KFN kallelse 2020-12-03 exklusive personuppgifter

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten

Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82

nadja.skog@trosa.se

Kallelse Datum 2020-11-26

Tid: Torsdag den 3 december 2020, kl. 18:00 Stängt sammanträde Plats: Kommunhuset, Apelviken

Gruppmöte: Majoriteten, kontakta Lena Isoz (M)

Oppositionen (S), kontakta Lennart Tällö (S)

Samtliga ledamöter, ersättare och tjänstepersoner deltar på distans genom Digitalt möte. Endast ordförande, sekreterare och produktionschef deltar på plats i Apelviken.

Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Information om enkäten Liv och hälsa ung Sörmland 2020 3. Information verksamheterna och Covid-19

(inga handlingar)

4. Information Dataskyddsförordningen (inga handlingar)

5. Information tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad (inga handlingar)

6. Nomineringsperiod Kultur- och idrottspriset 2020 KFN 2020/73 7. Internbudget för Kultur- och fritidsnämnden 2021 KFN 2020/87 8. Ansökan om bidragsberättigande: Åda golfklubb KFN 2020/89 9. Ansökan om bidragsberättigande: Trosa Balkan Fotbollsklubb KFN 2020/88 10. Revidering av kultur- och fritidsnämndens delegeringsordning KFN 2020/90 11. Antagande av informationshanteringsplan KFN 2020/82

12. Delegationsbeslut KFN 2020/1

13. Övriga anmälningsärenden KFN 2020/2

14. Övrigt (inga handlingar)

Lena Isoz Nadja Furuberget Skog

Ordförande Nämndsekreterare

Analys av enkäten Liv och hälsa Ung Sörmland 2020

Kultur- och fritidsnämnden 2020-12-03

KFN:s mål

Kultur- och fritidsnämnden 2020

Mål Målprecisering Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

1.

Medborgarna ska vara nöjda med möjligheterna till att kunna utöva

fritidsintressen t.ex sport, kultur,

friluftsliv, föreningsliv

Trosa ska tillhöra de 15 bästa av de kommuner som SCB jämför Trosa med

Index 62

Medborgarun- dersökningen /indextal

2019: plats 5 2017: plats 7

4. Barn och unga ska vara fysiskt aktiva på sin fritid

60 % av de som går i åk 7 och 9 , tränar minst 30 min, 3 ggr/vecka på sin fritid

50%

Enkäten Liv och Hälsa Ung

Sörmland, genomförs 2017, 2020

2020: 50%

tränar minst

3 ggr/vecka,

30 min/tillfälle

2017: 55 %

Liv och hälsa Ung Sörmland

Genomförs av Region Sörmland vart tredje år sedan 2008.

Våren 2020 något färre skolor – ändå tillförlitligt resultat

Trosas svarsfrekvens:

Åk 7 76 % Enkäten besvarades under perioden 26/2 t.o.m. 23/3 Åk 9 82 %

Totalt 79 %

Liv och hälsa Ung Sörmland

Uppgifter om respondenten: ålder, kön, generellt mående, familjeförhållanden, längd, vikt, tandhälsa, trygghet, stress, oro för familjemedlemmar, m.m.

Åtta frågeområden:

1. Skolan

2. Levnadsvanor (mat och dryck) 3. Levnadsvanor (sömn, rörelse) 4. Tobak, alkohol, narkotika

5. Hälsa

6. Hem, fritid, relationer 7. Delaktighet, trygghet 8. Sociala medier, internet

Enkätens innehåll

Frågor om levnadsvanor

Frågor om tobak

Frågor om alkohol

Frågor om narkotika

Frågor om integritet på nätet

Frågor om levnadsvanor/fritid

Verksamhetsmått delår 2020

Verksamhetsmått Kultur och fritid 2020 2019 2018 Föreningsstöd

Antal föreningar som erhåller stöd 30 31 30

Antal bidragsber. Idrottsaktiviteter 6 385 7 148 6 341

Antal bidragsber. deltagare idrottsaktiviteter 62 952 63 763 56 841 Flickors deltagande (%) (7-25 år) - idrottsaktiviteter 54 - -

Verksamhetsmåtten baseras på föreningarnas årsredovisningar för året innan.

2020 års resultat redovisas alltså 2021

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef 0156-522 19

sara.faltskogeldros@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-25 Diarie nr KFN 2020/73

Kultur- och Idrottspriset 2020

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att

1. förlänga nomineringsperioden för Kultur- och Idrottspriset 2020 till den 31 januari 2021,

2. fatta beslut om pristagare den 11 mars 2021, 3. genomföra prisutdelningen våren 2021

Ärendet

Under nomineringsperioden 1-31 oktober har totalt sju st. nomineringar inkommit till de olika priskategorierna: en till kulturpriset, en till idrottspriset och fem stycken till Årets lag/ledare.

Kultur- och Idrottspriserna planerades ursprungligen att delas ut i en livestreamad ceremoni utan publik den 15 december. På grund av de nya, skärpta restriktionerna för Södermanland anser Trosa kommun dock att det inte är ansvarsfullt att samla representanter för nämnden, kontoret och pristagare i en och samma lokal inom en överskådlig tid. Vi ser även en risk för att priset inte får den uppmärksamhet det förtjänar om det delas ut under dessa omständigheter.

