Malmö stad
Serviceförvaltningen 1 (2)
SIGNERAD
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-01-09 Vår referens Robert Johansson Arbetsmiljöspecialist
robert.d.johansson@malmo.se
Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete och handlingsplan 2015
SN-2014-1897 Sammanfattning
Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp redovisar resultatet från den årliga uppföljning- en av det systematiskta arbetsmiljöarbetet samt förslag på handlingsplan för 2015. Förvaltningen redovisar även svar på frågor från HR-strategiska avdelningen samt den partsammansatta grup- pen på stadskontoret om system för SAM och om samverkan.
Förslag till beslut
Servicenämnden föreslås besluta
att godkänna serviceförvaltningens handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015, samt,
att lägga förvaltningens resultat av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljö- arbetet 2014 till handlingarna, samt,
att lägga förvaltningens svar till HR-strategiska avdelningen och den partsammansatta grup- pen till handlingarna.
Beslutsunderlag
Sammanställning Årlig uppföljning SAM SEF 141117
Fortsatt utveckling av samverkan 2014
Redovisningsblankett årlig uppföljning av SAM 2014
Tjänsteskrivelse Serviceförvaltningen Årlig uppföljning av SAM
Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2015
Beslutsplanering
Presidieutskottet 2015-01-23 Servicenämnden 2015-01-27
Ärendet
Serviceförvaltningens har följt Malmö stads arbetsmiljöprocess för årlig uppföljning av det sys-
tematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt styrdokumentet ”Servicenämndens kontroll och uppföljning
av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete” ska resultatet av den årliga uppföljningen samt
förslag på handlingsplan rapporteras i nämnden. Beslutsunderlag innehåller en sammanställning
av resultatet för den årliga uppföljningen av SAM samt den handlingsplan som Serviceförvalt-
ningen tagit fram.
2 (2)
Enligt instruktionerna för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet från HR-strategiska avdelningen, ska förvaltningen besvara frågor i blankett ”Redovisning av årligt uppföljning av system för SAM” samt frågor om samverkan från partsammansatta gruppen stadskontoret. Sva- ret ska rapporteras som ett ärende i nämnden, se beslutsunderlag.
Ansvariga
Glenn Willman, HR-chef
Carina Tempel, servicedirektör
1 (4)
2 (4) Områden att
utveckla
Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per
affärsområde
Upp- följning
Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning
Arbetsmiljö- kultur
Ett övergripande mål att skapa en arbetsmiljökultur som präglas av ansvar samt ökad delaktighet och engagemang.
Ett antal aktiviteter enligt nedan där medarbetare ska vara delaktiga. Tex.
tillbudsrapportering och utredningar. Riskhantering.
Skyddsronder. Utveckla samverkan
Antal rapporterade tillbud (med hjälp av statistik) Upplevd delaktighet i årlig uppföljning av SAM
Se delmål nedan. Se delmål nedan. Direktör 2015-01-01 2015-12-31 2015-06-31 resp. 2015- 12-31
Systematiskt arbetsmiljö- arbete
Verksamheten ska utveckla en kvalitetssäkrad process för planering, genomförande och uppföljning av
arbetsmiljöarbetet i syfte att öka trivsel och minska olyckor och ohälsa
Varje affärsområde gör en plan för hur delarna i Malmö stads
"Checklista för SAM" ska gås igenom och på vilken nivå.
Planering genomförd och plan följs upp
Alla kostnadsställen ska använda checklistan senast vid utgången av 2016.
Lokal plan Plan har gjorts redovisas på central samverkan.
Alla chefer
2015-01-01 2016-12-31 2015-04-24
Säkerhetskultur Verksamheten ska präglas av ett högt
säkerhetsmedvetande, där rutiner följs för att säkerställa en god arbetsmiljö.
Tydligt budskap att säkerhet har högsta prioritet genom kommunikation från chefer.
Chefer föregår med gott exempel. Avsteg från säkerhetsrutiner ska få omedelbara konsekvenser.
Informationskampanj om att agera säkert och följa regler tas fram med hjälp av
kommunikationsavdelningen.
Använda KOMIN, affischer och personaltidningen Esset.
Genomföra Arbetsmiljöverkets enkät om arbetsmiljökultur (chefer, skyddsombud).
