Tjänsteutlåtande
Kultur- och fritidskontoret
2019-09-02
Jonas Larsson Törnberg Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2019/0074 KFN-3
Diariekod: 253 Kultur- och fritidsnämnden
Förslag på regler för säsongsbokning av Amorinasalen och Tintomararummet
Förslag till beslut
Kultur- och fritidskontoret föreslår att kultur- och fritidsnämnden beslutar följande:
Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag på tilläggsregler för säsongsbokning av Amorinasalen och Tintomararummet.
Sammanfattning
Kultur- och fritidskontoret föreslår att reglerna för säsongsbokning av Amorinasalen och Tintomararummet revideras. Revideringen syftar till att undvika att ett fåtal organisationer och föreningar bokar lokalerna för återkommande arrangemang på attraktiva helgtider under stor del av säsongen. Detta begränsar tillgängligheten till lokalerna för övriga aktörer.
Förslag på tilläggsregler:
Säsongsbokning av Tintomararummet och Amorinasalen sker halvårsvis.
Ansökan ska ske senast den 30 september för vårterminen och senast 31 mars för höstterminen. Ansökan sker via e-tjänst på kommunens hemsida.
För säsongsbokning våren 2020 ska ansökan inkomma senast 1 november 2019.
Amorinasalen och Tintomararummet kan inte bokas mer än två helgdagar per fyraveckorsperiod. Se exempel nedan:
A. Förening A bokar Amorinasalen under lördag och söndag helg 1. Då kan förening A inte boka Amorinasalen igen kommande tre helger.
B. Förening B bokar Tintomararummet under första söndag i månaden, samt under andra söndagen i månaden. Då kan förening B inte boka Tintomararummet igen kommande två helger.
C. Förening C bokar Amorinasalen varannan lördag. Detta kan de alltså göra under hela den säsong ansökan berör.
Godkänt dokument, 2019-09-11, Niklas Roos af Hjelmsäter
Tjänsteutlåtande
2019-09-02
Dnr 2019/0074 KFN-3 Sidan 2 av 3
Bakgrund
Regleringen möjliggör ett bredare utbud av föreningar och aktiviteter i lokalerna. Som regelverket ser ut nu kan en organisation boka samma tid och helgdag ett helt år i förtid. Det stänger ut andra aktörer som vill göra enstaka arrangemang på attraktiva helgtider. Under 2019 har kultur- och fritidskontoret mottagit klagomål från föreningar som önskat anordna enstaka arrangemang i lokalen under helgerna. Det har upplevts som att vissa aktörer har bokat lokalen på ett sådant sätt att de sedan betraktat den som sin. Idén med föreningslokalerna är att möjliggöra för en bredd av organisationer att bedriva verksamhet. Lokalerna är inte avsedda som
”fasta” lokaler för en aktör.
Kultur- och fritidskontorets beredning
Dessa tilläggsregler gäller säsongsbokning av lokalerna. Bokning för enstaka arrangemang/möten samt bokning på vardagar berörs inte av dessa begränsningar. Säsongsbokningarna är till för återkommande verksamheter, liknande ansökningsförfarande finns för uthyrning av idrottsanläggningar.
Ansökan
Säsongsbokning av Tintomararummet och Amorinasalen sker
halvårsvis. Ansökan ska ske senast den 30 september för vårterminen och senast 31 mars för höstterminen. Ansökan sker via e-tjänst på kommunens hemsida.
För säsongsbokning våren 2020 ska ansökan inkomma senast 1 november 2019.
Avgifter
Avgifter för att hyra Amorinasalen och Tintomararummet regleras i SFS
”Avgifter och riktlinjer för upplåtelse av samlingslokaler för kultur”.
Det sker ingen revidering av avgifterna i samband med detta beslut.
Tilläggsregler för säsongsbokning av Amorinasalen och Tintomararummet
Amorinasalen och Tintomararummet kan inte bokas mer än två helgdagar per fyraveckorsperiod. För att tydliggöra reglerna se exempel nedan:
A. Förening A bokar Amorinasalen under lördag och söndag helg 1. Då kan förening A inte boka Amorinasalen igen kommande tre helger.
B. Förening B bokar Tintomararummet under första söndag i månaden, samt under andra söndagen i månaden. Då kan förening B inte boka
Godkänt dokument, 2019-09-11, Niklas Roos af Hjelmsäter
Tjänsteutlåtande
2019-09-02
Dnr 2019/0074 KFN-3 Sidan 3 av 3
Tintomararummet igen kommande två helger.
C. Förening C bokar Amorinasalen varannan lördag. Detta kan de alltså göra under hela den säsong ansökan berör.
Anledningen till denna tilläggsregel är att säkerställa tillgängligheten till lokalerna. Reglerna tillåter fortfarande att en aktör bokar återkommande arrangemang, men inte varje helg.
Detta beslut berör ingen revidering av kostnader för att hyra lokalen och beslutet gäller endast Amorinasalen och Tintomararummet.
Niklas Roos af Hjelmsäter Jonas Larsson Törnberg Kultur- och fritidschef Tf. Kulturchef
Beslutsexpediering
Kontaktcenter, KC
Kommunikationsavdelningen Anna Edquist, bibliotekschef
Godkänt dokument, 2019-09-11, Niklas Roos af Hjelmsäter
