3.1. Iakttagelser 3.1.1. Målstyrning
Av protokoll från kommunstyrelsens sammanträde i februari 2019 framkommer att kommunstyrelsen antog uppdragsdokument för innevarande år i februari månad vilket är senare än vad kommunens styrmodell föreskriver. Enligt Budget 2019 med plan 2020–2021 ska uppdragsdokument för sektorerna antas av kommunstyrelsen i november året innan det år som dokumentet avser. Vi noterar dock att detta är linje med kommunfullmäktiges skrivelse i Budget 2019 med plan 2020–2021, där framgår att utskotten ska bereda och nämnderna ska besluta om sina respektive sektorers uppdragsdokument för 2019–2021 inklusive detaljbudget för 2019 senast under februari månad 2019. Av protokoll (2019-11-27) framgår att kommunstyrelsen i november antog respektive sektorers uppdragsdokument för 2020–2022 inklusive detaljbudget för 2020 i enlighet med kommunens styrmodell.
Kommunstyrelsen har inte säkerställt att det i sektorernas uppdragsdokument kopplas indikatorer och målvärden till samtliga av kommunfullmäktiges övergripande mål från Budget 2019.5 Enligt kommunens styrmodell ska indikatorer och målvärde kopplas till respektive mål.
Vi noterar att målstyrning enligt uppgift inte sker i enlighet med styrmodellens formulering.
Indikatorer och målvärden tas fram för fullmäktiges övergripande mål när det anses lämpligt.
Denna information framgår inte av styrdokument. I dialog med kommunstyrelsen och utskottens presidier framkommer att ett arbete pågår för att stärka analysprocessen, dels när indikatorer och målvärden framtas och dels när de följs upp.
Vidare framgår att ett riktat uppdrag ej omhändertagits av sektor omsorg.6 Det framgår inte varför uppdraget inte inkluderats.
3.1.2. Uppföljning
Av ekonomisk uppföljning i delårsrapport per april 2019 framgår att sektor omsorg och sektor lärande prognostiserar underskott för helår. Sektor omsorgs helårsprognos uppgick till minus 22,8 mnkr och sektor lärandes helårprognos för grundskola uppgick till minus 2,1 mnkr för
5 Sektor ledning och verksamhetsstöds mål om minskad klimatpåverkan och fossilfritt samhälle saknar indikatorer och målvärden.
Sektor omsorgs mål att synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden saknar indikatorer och målvärden.
Sektor lärandes tre mål minskad klimatpåverkan och fossilfritt samhälle, synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden, samt Orust ska präglas av social, kulturell, miljömässig och materiell hållbarhet saknar indikatorer och målvärden.
Sektor samhällsutvecklings mål synliggöra och stärka Orust identitet och goda värden saknar indikatorer och målvärden.
6 I sektor omsorgs uppdragsdokument saknas kommunfullmäktiges riktade uppdrag att skapa möjligheter för invånare och anhöriga att i gemenskap med boende äta lunch på äldreboenden.
2019. Kommunstyrelsen beslutade att inte godkänna de prognostiserade budgetavvikelserna utan uppmanade sektorerna att omgående vidta åtgärder. Av protokoll (2019-08-28) framgår att kommunstyrelsen beslutade att godkänna sektor omsorg och sektor lärandes respektive redovisning av åtgärdsplan för budget i balans 2019.
Av delårsrapport per augusti 2019 framgår att sektor omsorg prognostiserar ett underskott om minus 12,6 mnkr. Det är en förbättring om 10 mnkr jämfört med prognosen per april. Sektor lärande prognostiserade per augusti ett fortsatt underskott för grundskolan om minus 2,2 mnkr.
Av protokoll (2019-09-25) framgår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna de prognostiserade underskotten för helår 2019.
Uppföljningen av mål per augusti 2019 visar på en blandad måluppfyllelse. Fem av kommun-fullmäktiges nio övergripande mål prognostiseras vara uppfyllda vid årsskiftet, och fyra prognostiseras vara delvis uppfyllda vid årsskiftet. Av de totalt 22 riktade uppdragen till sektorerna är bedömningen att 5 uppdrag kommer att genomföras före årsskiftet, 15 uppdrag är uppstartade eller delvis genomförda och 2 uppdrag kommer inte att vara påbörjade vid årsskiftet.
