VON Kallelse 2020-12-02

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Kallelse

Datum

2020-11-26

Tid: Onsdagen den 2 december, 2020, kl. 13.30 Stängt sammanträde Plats: Kommunhuset, Apelviken

Gruppmöte: Se separat information från respektive gruppledare

Samtliga ledamöter och ersättare deltar på distans genom Digitalt möte.

Endast ordförande, sekreterare och vård- och omsorgschef deltar på plats i Apelviken.

Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordning

2. Information Dataskyddsförordningen

(Inga handlingar)

3. Internbudget 2021 för vård- och omsorgsnämnden VON 2020/57 4. Fördelning av vård- och omsorgsnämndens buffert VON 2020/58

5. Beslutsuppföljning 2020 VON 2020/55

6. Uppföljning av personlig assistans på entreprenad i Trosa kommun VON 2020/59

7. Information om ärende enligt lex Sarah VON 2020/51

8. Antagande av informationshanteringsplan VON 2020/53

9. Revidering av delegeringsordning VON 2020/56

10. Information Covid-19

(Inga handlingar)

VON 2020/34

11. HME

(Inga handlingar)

12. Nyckeltal

(Inga handlingar)

13. Vård- och omsorgschef informerar

(Inga handlingar)

14. Anmälan av delegationsbeslut VON 2020/1

15. Anmälningsärenden VON 2020/2

Helena Koch Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Vård- och omsorgskontoret Fredrik Yllman

Produktionschef 0156-521 15

fredrik.yllman@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2020-11-12

Diarienummer

VON 2020/57

Internbudget 2021 för vård- och omsorgsnämnden

Förslag till beslut

1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förslag till internbudget 2021.

2. Vård- och omsorgsnämnden fastställer förslag till attesträtter 2021.

Ärendet

Enligt bilaga presenteras förslag till internbudget för 2021.

Förslaget bygger på i dagsläget kända förhållanden inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet. Nämnden har tilldelats en ramökning på 8,3 mkr utifrån förväntad demografisk utveckling samt 0,8 mkr för kompensation för ökat

personalomkostnadspåslag. Vidare har man tilldelats 0,5 mkr för ettårssatsning 2021. Nämndens buffert uppgår till totalt 3,9 mkr.

Fredrik Yllman Peter Hellmark

Produktionschef Ekonom

Bilagor

1. Förslag till internbudget 2021 för Vård- och omsorgsnämndens verksamheter

2. Förslag till attestlista för Vård- och omsorgsnämndens verksamheter 2021

Vård- och omsorg 2021

Årsbudget 2021

Årsbudget 2020 exkl central buffert justering

Nämnd 3 949 3 872

Gem. ledning och stöd 7 597 7 154

Myndighet 6 754 6 622

Äldreomsorg 121 079 112 285

Funktionshinder 50 985 49 985

HSE 23 854 23 075

Summa Vård och Omsorg 214 218 202 993

Löneuppräkning 2%

Övriga kostnader 2%

Ramökning 2021 8 267

Demografi äldre

Ramförändringar 896

Komp. ökat PO 783

Internhyra 113

Satsningar 2021 500

Införande intensiv hemrehabilitering (IHR)

Satsning 2020 som tas bort -200

Ökad frisknärvaro

Trosa kommun ATTESTLISTA 2021 VON 2021-01-01

Gemensam ledning och stöd

Enhet Aktiv Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

50014 VON Adm Vård & Omsorgschef Myndighetschef Administrativ assistent Administrativ assistent

50014 8100 VON Adm-chefslön Kommunchef Personalchef

50018 Kvalitetsenheten Kvalitetschef Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65000 Vård- o omsorgsnämnd Kanslichef Redovisningsansvarig

65000 8400 Vård- o omsorgsnämnd, arvoden & ers. Ordf Vård & omsorgsnämnden 1:e V. ordf Vård & Omsorgsnämnden

Äldreomsorg

Enhet Aktiv Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

65510 Hemtjänst kommunalt utförande Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent 65511 Hemtjänst kommunalt utförande Hemtjänstchef Trosa Hemtjänstchef Vagnhärad Administrativ assistent Administrativ assistent 65515 Hemtjänst privat utförande Myndighetschef köp ÄO Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent 65530 Hemtjänst anslagsfinansierad Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent 65530 8100 Hemtjänst anslagsfinansierad - chefslön Vård & Omsorgschef Chef sjuksköterskeenheten

65410 Trosagården Enhetschef Trosagården Enhetschef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

65410 8100 Trosagården-chefslön Vård & Omsorgschef Chef sjuksköterskeenheten

65710 Färdtjänst Myndighetschef Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65540 Dagverksamhet äldre Enhetschef Ängsgården Enhetschef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

65910 Ängsgården Enhetschef Ängsgården Enhetschef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

65910 8100 Ängsgården-chefslön Vård & Omsorgschef Chef sjuksköterskeenheten

65911 Korttidsboende Novum Enhetschef Ängsgården Enhetschef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent 65911 8100 Korttidsboende Novum-chefslön Vård & Omsorgschef Chef sjuksköterskeenheten

65210 Häradsgården Enhetschef Häradsgården Enhetschef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent 65210 8100 Häradsgården-chefslön Vård & Omsorgschef Chef sjuksköterskeenheten

65011 SÄBO TG anslag Enhetschef Trosagården Enhetschef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent 65012 SÄBO ÄG anslag Enhetschef Ängsgården Enhetschef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent 65013 SÄBO HG anslag Enhetschef Häradsgården Enhetschef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent 65014 Novum anslag Enhetschef Ängsgården Enhetschef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent 65550 Trygghetsboende Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent

65820 Trygghetslarm Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent

67010 Måltid ÄO Måltidsansvarig Chef sjuksköterskeenheten Administrativ assistent Administrativ assistent

Hälso- & Sjukvård

Enhet Aktiv Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

65920 Sjuksköterskeenheten Chef sjuksköterskeenheten Myndighetschef Administrativ assistent Administrativ assistent 65920 8100 Sjuksköterskeenheten chefslön Vård & Omsorgschef Myndighetschef

65921 Rehabiliteringsenheten Chef rehabiliteringsenheten Myndighetschef Administrativ assistent Administrativ assistent 65921 8100 Rehabiliteringsenheten chefslön Vård & Omsorgschef Myndighetschef

65953 Tekniska hjälpmedel Ansvarig tekniska hjälpmedel Myndighetschef Administrativ assistent Administrativ assistent Ingen i kommunen får attestera sina egna kostnader. I övrigt hänvisas till kommunens attestreglemente med

anvisningar. Generell attesträtt för Vård & Omsorgsnämndens objekt gäller för Vård & Omsorgschef.

