Postadress: Telefon: Fax: Webb/E-post:
Box 1380 +46 8 508 846 30 +46 8 508 846 33 www.genteknik.se
171 27 Solna genteknik@genteknik.se
Sista anbudsdag: 2009-03-10 Anbudets giltighet: 2009-07-10
Upphandlingsförfarande: förenklad upphandling Anbudsmärkning: dnr 004/2009
UPPHANDLING AV KONSULTUPPDRAG avseende
omvärldsbevakning och dokumentation av genteknisk forskning Detta förfrågningsunderlag är uppdelat i följande avsnitt:
1 Allmän information om upphandlingen 2 Upphandlingsföreskrifter
3 Krav på anbudsgivaren 4 Uppdragsbeskrivning 5 Kommersiella villkor
1 Allmän information om upphandlingen
1.1 Inbjudan
Gentekniknämnden avser att upphandla en konsulttjänst för bevakning och dokumentation av den nationella och internationella utvecklingen inom gen- teknikområdet med undantag för växter.
Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag.
1.2 Uppdragets omfattning
Anbudsgivaren, eller den konsult som utför uppdraget, ska följa och doku- mentera den nationella och internationella forskningen inom genteknikområ- det, undantaget växter.
I uppdraget ingår även att bevaka angränsande områden såsom stamcells- forskning och kloning. Uppdraget innebär att anbudsgivaren kontinuerligt ska tillhandahålla forskningsinformation för publicering på nämndens webbplats samt sammanställa en rapport över de viktigaste forskningshändelserna un- der innevarande kalenderår.
1.3 Information och upplysningar
Den upphandlande myndigheten är Gentekniknämnden.
Eventuella frågor angående denna upphandling kan göras skriftligen till an- svarig kontaktperson enligt nedan:
Gentekniknämnden
Att: kanslisekreterare Birgit Postol Box 1380
171 27 Solna
e-post: birgit.postol@genteknik.se
Telefon: 08-508 846 32 Fax: 08-508 84633
De frågor och svar som har betydelse för anbudslämnandet kommer att pub- liceras på köparens webbplats www.genteknik.se. Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunder- laget.
1.4 Köpare
Gentekniknämnden är en myndighet i Stockholm med uppgift att följa den nationella och internationella utvecklingen på genteknikområdet, bevaka de etiska frågorna och genom rådgivande verksamhet främja en etiskt försvar- bar och säker användning av gentekniken så att människors och djurs hälsa och miljön skyddas. Nämnden har även till uppgift att sprida kunskap om den gentekniska utvecklingen.
Nämnden som inrättades 1994 leds av en nämnd bestående av 14 ledamö- ter och deras ersättare samt ordförande och en vice ordförande. Vid nämn- den finns ett kansli med kanslichef och kanslisekreterare.
• Ordföranden och vice ordföranden är jurister med domarerfarenhet
• sju ledamöter är riksdagsledamöter
• en ledamot är etiskt sakkunnig
• sex ledamöter är sakkunniga inom olika forskningsområden varav en ekolog och en har erfarenhet av djurskyddsfrågor.
2 Upphandlingsföreskrifter
2.1 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap.
(2007:1091) lag om offentlig upphandling. Förfarandet är en upphandling där alla anbudsgivare har rätt att lämna anbud och deltagande anbudsgivare lämnar skriftliga anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående för- handling.
2.2 Sekretess
2.2.1 Upphandlingssekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretessla- gen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver information för att kunna fullgöra upp- drag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggöran- de är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.
2.2.2 Kommersiell sekretess
Anbudsgivare har i sitt anbud möjlighet att begära att delar av anbudet öns- kas sekretessbeläggas även efter att upphandlingen har avslutats. Uppgift som rör affärs- eller driftförhållanden jämte tydliga skäl för sekretessbelägg- ning ska specificeras i anbudet. Men observera att köparen i enlighet med offentlighetsprincipen inte kan garantera sekretess.
2.3 Anbudets form och innehåll
Anbud ska lämnas skriftligen på svenska.
