09.9. Granskning av kommunens hantering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner

(1)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Fredrik Birkeland Simon Löwenthal Januari 2018

Löner, lönerelaterade avgifter och

pensioner

Sollentuna kommun

(2)

Innehållsförteckning

1. Sammanfattning ... 2

2. Inledning ... 3

2.1. Bakgrund ... 3

2.2. Revisionsfråga och kontrollmål ... 3

2.3. Revisionskriterier och avgränsning ... 4

2.4. Revisionsmetod ... 4

3. Granskningsresultat ... 5

3.1. Nyckelkontroller i löneprocessen ... 5

3.2. Analys av orimliga värden ... 7

3.3. Analys av dubbelregistreringar ... 8

3.4. Analys av olika lönearter ... 8

3.5. Analys av personalregistret ... 10

3.6. Analys av kostnadsersättningar ... 11

3.7. Avstämningar i lönehanteringen ... 12

3.8. Rutiner för redovisning och avstämning ... 13

3.9. Rutiner för avvikelserapportering ... 15

4. Bedömning och rekommendationer ... 16

4.1. Avstämning mot kontrollmål ... 16

4.2. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer ... 18

Bilaga 1 - Tabeller ... 19

(3)

1. Sammanfattning

PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer genomfört en granskning av kommunens interna kontroll avseende rapportering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner.

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig. I granskningen har följande brister noterats:

 En löneutbetalning har identifierats där felaktig skattesats tillämpats till följd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i lönesystemet.

 Kommunen har inte några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säkerställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in.

Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

 Arbeta fram riktlinjer som säkerställer att varje chef/administratör har ett sidoordnat system i form av till exempel en loggbok som möjliggör kontroll av inrapporterade avvikelser.

(4)

2. Inledning

2.1. Bakgrund

En risk- och väsentlighetsanalys har genomförts utifrån kommunens totala utgifts- och inkomstslagsredovisning samt utifrån en inventering av redovisningsrutinerna utifrån vägledning för redovisningsrevision från SKYREV (Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer), som i tillämpliga delar bygger på ISA (International Standard of Audit). Resultatet visade bland annat på behovet av att genomföra en granskning inom detta område.

Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. I och med att personalkostnaderna utgör en så pass stor del av de totala externa kostnaderna är väsentligheten hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. En felaktig

lönehantering kan få stora konsekvenser för såväl anställda som för kommunen.

2.2. Revisionsfråga och kontrollmål

Granskningen syftar till att bedöma tillförlitligheten i lönesystemet. Följande revisionsfråga har formulerats för att besvara syftet med granskningen:

 Är den interna kontrollen avseende rapportering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner tillräcklig?

För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har vi utgått från följande kontrollmål:

 Nyckelkontroller i löneprocessen finns och tillämpas.

 Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc.

 Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar.

 Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.

 Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet.

 Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.

 Inga oförklarliga avvikelser noteras gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter samt möjlighet till körning av period 13.

 Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner.

 Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) finns och tillämpas.

(5)

2.3. Revisionskriterier och avgränsning

Revisionskriterier utgår från aktuella lagstiftning inklusive övrig normgivning inom området samt interna styrande och stödjande dokument.

Avgränsning har gjorts enligt ovanstående revisionsfråga och kontrollmål.

Granskningsobjekt är kommunstyrelsen och samtliga nämnder.

2.4. Revisionsmetod

Granskningen bygger på en registeranalys som omfattar all lönedata för Sollentuna kommun under perioden januari till augusti 2017. Delar av utfallet av

registeranalysen presenteras i rapporten. Avvikande värden har följts upp med löneenheten. Vidare har en uppföljning avseende ett antal centrala kontrollrutiner gjorts.

Registeranalysen har omfattat följande delar:

 Analys av orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc.

 Identifiering av möjliga dubbelregistreringar.

 Fördelning och analys per olika lönearter (ob, övertid, jour- och beredskap)

 Identifiering av personal med avvikande ålder, avvikande perioddatum etc.

 Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc.)

 Uttag ur systemet av listor för semesterlöneskuld, kontrolluppgifter och möjlighet till körning av period 13.

 Beräkning av lönearter som avser källskatt och bruttolön angivna av

Sollentuna kommun samt avstämning mot Sollentuna kommuns huvudbok.

 Avstämning av bruttolön, förmåner, källskatt och sociala avgifter mot arbetsgivardeklarationer.

Uppföljning och verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden har gjorts. Vidare har en genomgång och analys av avstämningsrutiner gjorts.

Materialet har kompletteras via intervjuer med lönechef och systemförvaltare på löneenheten.

Revisionsrapporten har varit föremål för sakgranskning hos berörda tjänstemän.

(6)

3. Granskningsresultat

Sollentuna kommun använder lönesystemet Personec P, med vissa inbyggda moduler som exempelvis en förhandlingsmodul för lönerevisionen.