Kontoret ser också ett problem i att utse vinnare till kulturpriset och idrottspriset utifrån det låga antalet nominerade till dessa kategorier.

Kontoret föreslår därför att nomineringarna öppnar igen så snart som möjligt, och får pågå t.o.m. den 31 januari 2021. Nämnden fattar beslut om pristagare den 11 mars och priserna delas ut under våren 2021.

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef

Beslut till

Kultur- och föreningschefen

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur- och fritidskontoret Kerstin Tibbling

Produktionschef 0156-523 24

kerstin.tibbling@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-25 Diarie nr

KFN 2020/87

Internbudget med attestantförteckning 2021 för kultur- och fritidsnämnden

Förslag till beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till internbudget 2021 2. Kultur- och fritidsnämnden fastställer förslag till attesträtter 2021

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden ska enligt anvisningarna fastställa verksamheternas internbudget.

Kontoret har utarbetat ett förslag till internbudget avseende verksamheterna för verksamhetsåret 2021 enligt uppdrag. Internbudgeten redovisar hur budgeterade resurser fördelats per enhet. Föreliggande internbudget är baserad på den av kommunfullmäktige fastställda totalbudgeten.

Kerstin Tibbling Josefin Sandborg

Produktionschef Ekonom

Bilagor

1. Förslag till internbudget 2021 för kultur- och fritidsnämndens verksamheter 2. Förslag till attestantförteckning 2021 för Kultur- och fritidsnämndens

verksamheter

Kultur- och fritidsnämnden Internbudget 2021

Budget 2020 Budget 2021

Tkr ^Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto

Kultur och fritidsnämnd 0 0 102 102 0 0 104 104

varav buffert 0 0 102 102 0 0 104 104

KFTS-chef 0 1 146 407 1 553 0 1 229 377 1 606

Bibliotek -514 4 276 3 089 6 851 -517 4 680 2 954 7 117

Kulturskolan -664 3 815 904 4 055 -655 4 315 605 4 265

Fritidsgårdarna -575 2 694 1 689 3 808 -475 2 791 1 616 3 932

Lokaler och fritidsanläggingar -3 397 0 23 381 19 984 -3 935 0 25 260 21 325

Kultur och förening -547 690 4 466 4 609 -558 738 4 473 4 653

varav bidrag 0 0 3 966 3 027 0 0 3 967 3 967

Summa -5 697 12 621 34 038 40 962 -6 140 13 753 35 389 43 002

Budgetförutsättningar 2021 2 % uppräkning av lönekostnader 2 % uppräkning av övriga kostnader Ramminskning:

-249 tkr rationaliseringar Ramökning:

381 tkr kompensation ökat personalomkostnadspåslag 328 tkr förändring internhyra

101 tkr förändring kaptjänst 549 tkr driftskostnader ny isrink

29 tkr kompensation ökade städpriser PO

Kultur- och fritidsnämnd

Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

3300 51000 Kultur‐ och fritidsnämnd buffert Nämnd Beslutas i nämnd

Centrala enheter

Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

3310 51100 Kultur‐, fritid‐ teknik o servicechef KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* Administrativ samordnare

3310 51100 1000 Eget utlägg KFTS‐chef Personalchef Ekonomichef Administrativ samordnare

3310 51100 8100 Chefslön Kommunchef Personalchef Lön ej granskningsattest

3311 50006 Föreningsstöd Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3311 50008 Stöd till studieförbund Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3311 51110 Kultur o fritidsadministration Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3311 51110 8100 Kultur o förening‐chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

3311 52201 Kulturarrangemang Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51111 Idrottshallar Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51201 Trosa Havsbad, camping Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51202 Kråmö stugby Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51203 Badplatser Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51205 Småbåtshamn Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51206 Gästhamnen Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51214 Motionsspår, Isbanor Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51215 Näridrottsplatser Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51218 Fritidslokaler o ‐anläggningar Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef 3315 51219 Kulturlokaler o ‐anläggningar Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51710 Fritidslokaler Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51724 Trosa Kvarn Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3315 51725 Skärborgarnas hus Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

3312 51401 Fritidsgårdarna Fritidsgårdschef KFTS‐chef* Teamledare

3312 51401 8100 Fritidsgårdarna‐chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

3313 52100 Biblioteken Bibliotekschef KFTS‐chef* Biblioteksassistent Bibliotekarie

3313 52100 8100 Bibliotek‐chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

3314 55610 Musikskola/Kulturskola Kulturskolechef KFTS‐chef* Biblioteksassistent Bibliotekarie

3314 55610 8100 Musikskola/Kulturskola‐chefslön KFTS‐chef* Personalchef Lön ej granskningsattest

Attestanter och ersättare inom Kultur och fritid under 2021

Beslutsattest Granskningsattest

Beslutsattest Granskningsattest

Investeringar

Ansvar Enhet Aktivitet Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

8500 49500 Investeringar KoF KFTS‐chef* Biträdande KFTS‐chef* Enhetschef resp enhet

