Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd
Rapport från stadsrevisionen
Nr 21, 2020 Dnr: 3.1.4-25/2020
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivits i nämnder och bolag. Stadsrevisionen i Stockholm stad granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret.
I årsrapporter för nämnder och bolagsstyrelser sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets
granskningar och bedömningar av verksamheten. Granskningar som genomförs under året kan också publiceras som projektrapporter.
Publikationerna finns på stadsrevisionens hemsida, stad.stockholm/revision. De kan också beställas från revisionskontoret, revision.rvk@stockholm.se.
Årsrapport 2019
Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Nr: 21, 2020
Dnr: 3.1.4-25/2020
stad.stockholm/revision
Stadsrevisionen Revisionskontoret
Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399 stad.stockholm/revision
Till
Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd
Årsrapport 2019
Revisorerna i revisorsgrupp 3 har avslutat revisionen av Enskede- Årsta-Vantörs stadsdelsnämnds verksamhet under 2019.
Revisorerna bedömer att Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnds verksamhetsmässiga resultat inte är helt förenligt med kommun- fullmäktigs mål. Endast sju av tolv verksamhetsmål uppnås.
Vi hänvisar i övrigt till bifogad årsrapport som revisorerna
behandlade den 19 mars 2020. Rapporten överlämnas till Enskede- Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd för yttrande senast den 30 juni 2020.
På uppdrag av revisorerna i revisorsgrupp 3.
Bosse Ringholm Åsa Hjortsberg Sandgren
Ordförande Sekreterare
Sammanfattning
I denna rapport redovisas resultat och bedömningar utifrån revisionskontorets granskningar.
Verksamhet och ekonomi
Revisionskontoret bedömer att Enskede-Årsta-Vantörs stadsdels- nämnd från ekonomisk synpunkt har bedrivit verksamheten på ett tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att fullmäktiges mål om budgetföljsamhet uppnåtts. Nämnden bedöms däremot inte ha bedrivit verksamheten på ett helt ändamålsenligt sätt, då det verksamhetsmässiga resultatet inte är helt förenligt med kommun- fullmäktiges mål. Nämnden redovisar att endast sju av tolv verksamhetsmål uppnåtts.
En granskning har genomförts av nämndens arbete med att före- bygga och uppmärksamma psykisk ohälsa bland äldre personer.
Granskningen visar bland annat att nämnden inte har bedrivit ett uppsökande arbete i enlighet med fastställda rutiner samt att information om den förebyggande verksamheten inte har getts till samtliga hemtjänstutförare. En uppföljande granskning har också gjorts av nämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
Uppföljningen visar att nämnden har vidtagit åtgärder utifrån 2017 års rekommendationer.
Intern kontroll
Den samlade bedömningen är att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten har varit tillräcklig. Arbetet med den interna kontrollen är en integrerad del i styrning och uppföljning.
Vidare finns systematiskt ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner.
Under året har revisionen granskat implementering av dataskydds- förordningen som bland annat visar att nämnden bör säkerställa att informationsklassificering genomförs av informationstillgångar. En granskning har också gjorts av nämndens delegationsordning och återrapportering till nämnd av beslut som fattas på delegation.
Resultatet av granskningen visar att nämndens delegationsordning och återrapportering inte helt överensstämmer med kommunal- lagens bestämmelser.
Räkenskaper
Räkenskaperna bedöms ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ekonomisk ställning. Räkenskaperna bedöms vara upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed.
Uppföljning av tidigare års granskningar
Nämnden har vidtagit åtgärder utifrån revisorernas rekommenda- tioner i föregående års granskningar. Den väsentligaste rekommen- dationerna som återstår att genomföra är att utveckla kontrollen av behörighetshanteringen avseende sociala system samt genomföra kontroller av beslut fattade på delegation.
Innehåll
1. Årets granskning ... 1
2. Verksamhet och ekonomi ... 1
2.1 Verksamhetsmässigt resultat ... 2
2.2 Ekonomiskt resultat ... 4
3. Intern kontroll ... 5
4. Räkenskaper ... 6
5. Uppföljning av tidigare års granskning ... 7
Bilagor Bilaga 1 - Årets granskningar ... 8
Bilaga 2 – Uppföljning av lämnade rekommendationer ... 14
Bilaga 3 – Bedömningskriterier ... 19
1. Årets granskning
Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden:
Verksamhet och ekonomi
Intern kontroll
Räkenskaper
Revisionen har utförts enligt kommunallagen, andra tillämpliga lagar, reglementet för stadsrevisionen samt god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning av nämndens verksamhet. Kriterier för bedömning redovisas i bilaga 3.
