VON Kallelse 2021-12-01

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Kallelse Datum 2021-11-25

Tid: Onsdagen den 1 december 2021, kl. 13.30 Stängt sammanträde Plats: Skärborgarnas hus

Gruppmöte: Alliansen, 12.30 Skärborgarnas hus S och V, 12.30 Skärborgarnas hus SD, 12.30 Skärborgarnas hus

Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordning

2. Internbudget 2022 för vård- och omsorgsnämnden VON 2021/70 3. Fördelning av vård- och omsorgsnämndens buffert VON 2021/71 4. Uppföljning av personlig assistans på entreprenad i Trosa

kommun

VON 2021/68

5. Riktlinje för kvalitetsledningssystem VON 2021/69

6. Beslutsuppföljning 2021 VON 2021/67

7. Information brukarundersökning funktionshinderområdet (Inga handlingar)

8. Information ärende enligt Lex Maria (Inga handlingar)

VON 2021/64

9. Information Ängsgården (Inga handlingar)

10. Information covid-19 (Inga handlingar)

VON 2020/34

11. Information om resultat från medarbetarenkäten 2021- Hållbart Medarbetar Engagemang (HME)

(Inga handlingar) 12. Nyckeltal

(Inga handlingar)

13. Vård- och omsorgschef informerar (Inga handlingar)

14. Anmälan av delegationsbeslut VON 2021/1

15. Anmälningsärenden VON 2021/2

Helena Koch Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Vård- och omsorgskontoret Fredrik Yllman

Produktionschef 0156-521 15

fredrik.yllman@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2021-11-23 Diarienummer VON 2021/70

Internbudget med attestlista 2022 för vård- och omsorgsnämnden

Förslag till beslut

1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förslag till internbudget 2022.

2. Vård- och omsorgsnämnden fastställer förslag till attesträtter 2022.

Ärendet

Enligt bilaga presenteras förslag till internbudget för 2022.

Förslaget bygger på i dagsläget kända förhållanden inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet. Nämnden har bl.a. tilldelats en ramökning på 11,4 mkr utifrån förväntad demografisk utveckling samt en ettårssatsning på 0,3 mkr.

Nämndens buffert uppgår till totalt 4 mkr.

Fredrik Yllman Peter Hellmark

Produktionschef Ekonom

Bilagor

1. Förslag till internbudget 2022 för Vård- och omsorgsnämndens verksamheter 2. Förslag till attestlista för Vård- och omsorgsnämndens verksamheter 2022

(4)

Vård- & omsorg 2022

Årsbudget 2022

Årsbudget 2021 exkl central buffert justering

Nämnd 4 018 3 949

Gem. ledning & stöd 7 503 7 597

Myndighet 6 845 6 754

Äldreomsorg 134 461 121 079

Funktionshinder 52 221 50 985

Hälso- & sjukvård 24 335 23 854

Summa Vård & Omsorg 229 383 214 218

Löneuppräkning 1,75%

Övriga kostnader 1,75%

Ramökning 2022 11 361

Demografi äldre

Ramförändringar -230

Internhyra 312

Rationalisering -765

Övertagande AME 538

Hypergene -315

Satsningar 2022 300

Ettårssatsning

Satsning 2021 som tas bort -500

Ettårssatsning

(5)

Trosa kommun ATTESTLISTA 2022 VON 2022-01-01 Gemensam ledning och stöd

Ansvar Benämning Attestant-funktion Ersättare-funktion Attestant-funktion Ersättare-funktion

51000 Vård- o omsorgsnämnd, buffert VO Nämnd Nämnd

51010 Ledning Vård & omsorgschef Myndighetschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51011 Administration Vård & omsorgschef Myndighetschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51012 Kvalitetsledning Kvalitetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

Äldreomsorg

51021 Färdtjänst Myndighetschef Vård & Omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51041 Trygghetslarm Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent

51042 Måltider Måltidsansvarig Chef sjuksköterskeenheten Administrativ assistent Administrativ assistent

51100 ÄO centralt Myndighetschef köp ÄO Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51111 Trosagården dag Chef Trosagården Chef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51112 Trosagården anslag Chef Trosagården Chef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51121 Ängsgården dag Chef Ängsgården Chef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51122 Ängsgården anslag Chef Ängsgården Chef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51131 Häradsgården dag Chef Häradsgården Chef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51132 Häradsgården anslag Chef Häradsgården Chef Ängsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51141 Novum dag Chef Novum Chef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51142 Novum anslag Chef Novum Chef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

51151 Trygghetsboende Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent

51161 Hemtjänst Trosa Hemtjänstchef Trosa Hemtjänstchef Vagnhärad Administrativ assistent Administrativ assistent

51162 Hemtjänst Vagnhärad Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent 51163 Hemtjänst Natt anslag Hemtjänstchef Vagnhärad Hemtjänstchef Trosa Administrativ assistent Administrativ assistent

51171 Dagverksamhet Chef Ängsgården Chef Häradsgården Administrativ assistent Administrativ assistent

Hälso- & Sjukvård

51030 Sjuksköterskeenheten Chef sjuksköterskeenheten Biträdande chef sjuksköterskeenheten Administrativ assistent Administrativ assistent 51031 Rehabilitering Chef rehabiliteringsenheten Biträdande chef sjuksköterskeenheten Administrativ assistent Administrativ assistent 51032 Tekniska hjälpmedel Ansvarig tekniska hjälpmedel Biträdande chef sjuksköterskeenheten Administrativ assistent Administrativ assistent Funktionshinderområdet

51200 FH centralt Myndighetschef köp FH Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51211 Rubinen LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

51212 Björkhamra LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

51213 Fodergången LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

51214 Västerljung LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

51221 Pers.ass SFB Myndighetschef köp FH Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51222 Pers.ass LSS Myndighetschef köp FH Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

51231 Paletten LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

51232 Återvinningsbutiken LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

51241 Övriga insatser LSS-chef Chef Trosagården Administrativ assistent Administrativ assistent

Myndighetskontor

51020 Myndighet Myndighetschef Vård & omsorgschef Administrativ assistent Administrativ assistent

Investeringar

Investeringar sängar & hjälpmedel Vård & omsorgschef Myndighetschef Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant

Inventarier VO Vård & omsorgschef Myndighetschef Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant

VON investeringar oförutsett Vård & omsorgschef Myndighetschef Granskn.attest sker av resp. enhets granskn.attestant Vård- & omsorgschef har generell attesträtt för samtliga enheter inom Vård- & omsorg

Beslutsattest Granskningsattest

(6)

(7)

Vård- och omsorgskontoret Fredrik Yllman

Produktionschef 0156-521 15

fredrik.yllman@trosa.se

Fördelning av vård- och omsorgsnämndens buffert

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden beslutar att nämndens buffert ska fördelas enligt följande:

• 1 400 tkr till Säbo Häradsgården

• 1 400 tkr till Säbo Trosagården

• 1 149 tkr till hemtjänsten Trosa

Ärendet

Varje nämnd/utskott beslutar om storleken på den buffert som ska finnas inom de verksamheter nämnden ansvarar för. Nämndens buffert bör vara minst 1 % av budget för att under året kunna klara förändringar inom fastställd budgetram.