Utfall på
Arbetsmiljöverkets enkät rörande säkerhetskultur. I början av året för att fastslå utgångsläget samt i slutet av 2015 för att följa eventuell förändring.
Genomförd enkät.
Alla tillbud och arbetsskador ska vara analyserade och åtgärder gjorda.
Förbättring enligt enkät
Resultaten från enkät redovisas i central samverkan
Robert, Ann- Caroline, chefer och skyddsom bud.
2015-01-01 Första mätning 2015-03- 31, andra mätning 2015-11-30
2015-04-30 resp. 2015- 12-31
3 (4)
Områden att utveckla
Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per
affärsområde
Upp- följning
Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning
Samverkan Strukturera arbetet i skyddskommittén,
skyddskommitténs uppdrag ska vara känt av hela
organisationen. Utveckla lokal samverkan och APT, innehåll, struktur och dialog.
Ta fram ett förslag på agenda för skyddskommitté. Fastställ en rutin för hur samverkan ska struktureras. Säkerställ att det är känt av alla anställda. Ta fram agendor för lokal samverkan och APT. Ta fram utbildning i hur dialog på samverkan ska ske.
Resultat från uppföljning av samverkan enligt enkät från HR- strategiska
Rutiner och detaljerade agendor på plats. Utbildning genomförd
På Central samverkan
HR-chef 2015-01-01 2015-12-31 2015-04-30 resp. 2015- 12-31
Sjukfrånvarostati stik ur
genusperspektiv.
Minskad sjukfrånvaro Varje affärsområde ska analysera orsaker ur genusperspektiv och ta fram konkreta åtgärder för att minska sjukfrånvaron.
Statistik sjukfrånvaro.
Förbättring i %.
Varje ledningsgrupp per affärsområde sätter mål.
Statistik följs upp via KOLL per affärsområde och ska ses som en trend.
Åtgärdplan redovisas på central samverkan april 2015.
Åtgärder och statistik följs upp kvartalsvis
Affärs- områdes- chef
Q1 2015 2015-12-31 Kvartalsvis på Central samverkan
Företagshälsovår den
Utveckla en process för skyddskommitténs utvärdering av företagshälsovårdens tjänster. Regelbunden avstämning med företagshälsovården
Ta fram ett verktyg för kvalitetsutvärdering av företagshälsovård. Påbörja upphandling av
företagshälsovård. Varje affärsområde ska ha 2 avstämningsmöte med företagshälsan per år för att diskutera läge och
företagshälsovårdens förslag på åtgärder. Representant från företagshälsan ska var med på skyddskommitté i Q4 för att diskutera resultat analys och åtgärder.
Genomförda möten.
Kvalitetsuppfyllelse enligt utvärdering
2 möten per år och affärsområden.
Metod för
utvärdering på plats och utvärdering gjord
2 möten med FHV per år
På Central samverkan
Affärs- områdes- chefer HR- avdelning
Q2 2015 2015-12-31 2015-06-31 resp. 2015- 12-31
4 (4)
Områden att utveckla
Övergripande mål Aktivitet/åtgärd Mätmetod Konkreta mål Mätetal per
affärsområde
Upp- följning
Ansvarig Påbörjas Klart Tid för uppföljning
Riskhantering Alla verksamheter ska ha en fungerande process för riskhantering. Medarbetarna ska vara delaktiga i
riskbedömningsarbetet. Alla affärsområden ska ha en plan för införande av övergripande riskbedömning
Implementera och utbilda i hur riskbedömningen ska gå till och hur verktyget används. Varje affärsområde tar fram sin egen plan för införande av
övergripande riskbedömning innehållande tidsplan och omfattning.
Arbetsmiljöspecialist hjälper till.
Urval av frågor i checklistan SAM.
Antal avdelningar med riskbedömning på plats matchas mot fastställd plan.
Alla avdelningar enheter sektioner ska ha gjort övergripande riskbedömning.
Framtagen plan och
riskbedömning enligt plan.
Redovisas på central samverkan
Robert Ann- Caroline Alla Chefer
Q2 2015 2015-12-31 Fortlöpande på Central samverkan
Tillbud och arbetsskador
Alla tillbud, olyckor och fall av arbetsrelaterad ohälsa ska anmälas, rapporteras och utredas. Medarbetare ska vara engagerade i att rapportera tillbud och arbetsskador.