I rapporten redovisas resultat och bedömningar utifrån revisions- årets granskningar. De granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 1.
En uppföljning av i vilken utsträckning nämnden åtgärdat
rekommendationer i tidigare års granskningar redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 2.
De förtroendevalda revisorerna har träffat representanter för nämnden våren 2019 i samband med genomgång av 2018 års granskning och avstämning inför år 2019.
Granskningsledare har varit Susanne Eriksson vid revisionskontoret och Annika Hansson vid PwC.
Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen.
2. Verksamhet och ekonomi
I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare redovisas om nämnden har genomfört sitt uppdrag med tillgängliga resurser samt haft en styrning och uppföljning mot mål och beslut.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 2 (21)
Nämnden bedöms från ekonomisk synpunkt ha bedrivit verksam- heten på ett tillfredsställande sätt. Däremot bedöms det verksam- hetsmässiga resultatet inte vara helt förenligt med kommunfull- mäktiges mål. Bedömningen grundar sig på iakttagelser som redovisas i avsnitt 2.1 och 2.2.
2.1 Verksamhetsmässigt resultat
Revisionen konstaterar att nämndens verksamhetsmässiga resultat för 2019 inte är helt förenligt med de mål som fullmäktige fastställt.
Nämnden bedöms inte ha bedrivit verksamheten på ett ändamåls- enligt sätt. Bedömningen grundas på granskning av nämndens redo- visning i verksamhetsberättelsen vad gäller måluppfyllelse och på övriga granskningar som genomförts under året.
Nämndens verksamhetsberättelse bedöms i huvudsak ge en rättvis- ande bild av det verksamhetsmässiga resultatet. Nämnden har avrapporterat resultat av beslutade mål. Redovisningen ger rimliga förutsättningar för att bedöma måluppfyllelse. I huvudsak innehåller verksamhetsberättelsen beskrivningar av nämndens bedömning av måluppfyllelse. Vidare visar revisionens granskning att det i huvud- sak finns grunder för nämndens målbedömningar.
I verksamhetsberättelsen redovisar nämnden att den bidrar till att uppfylla fullmäktiges tre inriktningsmål. Vad gäller inriktnings- målet 1. En modern storstad med möjligheter och valfrihet för alla noterar revisionskontoret dock att fyra av fem tillhörande verksam- hetsmål bedöms som delvis. Målen avser nämndens kärnverksamhet såsom förskola, äldreomsorg och trygghetsfrågor.
Nämnden bedömer att sju av kommunfullmäktiges tolv mål för verksamhetsområdet har uppfyllts. Fem verksamhetsmål redovisas som delvis uppfyllda.
Verksamhetsmålet 1.1 I Stockholm är människor självförsörjande och vägen till arbete och svenskkunskaper är kort bedöms uppfyllas delvis då nämnden bland annat inte uppnår årsmålet för andel personer som har ekonomiskt bistånd. Under 2019 har ett trendbrott skett som inneburit att antalet försörjningsstödstagare ökat. Nämn- den ser en ökning av antalet personer som står långt från arbets- marknaden.
Verksamhetsmålet 1.2 Stockholm är en trygg, säker och välskött stad att bo och vistas i uppfylls delvis eftersom resultaten i med- borgarundersökningens inte uppnår årsmålen. I jämförelse med tidigare år har resultaten vad gäller upplevd trygghet, nöjdhet med
renhållning och städning samt skötsel av park och grönområden försämrats. För att öka tryggheten och trivseln inom stadsdelsom- rådet samverkar nämnden bland annat med förvaltningar, bolag, fastighetsägare, polis och medborgare. Detta sker till exempel genom trygghetsvandringar, platssamverkan och utveckling av stadsmiljön.
Nämndens resultat i förskoleundersökningen uppnår inte årsmålen vilket bidrar till att verksamhetsmålet 1.3 I Stockholm når barn sin fulla potential då Stockholms skolor och förskolor är de bästa i Sverige uppnås delvis. Fortsatta utvecklingsområden gäller bland annat rekrytering av förskollärare, personalens självutvärdering utifrån läroplanens uppdrag samt föräldrars nöjdhet med förskolan.
Verksamhetsmålet 1.5 I Stockholm har äldre en tillvaro som präglas av hög kvalitet, trygghet och självbestämmande redovisas som delvis uppfyllt. Målet mäts till stor del genom brukarundersök- ningar. Fortsatta utvecklingsområden är bland annat måltidssitua- tionen, möjlighet till delaktighet i omsorgen, upplevd trygghet och kontinuitet inom hemtjänsten.