Ingen avvikelse att notera avseende kommunstyrelsens uppsikt över nämnder, bolag och kommunalförbund.
3.1.3. Intern kontroll
Enligt uppgift pågår ett arbete för att implementera en ny process för intern kontroll. Riktlinjer för intern kontroll, vilka antogs av kommunstyrelsen 2014-09-25, har ännu inte uppdaterats utifrån den nya processen. Av skriftliga svar framkommer att en uppdatering planerades att genomföras under hösten 2019.
Av helårsuppföljning av kommunstyrelsens kontrollplan för 2019 framgår att samtliga kontrollmoment är genomförda. Resultatet visar på några mindre avvikelser. Åtgärdsförslag presenterades för kommunstyrelsen för de aktuella kontrollerna.
3.2. Kommunstyrelsens arbete med ekonomistyrning
Av dialog med kommunstyrelsen framgår att åtgärder har vidtagits för att förbättra den prognos om underskott bland kommunens sektorer som presenterades per april 2019. Sektor lärande uppger i dialog att sektorns prognossäkerhet anses vara god men att det finns orosmoment för prognosen vilka sektorn inte kan påverka själva. Exempelvis nämner utskottet de gymnasieplatser som kommunen köper från andra kommuner vilka har påverkan på budgetläget.
Sektor omsorg uppger i dialog att de genom åtgärder under året har lyckats minska sitt underskott. Genomlysningar av individ- och familjeomsorg (IFO), hemtjänst och bistånd har genomförts. Sektorn har även månatliga avstämningar av samtliga placeringar för att stämma av kostnader och framtida planering inom IFO. Vidare uppger sektorn att de redovisar sektorns ekonomi månadsvis till kommunstyrelsen istället för tertialvis som tidigare. Detta ska enligt sektorn öka kommunstyrelsens kontroll över ekonomin.
3.3. Kommunstyrelsens arbete med uppsikt över nämnder, bolag och förbund7
Kommunstyrelsen uppger i skriftligt svar till revisionen att uppsikten utövas med grund i underlag vid budgetberedning, den ekonomiska rapporteringen samt de av styrmodellen fastställda rapporteringar som äger rum under ett budgetår. Vidare skriver kommunstyrelsen att regelbundna ordförandeträffar utgör ett verktyg i arbetet med att fullgöra uppsiktplikten.
I dialog uppger kommunstyrelsen att grunden för att fullgöra uppsiktsplikten skapas genom att styrelsen har tillräcklig kunskap, insyn och kontroll över verksamheten. Styrelsen uppger att de har ett tätt samarbete med presidierna och sektorerna i syfte att säkerställa detta. Enligt uppgift kommer kommunstyrelsen, från och med årsskiftet 2019/2020, införa regelbundna presidiemöten mellan styrelsen och fullmäktige, i enlighet med reglemente.
Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ska ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Kommunallagen anger vidare att styrelsen i årliga beslut ska pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Protokoll visar att kommunstyrelsen 2019-03-27 föreslog kommunfullmäktige att godkänna stiftelsen Orustbostäders årsredovisning samt revisionsberättelse för 2018. Därutöver föreslog kommunstyrelsen fullmäktige att bevilja stiftelsens styrelse ansvarsfrihet. Stiftelsen har endast vid ett tillfälle deltagit på sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott (2019-03-13).
Bortsett från detta har stiftelsen inte deltagit vid kommunstyrelsen eller dess utskotts sammanträden.
