Protokoll för Juridiska Föreningen i Uppsalas Styrelse Sammanträde nr. 5 HT 2015
13 oktober 2015 kl.16:30
Närvarande:
Ordförande: Christina Odengran Vice ordförande: Alice Aronsson Sekreterare: Hannah Arvidsson Skattmästare: Fredrik Jonasson
Ordförande för sociala utskottet: Filip Lindell Studierådets ordförande: Arash Moosavian Näringslivsansvarig: Jonas Lårdh
1 § Mötets öppnande
Mötets ordförande Christina Odengran förklarar mötet öppnat kl.16:33.
2 § Val av justeringsman tillika rösträknare
Jonas Lårdh föreslogs utifrån den turordningslista som fastställdes vid sammanträdet 22-08-15.
Styrelsen beslutar:
Att välja Jonas Lårdh.
3 § Val av mötesobservatör
Hannah Arvidsson föreslogs utifrån den turordningslista som fastställdes vid sammanträdet 22-08-15.
Styrelsen beslutar:
Att välja Hannah Arvidsson.
4 § Godkännande av kallelseförfarandet Kallelsen har gått ut stadgeenligt.
Styrelsen beslutar:
Att godkänna kallelse förfarandet.
5 § Adjungeringar Andreas Carlsson
Andreas Skjöldebrand (IT-förman)
6 § Fastställning av föredragningslista
Styrelsen fastställer föredragningslistan efter justering.
7 § Protokoll från föregående sammanträde
Protokoll från föregående sammanträde är justerat och kan läggas till handlingarna, protokoll från VT 2015 har återfunnits och kan läggas till handlingarna.
8 § Protokollförande av tagna PC-beslut -
9 § Meddelanden och rapporter
Ordförande meddelar: Möte med arbetsgruppen 1/10, vi gjorde en detaljplanering för hösten och gjorde en strategi för medlemsinregistrering, bestämde hur vi ska angripa stadgeöversynen.
Diskuterade även hur vi ska kunna förankra våra idéer bland medlemmarna. Gått på medicinarbal tillsammans med Hannah den 2/10, mycket trevligt. Hade på förhand bett om att få sitta
tillsammans med MF och Uppsalaekonomerna, vilket var väldigt bra då vi fick tillfälle att prata om saker som rör föreningarna. Anmält styrelsen till konferensen med MF och
Uppsalaekonomerna som kommer vara den 23-24/10. Kallat till seniorsmöte 11/11. Fått veta av Akademihotellet att vi blir uppsagda från våra kontorslokaler i Clasonska Gården, utflytt april 2016. Skrivit på uppsägningen och ska kontakta Uppsala Akademiförvaltning angående eventuell lösning. Suttit med på ett lunchmöte mellan Uppsalaekonomerna, Samhällsvetarna och UPS.
Ordförande för studierådet meddelar: haft teach-in med tre lärare om flykting situationen, jätteuppskattat, mycket folk. Lärarna visade intresse för att ha ett samarbete där studenter kan efterfråga sådana här tillfällen. Deltog i diskussion angående namn byte på Dag Hammarskjöld och Juridiska biblioteket, namnet kommer att behållas. Medlemsinitiativet föreläsning med Ulla- Bella af Klerker om brottmål var lyckad. En liten grupp gav ett bra forum med mycket frågor,
mycket positiv respons. Fick möjlighet att kommentera verksamhetsplanen inför 2016 hos verksamhetsutskottet på institutionen.
Vice ordförande meddelar: datorn för blipsystemet är under all kritik, går knappt att komma in i systemet. Mailkontakt angående Musikhjälpen med UPS, blir förhoppningsvis professorskamp i år igen. Haft möte med JoM och de har haft möte själva. Problem i fredags med KV och
medlemskap.