8500 49510 Inventarier Kultur och förening Kultur‐ och föreningschef KFTS‐chef* Administrativ assistent Kultur‐ och föreningschef

8500 49520 Inventarier Fritidsgårdar Fritidsgårdschef KFTS‐chef* Teamledare 

8500 49530 Inventarier Biblioteken Bibliotekschef KFTS‐chef* Biblioteksassistent Bibliotekarie

*Kultur, fritid, teknik och servicechef

KFTS‐chefen och biträdande KFTS‐chefen har generell attesträtt för samtliga enheter inom Kultur och fritid

Beslutsattest Granskningsattest

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef 0156-522 19

sara.faltskogeldros@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-19 Diarie nr KFN 2020/89

Ansökan om bidragsberättigande Åda Golfklubb

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Åda Golfklubbs ansökan om bidragsberättigande.

Ärendet

Åda Golfklubb ansöker om att bli bidragsberättigade för den delen av verksamheten som drivs i form av ideell förening.

Åda Golfklubb är en lokal golfklubb där en del av verksamheten drivs som företag och en annan, främst barn- och ungdomsträning, drivs som ideell förening.

Föreningen ansöker nu om att bli bidragsberättigad i enlighet med Trosa kommuns regler för föreningsbidrag 2020–2022.

Golfklubben är medlem i Svenska Golfförbundet och därigenom ansluten till Riksidrottsförbundet (RF). De uppfyller samtliga kriterier för bidragsberättigande enligt Trosa kommuns regler för föreningsbidrag och arbetar därtill aktivt för att motarbeta mobbning, kränkningar, särbehandling, sexuellt ofredande och användning av alkohol, narkotika, tobak och dopningspreparat.

Det är kontorets uppfattning att föreningen bör beviljas bidragsberättigande.

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef

Bilagor

1. Stadgar Åda Golfklubb

2. Verksamhetsberättelse Åda Golfklubb 2019

3. Föreningens grunduppgifter, ekonomiska uppgifter och styrelse

Beslut till

Åda Golfklubb

Grunduppgifter kund

Kundnr.

1635

Tidigare kundid ID002

Ändrad 2020- 11-19

Senast veri erad av föreningen -

Kundtyp*

Förening

Kundkod *

Övrig förening…

Namn*

Åda Golf o Country Club

Hemsida

http://www.adagolf…

C/o adress Adress

Åda Säteri

Postnummer 61991

Ort Trosa

E-post

info@adagolf.se

Mobilnummer 0708100821

Telefon

015618290

Organisationsnummer 5566150651

Personnummer

Betalningssätt*

Efterskottsfaktur…

RF-nummer Kund

Ekonomi Kundspärrar Anmärkningar Passerkort Egenskaper Styrelse

Medlemsstatistik Aktivitetsstatistik Visa bidrag

Bidragsfält - Kund Dokument

Användare

Föreningshistorik

Kunder > Kund > Ändra Åda Golf o Country Club

Sara F.

Systemadmin

Kundprisklass*

Privat, övriga före…

Landskod för kund Välj

Endast förfrågningar

Ladda upp bild

till det o entliga föreningsregistret

Skapad av Booking

Skapad datum

2018-03-09

Ekonomi

Plusgiro Bankgiro

5317-1583 Clearingnr Kontonr

Kundnr ekonomisystem Autogiro Ja Nej Extra info till

ekonomisystem

Internkonto Motpart (10)

Referenskod faktura

Alternativ

faktureringsadress

Namn

c/o adress Adress

Kund Ekonomi Kundspärrar Anmärkningar Passerkort Egenskaper Styrelse

Medlemsstatistik Aktivitetsstatistik Visa bidrag

Bidragsfält - Kund Dokument

Användare

Föreningshistorik

Kunder > Kund > Ändra Åda Golf o Country Club > Ekonomi

Sara F.

Systemadmin

Postnummer Stad

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef 0156-522 19

sara.faltskogeldros@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-19 Diarie nr KFN 2020/88

Ansökan om bidragsberättigande Trosa Balkan Fotbollsförening

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner Trosa Balkan Fotbollsförenings ansökan om bidragsberättigande.

Ärendet

Trosa Balkan Fotbollsförening ansöker om att bli bidragsberättigad förening i enlighet med Trosa kommuns regler för föreningsbidrag 2020–2022.

Trosa Balkan Fotbollsförening grundades den 27 augusti 2020, med syfte att bedriva ideell idrottsförening med fotbollsverksamhet. Föreningens målsättning är att vara såväl en social som idrottslig knutpunkt och spela i en aktiv fotbollsserie.

Ett första årsmöte är ännu inte genomfört, varför medlemsavgift ännu inte

fastställts. Föreningen har tilldelats organisationsnummer från Skatteverket och har en ansökan om bankgiro under behandling.

Det är kontorets uppfattning att föreningen bör beviljas bidragsberättigande. I samband med godkännandet beviljas föreningen ett startbidrag om 3 000 kr.

