Servicenämnden Delårsrapport

(1)

Delårsrapport

Servicenämnden

Januari–augusti 2018

(2)

V

(3)

Bilagor

Bilaga 1: Resultaträkning per avdelning och total Bilaga 2: Objektsgodkända investeringar

Bilaga 3: Statistik olyckor tillbud och sjukfrånvaro 180101–180831

(4)

Servicenämnden har tagit fram nämndsmål för 2018. Nämndsmålen är långsiktiga till sin karaktär, men följs upp och bedöms årligen. Nämnden följer upp samtliga mål i delårsrapporten, för att få en indikation på hur arbetet går. Dock görs flera av underlagsmätningarna inte förrän inför årsanalysen. Det gör att bedömningen för några av målen är preliminär för helåret. Detta redovisas i analysen.

Uppföljningen av målen visar att fjorton av nämndsmålen bedöms uppnås för 2018. För ett av målen görs ingen bedömning. Bland de mål där måluppfyllelsen är extra god kan nämnas:

• Samtliga mål inom målområde 2, där arbetet med extratjänster, praktikplatser och arbetsträningsplatser pågår med full kraft.

• Arbetet med att bidra till en tillgänglig, jämställd och trygg stad inom målområde 6, där det systematiska förebyggande arbetet mot skadegörelse gett goda effekter för staden.

• Samarbetet med kultur- och fritidsförvaltningarna inom fastighetsförvaltning och byggproduktion inom målområde 7.

Fem av målen bedöms bara delvis kunna uppnås för 2017.

• Det går fortsatt sakta med inrapporteringstakten för hållbart byggande. Det gör att målvärdet inte bedöms nås under året.

• Få av stadsfastigheters verksamheter har nått målvärdet för NKI-undersökningen av fastighetsförvaltning. Målvärdena är högt satta, och vissa av resultaten är ändå goda eller medelgoda jämfört med övriga deltagande kommuner och den oberoende skalan för NKI.

• Arbetet med att implementera utvecklingsplanen för barnets rättigheter går något långsammare än förväntat. Detta beror på att utbildningsbehoven visade sig vara större än beräknat. Förvaltningen gör därför bedömningen att det är viktigt att först utbilda på bred front, innan andra åtgärder görs.

Servicenämnden har i samband med delårsrapport januari–augusti en helårsprognos som är +38 mnkr (delårsrapport januari–april, +40 mnkr) i förhållande till budget. Detta består av ett överskott på

stadsfastigheter på 33 mnkr och på ledning på 5 mnkr. Övriga avdelningar har en prognos som är lika med budget. Den största posten är ett överskott på finansnetto med 21,5 mnkr. De senaste årens gynnsamma ränteläge har gett allt lägre kostnader för räntor. Enligt framtagen modell skall servicenämnden inför budgetskrivelsen göra en bedömning på de effekter räntenivån ger. Då bedömning för 2018 gjordes redan under sommaren 2017 och räntan varit lägre än budgeterat har ytterligare medel kunnat frigöras i samband med delårsrapporten.

Servicenämndens prognos avseende investeringar är 1 950 mnkr, dvs 235 mnkr lägre än beslutad investeringsram för 2018.

(5)

Servicenämnden har tagit fram mål som visar på hur nämnden ska bidra till kommunfullmäktigemålens uppfyllelse. Nämndsmålen beskriver det resultat som nämnden förväntar sig av förvaltningen. Avsnittet om målen är indelat efter kommunfullmäktigemålen. Här återrapporteras även arbetet med de uppdrag som kommunfullmäktige lämnat till servicenämnden i samband med budget 2018.

Hur går uppföljningen till?

Uppföljningen startar med att verksamheten under året successivt följer upp de aktiviteter som planerats för att uppnå åtagandet. Åtaganden och nämndsmål följs upp vid tre tillfällen om året: vid

delårsrapporterna och vid årsanalysen.

Nämndsmålen är alla fleråriga till sin karaktär, men dess måluppfyllelse bedöms årsvis, baserat på årets resultat. I analysen av nämndsmålen besvaras frågorna:

• Hur gick det?

• Varför blev det så?

• Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete?

Gemensamt arbete i de tekniska nämnderna

De tekniska nämnderna och förvaltningarna driver sedan 2014 ett samarbete för att utveckla processen med de gemensamma målen (se nämndsmål och åtaganden markerade med #) och hitta gemensamma förbättringsområden. Förvaltningarna har sedan 2015 anordnat workshops för nämnderna och

direktörerna för att hitta gemensamma prioriteringar. Under 2018 har samarbetet fortsatt handlat om att samordna målarbetet och tidsplaner, men också om att gemensamt förbereda förvaltningarna och nämnderna inför den nya budgetprocessen och målarbetet nästa mandatperiod. I måluppföljningen har det skett en samverkan kring hur de gemensamma åtagandena följs upp och vilket resultat de för med sig.

Generell information om stadsfastigheters två NKI-undersökningar

Stadsfastigheter genomför löpade NKI-undersökningar (Nöjd Kund Index-undersökningar). Vartannat år genomförs NKI för det fastighetsförvaltande uppdraget och vartannat år för det byggproducerande. De mellanliggande åren analyserar verksamheten sitt resultat och följs upp utifrån om de genomfört de förbättringar som föreslås.

NKI-undersökningarna bryts ned utifrån beställarförvaltningens verksamhet, så att den kan redovisas på rätt kommunfullmäktigemål. Det innebär att NKI-undersökningarna återfinns på flera ställen i

delårsrapporten. För att undvika upprepningar redogörs nedan för några grundfakta om årets undersökningar:

Om NKI för det fastighetsförvaltande uppdraget

En digital enkät skickades ut till samtliga verksamhetsansvariga förstahandshyresgäster i Malmö stads verksamheter på våren 2018. Svarsfrekvensen för undersökningen är 55 procent. Det är en något svag svarsfrekvens. En svarsfrekvens om 60 procent är godtagbar. Därför har bortfallsintervjuer utförts som visar att det inte råder någon snedvridning i resultatet. Det innebär att resultatet trots den något låga svarsfrekvensen är statistiskt tillförlitligt.

NKI-resultatet för hela stadsfastigheter är 58, vilket är ett bra medelbetyg. Den service som

stadsfastigheter levererar upplevs alltså som bra. Kundvården och inflytande och lyhördhet (kunddialogen) ges ett medelbetyg och skötsel och underhåll ges ett starkare medelbetyg. Dock ges felanmälan ett något svagare betyg. Betygen är inte jämförbara med föregående mätning som genomfördes för två år sedan

(6)

(2016). Detta då tidigare urval endast innehöll cirka en tredjedel av årets urval. NKI-värdet 58 placerar stadsfastigheter på plats 26 av 83, i jämförelsen med andra kommuner som deltog i undersökningen.

Om NKI för det byggproducerande uppdraget

Den digitala NKI-enkäten skickades ut år 2017 till samtliga nyttjarombud i Malmö stads förvaltningar.

Under 2018 arbetar stadsfastigheter med analys, identifiering av förbättringsförslag och genomförande av dem.

Bedömning av måluppfyllelse görs enligt nedan:

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet är uppnått eller kommer att uppnås under året

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet är delvis uppnått eller kommer att delvis uppnås under året

Uppföljningen visar att målet, målvärdet eller bedömningskriteriet inte kommer att uppnås under året Uppföljningen kan ännu inte göras, på grund av att det inte finns tillgänglig data.

Värden i tabeller som visas inom parentes indikerar könsuppdelade mått där flickor alternativt kvinnor visas först följt av pojkar alternativt män. Värden utan parentes visar totala värdet.

(7)

(8)

Uppföljningen visar att målet kommer att delvis uppnås under året.

Nämndsmålet bidrar till att sätta miljö högt på dagordningen och att bygga en modern och hållbar stad.

Hur gick det?

Nämndsmålets intention att utveckla det systematiska miljöarbetet går framåt, som det gjort under hela mandatperioden. Arbetet bygger på en tydlig struktur, där nya prioriteringar betas av för varje år.

Uppföljningen visar att de flesta åtagandena kring det systematiska miljöarbetet kommer att nås under året. Nedan ges några exempel:

• Efterlevnaden av resepolicyn ökar och antalet korta tjänsteresor med taxi har sjunkit mer än målvärdet under perioden.

