas i beslut och frågor som rör flickor och pojkar i samtlig kommunal verksamhet
Mål Stärka flickors och pojkars rättigheter
Ovanstående inriktning och mål är i verksamhetsplanen för 2014 kommunövergripande vilket innebär att samtliga sektorer ska arbeta med inriktningen och målet. Av kommunens svar på ställda frågor framgår att det genomförts ett samråd med samtliga sektorer där resultat jäm- fördes och aktiviteter viktades. Utifrån detta arbete blev den sammanfattande bedömningen en måluppfyllelse per kvartal tre som var grön/gul.
Sektor lärande arbetar med barnkonsekvensanalyser. Syftet med barnkonsekvensanalyser är att säkerställa att barns rättigheter beaktas i beslutsfattandet inom sektorn. Gymnasiesko- lan arbetar med genus och en utvecklad mentorsroll. Under kvartal tre har det inom gymna- sieskolan planerats för ett projekt som syftar till att höja pojkars läskunskap. Inom Kultursko- lan pågår ett integrationsprojekt för ensamkommande flyktingbarn. Utifrån dessa aktiviteter bedömde sektor lärande att måluppfyllelsen per kvartal tre var grön/gul.
Sektor stöd och omsorg arbetar utifrån modellen Barns Behov i Centrum (BBIC) som är ett system för handläggning, dokumentation och uppföljning av barnärenden. BBIC bygger på FN:s barnkonvention samt principen om att barns bästa ska prövas i alla beslut som berör barn och unga. Inom försörjningsstödsärenden där BBIC inte är tillämpligt förs enligt sektorn en kontinuerlig diskussion för att beakta barnets bästa. Socialtjänsten har inlett ett samarbete med sektor lärande i individärenden. Syftet med samarbetet är att kunna erbjuda familjer sektorsövergripande helhetslösningar. Vidare har sektor stöd och omsorg etablerat ett bo- ende för ensamkommande flyktingbarn. Sektorns bedömning utifrån genomförda aktiviteter resulterade i en måluppfyllelse som var gul/röd per kvartal tre.
Sektor samhällsbyggnad har genomfört en kartläggning avseende hur elever rör sig mellan skolorna i kommundelen Gråbo. Sektorn har bedrivit projektet ”I barnens fotspår” som inne- burit att flera gång- och cykelvägar fått ny belysning för att göras tryggare för barn och unga.
Vidare har sektorn genomfört en workshop i Floda för att beakta barns åsikter om den fram- tida lekparken som ska byggas. Utifrån dessa aktiviteter bedömde sektorn att måluppfyllel- sen per kvartal tre var gul/röd.
Sektor infrasupport har arbetat med att se över den kommunala upphandlingspolicyn som anger att varor ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med FN:s barnkon- vention. Måluppfyllelsen per kvartal tre var grön/gul. Beslutet avseende måluppfyllelse fatta- des först i dialog mellan verksamhetsutvecklare och sektorchef för att sedan diskuteras på kommungemensam nivå under ledning av förvaltningscontroller.
Inriktning Förstärka arbetet kring elever i behov av särskilt stöd
Mål Antalet barn i förskolegrupper ska minska
Uppdrag
Göra en översyn av hur elevhälsan ska stärkas långsik- tigt genom samarbete över verksamhetsområdena
Sektor lärande är ansvarig för att arbeta med ovanstående inriktning, mål och uppdrag. Inom ramen för arbetet med inriktningen uppger sektorn att det under året pågått ett arbete med att stärka och utveckla elevhälsoteamen vid skolorna. Syftet med arbetet är att skapa en elevhälsa som arbetar mer förebyggande. Det uppges även pågå ett arbete inom gymnasie- skolan med att utveckla specialpedagogiken för att alla elever ska få en god utbildning.
Måluppfyllelsen bedömdes per kvartal tre vara gul/röd då detta arbete inletts men även be- räknades pågå under 2015.
Inom ramen för arbetet med målet uppger sektorn att de arbetar med att genomföra barn- konsekvensanalyser. Enligt de allmänna råd som finns för förskolan ska förskolegruppernas storlek förhålla sig till barnkonsekvensanalyserna. Vid tiden för färgsättningen av målet upp- ger sektorn att det inte fanns någon statistik tillgänglig för att mäta antalet barn i förskole- grupperna. Sektorn valde därför en måluppfyllelse om gul/röd.