Revisionen har genomfört en uppföljande granskning av nämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Uppföljningen visar att nämnden har vidtagit åtgärder utifrån 2017 års rekommenda- tioner. Bland annat har nämnden tydliggjort vad egenkontrollen ska omfatta på enhetsnivå.
En granskning som genomförts av arbetet med att förebygga och uppmärksamma psykisk ohälsa bland äldre personer visar att nämnden inte bedrivit ett uppsökande arbete i enlighet med fast- ställda rutiner.
En granskning har också genomförts av det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism. Granskningen visar att nämnden har strukturer för arbete mot våldsbejakande extremism. De områd- en som behöver utvecklas är rapporteringen till nämnden i de delar som rör aktiviteter i handlingsplaner och den samlade analysen över det arbetet som görs. Vidare behövs säkerställas att medarbetare fullföljer stadens webbaserade grundutbildning.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 4 (21)
2.2 Ekonomiskt resultat
2.2.1 Driftverksamhet
Nämnden redovisar följande utfall och avvikelser för år 2019:
Driftverksamhet (mkr)
mnkr)
Budget 2019
Bokslut 2019 Budget-
avvikelse 2018
Utfall Avvikelse
Kostnader 2 913,8 2 970,8 -57,0 2,0 % -72,6
Intäkter 550,7 609,1 58,4 10,6 % 64,6
Verksamhetens nettokostnader
2 363,1 2 361,7 1,4 0 % -8,0
Verksamhetens nettokostnader efter resultat- överföringar
2 363,1 2 363,1 0 0 % 0,2
Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall ligger i nivå med budget. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om budgetföljsamhet uppnåtts. Nämnden bedöms ha bedrivit verksam- heten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.
Nämnden redovisar avvikelser inom vissa verksamhetsområden. De största avvikelserna finns inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning (-16,1 mnkr) samt individ- och familjeomsorg (6,0 mnkr).
Underskottet inom stöd och service till personer med funktions- nedsättning finns i sin helhet på beställarsidan. I jämförelse med föregående år har antalet personer med behov av insatser ökat något, främst vad gäller daglig verksamhet. Även omfattningen av stöd och vårdbehov har ökat. Vidare påverkar höga kostnader för turbundna resor samt placeringar utanför det ekonomiska utfallet.
Överskottet inom individ- och familjeomsorgen förklaras främst av att nämnden erhållit mer i statsbidrag än vad som budgeterats för ensamkommande barn. Exkluderas statsbidragen redovisas ett underskott om drygt -5 mnkr. Antalet inkomna ärenden och utredningar som har lett till insatser har ökat under året. Det är främst placering inom både LVU och SoL vilket medför ökade placeringskostnader för HVB, jourhem och familjehem.
Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt.
2.2.2 Investeringsverksamhet
Nämndens utfall för investeringsverksamheten avviker i förhållande till budget med 4,8 mnkr för parkinvesteringar och 6,3 mnkr för
investeringar i maskiner och inventarier. Vad gäller parkinvester- ingar beror avvikelsen på att klimat- och trygghetsinvesteringar inte har kunnat genomföras enligt plan då det varit resursbrist gällande personal och konsulter. Vidare ändrades riktlinjerna för vilka åtgärder klimatinvesteringsmedlen fick användas till vilket medfört att samtliga investeringar inte har kunnat genomföras. Nämnden begär ombudgetering av vissa medel för att kunna slutföra projekt under år 2020. För den del av investeringsverksamheten som avser maskiner och inventarier beror avvikelsen bland annat på att öppnandet av nya förskoleavdelningar har försenats.
Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt.
3. Intern kontroll
I detta avsnitt redovisas en granskning av nämndens interna kon- troll. Av granskningen framgår bland annat i vilken utsträckning den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare om det finns systematiskt ordnade kon- troller i organisation, system, processer och rutiner.
Den samlade bedömningen är att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten har varit tillräcklig.
Arbetet med den interna kontrollen är i huvudsak en integrerad del i styrning och uppföljning. Vidare finns systematiskt ordnade kon- troller i organisation, system, processer och rutiner.
Nämnden har en organisation med i huvudsak tydlig fördelning av ansvar och befogenheter för att stödja verksamheten och att för- hindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Det finns riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Granskning av nämndens delegationsordning och återrapportering av beslut visar dock på vissa brister. Det är inte helt tydligt hur nämnden delegerat
beslutanderätten då samtliga beslut som krävs för vidaredelegation inte finns på plats.
Nämnden genomför årliga analyser som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att verksamhetens mål ska uppnås. Nämnden har i sin internkontrollplan fastställt vilka åtgärder som ska hantera prioriterade risker. Kontroller enligt den interna kontrollplanen följs upp systematiskt och fortlöpande. De avvikelser som påträffats har dokumenterats och åtgärdats.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 6 (21)
Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur.