Beslutsattest

Granskningsattest Beslutsattest

Granskningsattest

Funktionshinderområdet

Enhet Aktiv Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

65935 FH adm Chef Funktionshinderområdet Chef sjuksköterskeenheten Administrativ assistent Administrativ assistent

65935 8100 FH adm chefslön Vård & Omsorgschef Myndighetschef

65941 Ledsagarservice LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65942 Kontaktpersoner LSS LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65943 Avlösarservice LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65944 Korttidsvistelse LSS Rubinen LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65945 Korttidstillsyn LSS LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65946 Boende barn LSS köp Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent 65947 Boende vuxna LSS Fodergången LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65948 Daglig vsh LSS Paletten LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65950 Socialpsykiatrin-boendestöd LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent 65951 Hemtjänst yngre (under 65 år) Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent 65955 Dagverksamhet Socialpsykiatri köp Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent 65959 Boendestöd neuropsykiatri (SoL) LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent 65960 Daglig vsh LSS köp Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65961 Daglig vsh LSS BoA LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

65962 Boende vuxna LSS köp Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65963 PA SFB Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65964 PA LSS Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65968 LSS köp Myndighetschef köp FH Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

66121 Kontaktpersoner SoL LSS-chef Enhetschef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

Myndighetskontor

Enhet Aktiv Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

65110 Särskilt boende peng Myndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65520 Hemtjänstpeng Myndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65931 Klinikfärdiga/medicinskt färdigbehandladeMyndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65957 Anhörigstöd Myndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65970 Myndighetsenheten Myndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

65970 8100 Myndighetsenheten - chefslön Vård & omsorgschef Chef sjuksköterskeenheten

65971 Biståndshandläggning Myndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

Investeringar

Enhet Aktiv Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

49416 Investeringar sängar & hjälpmedel Vård & omsorgschef Myndighetschef Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant

49418 Inventarier VO Vård & omsorgschef Myndighetschef Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant

49420 VON investeringar oförutsett Vård & omsorgschef Myndighetschef Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Vård- och omsorgskontoret Fredrik Yllman

Produktionschef 0156-521 15

fredrik.yllman@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2020-11-14

Diarienummer

VON 2020/58

Fördelning av vård- och omsorgsnämndens buffert

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden beslutar att nämndens buffert ska fördelas enligt följande:

• 930 000 kronor till Säbo Häradsgården

• 1 280 000 kronor till Säbo Trosagården

• 707 000 kronor till Novum korttidsboende

• 955 000 kronor till hemtjänsten

Ärendet

Varje nämnd/utskott beslutar om storleken på den buffert som ska finnas inom de verksamheter nämnden ansvarar för. Nämndens buffert bör vara minst 1 % av budget för att under året kunna klara förändringar inom fastställd budgetram.

Vård- och omsorgsnämnden förfogar 2020 över en buffert om 3 872 tkr. Bufferten tillhör nämnden och nämnden fattar beslut om disponering av bufferten. Om medel finns kvar i nämndens buffert efter eventuell fördelning, så ska dessa medel öka nämndens resultat. Vård- och omsorgsnämnden fördelar bufferten till de enheter där det uppstått kostnader och underskott som beror på faktorer som

verksamheten inte kan påverka. Häradsgården, Trosagården, korttidsboendet Novum samt hemtjänsten tilldelas totalt 3 872 tkr för ökade verksamhetskostnader och lägre intäkter under året, främst kopplat till de utmaningar Covid-19 inneburit.

Fredrik Yllman Peter Hellmark

Produktionschef Ekonom

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2020-11-19

Diarienummer

VON 2020/55

Beslutsuppföljning 2020

Förslag till beslut

Vård och omsorgsnämnden anser att uppföljningen är genomförd.

Ärendet

Vård- och omsorgsnämnden beslutade 2013-11-29, § 49, att Vård- och

omsorgskontoret ska återkomma till nämnden med uppföljning av beslut en gång om året. Vid uppföljningen ska beslut där förvaltningen fått i uppdrag att

genomföra något tas fram och redovisningen ska visa om förvaltningen har utfört uppdraget eller ej.

Den senaste uppföljningen till nämnden gjordes 2019-12-04, § 77.

Vid beslutsuppföljning för år 2020 finns ett uppdrag till förvaltningen.

Fredrik Yllman Emma Svedin

Produktionschef Nämndsekreterare

Bilagor

Beslutsuppföljning 2020

Beslut till

Vård- och omsorgskontoret

2020-11-19

Uppföljning av beslut i vård- och omsorgsnämnden

Genomförda

Beslutsdatum Uppdrag Kommentarer

1 2020-09-23, § 55 Nyckeltal

Kontoret har tagit fram nyckeltal som verksamheten ska mäta under året.

Dessa nyckeltal ska framöver presenteras för nämnden.

Ej genomfört under 2020.

Nya nyckeltal presenteras

för nämnder under 2021.

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

Kvalitetschef 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

PM

Datum

2020-11-25

Diarienummer

VON 2020/59

Uppföljning av personlig assistans på entreprenad i Trosa kommun

Bakgrund

All upphandlad varsamhet ska följas upp årligen. Det gäller både kommunens egna verksamheter och de som bedrivs på entreprenad eller i privat regi. Syftet är att få kunskap om verksamheternas styrkor, svagheter och viktiga förbättringsområden.

Trosa kommun har efter upphandling lagt ut utförandet av personlig assistans på entreprenad. Från och med 1 november 2017 utför Carelli Assistans AB kommunens assistans, men kommunen är fortfarande ytterst ansvarig. Det innebär ett ansvar för att följa upp alla utförare för att garantera en bra kvalitet på de insatser

kunderna får ¹ . Entreprenaden av personlig assistans ska följas upp årligen. När det gäller personlig assistans som drivs på entreprenad ansvarar vård- och

omsorgsnämnden för uppföljning av både avtal och verksamhet. Förvaltningen redovisar nu årets verksamhetsuppföljning av Carelli AB:s drift av personlig assistans.

Ärendet

Verksamhetsuppföljningen genomfördes av uppföljningsansvarig

verksamhetsutvecklare/kvalitetschef tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska under november 2020.

Från utföraren Carelli Assistans AB deltog verksamhetsansvarig och

affärsområdeschef. Uppföljningen genomfördes i form av digital intervju med ansvariga på enheten, samverkanspartners, personal anställda hos utförare och granskning av rutindokument och dokumentation.

Kommunens uppföljning omfattar, som framgår nedan, bland annat:

• Avtalsuppföljning, tillsyn och granskning

• Uppföljning av genomförandeplan och social dokumentation

• Uppföljning av avvikelsehantering

• Uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål

• Enkäter till brukare om kvalitén i verksamheten (uteblev denna gång)

1 Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun, dnr KS 2019/32, ses som ett styrdokument i

uppföljningsförfarandet.