Vård- och omsorgsnämnden förfogar 2021 över en buffert om 3 949 tkr. Bufferten tillhör nämnden och nämnden fattar beslut om disponering av bufferten. Om medel finns kvar i nämndens buffert efter eventuell fördelning, så ska dessa medel öka nämndens resultat. Vård- och omsorgsnämnden fördelar bufferten till de enheter där det uppstått kostnader och underskott som beror på faktorer som

verksamheten inte kan påverka. Häradsgården, Trosagården samt hemtjänsten Trosa tilldelas totalt 3 949 tkr för ökade verksamhetskostnader och lägre intäkter under året.

Fredrik Yllman Peter Hellmark

Produktionschef Ekonom

(8)

(9)

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

Kvalitetschef 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

PM Datum 2021-11-16 Diarienummer VON 2021/68

Uppföljning av personlig assistans på entreprenad i Trosa kommun

Bakgrund

All upphandlad varsamhet ska följas upp årligen. Det gäller både kommunens egna verksamheter och de som bedrivs på entreprenad eller i privat regi. Syftet är att få kunskap om verksamheternas styrkor, svagheter och viktiga förbättringsområden.

Trosa kommun har efter upphandling lagt ut utförandet av personlig assistans på entreprenad. Från och med 1 november 2017 utför Carelli Assistans AB kommunens assistans, men kommunen är fortfarande ytterst ansvarig. Det innebär ett ansvar för att följa upp alla utförare för att garantera en bra kvalitet på de insatser

kunderna får. Entreprenaden av personlig assistans ska följas upp årligen. När det gäller personlig assistans som drivs på entreprenad ansvarar vård- och

omsorgsnämnden för uppföljning av både avtal och verksamhet. Förvaltningen redovisar nu årets verksamhetsuppföljning av Carelli AB:s drift av personlig assistans.

Ärendet

Verksamhetsuppföljningen genomfördes av uppföljningsansvarig kvalitetschef tillsammans med kvalitetsutvecklare samt medicinskt ansvarig sjuksköterska under november 2021.

Från utföraren Carelli Assistans AB deltog verksamhetsansvarig och områdeschef.

Uppföljningen genomfördes i form av intervju med ansvariga på enheten, samverkanspartners, personal anställda hos utförare och granskning av rutindokument och dokumentation.

Kommunens uppföljning omfattar, som framgår nedan, bland annat:

- Avtalsuppföljning, tillsyn och granskning

- Uppföljning av genomförandeplan och social dokumentation - Uppföljning av avvikelsehantering

- Uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål

- Enkäter till brukare om kvalitén i verksamheten (uteblev denna gång) Av avtalet framgår att utföraren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister, inneha F- skattsedel och man ska kunna påvisa ekonomisk stabilitet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att utföraren

(10)

TROSA KOMMUN PM Sida 2(2)

Vård- och omsorgskontoret 2021-11-16

inte ska ha avgifts- eller skatteskulder. Vid djupgående granskning framkommer att utföraren Carelli Assistans AB uppfyller samtliga ekonomiska krav. Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC och Skatteverket.

Utföraren Carelli Assistans uppvisar enligt inhämtade uppgifter det tillstånd som krävs för fullföljande av krav enligt lag och avtal och ha ekonomin i balans.

Verksamhetsuppföljningen visade på att i stort sett samtliga efterfrågade rutiner fanns på plats och följer de krav som ställs utifrån avtal. Förutom att rutinerna finns i skriftlig form framgår av intervjuad personal att dessa i stort är förankrade hos de som arbetar. Vid uppföljningen framkommer att det finns ett behov av en rutin kring kommunens yttersta ansvar och samverkan mellan utförare. Samverkan kommer att ske för framtagande av rutinen.

I och med att det för närvarande inte fanns några brukare som valt Carelli

Assistans AB som utförare som kommunalt alternativ fanns det inte möjlighet att se över den sociala dokumentationen. Möjlighet gavs med samtycke från brukare med kommunbeslut att titta på genomförandeplanernas innehåll.

Under det gångna året har det inte inkommit avvikelser rörande utförare Carelli Assistans AB.

Bedömning

Den samlade bedömningen är att entreprenören Carelli Assistans AB bedriver en tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven. Verksamheten bedöms följa kraven i lagstiftning och avtal. Verksamheten är med andra ord tillräckligt god för att garantera en bra kvalitet.

Bilagor

Frågeunderlag utförare av LSS-verksamhet

Samir Salkic Sejla Salkic

Medicinskt ansvarig sjuksköterska Kvalitetschef

Sofia Carlström Kvalitetsutvecklare

(11)

Mall för uppföljning av utförare av LSS-verksamhet 21-11-03

A Basuppgifter

Utförare och enhet Verksamhetens regiform

Tillstånd från IVO/Socialstyrelsen Tillståndets omfattning (platser, insatser etc)

För kommunal regi, anmälan till IVO/Socialstyrelsen gjord (datum) Inriktning på verksamheten Antal brukare i verksamheten Varav från Trosa kommun Avtalspart/nämnd

Adress Hemsida

Jämför service är uppdaterad

Metod för uppföljningen (platsbesök, intervju etc.)

Uppföljningen utförd av

Vid uppföljningen medverkade från utföraren

Datum för uppföljningen

Datum för nästkommande uppföljning

Carelli Assistans AB Kommunal regi Enskild (privat) regi Entreprenad

From 131015 tillsvidare. Förnyat och ersätts med nytt

tillståndsbevis daterat 20-05-08.

Personlig assistans

Utförande av personlig assistans 104

1 i Trosa kommun, ingen via upphandling

Vård- och omsorg

Bagaregatan 23, 61131 Nyköping www.carelli.se

Industrigatan 8, Trosa

Sejla Salkic, kvalitetschef

Sofia Carlström, Kvalitetsutvecklare Samir Salkic, MAS

Cecilia Falkeborn, verksamhetsansvarig Jessica Wallendorff, områdeschef 2021-11-03

Kan ej ges med tanke på ny upphandling.

(12)

sida 2 B Uppföljning

Tänk på att formulera texten som en redovisning av fakta och var försiktig med värderingar.

Om något område inte är relevant vid uppföljningen, skriv en kommentar om varför frågan inte besvaras.

1. Sammanfattande bedömning

Den sammanfattande bedömningen ska ge en allmän objektiv bedömning av verksamheten

Verksamhetsuppföljningen genomfördes av uppföljningsansvarig kvalitetschef tillsammans med kvalitetsutvecklare samt medicinskt ansvarig sjuksköterska under november 2021.

