KFN protokoll 2020-12-03. till hemsidan

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum

2020-12-03

Plats och tid: Trosa kommunhus kl. 18.00-20.00

Beslutande ledamöter: Lena Isoz ordförande (M)*

Göran Hammarlund 1:e vice ordförande (L) Lennart Tällö 2:e vice ordförande (S) Zeth Nyström (M)

Helene Carlind (C) Mehie Lala (S)

Isabel Gustafsson (SD) Ej tjänstgörande ersättare:

Övriga närvarande:

Ann-Sofie Nyström (M) Ulf Struwe (M)

Solweig Jansson (S)

Kerstin Tibbling, produktionschef*

Sara Fältskog Eldros, kultur- och fritidschef Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare*

Anneli Bradley, fritidsgårdschef § 56-58

* Närvarande på plats i kommunhuset.

Plats och tid för justering:

Övriga närvarande på distans genom ”Digitalt möte”

Kommunhuset 2020-12-09

Underskrifter: Paragrafer

§ 56-69 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Göran Hammarlund (L) ordförande

Lennart Tällö (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 56-69

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2020-12-03 2020-12-10 2021-01-05

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Nadja Furuberget Skog

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(18)

Kultur- och fritidsnämnden 2020-12-03

Innehållsförteckning

§ 56 Godkännande av dagordningen

§ 57 Val av justerare KFN 2019/5

§ 58 Information om enkäten Liv och hälsa ung Sörmland 2020

KFN 2020/91

§ 59 Information verksamheterna och Covid-19

§ 60 Information Dataskyddsförordningen

§ 61 Information tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad

§ 62 Nomineringsperiod Kultur- och idrottspriset 2020 KFN 2020/73

§ 63 Internbudget för Kultur- och fritidsnämnden 2021 KFN 2020/87

§ 64 Ansökan om bidragsberättigande: Åda golfklubb KFN 2020/89

§ 65 Ansökan om bidragsberättigande: Trosa Balkan Fotbollsklubb

KFN 2020/88

§ 66 Revidering av kultur- och fritidsnämndens delegeringsordning

KFN 2020/90

§ 67 Antagande av informationshanteringsplan KFN 2020/82

§ 68 Delegationsbeslut KFN 2020/1

§ 69 Övriga anmälningsärenden KFN 2020/2

(3)

§ 56

Godkännande av dagordningen

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

2. Sammanträdet är stängt i enlighet med Överenskommelse om sammanträdes- ordning för att minimera risker och spridning av coronaviruset covid-19.

(4)

§ 57 KFN 2019/5

Val av justerare

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden väljer Göran Hammarlund (L) att justera protokollet istället för Lena Isoz (M)

___________

(5)

§ 58 KFN 2020/91

Information om enkäten Liv och Hälsa ung Sörmland 2020

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen att analysera resultatet av en- käten och presentera förslag på eventuella åtgärder för nämnden 11 mars 2021.

___________

Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros och fritidsgårdschef Anneli Bradley informerar om enkäten Liv och Hälsa ung Sörmland 2020.

 Enkäten görs av regionen var tredje år.

 Vissa frågor har omarbetats av regionen och en referensgrupp bland

respondenterna från 2017 vilket gör det svårt att jämföra några av frågorna från föregående enkät samt svårt att koppla till ett av de mål som kultur- och fritidsnämnden beslutat om.

 Enkäten besvaras av elever i årskurs 7 och 9

 Enkäten besvaras anonymt, 79 % av eleverna i årskurs 7 och 9 i Trosa kommun svarade på enkäten.

 Åtta frågeområden: skolan, levnadsvanor (mat och dryck), levnadsvanor (sömn, rörelse), tobak-alkohol-narkotika, hälsa, hem-fritid-relationer, delaktighet-trygghet samt sociala medier-internet.

 För mer information om enkätundersökningen titta på webbplats https://samverkan.regionsormland.se/Ihu2020

Förslag till beslut på sammanträdet:

Lena Isoz (M): Kultur- och fritidsnämnden uppdrar till förvaltningen att analysera resultatet av enkäten och presentera förslag på eventuella åtgärder för nämnden 11 mars.

Beslutsgång

Ordförande frågar nämnden om de kan fatta beslut enligt Lena Isoz (M) förslag.

