Revisorer Distribution
IR, Ingalill Bergvall cR Katarina Norén *) IR, Anna Lundin GD, Gunnar Malm
cJP, Charlotta Lindmark cE, Caroline Ottosson
Riksrevisionen
*) Ansvarig för handlingsplanen
Revisionsrapport
Upphandling och jävsfrågor inom ICT
Internrevisionen 2010-10-22
TRV 2010/92413 A
Innehållsförteckning
1 Introduktion ... 3
1.1 Sammanfattning ... 3
1.2 Bakgrund ... 4
1.3 Omfattning ... 4
1.4 Generella kommentarer ... 4
2 Observationer och rekommendationer ... 5
2.1 Upphandling Max 16 ... 5
2.2 Upphandling Börge Granli ... 7
2.3 Jävsfrågor ... 8
2.4 Gemensamt om etikfrågor ... 9
Skapat av: Ingalill Bergvall Dokumenttyp: Rapport
1 Introduktion
1.1 Sammanfattning
Internrevisionen har på uppdrag av Trafikverkets ledning genomfört en revision av de förhållanden som påtalats i tre anonyma brev vilka inkommit till
Trafikverkets diarium.
Vid granskningen har framkommit att ICT brister i efterlevnaden av regler och förordningar avseende upphandling av Max 16 Limited samt av Börge Granli via EIM och sedermera via Börge Granli Management AB. Bristerna består främst i avsaknad av dokumentation och diarieföring av handlingar.
Inom ICT har flera organisationsförändringar ägt rum och verksamheten har hög förändringstakt. Vi konstaterar att det saknas dokument som styrker t ex ansvarsförhållanden vid olika tidpunkter under pågående organisations- förändringar. Vid alla förändringar av organisationen är det viktigt att beslut löpande dokumenteras och undertecknas.
Två anställda inom ICT har under pågående upphandlingsprocess deltagit i en workshop i Madrid. Av de uppgifter som framkommit vid intervjuer bedömer vi att var och en har betalat för sina utgifter i samband med resan. Dessa uppgifter styrks också till viss del av dokumentation såsom kontoutdrag och reseräk- ningar. Vi vill dock framhålla att man alltid ska tänka på hur olika aktiviteter, främst under pågående upphandlingsprocess, kan uppfattas av tredje man.
Vi har mot bakgrund av vad som hittills framkommit inte funnit några juridiska eller affärsmässiga skäl för uppsägning av avtalet med Börge Granli.
Revisionens mest väsentliga observationer
Observation # Rekommendation Ansvar
ICT brister i
efterlevnaden av LUF (2007:1092).
2, 5 Säkerställ att LUF och LOU efterlevs.
Ett utbildningsprogram för
upphandlingsfrågor bör genomföras på samtliga nivåer inom ICT.
Det finns företeelser 8 Ett utbildningsprogram för
1.2 Bakgrund
Internrevisionen har på uppdrag av uppdrag av Trafikverkets ledning genomfört en revision av de förhållanden som påtalats i tre anonyma brev vilka inkommit till Trafikverkets diarium 2010-09-29, 2010-10-05 och 2010-10-12.
Brevens rubricering är ”Anmälan om misstanke till jäv och upphandlingsbrott vid Trafikverket ICT”, ”Anmälan om misstanke till oegentligheter vid
Trafikverket ICT” samt ”Korrupt Ledning inom Trafikverket ICT?”.
1.3 Omfattning
Revisionen omfattar förhållandena avseende upphandling av mätning av datatrafiken inom ICT från Max 16 Limited samt upphandling av Börge Granli dels som produktionschef och sedermera som ställföreträdande chef för enheten ICT. I revisionen ingår även att titta på eventuella jävsförhållanden i samband med upphandlingen av Max 16.
Granskningen har utförts genom intervjuer med personal inom ICT samt
granskning av upphandlingsdokumentation samt övrig dokumentation avseende personalens agerande i ärendet. Vidare har en genomgång av styrande och stödjande, interna och externa dokument gjorts.
1.4 Generella kommentarer
Inom ICT har flera organisationsförändringar ägt rum. Vid all förändring av organisationen är det viktigt att beslut löpande dokumenteras och undertecknas.
Vid anlitande av bolag med säte i utlandet bör försiktighet vidtas då den utländska hemvisten kan uppfattas som en indikation på t ex skatteplanering.
Borlänge den 22 oktober 2010
Ingalill Bergvall Peter Funck
Revisionsledare Internrevisionschef
2 Observationer och rekommendationer
2.1 Upphandling Max 16
Max 16 Limited är ett paraplyföretag med en sammanslutning av ett fåtal konsulter inom telecom.
Bengt Vidin vid ICT kontaktades av en konsult från Max 16 som önskade komma och presentera en av företagets tjänster, Network Audit. Detta skedde under augusti 2009 och ICT bad om en offert med fast pris för en kort mätperiod om två veckor inklusive en rapport. ICT erhöll en offert på 50.000 kr.
