SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/ Flera landsting ett gemensamt e-arkiv

(1)

Flera landsting – ett gemensamt e-arkiv

SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING

R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV

29/11 2016

(2)

Utgångspunkt, frågeställningar…

• Vad har vi egentligen gjort för resa?

• Hur har resan varit, vad har vi gjort?

• Hur ser arkivlösningen ut idag?

• Vad ser vi för utmaningar för framtiden?

(3)

Hur ser landstingens verksamhet ut?

(4)

Öppenhet & sekretess

(5)

450 system…

…i ett landsting…

(6)

 Uppföljning av patienter kräver historiska data

 Spårbarhet

 Legala krav som myndighet

 Forskning

 Allmänhetens tillgång till informationen

Varför arkivera?

(7)

Resan börjar…

• Beslut från 7 landstings- direktörer

• Bygga på Stockholms lösning (SLL)

• Kort projekttid, hög fart

(8)

• Anpassning för 7 landsting

• Diskussion om mellan/slutarkiv

• Tänkt förvaltning med i projektet

(9)

Några milstolpar

– Beslut av 7 landsting Uppsala-Örebro sjukvårdsregion 2008

– Utvecklingsprojekt 2008-2011

– Driftsatt i förvaltning 8 December 2011 – Ytterligare 2 landsting anslutna 2012-2013

– 2016, diskussion med ett flertal landsting och regioner

om anslutning

(10)

Tydligt beslut

(11)

Flera landsting – ett gemensamt e-arkiv 11

(12)

Vad är R7e-arkiv?

• R7 är Uppsala-Örebro sjukvårdsregion

• Fokus på vård

• Men även Diarium, Ekonomi och Personal

• Inleverans och återsökning

• Fokus på avställda system

• Mellan- och slutarkiv i en lösning (arkivering endast en gång)

• Lagrad datamängd idag ca 2 Tb, 206 milj journalposter men snabbt ökande

• Gemensam förvaltning 8 personer

(13)

Landsting/regioner i R7e-arkiv idag

13

(14)

Övrig samverkan

• Samverkansavtal tecknat med

⁻ Region Skåne

⁻ Stockholm läns landsting

• Övergripande samverkan/erfarenhetsutbyte – Riksarkivet

– E-arkiv i nationell samverkan (ENSAM)

(15)

Flera landsting – ett gemensamt e-arkiv 15

(16)

Mellan- och slutarkiv

(17)

(18)

(19)

Beslutsforum

- Gemensam styrgrupp

- 1 ledamot per landsting/region - Varje landsting svarar för en

kompetens tex vård, IT, arkiv mm

- Tydligt beslutsmandat från sitt

landsting

(20)

Lokalt arbete i projektgruppen

- Objektspecialist för R7e-arkiv - Projektledare

- Lokal IT-specialist för R7e-arkiv

- Utsedda användare av källsystemet

- Ev leverantör

(21)

Migrera eller arkivera?

• Matchar datat i gammalt och nytt system?

• Vilket ger lägst kostnad?

• Hur stort är behovet av datat från det nedlagda

systemet?

(22)

Inleveransspecifikationen styr

• Vilken data som ska levereras

• Hur datat ska struktureras och paketeras

• Vad som ska stå på ”etiketten”

• Vilka format som är godkända att leverera i

(23)

R7 leveranspaket

(24)

Inleveransprocessen

Exportfiler skapas (utifrån inleveransspec)

Filerna laddas

upp i R7e-arkiv Valideras och verifieras (kontroller)

Leveransen produktionssätts

(25)

Hur har vi lyckats med arkiveringsrutinerna

25

• Lokala arbetssätt på varje landsting/region

• Tydligt gränssnitt mot den centrala förvaltningen

• Gemensamma inleveransspecifikationer

• Rekommendationer kring dokumentation och mappning utifrån de erfarenheter som byggs upp

(26)

Erfarenhet och lärdomar

• Arkiveringen kräver stor arbetsinsats vid mappning av data

• Rädda kompetens kring gamla system i tid

• Dokumentera noggrant alla beslut

• Skapa förståelse för skillnad mellan verksamhetssystem och arkivsystem

• Samverkan ger stor vinst men har också en kostnad

• Kommande krav på publika tjänster, utlämnande men också direktaccess för allmänheten

• Styrka i att vara många att dela erfarenheter mm

• Nästan alla inleveransprojekt underskattade i tidsåtgång

• Lågt supportbehov efter driftsättning

(27)

Här står vi nu…

 Förvaltningsläge sedan 5 år

 Parallella pågående inleveransprojekt

 Aktivitet i samtliga landsting

 Anslutning av landsting

 Prioritering av utvecklingsaktiviteter

 Optimering av prestanda för både inleverans och återsökning

 Redan relativt ”gammal” teknisk lösning

(28)

0 5000000 10000000 15000000 20000000 25000000 30000000

Produktionssatt datamängd Journal

(29)

Vad har varit viktigt på vår resa?

• Alla vet och är överens om målet

• Själva resan också viktig, erfarenhetsutbyte

• Utveckling av erfarenheter

• Realism i tidplaner mm

• Förståelse för komplexiteten

(30)

Kanske bör man anpassa farten?

(31)

Kontaktuppgifter:

leif.sandberg@akademiska.se

018-611 60 65 0706-74 10 88 info@r7earkiv.se