Ordförande finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt Lena Isoz (M) förslag.

Ärendets beredning:

– Information av delar av enkäten, Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros och fritidsgårdschef Anneli Bradley 2020-11-26

– Muntlig dragning för kultur- och fritidsnämnden 2020-12-03

(6)

§ 59

Information verksamheterna och Covid-19

 Förlängda ordförandebeslut tom 14 januari

 Kommunens ledningsgrupp har digitala avstämningar 2 gånger per vecka

 KFTS ledningsgrupp har digitala avstämningar 1 gång per vecka och beskrivning av statusläget dokumenteras dagligen

 Administrativ personal arbetar hemifrån i större utsträckning

 Möte mellan olika verksamheter sker digitalt i första hand

 Möten med medborgare/föreningar sker digitalt i första hand

 Fritidsgårdarna är fortsatt öppna men med nya rutiner. Separerade

öppettider för olika årskullar, begränsat antal deltagare, uteaktiviteter om möjligt samt att gymnastiksalen i Tomtaklintskolan nyttjas i större

utsträckning.

 Biblioteken är stängda för besökare men verksamheten pågår med låneverksamhet via mejl och telefon. Avhämtning sker utanför biblioteket eller med hemleverans.

 Kulturskolan pågår med anpassningar i lokaler och avstånd mellan

deltagarna. Inga besökare eller föräldrar får vistas i lokalerna. Julhälsning från Kulturskolan kommer i ny form.

 Safiren är öppet men vissa besökare avråds från att komma dit (personer som är födda 2004 eller tidigare). Simträning för barn födda 2005 eller senare pågår samt simundervisning för skolan. Verksamheten blir påverkad av minskad försäljning och uppsägning av träningskort/simkort.

 Kommunens lokaler hyrs inte ut till slutna sällskap eller för idrottsaktiviteter för personer födda 2005 eller senare. Även redan bokade tider avbokas.

 Föreningar påverkas av färre aktiviteter som ger minskade intäkter.

(7)

§ 60

Information Dataskyddsförordningen

Dataskyddsombudet Nadja Skog informerar nämnden om en dom från EU- domstolen (C-311/18) som påverkar de personuppgiftsansvarigas överföring av personuppgifter till tredje land.

Den 16 juli 2020 meddelade EU-domstolen att EU-kommissionens beslut om

Privacy Shield ogiltigförklarades då amerikanska säkerhetsintressen kan gå före det skydd som dataskyddsförordningen ska ge. Privacy Shield har varit ett sätt för företag i USA att självcertifiera sig för att visa att de säkerställer adekvat

skyddsnivå för att överföring av personuppgifter ska få ske från EU/EES länder till USA.

EU-Domstolen ansåg däremot att EU-Kommissionens beslut om

standardavtalsklausuler vid överföring av personuppgifter till tredje land är giltigt och att sådana kan användas vid överföring till länder utanför EU och EES, i tillämpliga fall, tillsammans med ytterligare skyddsåtgärder.

Dataskyddsambassadörerna har startat ett arbete för att identifiera eventuella överföringar till tredje land som den personuppgiftsansvarige gör med Privacy Shield som grund. Dataskyddsombudens rekommendation är att avsluta

överföringar av personuppgifter till tredje land som sker med stöd av Privacy Shield omedelbart.

(8)

§ 61

Information tjänstekoncession Trosa havsbad och camping

Produktionschef Kerstin Tibbling informerar nämnden om tjänstekoncessionen Trosa havsbad och camping.

 Entreprenören ska som tidigare informerats om fortsätta under nästa säsong.

 Förvaltningen återkommer med tidsplan för ny tjänstekoncession.

(9)

§ 62 KFN 2020/73

Nomineringsperiod Kultur- och idrottspriset

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att

1. förlänga nomineringsperioden för Kultur- och Idrottspriset 2020 till den 31 januari 2021,

2. fatta beslut om pristagare den 11 mars 2021, 3. genomföra prisutdelningen våren 2021

___________

Ärendet

Under nomineringsperioden 1-31 oktober har totalt sju stycken nomineringar inkommit till de olika priskategorierna: en till kulturpriset, en till idrottspriset och fem stycken till Årets lag/ledare.