Inom ramen för uppdraget har sektorn, utöver arbetet med att utveckla elevhälsan, även sett över hur övergången mellan grund- och gymnasieskolan kan underlättas för eleverna. Sek- torn uppger att ungdomar vid Ungdomscentralen, där flera verksamheter samlas skapar ett ökat stöd för ungdomarna. Vid kvartalsrapport tre blev måluppfyllelsen gul/röd vilket enligt sektorn berodde på att arbetet endast var påbörjat men skulle fortsätta.
Mål Ta tillvara den resurs som invandrade kvinnor och män utgör i form av kompetens och entreprenörsanda
Samtliga sektorer förutom sektor samhällsbyggnad har arbetat med målet. Sektor lärande är huvudman för en omvårdnadsutbildning med språkstöd som erbjuds inom vuxenutbildningen.
Syftet med utbildningen är att den ska leda till ökad anställningsbarhet för deltagarna. Sek- torn angav måluppfyllelsen som gul/röd mot bakgrund av att omvårdnadsutbildningen endast berör en del av sektorns verksamheter.
Sektor stöd och omsorg har genomfört en språkinventering bland personalen inom äldre- omsorgen. Syftet med språkinventeringen är att få en översikt över personalens språkkun- skaper för att kunna möta brukare med olika språk. Sektorn uppger att arbetet med att nå målet är inlett genom språkinventeringen, men att sektorn inte ser någon positiv trend. Därför bedömde sektorn måluppfyllelsen som gul/röd.
Sektor infrasupport har arbetat med att se över kommunens mångfaldspolicy. Sektorn upp- ger att arbetet är i sitt slutskede varpå sektorn bedömde måluppfyllelsen som grön/gul.
3.6.2. Kopplingen mellan inriktningar, mål och uppdrag
Vid kontakt med kommundirektör framgår att det inte är helt tydligt hur inriktningar, mål och uppdrag är sammankopplade. Kommundirektören uppger att förvaltningen har en mängd politiska beslut att förhålla sig till. För att hantera dessa beslut arbetar förvaltningen med att strukturera inriktningarna, målen och uppdragen utifrån de förutsättningar som politiken angi- vit. Detta förfarande innebär enligt kommundirektören att de blir svårt att tydligt följa hur flera inriktningar, mål och uppdrag är sammankopplade.
3.6.3. Vår bedömning
Utifrån uppföljningen kan vi konstatera att det i flera fall är svårt att följa hur genomförda akti- viteter resulterar i den färg inriktningen, målet eller uppdraget får i kvartalsrapporter och års- bokslut. Vid föregående års uppföljning konstaterades att det framförallt var svårt att skilja på
”arbetet inlett (gul/röd)” samt ”delvis uppfyllt/positiv trend (grön/gul)”. Av vår bedömning framgick då att de i flera fall var en subjektiv bedömningsfråga vilken färg inriktningen, målet eller uppdraget fick. Denna bedömning kvarstår fortfarande.
Vi noterar även att det i flera fall är svårt att se en tydlig koppling mellan inriktningar, mål och uppdrag i verksamhetsplanen.
4. Kommunstyrelsens svar på revisionsrapporter från 2013
Nedan redogörs för kommunstyrelsens svar på revisionsrapporter från de fördjupade granskningar som genomfördes under 2013. För granskning av styrning och uppföljning inom hemtjänsten redovisas även individnämndens svar.
4.1. Granskning av processen för föreningsbidrag
Syftet med granskningen var att granska processen för föreningsbidrag samt vilken kontroll och uppföljning som sker av de föreningar som erhåller bidrag. Utifrån granskningens revis- ionsfrågor och grunderna för ansvarsprövning bedömdes att kommunstyrelsen kan utveckla sin styrning av kultur- och fritidsverksamheten. Vidare framkom att kommunstyrelsen kan tillse att den uppföljning och kontroll som sker av föreningar och av lämnade föreningsbidrag är tillräcklig i förhållande till verksamhetens omfattning.
Revisionen rekommenderade kommunstyrelsen att:
Fastställa och kommunicera mål för kultur- och fritidsverksamheten utifrån kommunfullmäktiges viljeinriktning, mål och uppdrag.
Se över och vid behov revidera och komplettera de styrdokument som finns. Detta för att säkerställa en ändamålsenlig styrning av verksamheten.