• Arbetet för att utveckla en miljöanpassad och effektiv fordons- och maskinanvändning går framåt. Ett nytt drivmedelsavtal finns på plats som innebär att alla gasbilar i den lätta fordonsflottan kommer tanka med enbart fossilfria Biogas 100.

• Arbetet med att införa källsortering ser ut att delvis uppnås under året. Arbetet är påbörjat på samtliga avdelningar och det arbete som verksamheten själv kan råda över bedöms kunna fullföljas under året.

• Servicenämnden har inlett samarbete och dialog med fastighet- och gatukontoret om naturvårdande skötsel. Servicenämnden ska framöver medverka i Naturvårdsgruppen och tillsammans arbeta för utveckling av biologisk mångfald, ekosystemtjänster och naturvårdande skötsel.

Den andra delen av nämndmålet fokuserar på ekologiskt hållbart byggande. Där är resultatet otillräckligt.

Målvärdet för miljöcertifierade byggnader fortsätter att släpa efter. Förutom de kvarstående problemen med inrapportering till Miljöbyggprogram SYD är många av de övriga aktiviteterna som ska bidra till att satsningarna på ekologiskt hållbart byggande beroende av uppdateringen i projekteringsanvisningarna.

Denna uppdatering har dragit ut på tiden.

Nämndsmålet är brett och omfattar olika delar i förvaltningens bidrag till en ekologiskt hållbar stad. Sedan mandatperiodens början har innehållet i nämndsmålet vuxit, för att nu rymma åtaganden kopplade till hela miljöledningssystemet. Samtidigt mäts de flesta indikatorerna på hur väl det systematiska miljöarbetet fungerar först på åtagandenivå, med undantag för andelen miljöbilar. Detta gör analysen av målet komplex och det är svårt att bara luta sig mot målindikatorerna. Utökningen av det systematiska miljöarbetet över mandatperioden är dock i sak en god företeelse, även om det gör det svårare att analysera helhetsresultatet.

Nämnden gör den samlade bedömningen att steg tagits i rätt riktning och att nämnden bidrar till en positiv utveckling för kommunfullmäktigemålet. Sammantaget görs bedömningen att nämndsmålet delvis uppnås under året.

Varför blev det så?

Förvaltningen har tidigare uppgett resursbrist som bidragande orsak till den låga inrapporteringstakten till

(9)

Miljöbyggprogram SYD. Eftersom inrapporteringen till systemet är ett uppföljningsarbete får det dessutom ofta stå tillbaka för de aktiviteter som är mer akuta.

Eftersom miljöhus byggs i samarbete med skolnämnderna äger inte serviceförvaltningen genom

skolrestauranger hela frågan kring källsortering. Därför finns en osäkerhet i bedömning av fullföljande av åtagandet.

Att systematiskt arbeta med förvaltningens egna resvanor enligt "Malmö stads resepolicy" är konkret och förvaltningen har god rådighet över åtagandet, vilket bidrar till att möjligheten till måluppfyllelse är god.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2018 och framåt?

Servicenämnden behöver fortsätta att stärka ägandeskap kring arbetet med att miljöcertifiera byggnader.

Arbete har genomförts för att säkerställa att var och en som har ett uppdrag att rapportera in i Miljöbyggprogram SYD steg två fullföljer detta. Samma typ av arbete behöver nu göras för sektionerna förskola och boende som har majoriteten av icke rapporterade driftrapporter, steg tre i programmet.

Servicenämnden kommer inför den nya mandatperioden se över sin målstruktur för att på ett bättre sätt inrymma och följa upp det systematiska miljöarbetet.

Uppföljningen visar att målet kommer att uppnås under året.

Nämndsmålet bidrar till stadens arbete med social hållbarhet genom att ta tillvara lärdomar och rekommendationer från kommissionen för ett socialt hållbart Malmö. Arbetet med social hållbarhet förstärks med Malmö stads arbete med globala målen.

Hur gick det?

Uppföljningen av indikatorn sker inför årsanalysen. En försiktig bedömning görs därför, baserat på arbetet med åtagandena.

(10)

Serviceförvaltningen medverkar i stadens Labb 2030-träffar i syfte för att utbyta erfarenheter med övriga förvaltningar och bolag. Stadskontoret kommer under hösten 2018 att redovisa en nulägesanalys som beskriver hur staden står i förhållande till de globala målen.

Servicenämnden fortsätter samarbetet med övriga berörda nämnder kring Program Lindängen 2018–2022.

Serviceförvaltningen har en aktiv roll både i det praktiska och det strategiska arbetet angående

programmet. Den praktiska delen handlar i stort sätt om fastigheter som behöver omvandlas eller byggas av stadsfastigheter.

Nämnden har också åtagit sig att aktivt bidra till arbetet med Det digitala Malmö. Förvaltningen gör den samlade bedömningen att bidraget till stadens övergripande arbete med den smarta staden har utförts som planerat.

Arbetet med globala målen är ett långsiktigt arbete som kräver information, utbildning, samarbete och förankring. Stadskontorets aktiva roll som samordnare bidrar till serviceförvaltningens möjligheter att nå målet.

Uppföljningen visar att serviceförvaltningen följer tidsplanen för Program Lindängen. Den samsyn som skapats kring programplanen har bidragit. Samtidigt är de delar som serviceförvaltningen bidrar med en del av förvaltningens ordinarie processer, något som också underlättar.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete?

Uppföljningen visar att arbetet fortsätter på olika nivåer inom staden och att det krävs en god samverkan, kommunikation och förankring för att kunna uppnå de uppsatta målen. Servicenämnden kommer att fortsätta delta i och bevaka det pågående arbetet.

Inför hösten kommer en omstrukturering och omformulering av eventuella uppdrag att ske inom digitaliseringsarbetet. Detta är delvis föranlett av rekryteringar inom statskontoret, vilket skapar nya förutsättningar, delvis en kraftsamling att kunna arbeta med digitaliseringsfrågorna.

Arbetet med att beskriva nämndens arbete och samverkan av de globala målen med andra nämnder och bolag har fortsatt.

• En planeringsdag har genomförts med servicenämnden och förvaltningens ledningsgrupp med inriktning på de globala målen. Diskussioner fördes om nuläget och framtida aktiviteter som kommer att göras i nämnden och dess kopplingar till de globala målen. Nämnden påbörjade beskrivningar om hur arbetet och samverkan sker av de globala målen med andra nämnder och bolag.

• En kartläggning har påbörjats med hjälp av ett antal experter inom förvaltningen för att samla upp de exempel som finns i verksamheterna.

(11)

• Planering pågår av en globala mål-workshop med förvaltningens chefer. Syftet är att bidra med mer kunskap om agenda 2030 och skapa ett större underlag för exemplifieringen.

Uppföljningen visar att nämndsmålet kommer att uppnås för helåret 2018.

Genom att ställa sociala krav på de tjänsteleverantörer som staden anlitar kan servicenämnden och därmed Malmö stad bidra till att förbättra arbetsvillkor samt öka sysselsättningen på arbetsmarknaden i Malmö.

Hur gick det?

Upphandlingsmyndigheten har tagit över ansvaret för de villkor som ska ge anställda i byggentreprenader skäliga arbetsvillkor. Stockholm, Göteborg och Malmö har sedan våren 2016 samarbetat för att ta fram arbetsrättsliga villkor i syfte att säkerställa skäliga arbetsvillkor i sina upphandlingar inom byggsektorn.

Upphandlingsmyndigheten och städerna är eniga om att Upphandlingsmyndigheten är bäst lämpad att förvalta och utveckla villkoren. Städerna har därför i samråd med Upphandlingsmyndigheten beslutat att ansvaret för att förvalta och utveckla villkoren ska föras över till myndigheten.

Nämndens arbete har kommit olika långt för olika verksamheter. I samtliga av stadsfastigheters tjänsteupphandlingar ställs krav som förbättrar sociala villkor för arbetstagare. Uppföljning visar att målvärdet kommer att uppnås. De krav som ställs är till exempel att leverantören är registrerad som arbetsgivare, betalar skatter och arbetsgivaravgifter och att det finns personalliggare på arbetsplatsen.

