Anbudsförfrågan ny webbplats

(1)

TILLVÄXT MOTALA AB Motalas näringslivsbolag

Adress: Drottninggatan 50, 591 27 Motala Telefon: 0141 - 101 200 (växel) info@tillvaxtmotala.se www.motala.se

Anbudsförfrågan ny webbplats

(2)

Innehållsförteckning

1. Inbjudan och allmän information ... 3

1.1 Anbudsförfrågan ... 3

1.2 Beställare och ombud ... 3

1.3 Allmänt om Tillväxt Motala AB ... 3

2. Beskrivning samt krav på tjänsten ... 3

2.1 Tekniska krav och önskemål ... 4

2.2 Krav på UX design och användbarhet... 4

2.3 Utbildning ... 4

2.4 Projektplan ... 4

2.5 Förvaltning och support ... 5

3. Tilläggstjänst intern bildbank ... 5

4. Uppgifter som ska lämnas med anbudet ... 5

4.1 Anbudsstruktur ... 5

4.2 Priser ... 6

4.3 Leverantören ... 6

4.3.1 Projektteam ... 6

4.4 Projektplan, genomförande ... 6

4.5 Lösningsförslag publiceringsverktyg ... 7

4.6 Referenser ... 7

4.7 Förvaltning och support ... 7

5. Upphandlingsvillkor ... 7

5.1 Allmänt ... 7

5.2 Upplysningar ... 8

5.3 Uppgifter om anbudsgivaren ... 8

5.4 Angivande av priser ... 8

6. Utvärderingskriterier ... 8

6.1 Allmänt om utvärdering/bedömning ... 8

7. Allmänna villkor ... 9

7.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor ... 9

7.2 Kontroll ... 9

7.3 Sekretess ... 9

7.4 Uppsägning av avtalet eller begränsning av uppdraget ... 9

7.5 Tilläggsbeställning ... 9

(3)

1. Inbjudan och allmän information

1.1 Anbudsförfrågan

Tillväxt Motala AB avser ersätta dagens externa webbplats med en ny lösning som möter

målgruppers behov. En tidigare genomför förstudie gav att ett internt behov även finns för en intern bildbank, som leverantören kan presentera lösning på om möjligt.

I anbudsförfrågan presenteras beskrivning av upphandlingen och Tillväxt Motalas krav på leverantör.

1.2 Beställare och ombud

Upphandlande enhet är Tillväxt Motala med organisationsnummer 556871-3084.

Upplysningar avseende upphandlingen kan lämnas av:

Johanna Sjögren, Projektledare

Mail: johanna.sjogren@tillvaxtmotala.se Tel/mobil: 073-027 51 57

1.3 Allmänt om Tillväxt Motala AB

Tillväxt Motala AB är Motalas näringslivsbolag. Vi ägs och drivs av Motalas företag via den ekonomiska föreningen Tillväxt Motala. På uppdrag av Motala kommun arbetar vi med näringslivsutveckling, etablering, besöksservice och platsmarknadsföring.

Vi arbetar för att optimera antalet invånare, företag och besökare i Motala.

Tillsammans med näringslivet och den kommunala organisationen arbetar vi för att skapa en bra företagsmiljö och god service till näringslivet.

2. Beskrivning samt krav på tjänsten

Tillväxt Motala önskar leverantör för utveckling, förvaltning och support av ny extern webbplats.

Som grund för framtagande av lösning har Tillväxt Motala genomfört en förstudie där effektmål och målgrupper för varje affärsområde samt behov, har fastställts. Leverantören ska i sitt svar presentera hur den föreslagna lösningen möter effektmålen och löser målgruppernas behov. Se bilagor

”Effektmål och syften”, ”Effektkarta” samt ”Målgruppers behov”.

Leverantörens svar på Anbudet ska inkludera presentation av vald teknisk lösning och

webbpubliceringssystem (CMS) baserat på nedanstående krav och önskemål gällande teknik, UX design och effektkartläggning.

