KFN protokoll 2020-03-12 till hemsidan

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum

2020-03-12

Plats och tid: Samlingssalen Häradsgården, kl. 17.35-19.00

Beslutande ledamöter: Göran Hammarlund (L) 1:e vice ordförande Ulf Struwe (M)

Lennart Tällö (S), 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Stina von der Esch (KD) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD)

Inte tjänstgörande ersättare: Carl Löfgren (M) Mehie Lala (S)

Övriga närvarande: Kerstin Tibbling produktionschef, Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef, Malin Lundin, Anneli Bradley, Josefin Sandborg ekonom, Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare.

Plats och tid för justering: Kommunhuset 2020-03-16

Underskrifter: Paragrafer

§ 1-14 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Göran Hammarlund (M), 1:e vice ordförande

Lennart Tällö (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 1-14

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2020-03-12 2020-03-17 2020-04-08

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Nadja Furuberget Skog

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(17)

Kultur- och fritidsnämnden 2020-03-12

Innehållsförteckning

§ 1 Godkännande av dagordningen

§ 2 Val av justerare KFN 2019/5

§ 3 Inriktning för projekt idrottshall och isrink KFN 2020/14

§ 4 Bokslut 2019 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2020/15

§ 5 Redovisning av utförd internkontrollplan 2019 för

Kultur- och fritidsnämnden KFN 2019/21

§ 6 Internkontrollplan 2020 för Kultur- och fritidsnämn-

den KFN 2020/16

§ 7 Återrapportering utvecklingsbidrag Trosa Taekwondo-

förening KFN 2019/10

§ 8 Uppföljning - Efterlevnaden av dataskyddsförordning-

en KFN 2020/17

§ 9 Policy och riktlinjer för offentlig konst i Trosa kom-

mun KFN 2020/13

§ 10 Ansökan om bidragsberättigande, Kultur & musik KFN 2020/20

§ 11 Ansökan om bidragsberättigande Enklaresport

Running Club KFN 2020/19

§ 12 Kråmö KFN 2020/18

§ 13 Delegationsbeslut KFN 2020/1

§ 14 Övriga anmälningsärenden KFN 2020/2

(3)

§ 1

Godkännande av dagordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden ändrar föredragningslistan på följande sätt:

 Ärende 12 Information TVSK utgår

Under ärende 3 Inriktning för projekt idrottshall och isrink är det stängt sammanträde.

___________

(4)

§ 2

Val av justerare

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden väljer Göran Hammarlund (L) att justera protokollet istället för ordförande Lena Isoz (M).

___________

(5)

§ 3 KFN 2020/14

Inriktningsbeslut projekt idrottshall och isrink

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner identifierade förutsättningar, målgrupper och behov för projektets fortsatta inriktning som beskrivs i underlaget ”Inriktning för projekt idrottshall och isrink”.

___________

Ärendet

I Allians för Trosas valmanifest 2019–2022 anges att byggnation av ny idrottshall och konstfrusen isrink kommer att äga rum under mandatperioden. Bakgrunden till detta är många års befolkningstillväxt och ett ökat behov av fler större hallar och anläggningar för idrottsundervisning och fritidsaktiviteter. Dessa behov har även bekräftats i två olika föreningsdrivna undersökningar: Utredning angående

idrottsanläggningar, Värmlands Innebandyförbund (2014) och Ja till ishall (2016).

För att möta behoven hos såväl de växande föreningarna som skolorna i

närområdet så kommer en ny fullstor (40 x20 m) idrottshall och en konstfrusen isrink byggas i centrala Trosa. Beställare för båda uppdragen är kultur- och fritidsnämnden, och utförare är teknik- och servicenämnden.

