Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun S:t Persgatan 19 011-15 00 00 011-15 10 90 it-enheten@norrkoping.se
IT-enheten Internet
601 81 Norrköping www.norrkoping.se
Handläggare, titel, telefon
Terri Henkul, Utbildningsansvarig 011-151791
Instruktionsbok för moderatorer i NK Kommunikation (Gull-Olle)
Skriven för FirstClass version 9.126
Innehåll
1. Inledning...3
2. Moderatorns ansvar och uppgifter...3
2.1 Administration av struktur och innehåll...4
2.2 Hantering av användare och behörigheter...4
2.3 Ansvar för innehållet inklusive rensningsrutiner ...4
2.4 Kontaktperson mellan användare och systemförvaltning ...5
2.5 Vara ett lokalt stöd för konferensens användare ...5
3. Att bygga upp konferensen ...5
3.1 Var bygger jag? ...5
3.2 Att lägga upp en struktur ...6
3.3 Skapa innehållet ...6
3.3.1 Konferens eller mapp ...7
3.3.2 Kalendrar ...7
3.3.3 Kontaktdatabas ...7
3.3.4 FirstClass-dokument...7
3.4 Se till att användarna inte sabbar innehållet ...8
3.5 Se till att användarna kommer åt innehållet ...8
3.5.1 Moderatorns verktyg för behörigheter ...8
3.5.2 Behörigheter för allt i konferensen...9
3.6 Snygga till det lite...11
3.6.1 Ändra bakgrunden ...12
3.6.2 Ändra ikoners utseende ...12
3.6.3 Delad vy i en konferens...12
3.6.4 Annan stil och storlek på ikonerna i en konferens ...13
3.6.5 Övrigt...13
4. Bilagor ...13
1. Inledning
I NK Kommunikation (Gull-Olle) finns möjligheten att skapa elektroniska mötesplatser (konferenser) för olika grupper av användare. Det kan vara en intressegrupp som till exempel konstklubben med medlemmar i olika funktioner på olika enheter eller skolor, eller det kan vara alla eller delar av användare inom en enhet eller skola.
Gemensamt för alla dessa konferenser är att det skall finnas en moderator, en utpekad ansvarig person för konferensen.
2. Moderatorns ansvar och uppgifter Som moderator ansvarar du för konferensen:
Administration av struktur och innehåll
Hantering av användare och behörigheter
Ansvar för innehållet, inklusive rensningsrutiner
Kontaktperson mellan användare och systemförvaltning
Vara ett lokalt användarstöd för konferensens användare Som moderator förutsätter vi också att du aktivt hjälper till att sprida kunskap om och inspirera till användning av NK Kommunikation.
All administration av den egna konferensen hanteras i en särskild konferens som du fått tillgång till som moderator. Den ligger på ditt skrivbord i NK Kommunikation och heter just Moderatorkonferens.
Bild 1: Ikonen Moderatorkonferens
2.1 Administration av struktur och innehåll
Moderatorn ansvarar för att ”bygga” konferensen, och underhålla dess struktur. Detta görs i den så kallade byggarmappen (se Bild 2), som ligger i moderatorkonferensen.
Bild 2: Ikonen Byggarmapp
I byggarmappen finns sedan ”din” konferens, bland andra konferenser med moderatorer.
Du har endast behörighet att öppna din egen konferens. Fortsättningsvis kommer vi att använda UtbildningsKonferens som exempel, men alla konferenser utgår från samma modell.
Mer om hur du bygger din konferens kommer nedan, men innan du kan göra detta måste strukturen inrättas och en behörighetsgrupp för dina användare skapas. Detta görs av oss inom systemförvaltningen när anmälan om en gemensam konferens görs.
2.2 Hantering av användare och behörigheter
Som moderator ansvarar du också för vilka användare som har tillgång till din konferens och vad de kan göra i konferensen genom att fastställa behörigheter på olika sätt.