Från utföraren Carelli Assistans AB deltog verksamhetsansvarig och

områdeschef. Uppföljningen genomfördes i form av intervju med ansvariga på enheten, samverkanspartners, personal anställda hos utförare och granskning av rutindokument och dokumentation.

Kommunens uppföljning omfattar, som framgår nedan, bland annat:

Avtalsuppföljning, tillsyn och granskning

Uppföljning av genomförandeplan och social dokumentation Uppföljning av avvikelsehantering

Uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål

Enkäter till brukare om kvalitén i verksamheten (uteblev denna gång)

Av avtalet framgår att utföraren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister, inneha F- skattsedel och man ska kunna påvisa ekonomisk stabilitet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att utföraren inte ska ha avgifts- eller skatteskulder. Vid djupgående granskning framkommer att utföraren Carelli Assistans AB uppfyller samtliga ekonomiska krav. Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC och Skatteverket. Utföraren Carelli Assistans uppvisar enligt inhämtade uppgifter det tillstånd som krävs för fullföljande av krav enligt lag och avtal och ha ekonomin i balans.

Verksamhetsuppföljningen visade på att i stort sett samtliga efterfrågade rutiner fanns på plats och följer de krav som ställs utifrån avtal. Förutom att rutinerna finns i skriftlig form framgår av intervjuad personal att dessa i stort är förankrade hos de som arbetar. Vid uppföljningen framkommer att det finns ett behov av en rutin kring kommunens yttersta ansvar och samverkan mellan utförare. Samverkan kommer att ske för framtagande av rutinen.

I och med att det för närvarande inte fanns några brukare som valt Carelli Assistans AB som utförare som kommunalt alternativ fanns det inte möjlighet att se över den sociala dokumentationen. Möjlighet gavs med samtycke från brukare med kommunbeslut att titta på genomförandeplanernas innehåll.

(13)

sida 3 Under det gångna året har det inte inkommit avvikelser rörande utförare

Carelli Assistans AB.

Den samlade bedömningen, efter uppföljning, av verksamheten Carelli Assistans AB, som från och med 1 november 2017 utför personlig assistans i Trosa kommuns regi, är att verksamheten är av tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven (för samtliga undersökta delar, se bifogad bilaga).

2. Ekonomi och administration

Välj ut ett antal brukare innan besöket. Paraplysamordnaren kan ta fram uppgifter på brukare och fakturaunderlag

Rutin finns för avstämning med beställaren för reglering av ersättning Rutin finns för avvikelserapportering

Fakturorna avser rätt period gentemot beställningen

Fakturorna ger tillräckligt underlag för betalning (dvs utförda timmar och vem det avser med namnkod)

Kommentar: Det är inga andra skriftliga rutiner som finns förutom de som följer enligt avtal. Enligt avtal framgår på vilket sätt reglering av ersättning ska ske och avvikelserapportering.

Av avtalet framgår att utföraren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister, inneha F- skattsedel och man ska kunna påvisa ekonomisk stabilitet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att

utföraren inte ska ha avgifts- eller skatteskulder. Vid granskning framkommer att utföraren Carelli Assistans AB uppfyller samtliga ekonomiska krav.

Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC och Skatteverket. Utföraren Carelli Assistans AB uppvisar enligt inhämtade uppgifter det tillstånd som krävs för fullföljande av krav enligt lag och avtal och ha ekonomin i balans.

3. Ledning och personal 3.1 Ledningssystem

Komplett ledningssystem finns i enlighet med SOSFS 2011:9

(14)

sida 4 Arbete med att ta fram ett ledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9

pågår

Kommentar: Personalen kommer åt kvalitetsledningssystemet via dator som finns på varje arbetsplats. Denna bild bekräftas av personal som intervjuats inför uppföljningen. Personalen uttrycker vid intervjuerna att de kommer åt alla rutiner de behöver ha för att kunna fullfölja sina arbetsuppgifter.

3.2 Ledning

Enhetschef/den som förestår verksamheten (enligt IVO tillstånd) har:

Dokumenterad arbetsledarerfarenhet och högskoleutbildning, med inriktning mot funktionsnedsättning/omsorg samt dokumenterade erfarenheter när det gäller funktionsnedsättning/omsorg. I utbildningen skall ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd inom verksamhetsområdet ingå

Minst 3 års praktisk erfarenhet av arbete heltid med personer med funktionsnedsättning, eller som arbetsledare inom verksamhetsområdet Kommentar: Tillstånd ändras och nytt beslut från IVO 200508 med anledning av att Cecilia Falkeborn blir verksamhetsansvarig. Information om Cecilias kompetens och utbildningsgrad framgår i handlingar som låg till grund vid upphandlingen. Ingen förändring sedan förra uppföljningen.

3.3 Personal

Totalt antal anställda personer på enheten: 11 anställda i Trosa kommun, 0 via upphandling.

Totalt antal anställda på enheten omräknat till helårsanställningar: -

Det finns registerutdrag ur belastningsregistret för personal som arbetar med barn och som anställts efter 1 januari 2011: Är ej tillämpligt i Trosa Kommun, finns i övriga verksamheten.

Görs dock på samtlig personal vid nyanställning.

Ja Nej

3.4 Personalomsättningen

i procent har under de senaste 12 månaderna varit. Fyra i personalen har slutat pga kund slutat, hos befintlig kund ingen personalomsättning.

Eventuell personalomsättning beror på: brukarens önskemål och avslut av brukare i Trosa kommun

3.5 Personalens sjukfrånvaro i procent har under de senaste 12 månaderna varit: försumbar sjukfrånvaro, ingen omfattande ökning pga Covid-19

Sjukfrånvarons fördelning på kort-/långtidsfrånvaro är: Endast korttidsfrånvaro

3.6 Personalens kompetens totalt (oavsett anställningsform)

(15)

sida 5 Personal ska ha adekvat utbildning, det vill säga minst gymnasial utbildning

med inriktning funktionsnedsättningar. Saknas adekvat utbildning ska minst två års erfarenhet av yrkesområdet vara dokumenterat.

Kompetens

Hur stor andel i procent av personalen har adekvat utbildning eller mer än två års dokumenterad yrkeserfarenhet: 100%. Samtliga i personalen har arbetat i mer än två år eller gått Carellis basutbildning för personliga assistenter.

Språkfärdighet

Hur stor andel i procent av personalen behärskar nöjaktigt det svenska språket i tal: 100%

Finns inte specifika krav för språkfärdighet, dock ska samtliga assistenter uppfylla kravet på social dokumentation som i sig kräver kunskap. Personalen antecknar själva och kan använda sig av systemet. Behöver språkkunskap för att klara dokumentationen.

3.7 Personalens anställningsformer

Hur stor andel i procent av den schemalagda personalen är

tillsvidareanställda: 0%, har anställningsformen visstid så länge uppdraget varar enigt gällande kollektivavtal.