Dessa krav syftar till att motverka social dumpning och svart arbetskraft. Att leverantörerna uppfyller kraven kontrolleras av stadsfastigheter innan avtal tecknas. Säkerställande görs bland annat genom kontroll hos Upplysningscentralen och Skatteverket. Det åligger sedan anlitad leverantör, enligt avtal, att ställa motsvarande krav på sociala villkor på sina underleverantörer.

Kommunteknik har påbörjat arbetet för att säkerställa att de sociala kontraktsvillkoren beaktas i tjänsteupphandlingar. Upphandlingsenheten arbetar med att ta fram en stadsövergripande rutin.

Dessförinnan har serviceförvaltningen arbetat med en förvaltningsgemensam rutin och man har översänt ett utkast till upphandlingsenheten för granskning.

Det arbete som nu bedrivs gällande sociala villkor, svart arbetskraft och arbetsrättsliga villkor motsvarar kraven i Vita-jobb-modellen. Detta arbete benämns numera gemensamt av upphandlande myndigheter som arbete för att motverka social dumpning och svart arbetskraft.

En gynnsam dialog inom staden och på nationell nivå, i kombination med ett gott engagemang och intresse från verksamheterna, har bidragit till att arbetet gått framåt.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2018?

Nämnden kommer att fortsätta delta i och bevaka det pågående arbetet, på lokal och central nivå inom staden samt på nationell nivå.

(12)

Nämndsmålet bidrar till stadens arbete med att sänka försörjningsstödet och öka andelen Malmöbor som får tillgång till arbetsmarknaden.

Hur gick det?

Under 2018 har den statliga satsningen på extratjänster varit den viktigaste aktiviteten inom

arbetsmarknadsområdet i staden. Extratjänster finns på alla avdelningar inom serviceförvaltningen och etableringen av dessa platser har skett systematiskt och i samarbete med stadens strategiska samordnare för arbetsmarknadsfrågor. Tillsammans med arbetsmarknads-och socialförvaltningens handläggare har matchningen med individer till platserna kommit igång som planerat under sommaren.

Nämnden har lång erfarenhet av att driva arbetsmarknadsinsatser och praktiksamordnaren stödjer avdelningarna i arbetet att skapa praktik- samt arbetsträningsplatser. Detta har med åren inneburit att det finns etablerade rutiner för förvaltningen såsom exempelvis platser inom särskilda arbetslag. Även samarbeten med andra nämnder har historiskt sett varit positiva och detta kommer att fortsätta.

Trygghetspatrullerna där fastighets- och gatukontoret, arbetsmarknads- och socialförvaltningen samt serviceförvaltningen samarbetar är ett exempel på detta.

Serviceförvaltningen har under 2018 ett fortsatt samarbete med arbetsmarknads- och socialförvaltningen.

Överenskommelsen om merserviceplatser inom kommunteknik har tidigare varit den dominerande aktiviteten. Nu kompletterats den med att hela förvaltningen erbjuder arbetsplatser för extratjänster.

Kommunteknik deltar också i ett trygghetsskapande projekt där fokus ligger på kompletterande renhållning ute i områdena. Projektet stödjer och stärker den nuvarande renhållningen i

Möllevången/Triangeln, Värnhem, Kroksbäck, Nydalastråket och Rosengård.

Arbetsmarknadssatsningarna fokuseras fortsättningsvis på etablerandet av platsbank samt extratjänster under året. Platsbanken innebär att det ska bli tydligare att se arbetsmarknadsaktiviteter på varje

arbetsplats. Förvaltningens samordnare för arbetsmarknadsinsatser kommer att vara behjälplig till andra avdelningar under 2018 som tar initiativ till att genomföra en målgruppsanalys där behov finns.

(13)

•

Nämndsmålet bedöms kunna fullföljas under året

Bra skolmat är en bidragande faktor till att ge barn och unga jämlika förutsättningar att utveckla sin fulla potential i skolan. Maten ger förutsättningar för att eleverna ska kunna medverka optimalt i skolarbetet.

Hur gick det?

Arbetet med åtagandena pågår men kvalitetsprojektets tidplan har flyttats framåt i tiden för att synka bättre med aktiviteter inom utvecklings- och förändringsarbetet. Förberedelser av olika slag inför kvalitetsprojektet pågår. Den formella kundundersökningen sker under hösten men skolrestauranger har under årets början fått in mycket synpunkter från föräldrar på en upplevd för hög andel vegetariska rätter på menyn. Indikatorerna för mätning av ätandefrekvensen visar att målvärdet är uppnått för grundskolan medan målvärdet för gymnasiet inte riktigt nås.

Kvalitetsprojektets bemanning och detaljplanering är beroende av det pågående utvecklings- och förändringsarbetet avseende roller och befattningar, därför har fokus legat på grundläggande

(14)

förberedelser. Synpunkterna på menyn har sin förklaring i ett tydligt och målmedvetet arbete från skolrestaurangers sida att följa Malmö stads policy för hållbar utveckling och mat där en överång till mer växtbaserade livsmedel är nödvändigt för att nå målen. Konsekvensen blir en ändrad acceptans för menyn.

Det är naturligt att ätandefrekvensen är högre inom grundskolan eftersom framför allt de yngre matgästerna går till skolrestaurangen tillsammans med sina pedagoger. Matgäster inom gymnasiet gör i större utsträckning sina egna val.

Med utgångspunkt från de synpunkter som kommer från både matgäster och från skolrestaurangers kockar och restaurangbiträden sker ett kontinuerligt arbete med att utveckla recept och menyer. Arbetet görs både för att höja kvaliteten på maten i skolrestaurangerna och för att få nöjda matgäster. I varje skolrestaurang finns sedan höstterminen 2018 en restaurangkoordinator med särskild uppgift att säkra service och kvalitet. Bemanningen i nya sektioner startar också från och med höstterminen och förväntas leda till bra samarbeten och god kvalitet inom hela skolrestauranger. Medarbetare kommer få

kompetensutveckling genom att rotera mellan köken i första hand inom sin sektion.

Uppföljningen visar att nämndsmålet delvis kommer att uppnås för helåret 2018.

Nämndsmålet syftar till att möta beställande nämnders efterfrågan på verksamhetsanpassade lokaler och en god utemiljö i anslutning till lokalerna. Bra lokaler i form av god planering, god drift och skötsel, belysning, akustik samt färgsättning bidrar till att skapa trygga förutsättningar där barn och unga kan

(15)

utvecklas.

Hur gick det?

Resultatet för grundskoleplatser överstiger målvärdet. Målvärdet för producerade förskoleplatser kommer inte att uppnås under året. Det beror på svårigheter att anpassa volymen på beställningarna till ytan på fastigheterna och stadsgemensamma krav, vilket resulterar i att projekten blir försenade i

bygglovsprocessen. Nämnden anser att delen av målet som avser att möta efterfrågan av grundskoleplatser kommer att uppnås, men inte efterfrågan på förskoleplatser.

Nämnden har fördjupat samverkan med grundskolenämnden med fokus på att förbättra struktur och innehåll i kommunikation. Samarbete och innehåll löper på bra. Motsvarande arbete med

förskoleförvaltningen har inte kommit lika långt. Avsikten är att bibehålla fokus på att gemensamt förbättra samarbetet och upprätta goda kontaktytor.

Nämnden gör löpande NKI-undersökningar av fastighetsförvaltnings- och byggproduktionsuppdraget. I våras gjorde man en ny NKI avseende fastighetsförvaltning. Resultatet blev följande:

• Förskolesektionens NKI-värde blev 41, vilket är ett svagt betyg. Förskoleförvaltningen är inte nöjda med den service som levereras. Verksamheten får ett mycket svagt betyg för inflytande och lyhördhet. Kundvård och personlig service får ett medelbetyg. Skötsel och underhåll får ett svagt till ett mycket svagt betyg.

• Grundskolesektionens NKI-värde blev 50, vilket är ett svagt medelbetyg. Verksamheten får ett svagt betyg för inflytande och lyhördhet samt skötsel och underhåll. För kundvård och personlig service får de ett medelbetyg.

