Upphandling 2015-16
RegionSjukvårdsLedningen (RSL) Highlights & Funderingar
Förslag till aktiviteter
Struktur samarbete, översikt
Sydöstra sjukvårdsregionen
Region- sjukvårds-
ledning
Centrumråd
RMPG
Ansvariga upphandlande enheter
Kategorisering av befintliga
avtal Enhetlighet
Process för gemensam upphandling
Mätbarhet Utbildning
Regionsjukvårdsledningen
Sydöstra sjukvårdsregionen
Region- sjukvårds-
ledning
Centrumråd
RMPG
• Fastställer arbetsordning
Upphandling ska vara en återkommande punkt på agendor i centrumråd och RMPG minst 1 ggr/termin
• Tydliggör följsamhet till upphandlat sortiment
• Beslutar om gemensamma upphandingar
Centrumråden beslutar om gemensamma upphandlingar enligt förslag från RMPG eller upphandlingsverksamheterna
• Beställare av gemensamma upphandlingar
Upphandling beställs via mail genom kontaktvägen upphandling@regionostergotland.se Gemensam planering sker sedan mellan upphandlingsenheterna
• Föreslår kandidater för gemensam upphandling
RMPG föreslår kandidater för gemensam upphandling där det är lämpligt, exempelvis ur ett verksamhets- eller ekonomiskt perspektiv. Representant för
upphandlingsverksamheterna deltar i agendapunkten.
• Föreslår kandidater för upphandlingsgrupp
RMPG föreslår lämpliga representanter i en gemensam upphandlingsgrupp
Inköpsprocessen
Dagens tema, 2015-01-01, Förnamn Efternamn
4
Upphandlingens verktygslåda
Totalkostnadsperspektiv (TCO)
• Klargör totalkostnad vid kravställning, förhandling och beställningsförfarande
• Inkluderar även möjliga outsourcinglösningar Konkurrensutsätt och omförhandla
• Konkurrensutsätt leverantörer och genomföra omförhandling av avtal med befintliga
leverantörer
Beställning och avtalsefterlevnad
• Säkerställa behöriga beställare med styrning mot avtal och system inklusive process för attestering Väga krav mot kostnad
• Säkerställ relevanta krav i förhållande till kostnad (”good enough”)
• Benchmarking – internt och externt
Garantera leveranser
• Garantera leveranser till regionen
Samordna krav och behov
• Koordinera behov och krav för hela regionen
• Samordna med nationella, regionala och andra möjliga samverkansformer
Bundling och leverantörskoncentrering
• Samordna inköp till färre leverantörer (även över kategorier)
Effektivisera
• Identifiera processförändringar, tidsbesparande åtgärder, förenklingar, etc.
Enhetlighet
• Enhetligt behov av varor (och tjänster)
• Minska behov av varor och tjänster genom ökad kostnadsmedvetenhet
Utveckling och innovation
• Tillvarata upphandlingsmöjligheter efter lagar och förordningar
• Fördjupa samarbete verksamhet och leverantörer
Reflektioner
Regionala inköp
Inköps exempel Pacemaker/ICD
Sydöstra Sjukvårdsregionen
Prioriterings funderingar
Ekonomi 1:a plats
Prioriterings funderingar
Klinisk effektivitet 1:a plats
Ekonomi 2:a plats
Prioriterings funderingar
Medicinsk kvalitet 1:a plats (Kvalitet är gratis)
Klinisk effektivitet 2:a plats
Ekonomi 3:a plats
Prioriterings funderingar
Varumärket 1:a plats
Medicinsk kvalitet 2:a plats Skall/Bör 30%
Klinisk effektivitet 3:a plats Skall/Bör 40%
Ekonomi 4:a plats Skall/Bör 30%
Framgångsfaktorer
Identifiering av objekt/omvärldsbevakning
• Ska en bas-pacemaker kosta 4,500:- eller 6,500:- ?
Upphandlingsbeslut på ledningsnivå/
• Utse projektledare/sekreterare
• upphandlingsuppdrag
Framgångsfaktorer
Identifiering av objekt/omvärldsbevakning
Upphandlingsbeslut på ledningsnivå/
• Utse projektledare
• upphandlingsuppdrag
Liten beslutsmässig grupp
• Fullmakter & kopplingar till nämnd
Lägg ner STOR möda på kravspecifikation Snabb tidplan över hela processen
• Prioriterad avsatt tid min en vecka
Video- möte
9/2,kl.13-16 Kravspec, fullmakter, utvärdering
Arbetsmöte
9/3, NässjöKravspec, anbudsvillkor,
remiss till kollegor
Video-möte
18/4, kl.9-12Återkoppling och korrigering
av kravspec, anbud
Materialinsamling - Volymsammanställning/
prognos.