Tjänstepersonerna har arbetat i samråd med SWECO Arkitekter med att ringa in vilka olika målgrupper de nya anläggningarna kan tänkas ha, samt kartlägga dessa målgruppers behov. Arbetsmetoden har varit workshop med SWECO Arkitekter, enkätundersökning för de största användargrupperna, avstämningar med ansvariga politiker, produktionschefer och tjänstemän från Skolkontoret,

Samhällsbyggnadskontoret och KFTS-kontoret samt studiebesök i Vikingahallen, Haninge kommun och Gnestas nya idrottshall.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-03-04 – PM, Inriktning projekt idrottshall och isrink, 2020-03-05

– Reviderat PM, Inriktning projekt idrottshall och isrink, 2020-03-12

(6)

§ 4 KFN 2020/15

Bokslut och verksamhetsberättelse 2019 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden överlämnar nämndens bokslut 2019 till kommunstyrelsen.

___________

Ärendet

Verksamheterna redovisar totalt ett underskott på 817 tkr.

Orsaken till underskottet hänförs till bland annat det avbrutna avtalet med förra entreprenören för Trosa Gästhamn. När Trosa kommun avbröt avtalet mellan Trosa kommun och entreprenören Trosa Gästhamn AB 2018 inleddes en tvist gällande hur avvecklingen skulle regleras ekonomiskt. Trosa kommun och Trosa Gästhamn AB har nått en förlikning under hösten 2019.

Under hösten 2019 meddelade entreprenören för Kråmö att de ville kliva ur avtalet.

Trosa kommun har accepterat. Trosa kommun har i samband med det kostnader för besiktningar och andra åtgärder för att skapa förutsättningar för en ny entreprenör inför säsongen 2020.

Enligt ovan innebär det att administration och lokaler och fritidsanläggningar redovisar underskottet.

Verksamheten Kultur och förening uppvisar ett överskott om 640 tkr och

verksamheterna bibliotek, fritidsgård och kulturskola ligger i balans med sin budget med ett visst överskott.

Kontoret har genomfört ett stort antal uppdrag, aktiviteter, översyner och

utvärderingar av verksamheterna under året, vilket beskrivs i vårt delårsbokslut.

Målen har följts upp och redovisas i en måluppföljning samt i verksamhetsberättelsen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-03-04

– Verksamhetsberättelse 2019 för kultur- och fritidsnämnden inkl. måluppföljning – Reviderad verksamhetsberättelse 2019 för kultur- och fritidsnämnden

Kopia till

Kommunstyrelsen

(7)

§ 5 KFN 2019/21

Redovisning av utförd internkontroll 2019 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner utförd internkontroll 2019.

___________

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14. Kontroll har genomförts. Internkontroll är ett ständigt pågående arbete där verksamheten utvärderar och förbättrar utifrån de områden som identifieras.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-03-04 – Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2019

(8)

§ 6 KFN 2020/16

Internkontrollplan 2020

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner internkontrollplan 2020.

___________

Ärendet

Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.

Internkontrollen avseende 2019 är genomförd. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena.

Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal

gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv.

Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi.

Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.

Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-03-04 – Internkontrollplan Kultur- och fritidsnämnden 2020

(9)

§ 7 KFN 2019/10

Återrapportering utvecklingsbidrag Trosa Taekwondoförening

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner Trosa Taekwondoförenings återrapportering av använt utvecklingsbidrag.

___________

Ärendet

Trosa Taekwondoförening beviljades utvecklingsbidrag om max 35 000 kr enligt beslut i KFN 2019/10, §10. Återrapportering av bidragets användande har nu inkommit till kontoret.

Föreningen sökte och beviljades utvecklingsbidrag för att kunna utveckla en ny aktivitet: Akrobat och Tricking, där barn och unga erbjuds möjlighet att prova på en friare träningsform. Det beviljade bidraget var ämnat att främst täcka kostnader för arvode till instruktör och inköp av utrustning. 35 000 kr har betalats ut mot

uppvisande av fakturor för utrustning, där den totala inköpssumman uppgick till ca 38 000 kr.

Enligt föreningen var intresset från den avsedda målgruppen initialt stort, men avtog snabbt. En förklaring till detta antogs vara träningstiden, en annan den inköpta utrustningens begränsningar och den långa inlärningskurvan för äldre barn.

