Tjänsteskrivelse. Internkontrollplan andra halvåret 2013

(1)

Malmö stad

Stadsområdesförvaltning Väster ^{1 (3)}

Datum Tjänsteskrivelse

2013-08-08 Vår referens Carina Hart

Förvaltningscontroller carina.hart@malmo.se

Internkontrollplan andra halvåret 20 13

SO F V 2 0 1 3 - 3 1 3

Sammanfattning

Internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvali- tet i verksamheten. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden och är ålagd att besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen (IK-plan). Förslaget till innehåll i föreliggande IK-plan har tagits fram med hjälp av riskanalyser och utifrån avvikelser i tidigare kontroller. Planen består även av fem kontroller som kommunstyrelsen har beslutat ska vara gemensamma för alla nämnder under 2013.

Förslag till beslut

Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta

att godkänna förslag till intern kontrollplan andra halvåret 2013

Beslutsunderlag

• Tjänsteskrivelse

• IK-plan

Beslutsplanering

Arbetsutskott 2013-08-19

Stadsområdesnämnd 2013-08-27

Ärendet

Bakgrund

Internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvali- tet i verksamheten.

Enligt reglementet för intern kontroll (IK), antaget av kommunfullmäktige, ska varje nämnd årligen besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen (IK-plan). Planen ska beslutas av nämnderna för innevarande år senast i februari månad.

RAD

(2)

2 (3) Med anledning av organisationsförändringen inom Malmö stad under 2013, samt utifrån av

stadskontoret utfärdade riktlinjer, är föreliggande förslag till plan begränsad till andra halvåret 2013.

Syftet med IK-planen är att säkerställa att nämnden upprätthåller en tillräcklig intern kontroll;

den ska med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås

• Verksamhetsstyrning

• Tillförlitlig finansiell rapportering

• Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter.

Ansvarsfördelning

I reglementet finns en tydlig organisation och ansvarsfördelning:

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. I detta ligger ett ansvar för att en organisering kring IK med regler och anvisningar upprättas inom kommunen.

Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden.

Nämnderna ska se till att en organisation upprättas samt att regler och anvisningar antas för IK.

Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade och att en god IK kan upprätthållas.

Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god IK.

Övriga medarbetare är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sina arbetsutövningar.

Intern kontrollplan 2013

Föreliggande förslag till IK-plan har tagits fram med hjälp av nedanstående samverkande metoder:

1. Riskanalyser utifrån perspektiven risk och väsentlighet har genomförts i respektive verksamhet inom f.d. stadsdelsförvalting Hyllie respektive Limhamn Bunkeflo och har dokumenterats.

2. Genomförda kontroller under våren 2013 inom f.d. stadsdelsförvaltning Hyllie respektive Limhamn Bunkeflo har i vissa fall visat på flera eller större avvikelser. Dessa kontroller har till största delen tagits med även i denna IK-plan.

3. Förslaget består också av fem av de sex kontroller som kommunstyrelsen har beslutat ska vara gemensamma för nämnderna under år 2013. Den sjätte kontrollen är riktad till de nybil- dade nämnder som mottar verksamhet från tidigare stadsdelar.

I föreliggande förslag finns endast en kontroll medtagen (nr 11) inom de ansvarsområden som ligger under de nya avdelningarna Områdesutveckling och Vård och omsorg bistånd. Riskana- lyser kommer att genomföras inom dessa verksamhetsområden inför framtagandet av IK-plan 2014.

(3)

3 (3) innebär.

Information avseende granskningsområden, som utifrån tidigare erfarenheter kan beaktas av de nya mottagande nämnderna i kommande IK-planer, har överlämnats eller kommer att överläm- nas från förvaltningen.

Föreslagna granskningsområden uppfyller ett eller flera av nedanstående kriterier; när det finns risk för

• negativa konsekvenser för person eller verksamhet om felhantering sker

• ekonomiska negativa konsekvenser om felhantering sker

• minskat förtroende för förvaltningen om felhantering sker

• stöld eller annat bedrägligt beteende

• att rutinerna för hantering av en aktivitet är oklara Uppföljning

Löpande granskning ska ske under perioden september - december utifrån beslutad IK-plan för andra halvåret 2013. Det sammanställda resultatet av kontrollerna kommer att rapporteras till stadsområdesnämnden på januari-mötet 2014.