Näringslivsansvarig meddelar: haft möte med Scholaris och diskuterat namnbyten. De flesta avtalen för fortsatt samarbete är påskrivna. Arbetar med att ta fram mer offertliknande avtal för framtiden, planen är att ha det klar inom en två veckors period. Avtalsdiskussion med
Familjensjurist ang juristjouren.
Ordförande för sociala utskottet meddelar: haft två klubbverksutbildningar. Café Gotlands har öppnat. Haft möte med int.kom tillsammans Alice.
Skattmästaren meddelar: har varit utomlands. Håller på att göra klart resultatrapporten för de sista tre kvartalen. Påbörjat budgetarbete och har involverat ordf. admin och ordf. soc. Kontakt med nordiska kommittén för att få kontaktuppgifter för fakturering, har fungerat bra. Skattmöte på torsdag. Externrevisor, ingen återkoppling sedan förra mötet. Fortsatt god likviditet, men nu börjar fakturorna förfalla. Kontakt med vår revisor om att vi inte har låst perioder med korrigering.
Sekreteraren meddelar: Varit på medicinarnas bal tillsammans med Ordförande, en mycket trevlig kväll! Uppdaterat bokprislistan tillsammans med bokförmannen. Vi har råkat sälja brotten mot person och förmögenhetsbrotten till ett väldigt underpris i förhållande till vårt inköpspris, men vi upptäckte att det förhoppningsvis kompenserats genom att påslaget på en del äldre böcker varit väl tilltagna. Många hör av sig på facebook angående medlemskort och medlemskap, vilket inte är önskvärt. Har därför försökt förmedla information om att alla sådana ärenden ska hänvisas till medlem@jf-uppsala.se. Stödmedlemskort och nya tillfälliga kort är på ingång. Designen är klar och senaste uppdateringen från PR är att de är skickade till tryck. Jag har skrivit ut den nya medlemsinstruktionen samt listor för stödmedlemskap och lagt i cafét. Har kollat på dokumenten för ansökan till Bolagsverket. Holdingbolaget i stadgan, två stämmobeslut, men bara ett med lydelsen för 12§6 (bil 5 maj 2015). Har även uppdaterat stadgarna utifrån tagna stämmobeslut det senaste året. Lyst poster för fyllnadsval i samröre med ordförande för valberedningen. Gick mycket smidigt. Bokat in möte med studentkortet och haft möte med studentkortet idag 13-10-15.
Vissa problem, det största är väll att vi inte på något sätt kollar upp att våra medlemmar faktiskt är studenter. Membit ringde 09-10-15, vissa problem finns med att införa studentkortet, för att kunna ha studentkortet måste nämligen personnummer vara ett kontrollerat ID-begrepp. Förhoppningsvis
kommer det gå att lösa smidigt då de flesta personnummer i systemet är uppgivna med rätt antal siffror. Möte ska bokas, membit skulle återkomma. Jobbar på att få igång dropboxen.
10 § Mötestider
Föredragande: Fredrik Jonasson
Just nu blir det väldigt rörigt när vi ändrar tider. Oklarheter uppstår när tiden inte överensstämmer med kallelsen. Därför förslås att ny kallelse går ut om mötestider ändras och att ändringar får göras senast 24h innan mötet och via mail.
Styrelsen beslutar:
Att ny kallelse ska gå ut om mötestider ändras och att ändringar får göras enbart via mail senast 24h innan mötet.
11 § IT
Föredragande: IT förmannen
Information: gruppmail som gäller är styrelsen@jf-uppsala.se
Hemsidan saker som inte funkar: bokningssystemet
Problem: bara w4 som kan fixa, eftersom vi inte har den behörigheten. Det kanske går att lösa lite tillfälligt tillsvidare. Kolla upp om vi har rättigheterna till koden.
Förslag: att uppdra åt IT-förmannen att kontakta w4 om rättigheterna till hemsidan. Det utseendemässiga, med ändring av texter och liknande kan vi göra själva, men vi behöver sammanställa en lista över förändringar och ta ställning till den, att bordlägga beslut om ny hemsida till tidigast 2016, bokningar får skötas genom tillfälliga lösningar. För Jontes maila klubbverk@jf-uppsala.se och för Clasonska skapas publik google-kalender som IT ansvarar för.