Rapporteringen ger en aktuell, rättvisande och tillförlitlig informa- tion om verksamhet och ekonomi.
Nämndens uppföljningar under året har identifierat ekonomiska problem inom verksamhetsområdet stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Nämnden genomför åtgärder för att komma tillrätta med budgetavvikelsen genom att bland annat systematiskt följa upp och utvärdera beviljade insatser samt att bevaka och omförhandla avtal för placeringar utanför LOV. Vidare följs de turbundna resorna upp. De åtgärder som vidtagits har hittills inte varit tillräckliga.
En granskning har genomförts av nämndens implementering av dataskyddsförordningen. Sammanfattningsvis bedöms nämndens arbete med personuppgiftshantering inte vara helt tillräcklig.
Nämnden bör utveckla sin styrning och uppföljning av arbetet med att efterleva dataskyddsförordningen. De delar som behöver utveck- las är främst informationsklassificering av informationstillgångar samt regelbundet och systematiskt inventerar sina personuppgifts- behandlingar.
En uppföljande granskning har gjorts av nämndens handläggning och dokumentation av LSS-ärenden i enlighet med DUR. Gransk- ningen visar att nämnden genomför en årlig kvalitetskontroll som omfattar både brukarens delaktighet, kvaliteten på DUR-utred- ningen och om uppföljning har genomförts. Resultatet visar på god ordning och kvalitet i alla granskade delar.
Under året har revisionen även genomfört granskningar som omfattat inköpsprocessen, intäktsprocessen, behörighets- och attesthantering i Agresso samt kontroll av löneutbetalningar.
Sammanfattningsvis bedöms den interna kontrollen i granskade rutiner vara tillräcklig. Nämnden bör dock säkerställa att uppföljning av behörigheter sker enligt stadens rutin.
4. Räkenskaper
I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens räken- skaper är rättvisande, upprättade enligt lag om kommunal bokföring och redovisning samt följer god redovisningssed. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på övriga granskningar som genomförts under året.
Räkenskaperna bedöms ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ekonomisk ställning. Räkenskaperna bedöms vidare vara upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed.
5. Uppföljning av tidigare års granskning
Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionen gör årligen uppföljningar för att bedöma om nämnden har vidtagit åtgärder utifrån tidigare lämnade rekommendationer. Rekommendationer som följts upp under 2019 redovisas i bilaga 2.
Uppföljning visar att nämnden i huvudsak har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer. Den väsentligaste rekommendationen som återstår att genomföra är att utveckla kontrollen av behörighetshanteringen avseende sociala system.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 8 (21)
Bilaga 1 - Årets granskningar
Granskningar under perioden april 2019 - mars 2020
Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi
Förebyggande arbete mot våldsbejakande extremism (rapport nr 2 2019)
Stadsrevisionen har granskat om staden bedriver ett strukturerat arbetet för att motverka våldsbejakande extremism.
Granskningen visar att nämnden har strukturer för arbete mot våldsbejakande extremism. Arbetet utförs inom ramen för befintliga verksamheter och följer intentionerna i stadens budget samt
riktlinjer för arbetet mot våldsbejakande extremism.
Några utvecklingsområden har identifierats gällande stadens arbete mot våldsbejakande extremism. Rapporteringen av arbetet till nämnden behöver utvecklas gällande aktiviteter i handlingsplaner och en samlad analys över arbetet. Enskede-Årsta-Vantörs
stadsdelsnämnd behöver säkerställa att medarbetare fullföljer stadens webbaserade grundutbildning. Nämnden behöver även förtydliga civilsamhällets roll i arbetet mot våldsbejakande extremism i enlighet med stadens riktlinjer mot våldsbejakande extremism.
Äldre med psykisk ohälsa (rapport nr 2 2020)
Revisionskontoret har granskat om staden bedriver ett ändamåls- enligt arbete med att förebygga och uppmärksamma psykisk ohälsa bland personer som är 65 år och äldre.
Granskningen visar att stadsdelsnämndernas planering, organisering och utbud avseende det förebyggande och uppsökande arbetet varierar. Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd har inte bedrivit ett uppsökande arbete i enlighet med fastställda rutiner. Vidare har inte samtliga hemtjänstutförare information om den förebyggande verksamheten.
Nämnden har rutiner och arbetssätt för att uppmärksamma psykisk ohälsa. Den behöver dock säkerställa, t.ex. genom en systematisk egenkontroll, att rutinerna följs när det gäller utredningsdokumen- tation och uppföljning av biståndsbedömda insatser.
