4.1. Iakttagelser 4.1.1. Målstyrning
Granskningen visar att miljö- och byggnadsnämnden inte har säkerställt att indikatorer och tillhörande målvärde har framtagits för samtliga av kommunfullmäktiges övergripande mål som återfinns i Budget 2019 med plan 2020–20218. Enligt kommunens styrmodell ska indikatorer och målvärde kopplas till respektive mål.
Samtliga 15 nationella miljömål riktade till nämnden är inte omhändertagna i de åtgärdsmål vilka återfinns i nämndens uppdragsdokument. Av kommunfullmäktiges Budget 2019 framkommer att miljö- och byggnadsnämnden åtgärdsmål ska ha en tydlig inriktning och uppföljning för att bidra till att uppfylla de 15 nationella miljömål som riksdagen fastställt.
4.1.2. Uppföljning
Av delårsrapport per augusti 2019 prognostiserar miljö- och byggnadsnämnden ett underskott för helår om minus 1,2 mnkr. Den tidigare uppföljningen per april prognostiserade en budget i balans för helåret 2019. Vid uppföljning per oktober har prognosen försämrats ytterligare och uppgår till minus 1,7 mnkr. Av uppdragsdokument med detaljplan framgår att sektorns budgetram för 2019 är satt till 8,7 mnkr. Av protokoll framgår att nämnden har godkänt samtliga uppföljningar. Nämnden har inte uppdragit sektorn att ta fram en åtgärdsplan för att uppnå budget i balans.
Uppföljningen av mål per augusti 2019 visar på en blandad måluppfyllelse. Uppföljning saknas för tre av fullmäktiges övergripande mål. Av resterande sex mål prognostiseras fyra att vara uppfyllda vid årsskiftet. De två resterande målen prognostiseras vara delvis respektive ej uppfyllda vid årsskiftet. Av de två riktade uppdragen till sektorn prognostiseras ett att vara uppfyllt vid årsskiftet, det andra prognostiseras vara delvis uppfyllt.
4.1.3. Intern kontroll
Av protokoll (2019-10-17) framgår att återapportering av arbetet skett till nämnden och att samtliga kontrollmoment är genomförda. Resultat av helårsuppföljning av kontrollplan för 2019 visar på några mindre avvikelser, och åtgärdsförslag är framtagna för två av tre kontrollmoment.
8 Av nämndens uppdragsdokument framgår att detta inte skett för två mål: synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden, samt Orust ska präglas av social, kulturell, miljömässig och materiell hållbarhet
4.2. Nämndens arbete med ekonomistyrning
Av skriftliga svar från miljö- och byggnadsnämndens sektorchef framkommer att det ekonomiska ansvaret är fördelat mellan sektorchef9 och miljöchef. Ekonomisk uppföljning och rapportering sker tertialvis enligt beslutade rutiner. Information till nämnd gällande ekonomiskt läge sker därmed tertialvis. Vidare skriver sektorn att dialog om ekonomisk situation förs löpande med controllerfunktionen i kommunen.
Byggavdelningens underskott om 1,4 mnkr härleds till konsultkostnader kopplat till bygglovsärenden samt kostnader för anlitandet av en extern juristfirma som stöd i ett tillsynsärende. Vidare uppges i dialog att sektorns intäkter från bygglovsärenden har minskat då en hög ärendebelastning har inneburit långa handläggningstider och därmed reducerade avgifter.10
4.3. Nämndens arbete med tillsyn
Nämnden är lokal tillsynsmyndighet för livsmedelskontroll och rökfria offentliga miljöer enligt tobakslagen samt fullgör kontrollansvaret enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel. Vidare bedriver nämnden arbete med löpande miljötillsyn.
Sektorn uppger i skriftligt svar till revisionen att tillsynsverksamheten planeras i enlighet med SKR11:s schablontider. När det gäller tillsynsärden som initierats av ansökningar och anmälningar anger sektorn att planering grundas på tidigare års erfarenheter.
