Så blir vi bättre – tillsammans
Benchmarking-nätverket för kommunal lantmäteriverksamhet
Det här är benchmarking-nätverket
För tio år sedan
började fyra kommuner samarbeta om benchmarking i lantmäteriverksamheten. Intresset har vuxit och fler kommuner har kommit med under åren.Syftet med samarbetet är att använda jämförelsen som drivkraft för att lära av varandra och utveckla verksamheten i kommunerna.
De här kommunerna ingår i nätverket idag: Helsingborg, Huddinge, Järfälla, Kalmar, Karlstad, Kristianstad, Linköping, Nacka, Norrköping, Sollentuna, Uppsala, Västerås, Växjö och Örebro.
Nu vill vi bli ännu fler!
Jämförelsen som drivkraft
Benchmarking handlar alltså
om att utveckla verksamheten utifrån att del- tagarna jämför sig med varandra. I dialogen mellan nätverkets medlemmar tar man del av varandras erfarenheter och får idéer till verksamhetsutveck- ling i sin egen kommun. Nätverket underlättar även för deltagarna att hitta kommuner med liknande förutsättningar för löpande erfarenhetsutbyte.Nyckeltal som verktyg
Det som jämförs kallas nyckeltal.
De bygger på verksamhetsmått som deltagarna rapporterar in. Verksamhetsmått och nyckeltal är väl definie- rade och beskriver verksamhetens effektivitet. Det finns nyckeltal för leveranstider, kostnadstäckningsgrad, kostnad per invånare etc. Här ingår även nyckeltal relaterade till kompetens- och verksamhetsutveckling.Tidsredovisning är en viktig grund för att ta fram verksamhetsmått.
Kundnytta och personalnöjdhet mäts med hjälp av enkäter under pe- rioder som nätverket beslutar om.
Kostnadstäckningsgrad är viktig om målsättningen för respektive verksamhet är att nå ett nollresultat. Taxor för olika tjänster påverkar i stor utsträckning om man kan få kostnadstäckning eller inte. Staplarna med olika färger representerar olika kommuner.
- -
%
Kost n a d stäc K n i n g sg r a d
En viktig framgångsfaktor för att långsiktigt kunna driva en effektiv lantmäteriverk- samhet är personalens välmående. Personalnöjdhet mäts varje år. Vid ett bestämt datum svarar alla kommuners personal på samma frågor via webbgränssnittet.
Diagrammet visar personalnöjdheten för två olika år för en kommun. Nyckeltal som är viktiga att följa är också hur mycket tid och kostnad som respektive kommun lägger på att kompetensutveckla sin personal.
,
,
,
,
,
,
/
J ag ä r n ö J d m e d . . .
Uppbyggnad av kunskaper och verktyg
När benchmarking-samarbetet
mellan kommunerna skulle etableras ägnades mycket kraft till att ta fram en gemensam verksamhetsindelning, nyckeltal, kundenkäter, personalenkäter mm. Idag finns även en gemensam webbplats för inrapportering och resultatredovisning. Detta gör att man som deltagare i benchmarking-nätverket har omedelbar tillgång till alla deltagande kommuners inrapporterade verksamhetsmått och nyckeltal.De kommuner som har startat senare har fått tillgång till ett färdigt och genomarbetat koncept och har därmed snabbare kunnat ägna sig åt erfarenhetsutbyte kring verksamheten.
Nätverket har möte en eller två gånger per år i Stockholm. Inom nät- verket utses ibland arbetsgrupper. Det finns även tre geografiska konstella- tioner som arbetar med utvecklingsfrågor. I övrigt är det upp till delta- garna själva att knyta kontakt med varandra.
Nätverket idag och framåt
De medverkande kommunernas
lantmäteriverksamheter har bra kon- troll på hur effektiv man är i olika delar av sin verksamhet och arbetar ständigt vidare med att bli bättre. Tidsredovisning och inrapportering är idag rutin i kommunerna.Vi vill nu arbeta vidare med att effektivisera rutinerna för t.ex. kund- enkäterna och att utvidga verksamhetsmodellen med plan- och bygg- området. Om det finns intresse hos nya deltagare, kan även en ”light-ver- sion” av modellen utvecklas i samverkan.
Ett av de viktigaste målen med benchmarking, vilket inte ger resultat direkt, är att påverka attityder. De medverkande kommunernas lantmäteri- verksamheter har åstadkommit ett ökat kostnads- och kundmedvetande, vil- ket i sin tur inspirerar till att söka nya ännu bättre lösningar för framtiden.
Röster från
nätverket
Eva Anderling, Sollentuna kommun
– Jag tycker att nätverksarbetet ger ett bra underlag för att jobba med verksamhetsutveckling.
Vi för diskussioner med andra kommuner inom och utom benchmarkingprojektet, som i sin tur ger en mängd intressanta reflexioner.
– Det vi har dragit mest nytta av hittills är struktu- ren i verksamhetsmodellen som ligger till grund för tid- redovisningen, dvs ett strukturerat sätt att föra tid som överensstämmer med hur andra i projektet redovisar.
– Att redovisa tid med den här modellen, och sedan följa upp, ger en bild som man inte kan få på något annat sätt.
Tomas Persson, Västerås stad
– Jag har haft stor nytta av diskussionerna vid de träffar som projektet har. Konkreta jämförelser av nyckeltal i produktionen och medarbetarenkäterna är också jättebra!
– Politikerna efterfrågar jämförelser och genom benchmarkingprojektet kan vi ge tydliga och lagom djupa svar.
Arne Jonsson, Huddinge kommun
– Är man med i nätverket kan man på ett strukturerat sätt jämföra sig med motsvarande verksamheter i andra kommuner och snappa upp idéer från dem som har bättre nyckeltal.
– Någon gång råkar vi alla ut för att verksamheten ifråga- sätts eller beskylls för att vara dyr eller ineffektiv. Då är det bra att ha siffror och diagram att visa upp, som bevisar motsatsen.
– Det är en jättestor fördel att visa upp för våra uppdragsgivare att vi själva tar initiativ till att göra denna typ av uppföljning. Och sedan vi började med detta har vår ekonomi inte ifrågasatts.
Vill du och din
kommun vara med?
Vi som är med i projektet ser gärna att fler kommuner deltar! Om du vill veta mer om oss, kanske ta del av vår verksamhetsmodell eller bli inbjuden till ett av våra möten, så är du välkommen att ta kontakt med vem som helst av oss som redan är med i nätverket, eller med
• Arne Jonsson, lantmäterichef i Huddinge kommun arne.jonsson@huddinge.se
• Marianne Leckström, Sveriges Kommuner och Lands- ting, avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad, marianne.leckstrom@skl.se
118 82 Stockholm, Besök Hornsgatan 20 Tfn 08-452 70 00, Fax 08-452 70 50 info@skl.se, www.skl.se
foto: gisela kurman · produktion: etc 2008
Denna broschyr är tryckt i november 2008 och kan hämtas som PDF från www.skl.se/publikationer.