3.8 Rutiner för kompetensutveckling, introduktion och handledning Plan finns för personalens kompetensutveckling (inkl färdighet i det svenska språket i tal och skrift)

Rutin finns för introduktion av nyanställda

Rutin finns för information om sekretesslagstiftningen Handledning (extern) finns att tillgå

Kommentar: Digitala assistansutbildningar för personalen finns och som görs i samband med nyanställning och sedan var tredje år. Även en digital

arbetsledarutbildning finns, samt fördjupningsutbildning för personliga assistenter. Introduktion till nyanställda finns, information om tystnadsplikt finns. Tystnadspliktsinformation finns som bilaga till anställningsavtalet.

Extern handledning har inte förekommit för personal i Trosa.

Kompetensutvecklingsplan finns för medarbetare, tas fram i medarbetarsamtalet.

4. Stödperson och personal runt brukaren

Det finns en eller flera dokumenterad(e) kontaktansvarig(e) för varje brukare

Brukaren har möjlighet att byta stödperson enligt en given rutin Rutin finns för hur personal introduceras för en (för personalen) ny brukare

Utföraren har en rutin för att fastställa och uppnå brukarens behov av kontinuitet

Utföraren har en rutin för att fastställa brukarens behov av ev minimering av antalet personal

(16)

sida 6 Kommentar: Kontaktansvarig (arbetsledare) finns i varje grupp. Möjlighet att

byta kontaktansvarig finns enligt rutin. Utgår utifrån det behov/önskemål som brukaren har.

5. Dokumentation med utgångspunkt från riktlinjerna

Dokumentationen ska föras på ett respektfullt sätt utifrån den enskildes integritet och de tre vägledande uttrycken: tillräcklig, väsentlig och korrekt.

5.1 Övergripande dokumentation

Det finns löpande dokumentation. Antal brukares löpande dokumentation som kontrollerades vid uppföljningen: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock sker detta hos övriga brukare hos Carelli assistans.

Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt Det finns en rutin för hur avslut av insats ska utföras

Genomförandeplaner finns för samtliga brukare. Ange i procent för

andelen brukare som inte har genomförandeplan: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock finns detta hos övriga brukare hos Carelli assistans.

Samtliga brukare och/eller dess företrädare deltar vid upprättande av genomförandeplan. Ange i procent för andelen brukare som inte deltar vid upprättande av genomförandeplan: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock sker detta hos övriga brukare hos Carelli assistans alternativt dokumenteras om brukaren inte önskar delta och på viket sätt vi tagit in brukarens önskemål på annat sätt.

Samtliga genomförandeplaner har upprättats inom två veckor från insatsens början. Ange i procent för andelen genomförandeplaner som upprättats inom två veckor: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns.

Utföraren dokumenterar frånvaro av insats som en avvikelse gentemot genomförandeplan: Ej tillämpligt i dagsläget då inga upphandlade brukare finns, dock sker detta hos övriga brukare hos Carelli Assistans.

Kommentar: Verksamheten använder dokumentationssystemet AiAi. Kommer byta till FAST, som är ett likvärdigt system.

Genomförandeplan och social dokumentation sparas i systemet. Det finns ett digitalt ledningssystem där samtliga rutiner finns och alla assistenter har ett inlogg. Dator finns hos varje brukare. Hos samtliga finns även pärm med information.

5.2 Genomförandeplaner

Genomförandeplanerna innehåller:

Stödpersonens namn: nej (brukare avgör vem som deltar) Sammanfattning av beställningen

(17)

sida 7 Vad som ingår i insatsen (t ex stöd avseende att handla, tvätta eller vad

den enskilde behöver för stöd för att klara av att delta på en sysselsättningsverksamhet etc):

Den enskildes fritid och det stöd som behövs finns tydligt beskrivet i genomförandeplanen: en del av genomförandeplanen

Mål, delmål och syfte med insatsen: finns

(ej vem) Hur och När insatsen ska genomföras (arbetssätt) och Vem som ska ge stödet : finns

Datum för utförarens/ställarens uppföljning av genomförandeplanen: finns Underskrift av enhetschef/den som förestår verksamheten: nej, ej

tillämpligt då det är de som deltar i upprättandet som skriver under Underskrift av den enskilde och/eller dess företrädare: i de fall där kund deltagit och önskar skriva under, dock krävs enligt riktlinjer ingen underskrift

Antal genomförandeplaner som kontrollerades vid uppföljningen: 1 (på kund som ej tillhör upphandlingen, samtycke att lämna ut denna finns av kund) Antal genomförandeplaner som inkommit de senaste 12 månaderna:1 st ny

samt 1 st uppdaterad är inskickad till handläggare

Kommentar:

6. Synpunkts- och klagomålshantering

Rutin finns för synpunkts- och klagomålshantering

Rutin finns för uppföljning och utvärdering av synpunkts- och klagomålshanteringen

Rutin finns för att ge information till den enskilde avseende synpunkts- och klagomålshanteringen inklusive för var hon/han ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål

Redovisning finns över inkomna synpunkter och klagomål samt vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa

Kommentar: Rutin finns gällande synpunkts- och klagomålshantering, rutin samt blankett för klagomål finns även hemma hos brukaren eller kan göras via hemsidan. Avvikelser dokumenteras och följs upp i AiAi, vilket gör att det är tillgängligt för både personal och brukare att följa processen. Detta kommer

föras över till FAST med samma arbetsgång.

Personal och brukare, samt anhöriga ges information om avvikelsehantering och förändring av rutiner. Det finns även en kvalitetsredovisning gällande avvikelser, samt synpunkter och klagomål. Denna kvalitetsredovisning tar Trosa kommun varje år del av för att få en bild över kvalitetsarbetet hos upphandlad utförare.

(18)

sida 8 7. Samarbete/samverkan med beställaren, utförare och övriga myndigheter

Rutin finns för hur ansvar och uppgifter ska fördelas mellan beställare och utförare

Rutin finns för att utförare underrättar berörd nämnd om väsentliga förändringar i verksamheten

Rutin finns för att utförare underrättar berörd nämnd om väsentliga förändringar kring den enskilde

Rutin finns för hur samverkan med andra myndigheter till exempel habilitering, psykiatri och primärvård ska gå till

Kommentar: Rutiner enligt ovanstående punkter finns enligt avtal. En rutin för hur Basansvaret ska gå till kommer göras, utifrån uppstått behov.

Jessica (områdeschef) samt Mirna (Myndighetschef) har samtal om detta.

Detta arbete behöver arbetas vidare med snarast.