Det är mycket viktigt att anbudet innehåller de efterfrågade uppgifter som framgår av förfrågningsunderlaget samt i förekommande fall tillhörande bilagor.
Kommentarer, information och anbudssvar specificeras enligt den struktur som framgår av förfrågningsunderlaget för att underlätta sammanställning och utvärdering av inkomna anbud.
Anbud som inte innehåller efterfrågade uppgifter kan komma att förkastas.
2.3.1 Företagsuppgifter
Anbudsgivaren anger följande företagsuppgifter i anbudet:
• Företagets namn och adress
• Företagsform
• Person-/organisationsnummer, momsregistreingsnummer eller VAT- nummer
• Telefon och E-post och ev. webbplatsadress och fax
• Ansvarig kontaktperson med kontaktuppgifter såsom telefon och officiell e-postadress
• Specifik e-postadress dit tilldelningsbeslut kan skickas
2.4 Alternativa anbud
Alternativa anbud avseende upphandlingstjänsten eller dess innehåll accep- teras inte.
2.5 Helt eller delat anbud
Anbud ska avges på hela åtagandet.
2.6 Ersättning för nedlagda kostnader Ersättning för lämnade anbud utgår inte.
2.7 Anbudstid och giltighetstid
Anbud ska vara Gentekniknämnden tillhanda senast 2009-03-10. Anbud som inkommer efter detta datum får enligt lagen (2007:1091) om offentlig upp- handling inte prövas och kommer därför att uteslutas från vidare kvalificering och utvärdering.
Anbudet ska vara bindande till 2009-07-10.
2.8 Märkning av anbud
Förseglat anbud i neutralt omslag märks tydligt med ”Anbud”.
2.9 Avlämnande av anbud
Anbud ska skickas eller lämnas med bud till följande adress:
Gentekniknämnden
Box 1380
171 27 Solna Att. Birgit Postol
Besöksadress: Retzius väg 13A, Solna
Gentekniknämnden godkänner inte anbud inlämnade genom e- postmeddelande eller genom faxförsändelse.
Anbudsgivaren är skyldig till att anbud lämnas i enlighet med ovanstående anvisningar för att få delta i upphandlingen. Om Anbudsgivaren inte följer an- visningarna kan det leda till att absolut sekretessen bryts pga. att inkommen brevförsändelse inte går att identifiera som anbud och därmed måste öppnas
för att identifiera innehållet. Köparen ansvarar inte för handling som inte in- kommit.
2.10 Anbudsprövning
För att anbudsgivaren ska komma ifråga för en bedömning prövas anbudet i följande steg:
1. prövning av att anbud har inkommit i enlighet med upphandlingsföre- skrifterna
2. prövning i enlighet med krav på anbudsgivare 3. utvärdering av anbud
2.11 Bedömningskriterier
Gentekniknämnden kommer att anta anbud som uppfyller uppställda krav och som bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt.
Utvärderingen sker med hänsyn tagen till nedanstående kriterier:
Utvärderingskriterier Viktning i %
1. utbildning och referenser 40 2. pris inom ramen för budget 30 3. teknisk förmåga och kapacitet 30
2.12 Tidpunkt för kravuppfyllelse
Om inget annat angivits förutsätts att krav uppfylls vid anbudslämnande med undantag för kontraktskrav som skall vara uppfyllda vid avtalets tecknande.
2.13 Avbrytande av upphandling
Gentekniknämnden äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen har ett pris som överstiger budge- terade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad an- ledning inte kan fullföljas.
2.14 Underrättelse om tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingen fattas av Gentekniknämnden och kommer att skriftli- gen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas.
Anbudsgivaren ska ange e-postadress i anbudet dit tilldelningsbeslutet kan skickas.
2.15 Bindande avtal
Civilrättsligt bindande avtal föreligger först när skriftligt avtalsdokument i ori- ginal undertecknats av båda parter. Avtal kan tecknas tidigast 10 dagar efter att anbudsgivarna meddelats beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontrakt.
2.16 Övrigt
Krav och villkor måste kommenteras i anbudet för att värderas som accepte- rade i avlämnat anbud.
