Örebro kommun 2021-02-19 Sov 2/2021 orebro.se
Uppföljning av kvalitetskrav
Daglig verksamhet
Örebro kommun, Regnbågen
Inledning
Enheten för uppföljning har följt upp kvalitetskrav i er verksamhet.
Kvalitetskraven har sin utgångspunkt i den överenskommelse verksamheten tecknat med Programnämnd social välfärd Örebro kommun Sov 877/2019. En uppföljning av kvalitetskrav genomförs minst en gång var tredje år på uppdrag av Programnämnd Social välfärd.
Uppföljning av kvalitetskrav syftar till att utveckla och förbättra verksamheten.
Regnbågen
Regnbågen är en verksamhet med fem deltagare och två personal.
Aktiviteter som erbjuds är till exempel massage, lättgymnastik, promenader, musik, samtal, högläsning, måla och spela spel. Det är stort fokus på samvaro men finns även möjlighet till enskildhet.
Beslut
Enheten för uppföljning har identifierat brister i er verksamhet och beslutar därmed att Regnbågen ska åtgärda bristerna och upprätta en åtgärdsplan.
Åtgärdsplanen ska innehålla åtgärdsaktiviteter, tidplan och ansvarig för respektive åtgärd. Regnbågen ska senast den 5 mars 2021 skicka in åtgärdsplanen till
egetval@orebro.se
Bedömningen är att utföraren brister inom följande kvalitetskrav:
• Uppdraget
• Dokumentation
Enheten för uppföljning kommer följa upp att identifierade brister är åtgärdade i tillräcklig omfattning genom en resultatuppföljning. En resultatuppföljning kommer genomföras efter 20 maj 2021. Vilket innebär att vi kommer genomföra en granskning gällande deltagarens delaktighet i genomförandeplaner samt dokumentation i verkställighetsjournal.
Om brister kvarstår vid en resultatuppföljning kan Enheten för uppföljning komma att vidta ytterligare sanktioner i enlighet med gällande överenskommelse.
Bedömning
Uppfyllda kvalitetskrav
Resultatet visar att utföraren uppfyller nedanstående kvalitetskrav.
Ledningssystem för kvalitet 1. Samverkan
Utföraren har i inskickat material beskrivit processer där samverkan sker med både interna och externa aktörer samt även rutiner kopplade till dessa. På det digitala mötet framkom att fadder har ett ansvar för den nära samverkan med deltagarens nätverk. Enhetschef ansvarar för den övergripande samverkan och när samverkan inte fungerar kring deltagare.
Enligt överenskommelsen ska utföraren bland annat samverka med deltagarens nätverk samt ha rutin för samverkan. Bedömningen är att utföraren har rutiner för samverkan, har identifierat vilka processer där samverkan behövs samt även samverkar utifrån deltagarens behov. Bedömningen är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
2. Riskanalyser
I inskickat material framgår att utföraren gör riskanalyser kring alla deltagare i verksamheten. På det digitala mötet framkom att riskanalyser på nya deltagare i verksamheten följs upp efter en månad. Alla riskanalyser följs upp årligen och vid behov. Enligt överenskommelsen ska utföraren ha ett ledningssystem för att systematisk och fortlöpande utveckla och säkra kvalitén i verksamheten.
Bedömningen utifrån inskickat material och uppgifter på mötet är att utföraren arbetar systematiskt med riskanalyser och uppfyller kravet i överenskommelsen.
3. Egenkontroller
I inskickat material framgår att två egenkontroller av dokumentation har
genomförts på Regnbågen. Utvecklingsområden har identifierats och åtgärder har satts in. Vid den andra egenkontrollen hade dokumentationen avseende
genomförandeplaner och löpande dokumentation förbättrats. På det digitala mötet framkom att en ny egenkontroll utförs utifrån krav i överenskommelsen.
Den är mer verksamhetsnära och har nyligen genomförts för första gången i små grupper. Enligt överenskommelsen ska utföraren ha ett ledningssystem för kvalité där bland annat egenkontroll för dokumentation ska genomföras. Bedömningen utifrån inskickat material och uppgifter på mötet är att utföraren arbetar
systematiskt med egenkontroller och uppfyller kravet i överenskommelsen.
4. Utredning av avvikelser
I inskickat material framgår att utföraren har en rutin gällande klagomål och synpunkter. Det framkommer att utföraren inte har några registrerade avvikelser under 2020 vilket bekräftas av en granskning i avvikelsemodulen i
verksamhetssystemet Treserva.