8. Övriga rutiner

Finns dokumenterade arbetssätt och kontinuerlig fortbildning för att säkerställa:

Ett respektfullt bemötande Den enskildes trygghet

Metodutveckling

Utvecklar utföraren sina arbetssätt enligt en specifik metod? I så fall enligt vilken metod: IBIC, Lean, Socialstyrelsens förbättrade

dokumentation, NVC och lågaffektivt bemötande

Om inte: Görs metodutveckling på annat dokumenterat sätt? I så fall, hur:

Kommentar:

I rutin och checklista för Introduktion för nyanställd, samt basutbildningen ingår värdegrundsinformation. En specifik utbildningsplan skapas för varje medarbetare som följs upp årligen via medarbetarsamtal.

9. Lex Sarah enligt 23 e § 24 a-g §§ LSS; SOSFS 2011:5²

Rutin finns för anmälan/rapport enligt Lex Sarah/

Rutin finns för att beställande nämnd omedelbart får kännedom om anmälan/rapport enligt Lex Sarah

Ingen anmälan/rapport enligt Lex Sarah har skett sedan föregående uppföljning

(19)

sida 9 Om anmälan om Lex Sarah har gjorts; antal anmälningar: inga för brukare

under Trosa kommuns upphandling under 2021 avseende:

Åtgärdsplan finns för dessa anmälningar

Om rapport om Lex Sarah har gjorts; antal rapporter: , avseende:

Åtgärdsplan finns för dessa rapporter

Kommentar: VD har ansvarat för att alla anmälningar utreds och skickar vidare till berörda parter. Rutin finns i pärmar. Områdeschef går igenom information årligen på APT. Rutiner gällande hur en Lex Sarah görs samt vilka som ska ha informationen finns i ledningssystemet.

Ny ansvarig för lex Sarah är nu verksamhetsansvarig.

2 Rutinerna kring Lex Sarah ska vara i enlighet med var tids gällande lagar och föreskrifter

10. Barns skydd

Gäller både barn som finns i verksamheten och barn i verksamhetens närhet, t ex brukares barn eller syskon till barn som finns i verksamheten

Personal har kunskap om anmälningsskyldigheten om socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd enligt 14 kap. 1 § SoL

Rutin finns för anmälan enligt 14 kap. 1 § SoL

Kommentar: Rutin för anmälningsskyldighet om barn far illa finns i ledningssystemet och ingår i introduktionen samt basutbildningen.

11. Hantering av egna medel och nycklar Be att få se eventuellt nyckel-/kassaskåp

Rutin finns för hantering av privata medel Rutin finns för hantering av nycklar

Kommentar: Nyckelkvittenser finns. I pärm samt ledningssystemet finns rutiner.

12. Systematiskt brandskyddsarbete³ (SBA) enligt lag 2003:778 om skydd mot olyckor 2 kap. § 2

Be att få se exempelvis brandsläckare och kontrollmärkning (dvs datum när brandföretaget kontrollerade att den fungerade)

(20)

sida 10 Det finns en tydlig och fastställd brandskyddsorganisation

Det finns en plan för egenkontroll av lokalerna och brandutrustning (släckare, filtar etc)

Det finns en handlingsplan för brand Det finns en utrymningsplan

Utrymning övas regelbundet, med periodicitet: Är beroende av de olika arbtsplatserna. Senaste övningen genomfördes den: beroende på vilken arbetsplats (ÅÅMMDD)

Kommentar: Carelli Assistans har köpt in brandsläckare och brandvarnare till nya brukare om det inte redan finns. säkerheten hos brukarna ses över årligen

i arbetsmiljörond. Brandskydd och utrymning hos respektive kund finns i genomförandeplanen. Utifrån att tjänsterna utförs i varje persons eget hem görs separata riskbedömningar för varje arbetsplats en gång per år.

3 Det systematiska brandskyddsarbetet ska vara i enlighet med var tids gällande lagar och föreskrifter

13. Kost

Det kan finnas stora skillnader i hur mycket stöd, om något, en brukare har behov av.

Om frågorna inte är aktuella, skriv en kommentar om varför

Andel personal som har genomgått utbildning avseende kost, med hänsyn till brukarnas behov:

Andel personal på daglig verksamhet som har genomgått utbildning avseende livsmedelshygien:

Kommentar: Går inte att svara generellt utifrån att brukarnas behov är olika

14. Hygien och smittskydd (t ex MRSA och hepatit)

Det kan finnas stora skillnader i hur mycket stöd, om något, en brukare har behov av.

Om frågorna inte är aktuella, skriv en kommentar om varför All personal har utbildning i basala hygienrutiner

Utföraren arbetar med basala hygienrutiner i enlighet med vårdprogram om så behövs. Utrustning för detta finns tillgängligt för personalen ( ex engångshandskar, handsprit)

Kommentar: Basala hygienrutiner finns i basutbildning samt i rutiner.

Samtliga anställda i företaget har gått/ska gå Socialstyrelsens Covid 19- utbildningen, Egenkontroll utifrån Socialstyrelsens Prevalensmätning görs två gånger om året. Redovisning av detta finns i kvalitetsberättelsen.

(21)

sida 11 15. Medicintekniska produkter

Alla verksamheter har inte behov av medicintekniska produkter. Om frågorna inte är aktuella, skriv en kommentar om varför.

Lokala rutiner finns i enlighet med SOSFS 2008:1⁴

Utföraren tillhandahåller och bekostar den medicinska och medicintekniska utrustningen, övrig utrustning, arbetstekniska,

hjälpmedel, förbrukningsartiklar, inkontinenshjälpmedel m m som åtgår för att fullgöra åtagandet.

Kommentar: Förbrukningsartiklar ja, resten enskilds ansvar. Finns inget behov för verksamhet.

16. Underskrifter

__________________________ ______________________________

För utföraren För Trosa kommun

Cecilia Falkeborn Sejla Salkic Kvalitetschef /

Samir Salkic Medicinskt ansvarig sjuksköterska Sofia Carlström Kvalitetsutvecklare

Namnförtydligande Namnförtydligande

(22)

(23)

Vård- och omsorg Sejla Salkic

Kvalitetschef 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

Riktlinje för kvalitetsledningssystem

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden antar Riktlinje för kvalitetsledningssystem.

Ärendet

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) trädde i kraft 1 januari 2012.

Det systematiska kvalitetsarbetet utgår från övergripande mål och grundläggande värderingar i Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Motsvarande gäller för kommunala hälso- och sjukvården som regleras i hälso- och sjukvårdslagen (HSL).

Riktlinjer för ett ledningssystem ska tydliggöra VEM gör VAD och HUR.

Kvalitetsenheten har på uppdrag tagit fram en ny riktlinje för

kvalitetsledningssystem för vård och omsorg som visar på de processer som finns för styrning för kvalitet.

