Färjerederiet. Revisionsrapport. Internrevisionen TRV 2012/ F, Anders Werner*) IR, Mats-Rune Hejenstedt.

(1)

Revisorer Distribution

IR, Mats-Rune Hejenstedt F, Anders Werner*) IR, Lena Huring Gdk, Bo Vikström IR, Erica Dahlin GD, Gunnar Malm E, Bo Friberg Riksrevisionen PWC, Helena Rystedt

*) Ansvarig för handlingsplanen

Färjerederiet

Internrevisionen 2012-11-26 TRV 2012/12672

(2)

Innehållsförteckning

1 Introduktion ... 3

1.1 Sammanfattning ... 3

1.2 Bakgrund ... 4

1.3 Omfattning ... 4

1.4 Generella kommentarer ... 4

1.5 Ledningens respons ... 5

2 Observationer och rekommendationer ... 6

2.1 Ledningssystemet ... 6

2.2 Fördelning av roller och ansvar ... 6

2.3 Riskhantering ... 7

2.4 Underhåll ... 7

2.5 Investeringsplanering ... 8

2.6 Alkoholtester ... 9

2.7 Upphandling ... 9

2.8 Fakturahantering ... 10

2.9 Heromarutiner ... 10

2.10 NKI-mätning ... 11

Skapat av: Mats-Rune Hejenstedt Dokumenttyp: Rapport

(3)

1 Introduktion

1.1 Sammanfattning

Revisionen av Färjerederiet, F, ingår i Revisionsplan 2012. Syftet har varit att bedöma om F säkerställer en rimlig styrning och kontroll av sin verksamhet samt att utifrån revisionens observationer ge förslag på förbättringar.

Revisionen har inte omfattat varvsverksamheten.

F har en väldefinierad och utpräglat produktionsinriktad verksamhet. De cirka 65 färjorna ska köras enligt tidtabell på cirka 40 leder. F har en ny organisation som trädde i kraft vid årsskiftet 2011-2012. Den är geografiskt spridd med gemensamma funktioner främst i Vaxholm där det varit stor omsättning på nyckelpersoner det senaste året. Trafikverket är dominerande beställare.

Transportstyrelsen är tillsynsmyndighet för sjöfart och bevakar att F lever upp till kraven i det regelverk som finns avseende sjösäkerhet. Dessutom har F ett integrerat verksamhetssystem som är certifierat mot standard för sjösäkerhet, kvalitet, miljö samt arbetsmiljö: ISM, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 samt AFS 2001:1. F har även egna internrevisorer.

Någon generell riskhantering enligt trafikverkets interna föreskrift TDOK 2010:18 tillämpas inte inom F. Riskhanteringen behöver utvecklas.

Rapporten innehåller även rekommendationer rörande brister i

ledningssystemets processbeskrivningar, hur ansvarsfördelningen mellan olika roller kommunicerats, utnyttjandet av underhållssystemet AMOS,

dokumentationen av underlaget till investeringsplanen, drogtester, upphandling av färjor och förbrukningsvaror, fakturahantering, införandet av

direktregistrering i Heroma samt NKI-mätning.

Revisionens mest väsentliga observationer

Observation # Rekommendation Ansvar

Enligt Trafikverkets interna föreskrift om Riskhantering, TDOK 2010:18, ska Trafikverkets riskhantering följa ISO 31000 och vara en integrerad del i ledningssystemet. Någon generell riskhantering enligt TRV:s interna styrande dokument tillämpas ej inom F.

3 Utveckla riskhanteringen i enlighet med Trafikverkets interna

föreskrift om Riskhantering, TDOK 2010:18

cF

(4)

1.2 Bakgrund

Revisionen av Färjerederiet ingår i den Revisionsplan för år 2012 som Trafikverkets styrelse fastställt.

1.3 Omfattning

Syftet har varit att bedöma om Färjerederiet säkerställer en rimlig styrning och kontroll av sin verksamhet samt att utifrån revisionens observationer ge förslag på förbättringar

Revisionen har inte omfattat varvsverksamheten.