Behörigheter styrs på två sätt, antingen genom att användaren tillhör en grupp med viss behörighet, eller att användaren personligen tilldelas en viss behörighet.
Vi eftersträvar att så långt det är möjligt styra behörigheter genom att tilldela användaren medlemskap i en grupp. När gruppen för din konferens skapas enligt ovan, så styr detta alltså att de som du senare gör till
medlemmar i gruppen kommer att kunna se och komma åt din konferens.
2.3 Ansvar för innehållet inklusive rensningsrutiner
Du har också ett ansvar för att innehållet i din konferens är aktuellt, följer kommunens policy och riktlinjer samt svensk lagstiftning.
Tänk på de särskilda regler som gäller för PUL, om du planerar att i konferensen ha namn och adressinformation.
I ansvaret för innehåll ingår också att rensa och städa undan inaktuellt material, samt i det avseendet följa NK Kommunikations
dokumentarkiveringsplan.
2.4 Kontaktperson mellan användare och systemförvaltning Användarna av din konferens skall vända sig till dig med frågor kring konferensen och innehållet, likaväl som vi kommer att vända oss till dig med systemförändringar eller andra beslut som påverkar din konferens.
2.5 Vara ett lokalt stöd för konferensens användare
Dina användare skall också vända sig till dig i första hand avseende support kring din konferens och funktionerna kring denna.
3. Att bygga upp konferensen
3.1 Var bygger jag?
Du öppnar din konferens i byggarmappen precis som vanligt genom att dubbelklicka på den. I konferensen hittar du två ikoner. Den ena är den konferens som dina kollegor kommer att se på sitt skrivbord (NK
Kommunikations skrivbord, inte skrivbordet i Windows). Den andra ikonen är det verktyg du använder för att ge dem behörigheter till konferensen och ta bort behörigheter till konferensen (egentligen för att lägga till dem i gruppen).
Övrig yta på denna nivå kan du använda hur du vill men förslagsvis är det här du bygger upp och strukturerar det du ska ha i konferensen innan du lägger upp det där för beskådning av konferensens deltagare.
I exemplet i Bild 3 har vi delat upp konferensen (via menyn Visa/Dela/Dela horisontellt) i två delar där vi har originalkonferensen och verktyget i den övre delen medan vi använder den nedre delen till att bygga upp och experimentera med innehållet innan vi lägger ut det.
Bild 3: Exempel på konferens
3.2 Att lägga upp en struktur
Vad man ska ha för struktur på sin konferens är det bara man själv (och antagligen i samarbete med dem som ska använda konferensen) som kan bestämma. Strukturen kan vara allt från en enkel konferens där ni vill dela information om möten, utbildningar eller liknande, till en avancerad struktur med bokningsbara mötesrum, kallelser till kontorsmöten, underkonferenser för avdelningar, gemensamma sändlistor, diskussionsforum mm.
Ett bra tips om man ska ha avancerade strukturer är att först skissa strukturen på papper innan man sätter igång med själva byggandet. Som bilaga sist i denna handbok hittar du ett exempel på en väldigt enkel skiss med några exempel på vad man kan använda en gemensam konferens till.
3.3 Skapa innehållet
Enklaste sättet att skapa ett nytt objekt (konferens, mapp, kontaktdatabas eller kalender) är att högerklicka på ytan där man vill skapa objektet. Man blir då tyvärr begränsad eftersom kalender inte går att skapa på detta sätt.
Går man istället in under Arkiv/Nytt så kan man därifrån skapa alla de ovan nämnda.
Medan man håller på att skapa innehåll och bygga upp strukturen kan det vara lämpligt att användarna inte ser innehållet. Enklast är att man bygger
upp allt utanför den gemensamma konferens som delas ut till användarna, för att flytta in det däri när man är nöjd med resultatet.