3.1. Nyckelkontroller i löneprocessen

Vi har genom intervju med lönechef och systemförvaltare på löneenheten identifierat nyanställning (upprättande av anställningsavtal och registrering i personalsystem), lönerevision (löneöversyn) samt löneutbetalning som tre huvuddelar i löneprocessen. Till varje del har nyckelkontroller identifierats och testats.

Test av kontroll vid nyanställning

Löneenhetens process vid nyanställning startar när en rekryterande chef inkommer med ett underskrivet anställningsavtal. Informationen i avtalet registreras i

personalsystemet, i samband med detta säkerställer löneenheten att samtliga uppgifter som behövs finns med på anställningsavtalet. Vid registrering av anställningsavtal finns vissa spärrar och varningar inbyggda i lönesystemet, till exempel går det inte att registrera ett felaktigt personnummer. Systemet ger även varningar vid för hög arbetstid eller för höga belopp. I systemet finns också inbyggda logiska kontroller, exempelvis att anställningstyp och anställningsform ska matcha eller att en lärare som har ferieanställning inte kan ha semester. Om ett avtal upptäcks vara felaktigt skrivs ett nytt som signeras och sedan registreras i systemet. Det underskrivna avtalet sparas sedan i en personalakt.

I ovan beskrivna process har vi identifierat att nyckelkontrollen är att det

underskrivna avtalet överensstämmer med den informationen som har registrerats i lönesystemet. Vi har kontrollerat detta för fem medarbetare som samtliga stämdes av utan anmärkning.

Test av kontroll vid lönerevision

Processen avseende kommunens lönerevision genomförs årligen och hanteras i en separat förhandlingsmodul. När processen inleds laddas all information över från lönesystemet till förhandlingsmodulen. Informationen i lönesystemet uppdateras som vanligt medan lönerevisionen genomförs. Efter att samtliga förhandlingar är klara är det respektive chef som fyller i de nya lönerna för sina medarbetare.

Kommunens förhandlingschef stämmer sedan av lönerna i förhandlingssystemet och efter avstämning med personalorganisationer ges klartecken att läsa in de nya lönerna i personalsystemet. Efter godkännandet förs all data över från

förhandlingssystemet till lönesystemet. Om en löneförändring görs utanför lönerevisionen ska det finnas underlag i form av ett beslut och en blankett för

Kontrollmål: Nyckelkontroller i löneprocessen finns och tillämpas.

(7)

ändring av lön ska skickas in till löneenheten. Det är enbart löneenheten som kan ändra fast data (exempelvis lön) löpande under året.

Som test av nyckelkontrollen har vi säkerställt att underlag finns avseende lönerevisionen för en medarbetare. Kontrollen innebar att jämföra den aktuella lönen i lönesystemet med den godkända lönen i förhandlingsmodulen.

Avstämningen gjordes utan anmärkning.

Test av kontroll vid utbetalning samt attest

Inför den månatliga löneutbetalningen görs först en lönebearbetning.

Bearbetningen resulterar i en fellista där samtliga varningar måste kontrolleras, och eventuella fel rättas, innan lönen verkställs i lönesystemet. Från systemet skapas sedan en fil som läses in i ekonomisystemet samt en fil som skickas till banken.

Filen som skickas till banken märks med ett sigill som kommunen har erhållit från Swedbank och flyttas sedan över via integrationsmotorn TEIS, vilket är ett system som tillhandahålls av Tieto. När utbetalning har gått igenom får kommunen en bekräftelse från banken. Summan i denna kvittens jämförs med summan i filen som skickades till banken och summan i filen som skickades till ekonomisystemet, samt med beloppet som konterats mot kassan. Avstämningen genomförs och signeras av lönechefen.

Avseende test av kontroll vid den månatliga utbetalningen har vi säkerställt att summan i bankens bekräftelse överensstämmer med bankfilen, filen till ekonomisystemet samt beloppet som krediterats kassan för två månader (april respektive september år 2017). Kontrollen genomfördes utan anmärkning.

Gällande attest har vi kontrollerat att den månatliga avstämningen har signerats.

Avstämningen hade signerats av lönechefen i båda kontrollerade månaderna.

3.1.1. Vår bedömning

Samtliga test av kontroller genomfördes utan anmärkning. Med bakgrund av detta är bedömningen att kontrollmålet är uppfyllt.

(8)

3.2. Analys av orimliga värden

I diagrammet ovan framgår lönefördelningen för löntagare med grundlön, dvs.

månadslön eller timlön. Som framgår av diagrammet har en stor del (ca 64 %) av de anställda i kommunen en lön mellan 20 000 och 40 000 kronor. En del löntagare har en månatlig lön mellan 0 och 10 000 kronor, vilket förklaras av att kommunen har behovsanställda timvikarier.

