Anslutningsprocess e-Arkiv
2014-10-20 1
Pontus Värmhed Christer Schultzén
• Finns ett intresse för e-arkiv.
• Förvaltningsgemensamma specifikationer.
• Statens servicecenter - E-arkiv ny förvaltningsgemensam tjänst.
2
E-arkiv för Nyps organisationerna
• Projekt för gemensamt e-arkiv varför?
• Utgångspunkten är ändå att det finns en fördel med en lösning för alla Nyps-organisationerna då ärendetypen redan idag finns i ett och samma system.
• En e-arkiv tjänst är efterfrågad.
3
Vad är e-arkivet?
• E-arkiv är en tekniskt obunden informationsresurs för bevarande och tillgängliggörande av en organisations verksamhet över tid.
• Informationen ägs av myndigheterna i Nyps och dessa är också arkivansvariga.
• Fysisk närhet till informationsägarna ointressant.
4
Mellanarkiv och slutarkiv
• Mellanarkiv – tillkommande tjänst och förlängning av Nyps men systemoberoende,
• Slutarkiv - leverans till arkivmyndighet.
5
Varför e-arkiv ?
”För myndigheter som tillämpar ett gemensamt verksamhetsstöd för e-arkiv kan kostnaderna antas minska med 10 % till 30 % för utveckling, införande, drift och förvaltning. Bedömningen grundar sig på kostnaderna hos några representativa myndigheter där man beräknat snittkostnaden för att införa en e- arkivlösning till ca 10 – 15 MSEK. Bedömningarna avser dagens kostnader. Än viktigare är att en
satsning på gemensamma verksamhetsstöd kommer att innebära uteblivna investeringsbehov för framtiden. Sammantaget kan antas att förutsättningarna är goda för att på sikt göra besparingar som överstiger de föreslagna projektens kostnader.”
Riksarkivets Förstudie om e-arkiv och e-diarium (publicerad 2011-01-31)
Övriga nyttor:
• Säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen.
• Bidra till en ökad effektivisering för anslutna organisationer samt för företag och övriga intressenter.
• Ge ökad tillgänglighet till information och det gemensamma kulturarvet.
• Förbättra service och att stödja delaktighet.
• Minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering.
6
Koncept med mellanarkiv
Nyps 2020
Verksamhetssystem 2 Diarieföringssystem Verksamhetssystem 1
Mellanarkiv
”E-arkivet”
Bevarandearkiv RA eller annan part
7
8
Aktiviteter inför en anslutning till e-arkiv
Bör göras omgående:
• Informationskartläggning
• Nyttoanalys / Nyttorealisering
• Riskanalys
• Verksamhetskrav
• Övergripande rättsanalys
• Inplacering i
informationssäkerhetsklass
Kan göras inom införandeprojekt:
• Informationsplan
• Kontinuitetsplan
• Förvaltningsrutiner
• Yttrande från
förvaltningsorganisation
• Yttrande från informationsägare
• Drifthandbok
• Användarvägledning
• Utkast leveransgodkännande
• Utkast Testprotokoll
• Systeminventering inför införandeplanering
9
Faktorer som har påverkan
• E-arkivet är ett mellanarkiv – ej bevarandearkiv
• Informationsägarskap – i Nyps 2020 och i E-arkivet till följd av definitionen av e-arkiv som mellanarkiv
• Process: Nyps --> Nyps2020 --> E-arkiv = konvertering
• Paketstruktur vid inleverans utifrån RA:s FGS:er
• Generell process som ska kunna användas för andra verksamhetssystem
• SSC:s uppdrag att ta fram ett gemensamt e-arkiv
• Möjlighet till ”hemtagning/vidareförädling” av e-arkiverad information
• leverans till Riksarkivet eller annan e-arkivleverantör
10
ANALYS PLANERING
B P 1 B
P 0 Beslut att starta
projektanalys
Beslut att starta projektplanering
B P 3 Förbereda anslutning Utreda anslutning
ÖVER- LÄMNING
AV- SLUTNING B
P 7 GENOMFÖRANDE
B P 8 Etablering
B P 5
GENOM- FÖRANDE
Beslut att etablera projektet och starta projektgenomförandet
Beslut att fortsätta genomförandet enligt
ursprunglig eller reviderad plan
Beslut att överlämna
projektets slutresultat
Projektets slutresultat accepterat, beslut
om att starta projektavslutning Ta fram SIP och inleverans-
specifikation
Testa och godkänna anslutning Genomföra kontinuerlig gallring i Nyps2020
Första möte
Ta fram förutsättningar för gallring Nyps2020
