r GISLAVEDS SAMMANTRÄDESPROTOKOLL X!J KOMMUN Fastighet- och servicenämnden Sammanträdesdatum

KOMMUN

Plats och tid Fastighet- och servicekontoret i Gislaved, kl 8.00 ^- 1 0.00 Lisbeth Äkestrand (M), ordförande

Sara-Lena Bengtsdotter Bogren (S) Thomas Johnsson (5)

Marina Josefsson (S)

Sven-Göte Bolmenius (M) ersätter Marcus lngelsbo (M) Rigo Fredriksson (M) ersätter Zuhidin Bahtanovic (M) Kenth Johansson (C)

Charlotte Ström (KD) Pierre Svanström (SD)

Ovriga deltagande

Utses att justera

Justeringens plats och tid Under- skrifter

Patrik Johansson, fastighet- och servicechef Ewy Olsson, nämndssekreterare

Kjell Sjöblom, områdeschef Knut Venholen, områdeschef

erus Karlsson, ekonom Sara Wingren, ekonom

Kenth Johansson (C)

Organ

Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsattande Förvaringsplats för protokollet Underskrift

ANSLAGIBEVIS

Protokollet är justerat. justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Fastighet- och servicenämnden 2017-05-17

2017-05-24

F stighet- oh servicekontoret

wy Olsson

Datum för anslags nedtagande Beslutande

Sekrete7Z

E Olsson

Paragrafer 6 1 ^- 76

Justerande

th Johansson (C)

Paragrafer 61-76

20 17-06-19

Utdragsbestyrkande

Fa §61 Dnr: FA.20 17.24 Ny styrmodell för Gislaveds kommun Ärendebeskrivning

Områdeschef Kjell Sjöblom redogör för ärendet.

Kommunfullmäktige antog den 15 december 2016 en ny styrmodell.

Gisiaveds kommun styrmodell är ett samlingsbegrepp för att tydliggöra en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning och ledning av kommunen som syftartill att säkerställa att de politiska viljeinriktningarna får genomslag i verksamheterna.

Styrmodellen för Gislaveds kommun bygger på mål-och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångspunkt från kommunens övergripande vision och värdegrund samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av medskapande och ansvarstagande utifrån mottot “sätt bollen i rullning ^-alla ska med”.

Beslutsunderlag

Information Ny styrmodell, daterat 170502

Fastighet- och servicenämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna.

Expedieras till:

1

Fa §62 Dnr: FA.2017.21

Upphandling av förmedling av inbrotts- och driftlarm Information

Ärendebeskrivning

Nuvarande förmedling av utlösta larm utförs via manuell tjänst hos SOS Alarm AB.

Ny modern teknik för automatisk förmedling av inbrotts- och driftlarm möjliggör en effektivare och säkrare förmedling än nuvarande system.

Det innefattar också en besparingspotential på cirka 230 tkr årligen.

Installationskostnaden beräknas till 50 tkr och är en engångskostnad som anvisas via delegation.

Fastighet- och serviceförvaltningen har inom kort slutfört

förfrågningsunderlaget och ska därefter påbörja upphandlingen av automatisk larmcentral.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse till nämnd 20 17-05-10 Protokoll 2017-04-26^- Faau §52

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att godkänna informationen och lägga den till handlingarna.

Expedieras till:

usterares signatur Utdragsbestyrkande

Fa §63 Dnr: FA.20 16.33 Lugnet, uppgradering av brandlarm Slutredovisning

Ärendebeskrivni ng

Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar sI utredovisning av projekt 56956.

Brandlarmsanläggningen på Lugnet i Broaryd installerades 1995 och var av konventionell typ det vill säga att utpekande av enskild detektor inte var möjlig.

Genom uppgradering av anläggningen har man nu fått möjlighet till ett

utpekande av larmande detektor till personalens Iarmtelefoner i Internsystemet vilket ökar säkerheten i fastigheten avsevärt.

Projektet kostnadsberäknades till 220 tkr och det blev också den slutliga kostnaden.

Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns.

Beslutsunderlag

Slutredovisning till nämnd 20 17-05-10 Protokoll 20 17-04-26 ^- Faau §53

Fastighet- och servicenämnden beslutar au godkänna slutredovisningen av projekt 56956.

Expedieras till:

Ekonomienheten Socialförvaltningen

lusterares signatur Utdragsbestyrkande

Fa §64 Dnr: FA.2016.78 Hagagården, utbyte av datanät

Slutredovisning Ärendebeskrivning

Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt 56991.

