Vägtrafikfordon. Revisionsrapport. Internrevisionen TRV 2014/1030. IR, Ulf Erikson PE, Wiveca Dahl *)

(1)

Revisorer Distribution

IR, Ulf Erikson PE, Wiveca Dahl *) IR, Mats-Rune Hejenstedt TL, Caroline Ottosson *) GD, Gunnar Malm E, Bo Friberg Riksrevisionen

*) Ansvarig för observationer

Revisionsrapport

Vägtrafikfordon

Internrevisionen 2014-03-24 TRV 2014/1030

(2)

1 Introduktion ... 3

1.1 Sammanfattning ... 3

1.2 Bakgrund ... 3

1.3 Omfattning ... 4

1.4 Generella kommentarer ... 4

Tydligare uppdrag om fordonsfrågor ... 4

Kontaktpersoner ISA-system (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) 4 Skyddsronder ... 4

Roller och samspel ... 4

1.5 Ledningens respons ... 5

2 Observationer och rekommendationer ... 6

2.1 Mötes- och resepolicy ... 6

2.2 Vägtrafikfordon ... 7

2.2.1 Poolbilar ... 7

2.2.2 Egna fordon ... 8

2.3 Arbetsmiljö ... 8

2.4 Ordning & reda ... 9

2.4.1 Fakturahantering ... 9

2.4.2 Uppföljning ... 10

2.5 Flytt av fordon ... 11

Skapat av: Ulf Erikson Dokumenttyp: Rapport

(3)

1 Introduktion

1.1 Sammanfattning

Revisionen ”Hantering av vägtrafikfordon” ingår i revisionsplanen 2014. Tidi- gare händelser inom Vägverket påvisar behov av att hantera fordonsfrågor före- dömligt.

Den egna personalens arbetsmiljö och säkerhet liksom Trafikverkets förmåga att leva upp till högt ställda miljöambitioner är väsentliga parametrar då fordonskrav formuleras. Eftersom Trafikverket är en drivande aktör i samhället om miljö- och säkerhetsfrågor eftersträvar Trafikverket att införskaffa fordon som ligger i framkant för exempelvis energieffektivitet, trafiksäkerhet och bullerre- duktion.

Fordonsfrågor hanteras och ägs av chefen för verksamhetsområde Personal, cPE. Det finns många intressenter inom fordonsområdet. I Trafikverket och dess omvärld är det många som har synpunkter på de vägtrafikfordon verket äger, hyr eller leasar.

Under revisionen har vi att Trafikverket gör mer än de uppgifter som framgår av instruktion och regleringsbrev samtidigt som vi inte uppfyller annat som kraven säger. Exempelvis ställer vi högre krav internt än de generella krav som ställs på statliga myndigheters bilar i SFS 2009:1.

Revisionens mest väsentliga observationer

# Observation Rekommendation Ansvar

9 Det finns risk att drivmedelskort kan användas till annat inköp än produkter för drift och vård av fordon.

Säkerställ hanteringen av drivmedelskort.

cPE

10 Eftersom Trafikverket inte genomför systematiska upp- följningar av fordonsanvänd- ningen finns risk för att verksamheten gör egna tolkningar och avsteg från Trafikverkets policy och regelverk. Därmed kan bilden av Trafikverket utåt påverkas ur miljö- och trafiksäkerhetsperspektiv.

a. Genomför systematisk upp- följning, på aggregerad nivå, av fordonsanvänd- ningen ur miljö och trafik- säkerhets perspektiv för de bilar Trafikverket korttidshyr och leasar.

b. Genomför systematisk upp- följning av förbrukat bränsle, fördelat på bränsle- och fordonsslag.

cPE

1.2 Bakgrund

Denna revision, som avser ”Hantering av vägtrafikfordon” och ingår i revisionsplanen, har genomförts under tiden V03 – 06 år 2014. Tidigare händelser inom

(4)

Vägverket påvisar behov av att hantera fordonsfrågor föredömligt. Exempelvis har chef fått böta för obetald avgift för bil nyttjad av medarbetare.