3 Krav på anbudsgivaren
3.1 Uteslutningsgrunder
(A) Gentekniknämnden ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att säljaren enligt en laga- kraftvunnen dom är dömd för brott, enligt 10 kap 1 § LOU, som sammanfatt- ningsvis innefattar lägst en utav följande:
1. deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning
3. bedrägeri eller 4. penningtvätt
Är säljaren en juridisk person, ska säljaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet.
Om det finns grundad anledning anta att en leverantör ska uteslutas med stöd av första stycket (A), får Gentekniknämnden begära att säljaren visar att det inte finns någon grund för uteslutning.
Om det finns särskilda skäl, får Gentekniknämnden avstå från att utesluta en leverantör som dömts för brottslighet enligt första stycket (A).
B. En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, enligt 10 kap 2
§ LOU, om säljaren
1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkas- tad näringsförbud
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutöv- ningen
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Genteknik- nämnden kan visa detta
5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter el- ler skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysning- ar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
Är säljaren juridisk person, får säljaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses ovan i femte stycket (B) punkt 3, eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses ovan i femte stycket (B) punkt 4.
Gentekniknämnden får begära att en leverantör visar att det inte finns någon grund för att utesluta säljaren med stöd av femte stycket (B) punkterna 1, 2, 3 eller 5.
3.2 Kontroll av anbudsgivare
Gentekniknämnden ska kontrollera att anbudsgivaren har fullgjort sina skyl- digheter avseende skatter, socialförsäkring, inte är på obestånd etc.
Anbudsgivare styrker dessa förhållanden genom att till anbudet bifoga av skatteverket ifylld blankett, SKV 4820 ”begäran/svar offentliga uppgifter”, vil- ken inte får vara daterad tidigare än en (1) månad före sista anbudsdag.
Blanketten kan hämtas på www.skatteverket.se
Blankett SKV 4820 ”begäran/svar offentliga uppgifter” är endast tillämpbar för svensk anbudsgivare, vilket medför i förekommande fall att utländsk an- budsgivare istället insänder motsvarande dokumentation från sitt hemland.
Anbudsgivare ska visa att denne är registrerad i aktiebolags- eller handels- register eller motsvarande register, som förs i det land där dennes verksam- het är etablerad (motsvaras i Sverige av Bolagsverket).
3.3 Teknisk förmåga och kapacitet
Anbudsgivaren ska styrka tillgång till nationell och internationell vetenskaplig litteratur och tekniska möjligheter att bedriva omvärldsbevakning i enlighet med uppdragsbeskrivningen.
4 UPPDRAGSBESKRIVNING
4.1 Inledning
I Gentekniknämndens uppdrag ingår bl.a. att till regeringen avge en översikt- lig redovisning av utvecklingen av gentekniken under innevarande kalender- år. Rapporten som också publiceras på nämndens webbplats, avges i sam- band med årsredovisningen. För närmare information om årsrapporternas innehåll hänvisas till nämndens webbplats, under menyn ”Genteknikens ut- veckling”.
4.2 Uppdragets omfattning
Anbudsgivaren (eller av denne utsedd konsult) ska följa och dokumentera den nationella och internationella forskningen inom tre huvudområden:
• Genteknik och människa
• Genteknik och djur
• Genteknik och mikroorganismer
Förväntad arbetstid bör motsvara ca 20 timmar/vecka.
4.3 Avtalsperiod
Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Avtalet ska gälla från och med 2009-04-01 till 2010-02-28 med möjlighet för Gentekniknämnden att för- länga avtalet ett (1) år dvs. maximalt till 2011-02-28.
Under första avtalsperioden rapporteras händelser från och med 1 januari till 31 december 2009.
Vid en eventuell förlängning rapporteras händelser från och med 1 januari till 31 december 2010.
4.4 Högsta godkända anbudspris
För upphandlingen finns ett budgeterat anslag om 29 000 kr per månad ex- klusive moms. Anbud vars pris överstiger denna summa kommer att förkas- tas.