Områden som tagits upp i revisionen är

• Efterlevnaden av och ändamålsenligheten i ledningssystemet

• Riskhantering

• Rutinerna för planering av investerings- och underhållsåtgärder.

• Implementering av delegeringar inkl arbetsordning och attesträtt

• Resekostnader, Etikfrågor, Upphandling och Fakturahantering

Då områdena arbetsmiljö och miljö täcks in av F:s egna internrevisioner har vi valt att inte granska dessa områden.

Faktainsamling har skett via intervjuer och stickprov samt en genomgång av relevanta styrande dokument. Fältrevisionen genomfördes under veckorna 3-6.

Då besöktes kontoret i Vaxholm samt en färjeled i vart och ett av fem olika distrikt.

1.4 Generella kommentarer

Färjerederiets personal har varit positivt inställda och hjälpsamma vid planeringen av och genomförandet av revisionen samt bidragit på ett konstruktivt sätt vid intervjuerna.

Färjerederiet har en väldefinierad och utpräglat produktionsinriktad

verksamhet. Den kännetecknas av uppgiften att köra färjorna enligt tidtabellen.

Färjerederiet har en ny organisation som trädde i kraft vid årsskiftet 2011-2012.

Organisationen är platt med få beslutsnivåer samt geografiskt spridd. De gemensamma funktionerna och administrationen är med några få undantag lokaliserad i Vaxholm. Det har varit stor omsättning på nyckelpersoner i Vaxholm det senaste året. Verksamheten har Trafikverket som dominerande beställare. TRV representeras av ett beställarombud som hör till Underhåll.

Dessutom har F två kommunbeställda färjeleder.

För att bedriva färjetrafiken på de cirka 40 lederna har färjerederiet, förutom personalen på c:a 400 personer, en färjeflotta som består av c:a 65 färjor.

Färjorna ska vidmakthållas genom underhållsåtgärder som i stor utsträckning är förutbestämda genom underhållsplaner. Färjerederiet har systemet AMOS för administration av underhållsåtgärder. För att få effektivt utnyttjande av färjorna

(5)

tillämpas Fleet management, dvs färjornas användning planeras så de kan flyttas dit de behövs bäst, vilket vi bedömer som positivt.

Transportstyrelsen är tillsynsmyndighet för sjöfart och bevakar i denna roll att Färjerederiet lever upp till kraven i det regelverk som finns avseende

sjösäkerhet.

Dessutom har färjerederiet ett integrerat verksamhetssystem som är certifierat mot standard för sjösäkerhet, kvalitet, miljö samt arbetsmiljö: ISM, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 samt AFS 2001:1. Certifieringsorgan som granskar är SP. F har egna internrevisorer. Verksamhetssystemet är känt av och används av de personer som intervjuats. Det är lätt att se vilka dokument som är

uppdaterade eller nya. Alla typer av avvikelser hanteras i verksamhetssystemet inklusive resultat från revisioner.

 Flera av de intervjuade uttalar önskan om möjlighet till kortare möten mellan distriktschefer samt mellan distriktstekniker/ledmaskinister för erfarenhetsutbyte oftare än en gång per halvår.

 F upplever att det ställs motsägande krav på F. Å ena sidan ställer Trafikverket krav på att F ska agera som en affärsmässig resultatenhet under samma villkor som likvärdiga konkurrensutsatta verksamheter. Å andra sidan ställer TRV samma krav på att F ska delta i TRV-

gemensamma aktiviteter i samma omfattning som övriga icke konkurrensutsatta myndighetsdelar. Det kan finnas anledning att tydliggöra F:s roll i Trafikverket.

1.5 Ledningens respons

Internrevisionen har överenskommit om revisionsrapportens observationer och rekommendationer med ansvariga i Trafikverkets ledning.

Borlänge den 23 november 2012

Mats-Rune Hejenstedt Peter Funck

Revisionsledare Internrevisionschef

(6)

2 Observationer och rekommendationer

2.1 Ledningssystemet

F har ett eget integrerat verksamhetssystem som är väl implementerat och används. Processbeskrivningarna är knapphändiga, bara en översiktlig graf utan nedbrytning. De kan behöva utvecklas för att en läsare ska förstå processerna och risk föreligger att F inte lever upp till kraven i ISO 9001.