Utreda möjligheten till IT-stöd genom att följa arbetet i Malmö stad och delta i eventuellt pilotförsök.
Utbildning i tillbuds- och arbetsskaderapporteringsproces sen och implementering både för ledningsgruppen och anställda. Varje avdelning ska rapportera ett minsta antal enligt fördelningsnyckel, se konkreta mål.
Antalet rapporter per avdelning enligt fördelningsnyckel.
Urval av frågor i årlig uppföljning SAM.
930 rapporterade tillbud för hela förvaltningen 2015 Centrala funktioner.
12
Kommunteknik 600
Kommuntjänster 108
Stadsfastigheter 30
Skolrestauranger 180
Antal rapporterade tillbud enligt fördelnings- nyckel.
Redovisas fortlöpande på central- samverkan
Robert Ann- Carolin Alla Chefer
2015-01-01 2015-12-31 Fortlöpnade på Central samverkan
Kunskap Chefen ska ha tillräcklig kompetens för att kunna utföra de arbetsmiljöuppgifter som tilldelats. Alla
förvaltningens övergripande arbetsmiljörutiner ska vara kända av alla chefer löpande.
Även skyddsombud och arbetsförmän ska utbildas.
HR ska i samråd med ledningsgruppen för varje affärsområde ta fram en övergripande utbildningsplan baserat på dokumentet för fördelning av
arbetsmiljöuppgifter.
Antal chefer som har fått utbildning enligt fastställd plan.
Utvärdering av utbildning.
Uppföljning grad av upplevd kompetens (via enkät eller medarbetarsamtal)
Plan och utbildning enligt plan genomförd för varje affärsområde.
Lokal plan Utbildning enligt plan.
Affärs- områdes- chefer HR- avdelning
Utbildnings -plan 2015-01- 01
Utbildnings -plan klar 2015-03- 31
Fortlöpnade på Central samverkan
2013 Frågor
SR KT KTJ SF
Medel SEF
Medel SEF
Skolrestauranger Kommuntjänster Stadsfastigheter
4 §
SAMVERKAN
2,2 3,0 3,6 3,0 3,0 2,3 Det fattas skyddsombud. Svårt att komma loss. Man känner att man lämnar kollegorna i sticket. Åtgärd: information om
skyddsombudets uppdrag. HSO går ut och informerar på APT tilsammans med chefer.
Vi behöver fler skyddsombud.
Delaktigheten bland arbetstagarna är mer utvecklad än för skyddsombud.
Vi kan bli bättre. Fysiskt fungerar br. Psykosocialt kan vi bli bättre.
5 §
Arbetsmiljöpoli cy
2,0 2,1 2,9 3,0 2,5 2,8 Policy ska diskuteras på APT. Vad innebär den för oss. Göra årlig uppföljning på APT.
Testa på en avdelning. Svårt att uppskatta.
Det finns men vi har valt att tolka frågan som om den är känd. Svår att hitta. Heter Personalpolicy.
Personalpolicyn är kommunicerad när den kom ut. Men vi saknar systematiken.
5 § Rutiner 4,1 3,0 4,0 2,8 3,5 2,5 I rutinen för lokal samverkan bör det styras upp att man undersöker orsaker till sjukfrånvaro och olyckor på enhetsnivå.
Malin kollar om man kan få ut statistik.
Checklistan SAM är bra. Saknar verktyg. Alla är inte bekanta med rutinerna.
6 §
Uppgiftsfördel ning
3,1 4,0 3,5 3,9 3,6 3,2 Vi behöver mer tid till dialog och
handlingsplaner. Stressigt på APT. Åtgärd:
Diskussion kring APT pågår, när var hur.
Tydligare prioritering.
Medarbetarens ansvar inte alltid klart. Skylldig att agera och inte skylla på någon annan.
Det framgår av fördelningen.
6 §
Uppgiftsfördel ning och kunskaper
1,6 1,9 4,0 3,2 2,7 1,9 Mer utbildning i regler förhållanden risker.
Kopplat till verksamheten. Utbildning under loven, specifik riktad mot personalen.
Planera utbildning till Sprorlovet och påsklov.
Utbildning behövs oftare. Bra att utbilda hela ledningsgrupper. Mer anpassad utbildning.