Det finns som tidigare nämnt, fyra olika slags objekt man kan skapa i sin konferens. Dessa är kalender, mapp, kontaktdatabas (adressbok) och konferens (jodå, man har konferenser i konferenserna).
3.3.1 Konferens eller mapp
En konferens till skillnad mot en mapp, kan man skicka e-post till medan en mapp bara är en dum behållare. En konferens kan man sätta behörigheter på, det kan man inte på mappar, utan de får behörighet utifrån det objekt de ligger i. En konferens lämpar sig att skapa andra objekt i, det gör inte alltid mappen.
3.3.2 Kalendrar
I moderatorstyrda konferenser kan man ha gemensamma kalendrar. Man kan exempelvis lägga in alla kontorsmöten, vårens och höstens kickoff, planeringsdagar mm i en kalender, boka ett konferensrum i en annan kalender, boka bilen i en tredje kalender osv.
(Vi tillhandahåller även kurser för kalenderfunktionen för ”vanliga”
användare, alltså även icke-moderatorer.)
3.3.3 Kontaktdatabas
Man kan i den gemensamma konferensen ha en kontaktdatabas i vilken man skapar sändlistor som alla behöriga kan använda.
För att kunna använda sändlistorna genom att skriva en sändlistas namn som mottagare i ett mejl, måste användaren skicka ett alias av kontaktdatabasen till sitt skrivbord och sedan dra in det i sin egen adressbok.
3.3.4 FirstClass-dokument
FirstClass-dokument, till skillnad mot t.ex. word-dokument, behöver du inte spara på datorn mellan varje redigering, för att sedan ladda upp till den gemensamma konferensen efter varje redigering. Detta gör att FirstClass- dokument lämpar sig väldigt bra då ni behöver dokument som kommer att öppnas, redigeras och stängas många gånger av många personer, t.ex.
anmälnings-/deltagarlistor för personalens olika aktiviteter.
FirstClass-dokument skapar du enklast genom att högerklicka på tom yta där du vill ha dokumentet och välja ”Nytt dokument” ur listan som då visar sig. Du får då upp en dialogruta med olika dokumentmallar att välja från.
Dubbelklicka på den du vill ha.
Mallarna i övre delen av dialogrutan har olika bakgrunder medan de i nedre delen av dialogrutan (i skrivande stund endast två sådana mallar) även har visst fördefinierat innehåll som du kan ändra. (Har ni idéer om ytterligare mallar som även andra kan få användning av, säg till så tittar vi på
möjligheten.)
3.4 Se till att användarna inte sabbar innehållet
Som moderator av en konferens i NK Kommunikation är det din skyldighet att se till att användarna av den konferensen inte kan råka radera den eller underliggande objekt i den, av misstag.
Därför är det väldigt viktigt att du alltid låser konferenserna och allt därunder. Varje objekt som du lägger ut i konferensen ska låsas. Så länge det inte är låst finns det stor risk att det blir raderat. Det är du som
moderator som ansvarar för att alla objekt i din konferens blir låsta och därmed inte kan raderas. Lägger du ut ett objekt i konferensen och inte låser det och det blir raderat, då finns det inget att göra för att få tillbaka det.
Du låser ett objekt genom att högerklicka på ikonen och välja
”Egenskaper…” i listan som kommer upp. I fönstret som kommer upp bockar du i rutan ”Låst” och klickar på OK. Nu kan inte den
kalendern, kontaktdatabasen, konferensen eller mappen raderas av de som kan se den och dess innehåll.
Du kan se om ett objekt är låst eller inte genom att icke-låsta objekt har understrykning under sitt namn (gäller ej mapp och dokument). I Bild 4 ser du att kalendern för Stora konferensrummet är låst medan konferensen Våra logotyper och kalendern för Lilla konferensrummet inte är låsta. Vi ska alltså INTE ha understrykningar på objekt som ligger tillgängliga för användarna.