TROSA KOMMUN PM Sida 2(3)

Vård- och omsorgskontoret 2020-11-25

Av avtalet framgår att utföraren ska vara registrerad i aktiebolags- eller

handelsregister, inneha F- skattsedel, man ska kunna påvisa ekonomisk stabilitet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att utföraren inte ska ha avgifts- eller skatteskulder. Vid granskning framkommer att utföraren Carelli Assistans AB uppfyller samtliga ekonomiska krav. Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC och Skatteverket. Utföraren Carelli Assistans AB uppvisar enligt inhämtade uppgifter det tillstånd som krävs för fullföljande av krav enligt lag och avtal och har ekonomin i balans.

2019 års uppföljning visade att det fanns en viss avsaknad av rutiner och att ett förbättringsarbete behövde ske till nästa uppföljningstillfälle. Under årets

verksamhetsuppföljning fanns samtliga efterfrågade rutiner på plats och följer de krav som ställs utifrån avtal. Förutom att rutinerna finns i skriftlig form framgår av intervjuad personal att dessa i stort är förankrade hos de som arbetar.

Kvalitetsledningssystemets upplägg är nytt och alla har inte genomgått den senaste framtagna utbildningen om social dokumentation.

Ett annat utvecklingsområde som identifierades under 2019 års uppföljning var genomförandeplanens uppbyggnad och innehåll. I årets uppföljning framgår att ett arbete har gjorts under det gånga året med att förbättra genomförandeplanerna så att de följer krav enligt lag/förordning. Den nya genomförandeplanen är

strukturerad utifrån arbetssättet individens behov i centrum (IBIC).

I och med att det för närvarande inte fanns några brukare som valt Carelli

Assistans AB som utförare som kommunalt alternativ fanns det inte möjlighet att se över den sociala dokumentationen. Utifrån utsago från verksamhetsansvarig och affärsområdeschef gällande den sociala dokumentationen har verksamheten satsat mycket på att utbilda personal i fråga och att ta fram tydligare rutiner. Det är viktigt att genomförandeplanerna för nya brukare skickas till beställare för en uppföljning av insatser.

Under det gångna året har det inkommit avvikelser rörande utförare Carelli Assistans AB från personal inom den kommunala verksamheten och från brukare.

Avvikelserna handlar bland annat om att de basala hygienrutinerna inte följs inom verksamheten, att personal i kontakt med kommunens personal inte behärskar det svenska språket och otydlighet i beställningsuppdrag i kontakt med brukare. I samtliga av dessa inkomna avvikelser har kvalitetschef begärt åtgärdsplan och svar på tidigare inskickade avvikelser. Samtliga avvikelser har föranlett åtgärder och vissa är fortfarande pågående. Framförallt finns det ett förbättringsarbete för både kommunen och utföraren att förbättra rutinen för uppdragsgivande. Arbete med detta kommer att ske under 2020/2021.

Med grund i de inkomna avvikelserna är ett annat förbättringsområde samarbetet

mellan utförare och kommunens olika berörda enheter. Samarbete mellan berörda

parter behöver ske kontinuerligt med ett tydligt uppdrag att förtydliga ansvar och

roller och förbättra samarbetet med brukaren i centrum. Frågor som bland annat

berörs i denna samverkan är uppdragsfråga, delegeringsförfarandet,

TROSA KOMMUN PM Sida 3(3)

Vård- och omsorgskontoret 2020-11-25

kommunikation och utbildning. Detta utvecklingsarbete kommer att ske under kommande år och följas upp vid nästkommande verksamhetsuppföljning.

Den samlade bedömningen, efter uppföljning, av verksamheten Carelli Assistans AB, som från och med 1 november 2017 utför personlig assistans i Trosa kommuns regi, är att verksamheten är av tillräckligt god kvalité för uppfyllande av

upphandlingskraven (för samtliga undersökta delar, se bifogad bilaga).

Bedömning

Den samlade bedömningen är att utföraren Carelli Assistans AB bedriver en tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven. Verksamheten bedöms följa kraven i lagstiftning och avtal. Verksamheten är med andra ord tillräckligt god för att garantera en bra kvalitet.

Bilagor

Frågeunderlag utförare av LSS-verksamhet

Karolina Nilsson Sejla Salkic

Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kvalitetschef/verksamhetsutvecklare

Mall för uppföljning av utförare av LSS-verksamhet 20-11-25

A Basuppgifter

Utförare och enhet Verksamhetens regiform

Tillstånd från IVO/Socialstyrelsen Tillståndets omfattning (platser, insatser etc)

För kommunal regi, anmälan till IVO/Socialstyrelsen gjord (datum) Inriktning på verksamheten Antal brukare i verksamheten Varav från Trosa kommun Avtalspart/nämnd

Adress Hemsida

Jämför service är uppdaterad

Metod för uppföljningen (platsbesök, intervju etc.)

Uppföljningen utförd av

Vid uppföljningen medverkade från utföraren

Datum för uppföljningen

Datum för nästkommande uppföljning

Carelli Assistans AB Kommunal regi Enskild (privat) regi Entreprenad

From 131015 tillsvidare. Förnyat och ersätts med nytt

tillståndsbevis daterat 20-05-08.

Personlig assistans

Utförande av personlig assistans 121

Inga i dagsläget Vård- och omsorg

Bagaregatan 23, 61131 Nyköping www.carelli.se

Via digital mötesplats Sejla Salkic, kvalitetschef

Cecilia Falkeborn, verksamhetsansvarig Carola Karlsson, affärsområdeschef

2020-11-03

2021-11-03

sida 2 B Uppföljning

Tänk på att formulera texten som en redovisning av fakta och var försiktig med värderingar.

Om något område inte är relevant vid uppföljningen, skriv en kommentar om varför frågan inte besvaras.

1. Sammanfattande bedömning

Den sammanfattande bedömningen ska ge en allmän objektiv bedömning av verksamheten

Samlad bedömning av uppföljningen:

Verksamhetsuppföljningen genomfördes av uppföljningsansvarig

verksamhetsutvecklare/kvalitetschef tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska under november 2020.

Från utföraren Carelli Assistans AB deltog verksamhetsansvarig och

affärsområdeschef. Uppföljningen genomfördes i form av digital intervju med ansvariga på enheten, samverkanspartners, personal anställda hos utförare och granskning av rutindokument och dokumentation.