Då verksamhetens riskanalys begränsar sig till ekonomi har vi granskat miljö, trafiksäkerhet, etikfrågor och andra risker vid revisionen. Bevakning av avgifter, bevakning av besiktningar, bevakning av avtal, registerhantering, bränslekort med mera har vi granskat.

1.3 Omfattning

Syftet har varit att granska ändamålsenlighet och efterlevnad av riktlinjer och andra styrande dokument för fordonshantering ur upphandlings-, trafiksäker- hets-, miljö och arbetsmiljöperspektiv. Vi har begränsat oss till anskaffning och förvaltning av vägtrafikfordon som Trafikverket äger, leasar eller hyr och avser tjänstebilar, personalbilar, förmånsbilar och poolbilar. Vi har översiktligt granskat aktiviteter och hanteringen vid ”flytt av fordon”.

Revisionen har genomförts som intervjuer via Lync-möten med befattningsha- vare och chefer. Totalt har vi genomfört 19 intervjuer.

Förberedande samtal har vi genomfört för att identifiera personer att intervjuer under revisionen. Planeringsmöte med revisionsteam och nyckelpersoner har gett bra förutsättningar för gott samarbete och öppen kommunikation genom hela revisionsprojektet.

1.4 Generella kommentarer

Tydligare uppdrag om fordonsfrågor

Under genomförande av intervjuer noterar vi att det finns delade meningar inom verket och mellan Trafikverket och uppdragsgivaren om verkets uppdrag om fordonsfrågor. Då frågan inte ryms inom granskningen bör övervägas att ta med frågan i kommande revisionsplan.

Kontaktpersoner ISA-system (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) Det finns på http://www.trafikverket.se/Foretag/Trafikera-och-transportera/Trafi- kera-vag/Sakerhet-pa-vag/ISA--Intelligent-stod-for-anpassning-av-hastighet/ISA-i- Trafikverket/Regionala-kontakter/ en lista på kontaktpersoner där man kan få mer information om hur ISA kan hjälpa dig. Listan som är uppdaterad 2010-10-04 innehåller personer som inte längre arbetar med denna fråga.

Skyddsronder

Det är oklart om bilarna granskas vid skyddsronder.

Roller och samspel

Fordonsfrågor hanteras och ägs av chefen för verksamhetsområde Personal, cPE, och det är avdelning lokaler och arbetsplatsservice som har arbetsuppgiften. Det finns många intressenter inom fordonsområdet. I Trafikverket finns, både formella och informella, grupperingar, för att inte säga samtliga medarbetare, som har synpunkter på de vägtrafikfordon verket äger, hyr eller leasar.

Vi rekommenderar Trafikverket att ta fram en beskrivning av hur samspelet går till (vem som gör vad och när) och klargöra gränserna med andra berörda.

(5)

Vi har blivit väl bemötta och fått bra förslag på personer med mera ingående kännedom om fordonshanteringen.

Det finns mycket kunskap med stort engagemang och intresse för fordonsfrågor hos dem som vi intervjuat och träffat under revisionen.

1.5 Ledningens respons

Ansvariga chefer i Trafikverket är överens med Internrevisionen om revisions- rapportens observationer och rekommendationer.

Borlänge den 27 mars 2014

Ulf Erikson Peter Funck

Revisionsledare Internrevisionschef

(6)

2 Observationer och rekommendationer

2.1 Mötes- och resepolicy

Trafikverkets Policy och tillhörande riktlinjer för möten och resor gäller för alla tjänsteresor. Övergripande gäller att tjänsteresor bör ske på ett så kostnadsef- fektivt sätt som möjligt med hänsyn taget till miljö, säkerhet, ekonomi och ar- betsmiljö. I dokumentet ”Bilaga Minimikrav på bilar som används i tjänsten”

daterat 2010-08-20 anges det att dokumentet är en bilaga till Trafikverkets mö- tes- och resepolicy. Detta framgår inte av policyn. I policyn finns hänvisning till

”tillhörande riktlinjer”

Minimikraven och upphandlingen beaktar tre av fyra krav på tjänsteresor, kost- nadseffektivitet, hänsyn till miljö och säkerhet och ekonomi. Det fjärde kravet arbetsmiljö, i de delar som inte avser den direkta säkerheten, är inte beaktat.