Tillse att det sker en riskanalys i samband med översynen av bidragsreglerna. Detta för att synliggöra vad olika förslag kan komma att ge för effekter/konsekvenser.
Tydliggöra vilken uppföljning och kontroll som ska ske inom verksamheten samt hur och av vem kontroller ska genomföras.
4.1.1. Kommunstyrelsens svar på granskningen
”Fastställa och kommunicera mål för kultur- och fritidsverksamheten utifrån kommun- fullmäktiges viljeinriktning, mål och uppdrag.”
Rekommendationen beaktas i den ordinarie processen kring mål och politisk styrning av kommunens verksamhet. Beredningen för kultur och fritids pågående uppdrag innebär att de tidigare styrdokumenten Kulturplan och Kulturvision från 2003 samt det Föreningspolitiska programmet ska kunna ersättas. De pågående uppdragen är: ”En aktiv fritid utifrån Vision 2025” samt att ”belysa kulturens roll i Lerums kommun utifrån perspektivet Vision 2025”.
”Se över och vid behov revidera och komplettera de styrdokument som finns. Detta för att säkerställa en ändamålsenlig styrning av verksamheten.”
En översyn av gällande regelverk kring föreningsbidrag inom kultur- och fritidsområdet på- går. Syftet är att ta fram regler anpassade till kommunens nuvarande organisation samt att underlätta för föreningar genom regler som ligger mer i linje med det nationella regelverket.
Frågan om förändrade bidragsregler avseende ungdomsorganisationer i Lerums kommun kommunicerades med kommunstyrelsens arbetsutskott i juni och ett förslag som även inne- fattar översyn av lokalhyra och lokalsubventioner kommer att kommuniceras i kommunstyrel-
sens arbetsutskott den 30 oktober 2013. Förslag till förändrat stöd till kulturföreningar kom- mer att presenteras senare under hösten 2013.
”Tillse att det sker en riskanalys i samband med översyn av bidragsreglerna. Detta för att synliggöra vad olika förslag kan ge för effekter/konsekvenser.”
Sektor lärande har för avsikt att bifoga en analys av effekter och risker i samband med att förslag till nya bidragsregler för ungdomsorganisationer respektive kulturföreningar presente- ras.
”Tydliggöra vilken uppföljning och kontroll som ska ske inom verksamheten samt hur och av vem kontrollen ska genomföras.”
I dagsläget sker uppföljning och kontroll främst genom den regelbundna kontakt som finns mellan föreningar och personal i kultur och fritid i det ordinarie arbetet. Dessutom görs stick- provskontroller i den mån det finns misstanke om att underlag för bidrag inte stämmer eller att föreningen inte sköter de åtagande som man förbundit sig. Riksidrottsförbundet gör årlig- en stickprovskontroller i ett stort antal föreningar för att i viss mån säkerställa att lämnade uppgifter är korrekta och att de styrande regler som finns följs. Dessa regler avser exempel- vis jämställdhet, doping, sexuella trakasserier. Två till tre föreningar i Lerum brukar genomgå denna granskning från Riksidrottsförbundet.
Sektor lärande gör bedömningen att de ovan beskrivna processerna kring uppföljning och kontroll av verksamheten behöver säkerställas och systematiseras. Regelbundna stickprovs- kontroller ska läggas in som en punkt i det systematiska kvalitetsarbetet och återrapporteras till kommunstyrelsen i samband med den särskilda verksamhetsuppföljningen. Utöver detta ska det tas med i sektor lärandes internkontrollplan för 2014.
För att ytterligare utveckla kvaliteten i verksamheten, vilket även till viss del påverkar kontroll och uppföljning av föreningsbidragen, pågår en översyn av organisationen av kultur och fritid samt en fortsatt implementering och utveckling av det systematiska kvalitetsarbetet.
4.2. Granskning av försäljning av Frödings förskola
Syftet med granskningen var att granska försäljningen av Frödings förskola. Granskningen avgränsades till att granska på vilka grunder beslutet om försäljning av förskolan fattades samt vilka rutiner och stöd det fanns kopplade till försäljning och bedömning av värde av kommunens fastigheter. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor samt grunderna för ansvarsprövning bedömdes att det funnits brister i beslutsprocessen vid försäljningen av Frödings förskola, vilka sektor samhällsbyggnad också själva uppmärksammat. Därtill visade granskningen att det vid försäljningstillfället inte varit helt klart om förskolan var att betrakta som fast eller lös egendom, vilket påverkar vem som hade rätt att fatta beslut om försäljning- en. Lerums kommun saknade också riktlinjer för försäljning av tillgångar och kommunstyrel- sen bedömdes inte ha säkerställt en tillräcklig styrning och kontroll i detta avseende.