Bild 4: Exempel på låsta och icke låsta objekt
3.5 Se till att användarna kommer åt innehållet
3.5.1 Moderatorns verktyg för behörigheter
I Bild 3 kan du se en ikon som ser ut som ett hänglås, den heter Lägg till/Ta bort Terezas Users. Du har i din konferens en sådan motsvarande ikon. Den kan se ut som en guldnyckel, som en röd stämpel eller annat, men den heter alltid ”Lägg till/Ta bort … Users”. Den är ditt verktyg för att ge användarna behörighet till din konferens. När du dubbelklickar på den får du upp ett
fönster som heter ”ListaGrupper” (se Bild 5). Det kan ta några sekunder för hela listan att fyllas i om man har många deltagare i sin grupp.
Du kan redan i denna ruta välja att ta bort en eller flera deltagares
behörigheter från din konferens genom att bocka i rutan framför deras namn och sedan klicka på knappen ”Ta bort markerad”. Listan är sorterad på efternamn.
När du ska lägga till deltagare till din konferens klickar du på knappen
”Lägg till ny” och fönstret ”Sök” i Bild 5 visar sig då. I rutan sökord fyller du i namnet på den du vill ge behörighet till konferensen och trycker Enter, alternativt klickar på knappe ”Sök”. Alla de som matchar sökmönstret radas då upp nedanför, och du kan bocka i rutan framför den/de personer som du vill ge behörighet till konferensen och klicka på ”Lägg till markerade”.
Vad som egentligen händer ”i bakgrunden” när du lägger till någon är att användaren läggs till i en grupp. Denna grupp har behörighet till din konferens och får automatiskt din konferens upplagd på sitt skrivbord i NK Kommunikation. Gruppen heter oftast din konferens namn och tillägget Users. Du blir vid utbildningen informerad om namnet på din grupp.
Bild 5: ListaGrupper och Lägga till deltagare i gruppen
Ett tips till dig som ska lägga till många deltagare till gruppen: Eftersom fönstret ”ListaGrupper” uppdateras varje gång man klickar på ”Lägg till Markerade” i fönstret ”Sök” så kan det bli väldigt segt när man lägger till många deltagare. Gör då så att när du har fått upp fönstret ”Sök” så stänger du fönstret ”ListaGrupper” där bakom och har bara kvar ”Sök”. Du kan nu lägga till många användare i rad utan att datorn blir seg för det.
3.5.2 Behörigheter för allt i konferensen
Då din konferens skapas får din grupp automatiskt behörighet för den. Men alla objekt du lägger i konferensen får inte det per automatik. Så på varje objekt man skapar och vill att kollegorna ska kunna använda sig av, måste
man sätta behörigheter. Detta gör man enklast genom att högerklicka på ikonen och där välja ”Behörigheter…”.
I fönstret som kommer upp hittar man längst ner två rutor som heter ”Vem”
och ”Åtkomst”. Överst i ”Vem-listan” skriver man sitt eget namn och sätter fulla behörigheter till sig. Tänk på att fulla behörigheter även innebär att så som fönstret ser ut när du stänger det, så kommer det att se ut för övriga användare när de öppnar det. Vill du ta bort denna behörighet för dig själv, bocka ur alternativet ”Spara egenskaper för fönster och visning”.
Därunder skriver man namnet på gruppen som ska ha tillgång till objektet, alltså sin grupp och ger dem lämpliga behörigheter. Nedan ser du vad som kan vara lämpligt för de olika objekten.
Behörigheter för konferenser
På konferenser sätter man i de flesta fallen behörigheten ”Deltagare” eller
”Infohämtare” på gruppen. Infohämtare kan läsa allt som finns i
konferensen men inte mejla in till den, medan Deltagare även kan mejla in till konferensen. I Bild 6 ser du exempel på hur detta ser ut.
Bild 6: Exempel på behörigheter för en konferens
Behörigheter för kalendrar
Behörigheterna för kalendrar ser lite annorlunda ut än de för konferenser.