Uppföljning har gjorts avseende de tio löntagarna med högst månatlig grundlön, där grundlönen har stämts av mot anställningsavtal.¹ Resultatet av uppföljningen visar att samtliga kontrollerade grundlöner överensstämmer med anställningsavtal och med informationen i lönesystemet.

En utsökning har även gjorts avseende höga bruttolöner. Uppföljning gjordes avseende de sju högsta bruttolönerna, se tabell 2 i bilaga 2. Den centrala löneenheten har kontroller i samband med lönekörningarna som syftar till att identifiera höga bruttolöner. Resultatet av uppföljningen visar att fem poster var rättningar där det fanns motsvarande negativa belopp, ett var avgångsvederlag samt fyra avsåg månadslöner. Samtliga poster verifierades utan anmärkning.

3.2.1. Vår bedömning

Samtliga granskade månadslöner och bruttolöner har verifierats utan anmärkning.

Kontrollmålet bedöms därmed vara uppfyllt.

1 Se tabell 1, bilaga 2.

0 100 200 300 400 500 600 700

0 - 5.000 5.000 - 10.000 10.000 - 15.000 15.000 - 20.000 20.000 - 25.000 25.000 - 30.000 30.000 - 35.000 35.000 - 40.000 40.000 - 45.000 45.000 - 50.000 50.000 - 60.000 60.000 - 100.000 100.000 <

Grundlön per månad

Fördelning av grundlön

Kontrollmål: Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc.

(9)

3.3. Analys av dubbelregistreringar

En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att identifiera potentiella dubbelregistreringar/utbetalningar av lön. Förekomsten av följande kombination mer än en gång under samma period har betraktats som en potentiell dubbelutbetalning:

löneart för månadslön + personnummer + löneperiod + belopp.

I analysen fångades 15 potentiella dubbelutbetalningar, varav samtliga översteg 10 000 kronor. Uppföljning med kommunen gjordes avseende samtliga potentiella dubbelutbetalningar. Vid verifieringarna erhölls rimliga förklaringar som styrker att dubbelutbetalningar inte gjorts. Den analysmetod som tillämpats av PwC bygger på absoluta tal vilket medför att den inte gör skillnad på plus och minus. Detta innebär att till exempel korrigeringar av en post identifieras som en potentiell

dubbelutbetalning i analysen. De potentiella dubbelbetalningar som har verifierats presenteras i tabell 3, bilaga 2.

3.3.1. Vår bedömning

Vid uppföljning av möjliga dubbelutbetalningar har tillfredställande förklaringar erhållits som styrker att dubbelutbetalningar inte har gjorts. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

3.4. Analys av olika lönearter

Nedan presenteras de beloppsmässigt mest använda lönearterna i kommunen. Det bedöms rimligt att dessa lönearter utgör de beloppsmässigt största lönearterna.

Uppföljning av dessa lönearter görs i andra avsnitt i denna granskning varför ingen ytterligare verifiering görs i detta avsnitt. Avseende exempelvis OB-tillägg och jourersättning uppgavs under intervjun att tidsredovisning är inbyggt i

lönesystemet. Eventuell tidrapportering och avvikelserapportering måste godkännas av chefen för att det ska gå vidare till lönekörningen

Löneart Total utbetalning jan-aug 2017 (tkr)

1101 - Månadslön 619 343 861 kr

1103 - Månadslön vikariat 25 028 112 kr

5004 - Betald ferielön 48 985 334 kr

9401 - Prel skatt enl tabell -163 646 217 kr

En övergripande fluktuationsanalys har gjorts avseende ett antal lönearter för OB- tillägg, övertids- och jourersättning, se tabeller nedan.

Kontrollmål: Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.

Kontrollmål: Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar.

(10)

Kommunen använder flera lönearter för OB-tillägg. Vid uppföljning med

löneenheten framkommer att OB-tilläggen är släpande, dvs. utbetalningen i januari avser december. OB-storhelg har tre toppar under granskningsperioden, januari, maj och juli. Detta stämmer väl överens med hur helgdagarna har infallit under 2017 (julen medför stora OB-utbetalningar i januari, påsken medför stora OB- utbetalningar i maj och slutligen medför midsommar OB-utbetalningar i juli). OB- kväll och OB-natt ligger jämnt över perioden, medan OB-helg ökar betydligt i juli.

Förklaringen uppges vara att nationaldagen samt dagen innan, enligt kommunens avtal, är en allmän OB-dag, vilket innebär att samtliga anställda som arbetar den dagen är berättigade till OB-ersättning. Utbetalningen av detta sker sedan i juli.

Övertid rapporteras i självserviceportalen och beviljas av överordnad chef. I likhet med utbetalning av OB-tillägg släpar utbetalningen av övertidsersättning en månad.

Utbetald övertidsersättning ligger relativt jämnt under granskningsperioden men ökar något i juli för att sedan sjunka i augusti. Den betydliga minskningen av

utbetald övertid i augusti beror rimligtvis på att en stor del av kommunens anställda har semester under juli.