Revisionen rekommenderade kommunstyrelsen att:
Tillse att riktlinjer för försäljning av tillgångar tas fram som exempelvis ger stöd för vad som är att betrakta som fast respektive lös egendom, vilken instans som bör fatta beslut samt hur en försäljning ska genomföras.
4.2.1. Kommunstyrelsens svar på granskningen
”Tillse att riktlinjer för försäljning av tillgångar tas fram som exempelvis ger stöd för vad som är att betrakta som fast respektive lös egendom, vilken instans som bör fatta beslut samt hur en försäljning ska genomföras.”
Ett förslag till rutiner vid försäljning av fast eller lös egendom (och därmed förslag till föränd- rad delegationsordning) har tagits fram och presenterades för kommunstyrelsen 24 septem- ber 2014.
Översyn av myndighetsarbetet på bygglovsenheten har genomförts och rutiner skärpts.
Samtliga ärenden har granskats och gåtts igenom. Vidare har miljö- och byggnadsnämnden upprättat rutiner för att regelbundet gå igenom tillsynsärenden och tidsbegränsade bygglov.
Ett nytt ärendehanteringssystem har också införts som underlättar hanteringen.
4.3. Granskning av styrning och uppföljning inom hemtjänsten
Syftet med granskningen var att granska hur kommunstyrelsen säkerställer en ändamålsen- lig styrning och uppföljning inom hemtjänsten. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrå- gor samt grunderna för ansvarsprövning bedömdes att kommunstyrelsen på en övergripande nivå har säkerställt en tillräcklig styrning och uppföljning för att kunna följa hur sektorns eko- nomi och verksamhet utvecklas. Revisionen bedömde dock att kommunstyrelsen bör ut- veckla sin styrning avseende hemtjänstens verksamhet samt tillse att uppföljningen utveck- las. Detta för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt.
Revisionen rekommenderade kommunstyrelsen att:
Tillse att kommunstyrelsen även i fortsättningen får en kontinuerlig uppföljning kring sektorns ekonomi och verksamhet samt följa upp vilka effekter vidtagna åtgärder ger.
Tillse att enhetschefer blir delaktiga i framtagandet av underlag inför budgetarbetet. Detta för att säkerställa att underlaget ger en rättvisande bild av verksamheten och dess utmaningar.
Tillse att den ekonomiska planeringen inom hemtjänsten utvecklas, bland annat genom att riktlinjer och rutiner tas fram.
Tillse att sektorns arbete med att bryta ner och följa upp mål sker på ett strukturerat sätt samt att det genomsyrar alla nivåer. Arbetet bör även dokumenteras.
Följa hur sektorns arbete med att utforma ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete fortskrider.
Tillse att riktlinjer och anvisningar tas fram avseende uppföljningen av hemtjänsten. Detta för att säkerställa att den sker på ett enhetligt sätt samt för att säkerställa att den är tillräcklig med avseende på innehåll, omfattning och kvalitet.
Tillse att det sker en uppföljning av den rutin som finns framtagen avseende återrapportering vid brukares frånvaro.
Revisionen rekommenderade individnämnden att:
Tillse att pågående översyn och revidering av vägledningen för biståndsbeslut färdigställs.
Detta för att säkerställa att handläggningen sker på ett enhetligt och rättssäkert sätt.
Tillse att det sker en regelbunden uppföljning/omprövning av beviljade biståndsbeslut.
Detta för att säkerställa att avgifter inte tas ut av brukare för tjänster som inte utförs och för att ersättning till utförare endast utgår för insatser som brukaren har behov av.
4.3.1. Kommunstyrelsens svar på granskningen
”Tillse att kommunstyrelsen även i fortsättningen får en kontinuerlig uppföljning kring sektorns ekonomi och verksamhet samt följa upp vilka effekter vidtagna åtgärder ger”
Sektorn kommer även under 2014 månadsvis redovisa ekonomisk uppföljning samt redovis- ning av effekter av åtgärder, både vad gäller myndighetsutövning och hemtjänst i egen regi.