Utföraren har analyserat varför inga avvikelser finns registrerade. Orsaker kan vara att Regnbågen är en liten grupp med äldre deltagare som fungerar väl ihop med varandra. Det förekommer inget utåtagerande beteende och lokalen är väl anpassad efter deltagarnas behov samt är på markplan. På digitala mötet
framkommer att enhetschefer på daglig verksamhet gjort en sammanställning av alla avvikelser och uppmärksammat att få avvikelser överlag registreras på daglig verksamhet. En möjlig orsak kan vara att det hanteras i stunden. Med anledning av det genomfördes under hösten en informationssatsning på alla enheter under verksamheternas APT. Det togs upp konkreta exempel på händelser som ska registreras i avvikelsemodulen i Treserva. På det digitala mötet framkommer att personalen vet vad en avvikelse är och hur den ska registreras. Det framgår även att personalen har kännedom om hur de går tillväga om det kommer ett klagomål eller synpunkt. Enhetschef uppger att det har en stående punkt på APT där avvikelser, klagomål och synpunkter tas upp.
Enligt överenskommelsen ska utföraren ha en rutin för hur klagomål och
synpunkter tas emot, utreds, åtgärdas, analyseras och sammanställs. Utföraren ska även följa Örebro kommuns riktlinje för avvikelser, klagomål och synpunkter.
Utföraren har uppmärksammat att få avvikelser registreras på enhetsnivå och verksamhetsnivå. Åtgärder har satts in i form av information och att konkretisera händelser som ska registreras. Utföraren får fortsätta det aktiva arbetet med dialogen kring att registrera händelser för att få ett systematiskt
förbättringsarbete, så att verksamheten kan lära av sina misstag och förebygga händelser. Bedömningen är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
5. Rapporteringsskyldighet
I inskickat material framgår att utföraren har en rutin för rapportering av lex Sarah där det framgår skyldigheten att rapportera, utreda, åtgärda och undanröja missförhållande och risk för misshållande. Vid det digitala mötet uppger
personalen att de har kännedom om rapporteringsskyldigheten och vad som ska rapporteras. Enhetschefen går igenom lex Sarah två gånger per år med
personalen och finns med som en punkt på dagordningen på APT. Enligt överenskommelsen ska utföraren ha en rutin för hur rapportering och anmälan av missförhållanden och risker för missförhållanden ska ske, samt upprättade rutiner kring bland annat utbildning. Bedömningen utifrån inskickat material och inhämtad information på det digitala mötet är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Fadder
På det digitala mötet framkommer att alla deltagare har en fadder och kan byta vid önskemål. Fadder ansvarar för dokumentation, kontakt med företrädare och personal på deltagarens boende. Alla i personalen har god kännedom om
deltagarna och tar ansvaret om inte faddern är på plats. Enligt överenskommelsen ska alla deltagare ha en fadder som ansvarar för kontakt med företrädare och andra aktörer. Deltagaren ska även ha möjlighet att byta fadder om önskemål finns. Bedömningen utifrån inhämtade uppgifter är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Bemötande
På det digitala mötet framkommer att utföraren arbetar efter att alla ska bli sedda för den de är, bli bekräftad och bemött med respekt. För deltagare som behöver stöd i kommunikation används bildstöd, kroppsspråk och nära kontakt.
Utföraren ser samverkan med boendet som en viktig del i bemötandet. En kontaktbok används där dagen på sysselsättningen beskrivs i och är ett stöd när deltagaren vill berätta om sin dag när denne kommer hem. Enligt
överenskommelsen ska deltagaren bli bemött utifrån sina unika förutsättningar, och få stöd i kommunikation. Bedömningen utifrån inhämtade uppgifter är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Delaktighet
På det digitala mötet uppger personalen att de har samling varje dag där
deltagarna kan välja på aktiviteter som finns för dagen. Om det inte finns någon aktivitet som passar så har deltagarna möjlighet att välja andra aktiviteter efter eget önskemål. Deltagarna har möjlighet att framföra synpunkter och önskemål på samlingar, veckomöte och månadsmöte. Det finns även brukarråd och enhetsråd där deltagare från andra verksamheter träffas och möjlighet för delaktighet samt inflytande finns. Enligt överenskommelsen ska utföraren utforma insatsen tillsammans med deltagaren. Deltagaren ska ges inflytande och medbestämmande över insatser och kunna påverka hur insatsen utformas.