De beställande förvaltningarna upplever att de har svårt att göra sig hörda och att de ges för få möjligheter att påverka olika åtgärder, som underhåll och löpande skötsel av lokalerna. En reflektion är att det inte finns en direktkontakt mellan stadsfastigheters förvaltare och verksamheterna i förskoleförvaltningen. Om kontaktytorna inte förändras har stadsfastigheter svårt att påverka servicen och därmed upplevelsen av densamma.

Analys av förskoleförvaltningens NKI-resultat för byggproduktion är gjord. Analys för

grundskoleförvaltningen ska göras i höst. NKI-värdet för båda förvaltningarna blev 67, vilket är ett bra medelbetyg. En viktig slutsats av analysen är att respektive verksamhet vinnlägger sig om att realisera sin kärnverksamhet. Eftersom staden samtidigt saknar kommungemensamma riktlinjer att förhålla sig till, skapar det konflikter om hur man ska bygga och förvalta. Stadsbyggnadsprocessen är komplex och innehåller delar som stadsfastigheter är beroende av för att genomföra sitt uppdrag, men inte har rådighet över. Det är avgörande att staden arbetar tillsammans. I höst ska förbättringsförslag identifieras och i möjligaste mån genomföras under 2018.

Nämnden arbetar stegvis mer övergripande och strategiskt med kvalitet i inomhusklimat i grundskolelokaler. Arbetet har fokus på metodik och systematik. Ett format för att kommunicera pågående beställningar är framtaget och har fått ett gott mottagande av grundskoleförvaltningen.

Nämnden gör en försiktig bedömning av delen i målet som syftar på kvalitet då arbetet med

ändamålsenliga lokaler och utemiljö med god drift pågår men det är för tidigt att göra någon generell bedömning.

Det bristande NKI-resultatet kan vara symptom på målkonflikter mellan nämnder som yttrar sig i verksamheterna, såsom kvalitet och tid. Att ge god service och fullfölja sitt uppdrag utan rådighet över innehåll eller kontaktytor är en komplex situation. Nämnden är beroende av de beställande och tekniska nämndens behov och krav som underlag för att göra sitt arbete. En framgångsfaktor är ett gott och jämlikt samspel för att lyckas i utförandet. Det krävs gemensamt ansvarstagande för att kunna förbättra.

Nämnden kan konstatera att systematiken i det egna kundorienterade förbättringsarbetet, med hjälp av ett

(16)

kunskapsbaserat underlag, ger kraft, fokus och underlag för prioriteringar i arbetet med ständiga

förbättringar. Nämnden gör bedömningen att nämndsmålet delvis kommer att uppnås under helåret 2018.

Grunden till bedömningen är att man bidragit med det som är möjligt med de förutsättningarna som finns i nuläget, i kombination med att man vinnlägger sig om att vara lyhörda och göra förbättringar.

Nämnden kommer att bibehålla kraft och fokus på det kundorienterade förbättringsarbetet samt ha uthållighet i systematiken. Nämnden vill också försöka ta ansvar för att lyfta de målkonflikter som identifierats för att påverka och försöka skapa bättre förutsättningar för det fortsatta arbetet.

(17)

•

Uppföljningen visar att målet delvis kommer att uppnås under året.

Nämndsmålet är nytt för 2018 och syftar till att få barnets rättigheter att genomsyra verksamheter och service.

(18)

Hur gick det?

Serviceförvaltningen har under våren och sommaren varit delaktig i utbildningsinsatser som samordnas av stadskontoret. En föreläsning om barnkonventionen och barnets rättigheter kommer att hållas i oktober för alla chefer inom förvaltningen. Det är viktigt att alla ledare i förvaltningen får ta en del av utbildningen för att sedan kunna sätta det i sitt sammanhang utifrån serviceförvaltningen. Kompetensutveckling samt skräddarsydda utbildningsinsatser kommer att erbjudas medarbetarna inom våra avdelningar.

Förvaltningen har även bildat ett internt nätverk med representanter från alla avdelningar som ska ha sitt första möte i slutet av augusti. Syftet med nätverket är att förvaltningen ska arbeta med barnrättsfrågor på ett mer strukturerat sätt och att avdelningarna får det stöd de behöver.

Uppföljningen visar att arbete med barnets rättigheter inom serviceförvaltningen kräver mycket mer tid än beräknat för att fullt ut kunna uppnå de uppsatta målen. En anledning till att processen går långsammare är på grund av förkunskapen om ämnet inom förvaltningen visat sig vara liten.

Eftersom utbildningar kommer att hållas under hösten 2018 är det inte särskilt sannolikt att förvaltningen hinner att ta fram ett arbetssätt för hur förvaltningen ska göra för att inkludera barnperspektivet i sina beslutsunderlag innan årsskiftet.

Förvaltningen har kunnat se flera synergieffekter med övriga förvaltningar eftersom alla har ett gemensamt styrdokument att förhålla sig till. Utvecklingsplanen för arbetet med barnets rättigheter i Malmö stad är ett stöd för förvaltningen för att kunna arbeta med barnrättsfrågor på ett mer organiserat sätt och inte minst förankra arbetet i styr- och ledningssystemet.

Uppföljningen visar att arbetet med barnets rättigheter kommer att fortsätta men inte i den takt som var planerad. Det är samtidigt viktigt att förvaltningen känner sig trygg kompetensmässigt för att kunna arbeta med mål och åtaganden både på ett strategiskt och operativt sätt.

Under våren undersöks hur andra nämnder kommer att hantera arbetet med att integrera barnperspektivet i budgetprocessen. Eftersom åtagandet är en del i ett styrdokument beslutat av kommunfullmäktige måste samtliga nämnder jobba med frågan. Då finns det stora vinster med samarbete och erfarenhetsutbyte.

Arbetet med uppdraget pågår som planerat

Servicenämnden har ett nära samarbete med grundskolenämnden kring skolmåltider, där ambitionen om ökad andel ekologiska livsmedel är en av beståndsdelarna. Servicenämnden arbetar kontinuerligt med att

(19)

få in ekologiska och klimatvänliga produkter och dialog sker med beställare inom grundskolenämnden om kostnadsutvecklingen detta för med sig. Servicenämnden har en pågående dialog med

förskoleförvaltningen om mat till förskolor och sedan några månader stöttar skolrestauranger en förskola med arbetsledning och menyplanering.

Nämndsmålet bedöms uppnås för 2018.

Servicenämndens mål strävar mot en systematisering av det förebyggande jämställdhets- och antidiskrimineringsarbetet.

Hur gick det?

Planering och genomförande av kompetensutvecklingsåtgärder för hela förvaltningen och

avdelningsspecifikt pågår i förväntad takt och arbetet med jämställdhetsanalyser har påbörjats på alla verksamhetsavdelningar. Vidare pågår nulägesanalysen av jämställdheten på serviceförvaltningen.

Planering och genomförande av workshop i aktiva åtgärder pågår på alla avdelningar.

Arbetet har inletts som förväntat och fler insatser är planerade under 2018.

Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete under 2018?

Inga jämställdhetsanalyser är slutförda men alla är påbörjade. Nämndens målvärde med att minst fyra jämställdhetsanalyser ska genomföras under året bör således nås ifall denna takt hålls.

Sett till de planerade kompetensutvecklingsinsatser som ska genomföras under hösten bör målvärdet på att 25 procent av förvaltningens tillsvidareanställda medarbetare ska genomgå kompetensutveckling inom jämställdhet och antidiskriminering vara nåbart. Dock görs ingen kartläggning av måluppfyllelse förrän i senare rapporter.

Vad beträffar nulägesanalysen och workshopen utifrån aktiva åtgärder förväntas dessa också kunna genomföras under 2018.

(20)

Nämndsmålet bedöms kunna uppnås under året.

Medborgarkontakter är regelbundet förekommande i flera av serviceförvaltningens verksamheter. Därför kan förvaltningen bidra till kommunfullmäktiges mål genom goda kontakter som tar sin utgångspunkt i förståelse för Malmöbornas varierande behov och förutsättningar.

Under 2018 är servicenämndens arbete med målet inriktat på införandet av ett kommungemensamt kontaktcenter.

Hur gick det?