Utbetald jourersättning ligger relativt jämnt över hela granskningsperioden. Det är enbart personer med en yrkesroll där det ingår jourersättning som kan registrera detta i lönesystemet.

-100 000 kr 0 kr 100 000 kr 200 000 kr 300 000 kr 400 000 kr 500 000 kr 600 000 kr 700 000 kr

201701 201702 201703 201704 201705 201706 201707 201708

Fluktuationsanalys OB-tillägg

OB Vardag kväll OB vardag natt OB Veckoslut OB Storhelg

0 kr 20 000 kr 40 000 kr 60 000 kr 80 000 kr 100 000 kr 120 000 kr

201701 201702 201703 201704 201705 201706 201707 201708

Fluktuationsanalys Utbetald övertid

Enkel övertid Kvalificerad övertid

(11)

3.4.1. Vår bedömning

Vid uppföljning av fluktuationer mellan månaderna för ett antal lönearter har tillfredsställande förklaringar till fluktuationerna erhållits. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

3.5. Analys av personalregistret

En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som inte finns upplagda i personalregistret. Utifrån analysen kontrollerades 10 personer som erhållit lön trots att de inte finns med i personalregistret, uppföljning ses i tabell 4 i bilaga 2. Rimliga förklaringar erhölls för samtliga utbetalningar, nio personer hade avslutat sin anställning december 2016 och fått slutlön i januari 2017. En person avslutade sin anställning juni 2016 och har ett månatligt avgångsvederlag till och med juni 2017.

En uppföljning gjordes även avseende tio personer som erhållit lön innan

anställningens början, se tabell 5 i bilaga 2. Samtliga personer är sådana som är för gamla för tillsvidareanställning. De har då haft en anställning till och med juni som avslutats, sedan har de påbörjat en ny anställning i augusti.

Analys har även gjorts avseende personer med avvikande personnummer. Fyra personer med avvikande personnummer identifierades. Vid uppföljning med löneenheten framkommer att samtliga förklaras av att det avser så kallade samordningsnummer.²

Ytterligare har analys gjorts avseende avvikande ålder. Med avvikande ålder åsyftas personer som är yngre än 16 eller äldre än 67 år. Resultatet visar att 22 anställda

2 Samordningsnummer är en identitetsbeteckning för personer som inte är eller har varit folkbokförda i Sverige. Syftet med samordningsnummer är att myndigheter och andra samhällsfunktioner ska kunna identifiera personer även om de inte är folkbokförda i

0 kr 5 000 kr 10 000 kr 15 000 kr 20 000 kr 25 000 kr

201701 201702 201703 201704 201705 201706 201707 201708

Fluktuationsanalys Jourersättning

Jourers enk högst 50 tim Jourers kval högst 50 t Jourers enk över 50 tim Jourers kval över 50 t Jourersättning utfyllnad

Kontrollmål: Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet.

(12)

med månadslön identifierades med avvikande ålder. Rimliga förklaringar har inhämtats avseende tio personer med avvikande ålder. Samtliga kontrollerade personer var äldre än 67 och hade tidsbegränsade anställningar.

3.5.1. Vår bedömning

Vid verifiering avseende utbetalningar till personer som inte finns i personalregistret, utbetalningar till personer före anställningens början,

utbetalningar till personer med ologiska personnummer samt utbetalningar till personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

3.6. Analys av kostnadsersättningar

Analys av utbetalda kostnadsersättningar har gjorts. Det är i huvudsak lönearterna kilometerersättning och diverse kostnader under tjänsteresa som tillämpats.

Verifiering har gjorts avseende tio kostnadsersättningar.

Nio av de verifierade kostnadsersättningarna avsågs kilometerersättning medan en avsåg lönearten diverse kostnader under tjänsteresa. Samtliga avstämdes mot underlag utan anmärkning. Det avsåg, exempelvis, gode män som rapporterar in sina körjournaler via ett försystem som överförmyndarförvaltningen använder sig av.

Enligt intervju med lönechef registrerar medarbetare sin reseersättning i lönesystemet via självserviceportalen, vilket måste attesteras av chef för att utbetalning ska ske. Vid manuell hantering ska kvitton och underlag skickas till löneenheten, annars sker ingen utbetalning. Om det rapporteras via

självserviceportalen är det chefens ansvar att kvitto/underlag finns, samt att detta sparas på respektive enhet eller skickas till PA-lön för arkivering.

Vi har identifierat nio lönearter som avser traktamenten. Sammanlagt har

traktamente uppgående till ca 115 tkr utbetalts under granskningsperioden. Under granskningsperioden är det 99 personer som fått traktamente utbetalt. Medarbetare registrerar traktamente för inrikesresor i lönesystemet vilket måste attesteras av chef för att utbetalning ska ske. Reseräkningar avseende utrikesresor lämnas in till lönechefen på en blankett för åtgärd och utbetalning. Underlagen som bifogas ska vara attesterade av behörig chef.