Ledningens genomgång är inte genomförd 2011. Den är försenad men inplanerad inom närmaste tiden.

Processbeskrivningarna är mycket knapphändiga och behöver utvecklas för att en läsare ska förstå processerna.

1 Utveckla processbeskrivningarna. cF

2.2 Fördelning av roller och ansvar

F har beskrivit de väsentliga rollerna och beskrivningen finns tillgänglig i verksamhetssystemet. Rollbeskrivningar är dock inte uppdaterade med avseende på den nya organisation som trädde i kraft vid årsskiftet 2011-2012.

Överenskommelse, inklusive budget, sluts mellan operativ chef och

distriktschefer. Uppföljning av budgeten och verksamheten görs främst av controllern tillika stf rederichefen. Det upplevs inte som klart i vilken roll denna uppföljning hanteras.

Flera intervjuade upplever det som att den underhållsbudget man fått delegerad inte är distriktets/färjeledens underhållsbudget utan Tekniks då Teknik har det avgörande beslutet när uh-medel ska användas. Motsvarande gäller även varvslistan.

Det upplevs som att teknikstödet inte alltid fungerar som stöd utan främst kontrollerande och styrande. Dialogen behöver förbättras.

Det är risk att ansvarsfördelningen mellan olika roller inom F inte är tillräckligt tydliggjord och kommunicerad. Tydliggör och kommunicera

ansvarsfördelningen mellan olika roller inom F.

Det är risk att ansvars- fördelningen mellan olika roller inom F inte är tillräckligt tydliggjord och

2 Tydliggör och kommunicera ansvarsfördelningen mellan olika roller inom F.

cF

(7)

kommunicerad.

2.3 Riskhantering

F bedömer arbetsmiljörisker och hanterar generella sjösäkerhetsrisker som i stor utsträckning regleras genom externa krav. F genomför inte någon samlad riskbedömning utöver hanteringen av arbetsmiljörisker och generella

sjösäkerhetsrisker. F gör inte någon annan anpassad bedömning av lokala risker. F rapporterar inte och registrerar inte risker i PULS. Enligt Trafikverkets interna föreskrift om Riskhantering, TDOK 2010:18, ska Trafikverkets

riskhantering följa ISO 31000 och vara en integrerad del i Vårt gemensamma sätt att arbeta. Någon generell riskhantering enligt TRV:s interna styrande dokument tillämpas ej inom F.

F har inte ställt krav på distriktscheferna att göra en samlad riskbedömning eller rapportera verksamhetsrisker utöver arbetsmiljörisker. Detsamma gällde

färjeledscheferna.

Riskanalyser genomförs inte innan införande av nya IT-system.

Utveckla riskhanteringen i enlighet med Trafikverkets interna föreskrift om Riskhantering, TDOK 2010:18

Enligt Trafikverkets interna föreskrift om Riskhantering, TDOK 2010:18, ska Trafikverkets riskhantering följa ISO 31000 och vara en integrerad del i ledningssystemet. Någon generell riskhantering enligt TRV:s interna styrande dokument tillämpas ej inom F.

3 Utveckla riskhanteringen i enlighet med Trafikverkets interna

föreskrift om Riskhantering, TDOK 2010:18

cF

2.4 Underhåll

Underhållsplaneringen är väl utvecklad och administreras med hjälp av underhållssystemet AMOS. Detta system innehåller många detaljer om de enskilda färjorna och kraven på deras underhållsåtgärder. Intervjuerna visar att kunskaperna om användningen av AMOS är mycket ojämnt fördelad.

Det saknas möjlighet till eller kunskap bland de intervjuade om hur man tar ut aggregerad information om ett distrikts eller en leds färjor. En samlad

underhållsplan för färjerederiet finns i form av en Excelsammanställning där uppgifter finns per färja.