4.5 Kompetens
Anbudsgivaren ska visa att den konsult som anbudsgivaren erbjuder (eller om anbudsgivaren själv utför uppdraget) bör ha kompetens inom molekylär- genetik, är väl förtrogen med nationell och internationell vetenskaplig littera- tur och har dokumenterad förmåga att uttrycka sig på begriplig svenska och i populärvetenskapliga termer. Anbudsgivaren bör bifoga referenser.
4.6 Plats för arbetets bedrivande
Anbudsgivaren ska tillhandahålla egen lokal för arbetets utförande.
4.7 Möten, konferenser, seminarier o dyl.
Möten med kansliet, deltagande i andra möten och seminarier för uppdra- gets utförande kan komma ifråga och ska ingå i den arbetstid som offereras.
4.8 Redovisning
En kortfattad sammanställning av forskningshändelser levereras månadsvis till köparen med en slutlig årssammanställning i januari kommande år.
I samråd med köparen ska 2-4 artiklar per månad refereras kortfattat på kö- parens webbplats.
4.8.1 Tidsplan
Sammanställning över månadens forskningshändelser och referaten på kö- parens webbplats rapporteras månadsvis den 10 dagen i nästkommande månad med nedanstående undantag:
Forskningshändelser Datum för rapportering januari-februari 2009 20 april 2009
mars-april 2009 10 maj 2009 januari-februari 2010 10 mars 2010 mars-april 2010 10 maj 2010 4.8.2 Slutredovisning
En första sammanställning över årets händelser, med källhänvisningar, leve- reras till köparen i december 2009. Efter samråd och synpunkter från köpa- ren och med tillägg av december månads händelser levereras ett slutgiltigt dokument den sista januari 2009. Eventuellt kan ytterligare ändringar behöva göras under februari 2009.
5 Kommersiella villkor
5.1 Personal
Leverantören får byta ut någon som arbetar med uppdraget mot annan en- dast efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden.
5.1.2 Anlitande av underkonsult
Leverantören får efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden anlita un- derkonsult för att utföra viss del av uppdraget. Konsulten ansvarar för under- konsults arbete som för eget arbete. Konsulten svarar för att underkonsult är registrerad i föreskrivna register.
Avtalat pris ska täcka kostnader för eventuellt anlitande av underkonsult.
5.3 Deltagande i konferenser eller seminarier
Av säljaren utsedd konsult (eller om säljaren själv utför uppdraget) behöver delta i någon nationell eller internationell konferens för uppdragets utförande, sker det efter godkännande av köparen och på köparens bekostnad. I sådant fall utgår resa, hotell och traktamente utöver avtalat pris enligt för tid av kö- paren tillämpade avtalsregler.
5.4 Pris
Pris anges i kronor per månad.
Samtliga priser anges netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdes- skatt och ska inkludera samtliga åtagande för uppdragets utförande.
5.5 Betalningsvillkor
Betalning sker månadsvis i efterskott med 30 dagar netto efter godkänd fak- turas ankomst. Betalning accepteras i svenska kronor SEK.
Notera att betalning av faktura inte ska anses vara detsamma som godkän- nande av levererad dokumentation.
5.6 Faktureringsvillkor Faktura adresseras till:
Gentekniknämnden
Box 1380
171 27 Solna
Faktureringskod: ZZ1222bipo
Av faktura ska tydligt framgå vad som avses, tidsperiod samt med hänvis- ning till avtalets diarienummer. Vid avvikelser i faktura ska köparen snarast möjligt meddela säljaren. När parterna är överens om avvikelsen, tillsänder säljaren köparen en kreditfaktura samt en ny faktura med det korrekta be- loppet och ny förfallodag.
Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller liknande avgifter godkänns inte. Mervärdesskatt ska redovisas separat.
5.7 Dröjsmålsränta
Om köparen inte betalar i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk räntelag, vilket är gällande referensränta plus åtta (8) procent.
5.8 Leveransförsening
Avlämnas inte dokumenten eller avlämnas dokumenten för sent eller om av- lämnad dokumentation inte uppfyller överenskommen specifikation, och be- ror det inte på köparen eller något förhållande på hans sida har köparen rätt till vite.