3.6.1. Vår bedömning

Avstämning av rutin för registrering av reseersättning och traktamente har gjorts.

Rutinerna innebär att chef måste attestera ersättningen innan den betalas ut. Vid verifiering av tio kostnadsersättningar kunde samtliga verifieras utan anmärkning.

Mot bakgrund av resultatet från verifieringen bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

Kontrollmål: Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.

(13)

3.7. Avstämningar i lönehanteringen

Semesterlöneskuld

Semesterlöneskulden hanteras genom att intjänade semesterdagar bokförs till ett balanskonto varje månad. När medarbetarna sedan använder sina semesterdagar bokas detta bort mot balanskontot.

De anställda i Sollentuna kommun måste ta ut minst 20 semesterdagar per år enligt avtal och lagstiftning. Det är respektive chef som ansvarar för att det efterlevs.

Löneenheten skickar ut påminnelser i maj respektive september om hanteringen kring semesteruttag. Respektive chef får påminnelser om vilka medarbetare som inte har tagit ut 20 semesterdagar. Anställda i kommunen får ha max 40 sparade semesterdagar, har medarbetare fler sparade semesterdagar utbetalas det som lön.

Detta görs årligen i februari och hanteras av löneenheten.

En analys har gjorts av de anställdas kvarvarande semesterdagar (årets

semesterdagar inklusive sparade semesterdagar). Analysen visar att en anställd har fler än 40 kvarvarande semesterdagar. Den anställde som identifierats i analysen har 65 kvarvarande semesterdagar. Dessa (det överstigande antalet semesterdagar från 40) kommer således att betalas ut i februari om de inte nyttjas innan dess.

Löneenheten kontrollerar månatligen inrapporterade semesterdagar. En

automatisk kontroll i lönesystemet av att medarbetare inte tar ut fler semesterdagar än de faktiskt har görs. En manuell kontroll för att fånga upp framtid frånvaro som påverkar antalet betalda semesterdagar görs månatligen. I den checklista som finns framtagen för kommunens chefer anges att respektive chef i december ska

säkerställa att samtliga anställdas semester är registrerad för innevarande år.

Löneenheten skickar även ut ett påminnelsemail avseende denna kontroll.

Kontrolluppgifter

Kontrolluppgifter lämnas årligen, 31 januari, till Skatteverket. Det görs med en fil som skapas i lönesystemet. Lönesystemet känner av om det till exempel finns felaktiga personnummer inlästa. Avvikelser avseende personnummer säkerställs löpande vid registrering av anställda. Filen laddas därefter upp på Skatteverkets hemsida. Även Skatteverkets hemsida ger felsignaler om något avviker.

Kommunen har, enligt uppgift, ett fåtal löneskulder. Den vanligaste orsaken är att medarbetare inte rapporterat sjukfrånvaro eller annan frånvaro i tid. Löneskulder kontrolleras löpande varje månad och för varje löneskuld som uppkommer ska det redovisas varför den uppkommit och hur den ska regleras. Samtliga uppkomna löneskulder ska regleras till årets slut.

Kontrollmål: Inga oförklarliga avvikelser noteras gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter samt möjlighet till körning av period 13.

(14)

Period 13

I period 13 regleras eventuella löneskulder som inte kan regleras via löneavdrag inom tre månader, i enlighet med tidigare nämnda rutin. I körningen avseende period 13 registreras och bokförs även eventuella kassautbetalningar avseende lön som genomförts innan årets slut. Dessa justeras då till rätt år.

3.7.1. Vår bedömning

Vi har kartlagt rutiner för hantering av semesterlöneskuld och inlämning av

kontrolluppgifter. Det finns fastställda rutiner för de avstämningar som genomförs, vilka är dokumenterade i kommunens löneprocess och i lönesystemets fellista.

Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt.

3.8. Rutiner för redovisning och avstämning

Redovisning och avstämning avseende lönerelaterade avgifter

De lönearter som avser källskatt och bruttolön angivna av Sollentuna kommun har beräknats per april och juli 2017 och sedan stämts av mot huvudbok. I

nedanstående tabell återfinns resultatet av denna validering. Noterade differenser mellan beräknad källskatt och bokförd källskatt respektive mellan beräknad bruttolön och bokförd bruttolön är immateriella. Slutsatsen är att saldo enligt huvudbok överensstämmer med erhållen data.

Löneperiod Beräknad bruttolön Bruttolön bokförd i

huvudbok Differens (%)

201704 85 229 565 kr 84 211 433 kr 1%

201707 90 987 260 kr 89 240 717 kr 2%

Utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden har bruttolön, förmåner, källskatt och sociala avgifter för de olika

ålderskategorierna beräknats och stämts av mot Sollentuna kommuns arbetsgivardeklarationer som lämnats till Skatteverket. Urvalsperioden för

avstämningen är april och juli 2017. Resultatet av denna analys syftar till att utföra en rimlighetsbedömning av att den information som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig samtidigt som analysen validerar den data som används i de övriga analyserna i denna rapport.