(8)

Det är risk att möjligheterna med och nyttan av AMOS inte tillgodogörs fullt ut.

Överväg hur distriktsteknikernas och distriktschefernas kunskap om och användning av AMOS ska stärkas.

Det finns risk att möjligheterna med och nyttan av AMOS inte tillgodogörs fullt ut.

4 Överväg hur distriktsteknikernas och distriktschefernas kunskap om och användning av AMOS kan stärkas.

cF

2.5 Investeringsplanering

F har tagit fram ett förslag till investeringsplan som är specificerad per färja och färjeläge för perioden 2012-2020. Specificeringar av övriga investeringsåtgärder ingår även. Underlag finns om planerad Färjedisposition under samma period samt om Färjerederiets strategi för underhåll och inventering av

underhållsbehov. Dessutom finns en Investeringsstrategi och en analys av investeringsplanens finansiella följder är gjord.

Dokumentationen av underlaget till investeringsplanen kan utvecklas. Det saknas dokumentation av förkastade alternativ, exempelvis större renoveringar som valts bort. Antaganden om bedömning av framtida efterfrågan och behov av kapacitet har inte beskrivits. Dokumentation av principer för hantering av prisnivå och prisutveckling saknas. Fast pris används men oklart vilken prisnivå.

Några investeringskalkyler för investeringsåtgärderna är inte gjorda. Oklart vilken livslängd och avkastningskrav som då skulle tillämpats.

Det finns osäkerheter i antaganden och beräkningar. Dessa är inte beskrivna.

Några analyser av de möjliga effekterna på förslaget till plan är inte beskrivna.

Bristerna i dokumentation, kalkyler och osäkerhetsanalyser innebär risker för att fatta fel investeringsbeslut och svårigheter att följa upp utfallet.

Utveckla dokumentationen av underlaget till investeringsplanen samt arbetssätt för investeringskalkyler med osäkerhetsanalyser inför nästa revidering av investeringsplanen. Delar i kommande arbetssätt finns beskrivna i F:s Investeringsstrategi.

Bristerna i

dokumentation, kalkyler och osäkerhetsanalyser innebär risker för att fatta fel investeringsbeslut och svårigheter att följa upp utfallet.

5 Utveckla dokumentationen av underlaget till investeringsplanen samt arbetssätt för

investeringskalkyler med osäkerhetsanalyser.

cF

(9)

2.6 Drogtester

Enligt Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav ska minst 75 procent av de bilar som en myndighet äger eller leasar vara utrustade med alkolås från och med den 1 januari 2012. Syftet är att minska risken att någon alkoholpåverkad kör bil. Motsvarande risk finns för färjetrafik, men något liknande krav finns inte när det gäller befälhavaren på en trafikverksfärja.

Färjerederiet har inte heller något eget krav på alkolås eller rutin för att göra alkohol- eller drogtester.

Risk finns för påverkad körning och konsekvenserna kan bli stora.

Överväg möjligheterna att införa drogtester.

Risk finns för påverkad körning och konsekvenserna kan bli stora.

6 Överväg möjligheterna att införa drogtester.

cF

2.7 Upphandling

Färjerederiets upphandlingar ingår inte i Trafikverkets upphandlingstidplan.

Det är oklart ifall de ska göra det eller ej. Minsta leveranstid för en färja är 2 år och priset cirka 100 mnkr per styck. Det är risk att möjliga leverantörer tvingas avstå om de inte får information i god tid innan upphandlingen.

Klargör i dialog med CF IU hur kommunikationen till leverantörer, om kommande upphandlingar, bör hanteras.

Färjeledernas inköp av diverse förbrukningsvaror görs från olika ställen. Vissa använder sedan tidigare ”Sverigelagret” (Svevia). Andra använder lokala leverantörer. Ramavtal avseende arbetskläder finns och är känt.

För många av förbrukningsvarorna saknas gemensamma avropsavtal eller är okända. Det finns ramavtal som slutits av CF IU utifrån att de ska användas inom LUF-området vilket medför att de inte kan användas av F. Klargör behovet av ramavtal för förbrukningsvaror samt behovet av kompletteringar till CF IU:s ramavtal.

