Bilaga 1 Kommunledningskontoret
2018-08-20 Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0204 KS-2
Diariekod: Diariekod: 109
Yttrande över revisionsrapport gällande styrning och kontroll av större investeringar
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen begärt yttrande över revisionsrapporten ”Styrning och kontroll av större
investeringar”.
I PwC rapporten lämnas ett antal rekommendationer kopplat till de iakttagelser som gjorts under granskningen och som syftar till att stärka styrningen och kontrollen av större investeringar. Kommentarerna har arbetats fram tillsammans med trafik- och fastighetskontoret.
Nedan lämnar kommunstyrelsen kommentarer till granskningsresultatet.
Kommentarer
A. Det finns fastställda riktlinjer och rutinbeskrivningar för investeringsprojekt
Vi rekommenderar att rutindokument uppdateras för att anpassas till den nya organisationen samt att arbetet med framtagande av mallar och riktlinjer för projektavdelningen fortgår. Vi har också noterat att det i dokumentet inte finns beskrivning av styrgruppens roll och ansvar, detta bör förtydligas.
Svar: Kommunledningskontoret har påbörjat arbetet med att ta fram rutindokument för den nya organisationen. Trafik och fastighetskontoret tillsammans med kommunledningskontoret kommer uppdatera
rutinbeskrivningarna avseende investeringsprojekt inom projektavdelningen samt komplettera rutinerna med nya mallar som stödjer rutinerna. Kontoren kommer även att ta fram tydligare beskrivning av styrgruppens roll och ansvar i investeringsprojekten.
B. Investeringsprocessen tydliggör ansvar och befogenheter avseende initiering, planering, beslut och genomförande av investeringar
Ansvaret för genomförande av projektet är tydligt ålagt Trafik- och fastighetsnämnden i den nuvarande organisationen. Vi rekommenderar dock att ansvarfördelningen vad gäller beslutsmandat kopplat till ändringar i redan pågående projekt förtydligas.
Svar: Trafik- och fastighetskontoret ska i rutinbeskrivningarna förtydliga beslutsansvaret gällande ändringar i redan pågående projekt.
2018-08-20
Dnr. 2018/0204 KS-2 Sidan 2 av 2
Exempel på förtydligaden är när en investering avser fastighets- kontra verksamhetsinitierad investering, eller när beställaren vill ha en justering eller anpassning. Trafik- och fastighetkontoret ska även uppdatera gränsdragningslistan gällande vad som är hyresgrundande eller inte.
C. Uppföljning och återrapportering sker så att nämndernas kontroll av projekten säkerställs
Vi rekommenderar att större investeringar över en viss beloppsgräns redovisas löpande till nämnd och kommunstyrelse för att säkra uppföljning och kontroll av projekten.
Svar: Trafik- och fastighetskontoret ska löpande under projektarbetet redovisa investeringar ≥ 10 mkr till nämnd och kommunstyrelse.
Redovisningen sker tertialvis per projekt.
D. Slutredoviningen av projekt sker för att säkerställa
Kommunstyrelsens/nämndernas helhetsbild och för att återföra erfarenheter till kommande projekt
Vi anser dock att slutredovisning bör ske snarast efter att projekten är avslutade vilket i nuläget kan dröja upp till 6 månader.
Svar: Trafik- och fastighetskontoret ska slutredovisa projekten snarast efter det att projekten är avslutade, dock senast 3 månader efter projektavslut.