Det finns ett förslag till arbetsmiljökrav påbörjat. Risk finns att Trafikverket inte lever upp till arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön.

Det är oklart när revidering av minimikraven ska ske härnäst. Det finns inte nå- gon rutin för att regelbundet utvärdera när kraven behöver revideras. Det finns risk att kraven blir inaktuella genom bilbranschens snabba tekniska utveckling.

1 I dokumentet ”Bilaga Mini- mikrav på bilar som används i tjänsten” daterat 2010-08- 20 anges det att dokumentet är en bilaga till Trafikverkets mötes- och resepolicy. Detta framgår inte av policyn. I policyn finns hänvisning till

”tillhörande riktlinjer”.

Klargör om bilagan är en riktlinje och därmed en del av policyn. Annars bör bilagan beslutas separat.

cPE

2 Kravet i Trafikverkets mötes- och resepolicy på hänsyn till arbetsmiljön, i de delar som inte avser den direkta säker- heten, saknas och bör beaktas i minimikraven på bilar som används i tjänsten.

Komplettera minimikraven med arbetsmiljö vid nästa revidering.

cPE

3 Det finns inte någon rutin för att regelbundet utvärdera när kraven behöver revideras.

Säkerställ att behovet av att re- videra minimikraven utvärderas regelbundet.

cPE

(7)

2.2 Vägtrafikfordon 2.2.1 Poolbilar

I arbetsordning framgår att centrala funktionen Personal har ansvar för anskaffande av fordon samt tillhandahåller erforderliga avtal samt styrande och vägle- dande dokument inom Trafikverkets möten, resor och konferensverksamhet.

Inom PE är det avdelning lokaler och arbetsplatsservice som har arbetsuppgiften.

Tolkningen av arbetsuppgiften, om anskaffande av fordon, redovisar att ”i for- donsansvaret ingår primärt totalansvaret för verksamhetens poolbilar (BAS) och avtalet för operationell leasing och Kammarkollegiets fordonsförsäkring samt hanteringen av undantag från interna fordonskrav. Tjänsteområdet omfattar inte formellt ansvaret för verksamhetens fordon annat än poolbilar eller förvalt- ning av styrande dokumentation om fordonskrav eller avtal för förmåns- och personalbilar.”

Enligt bilaga 2, Kravspecifikation till ramavtalet Operationell leasing och administration av fordon, hanterar Svevia de leasade fordonen. Svevia betalar vägtra- fikskatt och står för helförsäkring och alla kontakter vid skada på fordonet.

Svevia betalar kontrollbesiktning och meddelar brukaren när besiktning ska ske.

Svevia tillhandahåller service, reparationer och teknisk kontroll samt byter och förvarar däck.

För poolbilarna är det, enligt Riktlinje TDOK 2013:0460, Coor som hanterar daglig drift. I detta ingår att

 regelbundet tvätta, städa invändigt, fylla på spolarvätska, kontrollera olja, lufttryck.

 transportera bilar till besiktning och däckbyte

 initiera och boka service samt transport av bilar till service

 anmäla och hantera försäkringsmässiga konsekvenser från olyckor, skador, inbrott osv.

 kalibrera ISA-system och alkolås

Det framgår inte av dokumentet, Avtal Coor, TRV 2011/75634 Bilaga 2 punkt 17 Skötsel av poolbilar, att exempelvis kalibrering av ISA-system och alkolås, skall göras inom ramen för den dagliga driften.

4 Det framgår inte av dokumentet Avtal Coor, TRV 2011/75634 Bilaga 2 punkt 17 Skötsel av poolbilar att exempelvis kalibrering av ISA-system och alkolås, skall göras inom ramen för den dagliga driften.

Säkerställ att skrivningar i interna Riktlinjen, TDOK 2013:0460 överensstämmer med kraven i upphandlingen av Facility Management-tjänster inom Trafikverket, Avtal Coor, TRV 2011/75634.

cPE

(8)

2.2.2 Egna fordon

Vi har inte hittat något beslut om att Trafikverket ska äga några vägtrafikfordon förutom denna information;

”Ur Bilaga 2 Kravspecifikation TRV 2011/75732, 2012-04-24 avseende operativ leasing och administration av fordon

I samband med Trafikverkets bildande identifierades ett tydligt behov att se över vagn- parkssituationen. Resultatet av översynen påvisade en vagnpark vilken kännetecknas av storvariation av fordonstyper, finansieringsform och former av fordonsadministrat- ion.