Under förra året beställde socialförvaltningen uppgradering och nya datauttag för nya arbetsplatser på Hagagården i Smålandsstenar. Man beställde dessutom TV och WiFi-uttag som gör det möjligt för personal och boende attsurfa trådlöst.

Projektet kostnadsberäknades till 1 70 000 kr, på grund av ett extra uttag är den slutliga kostnaden 170 686 kr.

Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att underskottet 686 kr anvisas från projekt 57100 Fastighet- och servicenämndens förfogande.

Beslutsunderlag

Slutredovisning till nämnd 20 17-05-10 Protokoll 20 17-04-26 ^- Faau §54

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att godkänna slutredovisningen av projekt 5699 1 och att anvisa underskottet 686 kr från projekt 57100.

Expedieras till:

Ekonomienheten Socialförvaltningen

lusterares signatur

J

Fa §65 Dnr: FA.20 17.23 Ängslyckan, ny vattenbrunn

Medelsanvisning Ärendebeskrivning

På Angslyckans skola i As finns en vattenbrunn som försörjer skolan, förskolan och tre bostadshus med vatten.

Vid flera tillfällen har det varitsvårtatt fylla på den befintliga vattentanken eftersom det inte var tillräckligt vattentryck på grund av låg vattennivå i brunnen. Dessutom finns det inte någon reservvattenkälla om

djupvattenpumpen stannar eller går sönder.

Det finns planer på att ansluta fastigheterna till det kommunala VA-nätet men det sker troligen tidigast 2023 varför fastighet- och serviceförvaltningen ändå förordar en ny brunn nu.

Beräknad kostnad för ny vattenbrunn inklusive borrning, installation av djupvattenpump, schaktning, VS-installation och elarbete är 225 000 kr.

Arbetsutskottet föreslår att medel anvisas från projekt 571 00 Fastighet- och servicenämndens förfogande.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse till nämnd daterad 20 17-04- 18 Protokoll 2017-04-26 ^- Faau §55

Fastighet- och servicenämnden beslutat

att från projekt 57100 anvisa 225 000 kr till en ny vattenbrunn på Ängslyckan i As, projekt 57111.

Expedieras till:

Ekonomienheten

Barn- och utbildningsförvaltningen

justerares signatur

d-’ ⁽⁾

Fa §66 Dnr: FA.20 15.63 Slutredovisn ing av äldre projekt Bureskolan, ombyggnad av slöjdsal Ärendebeskrivning

Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt 56844.

Bureskolan hade tidigare lokaler för textilslöjd och träslöjd i olika delar av skolan och på olika plan. Då idén föddes att samverka i undervisningen mellan dessa två slöjdformer beställde BUN ombyggnation av slöjdsalarna i

källarpianet, där träslöjden låg, till det nya sättet att undervisa i slöjd pä.

Åtgärderna beräknades kosta 600 000 kr, den slutliga kostnaden är 594 533 kr.

Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att överskottet 5 467 kr återförs till projekt 57100 Fastighet- och servicenämndens förfogande.

Beslutsunderlag

Slutredovisning till nämnd, Ombyggnad av slöjdsal på Bureskolan Protokoll 2017-04-26 ^- Faau §56

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att godkänna slutredovisningen av projekt 56844 och att återföra överskottet 5 467 kr till projekt 57100.

Expedieras till:

Ekonomienheten

Barn- och utbildningsförvaltningen

lusterares signaturj _j%’) Utdragsbestyrkande

Fa §67 Dnr: FA.2016.15

Bureskolan, ombyggnad för sophantering och materialåtervinning Slutredovisning

Ärendebeskrivning

Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt 56949.

Bureskolan hade tidigare sin sortering för avfall i samma rum som fungerade som pannrum i skolbyggnaden. Efter ett påpekande från Räddningstjänsten beställde barn- och utbildningsförvaltningen ombyggnad av en annan källarlokal som inreddes för avfallssortering och återvinning.

Kostnaden för projektet beräknades till 75 000 kr, slutlig kostnad är 73 000 kr.

Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att överskottet 2 000 kr återförs till projekt 57100 Fastighet- och servicenämndens förfogande.

Beslutsunderlag

Slutredovisning till nämnd, soprum Bureskolan dat 17-04-19 Protokoll 20 17-04-26 ^- Faau §57

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att godkänna slutredovisningen av projekt 56949 och att återföra överskottet 2 000 kr till projekt 57100.