Kommunens uppföljning omfattar, som framgår nedan, bland annat:

Avtalsuppföljning, tillsyn och granskning

Uppföljning av genomförandeplan och social dokumentation Uppföljning av avvikelsehantering

Uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål

Enkäter till brukare om kvalitén i verksamheten (uteblev denna gång) Av avtalet framgår att utföraren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister, inneha F- skattsedel, man ska kunna påvisa ekonomisk stabilitet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att

utföraren inte ska ha avgifts- eller skatteskulder. Vid granskning framkommer att utföraren Carelli Assistans AB uppfyller samtliga ekonomiska krav.

Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC och Skatteverket. Utföraren Carelli Assistans AB uppvisar enligt inhämtade uppgifter det tillstånd som krävs för fullföljande av krav enligt lag och avtal och har ekonomin i balans.

2019 års uppföljning visade att det fanns en viss avsaknad av rutiner och att ett förbättringsarbete behövde ske till nästa uppföljningstillfälle. Under årets verksamhetsuppföljning fanns samtliga efterfrågade rutiner på plats och följer de krav som ställs utifrån avtal. Förutom att rutinerna finns i skriftlig form framgår av intervjuad personal att dessa i stort är förankrade hos de som arbetar. Kvalitetsledningssystemets upplägg är nytt och alla har inte genomgått den senaste framtagna utbildningen om social dokumentation.

Ett annat utvecklingsområde som identifierades under 2019 års uppföljning

var genomförandeplanens uppbyggnad och innehåll. I årets uppföljning

sida 3 framgår att ett arbete har gjorts under det gånga året med att förbättra

genomförandeplanerna så att de följer krav enligt lag/förordning. Den nya genomförandeplanen är strukturerad utifrån arbetssättet individens behov i centrum (IBIC).

I och med att det för närvarande inte fanns några brukare som valt Carelli Assistans AB som utförare som kommunalt alternativ fanns det inte möjlighet att se över den sociala dokumentationen. Utifrån utsago från

verksamhetsansvarig och affärsområdeschef gällande den sociala

dokumentationen har verksamheten satsat mycket på att utbilda personal i fråga och att ta fram tydligare rutiner. Det är viktigt att genomförandeplanerna för nya brukare skickas till beställare för en uppföljning av insatser.

Under det gångna året har det inkommit avvikelser rörande utförare Carelli Assistans AB från personal inom den kommunala verksamheten och från brukare. Avvikelserna handlar bland annat om att de basala hygienrutinerna inte följs inom verksamheten, att personal i kontakt med kommunens personal inte behärskar det svenska språket och otydlighet i beställningsuppdrag i kontakt med brukare. I samtliga av dessa inkomna avvikelser har kvalitetschef begärt åtgärdsplan och svar på tidigare inskickade avvikelser. Samtliga

avvikelser har föranlett åtgärder och vissa är fortfarande pågående.

Framförallt finns det ett förbättringsarbete för både kommunen och utföraren att förbättra rutinen för uppdragsgivande. Arbete med detta kommer att ske under 2020/2021.

Med grund i de inkomna avvikelserna är ett annat förbättringsområde

samarbetet mellan utförare och kommunens olika berörda enheter. Samarbete mellan berörda parter behöver ske kontinuerligt med ett tydligt uppdrag att förtydliga ansvar och roller och förbättra samarbetet med brukaren i centrum.

Frågor som bland annat berörs i denna samverkan är uppdragsfråga, delegeringsförfarandet, kommunikation och utbildning. Detta

utvecklingsarbete kommer att ske under kommande år och följas upp vid nästkommande verksamhetsuppföljning.

Den samlade bedömningen, efter uppföljning, av verksamheten Carelli Assistans AB, som från och med 1 november 2017 utför personlig assistans i Trosa kommuns regi, är att verksamheten är av tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven (för samtliga undersökta delar, se bifogad bilaga).

Den samlade bedömningen, efter uppföljning, av verksamheten Carelli Assistans AB, som från och med 1 november 2017 utför personlig assistans i Trosa kommuns regi, är att verksamheten är av tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven (för samtliga undersökta delar, se bifogad bilaga).

Bedömning

Vissa avvikelser finns som åtgärdas i samråd med beställaren senast till nästa uppföljning – se detaljkommentarer i respektive punkt

Följande avvikelser finns som ska vara åtgärdade senast:

sida 4 Nytt möte för uppföljning av avvikelser bokat: (ÅÅMMDD)

Följande avvikelser kräver omedelbara åtgärder och uppföljningsmöte:

2. Ekonomi och administration

Välj ut ett antal brukare innan besöket. Paraplysamordnaren kan ta fram uppgifter på brukare och fakturaunderlag

Rutin finns för avstämning med beställaren för reglering av ersättning Rutin finns för avvikelserapportering

Fakturorna avser rätt period gentemot beställningen

Fakturorna ger tillräckligt underlag för betalning (dvs utförda timmar och vem det avser med namnkod)

Kommentar: Det är inga andra skriftliga rutiner som finns förutom de som följer enligt avtal. Enligt avtal framgår på vilket sätt reglering av ersättning ska ske och avvikelserapportering.

Av avtalet framgår att utföraren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister, inneha F- skattsedel och man ska kunna påvisa ekonomisk stabilitet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att

utföraren inte ska ha avgifts- eller skatteskulder. Vid granskning framkommer att utföraren Carelli Assistans AB uppfyller samtliga ekonomiska krav.

Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC och Skatteverket. Utföraren Carelli Assistans AB uppvisar enligt inhämtade uppgifter det tillstånd som krävs för fullföljande av krav enligt lag och avtal och har ekonomin i balans.

3. Ledning och personal 3.1 Ledningssystem

Komplett ledningssystem finns i enlighet med SOSFS 2011:9

Arbete med att ta fram ett ledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9 pågår

Kommentar: Personalen kommer åt kvalitetsledningssystemet via dator som

finns på varje arbetsplats.

sida 5 3.2 Ledning

Enhetschef/den som förestår verksamheten (enligt IVO tillstånd) har:

Dokumenterad arbetsledarerfarenhet och högskoleutbildning, med inriktning mot funktionsnedsättning/omsorg samt dokumenterade erfarenheter när det gäller funktionsnedsättning/omsorg. I utbildningen skall ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd inom verksamhetsområdet ingå

Minst 3 års praktisk erfarenhet av arbete heltid med personer med funktionsnedsättning, eller som arbetsledare inom verksamhetsområdet Kommentar: Tillstånd ändras och nytt beslut från IVO 200508 med anledning av att Cecilia Falkeborn blir verksamhetsansvarig. Information om Cecilias kompetens och utbildningsgrad framgår i handlingar som låg till grund vid upphandlingen.

3.3 Personal

Totalt antal anställda personer på enheten: avser samtliga brukare i Trosa kommun, 15 personal totalt, 0 % via upphandling.