För att uppnå en mer standardiserad och kostnadseffektiv fordonspark inklusive tillhö- rande fordonsadministration avser Trafikverket under de närmaste åren fasa ut och succesivt ersätta innevarande fordonspark med nya fordon vilket ska tillhandahållas av en leverantör och finansieras utifrån en finansieringsform.”

För Trafikverkets poolbilar är ansvaret tydligt utpekat och tolkat. Det är oklart var ansvaret ligger för de övriga fordonen (beredskapsfordon släpvagnar eller fordon som är anskaffade genom lokala initiativ.)

5 Det finns inget tydligt doku- menterat beslut om att avveckla övriga ägda eller leasade fordon samt om hur de ska hanteras i fortsättningen tills en eventuell avveckling genomförts.

Ta fram underlag till beslut om hanteringen att avveckla övriga ägda eller leasade fordon tills en eventuell avveckling genom- förts.

cPE

6 Det finns inget samlat ansvar för hanteringen av Trafikver- kets övriga vägtrafikfordon utöver de som anskaffats genom leasing från Svevia.

Detta gäller såväl den dagliga driften som besiktningar, för- säkringar, skador och betal- ning av skatter och andra avgifter, exempelvis för felpar- kering.

Klargör hanteringen av Trafik- verkets övriga vägtrafikfordon, beredskapsfordon släpvagnar eller fordon som är anskaffade genom lokala initiativ.

cPE

2.3 Arbetsmiljö

Ur arbetsmiljösynpunkt har vi inte tillräcklig bra bilar för alla arbetssituationer.

Den som sitter stor del av arbetstiden i ett arbetsfordon, kan få ryggproblem med mera om bilen är för låg eller stolen är otillräcklig. Det gäller särskilt förar- provs medarbetare, som kan befinna sig 12-13 timmar i bilen, men även en del andra. Passagerarstolen är ofta av sämre kvalitet än förarstolen. Det påverkar framförallt förarprövarnas arbetssituation.

(9)

Ett par andra exempel på arbetsmiljöfrågor där personalen uppfattar att Trafik- verket sätter högre miljökrav än arbetsmiljö och personlig säkerhet.

De som arbetar med beläggningsunderhåll använder ofta bilen som sin arbets- plats vid inventerings- och mätningsarbeten. Samma sak för de som gör arbets- platskontroller på järnväg och väg. De behöver komma av vägen med sin bil. Vid låg markfrigång finns risk att fastna. I båda fallen används dator som arbetsred- skap. Blir ingen optimal arbetsställning i ett trångt utrymme. Korta körningar med många i- och urstigningar kan medföra överbelastning vid låga sitthöjder.

Arbetsmiljöfrågan har under hösten 2013 lyfts i verksamheten av arbetstagaror- ganisationen. Frågan, som lyfts är, ”har vi tillräckligt urval av bilar för att täcka in olika personer behov, till exempel för en väldigt stor person?”

Det finns en lagstiftning som ställer krav på arbetsmiljön i våra bilar. I Arbets- miljölagen, (AML) 1 kapitlet, 1 § framgår att ”ändamålet med lagen är att före- bygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt även i övrigt uppnå en god arbets- miljö.”

Arbetsgivaren har skyldigheter att anpassa arbetsmiljön. Komfort, ergonomi, värme, kyla är sådant som behöver beaktas i fordon.

Alla är väl medvetna om den prioriteringsproblematik som kan uppstå. Till exempel så kvalar en Volvo V60 bara in med automatväxel. Förarprov behöver ma- nuell växel och måste då välja Volvo V40, som inte rymmer all utrustning som behöver vara med, då kunskaps- och förarprov genomförs på andra orter, så kal- lade mottagningsorter. Även dieselvärmare behövs i norr men kvalar inte in med nuvarande krav.