Kultur- och Idrottspriserna planerades ursprungligen att delas ut i en livestreamad ceremoni utan publik den 15 december. På grund av de nya, skärpta restriktionerna för Södermanland anser Trosa kommun dock att det inte är ansvarsfullt att samla representanter för nämnden, kontoret och pristagare i en och samma lokal inom en överskådlig tid. Vi ser även en risk för att priset inte får den uppmärksamhet det förtjänar om det delas ut under dessa omständigheter.

Kontoret ser också ett problem i att utse vinnare till kulturpriset och idrottspriset utifrån det låga antalet nominerade till dessa kategorier.

Kontoret föreslår därför att nomineringarna öppnar igen så snart som möjligt, och får pågå t.o.m. den 31 januari 2021. Nämnden fattar beslut om pristagare den 11 mars och priserna delas ut under våren 2021.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-11-25.

(10)

§ 63 KFN 2020/87

Internbudget med attestantförteckning 2021 för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till internbudget 2021 2. Kultur- och fritidsnämnden fastställer förslag till attesträtter 2021 ___________

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden ska enligt anvisningarna fastställa verksamheternas internbudget.

Kontoret har utarbetat ett förslag till internbudget avseende verksamheterna för verksamhetsåret 2021 enligt uppdrag. Internbudgeten redovisar hur budgeterade resurser fördelats per enhet. Föreliggande internbudget är baserad på den av kommunfullmäktige fastställda totalbudgeten.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från ekonom Josefin Sandborg och produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-11-25

– Förslag till internbudget 2021 för kultur- och fritidsnämndens verksamheter – Förslag till attestantförteckning 2021 för kultur- och fritidsnämndens

verksamheter.

(11)

§ 64 KFN 2020/89

Ansökan om bidragsberättigande: Åda golfklubb

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Åda Golfklubbs ansökan om bidragsberättigande.

___________

Ärendet

Åda Golfklubb ansöker om att bli bidragsberättigade för den delen av verksamheten som drivs i form av ideell förening.

Åda Golfklubb är en lokal golfklubb där en del av verksamheten drivs som företag och en annan, främst barn- och ungdomsträning, drivs som ideell förening.

Föreningen ansöker nu om att bli bidragsberättigad i enlighet med Trosa kommuns regler för föreningsbidrag 2020–2022.

Golfklubben är medlem i Svenska Golfförbundet och därigenom ansluten till Riksidrottsförbundet (RF). De uppfyller samtliga kriterier för bidragsberättigande enligt Trosa kommuns regler för föreningsbidrag och arbetar därtill aktivt för att motarbeta mobbning, kränkningar, särbehandling, sexuellt ofredande och användning av alkohol, narkotika, tobak och dopningspreparat.

Det är kontorets uppfattning att föreningen bör beviljas bidragsberättigande.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-11-19 – Stadgar Åda Golfklubb

– Verksamhetsberättelse Åda Golfklubb 2019

– Föreningens grunduppgifter, ekonomiska uppgifter och styrelse

Jäv

På grund av jäv deltar inte ordförande Lena Isoz (M) i handläggningen av detta ärende.

Kopia till

(12)

§ 65 KFN 2020/88

Ansökan om bidragsberättigande: Trosa Balkan Fotbollsklubb

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner Trosa Balkan Fotbollsförenings ansökan om bidragsberättigande.

Reservation

Isabel Gustafsson (SD) reserverar sig mot beslutet.

___________

Ärendet

Trosa Balkan Fotbollsförening ansöker om att bli bidragsberättigad förening i enlighet med Trosa kommuns regler för föreningsbidrag 2020–2022.

Trosa Balkan Fotbollsförening grundades den 27 augusti 2020, med syfte att bedriva ideell idrottsförening med fotbollsverksamhet. Föreningens målsättning är att vara såväl en social som idrottslig knutpunkt och spela i en aktiv fotbollsserie.

Ett första årsmöte är ännu inte genomfört, varför medlemsavgift ännu inte

fastställts. Föreningen har tilldelats organisationsnummer från Skatteverket och har en ansökan om bankgiro under behandling.

Det är kontorets uppfattning att föreningen bör beviljas bidragsberättigande. I samband med godkännandet beviljas föreningen ett startbidrag om 3 000 kr.