”Tillse att enhetschefer blir delaktiga i framtagandet av underlag inför budgetarbetet”
Rekommendationen är inte i linje med en beställar- utförarorganisation med utförare i både egen och privat regi. Sektorn bör istället i så hög utsträckning som möjligt likabehandla alla utförare. Budgetarbetet för hemtjänst i egen regi leds av verksamhetschef, och samtliga en- hetschefer är involverade.
”Tillse att den ekonomiska planeringen inom hemtjänsten utvecklas, bland annat ge- nom att riktlinjer och rutiner tas fram”
Hemtjänsten har arbetat aktivt och framgångsrikt med effektiviseringar under 2012 och 2013 och klarar idag att bedriva verksamheten kostnadseffektivt. Riktat stöd och kompetensut- veckling i uppdraget att driva en intäktsfinansierad verksamhet startar i vår. I arbetet ingår att revidera och skapa ändamålsenliga rutiner och arbetssätt för verksamheten.
”Tillse att sektorns arbete med att bryta ner och följa upp mål sker på ett strukturerat sätt samt att det genomsyrar alla nivåer. Arbetet bör även dokumenteras.”
Sektorns arbete med mål och uppdrag har varit ett identifierat förbättringsområde under 2012 och 2013. Idag sker arbetet på ett betydligt mer strukturerat och väldokumenterat sätt, inte minst vad gäller dokumentation. Målet för 2014 är att alla personalgrupper på APT (arbets- platsträffar) och liknande forum ska involveras i arbetet.
”Följa hur sektorns arbete med att utforma ett ledningssystem för systematiskt kvali- tetsarbete fortskrider.”
Sektorn planerar att rapportera ovanstående till kommunstyrelsen under maj månad 2014.
”Följa hur Individnämndens arbete med att se över och revidera vägledningen för bi- ståndsbeslut fortgår.”
Individnämnden fattade 24 mars 2014 beslut om nya vägledande bestämmelser för hem- tjänst.
”Tillse att riktlinjer och anvisningar tas fram avseende uppföljningen av hemtjänsten, samt tillse att det sker en uppföljning omprövning av beviljade beslut och en uppfölj- ning av den rutin som finns framtagen avseende återrapportering vid brukares från- varo.”
Myndighetsavdelningen arbetar med att skapa och revidera rutiner och arbetssätt för följ- samhet till de vägledande bestämmelsernas krav på uppföljning, både på individ- och över- gripande nivå.
”Tillse att pågående översyn och revidering av vägledningen för biståndsbeslut fär- digställs.”
Individnämnden fattade 24 mars 2014 beslut om nya vägledande bestämmelser för hem- tjänst.
”Tillse att det sker en regelbunden uppföljning/utvärdering av beviljade biståndsbe- slut.”
Individnämnden har begärt en genomgång av samtliga ärenden med hemtjänstinsatser mot- svarande sex timmar eller mer per dag. Det vill säga de ärenden där man i de nya vägle- dande bestämmelserna ska erbjuda plats i särskilt boende.
Individnämnden kommer också att följa de beslut som eventuellt kommer överklagas och där domen går emot nämnden och analysera dessa.
Individnämnden har tillsammans med verksamhetschef för område myndighet en dialog om delegationen gällande omfattande ärenden samt ärenden som kräver särskild konsekvensa- nalys. Det vill säga ärenden där nämndens synpunkter och vägledande bestämmelser är viktiga för framtida likartade beslut.
4.3.2. Kompletterande frågor på kommunstyrelsens svar
Kommunrevisionen önskade i brev daterat den 10 september 2014 att få ett mer utvecklat svar på vilka åtgärder som individnämnden och kommunstyrelsen vidtar med anledning av de rekommendationer som lämnades i granskningen. Kommunrevisionen ställde följande kompletterande frågor och fick efterföljande svar:
Hur planerar individnämnden att tillse att det regelbudet sker en uppföljning och omprövning av beviljade beslut?
Nämnden svarar att de vid tre tillfällen per år slumpmässigt ska välja ut 25 ärenden som granskas utifrån följande frågeställningar:
Beviljade insatser i relation till den enskildes behov.
Insatsens omfattning i förhållande till individnämndens vägledande bestämmelser.