Nämndsmålet följs upp med två indikatorer. Den första indikatorn visar att andelen svar direkt i televäxeln ligger på en fortsatt hög nivå, vilket dels kan bero på insatser i verksamheten men dels också på ökad tillförlitlighet i själva mätningen som sedan slutet av 2017 görs med ett digitalt mätverktyg. Den andra indikatorn visar att kundnöjdheten bland besökare till verksamheten debiteringen är fortsatt hög gällande bemötandet.

Arbetet med nämndsmålet är fokuserat på införandet av ett kommungemensamt kontaktcenter för Malmö stad. Två åtaganden är kopplade till målet, varav det ena fortskrider enligt ursprunglig plan. En inventering och kategorisering av ärenden görs i serviceförvaltningen inför starten av kontaktcenter. Syftet är att hitta ett gränssnitt för vilka ärenden som kan hanteras av kontaktcenter och vilka som ska fortsätta hanteras i förvaltningen.

Det andra åtagandet rör själva införandeprojektet av kontaktcenter. Sedan projektets uppstart har

tidsramen förflyttats. Så som åtagandet är formulerat, att starta ett kontaktcenter under 2018, kommer det inte att fullföljas. Däremot är fyra av fem delprojekt i fas med de nya tidsramarna med uppstart under 2019. Projektet består av fem delprojekt som är tätt sammanlänkade och beroende av varandra för leverans.

Upphandlingen av ärendehanteringssystem inom delprojektet Teknik fick förlängas. Delprojektet Lokal som tidigare inte var i fas med projektplanen är nu i fas, under förutsättning att tilldelningen inte överklagas. Flera delleveranser inom de olika delprojekten har gjorts sedan årets första

rapporteringstillfälle.

Ytterligare detaljer kring delprojekten i införandet av kontaktcenter rapporteras under åtagandet.

(21)

Åtagandet gällande inventering och kategorisering fortlöper enligt plan. Arbetet med åtagandet som rör införande av kontaktcenter fortsätter enligt projektplan.

Nämndsmålet bedöms kunna uppnås under året.

Nöjda färdtjänstkunder som upplever god service, tillgänglighet och gott bemötande kan bidra till att målgruppen stärks i sina förutsättningar för en meningsfull tillvaro.

Hur gick det?

En av indikatorerna kopplade till nämndsmålet har följts upp till delårsrapporten januari till augusti.

Resultatet visar att nöjdheten med Malmö stads egen utförare av färdtjänstresor med specialfordon är fortsatt hög, medan nöjdheten med den externa utföraren minskat markant. Den andra indikatorn följs upp till årsanalysen.

Ett åtagande är kopplat till målet, och det följs upp med en indikator gällande antalet klagomål på

bemötande i färdtjänsten. Antalet klagomål under perioden är fler än motsvarande period 2017 och fler än basvärdet 2016. Indikatorn följs upp vid samtliga rapporteringstillfällen under året.

Arbetet med åtagandet att förbättra tillgängligheten och bemötande i färdtjänsten i samarbete med de externa utförarna är igång. Dock har en del av arbetet ännu inte påbörjats, till viss del med anledning av att ett nytt personbilsavtal beräknas träda i kraft först i januari 2019. Hittills pågår arbetet med att sätta samman en samarbetsgrupp för att ta fram kravställning på ett nytt och modernare planeringssystem för bland annat färdtjänstresorna. Verksamheterna arbetar även mer fokuserat med statistik för att följa upp flödena och förbättra tillgängligheten. Även en kvalitetssäkring av trappklättring har genomförts i samarbete med Hjälpmedelscentralen.

(22)

Verksamheterna inom färdtjänsten arbetar på enligt plan. De aktiviteter som startat kommer fortlöpa under året. Vissa delar av arbetet är planerade att sätta igång längre fram under året, till exempel sådant som rör det nya personbilsavtalet.

Beslutet om att specialtransporter ska utföra 100 % av färdtjänstresorna med specialfordon påverkar verksamheten framöver och arbetet är igång för att anpassa verksamheten till de nya förutsättningarna.

Beställningscentralen för färdtjänstresor berörs också av beslutet. Det nya personbilsavtalet som beräknas träda i kraft i början av 2019 kommer också ha stor påverkan på verksamheten serviceresor. I det nya personbilsavtalet kommer det vara tydligare fokus på uppföljning av de externa utförarnas leverans, med större möjlighet att hantera exempelvis bristande bemötande från chaufförerna. Det finns redan planerade aktiviteter inför det nya avtalet som ännu inte påbörjats.

Uppföljningen visar att nämndsmålet delvis kommer att uppnås för helåret 2018.

Nämndsmålet bidrar till att skapa förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag för de Malmöbor som bor på särskilda boenden och LSS-boenden.

Hur gick det?

Nämnden har dialog med arbetsmarknads- och socialnämnden, funktionsstödsnämnden samt hälsa-, vård- och omsorgsnämnden. Dialog och kommunikation har kommit olika långt med respektive nämnd.

Kundmöten har genomförts med arbetsmarknads- och socialnämnden samt funktionsstödsnämnden.

Resterande ska planeras och genomföras till hösten. Framtagande av kommunikationssystem med respektive förvaltning pågår. Förslagen ska kommuniceras med samtliga förvaltningar under hösten.

Nämnden gör löpande NKI-undersökningar (Nöjd-Kund-Index) av fastighetsförvaltnings- och byggproduktionsuppdraget. I våras gjorde man en ny NKI avseende fastighetsförvaltning. Resultatet blev följande:

• Boendesektionens NKI-värde blev 62. Det är ett starkt medelbetyg som påvisar att de beställande förvaltningarna är nöjda med den service stadsfastigheter levererar. Boendesektionen får ett medelbetyg för inflytande och lyhördhet (kunddialogen) samt skötsel och underhåll. Kundvård

(23)

och personlig service får ett starkt betyg.

Analys av arbetsmarknads- och socialförvaltningen NKI-resultat för byggproduktion är gjord. För att

undersökningens resultat ska redovisas per förvaltning krävs det att minst tre respondenter per förvaltning svarat. Därför redovisas de beställande förvaltningars resultat gemensamt som "övriga förvaltningar".

NKI-värdet för ”övriga förvaltningar” blev 72, vilket är ett starkt betyg.

Stadsfastigheters medarbetare och chefer har analyserat resultatet för arbetsmarknad- och

socialförvaltningen. Den samlade erfarenheten är att den beställande förvaltningen förmodligen upplever att stadsfastigheter i för stor utsträckning använder sig av tekniskt fackspråk. Verksamheten reflekterar över vilken servicenivå som är lämplig och vilka förväntningar som den beställande förvaltningen kan ha på verksamheten och vice versa. Fokus bör kanske ligga på att i dialog komma överens om förväntningar och krav på kompetens. Analys av resterande förvaltningar ska göras i september. Under hösten ska förbättringsförslag för samtliga förvaltningar identifieras och i möjligaste mån genomföras under 2018.

Arbetet pågår med att utveckla och anlägga utemiljön på särskilda boende och LSS-boende, i samverkan med beställande nämnd. En reviderad projektplan är framtagen och ska kompletteras inför att verkställas till hösten. Fyra utemiljöer är projekterade. Fokus i arbetet är att säkerställa en långsiktig lösning av projektledarresurs.

Baserat på uppföljningen som visar på goda resultat bedömer nämnden att man uppnått delarna av nämndsmålet som avser att vara stödjande. Det finns en pågående dialog och relation som syftar till att förbättra innehåll och arbetssätt. De delar i nämndsmålet som avser utformning och utförande bedömer nämnden som uppnått eftersom resultat av linjeverksamheten är bra, även om arbetet att utveckla utemiljöer för särskilda boende och LSS-boende ännu inte är verkställda.

Resultatet av kundundersökningarna bidrar till att stärka medarbetarna i ett gott genomfört arbete.

Resultatet av undersökningarna tillför verksamheten ett kunskapsbaserat underlag för prioriteringar av förbättringsområden. Verksamheten behöver analysera resultatet klart för att veta vilka möjliga förbättringsområden som finns.

I arbetet om att utveckla och anlägga utemiljön på särskilda boende och LSS-boende är framgångsfaktorer för arbetet: organisering och struktur av projektet, långsiktig resurssäkring, samt avgränsning.