Vad gäller tillsynsverksamheten för rökfria offentliga miljöer uppger sektorn att denna tillsyn varit särskilt prioriterad av nämnden under 2019. Sektorn uppger även att de av Länsstyrelsen tidigare påpekade bristerna avseende tillsynsverksamheten har åtgärdats. Enligt uppgift bedömde Länsstyrelsen vid sitt senaste tillsynsbesök i kommunen att tillsynen nu bedrivs ändamålsenligt.
I dialog med nämndens presidium framkommer att en del av tillsynsarbetet styrs av en rutin för prioritering av ärenden. Sektorn uppger att aktuell arbetsorganisation kan hantera nuvarande belastning och genomför fler tillsynsärenden jämfört med föregående år. Vidare uppger sektorn att de förkortat handläggningstiderna väsentligt, vilket också bidragit till att mer tillsynsarbete kan genomföras. Sektorn har infört tydligare planering för varje handläggare vilket också bidragit till en bättre struktur och mer effektivitet i tillsynsarbetet. De tillsynsärenden som uppges vara svårast att planera avser förorenad mark. Denna typ av tillsyn uppges vara svår att beräkna kostnader och tid för, då de ofta kräver omfattande ansvarsutredningar.
9 Sektorchef är sedan årsskiftet 2017/2018 tillika byggchef inom sektorn.
10 Den 1 januari 2019 trädde ändringar av plan- och bygglagen (SFS 2010:900) i kraft. Ett nytt system för reduktion av avgifter för lov, förhandsbesked och anmälan infördes. De nya bestämmelserna innebär att avgiften ska reduceras med en femtedel för varje vecka som en tidsfrist enligt plan- och bygglagen överskrids.
11 Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).
4.4. Dialog med miljö- och byggnadsnämndens presidium
I avsnittet återges väsentliga händelser, risker och utmaningar som framkommit vid dialog med nämndens presidium. Avsnittet har revisorernas risk- och väsentlighetsanalys 2019 som utgångspunkt. För ytterligare beskrivning av resultatet av dialogen se bilaga 3.
Sektorn uppger att ärendebelastningen vad gäller bygglov påverkas av externa faktorer, bland annat av de mark- och byggplaner som antas/fastställs. Dessutom påverkas deras belastning av kompetensförsörjning. Sektorn har tidigare upplevt personalbrist.
Sektorn uppger att deras arbete med effektivisering genom digitalisering är beroende av- och måste ske i samklang med det kommunövergripande arbetet, exempelvis vad gäller kommunens hemsida eller en framtida medborgarportal.
Sektorn uppger att kommunikation och service till medborgarna är en fortsatt utmaning som sektorn ständigt arbetar med. Medarbetare får exempelvis utbildningar i service.
Sektorn fortsätter sitt arbete med drop-in verksamhet där medborgare kan ställa frågor om verksamheten och få råd i enskilda ärenden.
4.5. Vår bedömning
Vi bedömer att nämnden i huvudsak har säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål som fullmäktige bestämt, kommunens styrmodell samt reglemente. Granskningen visar dock att indikatorer och målvärde ej tagits fram för alla övergripande mål i det uppdragdokumenten som antogs av nämnden i januari. Vidare visar granskningen att samtliga 15 nationella miljömål riktade till nämnden inte är omhändertagna i nämndens åtgärdsmål. I övrigt har nämnden följt de föreskrifter som styrmodellen anger genom att bryta ned fullmäktiges mål och säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med dessa.
Vi bedömer att nämnden inte fullt ut har säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering, i enlighet med kraven i kommunens styrmodell. Nämnden har inte vidtagit åtgärder för att omhänderta det prognostiserade budgetunderskottet på 1,7 mnkr och uppnå budget i balans. Vår bedömning är att nämnden bör stärka sin ekonomistyrning och vid avvikelser vidta åtgärder och följa upp dessa. I övrigt har nämnden följt de föreskrifter som styrmodellen anger.
Vi bedömer att nämnden i allt väsentligt har arbetat med intern kontroll i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunens riktlinjer. Granskningen visar dock att det vid uppföljning av kontroller saknas åtgärdsförslag för en kontroll. Utöver detta har nämnden arbetat i enlighet med riktlinjer för intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt anta en kontrollplan som den löpande följt upp under året.