Omprövning av beslutet, tidsintervall.
Förändring av beslutet vid omprövning/uppföljning.
Har beslutet om särskilt boende övervägts vid omfattande beslut om hemtjänst (120- 170 timmar).
Resultatet av denna uppföljning ska presenteras för individnämnden vid deras sammanträ- den i februari, juni och november varje år.
På vilket sätt är lämnad rekommendation inte i enlighet med en beställar- och utfö- rarorganisation?
Hur är enhetscheferna numera involverade i budgetarbetet?
Sektorns svar avsåg budgetprocessen på övergripande nivå. Där ingår inga enhetschefer direkt, däremot indirekt genom den verksamhetschef som ansvarar för området, alltså även verksamhetschefen för hemtjänst i egenregi.
I beslut som rör förfrågningsunderlag enligt LOV och ersättningsnivåer till hemtjänstutförare uppfattar vi att det inte är möjligt att behandla verksamheten i egenregi på annat sätt än pri- vata utförare av hemtjänst. Samverkansformer mellan sektorns ”beställardel” och samtliga utförare finns, och utvecklas kontinuerligt. Ansvarig för detta arbete är sektorns kvalitetscon- troller.
På verksamhets- och enhetsnivå är verksamhetschef för hemtjänst i egenregi ansvarig för att involvera enhetscheferna i verksamhetens budgetarbete, vilket också sker.
Att ansvara för en intäktsfinansierad verksamhet är naturligtvis väsenskilt på många sätt jäm- fört med en traditionell rambudget, och ställer stora krav på hela verksamheten och dess stödresurser, främst ekonomer. I samtal med enhetschefer framkommer att det är denna skillnad de velat förmedla i intervjun med revisorerna. Förändringen har inneburit en stor utmaning för alla medarbetare. Verksamhets- och enhetschefer planerar och bemannar uti- från nuläget och förväntade intäkter.
Finns det en fastställd tidsram för arbetet med att utveckla och revidera riktlinjer och rutiner för den ekonomiska planeringen?
Sektorn har ingen tidsram för ovanstående, arbetet med att utveckla och säkra sektorns pro- cesser kring budget och ekonomisk uppföljning har pågått sedan sektorn bildades och pågår fortfarande. Bedömningen är att arbetet kommer att pågå fortlöpande, med utarbetande av nya och revidering av befintliga rutiner, kompetensutveckling till enhetschefer och så vidare.
Ett årshjul har skapats och presenterats för samtliga chefer och en handbok växer fram. Sta- tistik och nyckeltal sammanställs månatligen och utvalda nyckeltal, till exempel antalet be- ställda hemtjänsttimmar, presenteras för kommunstyrelsen. All information är tillgänglig för samtliga chefer via Intranätet.
Hur har arbetet med nedbrytning och uppföljning av mål fortskridit hittills under året?
På vilket sätt dokumenteras arbetet med att bryta ner och följa upp de övergripande målen i budget och verksamhetsplan?
Sektorledningen går igenom mål och uppdrag tillsammans med särskilt utsedd utvecklings- ledare. Dessa fördelas sedan till sektorchef eller en eller flera verksamhetschefer. Fördel- ningen dokumenteras.
Respektive verksamhetschef hanterar sedan sina uppdrag i den egna ledningsgruppen (en- hetschefer) och vidare ut i verksamheterna, till exempel på arbetsplatsträffar. En brist är att dokumentationen av respektive verksamhets handlingsplaner inte har standardiserats.
Utvecklingsledaren samordnar också sektorns kvartalsrapportering gällande mål och upp- drag. Till rapporten för kvartal 3 prövas ett nytt arbetssätt med strukturerade intervjuer där utvecklingsledaren ansvarar för dokumentationen.
Har en återrapportering skett till Kommunstyrelsen och hur fortskrider arbetet med att fördela ut utarbetade rutiner i verksamheterna?
Sektorn lämnade en lägesrapport till Kommunstyrelsen 4 juni 2014. Arbetet fortskrider, både i sektorledningen och i respektive verksamhet. MAS/MAR2-handbok ligger sedan hösten 2012 på kommunens hemsida, detta för att också privata utförare av hemtjänst ska ha lika lätt tillgång till rutiner, riktlinjer med mera. Aktuella exempel på kvalitetsarbete inom sektorn är reviderade rutiner för avvikelserapportering och utredning samt för anmälan om missför- hållanden, ”Lex Sarah”. Sektorns kvalitetscontroller ansvarar för spridning av denna typ av information till berörda, både skriftligen och personligen med besök i berörd ledningsgrupp.