Lämplig behörighet för att kunna göra bokningar i en gemensam kalender är att man utgår från den fördefinierade behörigheten ”Boka+detaljer” och lägger till ”Skapa objekt”, ”Redigera objekt” och ”Öppna objekt” så att det blir enligt Bild 7. Åtkomsten kommer då automatisk att ändras till ”Annan”.
Denna behörighet innebär att man kan boka in egna händelser, ändra dem och ta bort dem. Man kan även se alla andra inbokade händelser men man kan inte ändra eller ta bort någon annans händelser.
Bild 7: Behörigheter för att kunna boka i en kalender
Behörigheter för kontaktdatabaser
Behörighet att sätta på deltagare i en gemensam kontaktdatabas är
lämpligtvis den fördefinierade behörigheten ”Öppna objekt” eller för de som även ska kunna lägga in fler sändlistor sätter man behörigheten ”Skapare”.
De som endast har möjlighet att Öppna objekt kan bara använda sig av sändlistorna.
Övriga behörigheter
Du avslutar alltid alla behörighetsformulär med att längst ner skriva in gruppen ”All Users” och ge dem behörighet ”Obehörig” eller ”Ingen åtkomst”.
Man kan även sätta behörigheter på enstaka personer, om man exempelvis vill att någon av kollegorna ska ha fler eller färre behörigheter än övriga i gruppen. Viktigt är då att man sätter den personen högre upp än personens grupp, i ”Vem-listan”. När en användare öppnar objektet läser systemet nämligen behörighetslistan uppifrån och ner, och när den hittar en
person/grupp som matchar med personen som öppnat objektet så ger den de behörigheterna till personen, oavsett om personen finns längre ner i listan, alternativt finns med i en grupp som är längre ner i listan.
3.6 Snygga till det lite
Man kanske inte tycker att innehållet är speciellt intressant eller lockande att titta på. Det man kan göra då är exempelvis någon av ändringarna i
kommande avsnitt. Viktigt att tänka på om du gör någon av nedanstående ändringar är att du måste se till att ändringen slår igenom fullt ut även hos övriga användare av konferensen. Gör så här: Högerklicka på
konferensen/ikonen du gjort ändringen i och välj behörigheter. I rutan som visar sig, strax under bocken för ”Publicera inte…” ser du rubriken ”Vy, Meddelandeinställningar mm” (se Bild 8), klicka på den lilla trekanten till vänster om rubriktexten så expanderar dialogrutan. Klicka nu i bocken för
”Använd vy från server” så är det helt säkert att de ändringar du gör slår igenom även hos övriga användare.
Bild 8: Använd vy från server
3.6.1 Ändra bakgrunden
1. Välj/skapa/ladda ner den bild du vill ha som bakgrund och se till att den är i formatet *.png eller *.jpg.
2. Öppna konferensen du ska ha den i och gå in under menyn Samarbeta/Regler.
3. Dra och släpp bilden du vill ha in i reglerna, stäng rutan.
4. Högerklicka på den bakgrund du vill ha bilden på och välj ”Ändra utseendeegenskaper…” och fliken ”Bakgrund”.
5. Bocka i ”Använd bakgrundsbild” och i listan väljer du din bild, klicka på OK.
Detta ändrar tyvärr inte bakgrundsbilden sedd via webb-inloggning, endast via klientinloggning. Väljer du däremot en bakgrund som ursprungligen finns i listan utan att ha gjort stegen 1-3 ovan, då syns bakgrunden även via webb-inloggning.
3.6.2 Ändra ikoners utseende
1. Högerklicka på den ikon du vill ändra utseende på och välj egenskaper.
2. Klicka på bilden längst upp till vänster, du har nu en lång lista av bilder du kan välja bland. Håller du nere Ctrl samtidigt som du klickar så har du ännu fler bilder att välja bland. Klicka på den bild du vill ska vara ikonens utseende.