Anbudet omfattar följande tjänster:

• Design

• Utveckling, implementering och integration

• Tester och kvalitetssäkring

• Utbildning för Tillväxt Motalas webbredaktörer

• Migrering av data

• Stöd till Tillväxt Motala vid driftstart

• Förvaltning och support

(4)

2.1 Tekniska krav och önskemål

Utöver framtagna effektmål och målgruppers behov, anses följande krav mycket viktiga för den framtida lösningen:

• Stöd för publicering av innehåll på flera språk (svenska, engelska och tyska)

• Den tekniska lösningen ska uppfylla WCAG 2.1 AA i möjligaste mån och eventuella avsteg görs i samråd mellan beställare och leverantör

• All kommunikation mellan webbläsare och webbplatsen ska vara krypterad och ske via HTTPS

• Leverantören ska säkerställa att webbplatsen kan erbjuda full funktionalitet i minst Google Chrome, Apple Safari och Microsoft Edge för både mobil och desktop med responsiv design

• Leverantören ska implementera Google Analytics på den nya webbplatsen

• Leverantören ska, utöver produktionsmiljö, bistå med och ge Tillväxt Motala tillgång till en testmiljö

• Webbplatsen ska hämta och visa evenemang från webbverktyget Basetool

Följande önskemål noterades under tidigare förstudie. Dessa önskemål kan förkastas om starka argument finns.

• Open source lösning

• Möjlighet att publicera inlägg på sociala medier direkt från administratörsgränssnittet

• Tillgång till utbildningsmaterial via administratörsgränssnittet

• Leverantören ska säkerställa att webbplatsen har stöd för äldre webbläsare med begränsad möjlighet till layout, design och funktion (gäller främst webbläsaren Internet Explorer) där avsteg från design och funktion accepteras efter överenskommelse med Beställaren.

• Behörighetsnivåer för webbredaktörer

2.2 Krav på UX design och användbarhet

Leverantören ska leda arbetet med att ta fram webbplatsens koncept. Detta inkluderar:

• Utformning av webbplatsens grafiska layout och design samt bildspråk, enligt Tillväxt Motalas grafiska profil.

• Säkerställa att webbplatsen byggs utifrån en konsekvent navigationsstruktur som är enkel att följa och navigera i.

2.3 Utbildning

Leverantören ska erbjuda Tillväxt Motalas webbredaktörer utbildning i valda lösningen. Utbildning bör ske innan den nya webbplatsen är i skarp drift. Vidare ska leverantören även tillhandahålla användarmanualer.

2.4 Projektplan

Projektstart är planerad att ske under vecka 2, 2021.

Leverantören förväntas arbeta enligt agil projektmetodik och i sitt anbudssvar presentera en projektplan.

Tillväxt Motalas nya webbplats, som denna upphandling avser, ska vara i skarp drift senast 30 april 2021.

(5)

2.5 Förvaltning och support

Leverantören ska erbjuda support och förvaltning av den nya webbplatsen direkt efter driftstart.

Tjänster ska inkludera verktyg för ärendehantering, användarstöd, drift, buggrättningar och återkommande avstämningar samt löpande uppgradering och möjlighet till utökad funktionalitet.

3. Tilläggstjänst intern bildbank

Tillväxt Motala önskar förslag på lösning för intern bildbank, av de leverantörer som har möjlighet att leverera verktyg. Lösningen ska inkludera följande funktioner:

• Sökfunktion

• Tydlig kategorisering och taggar

• Möjlighet att ange fotograf med kontaktuppgifter och premisser för varje bild

• Ange avtalsdatum med notifiering innan utgång

• Massuppladdning av bilder med samma fotograf och datum

4. Uppgifter som ska lämnas med anbudet

4.1 Anbudsstruktur

Leverantören ombeds att lämna anbud enligt strukturen nedan, vänligen respektera önskemålet:

• Kort sammanfattning av anbudet med erbjudandet

• Presentation av lösningen och möjlighet att stödja de tekniska kraven och målgruppers behov, samt exempel på användargränssnitt

• Frivilligt, presentation av lösning för intern bildbank

• Projektplan

1. Översiktlig projektplan

• Estimerade timmar per konsultkategori och indelad etapp enligt projektmetodik

• Estimat och målpris 2. Projektteam – CV/konsultprofiler

3. Tillväxt Motalas förväntade insats i projektet

• Samarbetsformer

• Referenser

• Förvaltning och support 1. Organisation

• Förvaltning

• Support

2. Verktyg – ärendehantering mm 3. Alternativa SLA

4. Priser för förvaltning och support

5. Förslag på avtalslängd för förvaltingsavtal

• Förslag på kommersiella villkor i övrigt

• Priser i sammandrag, ska lämnas i bifogad excelfil, ”Prismall”.

1. Eventuella licens- och driftpriser 2. Timpriser

3. Support och förvaltning

(6)

Adress: Drottninggatan 50, 591 27 Motala Telefon: 0141 - 101 200 (växel) info@tillvaxtmotala.se www.motala.se 4. Summering av erbjudandets helhetspriser

5. Frivilligt, kostnader intern bildbank

• Sanningsförsäkran

4.2 Priser

Priser ska lämnas i bifogad excelfil, ”Prismall”.

4.3 Leverantören

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet och kompetens av:

- utveckling och underhåll av externa webbplatser - webbdirektivet och WCAG 2.1

Anbudsgivaren bekräftar att denne har de resurser avseende verksamhet, kompetens och kapacitet såsom tekniska resurser samt kvalitetssäkringsresurser som fodras för uppdraget.

Tillväxt Motala AB lyder inte under lagen om offentlig upphandling utan har en egen

upphandlingspolicy som säger att bolaget alltid ska upphandla varor/tjänster av föreningens medlemsföretag i första hand. Finner bolaget att medlemsföretaget inte uppfyller

kravspecifikationen som ställs äger bolaget rätt att ställa förfrågan till andra företag utanför den ekonomiska föreningen.

4.3.1 Projektteam

Leverantören ska tillhandahålla projektteam med kompetens och erfarenhet av liknande projekt och webbpubliceringssystem som offereras. Leverantören ska bilägga CV/konsultprofiler på samtliga i teamet.

Leverantören ska presentera följande kompetens:

• Projektledare/Scrum Master

• UX designer

• Fullstack webbutvecklare, alternativt back-end OCH front-end utvecklare

Samtliga konsulter bör ha minst ett par års erfarenhet av liknande webbprojekt, vilket ska framgå i konsultens CV.

I det fall då leverantören anlitar underleverantörer ansvarar leverantören för underleverantörens arbete så som för sitt eget arbete. Mellan leverantör och underleverantör ska ett giltigt

samarbetsavtal finnas, som ska kunna visas upp på beställarens begäran.

Anbudsgivaren ska ange eventuell underleverantörs namn, organisationsnummer samt roll i uppdragets genomförande.

4.4 Projektplan, genomförande

Leverantören ska presentera förslag på projektplan för leverans av lösningen från projektstart till lansering. Projektplanen ska ge Tillväxt Motala en uppfattning om hur leverantören ämnar arbeta agilt och mot driftsättning enligt Tillväxt Motalas deadline.

Den bifogade projektplanen förväntas innehålla följande delar med tidsuppskattning:

• Fastställning av backlog med prioriterade user stories

• Designfas

(7)

• Förberedelser och uppsättning av miljöer

• Utveckling och implementering

• Utbildning för webbredaktörer

• Migrering av data

• Slutgiltiga tester och kvalitetssäkring

• Driftsättning

4.5 Lösningsförslag publiceringsverktyg

Anbudsgivaren ska presentera lösningsförslag för Tillväxt Motalas externa webbplats samt bifoga exempel på användargränssnitt.

4.6 Referenser

Leverantören ska i anbudet lämna två (2) referensuppdrag för liknande projekt, där leverantören har tagit ett helhetsansvar för framtagandet av ny extern webbplats. Referensuppdragen ska vara genomförda under de senaste tre (3) åren.

De angivna referenterna kan komma att kontaktas angående uppdragets utförande.

Minst ett av referensuppdragen ska ha avsett utveckling i samma webbpubliceringssystem som offereras i denna anbudsförfrågan.

4.7 Förvaltning och support

Leverantören ska i sitt anbud redovisa:

• Öppettider för support

• Ärendehanteringssystem - flexibilitet i SLA och supportavtal värderas högt.

• Kostnader förknippade med drift och förvaltning.

• Support- och förvaltningsavtal förväntas innehålla användarstöd, drift, buggrättning och återkommande avstämningar samt löpande uppgraderingar och möjlighet till utökad funktionalitet.

4.8 Tilläggstjänst intern bildbank

De leverantörer som har möjlighet kan presentera lösning för intern bildbank. Leverantören ska i det fallet lägga fram sitt förslag på verktyg, samt i prismallen redovisa de kostnader som tillkommer för denna tjänst.

5. Upphandlingsvillkor

5.1 Allmänt

Anbud ska lämnas skriftligt enligt angiven anbudsstruktur och undertecknat av behörig firmatecknare. Det ska vara märkt med ”Webbplats 2021”.

Anbudet ska sändas till:

Tillväxt Motala AB, johanna.sjogren@tillvaxtmotala.se

Anbudet ska vara oss tillhanda senast den 4 december kl 16:00. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.

(8)

5.2 Upplysningar

Upplysningar avseende upphandlingen kan lämnas av Johanna Sjögren, 073-0275157 johanna.sjogren@tillvaxtmotala.se

5.3 Uppgifter om anbudsgivaren

Leverantören ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantören ska inneha F-skattesedel.

Tillväxt Motala AB kan utesluta en anbudsgivare om anbudsgivaren:

• Är i konkurs eller i likvidation, eller under tvångsförvaltning

• Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt betalningar eller är underkastad näringsförbud

• Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande

• Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom

• Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen

• Inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialförsäkringsavgifter

• Underlåtit i något väsentligt hänseende lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts enligt ovan

Anbudsgivaren ska intyga att denne inte brister i något av ovanstående hänseende genom:

• Sanningsförsäkran undertecknad av firmatecknare

• Intyg från behörig myndighet som utvisar att leverantören har betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala avgifter.

Anbudsgivaren ska vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi.

Anbudsgivaren ska ha stor erfarenhet och relevant kompetens inom det specificerade

anbudsområdet vilket ska kunna styrkas genom bifogade referenser från minst två tidigare kunder som Tillväxt Motala AB kan kontakta. Ange organisationen/företagets namn, adress samt

kontaktuppgifter till den person som kan svara på frågor om anbudsgivarens förmåga för var och en av referenserna.

Tillväxt Motala AB förbehåller sig även rätten att inhämta egna referenser som kan komma att användas som stöd för utvärderingen av respektive anbud.

5.4 Angivande av priser

Ska ske i bifogad mall.

6. Utvärderingskriterier

6.1 Allmänt om utvärdering/bedömning

Tillväxt Motala AB kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med avseende på pris och kvalitet. Anbudsgivaren måste vara medveten om samt acceptera att utvärderingen till vissa delar kommer att vara subjektiv.

Anbudssvar behandlas lika oavsett om tilläggstjänsten ingår i leverantörens svar eller ej.

(9)

7. Allmänna villkor

7.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor

Tillväxt Motala AB har 30 dagar som betalningsvillkor. Tillväxt Motala AB betalar slutlikvid när uppdraget har slutförts och arbetsresultatet har godkänts.

Tillväxt Motala AB kan betala dellikvid för redovisade och av Tillväxt Motala AB godkända kostnader, dock inte oftare än en gång per månad. Fakturan ska märkas med datum och rubrik. Av fakturan ska framgå arten och omfattningen av det arbete som utförts under den period som fakturan avser samt om fakturan avser del- eller slutlikvid. Kostnaderna ska specificeras med antal timmar per person och arvode. Slutfaktura ska vara Tillväxt Motala AB tillhanda senast en månad efter uppdraget har slutförts.

7.2 Kontroll

När ersättning utgår i form av timarvode ska uppdragstagaren kunna styrka sin debitering genom tidsskrivning eller bokföring. Tillväxt Motala AB har rätt att genom erforderlig kontroll förvissa sig om att det arbete som anges i faktura motsvaras av utfört arbete. Observera att om uppdragstagaren handlar upp underleverantörer ska i mesta möjliga fall dessa vara Motalabaserade företag samt godkännas av Tillväxt Motala AB.

7.3 Sekretess

Uppdragstagaren har tystnadsplikt om arbetsresultatet inklusive underliggande underlag. Samma regler gäller för underleverantörer som anlitas till uppdraget. Uppdragstagaren förbinder sig också att följa bolagets policy mot mutor och bestickning.

7.4 Uppsägning av avtalet eller begränsning av uppdraget

Tillväxt Motala AB kan säga upp avtalet eller begränsa uppdragets omfattning före utgången av den avtalade tiden. Sägs avtalet upp utgår ersättning till uppdragstagaren för utfört arbete, nerlagda kostnader och styrkt, nödvändig avvecklingskostnad. Om uppdragstagaren finner att han inte kan fullgöra uppdraget ska denne snarast skriftligt underrätta Tillväxt Motala AB. Tillväxt Motala AB avgör därefter hur uppdraget ska slutföras och lämnar skriftligt besked till uppdragstagaren.

7.5 Tilläggsbeställning

Tilläggsbeställning ska vara skriftlig med skriftlig bekräftelse av motparten för att vara giltig.