Ansvariga

Anne Schmid Behrens Mats Carlfalk

Stadsområdesdirektör Ekonomichef

(4)

Intern kontrollplan andra halvåret 2013

Stadsområdesnämnd Väster

kontrollplan SoN Väster andra halvåret 2013

(5)

Intern kontrollplan andra halvåret 2013

Följande granskningsområden har valts ut enligt tre metoder: 1. Beslut av KS om kommungemensamma kontroller. 2. Avvikelser under första halvåret som föranleder fortsatta kontroller. 3. Dokumenterade riskanalyser genomförda i respektive verksamhet i SDF HY och SDF LB¹ samt inom ledningsgruppen SoFV².

Granskningsområde

Kontrollmoment och syfte Kontroll-

ansvar Frekvens, tidpunkt och metod Avvikelse rapporte-

ras till Rapporteras

till stadsom- rådesnämnd 1 Rutiner på HR-området

Sjukfrånvaro och tillfällig föräldra- penning

Kommungemensam kontroll beslutad av KS.

Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning.

HR- avdelningen. 1 gång i oktober.

Stickprovskontroll på 10 arbetsplatser att det finns rutiner på att medarbetare rap- porterar sin frånvaro.

Stickprovskontroll, 5 st., på 10 arbetsplatser att frånvaron anmälts till arbetsplatsen och även har registrerats i HRutan.

HR-chef och aktuell

verksamhetschef. Januari 2014

2 Rutiner på HR-området Semester

Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester.

HR- avdelningen. 1 gång i oktober.

Snarast efter utgången av september ta fram rapport för att undersöka om det finns medarbetare vars semesterutlägg- ning understiger 20 semesterdagar.

HR-chef och aktuell

verksamhetschef. Januari 2014

3 Omorganisationen

Information och kunskaper

Att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organi- sationen.

Ekonomi- avdelningen, för- valtningscontroller.

1 gång i oktober

Gemensamma rutiner för överlämnande av information och kunskap tas fram av berörda förvaltningschefer/förvaltnings- direktörer. Förvaltningens ledningsgrupp tar utifrån dessa fram förvaltningsspeci- fika rutiner.

Kontroll av att rutinerna följs kommer att ske genom intervjuer med stadsområdes- direktör och andra medlemmar i ledningsgruppen.

Stadsområdesdirektör

och ledningsgrupp. Januari 2014

1 Stadsdelsförvaltning Hyllie och Limhamn Bunkeflo

2 Stadsområdesförvaltning Väster

(6)

till stadsom- rådesnämnd 4 Intern kontroll och riskanalyser

Att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet.

Kommunikations-

avdelningen. 1 gång i oktober. Kontroll av att rutiner finns för att varje år göra riskanalyser i respektive avdelning samt i förvaltning- ens ledningsgrupp som grund för framta- gande av IK-plan.

Stadsområdesdirektör

och ledningsgrupp. Januari 2014

5 Intern kontroll och riskanalyser Kommungemensam kontroll beslutad av KS.

Att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen.

Kommunikations-

avdelningen. 1 gång i oktober. Kontroll av att dokumenterade rutiner finns för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen.

Stadsområdesdirektör. Januari 2014

6 Kontantförsäljning

Att säkerställa att rutiner för daglig kassa- redovisning och förvaring av kontanter finns och följs.

Ekonomi-

avdelningen. 1 gång i december. Kontroll enligt checklista av de verksamhetsställen inom f.d.

SDF Hyllie som uppvisat avvikelser under våren 2013 samt på 2 verksamheter inom f.d. SDF Limhamn-Bunkeflo.

Ekonomichef och be-

rörd verksamhetschef. Januari 2014

7 Privata medel

Att privata medel inom Äldreomsorg (ÄO) hanteras enligt regler och riktlinjer.

Ekonomi-

avdelningen. 1 gång under hösten. Delkontrollerna genomförs september – mitten av december enligt framtagen checklista. Kon- trollerna utförs på de två enheter inom f.d. SDF Limhamn-Bunkeflo, vilka tidigare visat på avvikelser, samt på 3 slumpmässigt utvalda avdelningar på sär- skilda boenden inom f.d. SDF Hyllie.

