Vår samlade bedömning är att kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden samt sociala myndighetsnämnden i allt väsentligt följer de anvisningar som finns i kommunens styrmodell avseende styrning och arbete med kommunfullmäktiges mål och direktiv. Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering i enlighet med styrmodellen. Därtill är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen och nämnderna till viss del uppfyller de krav som finns avseende intern kontroll i kommunallagen och riktlinje för intern kontroll.
Utifrån granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Rekommendationer lämnas när revisorerna iakttagit brister inom ramen för granskningen.
Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi kommunstyrelsen att:
Stärka analysarbetet i samband med måluppföljning.
Säkerställa att styrelsens uppsiktsplikt definieras.
Säkerställa att riktlinjer för intern kontroll uppdateras utifrån kommunens nya process.
Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi miljö- och byggnadsnämnden att:
Tillse att samtliga mål riktade till nämnden omhändertas i nämndens uppdragsdokument.
Säkerställa att åtgärder vidtas vid avvikelser i ekonomi eller verksamhet.
Utifrån granskningens iakttagelser rekommenderar vi sociala myndighetsnämnden att:
Utveckla sitt arbete med intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt fastställa och följa upp en plan för intern kontroll.
Göteborg den 17 februari 2020
Karin Iveroth Lydia Andersson
Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor
Liselott Daun
Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare
Bilaga 1: Bakgrund till granskningen
Enligt God revisionssed ska den grundläggande granskningen ge underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i redovisningssystem och rutiner samt måluppfyllelse. Enligt God revisionssed handlar den grundläggande granskningen om frågor avseende hur styrelse och nämnder har:
Tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa så att de fungerar som styrsignaler till verksamheten
Gjort en egen riskanalys
Följt upp och rapporterat verksamhetens resultat samt fattat beslut om åtgärder vid eventuella avvikelser
Arbetat med ekonomistyrning samt ekonomisk uppföljning och rapportering
Ett systematiskt arbete med sin interna kontroll avseende såväl verksamhet som redovisning
Tydliga beslutsunderlag och protokoll
Granskningen har sin utgångspunkt i God revisionssed, tidigare genomförda granskningsinsatser samt risker som framkommit i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys 2019. Granskningen kommer omfatta målstyrning och intern kontroll samt ett antal specifika frågeställningar15.
Ansvarig nämnd
Granskningen avser kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden samt sociala myndighetsnämnden.
Avgränsning
Granskningen avser verksamhetsår 2019 och avgränsas i enlighet med revisionsfrågorna.
Granskningen omfattar inte granskning av säkerhet i redovisningssystem. Detta granskar revisorerna i löpande granskning som en del av redovisningsrevisionen.
Metod och genomförande
Granskningen genomförs genom löpande insamling av fakta och iakttagelser, skriftliga frågor till samtliga nämnder samt dialoger med sektorsledningen.
Insamling sker genom att revisorerna:
Löpande tar del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomi- och verksamhetsrapporter, delårsrapporter, bokslut och protokoll.
Löpande för en dialog med nämnder och styrelse.
Inom ramen för den grundläggande granskningen har revisionen skickat skriftliga frågor till styrelsen och miljö- och byggnadsnämnden. Frågorna var uppdelade i två områden: generella frågor som ställs till samtliga samt specifika frågor. De generella frågorna har sin
15 Målstyrning och intern kontroll följs upp översiktligt utifrån föregående års granskning. Detta mot bakgrund av att revisionen vid tidigare genomförd grundläggande granskning har bedömt nämndernas och styrelsens arbete med målstyrning och intern kontroll som i huvudsak ändamålsenlig.
utgångspunkt i God revisionssed och kommunens styrmodell. De specifika frågorna utgår från revisionens risk- och väsentlighetsanalys, tidigare genomförda granskningar samt övriga iakttagelser som uppmärksammats under året.
Kommunrevisionen har inom ramen för den grundläggande granskningen genomfört dialoger med nedanstående nämnder och utskott:
Kommunstyrelsen
Miljö- och byggnadsnämnden
Utskott för lärande
Utskott för omsorg
Utskott för samhällsutveckling
Till dialogerna har respektive presidium i respektive nämnd tillsammans med sektorsledningen bjudits in. Dialogerna har utgått från kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys, nämndernas svar på de skriftliga frågorna samt övriga iakttagelser som uppmärksammats under året. Vid dialogerna har presidierna även haft möjlighet att lyfta väsentliga frågor under året. Dialogerna återges kortfattat under respektive nämnd.
Bilaga 2: Källförteckning
Dialog med presidier
• Kommunstyrelsen 2019-10-08
• Miljö- och byggnadsnämnden 2019-10-08
• Utskott för lärande 2019-10-08
• Utskott för omsorg 2019-10-08
• Utskott för samhällsutveckling
• Utskott för samhällsutveckling
• Miljö- och byggnadsnämnden Dokumentförteckning
• Budget 2019 med plan 2020–2021.
• Digital agenda – strategi för åren 2019–
2024
• Internkontrollplan 2019 för:
kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden.
• Kommunens samlade delårsrapport per augusti 2019.
• Riktlinjer för intern kontroll.
• Reglementen för: kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden, sociala myndighetsnämnden.
• Uppföljning och prognos per april.
• Uppdragsdokument för 2019–2021 och detaljbudget 2019 för: sektor miljö- och bygg, sektor omsorg, sektor lärande, sektor samhällsutveckling, sektor ledning- och verksamhetsstöd.
• Stiftelsen Orustbostäder, Granskningsredogörelse 2019
Bilaga 3: Revisionskriterier
Kommunallagen (2017:725)
Av kommunallagens 6 kap. 1 § framgår att styrelsen ansvarar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas verksamhet.