Totalt antal anställda på enheten omräknat till helårsanställningar: -

Den finns registerutdrag ur belastningsregistret för personal som arbetar med barn och som anställts efter 1 januari 2011: Är ej tillämpligt i Trosa Kommun, finns i övriga verksamheten.

Ja Nej

3.4 Personalomsättningen

i procent har under de senaste 12 månaderna varit: försumbar

Eventuell personalomsättning beror på: brukarens önskemål och avslut av brukare i Trosa kommun

3.5 Personalens sjukfrånvaro i procent har under de senaste 12 månaderna varit: försumbar sjukfrånvaro, ingen ökning pga Covid-19 Sjukfrånvarons fördelning på kort-/långtidsfrånvaro är: endast

korttidsfrånvaro

3.6 Personalens kompetens totalt (oavsett anställningsform)

Personal ska ha adekvat utbildning, det vill säga minst gymnasial utbildning med inriktning funktionsnedsättningar. Saknas adekvat utbildning ska minst två års erfarenhet av yrkesområdet vara dokumenterat.

Kompetens

Hur stor andel i procent av personalen har adekvat utbildning eller mer än två

års dokumenterad yrkeserfarenhet: 100. Samtliga i personalen har arbetat i

mer än två år.

sida 6 Språkfärdighet

Hur stor andel i procent av personalen behärskar nöjaktigt det svenska språket i tal: Finns inte specifika krav för språkfärdighet, dock ska samtliga assistenter uppfylla kravet på social dokumentation som i sig kräver kunskap.

Personalen antecknar själva och kan använda sig av systemet.

3.7 Personalens anställningsformer

Hur stor andel i procent av den schemalagda personalen är tillsvidareanställda: 6%

3.8 Rutiner för kompetensutveckling, introduktion och handledning Plan finns för personalens kompetensutveckling (inkl färdighet i det svenska språket i tal och skrift)

Rutin finns för introduktion av nyanställda

Rutin finns för information om sekretesslagstiftningen Handledning (extern) finns att tillgå

Kommentar: Digitala assistansutbildningar för personalen finns och som görs i samband med nyanställning och sedan var tredje år. Även en digital

arbetsledarutbildning finns. Introduktion till nyanställda finns, information om sekretess finns. Extern handledning har inte förekommit för personal i Trosa.

Kompetensutvecklingsplan finns för medarbetare, tas fram i

medarbetarsamtalet. I samtal med personal som arbetar hos utförare Carelli Assistans framkommer att den digitala utbildningen är ny och att alla inte har genomgått just den. Rutinerna finns tillgängliga och personal vet vart man kan hitta dessa.

4. Stödperson och personal runt brukaren

Det finns en eller flera dokumenterad(e) kontaktansvarig(e) för varje brukare

Brukaren har möjlighet att byta stödperson enligt en given rutin Rutin finns för hur personal introduceras för en (för personalen) ny brukare

Utföraren har en rutin för att fastställa och uppnå brukarens behov av kontinuitet

Utföraren har en rutin för att fastställa brukarens behov av ev minimering av antalet personal

Kommentar: Kontaktansvarig finns i varje grupp. Möjlighet att byta

kontaktansvarig finns enligt rutin. Utgår utifrån det behov/önskemål som

brukaren har.

sida 7 5. Dokumentation med utgångspunkt från riktlinjerna

Dokumentationen ska föras på ett respektfullt sätt utifrån den enskildes integritet och de tre vägledande uttrycken: tillräcklig, väsentlig och korrekt.

5.1 Övergripande dokumentation

Det finns löpande dokumentation. Antal brukares löpande dokumentation som kontrollerades vid uppföljningen: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock sker detta hos övriga brukare hos Carelli assistans.

Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt Det finns en rutin för hur avslut av insats ska utföras

Genomförandeplaner finns för samtliga brukare. Ange i procent för

andelen brukare som inte har genomförandeplan: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock finns detta hos övriga brukare hos Carelli assistans.

Samtliga brukare och/eller dess företrädare deltar vid upprättande av genomförandeplan. Ange i procent för andelen brukare som inte deltar vid upprättande av genomförandeplan: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock sker detta hos övriga brukare hos Carelli assistans alternativt dokumenteras om brukaren inte önskar delta och på viket sätt vi tagit in brukarens önskemål på annat sätt.

Samtliga genomförandeplaner har upprättats inom två veckor från insatsens början. Ange i procent för andelen genomförandeplaner som upprättats inom två veckor: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns.

Utföraren dokumenterar frånvaro av insats som en avvikelse gentemot genomförandeplan: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock sker detta hos övriga brukare hos Carelli Assistans.

Kommentar: Verksamheten använder dokumentationssystemet AiAi.se.

Genomförandeplan och social dokumentation sparas i systemet. Det finns ett digitalt ledningssystem där samtliga rutiner finns och alla assistenter har ett inlogg. Dator finns hos varje brukare. Hos samtliga finns även pärm med information. I och med att ingen granskning görs av befintliga

genomförandeplaner tar utredare del av en mall av genomförandeplanen för att se att dessa uppfyller krav från gällande lag/föreskrifter. Inga större anmärkningar görs.

5.2 Genomförandeplaner

Genomförandeplanerna innehåller:

Stödpersonens namn: nej (brukare avgör vem som deltar)

Sammanfattning av beställningen

sida 8 Vad som ingår i insatsen (t ex stöd avseende att handla, tvätta eller vad

den enskilde behöver för stöd för att klara av att delta på en sysselsättningsverksamhet etc):

Den enskildes fritid och det stöd som behövs finns tydligt beskrivet i genomförandeplanen:

Mål, delmål och syfte med insatsen:

(ej vem) Hur och När insatsen ska genomföras (arbetssätt) och Vem som ska ge stödet :

Datum för utförarens/ställarens uppföljning av genomförandeplanen Underskrift av enhetschef/den som förestår verksamheten: nej

Underskrift av den enskilde och/eller dess företrädare: i de fall där kund deltagit och önskar skriva under, dock krävs enligt riktlinjer ingen underskrift

Antal genomförandeplaner som kontrollerades vid uppföljningen: 0 Antal genomförandeplaner som inkommit de senaste 12 månaderna: Ej tillämplig just nu. Sedan 12 månader tillbaka har inga genomförandeplaner mottagits hos myndighetsenheten. Men genomförandeplanerna ska skickas till beställare vid uppföljning av befintliga insatser som brukaren har. Detta är framöver ett utvecklingsområde.

Kommentar:

Under 2020 har Carelli Assistans AB implementerat Socialstyrelsens IBIC i samtliga genomförandeplaner. Rutinen gällande genomförandeplaner samt uppstart av brukare har förtydligats för att säkerställa att genomförandeplaner återförs till handläggare vid brukare som omfattas av upphandling.