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef

Bilagor

1. Stadgar Trosa Balkan Fotbollsklubb 2. Protokoll nybildningsmöte 200827 3. Föreningens grunduppgifter och styrelse

Beslut till

Trosa Balkan Fotbollsklubb

Grunduppgifter kund

Kundnr.

3339

Tidigare kundid

Ändrad 2020- 11-18

Senast veri erad av föreningen 2020-09-24 Kundtyp*

Förening

Kundkod * Idrottsförening

Namn*

Trosa Balkan Football …

Hemsida

C/o adress Adress

Centrumvägen 2A

Postnummer 61971

Ort

Vagnhärad

E-post

pecikozajasmin@gmail.com

Mobilnummer 0735965073

Telefon

Organisationsnummer 8025320956

Personnummer

Betalningssätt*

Delfakturering

RF-nummer Kund

Ekonomi Kundspärrar Anmärkningar Passerkort Egenskaper Styrelse

Medlemsstatistik Aktivitetsstatistik Visa bidrag

Bidragsfält - Kund Dokument

Användare

Föreningshistorik

Kunder > Kund > Ändra Trosa Balkan Football Club

Sara F.

Systemadmin

Kundprisklass*

Bidragsber. föreni…

Landskod för kund Välj

Endast förfrågningar

Ladda upp bild

till det o entliga föreningsregistret

Skapad av marcla

Skapad datum

2020-09-17

STADGAR

TROSA BALKAN FOTBOLLS FÖRENING Hem ort TROSA

Bildad 2020

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

1 § Ändamål

Föreningen har som ändamål att bedriva ideell förening i form av en idrottsförening och verksamheten kommer vara en fotbollsklubb. Med målsättning att umgås, träna, utvecklas och spela i en aktiv fotbollsserie. Föreningen vänder sig till människor i alla åldrar, oavsett

bakgrund. Föreningen ska aktivt arbeta för att motverka all form av diskriminering.

2 § Sammansättning

Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar.

3 § Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

4 § Firmateckning

Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två

styrelseledamöter gemensamt eller av en eller flera särskilt utsedda myndiga personer.

5 § Verksamhets- och räkenskapsår

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är 2020.

6 § Stadgetolkning

Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är

förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får

frågan avgöras av styrelsen.

7 § Skiljeklausul

Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om

skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett.

Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna.

8 § Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 51% av antalet avgivna röster. Där styrelsen har som regel 49%. Majoriteten av röster inom styrelsen får alltid 49%. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

9 § Upplösning av föreningen

För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 66% av antalet avgivna röster. Där enat styrelse har 49% av rösterna. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till Bosniskislamska föreningen och föreningens handlingar m.m. skall arkiveras på Stadsarkivet.

FÖRENINGENS MEDLEMMAR

10 § Medlemskap

Förening är öppen för alla fysiska personer. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i

medlemsförteckningen. Styrelsen har rätt att utse person till hedersmedlem. Styrelsen ska godkänna alla medlemskap.

11 § Utträde

Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift senast den 31 december får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen .

12 § Uteslutning

Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att

betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål,

eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte

fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de

omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför

redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre

dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde.

13 § Medlems rättigheter och skyldigheter Medlem

• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna

• har rätt till information om föreningens angelägenheter

• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan

• har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen

• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen

• godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig. Verksamhet i enlighet med vid var tid gällande

föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen

ÅRSMÖTE och EXTRA ÅRSMÖTE

14 § Tidpunkt, kallelse

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna på följande sätt; via mail, via brev, mobil anslås i klubblokalen, i föreningens facebook grupp och på hemsidan.

Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

15 § Förslag till motioner att behandlas av årsmöte

Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

16 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt

Medlem som har betalt medlemsavgiften senast 1 dagar före mötet och under mötesåret fyller lägst 15 år har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud.

Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.

17 § Beslutsförhet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet .

18 § Beslut och omröstning

Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).

Med undantag för de i 8 § och 9 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Val avgörs genom relativ majoritet. Där styrelsen har som regel 49%. Majoriteten av röster inom styrelsen får alltid 49%. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster. För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet.

Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av

ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag.

19 § Valbarhet

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen.

20 § Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).

2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.

3. Val av protokolljusterare och rösträknare.

4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.

5. Fastställande av dagordning.

6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.

7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- /räkenskapsåret.

8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.

9. Fastställande av medlemsavgifter.

10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.

11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från

medlemmarna (motioner).

12. Val av

a) Föreningens ordförande för en tid av minst 1 år.

b) Halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av minst 2 år.

c) 2 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av minst 1 år.

d) 1 ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till sammankallande.

13. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.

Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet. Om inte enat styrelse lägger fram det.

21 § Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 33 % del av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Om Styrelse begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista

publiceras på föreningens hemsida, anslås i föreningens lokal eller på annan lämplig plats.

Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 16 § och 17 §.

VALBEREDNINGEN

22 § Sammansättning, åligganden

Valberedningen består av styrelsen två ledamöter en ordförande, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när majoriteten i styrelsen så bestämmer.

Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid

mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast 2 veckor före årsmötet skall

valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.