Att kolla om den grafiska profil på Scholaris hemsida kan ändras till motsvarande JF:s, IT samarbetar med PR.
Styrelsen beslutar:
Att uppdra åt IT-förmannen att kontakta w4 om rättigheterna till hemsidan;
Att sammanställa lista över förändringar och ta ställning till den;
Att bordlägga beslut om ny hemsida till tidigast 2016;
Att bokningar tillsvidare sker genom maila klubbverk@jf-uppsala.se för bokning av Jontes och för bokning av Clasonska införs en publik google-kalender som IT ansvarar för och;
Att kolla om Scholaris grafiska profil kan ändras till motsvarande JF:s, IT samarbetar med PR.
16 § Scholaris - namnbyte och ändringar Föredragande: Jonas Lårdh
Diskussion: Haft möte med Scholaris och förslaget som kvarstår är JF-Karriär. Juridiska Föreningen (JF) Karriär utåt sett, men internt Karriärsgruppen.
Förslag till beslut: JF Karriär – Juridiska Föreningens karriärsportal och döpa om gruppen internt till Karriärsgruppen.
Styrelsen beslutar:
Att byta namn på Scholaris till ”JF Karrär – Juridiska Föreningens karriärsportal” och;
Att den interna arbetsgruppen byter namn till ”Karriärsgruppen”.
11 § 24h-regeln och klubbverket Föredragande: Hannah Arvidsson
Viktigt att förmedla ner i organisationen att 24h-reglen gäller. Man kan alltid hänvisa till att den står på hemsida, fb-sidor etc. Ta fram korta regeldokument, som man kan peka på. Problemet tycks dock ligga i att klubbverket tror att det går att lösa ändå. Det gäller samtliga problem, utgångna tillfälliga kort, stödmedlemskap och nya medlemskap.
Förslag till åtgärd: Ordf. soc förtydligar reglerna för Klubbverket.
Styrelsen beslutar:
Att ordf.soc återigen förtydligar reglerna för Klubbverket;
Att uppdrar åt ordf.soc göra en skriftlig instruktion att ha i baren.
Vi måste kommunicera att man måste förnya sitt tillfälliga kort när det gått ut. Klubbmästaren skickar ut autosvar vid bokning där information om 24h-reglen och regler för medlemskort framgår.
12 § Föreläsningar/debatter sammanslås med 18 § Vårterminensevent Föredragande: Alice Aronsson
Inputs med tanke på fem.jurs aktiva föreläsningsserier, fått frågor om varför JoM inte gör något sådant.
Diskussion: Vi behöver inte göra allt, finns ingen anledning med avseende på vårt verksamhet föremål att konkurrera med fem.jur eller ELSA. Dessutom ser JoM sig själva som en mer intern grupp. Jurdiskt relevanta och politiskt relevanta debatter kan dock vara intressant då det är viktiga att vi har bredd.
18 § Vårterminens event Föredragande: Jonas Lårdh
Studievägledningen tycker att det är tråkigt att vi nästan bara har inriktning på affärsjuridik.
Kanske borde näringslivsgruppen utökas med en person med särskilt programansvar. Bra om arbetet sker nära näringslivsgruppen för att datum inte ska krocka etc. Bra att ha en person som kan ta hand om initiativ som inte tydligt går in under någon arbetsgrupps ansvarsområde. Det vi har är att vi har goda resurser och många partners i större utsträckning jämfört med andra föreningar.
Styrelsen beslutar:
Att lysa en programsekreterare till decemberstämman, som ska ingå i näringslivsgruppen och som ska arbeta med att bredda föreningens programutbud. Ämbetsbeskrivning för denna post ska utarbetas innan decemberstämman av Jonas Lårdh.