- Fullmakter - Kravspec från Uppsala (sjuklövern) och Stockholm
15/6 Kravspec
klar
1/9 Anbudsannon s upphandlings-
underlag
Vecka 42, 43 ev (44) Utvärdering av
anbud Ev möte
1/11 Tilldelningsbeslu
t
15/11 ev överklagan Från leverantörer
Leverantörerna kan överklaga – ifall överklagan ca 2 mån
innan beslut. Om ej överklagan kan avtal skrivas
på
2013-03-01 Nytt avtal träder
i kraft
Sommaruppehåll
Eventuella möten, för närvarande ej inplanerat, meddelas senare
2012- 01-17
Start- möte i Nässjö
15/10 Svar på
anbud
Tidsplan för Upphandling av ICD/CRT och stentar,
Regional Inköpsgrupp, Hjärtsjukvård
2012 - 2013
Video-möte 9/2 Kravspec, fullmakter, Utvär-dering
Arbetsmöte
9/3 Nässjö
Kravspec, anbudsvillkor,
remiss till kollegor
Materialinsamling - Volymsammanställning/
prognos.
- Fullmakter - Kravspec från Uppsala (sjuklövern) och Stockholm
Utvärdering av anbud Ev möte
1/2
Tilldelning beslut
Ev över- klagan fr leverantör
Leverantörerna kan överklaga – ifall överklagan ca 2 mån innan beslut. Om ej överklagan kan
avtal skrivas på
2013 1 mars
Nytt avtal träder i kraft Sommaruppehåll Extra möte
25/5 Nässjö
Granskning av kravspec Extra möte
7/5 Nässjö
Granskning av kravspec Arbetsmöte
18/4 Linköping
Utforma Kravspec.
2012
17 januari Startmöte i Nässjö
30/11 Anbuds-
annons upphandlings-
underlag
Extra Möte
31/8 Kalmar
Granskning av kravspec
Eventuella möten, för närvarande ej inplanerat, meddelas senare
=
Tidsplan för Upphandling av ICD/CRT och stentar, Regional Inköpsgrupp,Hjärtsjukvård 2012 - 2013
Extra Möte
17/10
video
Extra Möte
5/11
video
Extra Möte
8/11
video
Extra Möte
16/11
video
Framgångsfaktorer
Identifiering av objekt/omvärldsbevakning
Marknadsför Sydösta sjukvårsregionen (Loggo) Upphandlingsbeslut på ledningsnivå/
• Utse projektledare
• upphandlingsuppdrag
Liten beslutsmässig grupp
• Fullmakter & kopplingar till nämnd
Lägg ner STOR möda på kravspecifikation Snabb tidplan över hela processen
• Prioriterad avsatt tid min en vecka
Förbered juridiska komplikationer
Länsrätten
Utvärdering (efter 4 år)
Välj fler än en leverantör
Planera för en längre upphandlingstid
• 5 månader => mot 14 månader ??
• 2 överprövningar ingår
Avtalslängd 2+1+1 år
Vi behöver inte det allra senaste
Samla in modeller från tidigare upphandlingar
Highlights & funderingar
Resurseffektivitet och hushållning
Mak-modellen (Jenny Mak): Omförhandlingar som sparar verksamhetstid, upphandlingstid och ger ekonomiskt utfall (Coronarstent, 1 mkr till Sydöstra)
Insulinpumpar (Caroline Wiberg) Föredömlig Videohantering av en stor mängd geografisk spridda intressenter. Gediget förberedelsearbete (Klar kv 4 -15)
Lägesrapporten Aug 2015
för RSL’s ställningstagande
Förslag till beslut/rekommendationer
Upphandlingssamarbete skrivs in i ”Årlig överenskommelse 2016”
– En terminsvis upphandlingsaktivitet inom centrumråd och RMPG i samarbete upp upphandlings
projektet/organisationen
Sedelärande praktikfall
– Byta bort frun
• En ledare
– Coronarstent & pistolhot
• Marknadsbevakning & omförhandlingar
– Den danske kärlkirurgen med stor skäggbeklädnad mellan överläppen och näsan. Behov av auktoriteter
– Fin- & fulavtal
• På örat
– Läkaren X-län
• Pacemaker
– Heartmate problem > unika produkter (TNF-a, TAVI)
– OTC & FFR 2,4 mkr > 800 tkr
• Den affärsmässige läkaren
– Ekonomichefen & Stadsepidemiologen
• Civil olydnad & svininfluensa
– Gör inga fel §1
Struktur samarbete, översikt
Sydöstra sjukvårdsregionen
Region- sjukvårds-
ledning
Centrumråd
RMPG
Ansvariga upphandlande enheter
Kategorisering av befintliga
avtal Enhetlighet
Process för gemensam upphandling
Mätbarhet Utbildning