Arbetsmiljösituationen bör tas omhand i våra kravdokument och då vara lika starka som de övriga kraven, miljö och trafiksäkerhet. Revisionslaget konstate- rar att arbetsmiljö beaktas i Trafikverkets mötes- och rese policy men att arbets- miljökrav inte ingår i kravbilagan, se kapitel 2.1.

7 Urvalet av poolbilar beaktar inte arbetsmiljökrav. Se mera om detta under avsnittet om resepolicyn.

Säkerställ att arbetsmiljöa- spekter tas om hand i styrande dokument och riktlinjer om Tra- fikverkets vägtrafikfordon och beaktas vid anskaffning av fordon.

cPE

2.4 Ordning & reda 2.4.1 Fakturahantering

Fakturahanteringen för våra vägtrafikfordon är en komplex fråga. Dels handlar det om de poolbilar vi använder, dels om övriga fordon, som Trafikverket äger, hyr eller leasar.

(10)

För poolbilarna samlas kvitton från tankning och andra inköp av bilprodukter in av Coor och sorteras bil för bil månadsvis och sparas i pärmar tillsammans med körjournaler. Hur länge och hur kvitton skall sparas är oklart för personalen hos Coor, som är lokal kontakt gentemot leasingleverantör och medarbetarna. Efter- frågan av kvitton eller körjournal sker inte systematiskt. Av fakturan framgår

”samma sak som av kvittot” och genom detta görs kontroll- och beslutsattest.

Det förekommer att personalen köper ”tillbehör, varor, trafikprodukter etc.”.

Vad det är för typ av produkter framgår inte av fakturan.

Om det på fakturan klart framgår vad som köpts och om det är kopplat till fordonet (drivmedel, spolarvätska, tvätt etc.) behöver inte kvittot bifogas som ”nöd- vändigt underlag till fakturan, som en del i verifikationen”. Om något annat köpts på kortet så behövs kvittot som underlag är besked som lämnats från VO Ekonomi och styrning. Personalen säger att det är svårt att göra bedömningar i alla fall. Ofta är det inga problem. I bland är det mera svårbedömt vad som är köpt, tillbehör, varor är exempel.

Revisionslaget har genomfört test av inköp av andra varor än produkter för drift och vård av fordon, t ex chokladbit. Test har gjorts vid två tillfällen och med två olika drivmedelskort. Det gick inte att betala köp av chokladbit med drivmedels- kortet (Företagskort B) från Statoil, att köpa spolarvätska gick bra. Det andra in- köpstillfället gjordes med drivmedelskortföretagskort från Preem. Här gick det alldeles utmärkt att handla både chokladbit och spolarvätska.

Det finns risk att drivmedelskort kan användas till annat inköp än produkter för drift och vård av fordon.

8 Det är oklart för personalen hos Coor hur kvitton och kör- journaler från poolbilarna ska hanteras.

Säkerställ i avtalet med Coor att kvitton och körjournaler för Poolbilarna hanteras enligt Tra- fikverkets attestordning, TRV 2010/84679A.

cPE

9 Det finns risk att drivmedelskort kan användas till annat inköp än produkter för drift och vård av fordon.

Säkerställ hanteringen av drivmedelskort.

cPE

2.4.2 Uppföljning

Alla har vi ansvar för hur vi agerar i trafiken, till exempel att vi följer hastighets- begränsningarna när vi kör bil. Men även om vi vet att man inte bör köra för fort kan det vara svårt att hålla hastighetsgränserna. Då kan ISA-system (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) vara det stöd som behövs för att inte hamna i en situation som leder till en svår olycka. Vi vinner på att hålla hastighetsgrän- serna. Om alla höll hastigheterna skulle drygt 100 liv sparas varje år. En lägre hastighet minskar också bränsleförbrukningen, vilket i sin tur leder till mins- kade koldioxidutsläpp.

(11)

Det sker ingen intern uppföljning, på övergripande nivå, i vilken mån medarbetarna följer Trafikverkets policy och regelverk då det gäller resor i tjänsten med vägtrafikfordon, som Trafikverket korttidshyr eller leasar.

Varje år lämnar Trafikverket en redogörelse till Transportstyrelsen för inköp, leasing och upphandlingar under det föregående kalenderåret.