Expedieras till:

Ekonom ien h eten

Barn- och utbildningsförvaltningen

lusterares signatur

J<

Fa68 Dnr: FA.2015.31 Gärdesskolan, ombyggnad för SF1 Slutredovisning

Ärendebeskrivning

Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt 56904.

1 samband med budgetarbetet inför 20 1 5 beslöt barn- och

utbildningsförvaltningen att SFI-verksamheten skulle lämna Rönnen på Gisleområdet och istället inrymmas i Gärdesskolans befintliga lokaler.

För att detta skulle fungera fanns det behov av en del ombyggnadsarbeten i ett antal rum. Ombyggnaden bestod av många olika moment såsom anpassning av belysning, ventilation, datauttag och slagriktningar på dörrar. Aven en del vikväggar och nya dörrar krävdes i vissa utrymmen.

Fastighetsnämnden anvisade från början 300 000 kr till projektet och

kompletterade senare med ytterligare 75 000 kr till åtgärder av ventilationen.

Den slutliga kostnaden uppgår till 426 288 kr. Underskottet, 5 1 288 kr, beror till största delen på att projektet var tidspressat och att nya förutsättningar tillkom under tiden. Även ventilationsarbetet blev mer omfattande än beräknat.

Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att underskottet 5 1 288 kr anvisas från projekt 571 00 Fastighet- och servicenämndens

förfogande

Beslutsunderlag

Slutredovisning till nämnd, ombyggnaad för SF1, Gislaveds Gymnasium Protokoll 2017-04-26

-

Fastighet- och servicenämnden beslutar

—övcrskottct 2 000 kr till projekt 57100.

Expedieras till:

Ekonomienheten

Barn- och utbildningsförvaltningen ^—

Fel att-sats i originalprotokollet (samma som föregående

§).

att godkänna slutredovisningen av projekt 56904 och att anvisa underskottet 5 1 288 kr från projekt 57100.

lusterares sinaturJ -2 Utdrasbestyrkande

Fa §69 Dnr: FA.20l6.85 Hyresärenden 2017

Utökning, Traststigen 9 Ärendebeskrivning

Socialnämnden har beslutat att bevilja en ansökan om LSS-boende. För att täcka detta behov behöver hyreskontraktet med AB Gislavedshus på Traststigen 9 utökas till att också innefatta en lägenhet på Traststigen 6A.

Det är viktigt för sökanden att ha gångavstånd till serviceboendet på Traststigen 9.

AB Gislavedshus har gjortettförslag till utökat hyresavtal som innefattar även lägenheten pä Traststigen 6A. Arbetsutskottet föreslår att avtalet godkänns.

Beslutsunderlag

Utökn ing av Hyresavtal Traststigen 9 dat 20 1 7-04- 1 9 Traststigen hyresavtal inkl uttökning.pdf

Protokoll 20 17-04-26

-

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att godkänna utökningen av hyresavtalet avseende Traststigen 9 så att detta även omfattar en lägenhet på Traststigen 6A.

Expedieras till:

Socialförvaltningen Ekonomienheten

1 usterares sinatur4

D

Fa §70 Dnr: FA.2016.85 Hytesärenden 2017

Utökning, Kommunhälsan Ärendebeskrivning

Kommunhälsan har ett behov av att utöka sina lokaler på Abjörnsgatan 31 Gislaved genom att hyra ytterligare två kontorsrum på plan 2. Detta är en ökning av ytan

på

Arbetsutskottet föreslår att utökningen i avtalet godkänns.

Beslutsunderlag

Revidering av hyreskontrakt, Kommunhälsan, Äbjörnsgatan 3 Reviderad hyresbilaga Kommunhälsan fr 1 7-04-0 1 .pdf Protokoll 2017-04-26 ^- Faau §60

Fastighet- och servicenämnden beslutat

att godkänna det reviderade hyresavtalet avseende Kommunhälsans lokaler på Abjörnsgatan 31 Gislaved.

Expedieras till:

Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhälsan Ekonomienheten

Justerares signatur

d- Li_:

Fa §71 Dnr: FA.2016.85 Hyresärenden 2017

Lokal för Hemvården i Gislaved Ärendebeskrivning

Socialförvaltningen har framfört önskemål om nya lokaler för Hemvården i Gislaved. Personalen är nu utspridda på Vitsippan, Blomstervägen, Gislow med flera lokaler.

Hemtjänstpersonal, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster är alla en del av den kommunala hemsjukvården och förutsätts samarbeta. Att finnas i samma lokaler underlättar samarbetet.