Fredrik Yllman Sejla Salkic

Vård- och omsorgschef Kvalitetschef

Bilagor

Förslag till Riktlinje för kvalitetsledningssystem

Beslut till

Författningssamlingen

(24)

Riktlinje för kvalitetsledningssystem

Antagen av: Vård- och omsorgsnämnden 2021-12-02, § X, Dnr VON 2021/69

Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Riktlinje

(25)

Vård- och omsorgskontoret Riktlinje kvalitetsledningssystem Datum

Innehållsförteckning

1.Inledning ... 2 1.1 Bakgrund ... 2 1.2 Syfte med ledningssystemet ... 2 1.3 Begrepp och förkortningar ... 3 2. Definition av kvalitet ... 3 3. Ledningssystemet som ett förbättringshjul ... 4 4. Ansvarig för ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete ... 4 4.1 Nämnd ... 5 4.2 Produktionschef ... 5 4.3 Kvalitetschef ... 5 4.4 Enhetschef ... 5 4.5 MAS – Medicinskt ansvarig sjuksköterska ... 5 4.6 Medarbetare ... 6 4.7 Leverantörer och utförare ... 6 5. Ledningssystemets huvudpunkter ... 7 5.1 Processer och rutiner ... 7 5.2 Samverkan ... 8 5.3 Systematiskt förbättringsarbete – hantering av avvikelser ... 8 5.4 Riskanalys ... 9 5.5 Egenkontroll ... 9 5.6 Rapporteringsskyldighet ... 9 5.7 Personalens medverkan ... 10 5.8 Dokumentationsskyldighet ... 10 5.9 Personal och kompetensförsörjning ... 10 6. Referenser ... 11

(26)

TROSA KOMMUN Riktlinje

kvalitetsledningssystem

Sida 2(11)

1.Inledning

1.1 Bakgrund

Socialtjänsten har en central del i välfärdssystemet. Det ställer stora krav på rättssäkerhet, likvärdighet och tillgänglighet. Socialtjänsten ska ha en god kvalitet både inom offentlig och privat driven verksamhet. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) trädde i kraft 1 januari 2012. Föreskrifterna och de allmänna råden gäller även enskilda utförare.

Det systematiska kvalitetsarbetet utgår från övergripande mål och grundläggande värderingar i Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Motsvarande gäller för kommunala hälso- och sjukvården som regleras i hälso- och sjukvårdslagen (HSL).

Riktlinjer för ett ledningssystem ska tydliggöra VEM gör VAD och HUR.

1.2 Syfte med ledningssystemet

Ett ledningssystem är ledningens verktyg för att:

• Leda

• Planera

• Kontrollera

• Följa upp och

• Utvärdera verksamheten

Enligt föreskriften ska verksamheten identifiera, beskriva och fastställa de

processer som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Detta i sin tur ska ligga till grund för förbättringar av ledningssystemets processer och rutiner.

Ett syfte med ledningssystemet är att tydliggöra och därmed få alla medarbetare inom förvaltningen delaktiga i det här arbetet. Det är ett arbete som är ständigt pågående.

Viktiga områden i det systematiska kvalitetsarbetet är:

• Kvalitetssäkring av sociala tjänster

• Samverkan

• Förbättringsarbete – riskanalys, egenkontroll, lex Sarah, lex Maria, synpunkter och klagomål

• Medarbetarnas medverkan i förbättringsarbetet

• Dokumentationsskyldighet

Ledningssystemet ska ses som ett medel för att uppnå målet med god kvalitet. Vi säkerställer att den enskilde får den hjälp och det stöd som hen har behov av och att denna hjälp och detta stöd håller god kvalitet. Som exempel på god kvalitet är att rättssäkerheten garanteras, att barnperspektivet beaktas och att insatserna utformas efter den enskildes behov samt att dessa så långt som möjligt sker i

(27)

Sida 3(11)

samverkan med den enskilde och andra berörda.

Med hjälp av ledningssystemet kan vi få en ökad förståelse för förvaltningens uppdrag då vi tydliggör detta i våra processer och därmed tydliggöra VEM gör VAD och HUR.

1.3 Begrepp och förkortningar

Det finns en del förkortningar och begrepp i riktlinjen. Förkortningarna finns utskrivna i sin helhet nedan och begreppen förklaras kort.

SoL – Socialtjänstlag (2001:453)

LSS – Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) HSL – Hälso- och sjukvårdslag (1982:763)

SOSFS – Socialstyrelsens författningssamling

Lex Sarah - socialtjänsten ska utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra ett missförhållande för den enskilde. Detta är en del i socialtjänstens skyldighet att bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete.

Lex Maria - vårdgivaren ska utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. Detta är en del i vårdgivarens skyldighet att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete.

Kvalitet – att verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter.

Ledningssystem – ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten.

Process – det som vi gör återkommande i det dagliga arbetet som består av en serie aktiviteter.

Rutin – en beskrivning av hur aktiviteten ska utföras. Rutiner ska vara praktiska och användbara.

Egenkontroll – är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna

verksamheten. Kontroll av att verksamheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem.

Riskanalys – identifiera och bedöma händelser som skulle kunna inträffa och vara en risk.

Internkontroll – kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att det upprättas en organisation kring intern kontroll samt se till att denna utvecklas utifrån

kommunens behov av kontroll.

2. Definition av kvalitet

Vad är då kvalitet? Enligt SOSFS 2011:9 definieras kvalitet som att den som

bedriver verksamhet inom socialtjänsten ska säkerställa att verksamheten uppfyller

(28)

Sida 4(11)

de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter samt beslut som meddelats med stöd av sådana föreskrifter.

Socialstyrelsen säger också att god kvalitet i socialtjänsten bland annat innebär följande:

• Insatserna bygger på respekt för människors självbestämmande och integritet

• Insatserna utgår från en helhetssyn, är samordnade och präglas av kontinuitet

• Insatserna är kunskapsbaserade och effektivt utförda

• Insatserna är tillgängliga och fördelade efter behov

• Myndigheten präglas av rättssäkerhet

3. Ledningssystemet som ett förbättringshjul

Nedanstående bild beskriver hur vi ska arbeta med systematiskt kvalitetsarbete

4. Ansvarig för ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete

För att ledningssystemet enligt SOSFS 2011:9 ska vara väl fungerande krävs en tydlig ansvarsfördelning. Den som bedriver socialtjänst, verksamhet enligt LSS eller hälso- och sjukvård ska säkerställa att verksamhetens medarbetare arbetar i

(29)

Sida 5(11)

enlighet med de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Ännu en gång VEM gör VAD och HUR. Nedan finns ansvarsfördelning för vård och omsorg i Trosa kommun.

4.1 Nämnd

Nämnden beslutar om ledningssystem för kvalitet, beslutar om mål och mätvärden för verksamheten och följer upp målen. Nämnden ska också försäkra sig om att det bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete i övrig yrkesmässigt bedriven verksamhet där nämnden upphandlar tjänster eller har avtal med.

4.2 Produktionschef

Produktionschefen har det yttersta ansvaret för att ett ledningssystem upprättas, planeras, genomförs och följs upp. Produktionschefen ansvarar för att leda och fördela förvaltningens kvalitetsarbete i enlighet med nämndens direktiv och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Produktionschefen har även det yttersta ansvaret för att utvärdera och förbättra kvalitetsarbetet.