Projektet fick avslutas utan att målsättningen uppfylldes, men föreningen fick ändå totalt 6–7 nya deltagare som gick över från tricking till traditionell taekwondo.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-02-18 – Återrapportering utvecklingsbidrag 2019

Kopia till

Trosa Taekwondoföreningen

(10)

§ 8 KFN 2020/17

Uppföljning – Efterlevnad av dataskyddsförordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av rapporten Efterlevnad av dataskyddsförordningen.

___________

Ärendet

2018 trädde dataskyddsförordningen i kraft i Sverige och övriga EU länder. Den härtillsynen har genomförts som en del av det arbete dataskyddsombuden enligt dataskyddsförordningen ska utföra för de personuppgiftsansvariga (som i Trosa kommun är nämnderna, kommunstyrelsen och bolagsstyrelserna). Tillsynen har skett under 2019 genom enkäter, verksamhetsbesök och stickprov inom de fokusområden som tagits fram genom samarbete med andra dataskyddsombud i Sörmland.

De personuppgiftsansvariga har på flera områden kommit långt och efterlever där, enligt dataskyddsombudens bedömning, förordningen genom ett löpande

systematiskt arbete som integrerats i den ordinarie verksamheten. En utmaning för många organisationer, så även för Trosa kommun, är att nå ut med kunskap och skapa en medvetenhet hos alla anställda som behandlar personuppgifter och även se till att nya medarbetare får rätt information i ett tidigt skede. Arbetet med att öka medvetenheten genom fortsatta utbildnings- och informationsinsatser kommer behöva ske löpande även fortsättningsvis.

Under 2020 föreslås de personuppgiftsansvariga fortsätta intensifiera arbetet med behörighetsstyrning och konsekvensbedömningar. Arbetet med

konsekvensbedömningar bör korrelera med ett mer generellt arbete med informationssäkerhet genom klassning av information för att efterleva de instruktioner för informationssäkerhet som finns i organisationen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från dataskyddsombud Nadja Furuberget Skog, 2020-01-27 – Efterlevnad av dataskyddsförordningen

(11)

§ 9 KFN 2020/13

Policy och riktlinjer för offentlig konst i Trosa kommun

Beslut

Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige:

Kommunfullmäktige antar Policy och riktlinjer för offentlig konst i Trosa kommun.

Reservation

Isabel Gustafsson (SD) reserverar sig mot beslutet.

___________

Ärendet

Enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden 2019-06-18, § 51 har Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret haft i uppdrag att ta fram en handlingsplan för offentlig konst i Trosa kommun. Under arbete med planen konstaterades det att det behövs ett övergripande styrdokument för offentlig konst i Trosa kommun.

Dokumentet slår fast Trosa kommuns förhållningssätt till offentlig konst och former för avsättning av medel för konstnärlig utsmyckning. Policyn och riktlinjerna

beskriver inriktning för den offentliga konsten, ansvarsfördelning och roller, införskaffande och placering, samt enprocentregeln. Förändringar gällande enprocentsregeln tillämpas första gången i samband med budget 2021.

Kontoret kommer att återkomma till nämnden under 2020 med ett förslag på hur man mer konkret ska arbeta med frågorna utifrån Policy och riktlinjerna.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-02-28 – Policy och riktlinjer för offentlig konst i Trosa kommun

Kopia till

(12)

§ 10 KFN 2020/20

Ansökan om bidragsberättigande Kultur & musik

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Kultur & musik som bidragsberättigad kulturförening.

___________

Ärendet

Föreningen Kultur & musik, som tidigare var bidragsberättigad under namnet Hand av Hjälp, har förändrat sina stadgar, sitt namn och sin inriktning och ansöker i och med denna förändring om ett nytt bidragsberättigande.

När föreningen var verksam under namnet Hand av Hjälp var den huvudsakliga inriktningen internationellt biståndsarbete och lokal kulturverksamhet. Nu förändrar föreningen sin inriktning till enbart lokal kulturutövning och byter i samband med detta namn.