Nämnden avser att bibehålla och utveckla en god dialog samt relation med de beställande nämnderna och fortsätter ha fokus på kommunikation och innehåll. En framgångsfaktor är att ha uthållighet i

systematiken: uppföljning – förbättringsförslag – planering – genomförande – ny uppföljning. En annan framgångsfaktor är att analys och identifiering av förbättringsförslag görs i dialog med medarbetarna, eftersom det är de som har kunskap om kunden, dess förutsättningar och verksamhet.

(24)

•

Nämndens möjlighet att arbeta med trygghet och säkerhet i de offentliga rummen är främst genom utformning av fysiska miljöer – såväl för byggnader som grönska – samt genom en god drift och skötsel.

Hur gick det?

Uppföljning av målindikator visar på att analys av statistiskt underlag för felanmälningar och

skadekostnaderna är genomförd och användbar för nämndens verksamhet. Resultatet av analysen ger

(25)

ytterligare stöd till servicenämndens och grundskolenämndens gemensamma arbetsgrupp Trygga skolgårdar.

Arbetsgruppens syfte, innehåll och fokus har fastställts och är nu ett reguljärt linjearbete. Funktioner som deltar är förvaltare för fastighet och mark samt säkerhetssamordnare. Från grundskolenämndens

verksamhet deltar projektledare för lokalplanering och säkerhetssamordnare.

Nämnden bidrar till utveckling genom att fördjupa och utveckla arbetet med fysisk tillgänglighet på kultur- och fritidsfastigheter. Planering och definiering av uppdrag samt innehåll är klart. Inventering av fysisk tillgänglighet och enkelt avhjälpta hinder enligt lagkrav pågår. Lagrum och föreskrifter ligger till grund för det innehåll som inventeras.

Nämnden bidrar också till utveckling av den offentliga miljön genom att lyfta förbättringsförslag för hur utemiljön kan göras trygg och jämställd till sin beställare. Förbättringsförslagen är av operativ karaktär.

Exempel på åtgärder kan vara att se över belysning i syfte att öka upplevd trygghet, reparera gång- och cykelstråk för att förebygga olyckor eller att beskära buskage för ökad insyn. Uppföljningen visar kommunteknik har lämnat in 110 förbättringsförslag som fokuserar på trygghet och jämställdhet.

Kommunteknik har också initierat att tillsammans med fastighets- och gatukontoret tydliggöra begreppen jämställd och trygg i verksamheten för en ökad samsyn. Det är upp till beställaren att omsätta dessa förslag till verklighet, och kommunteknik understryker vikten av förslagen plockas upp av beställaren och

återkopplas.

Nämnden bedömer att delen av nämndsmålet som syftar till att tillsammans med övriga nämnder bidra, är uppnått, eftersom det finns ett pågående arbete med övriga nämnder och som har fått effekt i

verksamheten. För delarna i nämndsmålet som avser tillgänglighet och trygghet visar uppföljningen på att även de kommer uppnås under året. Bedömningen vad gäller asepketen jämställdhet i nämndsmålet är mer försiktig, eftersom inte alla delar av nämndens verksamhet operationaliserat begreppet för att lyckas jämställdhetsintegrera sin verksamhet.

När förbättrings- och utvecklingsarbete görs tillsammans med de beställande nämnderna med en gemensam målbild är förutsättningarna för genomförande och hållbart resultat bättre. Nämndens verksamhet har lagt ner möda och energi på att etablera en gemensam målbild och syfte, vilket är avgörande när arbete ska etableras och mottas av linjeverksamheten.

I nämndens nuvarande avtal med tekniska nämnden kring skötsel av den offentliga miljön ingår det att lämna in förbättringsförslag. Utmaningen kopplat till intentionen i nämndsmålet, är att förslagen baseras främst på kriterier som rör effektivisering av driften, inte trygghet och jämställdhet. Det krävs en dialog och samsyn kring kriterierna för förbättringsförslag tillsammans med tekniska nämnden.

Nämnden kommer att fortsätta det arbete som pågår kopplat till att minska kostnader och vidta både förebyggande och reaktiva åtgärder kopplat till skadegörelse. Sannolikt kommer fokus på grundskolor bibehållas ännu ett tag. Nämnden kommer att fortsätta på inslagen väg för kultur- och fritidsfastigheter och söka beställande nämnd för dialog när inventeringarna är genomförda.

Systematik och metoder för jämställdhetsintegrering behöver förbättras och utvecklas i nämndens olika verksamheter för att få ett bredare och bättre genomslag.

(26)

•

Nämndsmålet syftar till att genom samarbete stödja berörda förvaltningar med verksamhetsanpassade lokaler samt en god drift och skötsel för att skapa miljöer där Malmöbon ska kunna utvecklas och stärkas.

Hur gick det?

Nämnden fokuserar på dialog med beställande nämnderna för att fördjupa samverkan. Tillsammans med

(27)

kulturnämnden har verksamheten identifierat utvecklingsmöjligheter. Arbetsgrupper är tillsatta och representanter från båda nämnderna bidrar i arbetet. Fokus är att förbättra kommunikation och

gränsdragning. Stadsfastigheter och fritidsförvaltningen har ett gemensamt åtagande som syftar till att höja kvalitet på gemensam service utifrån besöks- och brukarperspektiv. I arbetet ingår medverkan på ett brukarråd i syfte att ta gemensamt ansvar. Fritidsförvaltningens brukarundersökningar ska analyseras och ligga till grund för en gemensam dialog om kommande års planering av underhåll. Tillsammans utvecklas fritidsanläggningarna i dialog.

Nämnden gör löpande NKI-undersökningar (Nöjd-Kund-Index) av fastighetsförvaltnings- och byggproduktionsuppdraget. I våras gjorde man en ny NKI avseende fastighetsförvaltning. Resultatet blev följande:

• Kulturfastigheters NKI-värde blev 69. Det är ett starkt betyg som visar på att den beställande förvaltningen är mycket nöjd med servicen. Man får ett medelbetyg för inflytande och lyhördhet (kunddialogen) samt skötsel och underhåll. Kundvård och personlig service får ett starkt betyg.

• Fritidsfastigheters NKI-värde blev 68. Det är ett starkt betyg som visar på att den beställande förvaltningen är mycket nöjd med den servicen. Man får ett excellent betyg för inflytande och lyhördhet (kunddialogen) och starka betyg för kundvård och personlig service samt skötsel och underhåll.

Analys är gjord av båda förvaltningarnas NKI-resultat gällande byggproduktion. NKI-värdet för

fritidsförvaltningen var 67, det är ett bra medelbetyg. Kulturförvaltningens NKI-värde var 43, det är ett svagt betyg. I analys av resultatet reflekterade stadsfastigheter över att de beställande förvaltningarna upplever att stadsfastigheter använder sig av mycket tekniskt fackspråk i sin kommunikation.

Verksamheten reflekterar också över vilken servicenivåer och vilka förväntningar som den beställande förvaltningen kan ha på verksamheten och vice versa. Fokus borde vara att i dialog kommer överens om förväntningar, gränsdragningar samt krav på kunskap och kompetens.

Det är viktigt att det görs ett ordentligt grundarbete gällande de lokaler som den beställande förvaltningen har behov av, innan verksamheten går vidare till projektering. Om underlaget är ofullständigt (eller att samsyn saknas) medför det att stadsfastigheter behöver projektera om ett flertal gånger. Det medför dubbelarbete och överarbete som resulterar i svinn för båda verksamheterna i form av tid, ekonomi, senarelagd leverans och lite ansträngda mellanmänskliga relationer mellan beställare och utförare. Under hösten ska förbättringsförslag för båda förvaltningarna identifieras och i möjligaste mån genomföras under 2018.

Nämnden bedömer att man uppnått delen av målet som avser att vara stödjande, då det finns en dialog och relation som syftar till att förbättra innehåll och arbetssätt. Vad avser utformning och utförande bedömer nämnden denna del av målet som delvis uppnått med anledning av de svaga betygen för byggproduktion avseende kulturförvaltningen.

Nämnden är beroende av deltagande och korrekt kompetens från den beställande nämnden för att gemensamt kunna utveckla och förbättra arbetssätt. När resultaten är bra i kundundersökningarna bidrar det till att stärka verksamheten i ett gott genomfört arbete samtidigt som de svagare betygen påkallar nämndens uppmärksamhet om vad man kan göra bättre. Det ger kunskapsbaserade underlag för prioriteringar av förbättringsområden.