4.3 Kvalitetschef

Kvalitetschefen ansvarar för att utarbeta och förvalta ett ledningssystem för kvalitet utifrån nämndens direktiv och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd.

Kvalitetschefen ansvarar också för att det systematiska kvalitetsarbetet planeras, genomförs, dokumenteras och följs upp samt upprättar åtgärdsplan för

övergripande förbättringsarbete inom verksamheten.

Kvalitetschefen har också ansvar för utredning av lex Sarah samt att sammanställa Kvalitetsberättelsen för förvaltningen.

4.4 Enhetschef

I uppdraget som enhetschef ingår att ta fram verksamhetsnära mål och ansvara för att de är väl kända inom ansvarsområdet. Enhetschefen ska säkerställa att

medarbetarna på enheten arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet.

4.5 MAS – Medicinskt ansvarig sjuksköterska

Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har det övergripande ansvaret för att säkerställa att den kommunala hälso- och sjukvården är säker, ändamålsenlig och håller god kvalitet. MAS är processledare för förvaltningens kvalitetsarbete

avseende hälso- och sjukvårdsfrågor. Detta innebär ett ansvar för att utöva tillsyn, egenkontroll och uppföljning av verksamheternas HSL-arbete, utarbeta riktlinjer för

(30)

Sida 6(11)

HSL, årligen dokumentera det systematiska patientsäkerhetsarbetet i förvaltningens patientsäkerhetsberättelse, på ett förvaltningsövergripande plan samordna

patientsäkerhetsarbetet samt att ge enheterna stöd i det systematiska kvalitetsarbetet för HSL-delen.

I samverkan med enhetschefen med hälso- och sjukvårdsansvar enligt HSL 2017:30 ska MAS säkra att en god och säker hälso-och sjukvård bedrivs inom de enheter där kommunen har hälso-och sjukvårdsansvar.

4.6 Medarbetare

Det är i mötet mellan brukare och medarbetare som det verkliga kvalitetsarbetet äger rum och därför är medarbetaren den viktigaste länken i kvalitetskedjan.

Alla medarbetare ska kontinuerligt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet genom att:

• Arbeta i enlighet med processer och rutiner

• Medverka i förvaltningens olika aktiviteter i kvalitetsarbetet

• Delta i och lämna uppgifter till egenkontroll, kvalitetsregister och dyl.

• Delta i uppföljning och analys av mål och resultat

• Rapportera avvikelser av olika slag

• Lämna uppgifter till rapporter och utredningar

Av 14 kap. 2 § socialtjänstlagen (2001:453) och 24 a § LSS framgår det att var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänst eller i verksamhet enligt LSS är skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete.

Att medverka till god kvalitet innebär bland annat att vara uppmärksam och påtala sådant som kan medföra risk för att enskilda inte får god omvårdnad, gott stöd, god service och lever under trygga förhållanden. Stor vikt ska läggas på det förebyggande arbetet (riskanalyser). Att påtala och rätta uppkomna fel och brister och vara lyhörd för synpunkter och kvalitet. Verksamheten ska bedrivas så att eventuella försummelser, övergrepp och andra missförhållanden så långt som möjligt kan förebyggas och förhindras.

4.7 Leverantörer och utförare

Leverantörer och utförare enligt LOV (lag om valfrihet) och LOU (lag om offentlig upphandling) är ansvariga för att upprätta ett eget kvalitetsledningssystem som innebär kvalitetsuppföljning, kvalitetsutveckling, att involvera medarbetare i kvalitetsarbete samt ge information om resultatet till sina medarbetare.

Leverantörer och utförare är också ansvariga för att informera nämnden om resultat av sin egenkontroll.

(31)

Sida 7(11)

5. Ledningssystemets huvudpunkter

5.1 Processer och rutiner

Förvaltningen ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet samt i varje process identifiera de aktiviteter som ingår och bestämma aktiviteternas inbördes ordning.

Ledningssystemet består av flera delar som tillsammans ger stöd i att styra och leda för god kvalitet i verksamheten. De olika delarna benämns:

• Styrande dokument

• Huvudprocess

• Stödprocess

Överst i ledningssystemet finns de styrande dokumenten, d.v.s. de styrdokument som är övergripande för verksamheten.

All verksamhet inom nämndens ansvarsområden utgår från huvudprocessen som är gemensam för de lagar som är styrande inom förvaltningens områden, dvs SoL, LSS och HSL:

Huvudprocessen SoL LSS HSL Stöd-

processer

Styr- ande dokument

Styrande dokument

(32)

Sida 8(11)

• Medborgarens behov av stöd

• Kontakt

• Identifiera behov

• Genomföra

• Uppföljning

• Medborgarens tillgodosedda behov

För varje aktivitet ska de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet utarbetas och fastställas.

Genom att kartlägga en process och se hur aktiviteterna hänger ihop med varandra skapas en gemensam bild av hur vi jobbar, en processkarta. Det finns mycket att vinna genom att jobba med processkartläggning:

• Helhetssyn och överblickbarhet över verksamheten

• Identifiera flaskhalsar och onödiga arbetsmoment

• Synliggöra aktiviteter och samverkan mellan olika parter

• Ökad förståelse för varför förändring är nödvändig

• Bättre resursanvändande och högre effektivitet

• Högre kvalitet och färre fel

• Mer fokus på enskilda i behov av socialtjänst

• Mindre stress och ökad arbetsglädje

Till stöd för huvudprocessen och verksamheten finns identifierade stödprocesser:

5.2 Samverkan

Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas internt, mellan förvaltningens olika enheter. Det ska även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med andra vårdgivare, myndigheter, föreningar och organisationer.

5.3 Systematiskt förbättringsarbete – hantering av avvikelser

En viktig förutsättning för att medverka till en god kvalitet är att det finns rutiner för att hantera iakttagelser som görs, fel och brister som upptäcks samt synpunkter och klagomål som tas emot.

Den information som förvaltningen får genom riskanalyser, egenkontroller och utredning av klagomål, synpunkter och rapporter (utredningar om lex Sarah, lex Maria och tillsynsrapporter) ligger till grund för förbättringar av ledningssystemets processer och rutiner.

Ekonomi Personal IT Kvalitet

(33)

Sida 9(11)

5.4 Riskanalys

Med hjälp av en riskanalys bedöms sannolikheten för olika oönskade händelser och dess konsekvenser. Med det som underlag kan beslut tas och åtgärder vidtas för att minimera dessa risker.

När man identifierat sina risker uppskattar man sannolikheten för att de olika händelserna inträffar och varje risks negativa konsekvens som skulle bli konsekvensen av om en viss händelse inträffade.

De riskerna med högst värden för sannolikhet och negativ konsekvens skrivs in i nämndens internkontrollplan.