Kommunstyrelsen ska även ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala bolag och kommunalförbund som kommun är medlem i. Enligt 3 kap 12 § kommunallagen inkluderar detta uppsikt över kommunala bolag, stiftelser och föreningar.
Enligt 6 kap 6 § kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett övrigt tillfredställande sätt.
Kommunfullmäktiges prioriterade mål
Kommunfullmäktige tar fram övergripande mål och uppdrag utifrån visionen samt de tre målområdena som framgår i tabellen nedan.
Målområde Mål för verksamheten 2019
Attraktiv kommun ► Ett omvittnat gott bemötande med hög servicenivå, tillgänglighet och rättssäkerhet
► En trygg och omtyckt kommun att bo, leva, besöka och verka i
► Synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden Hållbarhet och
hushållning
► Minskad klimatpåverkan och fossilfritt samhälle
► Hållbar ekonomisk hushållning som ger förutsättningar för framtida välfärd och tillväxt
► Orust ska präglas av social, kulturell, miljömässig och materiell hållbarhet
Attraktiv arbetsgivare ► Jämställdhet och jämlikhet genomsyrar organisationen och ledarskapet
► En god och hälsofrämjande arbetsmiljö
► Stolta medarbetare som är goda ambassadörer för kommunen
Styrmodell
Kommunfullmäktige antog en ny styrmodell under 2018. Styrmodellen infördes i anslutning till att ”Vision 2040” antogs av kommunfullmäktige, vilken är vägledande för alla kommunens styrdokument. Styrmodellen innehåller tre målområden som utgår från visionen.
Kommunfullmäktiges budget utgör kommunens övergripande styrdokument. Den anger mål, ekonomiska ramar och förutsättningar för att bedriva kommunens verksamhet. Samtliga styrdokument i kommunen ska därför vara kopplade till budgetdokumntet. ”Budget med plan”
beslutas årligen av kommunfullmäktige i augusti och innehåller kommunfullmäktiges mål och uppdrag utifrån den politiska plattformen och visionen. I budget kan även uppdrag riktas till en eller flera nämnder och sektorer. Uppdragen kan vara ettåriga eller fleråriga.
I november 2018 antog kommunfullmäktige Budget 2019 med plan 2020–2021. I styrdokumentet återfinns totalt nio övergripande mål för nämnderna att arbeta med fördelat under de tre målområdena. Dessutom ges 22 riktade uppdrag under planperioden.
Verksamhetsplaneringen för kommunen omfattar en rullande treårsperiod. Enligt kommunens ekonomistyrningsprinciper ska kommunfullmäktige årligen i augusti fastställa flerårsplan, budget och skattesats.
Utifrån beslut om budget och flerårsplan arbetar varje nämnd fram uppdragsdokument för planperioden med en detaljbudget för år 1 i denna period. Styrmodellen anger att övergripande målen ska följas upp genom indikatorer med målvärden. Indikatorer och målvärden för åren i planperioden tas fram i samband med uppdragsdokumentet och beslutas av nämnderna i november.
Uppföljning, rapportering och uppsikt
Uppföljning samt helårsprognos för verksamhet och ekonomi rapporteras till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige tertialvis. Kommunstyrelsen upprättar delårsrapporter efter april och augusti månads slut och rapporterar dessa till kommunfullmäktige. Hela verksamhetsåret sammanfattas i årsredovisningen och rapporteras till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen erhåller även prognosrapporter över ekonomi efter februari och oktober månads slut.
Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över övriga nämnders och beredningars verksamhet. Vidare ska nämnden ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. Ansvaret utgår ifrån kommunallagens 6 kap. 1 § samt 3 kap. 12 §.
Intern kontroll
Kommunstyrelsen har enligt kommunens riktlinjer för intern kontroll det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunens samlade behov. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för intern kontroll. Nämnderna ansvarar för den interna kontrollens utformning och funktion inom sitt verksamhetsområde. Vidare framgår att kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs ta initiativ till sådana.
Varje nämnd har en skyldighet att:
Löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde,
Senast i december varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen för kommande år.
Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras.
Löpande eller minst årligen i samband med upprättande av verksamhetsberättelse till årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.
Vidare ansvarar sektorchef för att minst årligen skriftligen rapportera till nämnden en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerat.
Bilaga 4: Nämnddialoger
Kommunstyrelsen
Utmaningar kopplat till demografisk tryck
Långa handläggningstider och ärendebelastning på bygglovsenheten
Fastighetsunderhåll
Kompetensförsörjning inom skolverksamheten
Effektivisering genom digitalisering
Arbetsmiljöarbete och sjukfrånvaro bland kommunens anställda
Företagsklimatet på Orust
Omorganisation: övergång från utskott till nämnder
Prognostiserat underskott per helår 2019 Miljö- och byggnadsnämnden
Omorganisering på miljöenheten
Miljötillsyn
Effektivisering genom digitalisering
Analysarbetet i samband med uppföljning/rapportering
Kommunikation ut till medborgarna Utskott för lärande
Utmaningar kopplat till demografisk tryck
Resultat utifrån kunskapskraven
Samverkan med fristående för- och grundskolor samt barn- och ungdomspsykiatri
Skolfrånvaro
Effektivisering genom digitalisering Utskott för omsorg
Effektivisering och delaktighet från medarbetare i verksamheterna
Kompetensförsörjning
Samverkan med Västra Götalandsregionen vid utskrivning
Effektivisering genom digitalisering
Kritik från IVO avseende brister i myndighetsutövning
Elevhälsovården
Lokalförsörjning
Omorganisation: biståndsgivning
Sjukskrivning inom sektorn Utskott för samhällsutveckling
Bostadsförsörjningsprocessen
Fastighetsunderhåll
VA-försörjning
Effektivisering genom digitalisering
Slamtömning
Kultur- och fritid