SD: vill reservera sig mot beslutet Ulf : bifall till förslag

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-11-19 – Stadgar Trosa Balkan Fotbollsklubb

– Protokoll nybildningsmöte 20-08-27

(13)

§ 66 KFN 2020/90

Revidering av kultur- och fritidsnämndens delegeringsordning

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden antar förslag till reviderad delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden.

___________

Ärendet

I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När beslutanderätten är

vidaredelegerad till annan tjänsteperson är det för att det är på den nivå beslutet är lämpligt att tas.

Under året har en informationshanteringsplan arbetats fram enligt ett nytt koncept från Sydarkivera. Rutinen för förvaltning och revidering av planen har setts över.

Sydarkivera rekommenderar att beslut om att gallra en allmän handling bör tas av nämnden. I delegeringsordningen för kultur- och fritidsnämnden föreslås därför följande delegation utgå:

Arkiv

1.6 Fastställa

dokumenthanteringsplan

Produktionschef Efter samråd med arkivmyndigheten

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog och produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-11-24

– Förslag till reviderad delegeringsordning för Kultur- och fritidsnämnden

(14)

§ 67 KFN 2020/82

Antagande av informationshanteringsplan

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden antar Informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden.

2. Revideringar gällande handlingstyper samt bevara/gallra ska beslutas av nämnden. Förvaltningen kan revidera planen i övriga delar.

3. Informationshanteringsplanen ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner.

___________

Ärendet

För att informationshanteringen och arkivvården ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att ha en aktuell och ändamålsenlig informationshanteringsplan (även kallad dokumenthanteringsplan). Genom att upprätta en informations-

hanteringsplan får man kontroll och överblick över en myndighets allmänna handlingar, såväl analoga som digitala. I informationshanteringsplanen beskrivs i detalj de olika handlingstyperna och hur de ska hanteras. I planen dokumenteras hanteringsanvisningar och beslut om gallring. Beslut om gallring är en förutsättning för att få gallra (förstöra) allmänna handlingar. Informationshanteringsplanen utgör på så sätt grunden för allt arbete med informationshantering och är ett stöd både för den egna organisationen som enkelt behöver veta hur den hanterar och hittar information men även för utomstående som vill ta del av information.

Nytt format

Under året har en arbetsgrupp med representanter från förvaltningar och bolag inom kommunen arbetat med att se över nu gällande dokumenthanteringsplaner.

Gruppen har arbetat fram planer enligt ett nytt format utifrån mallen VerkSAM Plan

(15)

Forts. § 67

Utveckling av informationshantering

Framtagandet av informationshanteringsplaner enligt VerkSAM Plan är en del i kommunens övergripande satsning på att utveckla informationshanteringen och en del i samarbetet med kommunalförbundet Sydarkivera. Från den 1 januari 2021 är Trosa kommun fullvärdig medlem i Sydarkivera vilket innebär att kommunen får tillgång till ett digitalt slutarkiv och kompetensen hos en organisation som specialiserat sig på informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, bibliotekschef Malin Lundin, Kulturskolechef Klas Jättner, Fritidsgårdschef Anneli Bradley

– Förslag till informationshanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Kopia till

(16)

§ 68 KFN 2020/1

Delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut:

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

1.1 Ordförandebeslut Safiren, åtgärder för minskad smittspridning

2020-11-05 Lena Isoz (ordförande)

1.1 Ordförandebeslut, åtgärder för minskad smittspridning och stöd till föreningar

1.1 Ordförandebeslut Safiren, åtgärder för minskad smittspridning, förlängning

1.1 Ordförandebeslut, åtgärder för minskad smittspridning och stöd till föreningar, förlängning

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag till Friskis & Svettis, 27 000 kr

2020-09-20 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag till

2020-09-22 Sara Fältskog Eldros, kultur-

(17)

arrangemangsbidrag till Trosa Stadsmusikkår, 3 480 kr

ledarutbildningsbidrag till Trosa Frisksportklubb, 6 146 kr

föreningschef

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog 2020-11-26

(18)

§ 69 KFN 2020/2

Övriga anmälningsärenden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av anmälningsä- renden.

___________

Ärendet

Länsstyrelsen

Beslut 2020-10-20, Anmälan om vattenverksamhet på fastigheten Bokö 1:4 i Trosa kommun

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog 2020-11-27