6. Synpunkts- och klagomålshantering

Rutin finns för synpunkts- och klagomålshantering

Rutin finns för uppföljning och utvärdering av synpunkts- och klagomålshanteringen

Rutin finns för att ge information till den enskilde avseende synpunkts- och klagomålshanteringen inklusive för var hon/han ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål

Redovisning finns över inkomna synpunkter och klagomål samt vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa

Kommentar: Rutin finns gällande synpunkts- och klagomålshantering, rutin samt blankett för klagomål finns även hemma hos brukaren eller kan göras via hemsidan. Avvikelser dokumenteras och följs upp i AiAi, vilket gör att det är tillgängligt för både personal och brukare att följa processen.

Personal och brukare, samt anhöriga ges information om avvikelsehantering och förändring av rutiner. Det finns även en kvalitetsredovisning gällande avvikelser, samt synpunkter och klagomål. Denna kvalitetsredovisning tar Trosa kommun varje år del av för att få en bild över kvalitetsarbetet hos upphandlad utförare.

Under 2020 har det till kommunens kännedom tillkommit en del

sida 9 synpunkter/avvikelser gällande utförare Carelli Assistans AB. Avvikelserna har

inkommit från personal inom den kommunala verksamheten och brukare.

Avvikelserna handlar om att de basala hygienrutinerna inte följs, att personal i kontakt med kommunens personal inte behärskar det svenska språket och otydlighet i beställningsuppdrag. I samtliga av dessa inkomna avvikelser har kvalitetschef begärt åtgärdsplan och svar på tidigare inskickade. Samtliga avvikelser har föranlett åtgärder och vissa åtgärder är fortfarande pågående.

Framförallt handlar det om samarbetet mellan utförare och beställare vid hantering av nya brukare. Vidare kommer kvalitetschef följa upp samtliga inkomna avvikelser och hanteringen av dessa för att säkerställa att utförare fullföljer sitt uppdrag enligt avtal.

7. Samarbete/samverkan med beställaren, utförare och övriga myndigheter

Rutin finns för hur ansvar och uppgifter ska fördelas mellan beställare och utförare

Rutin finns för att utförare underrättar berörd nämnd om väsentliga förändringar i verksamheten

Rutin finns för att utförare underrättar berörd nämnd om väsentliga förändringar kring den enskilde

Rutin finns för hur samverkan med andra myndigheter till exempel habilitering, psykiatri och primärvård ska gå till

Kommentar: Rutiner enligt ovanstående punkter finns enligt avtal. Andra samverkans forum finns utifrån behov från enskilda. Flera samverkansmöten har under 2020 hållits för att förbättra samarbetet mellan beställare, hälso- och sjukvårdsenheten och utförare. Dessa samarbetsformer behöver fortsätta ske för att det ska bli tydligt för samtliga parter vem som har vilket ansvar framförallt med brukaren i centrum. I intervju med handläggare framkommer att samarbetet fungerar bra överlag men att det behöver tas fram tydligare rutiner vid uppdragsförfarandet.

8. Övriga rutiner

Finns dokumenterade arbetssätt och kontinuerlig fortbildning för att säkerställa:

Ett respektfullt bemötande Den enskildes trygghet Metodutveckling

Utvecklar utföraren sina arbetssätt enligt en specifik metod? I så fall enligt vilken metod: IBIC, Lean, Socialstyrelsens förbättrade

dokumentation

sida 10 Om inte: Görs metodutveckling på annat dokumenterat sätt? I så fall,

hur:

Kommentar:

I rutin och checklista för Introduktion för nyanställd ingår

värdegrundsinformation. En specifik utbildningsplan skapas för varje medarbetare som följs upp årligen via medarbetarsamtal.

I och med verksamhetsuppföljningen har samtliga rutiner som uppdaterats inkommit till kommunen för kännedom.

9. Lex Sarah enligt 23 e § 24 a-g §§ LSS; SOSFS 2011:5 ²

Rutin finns för anmälan/rapport enligt Lex Sarah/

Rutin finns för att beställande nämnd omedelbart får kännedom om anmälan/rapport enligt Lex Sarah

Ingen anmälan/rapport enligt Lex Sarah har skett sedan föregående uppföljning

Om anmälan om Lex Sarah har gjorts; antal anmälningar: inga för brukare under Trosa kommuns upphandling under 2020

avseende:

Åtgärdsplan finns för dessa anmälningar

Om rapport om Lex Sarah har gjorts; antal rapporter: , avseende:

Åtgärdsplan finns för dessa rapporter

Kommentar: VD ansvarar för att alla anmälningar utreds och skickar vidare till berörda. Rutin finns i pärmar. Arbetsledare går igenom information årligen på APT. Rutiner gällande hur en Lex Sarah görs samt vilka som ska ha informationen finns i ledningssystemet.

2 Rutinerna kring Lex Sarah ska vara i enlighet med var tids gällande lagar och föreskrifter

10. Barns skydd

Gäller både barn som finns i verksamheten och barn i verksamhetens närhet, t ex brukares barn eller syskon till barn som finns i verksamheten

Personal har kunskap om anmälningsskyldigheten om socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd enligt 14 kap. 1 § SoL

Rutin finns för anmälan enligt 14 kap. 1 § SoL

Kommentar: Rutin för anmälningsskyldighet om barn far illa finns i

ledningssystemet och ingår i introduktionen.

sida 11 11. Hantering av egna medel och nycklar

Be att få se eventuellt nyckel-/kassaskåp Rutin finns för hantering av privata medel Rutin finns för hantering av nycklar

Kommentar: Nyckelkvittenser finns. I pärm samt ledningssystemet finns rutiner.

12. Systematiskt brandskyddsarbete ³ (SBA) enligt lag 2003:778 om skydd mot olyckor 2 kap. § 2

Be att få se exempelvis brandsläckare och kontrollmärkning (dvs datum när brandföretaget kontrollerade att den fungerade)

Det finns en tydlig och fastställd brandskyddsorganisation

Det finns en plan för egenkontroll av lokalerna och brandutrustning (släckare, filtar etc)

Det finns en handlingsplan för brand Det finns en utrymningsplan

Utrymning övas regelbundet, med periodicitet: Är beroende av de olika arbtsplatserna. Senaste övningen genomfördes den: beroende på vilken arbetsplats (ÅÅMMDD)

Kommentar: Carelli Assistans har köpt in brandsläckare och brandvarnare till nya brukare om det inte redan finns. De ser över säkerheten hos brukarna.

Utifrån att tjänsterna utförs i varje persons eget hem görs separata riskbedömningar för varje arbetsplats en gång per år.