13 § Nycklar (policy?)
Föredragande: Alice Aronsson
Haft möte med cafémästaren och klubbmästare och diskuterat nyckelproblematiken. Man ska i första hand kontakta café- respektive klubbmästare och om det behövs kontaktar de i sin tur vice ordf. Klubbmästaren har en idé om att ha ett brevinkast där nycklarna kan slängas in direkt efter låsning.
Vice ordförande fixar finlir och det som diskuteras. Det nya nyckeldokumentet bordläggs till PC beslut.
Beslut om jullov på Jontes bordläggs.
14 § Insignier
Föredragande: Alice Aronsson
Punkten bordläggs till nästa sammanträde.
15 § Uppföljning, möte nordisk vecka Föredragande: Filip Lindell
Haft möte med int.sek och vice int.sek där vi pratade allmänt om veckan i sig. Man har omorganiserat sig på så sätt att man har haft en projektgrupp, vilket har bidragit till att man har haft lätt att värva funktionärer. Förhållningsreglerna har fungerat bra och de upplever att de fått bra respons. De har upplevt att efterlevnaden varit ganska bra. Pratade också om reglerna i förhållande till JF:s jämställdhetspolicy och det överensstämmer bra. Pratade om hur man kan få bättre kontroll över alkoholserveringen, genom utskänkning med nykterhetskontroll. Nykterkommitté har fungerat varit bra och varit ett bra tillskott.
För framtiden bör vi se över möjligheterna att bryta ut alkoholen ur priset för veckan, så att det finns möjlighet att aktivt ta ställning till att ha en nykter vecka.
17 § JF-nyhetsbrev
Föredragande: Jonas Lårdh
Diskussion: hur ska vi distribuera det på ett bra sätt.? Mail en gång i månaden och facebook en gång i veckan.
Styrelsen beslutar:
Att lysa uppdra åt PR att ta fram:
- Månadsvis nyhetsbrev per mail till alla medlemmar.
- Veckovis enkelt schema med vad som händer i JF på facebook.
19 § Motionskväll
Föredragande: Filip Lindell
Fått inspiration från Valberedningen förslag om att ha hearingen inför ordf. valet och andra styrelseposter. Diskussion om motionerna och föreningen i allmänhet. Tanken är att ha en kväll på Jontes, med bar och moderator, där medlemmar som skickat in motioner får lyfta och diskutera dem med andra. Det ska inte vara en plädering- och debattsituation utan mer mellanintensiv diskussion, och moderatorn är där för att garantera det.
Min förhoppning är att detta ska leda till:
1. Mer genomtänka motioner
2. En uppmuntran till medlemmar att ta skriva motioner och påverka föreningen 3. Stillad debatthunger inför stämman
4. Ett forum för diskussion om föreningens framtid
Vill vi ha den innan eller efter deadline för att motionerna ska skickas in? Deadline för motioner söndag den 22/11. Beror kanske på vilket syfte det ska fylla. Bör ha en moderator som inte är kopplad till styrelsen eller arbetsgruppen för stadgeöversynen.
Styrelsen beslutar:
Att anordna en diskussionskväll för motioner med moderator, ansvar för arrangemanget har Ordf.soc.
20 § Inköp och verksamhetslyft KV Föredragande: Filip Lindell
Klubbverket vill gärna lyfta sin verksamhet. Vill ha glas i hårdplast och is för att kunna göra lite proffsigare drinkar. Därför önskar man få tillåtelse att köpa in 100 hårdplast glas och 1 ismaskin.
Rimlig kostnad i förhållande till verksamhetens omsättning.
Förslag till beslut: Styrelsen beslutar att godkänna inköp av 1 st. ismaskin och 100 st. glas i hårdplast till kostnad av 2 300kr, men att avvakta med glasinköp tills plastglasförrådet sinat.