Bedömningen utifrån inhämtade uppgifter är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Öppettider
I inskickad folder framkommer att Regnbågens öppettider är 8–16 varje vardag.
På det digitala mötet framkommer att öppettider kan förändras om behov finns hos deltagare. Deltagare kan välja om de vill medverka hel och halvdagar. När verksamheten har semesterstängt erbjuds annan verksamhet för de deltagare som väljer att arbeta.Bedömningen utifrån inhämtade uppgifter är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Måltider
På det digitala mötet framkommer att deltagarna kan värma och förvara mat i verksamheten samt även beställa mat. Deltagarna har en rätt att välja på och lunchen intas tillsammans i verksamheten. Bedömningen utifrån inhämtade uppgifter är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Hygien
På det digitala mötet uppger personalen att arbetskläder finns, både över och underdel. Arbetskläderna skickas iväg på tvätt. Material för god handhygien finns såsom handskar, handsprit och tvål. Engångsförkläden finns även i
verksamheten. Det framkommer att utföraren har fungerande rutiner gällande desinficering av ytor i lokalen samt stöd till deltagare att ha en god handhygien.
Bedömningen utifrån inhämtade uppgifter är att utföraren uppfyller kravet i överenskommelsen.
Brister i kvalitetskrav
Resultatet visar att utföraren brister i kvalitetskrav. Nedan redovisas de brister som föranlett beslut om åtgärdsplan.
Uppdraget
En granskning av alla deltagares genomförandeplaner har genomförts under perioden januari till december 2020. Granskningen visar att alla fem deltagare har en aktuell genomförandeplan. I planerna framgår att deltagaren inte varit delaktig i upprättandet av genomförandeplanen. I tre av fem planer saknas motivering till varför deltagaren inte varit delaktig. I planerna framgår att personalen har god kännedom om deltagaren och har beslutat vid ett möte att insatsen ges enligt planen. I två av planerna framgår en motivering, att det är på grund av
funktionsnedsättning och att deltagaren inte kan uttrycka sina önskemål vilka är goda exempel. Enligt överenskommelsen ska deltagarens synpunkter, önskemål och delaktighet av insatsen framgå av genomförandeplanen. I Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade 6 § framgår att den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Det är således av vikt att det framgår en motivering till varför deltagaren inte varit delaktig. Bedömningen är att utföraren inte uppfyller krav i
överenskommelsen gällande deltagarens delaktighet i upprättandet av
genomförandeplan. Utföraren ska arbeta vidare med att delaktigheten i planering av insatsen ska framgå och motiveras samt åtgärda det i genomförandeplaner.
Dokumentation
En granskning av dokumentation i fem deltagares verkställighetsjournal har genomförts under perioden januari till december 2020. Granskningen visar att i tre av fem journaler saknas händelser av betydelse samt faktiska omständigheter över tid. Det är få anteckningar om insatsens utförande, förändringar och utveckling. Anteckningarna är under stor del av granskningsperioden veckovisa sammanfattningar där det framgår att deltagaren medverkat på aktiviteter som erbjudits men inte vilka. Det går inte att följa insatsens utförande över tid och dokumentationen är svår att använda vid en uppföljning av genomförandeplan. I slutet av granskningsperioden sker en förbättring av den löpande
dokumentationen. Det är anteckningar som mer beskriver utförandet av insatsen, deltagarens synpunkter och önskemål framkommer. Granskningen visar att utföraren är på god väg att förbättra sin dokumentation men den är bristfällig stor del av granskningsperioden och bedöms därför som bristfällig. Enligt överenskommelsen ska händelser av betydelser och faktiska omständigheter dokumenteras. Insatsens utförande och deltagarens utveckling ska även framgå av journalen. Bedömningen är att utföraren inte uppfyller krav i överenskommelsen.
Metod
Avtalscontrollers inom Enheten för uppföljning har samlat in och granskat nedanstående underlag. Underlaget ligger till grund för det beslut som Enheten för uppföljning fattat i denna rapport. Uppföljningen har även innefattat ett digitalt möte med utföraren.
Underlag för bedömning:
• Intervju vid digitalt möte
• Journal
• Dokumentation
• Myndighetsinformation
• Rutiner och riktlinje
Caroline Lindqvist Avtalscontroller
Enheten för Uppföljning Myndighetsverksamheten Örebro kommun
