Godkänd av: Claire Melin, Kanslichef, Kansli och juridik (clame1) Denna rutin gäller för: Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Revideringar i denna version
Rutinen har anpassats till ledningssystemet och uppdaterats från tidigare version.
Syfte
De manuella rutinerna omfattar de åtgärder som måste vidtas på Arkiv och informationsstruktur då de inskannade journalerna inte kan nås av användarna eller då skanningsfunktionen inte kan bedrivas för fullt samt hur normal verksamhet återupptas.
De manuella rutinerna beskriver alternativa rutiner vid Arkiv och informationsstruktur, vid
verksamheterna och vid Regionarkivet. Avbrottsplanen omfattar dock inte åtgärder som planeras för sådana händelser som definieras som katastrofala. Då gäller istället SU Beredskapsplan. Den omfattar inte heller de åtgärder som ska utföras av VGR IT för att återuppta IT-driften. VGR IT ansvarar för att egna manuella rutiner finns för att säkerställa sitt ansvarsområde.
Arbetsbeskrivning
1. Förutsättningar och krav
Behovet av tillgänglighet till inskannade journaler i E-arkivet för användarna är dygnet runt, årets alla dagar. Tillgänglighet har slagits fast i avtalet Service Level Agreement (SLA) med VGR IT, som omfattar drift 365x7x24.
Problem angående programvara och IT-drift som begränsar tillgängligheten för användarna ska anmälas snarast till Service Center VGR IT.
Skanning sker endast hos Arkiv och informationsstruktur och Kontaktpunkten. Problem med skanningsutrustningen anmäls snarast till leverantören. Enligt avtal ska felavhjälpning vid skannern påbörjas av servicetekniker inom 8 timmar från anmälan.
Maximalt tillåten tid för avbrott är enligt SLA 30 minuter. Därefter ska Service Center anmäla ärendet vidare till leverantören och meddela förvaltningsorganisationen så att manuella rutiner enligt denna avbrottsplan kan aktiveras.
2. Alternativa rutiner vid driftstörning/driftstopp
Övergång till alternativa rutiner för hur Arkiv och informationsstrukturs skanningsverksamhet ska ske när skanningsutrustning eller IT-stöd inte fungerar i full omfattning. Utgångspunkten är att all
verksamhet inte kan bedrivas i full omfattning, men att tillgängligheten till inskannat journalmaterial är så god som möjligt efter omständigheterna.
Problem som stör driften skall rapporteras vidare så snart det står klart att problemet inte är av tillfällig karaktär. Beslut om övergång till alternativa rutiner fattas av systemförvaltare för e-arkiv efter samråd med arkivchef på Arkiv och informationsstruktur eller då denne inte är tillgänglig, med sektionsledare på Arkiv och informationsstruktur. Det är viktigt att information om övergång till alternativa rutiner snabbt når de berörda parter som måste vidta åtgärder. Systemförvaltare för e-arkiv (eller dess ersättare) informerar Arkiv och informationsstruktur, Regionarkivet, samt Meliorförvaltare vid eHälsostrategisk avdelning. Meliorförvaltare informerar vidare via Meliors inloggningsmeddelande.
Systemförvaltare för e-arkiv på Arkiv och informationsstruktur informerar berörda verksamheters kontaktpersoner och E-arkiv-handledare. Systemförvaltare informerar också Tjänsteman i beredskap, SU TiB, i enlighet med Beredskapsplan för Sahlgrenska Universitetssjukhuset. SU TiB kontaktar vid behov jourhavande sjukhusdirektör.
3. Problem avseende skannerutrustning
Felet upptäcks av skanningsoperatör som meddelar systemadministrationen på plats.
Systemadministrationen meddelar sektionsledare på Arkiv och informationsstruktur samt systemförvaltare för e-arkiv.
Om inskannad handling inte håller godtagbar bildkvalitet eller har gått förlorad, finns inskannat material förvarat på Arkiv och informationsstruktur, samt hos Regionarkivet i fem arbetsdagar innan det förstörs. Materialet kan därför skannas om fem arbetsdagar bakåt.
