och nödvändig?

(1)

e-arkiv – samverkan möjlig och nödvändig?

Bertil Thunberg

(2)

Varför samverka?

Några lämpliga samverkansområden

Är det nödvändigt?

(3)

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-arkiv i Jönköpings län

Förstudie med deltagande från

13 kommuner och landstinget

(4)

Kort om projektet

• Beställare: e-utvecklingsrådet i Jönköpings län

• Syftet med projektet var att i form av en förstudie ta fram ett beslutsunderlag och en handlingsplan för e-arkiv.

• Projektet utgick från produkter/lösningar i

SKL:s ramavtal

(5)

Utgångspunkt

www.regionjonkoping.se/web/Effektiv_e-utveckling.aspx

(6)

Genomförande

Förstudie

Oktober - 13 Januari -14

Start genomförande

Förslag

Plan för genomförande.

Beslut att genomföra!!

(7)

Behöver vi e-arkiv?

(8)

e-arkiv

– ett av SKL:s 32 initiativ

(9)

Källa: SKL

E-Arkiv behövs för att alla kommuner, landsting,

regioner och kommunala bolag ska kunna lagra alla de tusentals handlingar och ärenden som hanteras inom organisationen elektroniskt

(10)

L å n g s i k t i g informationsförsörjning

och bevarande!

(11)

Varför samverka…..

… om e-arkiv?

(12)

Nytt område.

Fåtal installationer.

(13)

E-arkiv – mycket mer än lagring…

(14)

Ett område i snabb utveckling, nytt för många.

Kompetens??

Tekniken finns…

men hur är det med rutiner, processer, roller………?

Få resurser i små kommuner för att jobba med e-arkiv.

(15)

Många verksamhetssystem kan inte exportera information på ett

standardiserat sätt.

Komplex kravställning

Information som ska bevaras över lång tid…..

(16)

Varför e-arkiv?

Nästa år ska vi bygga en ny skola och utöka antalet dagisplatser….

(17)

Mycket att vinna på att dela

resurser, erfarenhet och kompetens!

och argumentation…

(18)

Är det nödvändigt?

(att samverka)

(19)

130 798

6 375

15 282

341 235

(20)

Nödvändigt,

speciellt för små kommuner

(21)

”Digital samverkan är en överlevnadsfråga för små kommuner.”

Per Mosseby

Avd. för Digitalisering, SKL

(22)

Lämpliga

samverkansområden

De områden som vi

identifierade i förstudien.

(23)

4. Ett gemensamt e-arkiv i länet

Fyra samverkansområden

1. Samverkan förarbete (metoder, krav mm)

3. En teknisk lösning inkl förvaltning (varje kommun väljer. Drift på två

eller flera platser) 2. En samverkande e-arkivfunktion i länet

(24)

Rekommendation

4. Ett gemensamt e-arkiv i länet

(25)

Det finns dock utmaningar

(26)

Glöm inte juridiken vid beslut om samverkan!

Kommunalförbund?

Gemensam nämnd?

Samverkansavtal?

Bolag eller förening?

(27)

Alla har inte samma förutsättningar, ligger inte i fas systemmässigt mm

Olika tidplaner för budget och verksamhetsplaner.

Alla har inte resurser (personal och pengar).

(28)

Vision

ett gemensamt e-arkiv i Region

Jönköpings län 2016!

(29)

Frågor?

Varför samverka?

Några lämpliga samverkansområden

Är det nödvändigt?

(30)

Förstudie finns på

http://www.regionjonkoping.se/web/EArkiv.aspx

(31)

1. Samverkan när det gäller metoder, verktyg och kravställning

Målbild:

• Samverkan för att ta fram och utbilda i metoder och verktyg.

• Gemensam kompetenshöjning.

• Samverkan inom kravställning.

(32)

2. En samverkande e-arkivfunktion i länet (verksamhetsmässig samverkan).

• Detta sker genom att samordna erfarenhet och kunskap i länet inom e-arkiv.

• Detta kan antingen ske genom en nätverks- organisation eller en gemensam organisation.

• En del av detta skulle kunna vara att tillsätta en

gemensam IT-arkivarie med ansvar för e-arkiv-

frågor.

(33)

3. Val av samma tekniska lösning för e- arkiv, drift på två eller flera platser

• Detta samverkansområde innebär att

kommunerna i länet avropar samma tekniska e-arkiv-lösning, eventuellt även från samma leverantör.

– Det föregås lämpligen av samverkansområde 1 som bland annat innebär samverkan om kravställning.

– Vid avrop av produkt sker drift på två eller flera

platser i länet. Genom att samverka i kluster kan två eller flera kommuner ha gemensam drift.

(34)

4. Ett gemensamt e-arkiv i länet.

• Målbilden för detta är en gemensam e-arkiv- organisering i länet inklusive teknisk lösning och förvaltningsorganisation.

– Varje kommun/landsting dock har sin egen

arkivmyndighet. Den gemensamma funktionen har tillsynsfunktion över den digitala informationen.

– Den gemensamma funktionen ger råd och stöd inför upphandling, vid inleverans och vid återsökning.

(35)

Tjänsteman

Verksamhets- system

Kontors- dokument

Scannade dokument

Myndighetens överföring till e-arkivet

Myndigheten har ansvar för

verksamhets- informationen

Arkivmyndigheten har ansvar för verksamhets- informationen System för verksamhetsinformation (e-arkiv)

Myndighetens överlämnande till arkivmyndigheten

Allmänhet/

Forskning Tjänsteman

Söktjänster / e-tjänster

(36)

Genomförandeplan

(37)

E-råds- beslut

Ta fram underlag avsiktsförklaring och samverkans-

avtal

Avsikts- förklaring

Genomförande (inkl kravställning) Juridiska

förutsättningar för samverkan

Kravställning informations-

säkerhet Omvärlds- bevakning

Krav på metoder och verktyg.

Gemensamma definitioner och nomenklatur

E-råds-beslut

Ta fram genomförande-plan

Riskanalys genomförande

Informationsmöte

(38)