Yttrande Kommunstyrelsen
2018-05-07 Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0061 KS-2
Diariekod: 143 Revisorerna, genom Rolf Hagstedt
Yttrande över revisionsrapport angående löner, lönerelaterade avgifter och pensioner
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen 2018- 02-02 begärt att styrelsen kommenterar resultatet över revisionsrapporten
”Löner, lönerelaterade avgifter och pensioner” senast 2018-03-29.
Kommunstyrelsens yttrande
Revisionsfråga och kontrollmål
Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga:
Är den interna kontrollen avseenden löner, lönerelaterade avgifter och pensioner tillräcklig?
Granskningen har gjorts utifrån nio kontrollmål:
- Nyckelkontroller i löneprocessen finns och tillämpas.
- Det finns tillfredställande förklaringar till orimliga värden när det gäller månadslöner, timlöner etc.
- Det finns tillfredställande förklaringar till eventuella dubbelregistreringar.
- Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.
- Samtliga anställningar är korrekt registrerade i lönesystemet.
- Analys av kostnadsersättning (bilersättning, utlägg etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser.
- Inga oförklarliga avvikelser noterades gällande semesterlöneskuld, kontrolluppgifter samt möjlighet till körning av period 13.
- Det finns rutiner för redovisning och avstämning inklusive underlag för lönerelaterade avgifter och pensioner.
- Rutiner för avvikelserapportering (närvaro/frånvaro) inklusive så kallade nyckelkontroller finns och tillämpas.
2018-05-07
Dnr. 2018/0061 KS-2 Sidan 2 av 3
Svar på revisionsfråga samt rekommendationer
Bedömningen av respektive kontrollmål görs enligt kriterierna:
Uppfyllt/Delvis uppfyllt/Ej uppfyllt. Samtliga nio kontrollmål bedöms som uppfyllda.
Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig. I granskningen har följande brister noterats:
En löneutbetalning har identifierats där felaktig skattesats tillämpats till följd av att felaktiga skatteuppgifter registrerats i lönesystemet.
Kommunen har inte några riktlinjer som stödjer chefer i hur de ska säkerställa att medarbetares avvikelser verkligen rapporteras in.
Mot bakgrund av noterade brister rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen att:
Arbeta fram riktlinjer som säkerställer att varje chef/administratör har ett sidoordnat system i form av till exempel en loggbok som möjliggör kontroll av inrapporterade avvikelser.
Kommentarer till resultatet av förstudien
Nedan följer kommunstyrelsens kommentarer till revisorernas rekommendationer:
Arbeta fram riktlinjer som säkerställer att varje chef/administratör har ett sidoordnat system i form av till exempel en loggbok som möjliggör kontroll av inrapporterade avvikelser.
Kommunen har sedan 2010 lönesystemet Personec P med tillhörande system för självrapportering. Verksamheterna i kommunen har utarbetat olika rutiner för hur rapportering i Självservice hanteras, men oftast är det medarbetaren som ansvarar för att lägga in frånvaro i systemet och därefter godkänner chef frånvaron. Dock är det alltid chef som är ansvarig för att säkerställa och kontrollera att underlagen i Självservice stämmer så att korrekta löner betalas ut.
Löneenheten tillhandahåller en årlig checklista för alla chefer, där det månatligen framgår vad som ska göras. I Självservice kan chefer kontrollera kommande löneutbetalningar. Det finns även en funktion i Självservice för varje chef ”Att göra” som innehåller kontroll av öppen frånvaro, läkarintyg som går ut, förlängningar på anställningar, frånvaro som inte är beviljad med mera.
Det vi anser behöver göras för att säkerställa kontroll av inrapporterade avvikelser och korrekta löneutbetalningar är att förtydliga ovanstående rutiner. Löneenheten kommer förslagsvis att skicka ut påminnelser varje månad till samtliga chefer så att rutinerna efterföljs. Ytterligare information till chefer och medarbetare kommer att presenteras på kommunens intranät
2018-05-07
Dnr. 2018/0061 KS-2 Sidan 3 av 3
Solsidan och underlag för att gå igenom rutinerna med medarbetarna på arbetsplatsträffar kommer att arbetas fram av personalavdelningen.