När nämnden har beslutat om interkontrollplanen kommer de prioriterade riskerna att vara en del i arbetet med egenkontrollerna. Det förbättringsarbete som

egenkontrollerna bidrar till (för att minska risken för missförhållande eller helt undvika det) blir en viktig del i uppföljningen av de prioriterade riskerna i

internkontrollplanen. Tillsammans är de delar av det systematiska kvalitetsarbetet.

5.5 Egenkontroll

Egenkontroll innebär att man granskar hur man arbetar och har arbetat, särskilt i jämförelse med andra och med sig själv över tid. Utifrån egenkontrollen ska åtgärder vidtas för att säkra verksamhetens kvalitet. Övergripande genomförs och sammanställs egenkontrollen av medarbetare i förvaltningens kvalitetsenhet.

För förvaltningens del genomförs egenkontroller av t.ex. rättssäkerheten i myndighetsutövningen med regelbundenhet varje år. Egenkontroller görs inom områdena delaktighet, kommunicering, skäliga utredningstider och social dokumentation.

Utöver detta görs jämförelser och analys av verksamhetens resultat i nationella kvalitetsregister, t.ex. Senior Alert och Svenska palliativregistret, resultat från Öppna jämförelser, årliga brukarundersökningar, jämförelser och analys av KKIK (kommunens kvalitet i korthet), uppföljning och analys av den årliga

medarbetarundersökningen samt uppföljning av mål och nyckeltal på nämnd- och enhetsnivå mm.

5.6 Rapporteringsskyldighet

Det finns två lagstadgade skyldigheter att rapportera:

• Lex Sarah - Missförhållanden och risk för missförhållanden då någon lidit skada eller det finns en konkret och uppenbar risk att någons liv, säkerhet,

(34)

Sida 10(11)

psykiska eller fysiska hälsa kan skadas (SoL och LSS)

• Lex Maria - Vårdskador och risk för vårdskador (HSL)

5.7 Personalens medverkan

För att uppnå god kvalitet och säkerhet är medarbetarnas engagemang och

delaktighet nödvändig. Enligt HSL, SoL och LSS är personalen skyldig att medverka till hög patientsäkerhet respektive god kvalitet.

Respektive chef ska säkerställa att deras personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet.

5.8 Dokumentationsskyldighet

Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Dokumentationen kan utgöra underlag för nämndens årliga kvalitetsberättelse. Viktiga saker att dokumentera är exempelvis:

• Vilka processer och rutiner som styr kvaliteten i verksamheten

• Vilka rutiner som finns i verksamheten

• Uppföljning av lex Sarah/lex Maria statistik, avvikelserapportering

• Uppföljning av inkomna synpunkter och klagomål

• Resultat av granskning av socialdokumentation och annan dokumentation

• Uppföljning av verkställda beslut, väntetider och ställtider med mera

5.9 Personal och kompetensförsörjning

En väl fungerande personal- och kompetensförsörjning är den del i vård- och omsorgsförvaltningens kvalitetsarbete. För att utföra uppgifter inom förvaltningens verksamhetsområden ska det finnas personal med lämplig utbildning och

erfarenhet. De enskilda medarbetarnas kompetens och professionalitet är grundläggande i arbetet med att kvalitetssäkra verksamheten.

För att säkra kompetensen bland medarbetarna sker följande:

• Förvaltningen tar årligen fram en övergripande utbildningsplan för att säkerställa att personalen får tillgång till nödvändig kunskap och fortbildning.

• Varje medarbetare ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan.

• Kommunens kompetensanalys för respektive befattning används vid rekrytering.

(35)

Sida 11(11)

6. Referenser

HSLF-FS 2017:41, Inspektionen för vård och omsorgs föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada.

Hälso- och sjukvårdslag, 2017:30

Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, 1993:387 Patientsäkerhetslag, 2010:659

Socialtjänstlag, 2001:453

SOSFS 2011:5, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Socialstyrelsen (2012), handbok för tillämpningen av föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

(36)

(37)

Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Beslutsuppföljning 2021

Förslag till beslut

Vård och omsorgsnämnden anser att uppföljningen är genomförd.

Ärendet

Vård- och omsorgsnämnden beslutade 2013-11-29, § 49, att vård- och

omsorgskontoret ska återkomma till nämnden med uppföljning av beslut en gång om året. Vid uppföljningen ska beslut där förvaltningen fått i uppdrag att

genomföra något tas fram och redovisningen ska visa om förvaltningen har utfört uppdraget eller ej.

Den senaste uppföljningen till nämnden gjordes 2020-12-02, § 76.

Vid beslutsuppföljning för år 2021 finns inga uppdrag till förvaltningen att följa upp.

Fredrik Yllman Emma Svedin

Produktionschef Nämndsekreterare

(38)

(39)

Vård- och omsorgskontoret Tjänsteskrivelse Datum

Anmälan av delegeringsbeslut

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

2020/45 1.13 Beslut att ställa in

nämndens sammanträde 2021-11-10

2021-10-13 Helena Koch, ordförande

2021/40 8.4 Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 3 2021

2021-04-14 Mirna Basic, myndighetschef

1.10 Väcka och föra

kommunens talan vid domstol och andra

myndigheter, ingående av förlikning samt antagande av ackord, med rätt att sätta annan i sitt ställe Beslut att överklaga Förvaltningsrättens beslut till Kammarrätten,

målnummer 2691-21, ärendet avser

färdtjänsttillstånd.

2021-09-30 Mirna Basic, myndighetschef

VON

2021/64 6.2 Beslut om anmälan samt yttrande till IVO av allvarlig skada eller sjukdom i samband med vård, behandling eller undersökning, enligt Lex Maria

2021-10-22 Samir Salkic, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)

2.1 Anställning av Sofia Lind som Enhetschef till hälso-

2021-11-15 Fredrik Yllman

(40)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

och sjukvårdsenheten Produktionschef

2.2 Anställning av Samir Salkic som medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)

2021-11-15 Fredrik Yllman Produktionschef

4.16 Beslut om köp av tillfälligt boende i extern

verksamhet

Verkställighet på Villa Rosstorp G.B, 5 st.

2021-09-20 2021-10-15 2021-11-01 2021-11-16 2021-11-23

Mirna Basic myndighetschef

verksamhet

Verkställighet på Villa Rosstorp J.B, 4 st.

2021-09-07 2021-10-01 2021-10-15 2021-10-15

verksamhet

Verkställighet på Villa Rosstorp L.L, 5 st.

2021-09-10 2021-10-01 2021-10-11 2021-10-15 2021-10-28

verksamhet

Verkställighet på Villa Rosstorp I.L, 5 st.

2021-09-07 2021-10-01 2021-10-10 2021-10-15 2021-10-28

verksamhet

Verkställighet på Villa Rosstorp K.L, 2 st.

2021-09-16

2021-10-01 Mirna Basic myndighetschef