Det har funnits flera alternativ, men det är Weland Fastighets lokaler i “Gamla Däckfabriken” som det har förts förhandlingar om och som är aktuella nu.

Det handlat om en yta på 1 6 I4kvm. Hyresavtalet föreslås sträcka sig över fem år med möjlighet till förlängning och kostnaden är 1 000 kr/kvm. Vid eventuell förlängning efter fem år blir hyran fortsättningsvis 900 kr/kvm. Det krävs en del ombyggnationer i lokalerna innan hemvården kan flytta in som ger detta

upplägg av hyresnivån. Hyran indexuppräknas årligen och baseras på 900 kr!

kvm efter fem år. Till detta hyresavtal kommer avtal om parkeringsplatser på 2 000 kr/månad samt kostnader för elförbrukning.

Initialt tillkommer kostnader för de delar som kommunal verksamhet av säkerhetsskäl, kvalitetsskäl eller andra skäl måste ordna i egen regi som fiberkabel, datanät, wifi, inbrottslarm, laddstolpar till elbilar, dekontaminator, tvättmaskin, nyckelsystem, m.m.

Lokalerna kan vara etappvis inflyttningsbara under hösten 2017.

Arbetsutskottet föreslår att, under förutsättning att socialnämnden godkänner hyresnivån, hyra nämnda lokaler av Weland Fastigheter AB till Hemvården i Gislaved.

Beslutsunderlag

Lokaler till hemvården i Gislaved daterad 17-04-20 Protokoll 20 17-04-26 ^- Faau §61

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att under förutsättning att socialnämnden godkänner hyresnivån, hyra lokaler till Hemvården i Gislaved av Weland Fastigheter AB i enlighet med förslaget.

Expedieras till:

Socialförvaltningen Ekonomienheten

justerares signatur Utdragsbestyrkande

Fa72 Dnr: FA.2016.56 Budget 2017

Uppföljning av investeringsbudget Ärendebeskrivning

Flera större projekt kommer igång senare än planerat. Det beror på omtag 1 projekten vilket genererar att en del av investeringsutgiften skjuts fram något.

Det är projekten Glashuset, Sporthaflen 1 Smålandsstenar, Ombyggnad av Ekbackens storkök och C-huset vid Asenskolan som kräver omtag. 1 de tre förstnämnda projekten har det kommit fram nya förutsättningar som gör att en förstudie krävs för att säkerställa budget i dessa vilket innebär att tidplanen för genomförandet förskjuts. Beträffande C-huset så görs omprojektering där tillbyggnaden är borttagen vilket är ett resultat av att Anderstorps Prästgård förvärvades.

Prognosen på årsbasis pekar på ett överskott på 34,36 mnkr i förhållande till planerad investeringsbudget.

Förvaltningen kommer under maj månad att träffa övriga förvaltningar och gå igenom eventuella förändringar i planerade projekt.

Beslutsunderlag

Protokoll 2017-04-26 ^- Faau §64

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att lägga informationen med godkännande till handlingarna.

Expedieras till:

Ekonomienheten

lusterares signatur Utdragsbestyrkande

Fa §73 Dnr: FA.2017.6 Ekonomisk rapport 2017

Prognos 1 och Budgetuppföljning 2017-04-30 Ärendebeskrivning

Fastighet- och serviceförvaltning gör sin första uppföljning (Helårsprognos 1) för 2017 efter mars månad. Från och med 2017 har Gislaveds kommun ändrat mallen för helårsprognosen där det visar endast förvaltningens helårsprognos (den tidigare vi kallade budgetavvikelse). Syftet med förändringen är att kunna fokusera på själva prognosen och så tidigt som möjligt upptäcka större

budgetavvikelser. Förvaltningen ska ge tydliga kommentarer om vad avvikelser handlar om och kunna presentera eller planera eventuella åtgärder om det behövs.

Förvaltningens första helårsprognos pekar mot överskott om 764 tkr. 1 beslutsunderlaget, Uppföljning 1, visas anledningarna till överskottet samt fördelning av helårsprognosen per programområde.

Innan bokslutet 2017 ska två ytterligare uppföljningar göras, efter augusti månad och efter oktober månad.

Budgetuppföljn ingen per 2017-04-30 visar överskott med 983 tkr, budget för perioden är -718 tkr. Intäkterna är totalt ca 1 mnkr högre än budget och kostnaderna ca 350 tkr lägre.