3 Det systematiska brandskyddsarbetet ska vara i enlighet med var tids gällande lagar och föreskrifter

13. Kost

Det kan finnas stora skillnader i hur mycket stöd, om något, en brukare har behov av.

Om frågorna inte är aktuella, skriv en kommentar om varför

Andel personal som har genomgått utbildning avseende kost, med hänsyn till brukarnas behov:

Andel personal på daglig verksamhet som har genomgått utbildning avseende livsmedelshygien:

Kommentar: Går inte att svara generellt utifrån att brukarnas behov är olika

sida 12 14. Hygien och smittskydd (t ex MRSA och hepatit)

Det kan finnas stora skillnader i hur mycket stöd, om något, en brukare har behov av.

Om frågorna inte är aktuella, skriv en kommentar om varför All personal har utbildning i basala hygienrutiner

Utföraren arbetar med basala hygienrutiner i enlighet med vårdprogram om så behövs. Utrustning för detta finns tillgängligt för personalen ( ex engångshandskar, handsprit)

Kommentar: Verksamheten uppger att man uppfyller ställda krav. Samtliga anställda i företaget har gått/ska gå Socialstyrelsens Covid 19-utbildningen, förutom Region Stockholms hygienutbildning samt hygienavsnitt i Carelli Assistans egen basutbildning. Egenkontroll utifrån Socialstyrelsens Prevalensmätning

görs två gånger om året. Redovisning av detta finns i kvalitetsberättelsen.

Viktigt att denna följs upp vid nästkommande verksamhetsuppföljning med tanke på inkomna avvikelser.

15. Medicintekniska produkter

Alla verksamheter har inte behov av medicintekniska produkter. Om frågorna inte är aktuella, skriv en kommentar om varför.

Lokala rutiner finns i enlighet med SOSFS 2008:1 ⁴

Utföraren tillhandahåller och bekostar den medicinska och medicintekniska utrustningen, övrig utrustning, arbetstekniska,

hjälpmedel, förbrukningsartiklar, inkontinenshjälpmedel m m som åtgår för att fullgöra åtagandet.

Kommentar: Förbrukningsartiklar ja, resten enskilds ansvar. Finns inget behov för verksamhet.

16. Underskrifter

___________________________ ______________________________

För utföraren För Trosa kommun

Cecilia Falkeborn Sejla Salkic Kvalitetschef, Karolina Nilsson MAS

Namnförtydligande Namnförtydligande

20-11-25 Kommunicerades följande uppföljningsdokumentation till

verksamhetsansvarig Cecilia Falkeborn för påseende.

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

Verksamhetsutvecklare 0156-520 44

sejla.salkic@trosa.se

PM

Datum

2020-11-24

Dnr

VON 2020/51

Information om ärende enligt lex Sarah

Bakgrund

Bestämmelser om lex Sarah finns i 14 kap 2-7 §§ socialtjänstlagen (SoL) och 24 a- e §§ lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Där stadgas att den som fullgör en uppgift inom socialtjänsten, en verksamhet enligt LSS eller vid Statens institutionsstyrelse (SiS) har en skyldighet att rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden som denne upptäcker eller på annat sätt får kännedom om i den egna verksamheten. Rapporten ska utredas av den nämnd eller verksamhet där missförhållandet eller den påtagliga risken för ett

missförhållande inträffat. Utredningen ska komma fram till vad som inträffat, hur det kunnat inträffa och vad som kan göras för att något liknande inte ska kunna inträffa igen. Om missförhållandet anses vara allvarligt, eller om det förelegat en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande, ska rapporten anmälas till

Inspektionen för vård och omsorg. Syftet med bestämmelserna om lex Sarah är att fel och brister i verksamheten som riskerar att leda till återkommande

missförhållanden ska kunna upptäckas och åtgärdas

Ärendet

I samband med en uppgradering av Tunstalls trygghetscentral uppkom problem och samtliga trygghetslarm inom hemtjänsten slutade att fungera, totalt berördes 293 personer. Brister i utförande av insats föranleddes av att tekniken inte fungerade och brukares behov av stöd kunde därmed inte tillgodoses.

Konsekvenser för den enskilde

Insatsen trygghetslarm beviljas om man har ett behov och av stöd och hjälp och för att känna sig trygg i sitt hem. Då trygghetslarmen inte har fungerat har det lett till en fördröjning av insatser från hemtjänsten. I och med detta har personer i behov av hjälp och stöd inte kunnat få det i tid vilket medfört till att enskilda personer riskerat att fara illa.

Utredning av bakomliggande orsaker

Förutom brister i teknisk utrustning och apparatur framkommer avsaknad av

rutiner vad gäller överlämning av information och kontaktvägar som bakomliggande

orsaker till den inträffade händelsen.

TROSA KOMMUN PM Sida 2(2)

Vård- och omsorgskontoret 2020-11-24

Åtgärder

De initiala åtgärder som vidtogs, efter kännedom om händelsen den 8 oktober 2020, för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet var att enheten tillkallade ledningsgruppen och tog per telefon kontakt med samtliga berörda brukare. Man utgick ifrån ny uppdaterad rutinmall och lämnade över information om det

inträffade. I samtal med berörda brukare efterfrågades behovet av andra insatser och ett journummer i akutlägen tilldelades samtliga berörda. För brukare med omfattade behov av insatser gjordes riskbedömningar och nya insatser lades till för att säkerställa behovet av stöd. Personalen informerades samtidigt och

dokumenterade alla problem som upptäcktes. Dialog med företaget Tunstall

försökte hållas, utan att initialt lyckas. Första återkopplingen från företaget Tunstall per telefon skedde den 16 oktober. Då framförde enhetschefen för hemtjänsten behov av en åtgärdsplan samt behov av tydlig kommunikations- och

informationsöverföring. Tunstall kommer på begäran att ta fram en åtgärdsplan och en återkoppling till kommunen kommer att ske. En rapport om lex Sarah inkom till utredare den 21 oktober.

Förutom de initiala åtgärder som vidtagits planeras även följande åtgärder:

• En sammanställning har framförts till Tunstall tillsammans med en begäran om åtgärdsplan för att komma tillrätta med problemen.

• Produktionschef, enhetschef för hemtjänsten och kvalitetschef kommer via ett digitalt möte den 4 november 2020 att samtala om det inträffade och ta till sig planerad åtgärdsplan.

• Översyn av rutin gällande informationsföringen och kontaktvägar med företaget Tunstall.

• Uppdatera befintligt riskanalys.

Beslut

Utredarens bedömning är att den rapporterade händelsen utgör ett allvarligt missförhållande. Missförhållandet har inneburit att enskilda inte har kunnat få det stöd de behöver då tekniken inte har fungerat. Då den rapporterade händelsen bedöms som ett allvarligt missförhållande skickades utredningen och en anmälan enligt Lex Sarah skickas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Svar från IVO

I beslut från Inspektionen för vård och omsorg, daterat 9 november 2020, framgår att ärendet avslutas och att IVO inte kommer att vidta några ytterligare åtgärder.