Avdelningschef vård och

omsorg; verksamhet. Januari 2014

8 Dokumentation/daganteckning Att daganteckningar inom SoL/ÄO görs i ORIGO³ och att det kvalitativa innehål- let följer lagstiftning och riktlinjer på området.

Vård och omsorg verksamhet.

System-ansvarig för Origo, utbildare inom VoO samt SAS⁴.

1 gång under hösten. Slumpmässigt urval och granskning enligt framtagen gransk- ningsmall av 22 ärenden varav 16 i ordi- närt boende och 6 på korttidsenhet Mat- hildenborg.

Avdelningschefer vård och omsorg; verksamhet och bistånd.

Januari 2014

(7)

till stadsom- rådesnämnd 9 Hemsjukvården – dokumentation

Att dokumentation sker enligt lagstiftning (HSL).

Vård och omsorg

bistånd. MAS⁵. 1 gång i november. Slumpmässigt urval

och granskning av 20 journaler. Avdelningschefer vård och omsorg; verksamhet och bistånd.

Januari 2014

10 Gemensamma rutiner efter omorga- nisationen

Att gemensamma rutiner är kända och att följsamhet finns till rutiner inom Äldre- omsorgen och Individ- och familje- omsorgen.

Vård och Omsorg, enhetschefer.

Individ- och familjeomsorg, enhets- chef.

Äldreomsorgen: 1 gång i oktober. Stick- prov på 4 särskilda boenden och 4 grup- per i ordinärt boende avseende rutiner kring basal vårdhygien, överrapporte- ringsrutiner inklusive mellan bistånds- handläggare och verksamhet, samt nyck- elhantering till medicinskåp.

Individ- och familjeomsorg: 1 gång i december. Totalundersökning. Rutiner vid placering av barn avseende hälsounder- sökning och överväganden om utredning av barnets hälsa.

Avdelningschefer vård och omsorg; verksamhet och bistånd samt Indi- vid- och familje- omsorgschef.

Januari 2014

11 Trygghet och säkerhet inom fritids- verksamheten

Att säkra att det finns dokumenterade rutiner inom fritidsgårdsverksamheten för att hantera Hot och våld, Skadegö- relse och stöld, Brandskydd och Arbets- miljö och att dessa rutiner är kända bland medarbetarna.

Områdesutveckl-

ings-avdelningen. 1 gång i november. Intervju med chef för fritidsgårdsverksamheten samt personal på fritidsgårdarna enligt frågeunderlag.

Inhämtande av dokumenterade rutiner.

Områdes-

utvecklingschef. Januari 2014

12 Familjehemsutbildning

Att säkra att stadsdelens familjehem (båda familjehemsföräldrarna) genom- går den utbildning som anordnas av kommunen alternativt likvärdig utbildning i hemkommunen.

Individ- och famil- jeomsorgen, en- hetschef.

Totalundersökning. Utifrån befintliga familjehem vid avstämningsdatum 131101, ta fram underlag på hur många som gått utbildning/hur många som inte gjort det (båda parter i hemmet).

Individ- och familje-

omsorgschef. Januari 2014

5 MAS = Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska.

(8)

till stadsom- rådesnämnd 13 Placerade barns skolgång

Att säkra att placerade barns får en ändamålsenlig skolgång och att skolre- sultaten ska uppgå till genomsnittet för Sverige.

Individ- och famil- jeomsorgen, en- hetschef Barn och familj/Familjehem.

Totalundersökning: resultaten för alla placerade barn, boende i familjehem o HVB⁶, som gått i årskurs (åk) 3, 6 och 9 under våren 2013 ska sammanställas enligt följande:

Åk 3 – nationella prov i svenska o matematik, åk 6 och 9 – nationella prov i svenska, matematik o engelska.

Behörighet till gymnasiet – de som av- slutade åk 9 under våren 2013.

Individ- och familje-

omsorgschef. Januari 2014

14 Posthantering i omorganisationen Att säkra att postdistributionen fungerar ändamålsenligt.

Kommunikations-

avdelningen. 1 gång i oktober. Kontroll genom intervjuer med Post och Bud och mottagare inom IoF, VoO och staberna om eventu- ella avvikelser.

Kommunikationschef. Januari 2014