Om skanningsfunktionen inte kan bedrivas i full omfattning måste verksamheterna kontaktas, i första hand kontaktpersonen för E-arkivet, i andra hand E-arkiv-handledarna i verksamheten. Verksamheten får då behålla sitt material på respektive enhet. Redan levererat material kan vid behov hämtas tillbaka av verksamheten vid längre skanningsuppehåll. Arkivchef/Sektionsledare vid Arkiv och informationsstruktur prioriterar enligt prioriteringsordning, se bilaga 1. Nya dokument prioriteras före kategori 10-journaler. Systemadministratörerna informerar systemförvaltare för e-arkiv på Arkiv och informationsstruktur när skanningsfunktionen kan återupptas och meddelar verksamheten.
3.1 Problem avseende åtkomst via Melior eller Obstetrix
Sjukhusets användare av E-arkiv når Journal E-arkiv via Externa program i menyraden i Melior eller via arkivmenyn i Obstetrix. Då åtkomsten till Melior är ur funktion, når användarna inte heller det inskannade materialet i E-arkiv. Personal på Arkiv och informationsstruktur har direktåtkomst till det inskannade materialet via ikon på skrivbordet och kommer åt materialet oavsett status för Melior eller Obstetrix. Arkiv och informationsstrukturs personal kan under kontorstid skriva ut inskannat material och lämna eller faxa till verksamheten. Regionarkivet kan hantera nya beställningar och skanna till E- arkiv som vanligt. Vid akut beställning, via Arkiv och informationsstruktur, av befintlig pappersjournal måste faxnummer uppges så att Regionarkivet vet vart dokumenten ska skickas, se bilaga 2 - faxblankett.
3.2 Problem avseende åtkomst via Melior, Obstetrix och skrivbordsikon
Om E-arkiv är helt ur funktion på SU, d v s ingen åtkomst via Melior, Obstetrix eller från skrivbordsikon på Arkiv och informationsstruktur, gäller följande:
Journaler som måste beställas akut och som förvaras i pappersform på Regionarkivet kan i nödfall faxas till verksamheten under kontorstid, efter kontakt med Arkiv och informationsstruktur.
Verksamheten ansvarar sedan för att dessa kopior förstörs och inte skannas in.
4. Viktig information
4.1 Kontakt / leverantörer
Leverantör Kontaktperson Telefonnummer Område Sahlgrenska
Universitetssjukhuset
Arkiv och
informationsstruktur
031-3439100 Journalutlämning
VGR IT Service Center 010-4737100 Felanmälan drift, servrar,
programvara KIBI Healthcare
Support
gruppen Mellanarkiv Navet, VGR ITs system för supportärenden
Programvara/
Skannerutrustning
Regionarkivet e-arkivgruppen 0521-278415 Journalarkivet i Vänersborg
4.2 Larm
När en störning eller ett avbrott i driften av E-arkiv har inträffat skall larm ske till:
VGR IT Service Center
Systemförvaltare och systemsamordnare för E-arkiv
Arkivchef och sektionsledare vid Arkiv och informationsstruktur
Meliorförvaltare eHälsostrategisk avdelning
Tjänsteman i beredskap, SU TiB Informationen bör innehålla uppgifter om:
Vad som inträffat.
Hur länge driftstörningen/driftstoppet beräknas pågå.
Vad som görs för att återuppta driften.
4.3 Utbildning och information
Berörd personal skall informeras om reservrutinerna och om uppdateringar.
4.4 Handlingsberedskap
Det som från början såg ut att vara ett mindre avbrott kanske visar sig bli mer omfattande. Därför måste man ha en handlingsberedskap för att övergå till katastrofhantering. Detta innebär att det krävs en dialog mellan verksamhet och IT-drift om händelseutvecklingen.
Ansvar
Kontaktpersonerna för e-arkiv i verksamheterna samt personal vid Arkiv och informationsstruktur ansvarar för att rutinen följs. Systemförvaltare för e-arkiv bär ansvar för att denna rutin blir känd och Arkivchef ansvarar för att den finns.