3.6.3 Delad vy i en konferens
Under menyn Visa när du befinner dig i en konferens, hittar du ett alternativ som heter Dela. Du kan där välja att dela fönstret horisontellt, vertikalt eller
inte alls. Detta gör att du fönstret delas i två fält, så att du exempelvis kan ha stora ikoner i övre fönsterhalvan men lista i nedre.
Ikonerna kan sedan dras från den ena till den andra halvan av fönstret.
3.6.4 Annan stil och storlek på ikonerna i en konferens
Under menyn visa hittar du även fyra olika alternativ för hur de olika objekten i din konferens visas. De är ”Visa som ikon”, ”Visa som skalade ikoner”, ”Visa som lista” och ”Visa som indexkort”. För att försäkra dig om att det är rätt halva av fönstret som du ändrar ikonutseende i, markera en av ikonerna i den fönsterhalvan du vill ändra i, och välj sedan ett av
alternativen som omnämns ovan.
Alternativet ”Visa som skalade ikoner” innebär att du kan ändra storlek på ikonerna. Detta gör du genom att högerklicka på tom bakgrund i den fönsterhalva du vill göra ändringen i och där väljer du alternativet ”Ändra utseendeegenskaper…”. Under fliken ”Ikoner” i dialogrutan som då visar sig, har du ett reglage som du kan dra i för att ändra storleken på ikonerna.
Alternativet ”Visa som indexkort” används nästan enbart för kontaktdatabaser (adressbok).
Alternativet ”Visa som lista” gör att du även kan anpassa vilka kolumner som ska synas, genom att högerklicka på en kolumnrubrik och där bocka i eller bocka ur de kolumner du vill ska synas eller döljas.
3.6.5 Övrigt
Under ”Egenskaper för utseende” finns även fler alternativ. Under flik Ikoner däri, kan du låsa ikonpositionerna så att användarna inte kan flytta på dem hur som helst i konferensen. I samma flik kan du även t.ex. bocka i att ikonerna ska öppnas med enkelklick, vilket ger en ”cool swoosh-effekt” (ej fack-uttryck) då ikonen öppnas.
Under fliken ”Uppvisa” kan du ändra typsnitt och storlek på texten i konferensen/fönsterhalvan och en massa annat.
Var inte rädd för att experimentera med inställningarna. Om man skulle få oönskade effekter går det alltid att återställa allt till standard igen, genom att klicka på knappen ”Standard”.
4. Bilagor
I exemplet i Bild 9 är det en enhet med två avdelningar, som har skissat på sin konferens innan de byggt upp den. Enheten ska ha en adressbok med gemensamma sändlistor, en konferens där de har sina kalendrar för bokning av sina två konferensrum och bilen samt en konferens i vilken de lägger upp
FirstClass-dokument där de anställda kan skriva upp sig om de ska delta vid årets julbord, vårens kick-off mm.
Enheten är mitt uppe i en flytt och det är mycket som ska styras med runt flytten så de har för tillfället även en konferens i vilken all information om flytten ligger. Alla de olika projekt som de anställda deltar i, samlar man information om och diskuterar om i en egen konferens vid namn Pågående projekt, den ska i sin tur ha underkonferenser för varje projekt har de tänkt.
Konferenserna Avd 1 och Avd 2 är till för diskussioner och information som bara gäller respektive avdelning, medan man i grundkonferensen diskuterar och skickar in information som gäller hela enheten.
För att kunna hålla ordning och reda i konferensen har moderatorn även lagt upp en mapp med ikon av en papperskorg dit hon flyttar all inaktuell
information.
Konferensen förbättringsförslag är en idé från chefen, för att fånga upp önskemål och förslag från personalen angående arbetsmiljö, trivsel, saker att göra vid gemensamma aktiviteter mm.
Bild 9: Exempel på struktur