Leveransförseningar aviseras av säljaren i god tid före avtalad leveranstid- punkt för köparens bedömning om senareläggning kan accepteras. Kan se- nareläggning accepteras fastställs ny leveranstid. Vite utgår inte i sådant fall.
5.9 Immateriella rättigheter etc.
Köparen har en icke-tidsbegränsad, kostnadsfri rätt att fritt använda, repro- ducera, ändra och bearbeta resultatet under detta avtal. Vad som sägs i det- ta stycke gäller oavsett på vilket sätt och i vilken form resultatet framställts och oavsett om resultatet framställts av säljaren och köparen gemensamt el- ler tillsammans med annan. Säljaren får inte använda eller på annat sätt disponera resultatet utan köparens skriftliga medgivande. Äganderätten och upphovsrätten till resultat och framtaget material i samband med uppdragets utförande tillfaller oinskränkt köparen, oavsett medium. Vidare garanterar säljaren att köparen genom användandet av månads- respektive årsrappor- terna inte kränker någon immateriell rättighet som innehas av tredjeman med ensamrätt.
5.10 Vitesklausul
Vid leveransförseningar är köparen berättigad till vite av säljaren utgörande 25% av månadsbetalningen per påbörjad förseningsvecka. Vitet utgår i max- imalt 6 veckor. Vitet avräknas i möjligaste mån på fakturerat månadsbetal- ning. Efter vite i maximalt antal veckor äger köparen rätt att häva detta avtal under förutsättning att säljaren ensam har orsakat förseningen.
5.11 Force Majeure
Om parts fullgörelse av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tillkomst och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit eller på grund av att partens underleverantör förhindras fullgöra sin leverans på grund av om-
ständigheter som här angivits ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra på- följder.
5.12 Hävning
Brister säljaren i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal äger köparen rätt att häva avtalet. Säljarens avtal med sina eventuella underkonsulter ska innehålla uppgift härom. Hävningsgrund före- ligger dessutom ifall säljaren försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte förväntas kunna fullgöra sina åtaganden.
Köparen äger rätt att häva avtalet om tillströmningen av ärenden rörande marknadsgodkännande av genmodifierade grödor ökar i sådan omfattning att Gentekniknämnden måste anställa en särskild handläggare för denna uppgift. Uppsägning av avtalet måste ske skriftligen och med tre månaders varsel.
5.13 Tvist
Tvist vad gäller tolkning eller tillämpning av detta avtal skall i första hand lö- sas i förhandling mellan parterna. Om parterna inte enas, avgörs tvisten i domstol på köparens hemort.
5.14 Handlingarnas inbördes ordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa skulle visa sig vara motsägelsefulla gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranle- der annat, sinsemellan enligt nedanstående:
1. Skriftliga ändringar eller tillägg till upprättat avtal, undertecknat av båda parter
2. Upprättat avtal inklusive eventuella bilagor
3. Eventuellt kompletterande skriftliga uppgifter till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor
5. Anbud
5.15 Bekräftelse av kommersiella villkor
Säljaren bekräftar i sitt anbud att denne accepterar uppställda kommersiella villkor i avtalsutkastet, under samtliga punkter.
Om säljaren vill komplettera med ytterliggare tillkommande kommersiella vill- kor som inte är kommenterade i detta förfrågningsunderlag, så måste dessa avges i anbudet för att kunna utvärderas av köparen, och eventuellt ingå i ett kommande avtal.
5.16 Övrigt
Köparens underlåtenhet att strikt kräva fullgörelse av samtliga villkor i detta avtal är inte att anse som ett avstående av köparens kontraktuella rätt till fullgörelse eller kompensation. Inte heller påverkar en sådan underlåtenhet köparens rätt att vid ett senare tillfälle kräva fullgörelse eller kompensation enligt avtalet. Inga avståenden av köparens kontraktuella rättigheter är giltiga såvida inte köparen skriftligen medgivit detta.