Trafikverket är en upphandlande myndighet. Detta får bland annat till följd att lagstiftad beloppsgräns för när direktupphandling på grund av lågt värde får göras gäller för hela myndigheten sammanräknat. Detta ställer höga krav på informationsutbyte mellan alla upphandlare inom Trafikverket.

Färjerederiet upphandlingar ingår inte i Trafik-

7 Klargör i dialog med CF IU hur kommunikationen till leverantörer,

cF

(10)

verkets upphandlingstidplan. Det är risk att möjliga leverantörer tvingas avstå om de inte får information i god tid innan upphandlingen.

om kommande upphandlingar, bör hanteras.

För många av förbruk- ningsvarorna saknas gemensamma avropsavtal eller är okända. Det finns ramavtal som slutits av CF IU vilka brister i anpass- ning till de behov som F har.

8 Klargör behovet av ramavtal för förbrukningsvaror samt behovet av kompletteringar till CF IU:s

ramavtal.

cF

2.8 Fakturahantering

Ekonomihandläggarna har t o m år 2011 haft rätt att beslutsattestera fakturor avseende färjelederna. Färjeledschefer har kontrollattesterat. Fr o m år 2012 har distriktscheferna rätt att beslutsattestera. Enligt trafikverkets attestordning (TDOK 2010:293) innebär beslutsattest att bekräfta att utgiften är sakligt

motiverad och att den ska belasta en viss enhet och en viss verksamhet eller visst uppdrag. Det är inte lämpligt att ekonomihandläggare har rätt att

beslutsattestera för verksamhet de inte ansvarar för.

Ett urval av fakturor för år 2011 har granskats. Attestering av fakturor har brister. Chefer har i några fall beslutsattesterat egna utlägg av personlig

karaktär. Specifikationer till fakturor avseende representation och konferenser har brister. Dagordning och deltagarförteckning saknas för flera av dessa fakturor. Underlag saknas i några fall vid inköp av förbrukningsvaror. Det förekommer kostnader för mat och dryck på ett fåtal hotellfakturor och noteringar saknas på fakturorna.

Attestering och specificering av fakturor har brister i flera fall. Säkerställa att hanteringen av fakturor följer trafikverkets attestordning (TDOK 2010:293).

Attestering och

specificering av fakturor har brister i flera fall.

9 Säkerställa att hanteringen av fakturor följer trafikverkets attestordning (TDOK 2010:293).

cF

2.9 Heromarutiner

F planerar att använda Heroma för personalens egna direktregistrering av frånvaro, exempelvis semesteransökan. Flera av de intervjuade bedömer att det bland personalen finns personer med liten datorvana. Det finns dessutom risker

(11)

i anpassningen av Heroma för F:s verksamhet. Det finns risk att registreringen inte kommer att fungera fullt ut.

Följ införandet av Heromarutinerna med beredskap för hantering av implementeringsproblem.

Det finns risk att

användningen av Heroma för personalens egna direktregistrering av frånvaro inte kommer att fungera fullt ut.

10 Följ införandet av

Heromarutinerna med beredskap för hantering av

implementeringsproblem.

cF

2.10 NKI-mätning

NKI mäts varje år. Personlig utdelning av enkäter görs av speciell firma, ca 200 enkäter/led. Enkäten fångar inte in pendlarnas synpunkter då insamlingen görs efter rusningstiden. De flesta av de som vi intervjuat uppger att resultaten inte är rättvisande.

Det finns risk att NKI-mätningen inte ger ett rättvisande resultat och att

tolkningen av uppgifterna inte är självklar. Överväg att följa upp ställda krav på mättidpunkt och redovisning av resultatet.

Det finns risk att NKI- mätningen inte ger ett rättvisande resultat och att tolkningen av uppgifterna inte är självklar

11 Följ upp ställda krav på

mättidpunkt och redovisning av resultatet.

cF

(12)

Trafikverket, Internrevisionen, 781 89 Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1.

Telefon: 0771-921 921,Texttelefon: 0243- 750 90