Besi utsunderlag

Uppfoljning 1 (Fastighet- och servicenamnden).pdf Tjänsteskrivelse-Uppföljning 1 201 7.docx

Protokoll 20 17-04-26 ^- Faau §63

Fastighet- och servicenämnden beslutar

att fastställa Helårsprognos 1 för 20 1 7 samt att lägga budgetuppföljningen per 20 17-04-30 till handlingarna.

Expedieras till:

Ekonomienheten

1

Fa §74 Dnr: FA.2017.7 Information

Ärendebeskrivni ng

En välfungerande fastighet- och serviceförvaltning kännetecknas av högt

kundfokus, effektivitet och ett gott bemötande. Effektivt resursnyttjande och en god dialog med kunder som förvaltningen levererar tjänster till är mycket viktiga för att nå bästa resultat och ökad medborgarnytta som hela

kommunorganisationen strävar efter. Nyligen tillträdde en ny förvaltningschef för fastighet- och serviceförvaltningen. Som ett led i verksamhetens utveckling önskar förvaltningschefen göra en översyn av organisationens struktur, arbetssätt och kultur. Detta tillsammans med att förvaltningen har ett utökat serviceuppdrag 20 1 7 medför att fastighet- och serviceförvaltningen behöver genomgå en översyn för att möta framtidens behov och krav på bästa sätt.

Omfattning och områden som ingår i översynen:

• Ökat kund och servicefokus

• Kultur, värdegrund, delaktighet

• Organisationsstruktur

• Samarbete internt och externt

• Effektiva arbetssätt och processer

• Kommunikation internt och externt

1 enlighet med delegationsordning har förvaltningschef delegation på att besluta om förvaltningsorganisation, så länge det inte påverkar politisk organisation.

Inför beslutet ska förvaltningschef samråda med arbetsutskottet.

Översynens genomförande

Översynen inleddes i november 2016 och avslutades i mars 2017. Sven-Martin Akesson på Akesson Management AB anlitades för uppdraget. Fastighet- och serviceförvaltningens Iedningsgrupp samt socialchef har varit styrgrupp för översynen och har mött konsulten i såväl enskilda intervjuer som i workshops.

Översynen har genomförts med intervjuer och samtal både individuellt och i grupp med representanter från förvaltningens medarbetare, kunder, chefer och politiker i nämnde i syfte att skapa en bred delaktighet. Facklig samverkan samordnas av förvaltningschef förvaltningens samverkansgrupp.

Översynen har fokuserat på flera delar; dels organisationsstruktur och funktioner men också arbetssätt och förhållningssätt för att uppfylla förvaltningens behov och framtida utmaningar.

Förslag till förändringar

Översynens beslutsprocess omfattar ny organisation samt tillsättning av chefer.

Beslutet omfattar också förslag på en fortsatt handlingspian.

Organisationsförändringen ska vara fulltut genomförd 1 jan, 2018.

Beslutsunderlag Utredningsdirektiv Konsultens rapport

PP-spel som beskriver förändringar på fastighet- och serviceförvaltningen

Justerares signatur Utdragsbestyrkande

Fa §74 (forts)

Fastighet- och servicenämnden beslutat

ati med godkännande lägga informationen till handlingarna.

Expedieras till:

usterares signatur4 Utdragsbestyrkande

Fa §75 Dnr: FA20l7.8 Meddelanden

Ärendebeskrivning

Fastighet- och servicenämnden tar del av följande meddelanden:

Kf 2017-04-27 §53 Kommunens årsredovisning 2016 inklusive förvaltningsberättelse, personalbokslut och miljöbokslut

Kf 201 7-04-27 §54 Revisionsberättelse samt beviljande av ansvarsfrihet för åt 2016 för kommunens verksamhet

Kf 2017-04-27 §62 Antagande av Handlingsprogram för olycksförebyggande arbete 2017-2019

Ks 20 1 7-05-03

§

Ks 2017-05-03

§

Protokoll från planeringssamrådet 20 1 7-03- 1 3

Klagomål, beröm och synpunkter som inkommit till förvaltningen via systemet Tyck till på kommunens hemsida till och med 20 17-05-16

Justerares signatur

tL

Fa §76 Dnr: FA.2017.9 Delegationsbeslut

Ärendebeskrivning

Följande delegationsbeslut anmäls:

Av Fc Patrik Johansson fattat anskaffningsbeslut avseende ersättningsbil till SSK Nattpatrull, socialförvaltningen daterat 20 1 7-04- 19

lusterares signatur Utdragsbestyrkande