3.4. Kommunstyrelsens arbete med digitalisering
En digital agenda har tagits fram under året och antogs av kommunfullmäktige i december 2019. Agendan innehåller en strategi för åren 2019–2024, och pekar ut mål och riktning för kommunens digitaliseringsarbete. I dialog uppger kommunstyrelsen att arbetet med digitalisering sker utifrån en tydlig målbild med fokus på insatser både ur ett internt och externt perspektiv. Målbilden, som den beskrivs i agendan, innebär: bättre resursutnyttjande genom effektivisering, förbättrade arbetssätt och processer, samt ökad kvalité och service till invånare och näringsliv. Det finns ett externt behov av att kommunen genom digitalisering ska öka medborgarnas tillgänglighet till kommunens tjänster. Det interna digitaliseringsbehovet består i att uppdatera interna processer. Av agendan framgår att uppföljning av digitaliseringsarbetet ska ske årligen i kommundirektörens ledningsgrupp samt i kommunstyrelsen.
Sektor lärande uppger i dialog att en förhoppning med digitaliseringsarbetet är att det både kan skapa mervärde i form av minskad administrativ belastning, men också bidra till mer behovsanpassad undervisning med digitala verktyg. Sektor omsorg uppger i dialog att en digital strategi är framtagen. Sektorn uppger att ledningsgruppen prioriterar mellan digitaliseringsinsatser utifrån behov och tillgängliga resurser. Sektor samhällsutveckling
7 Orust kommun äger Stiftelsen Orustbostäder vilken bedrivs som ett kommunalt företag. Kommunen är delägare i det kommunala bolaget Södra Bohuslän Turism AB, ett utvecklingsbolag för turism bestående av näringsliv och kommun. Därtill ingår Orust i Fyrbodals kommunalförbund samt SKR.
uppger i dialog att sektorn arbetar med att effektivisera genom digitalisering. Sektorn lyfter att arbetet sker systematiskt. Ett antal områden har valts ut som ska analyseras för att bedöma vilka effekter de kan väntas få av digitaliseringsinsatser på området. Exempel på områden är VA, projektstyrning, renhållning och kostenheten. Effekter, både observerade och framtida, är att verksamheten blir mer kostnadseffektiv men även att kvaliteten ökar i verksamheten.
3.5. Kommunstyrelsens arbete med fastighetsunderhåll
I kommunfullmäktiges protokoll från 2019-02-14 framgår att kommunstyrelsens förslag till fastighets- och lokalstrategi har godkänts. Sektorn uppger i dialog att den tidigare underhållsskulden avseende fastigheter är åtgärdad. Sektorn har sedan 2013, då det ej fanns någon underhållsbudget, äskat medel från politiken och kommunen har ett fastighetsbestånd i bra skick och en hög kostnadseffektivitet vad gäller fastighetsunderhåll. 2019 är första året som sektorn har kunnat genomföra uppföljning av sitt fastighetsunderhållsarbete.
Halvårsuppföljningen visar enligt sektorn ett positivt resultat. Kommunstyrelsen uppger i dialog att man tagit fram reparations- och underhållsplaner.
3.6. Kommunstyrelsens arbete med VA-försörjning
Sektor samhällsutveckling uppger i dialog att arbetet följer den framtagna VA-planen. VA-taxan har reglerats utifrån politiskt beslut. Det har genomförts en förstudie utifrån kvävereningskravet och sektorn ska nu ställa om verksamheten till ett större reningsverk istället för åtta mindre.
Arbetet är igång med upphandling av detta. Sektorn uppger vidare att de har ett utredningsuppdrag gällande Orusts inträde i Västvatten AB. Syftet med ett eventuellt inträde är att kunna möta framtida utmaningar genom ökad samverkan mellan medlemskommunerna.
I skriftliga svar framkommer att sektor samhällsutveckling sedan 2017 har arbetat med att digitalisera övervakningen av distributionsnätet för både vatten och avlopp. En omfattande modernisering har genomförts på 60 % av alla pumpstationer, och resterande 40 % bedöms i huvudsak kunna vara uppdaterade under 2020. Implementering av realtidsmätning och analys av vattenförbrukning hos enskild kund uppges pågå.