Löne-

period Beräknad

bruttolön Deklarerad bruttolön

Differ- ens % brutto- lön

Beräknad

källskatt Deklarerad källskatt

Differ- ens % källskatt 201704 85 229 565 kr 86 861 497 kr -2% -21 825 875 kr -21 827 769 kr 0%

Kontrollmål: Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner.

(15)

201707 90 987 260

kr 92 096 243 kr -1% -24 025 816 kr -24 025 816 kr 0%

Löne- period

Beräknade sociala avgifter

Deklarerade sociala avgifter

Differens

% sociala avgifter

Beräknade

förmåner Deklarerade förmåner

Differens

% förmåner 201704 26 322 799 kr 26 919 838 kr -2% 85 523 kr 88 596 kr -4%

201707 28 371 982 kr 28 219 613 kr 1% 34 554 kr 34 749 kr -1%

Slutsatsen är att belopp enligt arbetsgivardeklaration överensstämmer med erhållen data. Identifierade differenser är immateriella.

Löneadministratör genomför månatligen en körning i lönesystemet där två rapporter skapas. Dessa ligger till grund för det som manuellt rapporteras in på Skatteverkets hemsida. Lönechefen genomför sedan en efterkontroll av att siffrorna stämmer mellan såväl det som rapporteras till Skatteverket som bokföringen.

I samband med den månatliga lönekörningen ska avstämning göras av preliminärskatt. Detta sker genom löneenheten varje månad hämtar

preliminärskattetabeller från Skatteverket och stämmer av mot lönesystemet. För detta finns en dokumenterad rutin. Vid eventuella jämkningar ska medarbetaren alltid inkomma med jämkningsbeslut.

I registeranalysen har analys gjorts avseende avvikande preliminärskattesatser. I analysen fångades bruttolöner med avvikande preliminärskattesats upp, vilket i analysen definierades som en preliminärskattesats över 60 procent eller under 20 procent. Verifiering har gjorts avseende tio poster med avvikande preliminärskatt, se tabell 7 i bilaga 2. Samtliga poster utom en verifierades utan anmärkning. För en post hade löneutbetalning avseende januari månad genomförts den 1 februari varför en för hög preliminärskatt sedan drogs på löneutbetalning den 27 februari. När skatten skulle korrigeras gjordes korrigering med 6 761 kr istället för 3 298 kr, varför det i slutändan blev för låg preliminärskatt på löneutbetalningarna.

Redovisning och avstämning avseende pensioner

Sollentuna kommun anlitar för närvarande KPA som sköter hela kommunens pensionsadministration, vilket innebär att pensioner inte hanteras i lönesystemet. I praktiken innebär det att kommunen enbart säkerställer att rätt parametrar är ifyllda avseende pensioner samt att de bokför enligt det underlag som de erhåller från KPA. Kommunen genomför löpande kontroller av att det är rätt procentsats angiven avseende pensioner för såväl anställda som politiker.

3.8.1. Vår bedömning

Vi har kartlagt rutiner för hantering och kontroll av källskatt,

(16)

Vi har även stämt av beräknad källskatt och bruttolön mot huvudbok utan anmärkning, samt stämt av beräknad bruttolön, källskatt, sociala avgifter och förmåner mot arbetsgivardeklaration utan anmärkning.

Vid verifiering av 10 bruttoutbetalningar med avvikande procentsats har

tillfredsställande förklaringar erhållits för nio transaktioner. En bruttotransaktion identifierades där felaktig skattesats tillämpats. Den sammanfattade bedömningen är dock att kontrollmålet är uppfyllt.

3.9. Rutiner för avvikelserapportering

I Sollentuna kommuns lönesystem finns en modul som heter självserviceportalen.

Där registrerar medarbetare sina avvikelser och tidrapportering. I systemet är det sedan kodat utifrån tidigare inlagda roller vem som är respektive medarbetares chef. Avvikelserapporteringen går således automatiskt till den anställdes chef för attest. Samtliga inlagda justeringar och avvikelser i självserviceportalen måste attesteras av närmsta behöriga chef innan lönerna sammanställs och betalas ut.

Behörighet tilldelas via blankett och överordnad chef kan delegera rätt att godkänna till chef. En assistent kan få behörighet att tillstyrka att avvikelserapporteringen är korrekt, men den måste attesteras/godkännas av behörig chef.

Löneenheten genomför ett antal månatliga kontroller avseende

avvikelserapportering, exempelvis säkerställs att ingen har tagit ut för mycket semester genom att säkerställa att inga negativa värden finns för kvarvarande semesterdagar. Det görs även månatliga avstämningar av öppen sjukfrånvaro och flextid. Systemet har även ett antal automatiska avstämningar som görs i samband lönekörningen. Vi har tagit del av ett utdrag från systemet med alla automatiska kontroller samt en Excelfil med alla manuella kontroller som lönenheten genomför.