Nämnden fokuserar på att utveckla kommunikation och innehåll tillsammans med beställande nämnder baserat på förbättringsarbete utifrån analys av verksamhetens NKI-resultat för byggproduktion. En framgångsfaktor är att ha uthållighet i systematiken: uppföljning – förbättringsförslag – planering – genomförande – ny uppföljning. Vidare är det viktigt att analys och identifiering av förbättringsförslag görs i dialog med medarbetarna, eftersom det är de som har kunskap om kunden, dess förutsättningar och verksamhet.

(28)

•

(29)

•

Nämndsmålet bidrar till en hållbar stadsstruktur som klarar framtida klimatförändringar bättre.

Hur gick det?

Uppföljningen visar att målvärdet är uppnått. Grönytefaktorn ligger stabilt.

Arbetet med att systematiskt projektera och genomföra klimatanpassningsåtgärder på prioriterade fastigheter med fokus på ökad nederbörd är delvis påbörjat. Den projektering som startade under 2017 pågår fortsatt för Mellanhedsskolan, Mellanheden IP, Gyllebo förskola och Skolgränds LSS-boende.

Söderkullaskolan är tillfälligt pausad i projekteringen eftersom verksamheten har större behov av

verksamhetsanpassningar. De fem fastigheter som började projekteras under 2017 kommer därmed kunna avslutas under året, men inga nya fastigheter har utsetts för projektering under 2018 vilket var avsikten från början.

Arbetet med klimatanpassning på fastigheterna går långsammare än planerat. Då arbetet är det första av sitt slag på förvaltningen tar det också extra lång tid att hitta formerna för att driva det framåt.

Kostnadsbilden för utförandet av anläggning har blivit avsevärt dyrare än vad verksamheten antagit. I nuläget är det beräknat bli mer än 50 procent dyrare än prognosen. Verksamheten har även upptäckt att man behöver arbeta om och komplettera innehållet i projekteringen med fler perspektiv på

klimatanpassning än vad verksamheten gjort tidigare; till exempel inkludera fler perspektiv på själva byggnaden.

Servicenämnden mäter grönytefaktorn, som visar en av flera möjliga lösningar för en mer robust

dagvattenhantering. Det krävs relativt många nya fastigheter med hög grönytefaktor för att värdet för det totala beståndet ska ändras och målvärdet ligger stabilt i nuläget.

Framgångsfaktorer i vidare arbete med klimatanpassning är en färdigställd projektering för de fem fastigheterna med tillhörande kostnadsberäkningar på utförande. Risker som verksamheten ser i det fortsatta arbetet med klimatanpassningsarbetet är säkring av resurs för samordningsarbete gällande projektering och utförande samt en ökande kostnadsbild.

Målvärdet för grönytefaktorn ligger stabilt, vilket är bra med tanke på stadens ambitioner att förtäta.

(30)

Förvaltningen har dock för avsikt att titta närmre på de olika typerna av fastigheter för att se om det sker mätbara förändringar där.

Servicenämnden avser att fortsätta att delta i utvecklingsarbetet med den kommungemensamma handlingsplanen för skyfallsåtgärder. Nybyggnadskraven kommer också att ses över under året.

Nämndsmålet bidrar till en hållbar stadsstruktur och en klimatneutral organisation genom effektivare användning av energi och mer förnybar egenproducerad energi.

Hur gick det?

Uppföljningen visar att merparten av åtagandena kopplade till nämndsmålet kommer att fullföljas under året samt att minskningen av totalt köpt energi kommer att nå sitt målvärde.

Servicenämndens fastigheter har minskat avsevärt i energianvändning under perioden, mycket på grund av en extremt varm sommar men också genom optimering, energiprojekt och genom energieffektiv

nybyggnation. Uppföljningen visar att under perioden minskade energianvändningen med 6,2 kWh/BTA.

Målvärdena för ökad andel förnybar energi är genomgående väderberoende och fortsatt tidigt att uttala sig om. Det har lagts mer fokus på arbetet med solceller än på vindkraft under perioden. Trots det kan det bli svårt att på årsbasis nå målvärdet om 0,5 procent solenergi. Detta med tanke på att mindre instrålning återstår än vad som hittills infallit under året, samtidigt som månader med traditionellt stor användning återstår.

Servicenämndens arbete med projektet REBUS fortlöper enligt plan. Syftet är att öka kunskapen och skapa beteendepåverkan för att sänka energianvändningen i offentliga byggnader. För närvarande pågår förberedelser för genomförande av Action plan. En workshop har genomförts tillsammans med personal på Mazetti, och Pedagogisk inspiration är involverad i utarbetande av material för pedagogiskt ändamål gentemot elever på Malmös skolor.

Energifrågan har ett större fokus i organisationen överlag och det finns en bättre uppföljningsmetod och kommunikation till verksamheten. Förvaltningsenheterna har satt upp aktiviteter som handlar om att installera solceller, arbeta med verksamheternas energianvändning, arbeta med optimering via funktionsentreprenörerna och mycket mer. Detta ger goda förutsättningar för att minskningen ska fortsätta.

Gällande solenergin har solvärmeanläggningarna vid Centralköket i Sege Park och Heleneholmsskolan har tagits ur drift jämfört med 2017. Även solelanläggningen på Byggnad 31 i Sege Park kopplades nyligen ur på grund av förestående rivning av byggnaden.

(31)

Upphandling av tekniskt och ekonomiskt stöd inför tillståndsprocess för vindkraft vid Yttre ringvägen i Malmö har tills vidare fått stå tillbaka till förmån för andra arbetsuppgifter.

För att långsiktigt realisera solelpotentialen har servicenämnden beslutat att vid all projektering för ny- och ombyggnation samt takunderhåll installera solel på de byggnader som uppfyller de kriterier för lämplighet som stadsfastigheter tagit fram.

Det är oklart om arbetet med upphandling av tekniskt och ekonomiskt stöd inför tillståndsprocess för vindkraft vid Yttre ringvägen i Malmö kommer att kunna återupptas under hösten.

Det har meddelats att utomhusbaden kommer förlänga sin säsong, detta eftersom Simhallsbadet ska renoveras. Detta kommer troligen att öka energianvändningen markant, speciellt på hösten.

Fortsatt fokus bör läggas på energioptimering och uppföljning inom organisationen för att nå Malmö stads övergripande energimål till 2020.

•

(32)

Nämndsmålet bedöms kunna uppnås för 2018.

Servicenämnden bidrar till att hålla staden ren och grön, vilket är en viktig aspekt av att skapa en attraktiv och hållbar stad. Nämnden tillgodoser behovet av en väl fungerande stadsmiljö och sköter bland annat drift, underhåll och skötsel av gator och park i delar av Malmö.

Hur gick det?

Uppföljningen av indikatorn sker på årsbasis, så därför görs en försiktig bedömning, baserad på uppföljning av åtagandena.

Nämnden fokuserar på att skapa en lyhörd relation till beställaren. För att skapa samsyn i tolkningen av nuvarande överenskommelse, och för att uppnå tillit, ökad kvalitet i utfört arbete samt förbättrad dialog med beställaren, har kommunteknik tagit initiativ till gemensamma träffar med fastighets- och

gatukontoret samt stadsfastigheter. Uppföljningsträffar till 2017 års workshops samt flera mindre träffar i varierande konstellationer har utförts under året och fler har planerats till hösten. Kommunteknik har även tagit initiativ till att reda ut begrepp och arbetssätt gällande förbättringsförslagen som kommunteknik lämnar till fastighets- och gatukontoret, för att upprätthålla den goda relation som råder på många

områden.

Kommunteknik har tillsammans med fastighets- och gatukontoret påbörjat ett arbete för att förbättra samarbetet. Tillsammans har man skapat utvecklingsgrupper inom områdena tillsyn, samsyn samt kunskapsöverföring och engagerad personal. Uppdragsbeskrivningar har sammanställts för de tre arbetsgrupperna och arbetet kommer att fortskrida under hösten.