3.7. Utskottens roll i beredning
Kommunstyrelsen uppger i skriftligt svar till revisionen att utskottssammanträden föregås av beredning och det utreds därmed i förväg om ärendet kan beslutas på delegation i ett utskott eller inte. Det säkerställs att utskottens befogenheter hålls genom att följa delegerings-ordningen. Vidare skriver styrelsen att i de fall ärenden väcks på utskottsmöten utan att beredning förekommit kontrollerar sekreterare i efterhand att utskottet inte fattat beslut utanför delegationsordning. Detta görs innan justering av protokoll. Av en översiktlig granskning av utskottens protokoll framgår att utskottet inte fattat beslut utanför delegationsordning.
3.8. Dialog med kommunstyrelsens- och kommunstyrelsens utskotts presidier
I avsnittet återges väsentliga händelser, risker och utmaningar som framkommit vid dialog med kommunstyrelsens- och kommunstyrelsens utskotts presidier. Avsnittet har revisorernas risk-
och väsentlighetsanalys 2019 som utgångspunkt. För ytterligare beskrivning av dialogernas innehåll se bilaga 4.
Det framkommer att analys i samband med framtagande av indikatorer och målvärden och i samband med uppföljning av måluppfyllelse är ett utvecklingsområde.
Sektor lärande uppger att de kommer att stå inför utmaningar vad gäller kompetensförsörjning på grund av kommande stora pensionsavgångar.
Sektor lärande uppger vidare att de låga kunskapsresultaten utgör en fortsatt utmaning.
Arbete för att öka andelen elever i kommunala skolor som uppnår kunskapskraven i årskurs 9 pågår. Nästa etapp i arbetet blir att analysera vad verksamheterna gör som fungerar (i årskurs F-6) och vad det är som inte fungerar (i årskurs 7–9). Utöver detta vill sektorn arbeta för föräldraengagemang och med näringslivet för att skapa motivation till fortsatta studier. Sektor lärande uppger även att kommunen har jämförelsevis hög skolfrånvaro vilket ska åtgärdas.
Sektor omsorg uppger att krav på besparingar tillsammans med ett ökat demografiskt tryck på verksamheten utgör och kommer fortsätta att utgöra en stor utmaning för sektorn. Vidare lyfts kompetensförsörjning inom sektorn som en fortsatt utmaning.
Sektorn uppger även att sjukfrånvaron inom sektorn är hög i jämförelse med andra sektorer inom kommunen.
Sektor samhällsutveckling uppger att kompetensförsörjningen idag är god men att det på sikt kommer bli en utmaning. Sektorn menar att en liten kommun som Orust kommun är sårbar ur ett kompetensförsörjningsperspektiv.
3.9. Vår bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsen i huvudsak säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål som fullmäktige bestämt, kommunens styrmodell samt riktlinjer. Granskningen visar dock att indikatorer och målvärde ej framtagits för alla övergripande mål i samtliga sektorers uppdrags-dokument vilket styrmodellen föreskriver. Utöver dessa avvikelser har kommunstyrelsen följt de föreskrifter som styrmodellen anger genom att bryta ned fullmäktiges mål och säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med dessa. Vi noterar att analysarbetet i samband med uppföljning av måluppfyllelse fortfarande kan stärkas.
Vi bedömer att kommunstyrelsen i allt väsentligt har säkerställt en tillräcklig uppföljning och ekonomisk rapportering, i enlighet med kraven i kommunens styrmodell. Av granskningen framgår att kommunstyrelsen genom att löpande följa upp ekonomi och verksamhet har följt styrmodellens krav avseende uppföljning och rapportering. Vidare bedömer vi även att kommunstyrelsen i huvudsak säkerställt en tillräcklig uppsikt över nämnder, bolag och kommunalförbund. Detta genom dialog och uppföljning i form av rapporter. Vi noterar dock att uppsiktsplikten inte har konkretiserats eller definierats som en del av styrmodellen.
Vi bedömer att kommunstyrelsen i huvudsak har arbetat med intern kontroll i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunens styrmodell. Granskningen visar däremot att riktlinjer för intern kontroll ännu inte har uppdaterats utifrån den nya processen för intern kontroll som implementerats under året. I övrigt har kommunstyrelsen följt kommunens riktlinjer för intern kontroll genom att genomföra en riskanalys samt fastställa och följa upp en intern kontrollplan samt följa upp kommunens samlade arbete med intern kontroll.