(Se Förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor, SFS 2009:1, Redovisningskrav 30 §.)

Trafikverket arbetar med att driva på utvecklingen inom trafiksäkerhets- och miljöområdet, (Euro NCAP och ISA-system). Vi har inte sett något exempel på uppföljning av efterlevnad av gällande hastighet i form av utdrag ur ISA-syste- met på systemnivå.

Det är oklart om någon systematisk uppföljning sker av vilka drivmedel som an- vänds för Flexifuel fordon – bensin eller E85.

Risk finns för att verksamheten gör egna tolkningar och avsteg från Trafikver- kets policy och regelverk och därmed kan påverka bilden utåt av Trafikverket ur miljö och trafiksäkerhets perspektiv.

10 Eftersom Trafikverket inte genomför systematiska upp- följningar av fordonsanvänd- ningen finns risk för att verksamheten gör egna tolkningar och avsteg från Trafikverkets policy och regelverk. Därmed kan bilden av Trafikverket utåt påverkas ur miljö- och trafiksäkerhetsperspektiv.

c. Genomför systematisk upp- följning, på aggregerad nivå, av fordonsanvänd- ningen ur miljö och trafik- säkerhets perspektiv för de bilar Trafikverket korttidshyr och leasar.

d. Genomför systematisk upp- följning av förbrukat bränsle, fördelat på bränsle- och fordonsslag.

cPE

2.5 Flytt av fordon

Trafikverket har ansvar för att det inte finns fordon som står inom vägområdet ut trafiksäkerhet och miljö perspektiv. Signalen att, ett fordon är uppställt på en sådan plats eller på ett sådant sätt att fara uppstår eller trafiken onödigtvis hindras eller störs, kommer från allmänheten, driftentreprenören, polis eller annan myndighet. Dessa gör ibland olika bedömning av vad som är trafikfarligt place- rat fordon.

Flytt av fordon styrs av Lag (1982:129) om flyttning av fordon i vissa fall och Förordning (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall. UR Förordning

(1982:198): ”Om ett fordon är uppställt på en sådan plats eller på ett sådant sätt att fara uppstår eller trafiken onödigtvis hindras eller störs. Beslut om att enligt 2 § 2 a flytta fordon som inte är fordonsvrak får meddelas endast efter begäran av den vars verksamhet hindras eller försvåras. Förordning (2004:21).”

(12)

Ansvaret för flytt av fordon är fördelat mellan Underhåll och Trafikledning. Se- dan årsskiftet 2013/2014 har Underhåll ansvar för hantering av övergivna fordon, som står olämpligt eller trafikfarlig placerade på det statliga vägnätet. Tra- fikledning har ansvar för de fordon som anses vara i akut behov av flytt. Tunga fordon, särskilt de utländska är besvärligt att hantera.

Ett arbete med att tydliggöra arbetsgången, för hantering av övergivna fordon som anses vara i akut behov av flytt, pågår inom trafikledningsområdena.

Det framgår av Arbetsordning för Trafikledning (TRV 2011/67148), punkt 4.3.3, Avdelningarna Trafikledningsområde Stockholm/Öst, Väst, Syd och Nord, ”att trafikledningsområdena ansvarar för myndighetsuppgiften flytt av fordon samt begränsning till lägre hastighet på uppdrag av Samhälle.

Hur det övriga samspelet och fördelning av uppdrag och ansvar mellan Sam- hälle, Underhåll och Trafikledning ser ut framgår inte klart av arbetsordning- arna. Särskilt för fordon som står inom vägområdet ut trafiksäkerhet och miljö perspektiv.

11 Det framgår inte klart av ar- betsordningarna hur samspelet och fördelning av uppdrag och ansvar mellan Samhälle, Underhåll och Trafikledning ser ut, då det gäller fordon som står inom vägområdet ut trafiksäkerhet och miljö perspektiv.

Klargör och tydliggör samspelet inom och mellan berörda verk- samhetsområden.

cTL i samspel med cUH.

(13)

Trafikverket, Internrevisionen, 781 89 Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1.

Telefon: 0771-921 921,Texttelefon: 0243- 750 90 www.trafikverket.se