Uppföljning, utvärdering och revision
Systemförvaltare för e-arkiv ansvarar för uppföljning/revision av innehållet i rutinen. Avsteg från rutinen rapporteras i MedControl PRO.
Relaterad information
All förekommande dokumentation finns hos VGR IT Drift samt hos systemförvaltningen för E-arkiv på SU. Utöver avbrottsplanen finns följande dokumentation som underlag för att hantera olika situationer:
VGR-SU_systemdokumentation_v1.6
SLA E-arkiv utgåva 1.7.6
Avropsavtal till ramavtal 3392005-1, avtalsnummer 9022
Beredskapsplan för Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Dokumentation
Styrande dokument arkiveras i Barium. Redovisande dokument ska hanteras enligt sjukhusets gällande rutiner för arkivering av allmänna handlingar.
Granskare/arbetsgrupp
Jens Larsson, arkivchef, Arkiv och informationsstruktur Maria Mazetti, sektionsledare, Arkiv och informationsstruktur Majvor Dannberg, sektionsledare, Arkiv och informationsstruktur Katarina Sjöstrand, IT-strateg, eHälsostrategisk avdelning
Bilaga 1
Prioriteringsordning av verksamheterna vid skanning
Arkiv och informationsstruktur skannar verksamheternas dokument utifrån två prioriteringsgrupper.
Verksamheter som tillhör prioriteringsgrupp 1 (Prio1) får alltid sina dokument skannade samma dag som de mottagits av Arkiv och informationsstruktur.
Verksamheter som tillhör prioriteringsgrupp 2 (Prio 2) får sina dokument skannade senast vardagen efter att de tagits emot av Arkiv och informationsstruktur. Innan en verksamhet placerats i prio2- gruppen har systemsamordnare för e-arkiv på arkivet gjort en avstämning med kontaktperson för e- arkiv på verksamheten.
PRIO 1
Akutmottagning Mölndal, Sahlgrenska, Östra Avancerad rekonstruktion av extremiteter Barn- och ungdomssjukvård
Gynekologi och repro Sahlgrenska + Östra Hudsjukvård
Infektion
Kardiologi Sahlgrenska Kirurgi Sahlgrenska + Östra Kontaktpunkten
Kärlkirurgi Lungmedicin Medicin Mölndal Medicin Sahlgrenska
Medicin och Geriatrik Östra (material som lämnas efter kl. 14.00 granskas nästkommande arbetsdag) Neurosjukvård
Njurmedicin Sahlgrenska + Dialys avd 305 Östra Obstetrik Mölndal + Östra
Onkologi Plastikkirurgi Psykiatri
Reumatologi Mölndal + Sahlgrenska Rättspsykiatri
Öron- näs- och halssjukvård Mölndal + Sahlgrenska + Östra
PRIO 2
Arbetsterapi och fysioterapi Beroendevården (BER,BERE) BUP
CTC
Geriatrik Högsbo + Mölndal + Neurologopedi (SGER, MGER, NLOG) Handkirurgi
Neuropsykiatri Högsbo + Mölndal (MNPS) Ortopedi Mölndal + Sahlgrenska + Östra Osteoporosmottagningen
Rehabiliteringsmedicin (HNER) Remitteringssekretariatet (RSEK) Smärtenheten Sahlgrenska (SSM) Syncentralen
Urologi
Ögonsjukvård Kungälv + Mölndal (KOG, OGON)
Bilaga 2 - Faxblankett
Regionarkivet Vänersborg Fax: 0521 – 647 32
Beställning av journalkopior från Regionarkivet
Regionarkivet kopierar från pappersjournal och faxar materialet akut till verksamheten på SU, under kontorstid (se faxnummer nedan)
1.1 Patientens namn
1.2 Patientens personnummer
1.3 Begärda kopior inkl. behandlingsår:
………
………
1.4 Journalkod:
1.5 Verksamhetskod:
