Revisionsrapport 2019 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Orust kommun. Grundläggande granskning 2019

(1)

Revisionsrapport 2019

Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2020

Orust kommun

Grundläggande granskning 2019

(2)

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

1. Inledning... 4

1.1. Bakgrund ... 4

1.2. Syfte och revisionsfrågor ... 4

1.3. Revisionskriterier ... 4

2. Granskningens utgångspunkter ... 5

2.1. Kommunens styrmodell som revisionskriterium ... 5

3. Kommunstyrelsen ... 6

3.1. Iakttagelser ... 6

3.2. Kommunstyrelsens arbete med ekonomistyrning ... 7

3.3. Kommunstyrelsens arbete med uppsikt över nämnder, bolag och förbund ... 8

3.4. Kommunstyrelsens arbete med digitalisering ... 8

3.5. Kommunstyrelsens arbete med fastighetsunderhåll ... 9

3.6. Kommunstyrelsens arbete med VA-försörjning... 9

3.7. Utskottens roll i beredning ... 9

3.8. Dialog med kommunstyrelsens- och kommunstyrelsens utskotts presidier ... 9

3.9. Vår bedömning ... 10

4. Miljö- och byggnadsnämnden ... 11

4.2. Nämndens arbete med ekonomistyrning ... 12

4.3. Nämndens arbete med tillsyn ... 12

4.4. Dialog med miljö- och byggnadsnämndens presidium ... 13

5. Sociala myndighetsnämnden ... 14

6. Sammanställd bedömning per nämnd ... 15

7. Samlad bedömning ... 16

Bilaga 1: Bakgrund Bilaga 2: Källförteckning Bilaga 3: Revisionskriterier Bilaga 4: Nämnddialoger

(3)

Sammanfattning

EY har genomfört en grundläggande granskning av nämnderna i Orust på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed. Granskningen omfattar samtliga nämnder och har genomförts genom dokumentstudier och nämnddialoger.

Enligt God revisionssed 2018 ska den grundläggande granskningen bland annat ge underlag för att bedöma styrelse och nämnders styrning, uppföljning och kontroll samt måluppfyllelse.

Granskningen avser verksamhetsår 2019. Granskningen omfattar inte granskning av säkerhet i redovisningssystem. Detta granskar revisorerna i löpande granskning som en del av redovisningsrevisionen. Nämndernas måluppfyllelse har granskats per delårsrapport i augusti 2019. Områden som har framkommit i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys har också behandlats översiktligt.

Utifrån kraven i kommunallagen samt kommunens styrmodell och riktlinjer för intern kontroll har vi tagit fram en definition av revisionskriterier som styrelse och nämnder ska uppfylla för att ha säkerställt ett ändamålsenligt arbetssätt.

Granskningen visar att kommunstyrelsen i allt väsentligt säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Av granskningen framkommer att indikatorer och målvärden inte är framtagna för samtliga av kommunfullmäktiges mål i sektorernas uppdragsdokument, men att styrmodellen följs i övrigt. Vi noterar att analysarbetet i samband med uppföljning av måluppfyllelse fortfarande kan stärkas. Vidare visar granskningen att styrelsen i huvudsak arbetat med intern kontroll i enlighet med lagkrav och styrmodell, men att riktlinjen ej är uppdaterad utifrån den nya process för intern kontroll som implementerats. I augusti prognostiserade kommunen en avvikelse på +1,8 mnkr och uppföljning av mål visade en blandad måluppfyllelse. I övrigt visar granskningen att kommunstyrelsen har säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering i enlighet med styrmodellen, samt en tillräcklig uppsikt över nämnder och kommunalförbund.

Granskningen visar att miljö- och byggnadsnämnden i allt väsentligt säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Av granskningen framkommer att indikatorer och målvärde inte är framtaget för samtliga av kommunfullmäktiges mål i sektorns uppdragsdokument, men att styrmodellen följs i övrigt.

Uppföljning av mål per augusti 2019 visar på blandad måluppfyllelse, samt att sektor miljö- och bygg prognostiserar ett underskott om 1,7 mnkr för helår. Ett underskott prognostiserades redan per april, och har succesivt försämrats. Nämnden har inte uppdragit sektorn att framta en åtgärdsplan för att omhänderta underskottet och uppnå budget i balans. I övrigt visar granskningen att nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering i enlighet med styrmodellen. Vidare visar granskningen att nämnden har arbetat med intern kontroll i enlighet med lagkrav och styrmodell.

Granskningen visar att sociala myndighetsnämnden följer de anvisningar som finns i kommunens styrmodell avseende styrning och arbete med kommunfullmäktiges mål och direktiv, samt följer reglemente. Därtill visar granskningen att nämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering, i enlighet med kraven i kommunens styrmodell. Av granskningen framgår att nämnden inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll i enlighet med

(4)

kraven i kommunallagen samt kommunens styrmodell. Nämnden har inte genomfört en riskanalys eller antagit en internkontrollplan.

Utifrån granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Rekommendationer lämnas när revisorerna iakttagit brister inom ramen för granskningen.

Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

 Stärka analysarbetet i samband med måluppföljning.

 Säkerställa att styrelsens uppsiktsplikt definieras.

 Säkerställa att riktlinjer för intern kontroll uppdateras utifrån kommunens nya process.

Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi miljö- och byggnadsnämnden att:

 Tillse att samtliga mål riktade till nämnden omhändertas i nämndens uppdragsdokument.

 Säkerställa att åtgärder vidtas vid avvikelser i ekonomi eller verksamhet.

Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi sociala myndighetsnämnden att:

 Utveckla sitt arbete med intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt fastställa och följa upp en plan för intern kontroll.

(5)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Enligt kommunallagen 12 kap. 1 § ska revisorerna årligen granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden i den omfattning som följer av God revisionssed.

Styrelse och nämnders ansvar för verksamheten regleras i kommunallagen 6 kap. 6 §. Där framgår att nämnderna ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Bakgrund till granskningen samt metod beskrivs i bilaga 1. Källförteckning återfinns i bilaga 2.

1.2. Syfte och revisionsfrågor

Syftet med den grundläggande granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvars- prövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed¹. Granskningen syftar till att bedöma och besvara följande revisionsfrågor:

 Har kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt sociala myndighetsnämnden säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt?

 Har kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt sociala myndighetsnämnden säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering? Det vill säga i enlighet med krav i kommunens styrmodell.

 Har kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt sociala myndighetsnämnden säkerställt en tillräcklig intern kontroll? Det vill säga i enlighet med kommunala anvisningar.

Samt nedan frågor av kartläggande karaktär som inte resulterar i en bedömning:

 Hur arbetar kommunstyrelsen och nämnderna med ekonomistyrning?

 Hur utövar kommunstyrelsen sin uppsikt över nämnder och utskott?

 Hur arbetar kommunstyrelsen med det riktade uppdraget avseende digitalisering?

 Hur arbetar kommunstyrelsen med fastighetsunderhåll?

 Hur arbetar kommunstyrelsen med VA-försörjning?

 Vilken roll har utskotten i beredningen?

 Hur arbetar miljö- och byggnadsnämnden med tillsyn?

1.3. Revisionskriterier

Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. Revisionskriterierna beskrivs i kapitel 2 samt bilaga 3. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av:

 Kommunallagen 6 kap. 1 §, om kommunstyrelsens ansvar att leda och samordna kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas verksamhet

1 Kommunrevisionen har under 2019 även genomfört fördjupade granskningar och granskningar inom ramen för redovisningsrevisionen som utgör grund för ansvarsprövningen.

(6)

 Kommunallagen 6 kap. 6 § om nämnders ansvar att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med föreskrifter, fullmäktiges mål och riktlinjer samt med tillräcklig intern kontroll

 Kommunfullmäktiges mål och uppdrag i budget 2019

 Kommunens styrmodell som beskriven i budget 2019

 Kommunens riktlinje för intern kontroll

2. Granskningens utgångspunkter

2.1. Kommunens styrmodell som revisionskriterium

Följande definition av revisionskriterier bygger på Orust kommuns Budget 2019 med plan 2020–2021. Vidare bygger nedbrytningen på reglemente och riktlinjer för intern kontroll. Detta tillsammans med kommunallagen bildar ett ramverk som beskriver hur styrelse² och nämnder³ enligt fullmäktiges riktlinjer ska arbeta med styrning, uppföljning och intern kontroll och är utgångspunkten för de avvikelser som lyfts fram i kapitel 3–5. Ytterligare beskrivning av granskningens revisionskriterier framgår i bilaga 3.

 Tillräcklig styrning för att leva upp till mål, beslut och föreskrifter

• Brutit ned fullmäktiges mål till egna mål med indikatorer och målvärde

• Måluppfyllelse i arbetet med fullmäktiges mål

• Verkställighet av fullmäktiges riktade uppdrag

• Följsamhet mot reglemente

 Tillräcklig uppföljning av verksamhet och ekonomi

• Följt upp nämndens målarbete och ekonomi tertialvis under året

• Analyserat samt vidtagit åtgärder vid avvikelser i verksamhet eller ekonomi

• Löpande utövat uppsikt över nämnder, bolag och förbund

 Tillräckligt arbete med intern kontroll⁴

• Genomfört en riskanalys

• Fastställt en intern kontrollplan i enlighet med riktlinjer

• Följt upp arbete med intern kontroll

• Rapporterat uppföljning av nämndens interna kontroll till kommunstyrelsen

• Följt upp kommunens samlade arbete med intern kontroll

2 För kommunstyrelsen gäller samtliga revisionskriterier med undantag för Rapporterat uppföljning av nämndens interna kontroll till kommunstyrelsen

3 För miljö- och byggnadsnämnd samt social myndighetsnämnd gäller samtliga revisionskriterier med undantag för Löpande utövat uppsikt över nämnder, bolag och förbund samt Följt upp kommunens samlade arbete med intern kontroll.

4 Av dialog och skriftliga svar framkommer att ett arbete pågår för att implementera en ny process för arbetet med intern kontroll i kommunen. I granskningen utgår vår bedömning ifrån Riktlinjer för intern kontroll antagna av kommunstyrelsen 2014-09-25, vilka ännu inte uppdaterats utifrån ny process.

(7)

3. Kommunstyrelsen

3.1. Iakttagelser 3.1.1. Målstyrning

Av protokoll från kommunstyrelsens sammanträde i februari 2019 framkommer att kommunstyrelsen antog uppdragsdokument för innevarande år i februari månad vilket är senare än vad kommunens styrmodell föreskriver. Enligt Budget 2019 med plan 2020–2021 ska uppdragsdokument för sektorerna antas av kommunstyrelsen i november året innan det år som dokumentet avser. Vi noterar dock att detta är linje med kommunfullmäktiges skrivelse i Budget 2019 med plan 2020–2021, där framgår att utskotten ska bereda och nämnderna ska besluta om sina respektive sektorers uppdragsdokument för 2019–2021 inklusive detaljbudget för 2019 senast under februari månad 2019. Av protokoll (2019-11-27) framgår att kommunstyrelsen i november antog respektive sektorers uppdragsdokument för 2020–2022 inklusive detaljbudget för 2020 i enlighet med kommunens styrmodell.

Kommunstyrelsen har inte säkerställt att det i sektorernas uppdragsdokument kopplas indikatorer och målvärden till samtliga av kommunfullmäktiges övergripande mål från Budget 2019.⁵ Enligt kommunens styrmodell ska indikatorer och målvärde kopplas till respektive mål.

Vi noterar att målstyrning enligt uppgift inte sker i enlighet med styrmodellens formulering.

Indikatorer och målvärden tas fram för fullmäktiges övergripande mål när det anses lämpligt.

Denna information framgår inte av styrdokument. I dialog med kommunstyrelsen och utskottens presidier framkommer att ett arbete pågår för att stärka analysprocessen, dels när indikatorer och målvärden framtas och dels när de följs upp.

Vidare framgår att ett riktat uppdrag ej omhändertagits av sektor omsorg.⁶ Det framgår inte varför uppdraget inte inkluderats.

3.1.2. Uppföljning

Av ekonomisk uppföljning i delårsrapport per april 2019 framgår att sektor omsorg och sektor lärande prognostiserar underskott för helår. Sektor omsorgs helårsprognos uppgick till minus 22,8 mnkr och sektor lärandes helårprognos för grundskola uppgick till minus 2,1 mnkr för

5 Sektor ledning och verksamhetsstöds mål om minskad klimatpåverkan och fossilfritt samhälle saknar indikatorer och målvärden.

Sektor omsorgs mål att synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden saknar indikatorer och målvärden.

Sektor lärandes tre mål minskad klimatpåverkan och fossilfritt samhälle, synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden, samt Orust ska präglas av social, kulturell, miljömässig och materiell hållbarhet saknar indikatorer och målvärden.

Sektor samhällsutvecklings mål synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden saknar indikatorer och målvärden.

6 I sektor omsorgs uppdragsdokument saknas kommunfullmäktiges riktade uppdrag att skapa möjligheter för invånare och anhöriga att i gemenskap med boende äta lunch på äldreboenden.

(8)

2019. Kommunstyrelsen beslutade att inte godkänna de prognostiserade budgetavvikelserna utan uppmanade sektorerna att omgående vidta åtgärder. Av protokoll (2019-08-28) framgår att kommunstyrelsen beslutade att godkänna sektor omsorg och sektor lärandes respektive redovisning av åtgärdsplan för budget i balans 2019.

Av delårsrapport per augusti 2019 framgår att sektor omsorg prognostiserar ett underskott om minus 12,6 mnkr. Det är en förbättring om 10 mnkr jämfört med prognosen per april. Sektor lärande prognostiserade per augusti ett fortsatt underskott för grundskolan om minus 2,2 mnkr.

Av protokoll (2019-09-25) framgår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna de prognostiserade underskotten för helår 2019.

Uppföljningen av mål per augusti 2019 visar på en blandad måluppfyllelse. Fem av kommun- fullmäktiges nio övergripande mål prognostiseras vara uppfyllda vid årsskiftet, och fyra prognostiseras vara delvis uppfyllda vid årsskiftet. Av de totalt 22 riktade uppdragen till sektorerna är bedömningen att 5 uppdrag kommer att genomföras före årsskiftet, 15 uppdrag är uppstartade eller delvis genomförda och 2 uppdrag kommer inte att vara påbörjade vid årsskiftet.

Ingen avvikelse att notera avseende kommunstyrelsens uppsikt över nämnder, bolag och kommunalförbund.

3.1.3. Intern kontroll

Enligt uppgift pågår ett arbete för att implementera en ny process för intern kontroll. Riktlinjer för intern kontroll, vilka antogs av kommunstyrelsen 2014-09-25, har ännu inte uppdaterats utifrån den nya processen. Av skriftliga svar framkommer att en uppdatering planerades att genomföras under hösten 2019.

Av helårsuppföljning av kommunstyrelsens kontrollplan för 2019 framgår att samtliga kontrollmoment är genomförda. Resultatet visar på några mindre avvikelser. Åtgärdsförslag presenterades för kommunstyrelsen för de aktuella kontrollerna.

3.2. Kommunstyrelsens arbete med ekonomistyrning

Av dialog med kommunstyrelsen framgår att åtgärder har vidtagits för att förbättra den prognos om underskott bland kommunens sektorer som presenterades per april 2019. Sektor lärande uppger i dialog att sektorns prognossäkerhet anses vara god men att det finns orosmoment för prognosen vilka sektorn inte kan påverka själva. Exempelvis nämner utskottet de gymnasieplatser som kommunen köper från andra kommuner vilka har påverkan på budgetläget.

Sektor omsorg uppger i dialog att de genom åtgärder under året har lyckats minska sitt underskott. Genomlysningar av individ- och familjeomsorg (IFO), hemtjänst och bistånd har genomförts. Sektorn har även månatliga avstämningar av samtliga placeringar för att stämma av kostnader och framtida planering inom IFO. Vidare uppger sektorn att de redovisar sektorns ekonomi månadsvis till kommunstyrelsen istället för tertialvis som tidigare. Detta ska enligt sektorn öka kommunstyrelsens kontroll över ekonomin.

(9)

3.3. Kommunstyrelsens arbete med uppsikt över nämnder, bolag och förbund⁷

Kommunstyrelsen uppger i skriftligt svar till revisionen att uppsikten utövas med grund i underlag vid budgetberedning, den ekonomiska rapporteringen samt de av styrmodellen fastställda rapporteringar som äger rum under ett budgetår. Vidare skriver kommunstyrelsen att regelbundna ordförandeträffar utgör ett verktyg i arbetet med att fullgöra uppsiktplikten.

I dialog uppger kommunstyrelsen att grunden för att fullgöra uppsiktsplikten skapas genom att styrelsen har tillräcklig kunskap, insyn och kontroll över verksamheten. Styrelsen uppger att de har ett tätt samarbete med presidierna och sektorerna i syfte att säkerställa detta. Enligt uppgift kommer kommunstyrelsen, från och med årsskiftet 2019/2020, införa regelbundna presidiemöten mellan styrelsen och fullmäktige, i enlighet med reglemente.

Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ska ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunallagen anger vidare att styrelsen i årliga beslut ska pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Protokoll visar att kommunstyrelsen 2019-03-27 föreslog kommunfullmäktige att godkänna stiftelsen Orustbostäders årsredovisning samt revisionsberättelse för 2018. Därutöver föreslog kommunstyrelsen fullmäktige att bevilja stiftelsens styrelse ansvarsfrihet. Stiftelsen har endast vid ett tillfälle deltagit på sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott (2019-03-13).

Bortsett från detta har stiftelsen inte deltagit vid kommunstyrelsen eller dess utskotts sammanträden.

3.4. Kommunstyrelsens arbete med digitalisering

En digital agenda har tagits fram under året och antogs av kommunfullmäktige i december 2019. Agendan innehåller en strategi för åren 2019–2024, och pekar ut mål och riktning för kommunens digitaliseringsarbete. I dialog uppger kommunstyrelsen att arbetet med digitalisering sker utifrån en tydlig målbild med fokus på insatser både ur ett internt och externt perspektiv. Målbilden, som den beskrivs i agendan, innebär: bättre resursutnyttjande genom effektivisering, förbättrade arbetssätt och processer, samt ökad kvalité och service till invånare och näringsliv. Det finns ett externt behov av att kommunen genom digitalisering ska öka medborgarnas tillgänglighet till kommunens tjänster. Det interna digitaliseringsbehovet består i att uppdatera interna processer. Av agendan framgår att uppföljning av digitaliseringsarbetet ska ske årligen i kommundirektörens ledningsgrupp samt i kommunstyrelsen.

Sektor lärande uppger i dialog att en förhoppning med digitaliseringsarbetet är att det både kan skapa mervärde i form av minskad administrativ belastning, men också bidra till mer behovsanpassad undervisning med digitala verktyg. Sektor omsorg uppger i dialog att en digital strategi är framtagen. Sektorn uppger att ledningsgruppen prioriterar mellan digitaliseringsinsatser utifrån behov och tillgängliga resurser. Sektor samhällsutveckling

7 Orust kommun äger Stiftelsen Orustbostäder vilken bedrivs som ett kommunalt företag. Kommunen är delägare i det kommunala bolaget Södra Bohuslän Turism AB, ett utvecklingsbolag för turism bestående av näringsliv och kommun. Därtill ingår Orust i Fyrbodals kommunalförbund samt SKR.

(10)

uppger i dialog att sektorn arbetar med att effektivisera genom digitalisering. Sektorn lyfter att arbetet sker systematiskt. Ett antal områden har valts ut som ska analyseras för att bedöma vilka effekter de kan väntas få av digitaliseringsinsatser på området. Exempel på områden är VA, projektstyrning, renhållning och kostenheten. Effekter, både observerade och framtida, är att verksamheten blir mer kostnadseffektiv men även att kvaliteten ökar i verksamheten.

3.5. Kommunstyrelsens arbete med fastighetsunderhåll

I kommunfullmäktiges protokoll från 2019-02-14 framgår att kommunstyrelsens förslag till fastighets- och lokalstrategi har godkänts. Sektorn uppger i dialog att den tidigare underhållsskulden avseende fastigheter är åtgärdad. Sektorn har sedan 2013, då det ej fanns någon underhållsbudget, äskat medel från politiken och kommunen har ett fastighetsbestånd i bra skick och en hög kostnadseffektivitet vad gäller fastighetsunderhåll. 2019 är första året som sektorn har kunnat genomföra uppföljning av sitt fastighetsunderhållsarbete.

Halvårsuppföljningen visar enligt sektorn ett positivt resultat. Kommunstyrelsen uppger i dialog att man tagit fram reparations- och underhållsplaner.

3.6. Kommunstyrelsens arbete med VA-försörjning

Sektor samhällsutveckling uppger i dialog att arbetet följer den framtagna VA-planen. VA-taxan har reglerats utifrån politiskt beslut. Det har genomförts en förstudie utifrån kvävereningskravet och sektorn ska nu ställa om verksamheten till ett större reningsverk istället för åtta mindre.

Arbetet är igång med upphandling av detta. Sektorn uppger vidare att de har ett utredningsuppdrag gällande Orusts inträde i Västvatten AB. Syftet med ett eventuellt inträde är att kunna möta framtida utmaningar genom ökad samverkan mellan medlemskommunerna.

I skriftliga svar framkommer att sektor samhällsutveckling sedan 2017 har arbetat med att digitalisera övervakningen av distributionsnätet för både vatten och avlopp. En omfattande modernisering har genomförts på 60 % av alla pumpstationer, och resterande 40 % bedöms i huvudsak kunna vara uppdaterade under 2020. Implementering av realtidsmätning och analys av vattenförbrukning hos enskild kund uppges pågå.

3.7. Utskottens roll i beredning

Kommunstyrelsen uppger i skriftligt svar till revisionen att utskottssammanträden föregås av beredning och det utreds därmed i förväg om ärendet kan beslutas på delegation i ett utskott eller inte. Det säkerställs att utskottens befogenheter hålls genom att följa delegerings- ordningen. Vidare skriver styrelsen att i de fall ärenden väcks på utskottsmöten utan att beredning förekommit kontrollerar sekreterare i efterhand att utskottet inte fattat beslut utanför delegationsordning. Detta görs innan justering av protokoll. Av en översiktlig granskning av utskottens protokoll framgår att utskottet inte fattat beslut utanför delegationsordning.

3.8. Dialog med kommunstyrelsens- och kommunstyrelsens utskotts presidier

I avsnittet återges väsentliga händelser, risker och utmaningar som framkommit vid dialog med kommunstyrelsens- och kommunstyrelsens utskotts presidier. Avsnittet har revisorernas risk-

(11)

och väsentlighetsanalys 2019 som utgångspunkt. För ytterligare beskrivning av dialogernas innehåll se bilaga 4.

 Det framkommer att analys i samband med framtagande av indikatorer och målvärden och i samband med uppföljning av måluppfyllelse är ett utvecklingsområde.

 Sektor lärande uppger att de kommer att stå inför utmaningar vad gäller kompetensförsörjning på grund av kommande stora pensionsavgångar.

 Sektor lärande uppger vidare att de låga kunskapsresultaten utgör en fortsatt utmaning.

Arbete för att öka andelen elever i kommunala skolor som uppnår kunskapskraven i årskurs 9 pågår. Nästa etapp i arbetet blir att analysera vad verksamheterna gör som fungerar (i årskurs F-6) och vad det är som inte fungerar (i årskurs 7–9). Utöver detta vill sektorn arbeta för föräldraengagemang och med näringslivet för att skapa motivation till fortsatta studier. Sektor lärande uppger även att kommunen har jämförelsevis hög skolfrånvaro vilket ska åtgärdas.

 Sektor omsorg uppger att krav på besparingar tillsammans med ett ökat demografiskt tryck på verksamheten utgör och kommer fortsätta att utgöra en stor utmaning för sektorn. Vidare lyfts kompetensförsörjning inom sektorn som en fortsatt utmaning.

Sektorn uppger även att sjukfrånvaron inom sektorn är hög i jämförelse med andra sektorer inom kommunen.

 Sektor samhällsutveckling uppger att kompetensförsörjningen idag är god men att det på sikt kommer bli en utmaning. Sektorn menar att en liten kommun som Orust kommun är sårbar ur ett kompetensförsörjningsperspektiv.

3.9. Vår bedömning

Vi bedömer att kommunstyrelsen i huvudsak säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål som fullmäktige bestämt, kommunens styrmodell samt riktlinjer. Granskningen visar dock att indikatorer och målvärde ej framtagits för alla övergripande mål i samtliga sektorers uppdragsdokument vilket styrmodellen föreskriver. Utöver dessa avvikelser har kommunstyrelsen följt de föreskrifter som styrmodellen anger genom att bryta ned fullmäktiges mål och säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med dessa. Vi noterar att analysarbetet i samband med uppföljning av måluppfyllelse fortfarande kan stärkas.

Vi bedömer att kommunstyrelsen i allt väsentligt har säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering, i enlighet med kraven i kommunens styrmodell. Av granskningen framgår att kommunstyrelsen genom att löpande följa upp ekonomi och verksamhet har följt styrmodellens krav avseende uppföljning och rapportering. Vidare bedömer vi även att kommunstyrelsen i huvudsak säkerställt en tillräcklig uppsikt över nämnder, bolag och kommunalförbund. Detta genom dialog och uppföljning i form av rapporter. Vi noterar dock att uppsiktsplikten inte har konkretiserats eller definierats som en del av styrmodellen.

Vi bedömer att kommunstyrelsen i huvudsak har arbetat med intern kontroll i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunens styrmodell. Granskningen visar däremot att riktlinjer för intern kontroll ännu inte har uppdaterats utifrån den nya processen för intern kontroll som implementerats under året. I övrigt har kommunstyrelsen följt kommunens riktlinjer för intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt fastställa och följa upp en intern kontrollplan samt följa upp kommunens samlade arbete med intern kontroll.

(12)

4. Miljö- och byggnadsnämnden

4.1. Iakttagelser 4.1.1. Målstyrning

Granskningen visar att miljö- och byggnadsnämnden inte har säkerställt att indikatorer och tillhörande målvärde har framtagits för samtliga av kommunfullmäktiges övergripande mål som återfinns i Budget 2019 med plan 2020–2021⁸. Enligt kommunens styrmodell ska indikatorer och målvärde kopplas till respektive mål.

Samtliga 15 nationella miljömål riktade till nämnden är inte omhändertagna i de åtgärdsmål vilka återfinns i nämndens uppdragsdokument. Av kommunfullmäktiges Budget 2019 framkommer att miljö- och byggnadsnämnden åtgärdsmål ska ha en tydlig inriktning och uppföljning för att bidra till att uppfylla de 15 nationella miljömål som riksdagen fastställt.

Av delårsrapport per augusti 2019 prognostiserar miljö- och byggnadsnämnden ett underskott för helår om minus 1,2 mnkr. Den tidigare uppföljningen per april prognostiserade en budget i balans för helåret 2019. Vid uppföljning per oktober har prognosen försämrats ytterligare och uppgår till minus 1,7 mnkr. Av uppdragsdokument med detaljplan framgår att sektorns budgetram för 2019 är satt till 8,7 mnkr. Av protokoll framgår att nämnden har godkänt samtliga uppföljningar. Nämnden har inte uppdragit sektorn att ta fram en åtgärdsplan för att uppnå budget i balans.

Uppföljningen av mål per augusti 2019 visar på en blandad måluppfyllelse. Uppföljning saknas för tre av fullmäktiges övergripande mål. Av resterande sex mål prognostiseras fyra att vara uppfyllda vid årsskiftet. De två resterande målen prognostiseras vara delvis respektive ej uppfyllda vid årsskiftet. Av de två riktade uppdragen till sektorn prognostiseras ett att vara uppfyllt vid årsskiftet, det andra prognostiseras vara delvis uppfyllt.

Av protokoll (2019-10-17) framgår att återapportering av arbetet skett till nämnden och att samtliga kontrollmoment är genomförda. Resultat av helårsuppföljning av kontrollplan för 2019 visar på några mindre avvikelser, och åtgärdsförslag är framtagna för två av tre kontrollmoment.

8 Av nämndens uppdragsdokument framgår att detta inte skett för två mål: synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden, samt Orust ska präglas av social, kulturell, miljömässig och materiell hållbarhet

(13)

4.2. Nämndens arbete med ekonomistyrning

Av skriftliga svar från miljö- och byggnadsnämndens sektorchef framkommer att det ekonomiska ansvaret är fördelat mellan sektorchef⁹ och miljöchef. Ekonomisk uppföljning och rapportering sker tertialvis enligt beslutade rutiner. Information till nämnd gällande ekonomiskt läge sker därmed tertialvis. Vidare skriver sektorn att dialog om ekonomisk situation förs löpande med controllerfunktionen i kommunen.

Byggavdelningens underskott om 1,4 mnkr härleds till konsultkostnader kopplat till bygglovsärenden samt kostnader för anlitandet av en extern juristfirma som stöd i ett tillsynsärende. Vidare uppges i dialog att sektorns intäkter från bygglovsärenden har minskat då en hög ärendebelastning har inneburit långa handläggningstider och därmed reducerade avgifter.¹⁰

4.3. Nämndens arbete med tillsyn

Nämnden är lokal tillsynsmyndighet för livsmedelskontroll och rökfria offentliga miljöer enligt tobakslagen samt fullgör kontrollansvaret enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel. Vidare bedriver nämnden arbete med löpande miljötillsyn.

Sektorn uppger i skriftligt svar till revisionen att tillsynsverksamheten planeras i enlighet med SKR¹¹:s schablontider. När det gäller tillsynsärden som initierats av ansökningar och anmälningar anger sektorn att planering grundas på tidigare års erfarenheter.

Vad gäller tillsynsverksamheten för rökfria offentliga miljöer uppger sektorn att denna tillsyn varit särskilt prioriterad av nämnden under 2019. Sektorn uppger även att de av Länsstyrelsen tidigare påpekade bristerna avseende tillsynsverksamheten har åtgärdats. Enligt uppgift bedömde Länsstyrelsen vid sitt senaste tillsynsbesök i kommunen att tillsynen nu bedrivs ändamålsenligt.

I dialog med nämndens presidium framkommer att en del av tillsynsarbetet styrs av en rutin för prioritering av ärenden. Sektorn uppger att aktuell arbetsorganisation kan hantera nuvarande belastning och genomför fler tillsynsärenden jämfört med föregående år. Vidare uppger sektorn att de förkortat handläggningstiderna väsentligt, vilket också bidragit till att mer tillsynsarbete kan genomföras. Sektorn har infört tydligare planering för varje handläggare vilket också bidragit till en bättre struktur och mer effektivitet i tillsynsarbetet. De tillsynsärenden som uppges vara svårast att planera avser förorenad mark. Denna typ av tillsyn uppges vara svår att beräkna kostnader och tid för, då de ofta kräver omfattande ansvarsutredningar.

9 Sektorchef är sedan årsskiftet 2017/2018 tillika byggchef inom sektorn.

10 Den 1 januari 2019 trädde ändringar av plan- och bygglagen (SFS 2010:900) i kraft. Ett nytt system för reduktion av avgifter för lov, förhandsbesked och anmälan infördes. De nya bestämmelserna innebär att avgiften ska reduceras med en femtedel för varje vecka som en tidsfrist enligt plan- och bygglagen överskrids.

11 Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

(14)

4.4. Dialog med miljö- och byggnadsnämndens presidium

I avsnittet återges väsentliga händelser, risker och utmaningar som framkommit vid dialog med nämndens presidium. Avsnittet har revisorernas risk- och väsentlighetsanalys 2019 som utgångspunkt. För ytterligare beskrivning av resultatet av dialogen se bilaga 3.

 Sektorn uppger att ärendebelastningen vad gäller bygglov påverkas av externa faktorer, bland annat av de mark- och byggplaner som antas/fastställs. Dessutom påverkas deras belastning av kompetensförsörjning. Sektorn har tidigare upplevt personalbrist.

 Sektorn uppger att deras arbete med effektivisering genom digitalisering är beroende av- och måste ske i samklang med det kommunövergripande arbetet, exempelvis vad gäller kommunens hemsida eller en framtida medborgarportal.

 Sektorn uppger att kommunikation och service till medborgarna är en fortsatt utmaning som sektorn ständigt arbetar med. Medarbetare får exempelvis utbildningar i service.

Sektorn fortsätter sitt arbete med drop-in verksamhet där medborgare kan ställa frågor om verksamheten och få råd i enskilda ärenden.

Vi bedömer att nämnden i huvudsak har säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål som fullmäktige bestämt, kommunens styrmodell samt reglemente. Granskningen visar dock att indikatorer och målvärde ej tagits fram för alla övergripande mål i det uppdragdokumenten som antogs av nämnden i januari. Vidare visar granskningen att samtliga 15 nationella miljömål riktade till nämnden inte är omhändertagna i nämndens åtgärdsmål. I övrigt har nämnden följt de föreskrifter som styrmodellen anger genom att bryta ned fullmäktiges mål och säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med dessa.

Vi bedömer att nämnden inte fullt ut har säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering, i enlighet med kraven i kommunens styrmodell. Nämnden har inte vidtagit åtgärder för att omhänderta det prognostiserade budgetunderskottet på 1,7 mnkr och uppnå budget i balans. Vår bedömning är att nämnden bör stärka sin ekonomistyrning och vid avvikelser vidta åtgärder och följa upp dessa. I övrigt har nämnden följt de föreskrifter som styrmodellen anger.

Vi bedömer att nämnden i allt väsentligt har arbetat med intern kontroll i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunens riktlinjer. Granskningen visar dock att det vid uppföljning av kontroller saknas åtgärdsförslag för en kontroll. Utöver detta har nämnden arbetat i enlighet med riktlinjer för intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt anta en kontrollplan som den löpande följt upp under året.

(15)

5. Sociala myndighetsnämnden

5.1. Iakttagelser

5.1.1. Målstyrning

Inga avvikelser noterade utifrån föreskrifter i styrmodell.¹²

Av delårsrapport per augusti 2019 prognostiserar nämnden budget i balans¹³ för helår. Vidare framgår av protokoll att nämnden under året erhållit löpande verksamhetsuppföljning avseende exempelvis delegationsbeslut och domslut i aktuella ärenden.

Av protokoll framgår att nämnden inte har genomfört en riskanalys eller tagit fram en internkontrollplan. Kommunens styrmodell och riktlinje för internkontroll anger att nämnden är skyldig att anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen för kommande år.

Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. Vidare ska nämnden också löpande eller minst årligen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.

Granskningen visar att sociala myndighetsnämnden inte utarbetat egna mål för verksamhetsåret 2019. Av kommunens styrmodell framkommer inga anvisningar som innebär att myndighetsnämnderna ska utarbeta mål.

Vi bedömer att nämnden utifrån krav i kommunallagen i allt väsentligt har säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering. Granskningen visar att nämnden löpande följt upp ekonomi och verksamhet.

Vi bedömer att nämnden inte har säkerställt en tillräcklig intern kontroll i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunens styrmodell. Granskningen visar att nämnden inte genomfört en riskanalys eller antagit en internkontrollplan.

12 Granskningen visar att nämnden inte har arbetat fram mål eller uppdrag för sin verksamhet under året. Det finns dock inte några mål eller uppdrag riktade till nämnden i kommunfullmäktiges budget för 2019 och det framgår inte heller av kommunens styrmodell att det finns krav på nämnden att arbeta fram egna mål eller uppdrag.

13 Uppföljning och prognos gäller budget för politisk verksamhet och inte förvaltningens verksamhet.

(16)

6. Sammanställd bedömning per nämnd

Nedan sammanställer vi våra bedömningar per nämnd utifrån granskningens revisionskriterier.

Revisionsfråga A Revisionsfråga B Revisionsfråga C

A1 A2 A3 A4 B1 B2 B3 C1 C2 C3 C4 C5

KS ** *ET

MBN ** *ET *ET

SMN *ET *ET *ET *ET *ET

Tabell 1. Sammanställd bedömning per nämnd och revisionskriterium.

Definition av kriterier

A. Tillräcklig styrning för att leva upp till mål, beslut och föreskrifter

A1. Brutit ned fullmäktiges mål till egna mål med indikatorer och målvärde A2. Måluppfyllelse i arbetet med fullmäktiges mål

A3. Verkställighet av fullmäktiges riktade uppdrag A4. Följsamhet mot reglemente

B. Tillräcklig uppföljning av verksamhet och ekonomi

B1. Följt upp nämndens målarbete och ekonomi tertialvis under året

B2. Analyserat samt vidtagit åtgärder vid avvikelser i verksamhet eller ekonomi B3. Löpande utövat uppsikt över nämnder, bolag och förbund

C. Tillräckligt arbete med intern kontroll¹⁴ C1. Genomfört en riskanalys

C2. Fastställt en intern kontrollplan i enlighet med riktlinjer C3. Följt upp arbete med intern kontroll

C4. Rapporterat uppföljning av intern kontroll inom nämnden till styrelsen C5. Följt upp kommunens samlade arbete med intern kontroll

Beskrivning av färgmarkering

Grön markering – nämnden har uppfyllt kriteriet.

Gul markering – nämnden har delvis uppfyllt kriteriet.

Röd markering – nämnden har inte uppfyllt kriteriet.

*ET: ej tillämpligt. Se respektive avsnitt i rapporten för ytterligare beskrivning.

** Mål samt verkställighet av uppdrag bedöms delvis uppfyllda i delårsrapport 2019.

Revisionen granskar måluppfyllelse per helår i separat rapport.

14 Av dialog och skriftliga svar framkommer att ett arbete pågår för att implementera en ny process för intern kontroll. Riktlinjer för intern kontroll, vilka antogs av kommunstyrelsen 2014-09-25, har ännu inte uppdaterats utifrån den nya processen.

(17)

7. Samlad bedömning

Vår samlade bedömning är att kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden samt sociala myndighetsnämnden i allt väsentligt följer de anvisningar som finns i kommunens styrmodell avseende styrning och arbete med kommunfullmäktiges mål och direktiv. Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering i enlighet med styrmodellen. Därtill är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen och nämnderna till viss del uppfyller de krav som finns avseende intern kontroll i kommunallagen och riktlinje för intern kontroll.

Utifrån granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Rekommendationer lämnas när revisorerna iakttagit brister inom ramen för granskningen.

Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

 Stärka analysarbetet i samband med måluppföljning.

 Säkerställa att styrelsens uppsiktsplikt definieras.

 Säkerställa att riktlinjer för intern kontroll uppdateras utifrån kommunens nya process.

Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi miljö- och byggnadsnämnden att:

 Tillse att samtliga mål riktade till nämnden omhändertas i nämndens uppdragsdokument.

 Säkerställa att åtgärder vidtas vid avvikelser i ekonomi eller verksamhet.

Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi sociala myndighetsnämnden att:

 Utveckla sitt arbete med intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt fastställa och följa upp en plan för intern kontroll.

Göteborg den 17 februari 2020

Karin Iveroth Lydia Andersson

Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor

Liselott Daun

Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare

(18)

Bilaga 1: Bakgrund till granskningen

Enligt God revisionssed ska den grundläggande granskningen ge underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i redovisningssystem och rutiner samt måluppfyllelse. Enligt God revisionssed handlar den grundläggande granskningen om frågor avseende hur styrelse och nämnder har:

 Tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa så att de fungerar som styrsignaler till verksamheten

 Gjort en egen riskanalys

 Följt upp och rapporterat verksamhetens resultat samt fattat beslut om åtgärder vid eventuella avvikelser

 Arbetat med ekonomistyrning samt ekonomisk uppföljning och rapportering

 Ett systematiskt arbete med sin interna kontroll avseende såväl verksamhet som redovisning

 Tydliga beslutsunderlag och protokoll

Granskningen har sin utgångspunkt i God revisionssed, tidigare genomförda granskningsinsatser samt risker som framkommit i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys 2019. Granskningen kommer omfatta målstyrning och intern kontroll samt ett antal specifika frågeställningar¹⁵.

Ansvarig nämnd

Granskningen avser kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden samt sociala myndighetsnämnden.

Avgränsning

Granskningen avser verksamhetsår 2019 och avgränsas i enlighet med revisionsfrågorna.

Granskningen omfattar inte granskning av säkerhet i redovisningssystem. Detta granskar revisorerna i löpande granskning som en del av redovisningsrevisionen.

Metod och genomförande

Granskningen genomförs genom löpande insamling av fakta och iakttagelser, skriftliga frågor till samtliga nämnder samt dialoger med sektorsledningen.

Insamling sker genom att revisorerna:

 Löpande tar del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomi- och verksamhetsrapporter, delårsrapporter, bokslut och protokoll.

 Löpande för en dialog med nämnder och styrelse.

Inom ramen för den grundläggande granskningen har revisionen skickat skriftliga frågor till styrelsen och miljö- och byggnadsnämnden. Frågorna var uppdelade i två områden: generella frågor som ställs till samtliga samt specifika frågor. De generella frågorna har sin

15 Målstyrning och intern kontroll följs upp översiktligt utifrån föregående års granskning. Detta mot bakgrund av att revisionen vid tidigare genomförd grundläggande granskning har bedömt nämndernas och styrelsens arbete med målstyrning och intern kontroll som i huvudsak ändamålsenlig.

(19)

utgångspunkt i God revisionssed och kommunens styrmodell. De specifika frågorna utgår från revisionens risk- och väsentlighetsanalys, tidigare genomförda granskningar samt övriga iakttagelser som uppmärksammats under året.

Kommunrevisionen har inom ramen för den grundläggande granskningen genomfört dialoger med nedanstående nämnder och utskott:

 Kommunstyrelsen

 Miljö- och byggnadsnämnden

 Utskott för lärande

 Utskott för omsorg

 Utskott för samhällsutveckling

Till dialogerna har respektive presidium i respektive nämnd tillsammans med sektorsledningen bjudits in. Dialogerna har utgått från kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys, nämndernas svar på de skriftliga frågorna samt övriga iakttagelser som uppmärksammats under året. Vid dialogerna har presidierna även haft möjlighet att lyfta väsentliga frågor under året. Dialogerna återges kortfattat under respektive nämnd.

(20)

Bilaga 2: Källförteckning

Dialog med presidier

• Kommunstyrelsen 2019-10-08

• Miljö- och byggnadsnämnden 2019-10- 08

• Utskott för lärande 2019-10-08

• Utskott för omsorg 2019-10-08

• Utskott för samhällsutveckling 2019-10- 08

Protokoll

Kommunstyrelsen

• 2019-01-03

• 2019-01-30

• 2019-02-27

• 2019-03-27

• 2019-04-24

• 2019-05-29

• 2019-06-26

• 2019-08-28

• 2019-09-25

• 2019-10-30

• 2019-11-27

• 2019-12-12 Utskott för lärande

• 2019-01-14

• 2019-02-11

• 2019-03-11

• 2019-04-08

• 2019-05-13

• 2019-06-10

• 2019-08-12

• 2019-09-09

• 2019-10-14

• 2019-11-11

• 2019-12-09 Utskott för

samhällsutveckling

• 2019-01-14

• 2019-02-06

• 2019-03-06

• 2019-04-03

• 2019-05-13

• 2019-06-10

• 2019-08-15

• 2019-09-09

• 2019-10-09

• 2019-11-06

• 2019-12-04

Miljö- och

byggnadsnämnden

• 2019-01-24

• 2019-02-21

• 2019-03-21

• 2019-04-11

• 2019-05-09

• 2019-06-05

• 2019-08-29

• 2019-09-26

• 2019-10-17

• 2019-11-14

• 2019-12-05 Sociala

myndighetsnämnden

• 2019-02-12

• 2019-05-04

• 2019-09-10

• 2019-11-12 Utskott för omsorg

• 2019-01-15

• 2019-02-12

• 2019-03-12

• 2019-04-09

• 2019-05-14

• 2019-06-11

• 2019-07-09

• 2019-08-13

• 2019-09-10

• 2019-10-15

• 2019-11-12

• 2019-12-10 Kommunstyrelsens arbetsutskott

• 2019-03-13 Skriftliga svar

• Kommunstyrelsen

• Utskott för lärande

• Utskott för omsorg

• Utskott för samhällsutveckling

• Miljö- och byggnadsnämnden Dokumentförteckning

• Budget 2019 med plan 2020–2021.

• Digital agenda – strategi för åren 2019–

2024

• Internkontrollplan 2019 för:

kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden.

• Kommunens samlade delårsrapport per augusti 2019.

• Riktlinjer för intern kontroll.

• Reglementen för: kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden, sociala myndighetsnämnden.

• Uppföljning och prognos per april.

• Uppdragsdokument för 2019–2021 och detaljbudget 2019 för: sektor miljö- och bygg, sektor omsorg, sektor lärande, sektor samhällsutveckling, sektor ledning- och verksamhetsstöd.

• Stiftelsen Orustbostäder, Granskningsredogörelse 2019

(21)

Bilaga 3: Revisionskriterier

Kommunallagen (2017:725)

Av kommunallagens 6 kap. 1 § framgår att styrelsen ansvarar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas verksamhet.

Kommunstyrelsen ska även ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala bolag och kommunalförbund som kommun är medlem i. Enligt 3 kap 12 § kommunallagen inkluderar detta uppsikt över kommunala bolag, stiftelser och föreningar.

Enligt 6 kap 6 § kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt.

Kommunfullmäktiges prioriterade mål

Kommunfullmäktige tar fram övergripande mål och uppdrag utifrån visionen samt de tre målområdena som framgår i tabellen nedan.

Målområde Mål för verksamheten 2019

Attraktiv kommun ► Ett omvittnat gott bemötande med hög servicenivå, tillgänglighet och rättssäkerhet

► En trygg och omtyckt kommun att bo, leva, besöka och verka i

► Synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden Hållbarhet och

hushållning

► Minskad klimatpåverkan och fossilfritt samhälle

► Hållbar ekonomisk hushållning som ger förutsättningar för framtida välfärd och tillväxt

► Orust ska präglas av social, kulturell, miljömässig och materiell hållbarhet

Attraktiv arbetsgivare ► Jämställdhet och jämlikhet genomsyrar organisationen och ledarskapet

► En god och hälsofrämjande arbetsmiljö

► Stolta medarbetare som är goda ambassadörer för kommunen

Styrmodell

Kommunfullmäktige antog en ny styrmodell under 2018. Styrmodellen infördes i anslutning till att ”Vision 2040” antogs av kommunfullmäktige, vilken är vägledande för alla kommunens styrdokument. Styrmodellen innehåller tre målområden som utgår från visionen.

Kommunfullmäktiges budget utgör kommunens övergripande styrdokument. Den anger mål, ekonomiska ramar och förutsättningar för att bedriva kommunens verksamhet. Samtliga styrdokument i kommunen ska därför vara kopplade till budgetdokumntet. ”Budget med plan”

beslutas årligen av kommunfullmäktige i augusti och innehåller kommunfullmäktiges mål och uppdrag utifrån den politiska plattformen och visionen. I budget kan även uppdrag riktas till en eller flera nämnder och sektorer. Uppdragen kan vara ettåriga eller fleråriga.

(22)

I november 2018 antog kommunfullmäktige Budget 2019 med plan 2020–2021. I styrdokumentet återfinns totalt nio övergripande mål för nämnderna att arbeta med fördelat under de tre målområdena. Dessutom ges 22 riktade uppdrag under planperioden.

Verksamhetsplaneringen för kommunen omfattar en rullande treårsperiod. Enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper ska kommunfullmäktige årligen i augusti fastställa flerårsplan, budget och skattesats.

Utifrån beslut om budget och flerårsplan arbetar varje nämnd fram uppdragsdokument för planperioden med en detaljbudget för år 1 i denna period. Styrmodellen anger att övergripande målen ska följas upp genom indikatorer med målvärden. Indikatorer och målvärden för åren i planperioden tas fram i samband med uppdragsdokumentet och beslutas av nämnderna i november.

Uppföljning, rapportering och uppsikt

Uppföljning samt helårsprognos för verksamhet och ekonomi rapporteras till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige tertialvis. Kommunstyrelsen upprättar delårsrapporter efter april och augusti månads slut och rapporterar dessa till kommunfullmäktige. Hela verksamhetsåret sammanfattas i årsredovisningen och rapporteras till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen erhåller även prognosrapporter över ekonomi efter februari och oktober månads slut.

Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över övriga nämnders och beredningars verksamhet. Vidare ska nämnden ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. Ansvaret utgår ifrån kommunallagens 6 kap. 1 § samt 3 kap. 12 §.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har enligt kommunens riktlinjer för intern kontroll det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunens samlade behov. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för intern kontroll. Nämnderna ansvarar för den interna kontrollens utformning och funktion inom sitt verksamhetsområde. Vidare framgår att kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs ta initiativ till sådana.

Varje nämnd har en skyldighet att:

 Löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde,

 Senast i december varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen för kommande år.

 Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras.

 Löpande eller minst årligen i samband med upprättande av verksamhetsberättelse till årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.

 Vidare ansvarar sektorchef för att minst årligen skriftligen rapportera till nämnden en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerat.

(23)

Bilaga 4: Nämnddialoger

Kommunstyrelsen

 Utmaningar kopplat till demografisk tryck

 Långa handläggningstider och ärendebelastning på bygglovsenheten

 Fastighetsunderhåll

 Kompetensförsörjning inom skolverksamheten

 Effektivisering genom digitalisering

 Arbetsmiljöarbete och sjukfrånvaro bland kommunens anställda

 Företagsklimatet på Orust

 Omorganisation: övergång från utskott till nämnder

 Prognostiserat underskott per helår 2019 Miljö- och byggnadsnämnden

 Omorganisering på miljöenheten

 Miljötillsyn

 Analysarbetet i samband med uppföljning/rapportering

 Kommunikation ut till medborgarna Utskott för lärande

 Utmaningar kopplat till demografisk tryck

 Resultat utifrån kunskapskraven

 Samverkan med fristående för- och grundskolor samt barn- och ungdomspsykiatri

 Skolfrånvaro

 Effektivisering genom digitalisering Utskott för omsorg

 Effektivisering och delaktighet från medarbetare i verksamheterna

 Kompetensförsörjning

 Samverkan med Västra Götalandsregionen vid utskrivning

 Kritik från IVO avseende brister i myndighetsutövning

 Elevhälsovården

 Lokalförsörjning

 Omorganisation: biståndsgivning

 Sjukskrivning inom sektorn Utskott för samhällsutveckling

 Bostadsförsörjningsprocessen

 Fastighetsunderhåll

 VA-försörjning

 Slamtömning

 Kultur- och fritid