Kommunen har inte några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säkerställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in. Med tanke på hur olika

verksamheterna ser ut har det bedömts att det är upp till varje chef att utforma kontroller och arbetssätt som passar respektive person och verksamhet.

3.9.1. Vår bedömning

Vi har kartlagt och kontrollerat att rutiner för avvikelserapportering finns. Varje registrering i självserviceportalen måste kontrolleras och attesteras av behörig chef för att gå vidare till utbetalning. Det noteras däremot att kommunen inte har några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säkerställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in. Vi har tagit del av ett utdrag över alla automatiska

avstämning som görs i lönesystemet samt alla manuella kontroller som löneenheten genomför. Vi bedömer att rutinerna är tillfredställande och att kontrollmålet är uppfyllt.

Kontrollmål: Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) finns och tillämpas.

(17)

4. Bedömning och

rekommendationer

4.1. Avstämning mot kontrollmål

Granskningen har gjorts utifrån nio kontrollmål. Bedömningen av respektive kontrollmål görs enligt kriterierna: Uppfyllt/Delvis uppfyllt/Ej uppfyllt.

Kontrollmål Bedömning

Nyckelkontroller i löneprocessen finns och tillämpas.

Uppfyllt

Samtliga test av kontroller genomfördes utan anmärkning. Med bakgrund av detta blir bedömningen att kontrollmålet är uppfyllt.

Det finns tillfredsställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc.

Uppfyllt

Samtliga granskade månadslöner och bruttolöner har verifierats utan

anmärkning. Kontrollmålet bedöms därmed vara uppfyllt.

Det finns tillfredsställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar.

Uppfyllt

Vid uppföljning av möjliga

dubbelutbetalningar har tillfredställande förklaringar erhållits som styrker att dubbelutbetalningar inte har gjorts. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

Analys av olika lönearter (ob- tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.

Uppfyllt

Vid uppföljning av fluktuationer mellan månaderna samt rutiner för kontroll av lönearterna har tillfredsställande

förklaringar till fluktuationer erhållits. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet.

Uppfyllt

Vid verifiering avseende utbetalningar till personer som inte finns i personalregistret, utbetalningar till personer före

anställningens början, utbetalningar till personer med ologiska personnummer samt utbetalningar till personer med avvikande

(18)

ålder har rimliga förklaringar erhållits. Mot bakgrund av detta bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.

Uppfyllt

Avstämning av rutin för registrering av reseersättning och traktamente har gjorts.

Rutinerna innebär att chef måste attestera ersättningen innan den betalas ut. Vid verifiering av tio kostnadsersättningar kunde samtliga verifieras utan anmärkning.

Mot bakgrund av resultatet från

verifieringen bedöms kontrollmålet vara uppfyllt.

Inga oförklarliga avvikelser noteras gällande semesterlöneskuld,

kontrolluppgifter samt möjlighet till körning av period 13.

Uppfyllt

Vi har kartlagt rutiner för hantering av semesterlöneskuld, inlämning av

kontrolluppgifter och möjlighet till körning av period 13. Det finns fastställda rutiner för de avstämningar som genomförs, vilka är dokumenterade i kommunens löneprocess och i lönesystemets fellista. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt.

Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner.

Uppfyllt

Vi har kartlagt rutiner för hantering och kontroll av källskatt,

arbetsgivardeklarationer och pensioner.

Rutinerna bedöms vara tillfredsställande. Vi har även stämt av beräknad källskatt och bruttolön mot huvudbok utan anmärkning, samt stämt av beräknad bruttolön, källskatt, sociala avgifter och förmåner mot

arbetsgivardeklaration utan anmärkning.

Vid verifiering av 10 bruttoutbetalningar med avvikande procentsats har

tillfredsställande förklaringar erhållits för nio transaktioner. En bruttotransaktion identifierades där felaktig skattesats tillämpats. Den sammanfattade bedömningen är att kontrollmålet är uppfyllt.

Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) inklusive så kallade nyckelkontroller finns och tillämpas.

Uppfyllt

Vi har kartlagt och kontrollerat att rutiner för avvikelserapportering finns. Varje

(19)

registrering i självserviceportalen måste kontrolleras och attesteras av behörig chef för att gå vidare till utbetalning. Det noteras däremot att kommunen inte har några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säkerställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in. Vi har tagit del av ett utdrag över alla automatiska avstämning som görs i lönesystemet samt alla manuella kontroller som löneenheten genomför. Vi bedömer att rutinerna är tillfredställande och att kontrollmålet är uppfyllt.

4.2. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig. I granskningen har följande brister noterats:

 En löneutbetalning har identifierats där felaktig skattesats tillämpats till följd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i lönesystemet.

 Kommunen har inte några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säkerställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in.

Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

 Arbeta fram riktlinjer som säkerställer att varje chef/administratör har ett sidoordnat system i form av till exempel en loggbok som möjliggör kontroll av inrapporterade avvikelser.

2017-12-11

Sofia Nylund Anders Hägg

Projektledare Uppdragsansvarig

(20)

Bilaga 1 - Tabeller

Tabell 1

Löntagare Verifiering

Löntagare 1 Rättning av lön för ett antal månader, finns negativt motbelopp som kvittar majoriteten. UA.

Löntagare 5 Månadslön, tagit del av anställningsavtal. UA.

Tabell 2

Person Löneperiod Verifiering

Person 1 201705 Avstämda mot anställningsavtal, underlag för avgångsvederlag respektive rättningar UA.

Person 2 201701 Avstämd UA.

Tabell 3

Person Period Antal

förekomster Belopp Verifiering

Person 1 201707 2 16 530 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2 olika verksamheter/ansvar Person 2 201707 2 17 926 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2

olika verksamheter/ansvar Person 3 201707 2 13 253 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2

olika verksamheter/ansvar

(21)

Person 4 201705 2 12 540 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2 olika verksamheter/ansvar Person 5 201706 2 12 540 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2

olika verksamheter/ansvar

Person 6 201706 2 12 540 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2 olika verksamheter/ansvar

Person 7 201707 2 13 375 kr Dubbla uppdrag inom

familjehem som ersätts med samma belopp

Person 8

201706 2 15 525 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2 olika verksamheter/ansvar

Person 9 201702 3 18 956 kr Hela lönen ombokad från ett ansvar till ett annat

Person 10

201701 2 27 375 kr 3 olika anställningar med plus- och minustecken. En anställning är vilande och ger

inga pengar. Från en anställning är personen tjänstledig för att jobba på den

tredje.

Person 11

201702 2 29 100 kr 3 olika anställningar med plus- och minustecken. En anställning är vilande och ger

inga pengar. Från en anställning är personen tjänstledig för att jobba på den

tredje.

Person 12 201706 2 31 100 kr Lön fördelad 50-50 mellan 2 olika verksamheter/ansvar

Person 14 201707 2 13 843 kr Arvode för juni utbetalat 170714, sen arvode för juli

utbetalt 170727.

Tabell 4

Person Verifiering

Person 1 Slutat sin anställning 2016-06-19. Avgångsvederlag som utbetalas månatligen till och med 2017-06-30

Person 2 Samtliga har slutat anställning i december 16 och fått slutlön i januari

(22)

Person 8 Samtliga har slutat anställning i december 16 och fått slutlön i januari

Tabell 5

Person Anställningsdatum Belopp Verifiering Person 1

2017-08-28 26 894 kr Personer som är för gamla/har gått i pension för tillsvidareanställning.

Samtliga har haft anställning till och med juni då den avslutats för att sedan få en ny anställning i augusti.

Person 2 2017-08-14 165 657 kr Se ovan. UA.

Tabell 6

Benämning Löneperiod Belopp Verifiering Km ers ej skattepl

del 201704 5 861 kr God man. Kommer på fil från

försystem Wärna som används av överförmyndaren. UA.

Km ers ej skattepl

del 201704 5 365 kr Jourhem. Avstämd UA.

Km ers ej skattepl del

201707 4 618 kr God man. Kommer på fil från försystem Wärna som används av överförmyndaren. UA.

Diverse

kostnader under tjänsteresa

201706 4 183 kr Avstämd UA.

del 201704 3 996 kr Jourhem. Avstämd UA.

(23)

Tabell 7

Löne-

period Brutto Källskatt Källskatt

procent Verifiering

201708 185 057 kr -128 640 kr 70% Avgågsvederlag. Tar från engångsskattetabell om inte kommer in med beslut. UA.

201702 57 000 kr -5 130 kr 9% Jämlningsbeslut. UA.

201702 53 466 kr -10 265 kr 19% Januaris löneutbetalning

genomfördes i februari varför för hög preliminärskatt sedan drogs på den andra löneutbetalningen i februari. När skatten skulle korrigeras gjordes korrigering med 6 761 kr istället för 3 298 kr, varför det i slutändan blev för låg preliminärskatt.

201702 49 414 kr -31 994 kr 65% Sparade semesterdagar, engångsskatt. Tar från engångsskattetabell om inte kommer in med beslut. UA.

201704 48 375 kr -9 038 kr 19% Viss del skattefriersättning.

Avstämt UA.

201706 47 863 kr -7 617 kr 16% Vi har inte haft med justeringsposterna, så vårt bruttobelopp är fel. UA.

201701 47 169 kr -9 134 kr 19% Vi har inte haft med justeringsposterna, så vårt bruttobelopp är fel. UA.

201701 46 788 kr -8 563 kr 18% Omkostnadsersättning är

skattefri som vi har tagit med som skattepliktig. UA.