REVISORER

23 § Revision

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och

styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte.

Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

STYRELSEN

24 § Sammansättning

Styrelsen består av ordförande samt 2 övriga ledamöter. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga

befattningshavare som behövs. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.

25 § Styrelsens åligganden

När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.

Det åligger styrelsen särskilt att

• Tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas

• Verkställa av årsmötet fattade beslut

• Planera, leda och fördela arbetet inom föreningen

• Ansvara för och förvalta föreningens medel

• Tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 23 §

• Förbereda årsmöte

26 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd

protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.

27 § Överlåtelse av beslutanderätten

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till

sektion, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat

beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten

Nadja Furuberget Skog

Nämndsekreterare/Dataskyddsombud 0156-520 82

nadja.skog@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-24 Diarienummer KFN 2020/90

Revidering av kultur- och fritidsnämndens delegeringsordning

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden antar förslag till reviderad delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden.

Ärendet

I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När beslutanderätten är

vidaredelegerad till annan tjänsteperson är det för att det är på den nivå beslutet är lämpligt att tas.

Under året har en informationshanteringsplan arbetats fram enligt ett nytt koncept från Sydarkivera. Rutinen för förvaltning och revidering av planen har setts över.

Sydarkivera rekommenderar att beslut om att gallra en allmän handling bör tas av nämnden. I delegeringsordningen för kultur- och fritidsnämnden föreslås därför följande delegation utgå:

Arkiv

1.6 Fastställa

dokumenthanteringsplan

Produktionschef Efter samråd med arkivmyndigheten

Kerstin Tibbling Nadja Furuberget Skog

Produktionschef Nämndsekreterare/Dataskyddsombud

Bilagor

Förslag till reviderad delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden

Beslut till

Författningssamlingen

Delegeringsordning för

kultur- och fritidsnämnden

Antagen av: Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14, § 28, Dnr KFN 2019/8

Dokumentkategori: Regel

Dokumenttyp: Styrdokument

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

1

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning ... 1

Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden ... 2

Återrapportering ... 2

Återkallande ... 2

Förhinder för delegaten... 2

Ärenden som inte får delegeras ... 2

Förkortningar ... 2

1. Allmänna ärenden ... 3

Brådskande ärenden ... 3

Utlämnande av allmän handling ... 3

Arkiv ... 3

Avtal ... 3

Delgivning och föra kommunens talan ... 3

Ställa in eller ändra tid för sammanträden ... 4

Organisation ... 4

Yttrande ... 4

Dataskyddsförordning (GDPR- General Data Protection Regulation) ... 4

2. Personalärenden ... 5

Anställning ... 5

Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m ... 6

Kurser, förmåner m.m. ... 7

Arbetsmiljöansvar ... 7

3. Ekonomiärenden ... 8

Budgetfördelning, attesträtt och representation ... 8

Upphandling, inköp och avyttring ... 8

Bidragsansökningar ... 8

4. Kultur- och fritidsverksamheten ... 9

Ansökningar om bidrag ... 9

Lotterier ... 9

Öppethållande ... 9

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

2

Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden

I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När produktionschefen ¹ fått uppdrag att fatta beslut kan produktionschefen vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänsteperson.

Den tjänstepersonen kan i sin tur inte vidaredelegera till ytterligare tjänsteperson.

När produktionschefen har vidaredelegerat beslutanderätten till en annan tjänsteperson är det för att det är på den nivån beslutet är lämpligt att tas. Produktionschefen har ändå samma beslutanderätt som den beslutanderätten är vidaredelegerad till.

Produktionschefen ska bara ta beslut i tjänstepersonens ställe när den är frånvarande.

Den tjänsteperson som har beslutanderätt på vidaredelegering kan lämna ärendet för beslut till högre nivå för avgörande (t.ex. produktionschef eller nämnden) då det t.ex.

gäller ett principärende.

Återrapportering

Återrapportering av delegeringsbeslut till nämnden ska redovisas på nästa

nämndsammanträde. Återrapporteringen är viktig för att nämnden ska kunna följa hur beslutanderätten används.

Återkallande

Nämnden och produktionschefen kan när som helst återkalla lämnad delegering. De kan också välja att ta beslut i ett ärende trots att beslutanderätten är delegerad, men kan i princip inte ändra ett beslut som är taget med stöd av delegering.

Förhinder för delegaten

Om den tjänsteperson som har vidaredelegeringen är förhindrad att fatta beslut ska produktionschefen göra det i dess ställe.

Ärenden som inte får delegeras

Kommunens nämnder kan själva besluta om delegering av beslutanderätt, men det finns vissa ärenden som en nämnd inte får delegera enligt kommunallagen, 6 kap 38 §:

1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med

anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats,

3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och

4. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Biträdande produktionschef

Teknisk chef är biträdande produktionschef och ersättare för produktionschefen när denne

är tjänstledig eller inte tillgänglig. Biträdande produktionschef har vid produktionschefens

frånvaro samma delegation som produktionschefen.