Under våren och sommaren har nämnden fortsatt med det viktiga arbetet att skapa samsyn. Detta arbete har tagits emot väl av beställarna som har välkomnat initiativet. Det råder starkt konsensus mellan förvaltningarna att en god relation leder till förbättrat samarbete, och det finns en påtaglig vilja att arbeta mot detta mål.

Inför 2018 har nämnden förändrat indikatorn till detta mål. Syftet är att ge en bredare, mer komplex samt mer rättvisande bild av skötselnivån och standard som sedan kan ligga till underlag för förbättringsarbete.

I slutet av 2018 kommer kommunteknik att utföra en undersökning av nöjdheten av kvaliteten på utfört arbete till sina beställare. Fokus kommer att läggas på fastighets- och gatukontoret samt stadsfastigheter.

Kvalitetsavdragen som fastighets- och gatukontoret ger kommunteknik ska inkluderas i denna analys.

Under 2018 kommer även driftsplanering och logistik att ses över. Bland annat har en utredning startats för att identifiera aktiviteter som kan effektiviseras i överenskommelsen med fastighets- och gatukontoret.

(33)

Uppföljningen visar att målet delvis kommer att uppnås under året

Nämndsmålet bidrar till att göra Malmö till en hälsofrämjande stad genom att en stor andel ekologiska livsmedel används i skolrestaurangerna.

Hur gick det?

Målvärdet för andelen ekologiska livsmedel är ännu inte är uppnått för året (74 procent jämfört med målvärdet 80 procent). Åtagandet om minskade utsläpp av växthusgaser relaterat till mat har bidragit positivt till målet genom medvetna val av råvaror i menyplaneringen.

Serviceförvaltningens övriga avdelningar har arbetat vidare med att öka den egna andelen inköpta

miljömärkta och etiskt märkta produkter och tjänster som ingår i Malmö stads upphandlingsavtal. Detta är små volymer jämfört med skolrestauranger (drygt två procent) och rör även kontorsmaterial.

En av förklaringarna till att utvecklingen av andel ekologiska livsmedel har avstannat något är att livsmedelsgrossistens prishöjningar under våren gjorde att menyn fick korrigeras och vissa ekologiska produkter fick ersättas med konventionella för att kunna behålla balans i livsmedelsbudgeten.

Även avdelningarna kommunteknik, kommuntjänster, stadsfastigheter samt stabsavdelningarna ska öka andelen miljömärkt. Uppföljningen visar att målet delvis kommer att uppnås under året. Kommuntjänster, stabsavdelningarna och stadsfastigheter ökar andelen kraftigt medan kommunteknik, som redan hade ett högt basvärde 2016, inte når upp till eget målvärde under perioden.

Skolrestauranger fortsätter arbetet med att få in ekologiska och klimatvänliga produkter inom livsmedelsbudgeten och höstens meny är utformad för att komma närmare målvärdet. Det finns en spridning av andel ekologiska inköp inom skolrestaurangers verksamheter och arbetet framöver kommer att ha fokus på de kök som inte når upp till förväntade nivåer.

Under hösten 2018 sker en övergång till att enbart välja bordsmargarin från ekologisk produktion.

Omställningen förväntas ge genomslag på andelen ekologiska livsmedel eftersom det berör stora

inköpsvolymer. Höstens lunchmeny är lagd så att en höjning ska vara möjlig men det krävs också disciplin i alla skolrestauranger att välja ekologiska alternativ för produkter utanför menyn, exempelvis

salladsbuffén. Det finns en stor risk att sommarens torka leder till brist på vissa råvaror och att det även medför prishöjningar på ekologiska råvaror vilket kan göra att konventionella produkter behöver väljas.

Bedömningen är därför att målvärdet delvis kommer att kunna nås under året.

För att klara utsatt målvärde för kommunteknik kommer en fördjupad analys av förrådet på Augustenborg göras. Förrådet är den verksamhet som beställer flest produkter till kommunteknik. Analysen avser att ge svar på vilka produkter som beställs och med vilket syfte.

(34)

Nämndsmålet bidrar till att göra Malmö till en hälsofrämjande stad genom att användningen av farliga ämnen minskar. Serviceförvaltningens verksamheter är producerande och materialkrävande. Därför har servicenämnden lagt stor vikt vid att det finns en systematik för området giftfri miljö.

Hur gick det?

Arbetet med inventering, dokumentering och utfasning av kemisktekniska produkter är inte påbörjat på alla avdelningar. Antalet farliga kemisktekniska produkter i förvaltningens kemikalielista har minskat med två under perioden men målvärdet att fasa ut tio farliga kemisktekniska bedöms som fortsatt möjligt att nå. Den kraftiga minskning som varit under ett par år kommer dock att mattas av i takt med att det totala antalet kemikalier minskar.

Serviceförvaltningen har påbörjat arbetet med åtagandet kemikaliesmart vardag med särskilt fokus på barn och unga, sunda material samt utfasning av farliga produkter och mikroplaster. Arbete pågår på flera områden även om det är initiala steg och går lite långsammare än planerat. Servicenämnden har bland annat inlett arbetet med att hitta alternativa material i tallrikar, dricksglas och serveringsgods som ersättning till produkter av plast inom skolrestaurangers verksamhet.

Inom ramen för den kommungemensamma Kemikalieplanen med fokus på barn och unga tas kemikaliekriterier för nybyggnad av lokaler för barn och unga fram, och implementeras i byggprocessen. Arbetet sker tillsammans med miljöförvaltningen, fastighets- och gatukontoret och stadskontorets upphandlingsenhet.

I nuläget kan nämnden identifiera kända källor av mikroplastanvändning på avdelningen stadsfastigheter, så som slitage från fordonsanvändning (vägar, däck, vägmarkeringar), läckage från konstgräsplaner och fallskydd (syntetiska ytor) samt generering av mikroplast från bygg- och underhållsarbete.

Servicenämnden har tillsammans med fritidsnämnden och miljönämnden börjat utreda bättre alternativ till användningen av mikroplaster i konstgräsplaner (ex. hybridgräsplan). Tillsammans med fritidsnämnden ska servicenämnden även bidra till att minska kemikalieanvändning i badvattnet i badhusen. Pilotprojektet är förlagt på Simhallsbadets undervisningsbassäng där avsikten är att sänka klorhalten genom rening med hjälp av UV-ljus.

Byggentreprenaden för Lindens förskola med fokus på sunda material pågår och en analys av ingående material är planerat till hösten när byggnaden är färdigställd.

Nämnden gör bedömningen att målet kommer att uppnås med tanke på det systematiska arbete och det utvecklingsarbete som pågår på flera av avdelningarna samt det arbete som är planerat att utföras under hösten.

Arbetet med den kommungemensamma kemikalieplanen har bidragit till att föra arbetet framåt på flera nämnder vilket underlättar de gemensamma satsningar som ofta krävs i samband med satsningar på giftfri miljö i byggrelaterade sammanhang.

(35)

Arbetet med att fasa ut de interna kemikalierna har pågått under flera år, så arbetssättet är etablerat på merparten av avdelningarna.

Under hösten kommer behovet av utökade kemikaliegrupper att ses över på några av avdelningarna för ytterligare förbättring av systematiken kring kemisktekniska produkter. Servicenämnden kommer också att arbeta med förstärkt engagemang kring kemikaliefrågan genom att väva in den i arbetsmiljöarbetet under hösten.

Ett tätare samarbete med fritidsnämnden kring nämndsmålet kommer att eftersträvas framöver.

Servicenämndens övergripande arbete med revidering av nybyggnadskrav med avseende på kemiskt innehåll i byggprodukter och material sker fortsatt inom ramen för Kemikalieplanens åtgärd, i dialog med andra förvaltningar.

Servicenämnden behöver generellt lägga mer fokus på kartläggning av mikroplaster under hösten.

•

Arbetet med uppdraget pågår som planerat.

Servicenämnden beslutade 24 april att stadsfastigheter vid all projektering för ny- och ombyggnad samt takunderhåll utreda möjligheten till solelinstallation, vilket kommunicerades internt den 11 juni. För övrig rapportering inom området, se nämndens mål om effektiviseringar under målområde 8.

Uppfyllelse av nämndsmålet går inte att bedömas före medarbetarenkäten är genomförd.

Genom att säkerställa att samtliga medarbetare på förvaltningen har en god arbetsmiljö, motiverade