Styrelsen beslutar:
Att godkänna inköp av 1 st. ismaskin och 100 st. glas i hårdplast till kostnad av 2 300kr, men att avvakta med glasinköp tills plastglasförrådet sinat.
21 § Studentkortet
Föredragande: Hannah Arvidsson
Punkten bordläggs till nästa sammanträde.
22 § Bolaget
Föredragande: Hannah Arvidsson
Måste ha förslag till namn i ansökan, det som diskuterats med Pro Inspektorn är (1) JF Uppsala Holding AB (2) JF Uppsala AB. Eftersom vi kan byta namn senare så är vårt beslut nu inte avgörande för all framtid.
Möte med Hannah, Christina, Fredrik, Filip bör hållas för att signa papper och gå till banken för att ordna alla formaliteter.
Förslag till beslut: att som förslag till namn i ansökan ha (1) JF Uppsala Holding AB och (2) JF Uppsala AB.
Styrelsen beslutar:
Att som förslag till namn i ansökan ha (1) JF Uppsala Holding AB och (2) JF Uppsala AB.
23 § JoM
Föredragande: Alice Aronsson
JoM har ingen fikabudget till sina möten.
Förslag till att JoM-gruppen fram till decemberstämman får 300kr att förfoga över till decemberstämman.
Styrelsen beslutar:
Att JoM-gruppen fram till decemberstämman får 300kr att förfoga över till decemberstämman.
Möjlighet att lägga förslag och synpunkter, ev. anonymt, till JoM. Fysisk brevlåda eller mail?
Finns stora möjligheter att skicka anonyma mail, så bättre med mail. Dels eftersom en fysisk brevlåda kan riskera dra åt sig ”skräppost” och att mail ger bättre möjlighet att ge respons.
Marknadsföra att möjligheten finns.
Planen för gruppen är att sätta sig in i policyn och marknadsföra att man finns.
24 § Representationsbudgeten Föredragande: Fredrik Jonasson
Informerar om att det börjar bli trångt. Det finns inte så mycket utrymme kvar i budgeten och uppmanar därför till restriktivitet.
25 § Arbetsgruppens arbete: medlemsmarknadsföring och stormöte Föredragande: Christina Odengran
Informerar om vad som togs upp på senaste mötet.
1. Stadgeöversynen, stadgan har nu uppdaterats och de ska ses över inför möte på torsdag 15-10- 15. En remissgrupp skulle behöva tillsättas för att bolla konkreta förslag: dels med styrelsen och dels tillsätta en grupp av intresserade ämbetsmän, gärna en bra blandning av nya och gamla.
Styrelseledamöter som inte är med i arbetsgruppen ansvarar för att organisera remissgruppen.
2. Stormöte på Jontes, 7 stationer, på varje station kan man tycka till om två kapitel i de nuvarande stadgarna. Detaljer för det här tas fram på nästa mötet. Kommer att marknadsföras intensivt för att så många ska komma.
3. Muntlig infopunk på decemberstämman för att informera medlemmar om att de kan vända sig till arbetsgruppen.
4. Medlemsregistret, nu har vi en lista från uppdok ska stämmas av mot våra aktiva registerposter.
5. Kaffemingel på JB/Munken för att samla upp medlemmar, behöver hjälp av styrelsen och eventuellt ämbetsmän om de vill. Doodle kommer.
26 § Fyllnadsval
Föredragande: Christina Odengran
Nomineringar från Valberedningen
”Vi nominerar följande personer till fyllnadsval:
Recceassistent VT 16 Mattias Schierbäck Motivering:
Mattias skulle passa bra som recceassistent. Han är taggad, engagerad, stresstålig och lyhörd. Han skapar trevlig stämning och kommer bidra positivt till arbetet med recceveckan.
Caféverkare Gotlands Ashti Batti
Motivering:
Ashti är trevlig och är jättetaggad över att sitta på Gotlands som caféverkare. Han har tidigare erfarenhet och vi är övertygade om att han är den bästa för ämbetet!