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

3 Förkortningar

AB Allmänna bestämmelser

DL Diskrimineringslagen

KL Kommunallagen

LAS Lagen om anställningsskydd

OSL Offentlighets- och sekretesslagen

TF Tryckfrihetsförordningen

GDPR Dataskyddsförordningen

1 Produktionschef är att jämställas med förvaltningschef enligt kommunallagen.

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

4

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till Lagrum, kommentar

m.m.

1. Allmänna ärenden

Brådskande ärenden 1.1 Ta beslut i brådskande

nämndärenden Ordförande KL kap 6 § 39

Gäller även beslut i ärenden av mindre vikt eller av icke principiell natur

Utlämnande av allmän handling 1.2 Beslut att inte lämna ut allmän handling

Produktionschef TF 2 kap § 14, OSL 6 kap

1-6 §§

1.3 Yttrande vid överklagande av beslut att inte lämna ut allmän handling

Produktionschef

Arkiv

1.4 Arkivansvarig Produktionschef Enhetschef

1.5 Utse arkivredogörare Produktionschef Enhetschef

1.6 Fastställa

dokumenthanteringsplan Produktionschef Efter samråd med

arkivmyndigheten

Avtal

1.7 Underteckna avtal, förbindelser och andra rättshandlingar som beslutats av nämnden

Produktionschef Gäller i de fall nämnden inte beslutat om annan delegat i ett ärende

1.8 Underteckna avtal och andra rättshandlingar som avser löpande ärenden inom det egna

verksamhetsområdet.

Produktionschef Enhetschef, verksamhets- ansvarig

Under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller av större vikt

Delgivning och föra kommunens talan

1.9 Mottagande av delgivning Produktionschef Vid sidan av ordförande, se nämndernas

reglemente

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

5

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till

Lagrum, kommentar m.m.

1.10 Väcka och föra kommunens talan vid domstol och andra

myndigheter, ingående av förlikning samt antagande av ackord, med rätt att sätta annan i sitt ställe

Produktionschef

Ställa in eller ändra tid för sammanträden 1.10 Ta beslut om att ställa in eller

ändra tid för sammanträdet Ordförande KL kap 6 § 23

Organisation

1.11 Mindre förändringar av

förvaltningens organisation Produktionschef

Yttrande

1.12 Yttrande som på grund av ärendets innehåll kan bedömas utan behandling i nämnden

Produktionschef Enhetschef, verksamhets- ansvarig

T.ex. besvarande av brev på nämndens vägnar.

1.13 Lämna yttrande över remisser

där sakkunskap efterfrågas. Produktionschef Enhetschef, verksamhets- ansvarig

Yttrande över remiss från andra myndigheter och organisationer av principiell eller politisk karaktär besvaras av nämnden

Dataskyddsförordning (GDPR- General Data Protection Regulation) Gäller from 25 maj 2018

1.14 Teckna biträdesavtal Produktionschef Enhetschef GDPR Artikel 28

1.15 Beslut om att lämna

registerutdrag Produktionschef Personuppgiftsa

mbassadör GDPR Artikel 15

1.16 Beslut om radering eller

rättelse Produktionschef GDPR Artikel 16-17

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

6

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till Lagrum, kommentar

m.m.

1.17 Beslut om rätt till begränsning av behandling

Produktionschef GDPR Artikel 18

1.18 Beslut om att ta ut en rimlig avgift vid begäran enligt artikel 12 p 5 GDPR när begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art.

Produktionschef GDPR Artikel 12 p 5a

Innan beslut kontakta dataskyddsombud

1.19 Beslut om att vägra

tillmötesgå begäran om information enligt artikel 12 p 5 GDPR när begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art.

Produktionschef GDPR Artikel 12 p 5b

Innan beslut kontakta dataskyddsombud

1.20 Anmäla personuppgiftsincident

till tillsynsmyndighet Produktionschef Enhetschef Incident ska anmälas om det inte är osannolikt att incidenten medför risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

2. Personalärenden

Anställning

2.1 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens

omfattning och entledigande av enhetschef.

Produktionschef AB

2.2 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens

omfattning och entledigande av övrig personal (tillsvidare och viss tid).

Produktionschef Enhetschef AB

Anställning av produktionschef regleras i KS delegeringsordning

2.3 Besluta om godkännande eller förbud mot förtroendeskadlig bisyssla

– produktionschef

– enhetschef och övrig personal

Kommunchef Produktionschef

AB

Efter samråd med

personalchef.

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

7

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till Lagrum, kommentar

m.m.

Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m.

2.4 Ändrad placering vid

övertalighet, på egen begäran eller i andra fall

– produktionschef

– enhetschef och övrig personal

Kommunchef Produktionschef

AB

Efter samråd med personalchef.

2.5 Avstängning och beslut om indragning eller innehållande av lön och andra förmåner

– produktionschef

– enhetschef och övrig personal

Kommunchef Produktionschef

AB

Efter samråd med personalchef.

2.6 Disciplinpåföljd; skriftlig varning – produktionschef

– enhetschef – övrig personal

Kommunchef Produktionschef

Produktionschef Enhetschef

AB

Efter samråd med personalchef.