I skälen för beslutet framgår man bedömer att nämnden har fullgjort sin

utrednings-och anmälningsskyldighet. Nämndens utredning innehåller de uppgifter som ska dokumenteras enligt gällande föreskrifter. Nämnden har vidtagit åtgärder för att utan dröjsmål avhjälpa eller undanröja missförhållandet. Identifierat

bakomliggande orsaker till det inträffade och vidtagit och planerat åtgärder för att förhindra att något liknande inträffar igen.

Sejla Salkic

Verksamhetsutvecklare

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-09 Diarienummer VON 2020/53

Antagande av informationshanteringsplan

Förslag till beslut

1. Vård- och omsorgsnämnden antar Informationshanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden.

2. Revideringar gällande handlingstyper samt bevara/gallra ska beslutas av nämnden. Förvaltningen kan revidera planen i övriga delar.

3. Informationshanteringsplanen ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner.

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan (även kallad dokumenthanteringsplan). Genom att upprätta en

informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar, såväl analoga som digitala. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Beslut om gallring är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar.

Informationshanteringsplanen utgör på så sätt grunden för allt arbete med

informationshantering och är ett stöd både för den egna organisationen som enkelt behöver veta hur den hanterar och hittar information men även för utomstående som vill ta del av information.

Nytt format

Under året har en arbetsgrupp med representanter från förvaltningar och bolag inom kommunen, under ledning av kanslienheten, arbetat med att se över nu gällande dokumenthanteringsplaner. Gruppen har arbetat fram helt nya planer enligt ett nytt format utifrån mallen VerkSAM Plan som levereras av Sydarkivera.

Arbetet har inneburit en total genomlysning av respektive myndighets allmänna handlingar och hanteringen av dessa i syfte att göra den nya planen mer komplett, detaljerad och korrekt. För att spegla att en stor del av informationen som

kommunen hanterar är digital har planen döpts om från det mer analogt anspelade dokumenthanteringsplan till informationshanteringsplan.

Revideringar av planen

Informationshanteringsplanen är ett levande styrdokument som ska användas och

uppdateras när förändringar sker i organisationen, när man byter

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Kanslienheten 2020-11-09

verksamhetssystem eller då nya handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn.

Beslut om gallra/bevara ska fattas av nämnden. Förvaltningen ansvarar för att övriga delar i planen hålls uppdaterade.

Utveckling av informationshantering

Framtagandet av informationshanteringsplaner enligt VerkSAM Plan är en del i kommunens övergripande satsning på att utveckla informationshanteringen och en del i samarbetet med kommunalförbundet Sydarkivera. Från den 1 januari 2021 är Trosa kommun fullvärdig medlem i Sydarkivera vilket innebär att kommunen får tillgång till ett digitalt slutarkiv och kompetensen hos en organisation som specialiserat sig på informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande.

Fredrik Yllman Sejla Salkic

Vård- och omsorgschef Kvalitetschef

Bilagor

Informationshanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden

Beslut till

Författningssamlingen

Sydarkivera

Informationshanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden

Antagen av: Vård- och omsorgsnämnden 2020-12-02, § X, dnr VON 2020/53

Dokumentkategori:

Dokumenttyp:

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Vård- och omsorgsnämnden Informationshanteringsplan Datum

2020-11-09 Diarienummer VON 2020/53

Innehållsförteckning

Informationshanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden ... 2

Inledning ... 2

Ansvar och roller ... 2

Gallring ... 3

Leverans till arkivet ... 3

Information som är av tillfällig betydelse ... 4

Informationshanteringsplan ... 6

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

2

Vård- och omsorgsnämnden 2020-11-09

Informationshanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden

Inledning

Offentlighetsprincipen innebär att handlingar (information) hos myndigheter, t.ex.

kommun, ska vara tillgängliga för allmänheten. Genom att ha tydliga rutiner för registrering och förvaring får vi en bättre överblick och en enklare eftersökning av våra dokument. Detta underlättar det dagliga arbetet för kommunens

tjänstepersoner och gör det också möjligt för våra medborgare att ta del av kommunens handlingar enligt offentlighetsprincipen.

En informationshanteringsplan ska redovisa samtliga handlingstyper som

förekommer inom en organisation. Av informationshanteringsplanen framgår vilken information som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilken som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur myndighetens

information ska förvaras. Genom att följa planen ska myndigheten vara säker på att dess allmänna handlingar hanteras på ett korrekt och tillfredställande sätt.

Informationshanteringsplanen underlättar även allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet.

Format och gallringsråd

Trosa kommuns informationshanteringsplaner baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar.

Mallen uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).

För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.

Ansvar och roller

Arkivansvarig ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Vem som är arkivansvarig framgår av kommunstyrelsens/nämndens delegeringsordning.

Arkivredogörare utses av arkivansvarig. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och

iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.

I arbetet med informationshantering inom Trosa kommun finns en arbetsgrupp med kontaktpersoner från varje kontor. Gruppen samordnas och leds av kanslienheten.

Kontaktpersonen är utsedd av produktionschef och är kontorets kontaktperson och

samordnare i arbetet med informationshantering. Kontaktpersonen ansvarar för att

informationshanteringsplanen hålls aktuell. Genomgång/översyn av planen ska

göras/ske minst en gång per år och nödvändiga revideringar ska göras.

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

3

Vård- och omsorgsnämnden 2020-11-09

Gallring

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

• förlust av betydelsebärande data,

• förlust av möjliga sammanställningar,

• förlust av sökmöjligheter, eller

• förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades.

Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025.

Gallringsbeslut

Om beslut om gallring saknas (om den aktuella informationen inte finns angiven i informationshanteringsplanen) får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnd/styrelse. Vid behov av särskilt gallringsbeslut kontakta kanslienheten.

Leverans till arkivet

Informationshanteringsplanen anger när information ska lämnas till slutarkiv. Om inget anges bör leverans ske efter senast 10 år, eller när arkivansvarig gör

bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i

Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

4

Vård- och omsorgsnämnden 2020-11-09

Information som är av tillfällig betydelse

A. Information som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående handlingar:

1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexem- plar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett nå- gon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebe- fordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förut- sättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har in- kommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post.

8. Loggar för e-post och fax gallras efter 1 månad.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.

B. Information som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att informationen på annat sätt har ersatts av ny information

Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteperson kan gallra informationen när den inte behövs för arbetet.

Exempel på ovanstående information:

1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommu-

nen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till

annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.