Har en återrapportering skett till kommunstyrelsen kring införandet av de nya väg- ledande bestämmelserna?
Återrapportering har skett till kommunstyrelsen 2 april 2014 samt 14 maj 2014.
Har kommunstyrelsen tillsett att rutiner tas fram för en mer detaljerad uppföljning av hemtjänstens kostnader?
Sektorn rapporterar månatligen, liksom för övriga verksamheter, ekonomiskt utfall och pro- gnos för hemtjänstverksamheten i egenregi.
Sektorn fick i december 2011 i uppdrag att, utifrån rapporten ”Rekommendationer avseende kostnadsbesparande åtgärder inom Sektor vård och omsorg” genomföra kostnadseffektivise- ringar, främst i utförardelen av hemtjänsten. I enlighet med rapporten har bland annat:
Ett hemtjänstdistrikt avvecklats för att uppnå kostnadseffektivitet.
Digitala lås införts.
Olika metoder och IT-stöd för insatsplanering prövats.
Funktionsindelning (inköp) införts i de distrikt det bedömts som lämpligt.
Det ekonomiska ansvaret för beställning av hemtjänst överförts till Myndighetsavdel- ningen.
Ovanstående har vid ett flertal tillfällen rapporteras till kommunstyrelsen.
2 Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR).
Volymen beställda hemtjänsttimmar har under flera år legat över budget, vilket efter genom- lysning bland annat resulterade i de nya vägledande bestämmelserna för hemtjänst. Sektorn rapporterar antal beställda hemtjänsttimmar månatligen till kommunstyrelsen.
Verksamheten hemtjänst har kontinuerlig kontroll och uppföljning av utvecklingen gällande antalet beställda timmar per distrikt. Handlingsplaner för att anpassa personalgruppernas storlek finns och revideras utifrån antalet beställda timmar och det ekonomiska utfallet. För att enhetscheferna ska kunna få ett verkligt IT-stöd i detta arbete krävs fungerande plane- rings- och schemaläggningssystem som är integrerade med personalsystemet. I samband med införandet av sektorns nya verksamhetssystem kommer också ett nytt planeringssystem att införas. Idag pågår ett arbete med integration mellan löne- och schemaläggningssystem och i nästa skede kommer även planeringssystemet att integreras.
Finns det en fastställd tidsram för myndighetsavdelningens arbete med att skapa och revidera rutiner och arbetssätt för följsamhet till de vägledande bestämmelser- nas krav på uppföljning av beslutade insatser?
Individnämnden fattade beslut om nya vägledande bestämmelser 24 mars 2014. Sektorns arbete med förändring av rutiner och arbetssätt startade omedelbart, och idag finns rutiner och arbetssätt för uppföljning och omprövning av beslut. Individnämnden beslutade 16 okto- ber 2014 om hur återrapportering till nämnden skall ske:
25 ärenden väljs slumpmässigt ut vid tre tillfällen varje år – januari, maj och oktober – och redovisas utifrån följande frågeställningar:
- Beviljade timmar i relation till den enskildes behov och Individnämndens Väg- ledande bestämmelser?
- Har ärendet omprövats? Inom vilket tidsintervall?
- Har insatsen förändrats utifrån omprövningen/uppföljningen?
- Om insatsen omfattar hemtjänst 120 – 170 timmar har frågan om SÄBO väckts och övervägts?
4.4. Fördjupad uppföljning av 2011 års granskningar
Syftet med uppföljningen var att granska hur kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden arbetat vidare utifrån tidigare revisionsrapporters rekommendationer och styrelsens och nämndens avlämnade svar.
Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden i stort vidtagit åtgärder utifrån tidigare rekommendationer. Uppföljningen visade att det finns områden där tidigare rekommendationer kvarstår och där det behövs ytterligare åtgärder för att svara upp mot tidigare ställda rekommendationer.
Utifrån granskningens revisionsfrågor kvarstod enligt revisorernas bedömning framförallt följande områden att arbeta vidare med:
Överförmyndarnämnden bör säkerställa och följa upp att granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar genomförs i enlighet med de beslutade och dokumenterade riktlinjerna.