Föreningen uppfyller fortfarande de krav för bidragsberättigande som statueras i Trosa kommuns regler för föreningsbidrag. Kontorets förslag är därför att ansökan bifalls.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-02-28 – Ansökan om bidragsberättigande

– Grunduppgifter och ekonomi

Kopia till

(13)

§ 11 KFN 2020/19

Ansökan om bidragsberättigande Enklaresport Running Club

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Enklaresport Running Club som bidragsberättigad idrottsförening.

___________

Ärendet

Föreningen Enklaresport Running Club ansöker om att bli bidragsberättigad idrottsförening i Trosa kommun.

Föreningen har varit aktiv i flera år och har runt 40 medlemmar enligt information på laget.se. Föreningen följer de riktlinjer för bidragsberättigande som Trosa kommun statuerar i Regler för föreningsbidrag genom att vara ha en demokratiskt vald styrelse, vara religiöst och politiskt obunden, öppen för alla, ta ut

medlemsavgift och inneha såväl organisationsnummer som bankgiro. Föreningen anses dessutom bidra till ökad folkhälsa och en aktiv fritid för Trosa kommuns invånare genom sin verksamhet, som främst omfattar löpning.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2020-01-13 – Ansökan om bidragsberättigande Enklaresport Running Club

Kopia till

Enklaresport Running Club

(14)

§ 12 KFN 2020/18

Kråmö

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden ger produktionschefen i uppdrag att teckna hyresavtal med hyresgäst på 3 år med start inför säsong 2020.

2. Kultur- och fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen att utreda Kråmös framtid eftersom frågan involverar många delar av kommunen.

___________

Ärendet

Kråmö är Trosa kommuns egen skärgårdsö och är belägen mitt i ett naturreservat.

Öns bebyggelse domineras fortfarande av små sjöbodar. Ön har under många år varit ett mycket uppskattat besöksmål för Trosa kommuns medborgare och turister och många vittnar om fina och unika upplevelser i samband med besök på ön.

Kråmö skärgårdsby har sedan 2016-02-13 drivits av entreprenör i form av

tjänstekoncession på uppdrag av Trosa kommun. Avtalets längd var ursprungligen till 2024-02-12 med option på ytterligare 2 år för Trosa kommun. Entreprenören har dock velat avbryta avtalet i förskott och Trosa kommun har accepterat det.

Innan nuvarande entreprenör erhöll verksamhetsavtal för Kråmö var anläggningen uthyrd till hyresgäst under perioden 2002 fram tills nytt verksamhetsavtal

tecknades 2016-02-13.

Avtal med entreprenör och ny hyresgäst saknas för tillfället.

Under de senaste åren då Kråmö har drivits som tjänstekoncession har nämnden följt upp uppdraget årligen. Det som kan konstateras är att det funnits utmaningar i att driva verksamheten på ett sätt som varit tillfredställande för nämnden och för kommunens medborgare och besökare.

Orsakerna till det kan hänföras till flera saker. Fastigheterna, både stugor och servicebyggnader, är enkla och behovet av upprustning är stort. Bryggorna har behov av översyn och upprustning. Under senaste åren har det inte funnits

fungerande skärgårdstrafik så tillgängligheten för personer utan egen båt har varit begränsad. Logistiken kring hämtning av avfall och latrin kräver sitt. Trosa kommun har inte gjort några större investeringar på ön de senaste åren.

Öns karaktär och området omkring innebär att Kråmö är förklarat som naturreservat. Syftet är att bevara ett sörmländskt skärgårdsområde för allmänhetens friluftsliv samt vårda, bevara och utveckla den värdefulla skärgårdsmiljön, den marina miljön och de växt- och djursamhällen som är karaktäristiska för dessa miljöer.