I oktober deltog Bengt Vidin och ytterligare en anställd vid ICT på en 2-dagars workshop i Madrid där även representanter från Max 16 deltog. Vid detta tillfälle skulle man få möjlighet att testa utrustningen för att se vad som var möjligt att göra samt få träffa tillverkaren för hårdvaran, Procera Networks och en kund, TeliaSonera, som använde samma utrustning. I samband med denna workshop tittade sällskapet på fotboll och besökte restaurang. Av de uppgifter som framkommit vid intervjuer bedömer vi att var och en har betalat för sina privata utgifter i samband med resan. Tjänsterelaterade utgifter har hanterats via reseräkning. Dessa uppgifter styrks också till viss del av dokumentation såsom kontoutdrag och reseräkning.
Det skall dock framhållas att man alltid ska tänka på hur tredje person kan uppfatta olika aktiviteter och sammanhang när det gäller umgänget med leverantörer, speciellt i samband med upphandling.
En uppdaterad offert från Max 16 för en mätning i det administrativa nätet från mitten av december till mitten av januari inklusive en skriftlig och muntlig avrapportering begärdes. Offererat pris uppgick till 70.000 kr.
I januari 2010 redovisas resultatet av mätningen och en fas 2 beställdes, även denna utan föregående upphandling. I mars presenterades delresultat 2. Planen har varit att ta fram ytterligare en rapport under hösten 2010 men dessa planer är tillsvidare bordlagda.
Under perioden oktober -09 tom september -10 uppgår det totala fakturerade beloppet från Max 16 till ICT till 825.000 kr.
ICT har vid upphandlingen av Max 16 inte följt det interna regelverk som gällde inom Banverket vid tidpunkten (BVF 814). Sammanfattningsvis avser avstegen
Vid utökningen av uppdraget ska särskild motivering och beslut av GD direkt underställd dokumenteras (krävs vid >10% av tröskelvärdet, dvs 384.000 kr).
Beträffande brister i efterlevnad av lagar och förordningar är vår bedömning att ICT ej har behandlat leverantörer likvärdigt eller genomfört upphandlingen på ett öppet sätt enligt LUF (2007:1092, kap 1, 24§). En analys av
konkurrenssituationen borde ha dokumenterats. Vidare har ICT brustit i myndighetens generella förpliktelser att diarieföra beslut.
Generellt kan sägas att man bör ha större vaksamhet vid anlitande av bolag med utländsk hemvist, vilket kan uppfattas som en indikator på skatteplanering.
Observation # Rekommendation Ansvar
ICT har inte följt gällande interna regelverk vid tid- punkten inom Banverket (BVF 814) beträffande följande:
Ej tillfrågat minst tre leverantörer, samt
dokumenterat varför detta inte gjorts.
Upphandlingsprotokoll saknas.
Kontrakt saknas.
Diarieföring av dokument har ej gjorts.
Vid utökning av uppdraget saknas dokumentation med särskild motivering och beslut av GD direkt under- ställd.
1 De interna regelverken ska alltid följas. Säkerställ att olika ställningstaganden under upphandlingsprocessen blir dokumenterade och att handlingarna diarieförs.
ICT brister i efterlevnaden av LUF (2007:1092, kap 1, 24§).
2 Säkerställ att LUF och LOU efterlevs. Ett
utbildningsprogram för upphandlingsfrågor bör genomföras på samtliga nivåer inom ICT.
ICT har brustit i myndighe- tens generella förpliktelser att diarieföra beslut.
3 Säkerställ att upphandlings- ärenden diarieförs.
2.2 Upphandling Börge Granli
I samband med verksamhetsövergång 2009-11-01 uppstod behov av en produktionschef som kunde axla den kommande organisationsförändringen.
Processen med rekrytering av Börge Granli till ICT påbörjades genom att tre Interim Managementföretag kontaktades. 11 kandidater intervjuades varav 3 valdes ut för ytterligare intervjuer och referenstagningar. Valet föll på Börge Granli och avtal tecknades med EIM. Innan avtalets utgång förhandlade ICT med EIM om att lösa kontraktet för att i stället teckna kontrakt med Börge Granli Management i samband med att Börges tjänst ändrades från produk- tionschef till ställföreträdande chef för ICT. För att lösa kontraktsvillkoren med EIM betalades 157.500 kr.
Anlitandet av Börge Granli utgörs av två upphandlingar:
1. Den ursprungliga upphandlingen av Börge Granli via EIM.
2. Den påföljande upphandlingen av Börge Granli via Börge Granli Management AB.
Beträffande den ursprungliga upphandlingen via EIM finner vi att ICT inte har följt det regelverk som vid tidpunkten gällde inom Banverket (BVF 814).
Sammanfattningsvis avser avstegen följande delar i regelverket.
Upphandlingen skulle ha utannonserats.
Tillämpa upphandlingsprotokoll.
Diarieföring av dokument.