7 §
Arbetstagarnas kunskaper
3,0 2,9 2,4 3,9 3,1 2,0 Bra kunskaper om ergonomi. Alla riskanalyser inte gjorda.
allt är inte dokumenterat.
Nyanställda finns process och rutiner. Men vi glömmer de som varit borta länge.
7 §
Arbetstagarnas kunskaper - introduktion och kännedom
2,7 2,1 2,6 4,1 2,9 1,5 Checklistor finns och följs, kopplat till verksamheten. Men koppling till SAM kan förbättras.Uppdatera lokal checklista
stor skillnad mellan chefer och medarbetare. chefer bra, medarbetare sämre. Skillnad mellan verksamheter,
Byggprocess färdig. Ska implementeras. Tillgängligheten ett problem. Spårbarhet. Arbete på väg med struktur.
Bedömning skala 1-5, 2014 Kommentarer ( Kommuntekniks kommentarer finns i handlingsplaner och redivisas ej här) Reslutat årlig uppföljning av SAM Serviceförvaltningen 2014-11-27
2013 Frågor
SR KT KTJ SF
Medel SEF
Medel SEF
Skolrestauranger Kommuntjänster Stadsfastigheter
Bedömning skala 1-5, 2014 Kommentarer ( Kommuntekniks kommentarer finns i handlingsplaner och redivisas ej här)
7 §
Arbetstagarnas kunskaper - instruktioner
2,0 2,0 2,0 3,3 2,3 2,1 Instruktioner finns för varje maskin. Det finns mycket kvar att riskbedömma, även maskiner. Arbetet påbörjat men går sakta.
Hjälp behövs.
Vi bör bli bättre på att anmäla tillbud. Vi bör prata med våra medarbetare om vad tillbud är.
8 §
Undersökning och
riskbedömning
1,8 2,0 2,6 4,4 2,7 2,1 Se även föregående punkt. Skyddsronder fungerar inte som det är tänkt. Blir ofta en underhållsrapport. Åtgärd: Utbilda chefer, skyddsombud och arbetstagare i hur skyddsronder ska göras. Lägs i handlingsplan till våren.
Alla avdelningarna inte börjat med grovriskanalys.
Skyddsronder görs.
Bättre på att sätta tider på åtgärder efter skyddsronder.
9 § Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud
2,2 3,9 2,6 3,2 3,0 2,0 Stort mörkertal fortfarande.Åtgärd: Viktigt att även återrapportera åtgärder efter tillbudsrapporter på APT. Påminna på APT
Det finns ett mörkertal. allt rapporteras inte. Vi är dåliga på att anmäla. Vi är duktiga på allvarliga händelser, men inte tillbud. "oj".
Behövs mer systematik. Vi kan bli bättre. Återrapporterar på APT.
10 § Åtgärder och
handlingsplan
2,9 3,0 2,6 3,8 3,1 1,7 Viktigt att lärdommar överförs mellan olika enheter. Åtgärd: påminnelse in i
processen.
Tillbud och olyckor följs inte upp. Medarbetarundersökning och skyddsronder följs upp.
Årshjulet behövs.
10 §
Uppföljning av åtgärder
1,9 1,9 3,4 3,0 2,6 1,4 Inte alltid. Kan bli bättre. Dåliga på att följa upp ergonomiska undersökningar och förbättringar.
11 §
Uppföljning av SAM-arbetet
4,4 4,1 3,5 3,7 3,9 4,3 Varje enhet ska göra Årlig uppföjning av SAM. 2 timmar ska avsättas.
Handlingsplan kommer tas fram. Utkast precenterad första samverkan 2015 12 § Extern
sakkunning hjälp
3,9 4,1 4,3 4,1 4,1 4,4 Vi har varit duktiga på att anlita experter. Ta hjälp av Manpower ör att utreda
sjukfrånvaro på gruppnivå.
Medel 2,7 2,9 3,1 3,5 3,1 2,4
Malmö stad
Stadskontoret
Partsammansatta gruppen 2014-09-30
Fortsatt utveckling av samverkan
Partsammansatta gruppen har uppdraget att följa upp och utvärdera samverkan, ge råd och stöd för att underlätta samverkansarbetet samt planera information och utbildning kring avtalet.
I syfte att stödja fortsatt utveckling av samverkan har parterna kommit överens om att inhämta förvaltningarnas erfarenheter av och synpunkter på
implementeringen av det nya samverkansavtalet och hur samverkan fungerar.