2.7 Avveckling och utköp av personal

– produktionschef

– enhetschef och övrig personal

Kommunchef Produktionschef

AB

Efter samråd med personalchef.

2.8 Uppsägning från arbetsgivarens sida p.g.a. arbetsbrist eller

personliga skäl – produktionschef

– enhetschef och övrig personal

Kommunchef Produktionschef

LAS 4, 7 §§

Efter samråd med personalchef.

2.9 Avskedande – produktionschef

– enhetschef och övrig personal

KSau

Produktionschef

LAS 18 § Avsked av

produktionschef efter samråd med nämnd.

Avsked av enhetschef

och övrig personal i

samråd med

personalchef.

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

8

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till

Lagrum, kommentar m.m.

Kurser, förmåner m.m.

2.10 Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa inom Sverige och EU

– produktionschef – enhetschef – övrig personal

Kommunchef Produktionschef

Produktionschef Enhetschef

Förtroendevalda regleras i kommunfullmäktiges arvodesreglemente.

Vid resor utomlands för övrig personal ska samråd ske med produktionschef.

2.11 Deltagande i kurs, konferens

eller tjänsteresa utanför EU KSau

2.12 Användande av egen bil i tjänsten

– produktionschef – enhetschef – övrig personal

Kommunchef Produktionschef

Produktionschef Enhetschef

Arbetsmiljöansvar

2.13 Ansvar för att verksamheten drivs i enlighet med

arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön

– kontoret – enheten

Produktionschef

Produktionschef Enhetschef

2.14 Ansvar för att det

systematiska arbetsmiljöansvaret inom nämnden fungerar.

Produktionschef

2.15 Ansvar för att det inom nämndens verksamhetsområde finns kompetens inom

arbetsmiljöområdet.

Produktionschef

2.16 Ansvar för att genomföra konsekvensbeskrivningar av hur arbetsmiljön påverkas av förändringar.

Produktionschef

2.17 Ansvar för genomförande av riskanalys, handlingsplan och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöområdet på respektive enhet.

Produktionschef Enhetschef

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

9

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till

Lagrum, kommentar m.m.

3. Ekonomiärenden

Budgetfördelning, attesträtt och representation 3.1 Omdisponering av budget

mellan enhet. Produktionschef

3.2 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för den löpande verksamheten i enlighet med budget.

Produktionschef Enhetschef, verksamhets- ansvarig

3.3 Utse attesträttsinnehavare för

tjänstemän Produktionschef Se attestreglemente

3.4 Företrädande av kommunen vid representation med högst 10 % av ett basbelopp per tillfälle och inom budgetram

Produktionschef Enhetschef Se representationspolicy

Upphandling, inköp och avyttring 3.5 Upphandling för verksamheten inom givna budgetramar.

Produktionschef Enhetschef, verksamhets- ansvarig

Upphandling ska alltid ske i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och kommunens upphandlings- och inköpspolicy.

3.6 Försäljning eller annan överlåtelse av lös egendom inom respektive verksamhet.

Produktionschef Enhetschef

3.7 Skänka bort lös egendom till mottagare utanför kommunens organisation.

Produktionschef Enhetschef

Bidragsansökningar

3.8 Ansökan om externa medel (inkl. EU-medel) för projekt- och utvecklingsarbete m.m.

Produktionschef Nämnden beslutar om

ansökan då en

ekonomisk motprestation krävs om medlen beviljas Besluten ska alltid meddelas till ekonomienheten.

Beviljade medel rekvireras av

verksamhetsansvarig

enhet.

TROSA KOMMUN

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

1 0

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat

till Lagrum, kommentar

m.m.

3.9 Beslut om bidrag till

organisationer med högst 50 000 kronor.

Produktionschef Delegation för kultur- och fritidsnämndens

föreningsbidrag – se 4.1- 4.3

4. Kultur- och fritidsverksamheten

Ansökningar om bidrag 4.1 Beslut om bidrag till studieförbund i enlighet med riktlinjer och budget

Produktionschef Enhetschef

4.2 Beslut om föreningsbidrag, i enlighet med Regler för

föreningsbidrag och budget

Produktionschef Enhetschef

Lotterier

4.3 Beslut om ärenden enligt

lotterilagen (SFS 1994:1000) Produktionschef Enhetschef

Öppethållande

4.4 Beslut om tillfällig ändring av

öppettider på bibliotek Produktionschef Enhetschef

4.5 Beslut om tillfällig ändring av

öppettider på fritidsgårdar Produktionschef Enhetschef

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2020-11-02 Diarienummer KFN 2020/82

Antagande av informationshanteringsplan

Förslag till beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden antar Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden.

2. Revideringar gällande handlingstyper samt bevara/gallra ska beslutas av nämnden. Förvaltningen kan revidera planen i övriga delar.

3. Informationshanteringsplanen ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner.

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan (även kallad dokumenthanteringsplan). Genom att upprätta en

informationshanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar, såväl analoga som digitala. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Beslut om gallring är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar.

