Trafik - och fastighetsnämnden
Delegations beslut
2018 - 08 - 20
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 579 216 44 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr : 2018/0247 TFN - 2 Diariekod: 103
Kommunstyrelsen
Svar på granskning av styrning av kontroll av större investeringar, Revisionsrapport
De förtroendevalda revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen begärt yttrande över revisionsrapporten ”Styrning och kontroll av större
investeringar”.
I PwC rapporten lämnas ett antal rekommendationer kopplat till de iakttagelser som gjorts under granskningen och som syftar till att stärka styrningen och kontrollen av större investeringa r. Kommentarerna har arbetats fram tillsammans med trafik - och fastighetskontoret.
Nedan lämnar trafik och fastighetsnämnden kommentarer till granskningsresultatet.
Kommentarer
A. Det finns fastställda riktlinjer och rutinbeskrivningar för investeringsprojekt
Vi rekommenderar att rutindokument uppdateras för att anpassas till den nya organisationen samt att arbetet med framtagande av mallar och riktlinjer för projektavdelningen fortgår. Vi har också noterat att det i dokumentet inte finns be skrivning av styrgruppens roll och ansvar, detta bör förtydligas.
Svar: Kommunledningskontoret har påbörjat arbetet med att ta fram rutindokument för den nya organisationen. Trafik och
fastighetskontoret tillsammans med kommunledningskontoret kommer uppda tera rutinbeskrivningarna avseende
investeringsprojekt inom projektavdelningen samt komplettera rutinerna med nya mallar som stödjer rutinerna. Kontoren kommer även att ta fram tydligare beskrivning av styrgruppens roll och ansvar i investeringsprojekten.
Delegations- beslut
2018-08-20
Dnr. 2018/0247 TFN-2
B. Investeringsprocessen tydliggör ansvar och befogenheter avseende initiering, planering, beslut och genomförande av investeringar
Ansvaret för genomförande av projektet är tydligt ålagt Trafik- och fastighetsnämnden i den nuvarande organisationen. Vi rekommenderar dock att ansvarfördelningen vad gäller beslutsmandat kopplat till ändringar i redan pågående projekt förtydligas.
Svar: Beslutsansvaret gällande ändringar i redan pågående projekt kommer förtydligas i rutinbeskrivningen som Trafik och fastighetkontoret och Kommunledningskontoret uppdaterar tillsammans. Kontoren
kommer även tillsammans uppdatera gränsdragningslistan gällande hyresgrundande utgifter.
C. Uppföljning och återrapportering sker så att nämndernas kontroll av projekten säkerställs
Vi rekommenderar att större investeringar över en viss beloppsgräns redovisas löpande till nämnd och kommunstyrelse för att säkra uppföljning och kontroll av projekten.
Svar: Trafik- och fastighetskontoret ska löpande under projektens gång redovisa investeringar ≥ 10 mkr till trafik och fastighetsnämnd och till kommunstyrelse. Redovisningen sker tertialvis per projekt.
D. Slutredoviningen av projekt sker för att säkerställa
Kommunstyrelsens/nämndernas helhetsbild och för att återföra erfarenheter till kommande projekt
Vi anser dock att slutredovisning bör ske snarast efter att projekten är avslutade vilket i nuläget kan dröja upp till 6 månader.
Svar: Trafik- och fastighetskontoret ska slutredovisa projekten snarast efter det att projekten är avslutade, dock senast 3 månader efter projektavslut.