Eftersom den ursprungliga upphandlingen omfattade ett belopp som översteg 20% av tröskelvärdet (769.898 kr) är vår bedömning av denna borde ha genomförts enligt förenklat förfarande eller urvalsförfarande, dvs ej
direktupphandling. Upphandlingen brister därmed i tillämpningen av LUF (2007:1092).
Beträffande den påföljande överföringen av avtalet från EIM till Börge Granli Management AB bedömer vi att denna aktivitet bör betraktas som en separat upphandling. Här saknas diarieförd dokumentation av motivering till
förfarandet, där synnerliga skäl eventuellt kunde ha tjänat som argument till att inte genomföra upphandling eller förenklat förfarande eller urvalsförfarande.
Vår bedömning styrks även av det faktum att Granli i samband med överför- ingen byter tjänst inom ICT, från produktionschef till ställföreträdande
Observation # Rekommendation Ansvar ICT brister i efterlevnaden
av det interna regelverk som gällde vid tidpunkten för den ursprungliga upphandlingen inom Banverket (BVF 814).
Avstegen avser följande:
Upphandlingen skulle ha utannonserats.
Tillämpa upphandlings- protokoll.
Diarieföring av dokument.
4 Regelverken ska alltid följas.
Säkerställ att olika ställnings- taganden under upphandlings- processen blir dokumenterade och att handlingarna diarieförs.
ICT brister i efterlevnaden av LUF (2007:1092).
5 Säkerställ att LUF och LOU efterlevs. Ett utbildningsprogram för upphandlingsfrågor bör genomföras på samtliga nivåer inom ICT.
Vid den påföljande upp- handlingen saknas diarie- förd dokumentation med motivering samt angiv- ande av synnerliga skäl till förfarandet att inte följa LUF.
6 Säkerställ att skälen för beslutet att anta viss leverantör samt vad som i övrigt förekommit av betydelse vid upphandlingsförfarandet finns dokumenterat och diariefört (BVF 814).
2.3 Jävsfrågor
Börge Granli har under hela sitt uppdrag inom ICT innehaft aktier i Max 16 Limited omfattande en andel om ca 6%. Denna uppgift är bekräftad, både av ledningen inom Max 16 och av det officiella bolagsregistret i UK, ”Companies House”. Fram till åtminstone den 7 september 2010 har Granli stått som
”Chairman” på Internetsidan max 16.se. I en intern chat inom ICT den 9 juni 2010 framhöll Granli att han inte längre hade några uppdrag eller ägde aktier i företaget.
Enligt Bengt Vidin som genomförde upphandlingen av Max 16 har detta skett utan Granlis påverkan i handläggningen av ärendet. Vid tillfället för det första beställningen och sedermera vid den efterföljande tilläggsbeställningen har Vidin enligt ICT inte rapporterat direkt till Granli eller till Granli via mellan- chefer. Detta har dock ännu inte kunnat styrkas av beslut eller andra dokument.
Jävsfrågan måste bedömas i perspektivet hur Trafikverkets medarbetare, media och omgivningen i övrigt kan förmodas se på frågan, dvs att oberoendet inte kan
ifrågasättas. Max 16 är ett mindre bolag, men felaktigheten i Granlis aktiva uttalande om aktieinnehav, kan av omgivningen ses som en förtroendefråga.
Styrelseordföranden för Max 16 Ltd, Erik Lundbäck, har i ett brev daterat 2010- 10-04 beskrivit att aktierna har överlåtits till Granli som ersättning för styrelse- uppdraget utan att Granli har haft kännedom om detta. Denna förklaring är, i kombination med aktiernas ringa värde, enligt Internrevisionens bedömning rimlig. Uppgifterna om ordförandeskapet på internetsidan bedömer vi vara ett resultat av bristfällig uppdatering.
Att Vidin inte stått i beroendeförhållande till Granli styrks av våra intervjuer med personer inom ICT, dokument som till fullo styrker detta har dock inte gått att få fram. Vår bedömning är att Granli inte har medverkat vid den
ursprungliga upphandlingen av Max 16.
Observation # Rekommendation Ansvar
Det saknas dokumente- rade och undertecknade beslut vid organisations- förändringar vilket gör det svårt att bedöma ansvars- förhållanden under pågå- ende organisationsföränd- ringar.
7 Vid alla förändringar av
organisationen är det viktigt att beslut löpande dokumenteras och undertecknas.
2.4 Gemensamt om etikfrågor
Granskningen har påvisat ett antal företeelser som tydliggör behovet av en utvecklad diskussion om etikfrågor och värderingar inom ICT:
Bristande tillämpning av offentlighetsprincipen.
Tredje persons eventuella uppfattning om kringarrangemangen i samband med genomförd workshop i Madrid.
Diskussionen om ersättningsnivån för Granli, där man föreslår att hans hustru skulle beredas en tjänst inom ICT mot att ersättningsnivån skulle bli oförändrad.
Observation # Rekommendation Ansvar
Trafikverket, Internrevisionen, 781 89 Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1.
Telefon: 0771-921 921,Texttelefon: 0243- 750 90 www.trafikverket.se