Informationshanteringsplanen utgör på så sätt grunden för allt arbete med

informationshantering och är ett stöd både för den egna organisationen som enkelt behöver veta hur den hanterar och hittar information men även för utomstående som vill ta del av information.

Nytt format

Under året har en arbetsgrupp med representanter från förvaltningar och bolag inom kommunen, under ledning av kanslienheten, arbetat med att se över nu gällande dokumenthanteringsplaner. Gruppen har arbetat fram helt nya planer enligt ett nytt format utifrån mallen VerkSAM Plan som levereras av Sydarkivera.

Arbetet har inneburit en total genomlysning av respektive myndighets allmänna handlingar och hanteringen av dessa i syfte att göra den nya planen mer komplett, detaljerad och korrekt. För att spegla att en stor del av informationen som

kommunen hanterar är digital har planen döpts om från det mer analogt anspelade

dokumenthanteringsplan till informationshanteringsplan.

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Kanslienheten 2020-11-02

Revideringar av planen

Informationshanteringsplanen är ett levande styrdokument som ska användas och uppdateras när förändringar sker i organisationen, när man byter

verksamhetssystem eller då nya handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn.

Beslut om gallra/bevara ska fattas av nämnden. Förvaltningen ansvarar för att övriga delar i planen hålls uppdaterade.

Utveckling av informationshantering

Framtagandet av informationshanteringsplaner enligt VerkSAM Plan är en del i kommunens övergripande satsning på att utveckla informationshanteringen och en del i samarbetet med kommunalförbundet Sydarkivera. Från den 1 januari 2021 är Trosa kommun fullvärdig medlem i Sydarkivera vilket innebär att kommunen får tillgång till ett digitalt slutarkiv och kompetensen hos en organisation som specialiserat sig på informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande.

Kerstin Tibbling Sara Fältskog Eldros Produktionschef Kultur- och föreningschef

Malin Lundin Klas Jättner Anneli Bradley Bibliotekschef Kulturskolechef Fritidsgårdschef

Bilagor

Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Beslut till

Författningssamlingen

Sydarkivera

Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Antagen av: Kultur- och fritidsnämnden 2020-12-03, § X, dnr KFN 2020/82

Dokumentkategori: Styrdokument

Dokumenttyp: Plan

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur- och fritidsnämnden Informationshanteringsplan Datum

2020-11-02 Diarienummer KFN 2020/82

Innehållsförteckning

Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden ... 2

Inledning ... 2

Ansvar och roller ... 2

Gallring ... 3

Leverans till arkivet ... 3

Information som är av tillfällig betydelse ... 4

Informationshanteringsplan ... 6

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

2

Kultur- och fritidsnämnden 2020-11-02

Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Inledning

Offentlighetsprincipen innebär att handlingar (information) hos myndigheter, t.ex.

kommun, ska vara tillgängliga för allmänheten. Genom att ha tydliga rutiner för registrering och förvaring får vi en bättre överblick och en enklare eftersökning av våra dokument. Detta underlättar det dagliga arbetet för kommunens

tjänstepersoner och gör det också möjligt för våra medborgare att ta del av kommunens handlingar enligt offentlighetsprincipen.

En informationshanteringsplan ska redovisa samtliga handlingstyper som

förekommer inom en organisation. Av informationshanteringsplanen framgår vilken information som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilken som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur myndighetens

information ska förvaras. Genom att följa planen ska myndigheten vara säker på att dess allmänna handlingar hanteras på ett korrekt och tillfredställande sätt.

Informationshanteringsplanen underlättar även allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet.

Format och gallringsråd

Trosa kommuns informationshanteringsplaner baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar.

Mallen uppdateras löpande utifrån praktiska erfarenheter eller på grund av lagändringar eller ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).

För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.

Ansvar och roller

Arkivansvarig ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Vem som är arkivansvarig framgår av nämndens delegeringsordning.

Arkivredogörare utses av arkivansvarig. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och

iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.

I arbetet med informationshantering inom Trosa kommun finns en arbetsgrupp med kontaktpersoner från varje kontor. Gruppen samordnas och leds av kanslienheten.

Kontaktpersonen är utsedd av produktionschef och är kontorets kontaktperson och

samordnare i arbetet med informationshantering. Kontaktpersonen ansvarar för att

informationshanteringsplanen hålls aktuell. Genomgång/översyn av planen ska

göras/ske minst en gång per år och nödvändiga revideringar ska göras.

TROSA KOMMUN Informations- hanteringsplan

3

Kultur- och fritidsnämnden 2020-11-02

Gallring

Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

• förlust av betydelsebärande data,

• förlust av möjliga sammanställningar,

• förlust av sökmöjligheter, eller

• förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades.

Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i januari 2025.

Gallringsbeslut

Om beslut om gallring saknas (om den aktuella informationen inte finns angiven i informationshanteringsplanen) får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnden. Vid behov av särskilt gallringsbeslut kontakta kanslienheten.

Leverans till arkivet

Informationshanteringsplanen anger när information ska lämnas till slutarkiv. Om inget anges bör leverans ske efter senast 10 år, eller när arkivansvarig gör

bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i

Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.