Biträdande layoutansvarig PJ Joakim Berggren
Motivering:
Han har tidigare erfarenheter, han har ett intresse för ämbetet och för att engagera sig inom JF. Vi tror att han kommer passa bra.”
Styrelsen beslutar:
Att välja de som valberedningen har nominerat.
27 § Kickoffsammanställningen Föredragande: Christina Odengran
Fått sammanställning från fotografen som tog på sig att göra den efter ämbetsmannakickoffen. Ska distribuera den till sammanställningen och presentera en plan för uppföljning. Kanalisera de genomförbara förslagen till de berörda utskotten och arbetsgrupperna.
Till nästa möte uppdras styrelsen att läsa igenom och lägga upp en storts handlingsplan för vilka förslag som vore bra att prioritera för genomförande.
28 § Returer från membit
Föredragande: Christina Odengran
Diskussion: problematik med fakturor, ska planera in möte med membit, se över att kanske använda iZettle vid inskrivning.
Fått en hög returer på posten. De som innehåller medlemskort, bör berörda kontaktas.
Styrelsen beslutar:
Att uppdra åt Sekreteraren att kontakta dem vars medlemskort som finns här så att de kan komma och hämta dem.
29 § Ordning och reda bland dokument Föredragande: Christina Odengran
Sorterat och rensat bland pärmar och dokumentsamlare, för att det ska bli tydligare var man hittar vad. Pärm för styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, stadgar, ämbetsinstruktioner och dyl.
Instruktionspärm på Jontes där allt samlas.
30 § Förfrågan om seminariekväll Föredragande: Christina Odengran
Mail från Anders Frigell om arrangera seminarium angående resningsförfarande den 05-11-15.
Mailet vidarebefordras till styrelsen för vidare behandling.
31 § Samarbete med Jensen gymnasium Föredragande: Christina Odengran
Någon i styrelsen tar ett lätt intromöte med Jensen, undersöker vad de tänker sig.
Öppnar för medlemmarna och kollar intresse. Grupp med personer som är intresserade av att göra något, återkoppla med Jensen.
→ Kolla i första hand med Juristjouren och Studierådet om det finns intresse hos dem.
Kontakten vidarebefordras till Vice ordförande som tar vidare kontakten.
32 § Utbildning i Karnov
Föredragande: Christina Odengran
Punkten bordläggs till nästa sammanträde.
33 § Sångbokssexa
Föredragande: Filip Lindell
För alla medlemmar. Biljettförsäljning och tillfälle att sälja sångböcker, vilket vi vill. Tanken är:
enkel mat och mycket sång under hela kvällen. Sånganförare som håller i sångordning och tempot.
Hålla det simpelt. Ordf.soc kan tänka sig att ta på sig ansvaret att arrangera sexan till självkostnadspris. Datumförslag 11/11 eller 12/11 alternativt i december.
Styrelsen beslutar:
Att Filip får anordnar sångbokssexa för medlemmarna till självkostnadspris.
34 § Övrigt
• Hearing med valberedningen
Positivt på så sätt att det kan bidra till öppenhet och transparens att man ska kunna svara på frågor kring varför man söker. Också en möjlighet för valberedningen att se
kandidaterna agera utåt. Främst för Ordförande posten, men eventuellt de andra styrelseposterna också. Kanske föranmälda frågor för att få ut konstruktiva saker.
Beslut om att hålla hearing bordläggs tillsvidare.
• Norrlands och STS-gasquen
Om vi marknadsför Norrlands i samband med eventet (affischer, event-banner, etc.)kan vi
få rabatterade kuvertpriser. Föreligger inga hinder i förhållande till sponsoravtal.
• Husförmannen och stolarna (uppföljning)
Husförmannen svarar inte på mail och påminnelsemail.
35 § Mötets avslutande
Mötet förklaras avslutat kl.21:27.
____________________________
Ordförande Christina Odengran
____________________________
Justeringsman Jonas Lårdh