(15)

Forts. § 12

Det finns ett behov av att utreda Kråmö avseende investeringsbehov i byggnader och anläggningar, naturreservatets möjligheter och ev. begränsningar samt hur verksamhet ska bedrivas på ön m.m. Utredningen kommer att vara omfattande och innefatta flera nämnder och tjänstepersoner och det är lämpligt att uppdraget utgår från Kommunstyrelsen.

För att under den perioden kunna fortsätta erbjuda medborgare och besökare möjlighet att vistas på ön föreslås att kontoret tecknar ett kortvarigt, 3 årigt avtal, med lämplig hyresgäst som får i uppdrag att driva och förvalta uppdraget utifrån de förutsättningar som finns idag. Det innebär att Trosa kommun inte kommer att göra några större investeringar på Kråmö i närtid innan utredningar är klara. Det kan innebära att vissa byggnader stängs av.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från Produktionschef Kerstin Tibbling, 2020-03-04

Kopia till

Kommunstyrelsen

(16)

§ 13 KFN 2020/1

Anmälan av delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

1.8 Nytt kopieringsavtal enligt SKR:s normavtal med Bonus Copyright Access

2020-01-20 Klas Jättner

1.8 Avtal med Trosabygdens konstförening om arrangemang av och ersättning för

KonstTriangeln

2020-02-11 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.2 Beslut om Ledarutbildningsbidrag

till Trosa-Edanö Innebandyklubb, 10 500 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Idrott

till Trosa-Edanö Innebandyklubb, 242 994 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Verksamhetsbidrag

Kultur till Art See Ocean Gallery, 33 900 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Driftbidrag Kultur till

Art See Ocean Gallery, 40 000 kr 2020-02-03 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.2 Beslut om Aktivitetsbidrag Social

till TV-klotet Bowling, 2 332 kr 2020-02-20 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 4.2 Beslut om Verksamhetsbidrag

Kultur till Konsthallen S:ta Anna, 10 560 kr

föreningschef 4.2 Beslut om Driftbidrag Kultur till

Konsthallen S:ta Anna, 1 600 kr 2020-02-28 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef 2.2 Beslut om anställning, 1st 50%

tjänst 2020-03-02 Anneli Bradley,

Fritidsgårdschef

(17)

§ 14 KFN 2019/2

Övriga anmälningsärenden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna.

___________

Ärendet

Kommunfullmäktige

– Beslut 2019-10-23, § 73. Delårsbokslut och helårsprognos för Trosa kommun 2019.

– Beslut 2019-10-23, § 74. Justerad budgetram 2019 efter extra lönekompensation.

– Beslut 2019-10-23, § 82. Svar på interpellation om uppföljning av medel för sommarlovsaktiviteter.

– Beslut 2019-11-26, § 91. Val av ledamöter och ersättare i kultur- och fritidsnämnden 2020.

– Beslut 2019-11-26, § 96. Styrmodell för Trosa kommun.

– Beslut 2019-11-26, § 97. Revidering av budget 2020 med flerårsplan 2021-2022 för Trosa kommun.

– Beslut 2019-11-26, § 99. Översyn av Trosa kommun styrdokument.

– Beslut 2019-11-26, § 100. Revidering av Reglemente för intern kontroll.

– Beslut 2019-11-26, § 101. Riktlinje mot mutor och oegentligheter för Trosa kommunkoncern.

– Beslut 2019-11-26, § 102. Revidering av Personalpolicy för Trosa kommun.

– Beslut 2019-11-26, § 103. Revidering av Lönepolicy för Trosa kommun.

– Beslut 2019-11-26, § 104. Trosa kommuns plan för arbetsgivarens aktiva åtgärder för att minska diskriminering.

– Beslut 2019-11-26, § 106. Revidering av Regler för föreningsbidrag.

Kommunstyrelsen

– Beslut 2019-11-13, § 125. Mål och riktlinjer för nationella minoriteter och minoritetsspråk.

Regionfullmäktige

– Beslut 2019-11-25/26, § 203/19. Aktivitetsplan 2020 inom Kulturplan Sörmland 2019-2022

Datainspektionen

– Anmälan av personuppgiftsincident 2020-01-23