Partsammansatta gruppen ber därför förvaltningarnas respektive
skyddskommitté att reflektera och föra dialog kring nedanstående frågor i samband med den årliga systemuppföljningen av SAM.
Resultatet av dialogen i respektive fråga dokumenteras och redovisas gemensamt med den årliga systemuppföljningen.
(Serviceförvaltningens svar finns på sida 2.)
1. Varje förvaltning ska ha tydliggjort i en partsgemensam skriftlig överenskommelse representation och samverkanssystem i förvaltningen. Samverkansgrupp ska knytas till beslutsnivåerna i verksamheten och ansluta till linjeorganisation och
delegationsordning.
a) Finns det samstämmighet mellan beslutsnivåer och samverkanssystem?
b) Om inte, vilka hinder har ni identifierat och hur hanterar ni dessa?
2. Bilden mindre av/mer av visar den förflyttning som Malmö stad vill åstadkomma när det gäller samverkan.
a) Hur långt har ni kommit i denna förflyttning?
b) Vilka möjligheter och utmaningar ser ni i detta arbete?
c) Hur ser ni på förutsättningarna för fackliga förtroendevalda att aktivt delta i samverkan?
3. Samråd i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen utgör behandling i skyddskommitté enligt AML 6 kap 9 §.
a) Hur arbetar ni med skyddskommitténs uppdrag?
b) Bedömer ni att uppdraget är känt i organisationen?
4. Samverkanssystemet måste ständigt omprövas, förbättras och anpassas till den praktiska verkligheten.
a) Vilket stöd behöver ni för att fortsätta utveckla samverkan?
2 (2)
Serviceförvaltningens svar vid central samverkan 2014-11-27 Punkt 1.
Det finns en samstämmighet mellan beslutsnivåer och detta finns nedtecknat i en skriftlig överenskommelse.
Punkt 2.
Mötet konstaterade att samverkansgrupperna fungerar bra men att APT kan förbättras. Kommunikationen mellan samverkan och APT utvecklas och det behöver ske ytterligare satsningar för att förbättra APT, både vad det gäller formalia så som kallelse och minnesanteckningar men också dialogen på träffarna. Ett steg i att förbättra APT blir utbildningssatsningar för förvaltningens chefer i kommunikativt ledarskap. Det behöver också tas fram verktyg för att utveckla dialogen. I dagsläget finns det vissa verktyg i form av förvaltningens samverkansspel som togs fram under 2013.
Punkt 3.
a) Samtliga deltagare i skyddskommittén har fått separata utbildningar i vilket ansvar som åligger dem. Utöver de ordinarie centrala samverkansmötena har skyddskommittén två möten per år som är helt dedikerade till arbetsmiljöfrågor.
För att utveckla uppdraget och kunna arbeta mer
förebyggande upplever skyddskommittén att det behövs ett it-stöd för att kunna registrera, dokumentera och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet.
b) Uppdraget bedöms som relativt okänt i organisationen.
Åtgärder för att motverka detta tas upp i handlingsplanen för 2015 års arbetsmiljöarbete.
Punkt 4.
Se svar under punkt 3b.
Åtgärder relaterade till brister i samverkan dokumenteras ner i
handlingsplanen för 2015 års arbetsmiljöarbete.
Malmö stad
HR strategiska avdelningen
STADSKONTORET August Palms plats 1 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 12 Org.nr. 212000-1124 www.malmo.se
Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Nämnd: Serviceförvaltningen
Tid för genomförande: 2014-12-19
Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara:
Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av mindre justeringar eller åtgärder.
☐ Helt tillfredsställande
Uppföljningen har inte visat på behov av åtgärder.
☒ Tillfredsställande
Endast behov av mindre justeringar inom nedan ikryssade områden.
☐ Samverkan
☒ Policy och rutiner
☒ Uppgiftsfördelning och kunskaper
☒ Kunskaper (medarbetare) och instruktioner
☒ Undersökning och riskbedömning
☒ Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud
☒ Åtgärder, handlingsplan och kontroll
☐ Uppföljning av SAM-arbetet
☐ Extern sakkunnig hjälp
☐ Inte tillfredsställande
Uppföljningen har visat på behov av åtgärder inom nedan ikryssade områden.