Nämnden arbetar med att säkerställa att berörd personal har tillräck- liga kunskaper för att kunna uppmärksamma psykisk ohälsa bland äldre. Det finns dock fortsatt behov av att såväl bibehålla som öka personalens kompetens. Granskningen visar slutligen att det finns brister när det gäller analys av det förebyggande och uppsökande arbetet.
Revisionskontorets sammantagna bedömning är att staden bedriver ett systematiskt arbete med att uppmärksamma psykisk ohälsa bland äldre personer, även om det finns delar som behöver utvecklas.
Vidare bedömer revisionskontoret att stadens förebyggande och uppsökande arbete behöver förbättras, framförallt när det gäller uppföljning och analys.
Nämnden rekommenderas att:
säkerställa att det uppsökande arbetet riktat mot äldre personer bedrivs i enlighet med fastställda rutiner
se till att såväl kommunala som privata hemtjänstutförare har information om nämndernas förebyggande verksamhet
säkerställa att biståndshandläggare, i utredningar, konsekvent beaktar och dokumenterar den enskildes situation när det gäller psykisk hälsa och välbefinnande
följa upp samtliga biståndsbedömda insatser minst årligen utveckla en systematisk egenkontroll på berörda enheter
utveckla analysen av det förebyggande arbetet riktat mot äldre personer
Kvalitetsledningssystem inom äldreomsorgen - uppföljning En granskning har genomförts med syftet att bedöma om nämnden har vidtagit åtgärder utifrån 2017 års granskning, så att lednings- system för systematiskt kvalitetsarbete uppfyller kraven i Social- styrelsens föreskrift.
Granskningen visar att nämnden, vid granskningstillfället, håller på att revidera avdelningens övergripande ledningssystem för kvalitets- arbetet. Det finns även en fastställd rutin på avdelningsnivå för hur dokumentet ska hållas uppdaterat.
Enheten Stureby hemtjänst har också reviderat sitt ledningssystem sedan 2017 års granskning. Revisionskontorets genomgång av dokumentet visar dock att det fortsatt inte är aktuellt i alla delar.
Granskningen visar också att nämnden har tydliggjort vad egenkontrollen ska omfatta på enhetsnivå, i enlighet med revisionskontorets rekommendation.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 10 (21)
Sammantaget bedöms att nämnden i huvudsak har vidtagit åtgärder utifrån 2017 års rekommendationer.
Följande rekommendation lämnas till nämnden:
se till att enheten Stureby hemtjänsts ledningssystem för kvalitetsarbete är uppdaterat, utifrån förändrad
organisationen och andra förändringar i avdelningens kvalitetsarbete
Intern kontroll
Implementering av dataskyddsförordningen (rapport nr 5 2019) Revisionskontoret har genomfört en granskning av stadens följsam- het till dataskyddsförordningen. Syftet med granskningen har varit att bedöma hur implementeringen av förordningen har genomförts.
Granskningen har omfattat stadens nämnder och kommunstyrelsen.
Granskningen har visat att nämndens arbete med personuppgifts- hanteringar inte är helt tillräckligt. Det kvarstår arbete innan nämndens arbete med personuppgiftshanteringar uppnår kraven i dataskyddsförordningen. I granskningen har framkommit att nämn- den har utsett dataskyddsombud och anmält dataskyddsombud till Datainspektionen. Vidare visar granskningen att nämnden inte har informationsklassificerat samtliga av sina informationstillgångar.
Revisionskontoret rekommenderar att nämnden:
utvecklar styrning och uppföljning av arbetet med att efterleva dataskyddsförordningen
informationsklassificerar sina informationstillgångar
regelbundet och systematiskt inventerar sina person- uppgiftsbehandlingar
Delegationsordning - uppföljning
En granskning har genomförts av om nämndens delegationsordning och återrapportering överensstämmer med kommunallagens
bestämmelser. Granskningen har avgränsats till:
om det är tydligt hur beslut ska fattas inom nämndens ansvarsområde
om anmälan av granskade beslut sker enligt kommunallagens bestämmelser
nämndens interna kontroll avseende delegationsbeslut
Den sammantagna bedömningen är att nämndens delegationsord- ning och återrapportering delvis överensstämmer med kommunal- lagens bestämmelser. Det är inte helt tydligt hur nämnden delegerat beslutanderätten då samtliga beslut som krävs för vidaredelegation inte finns på plats. Revisionskontorets verifiering visar att beslut i huvudsak fattas av rätt delegat men att det finns vissa brister i anmälan av beslut till nämnden. Granskningen visar även att nämn- den inte har haft en systematisk uppföljning av delegationsbeslut för alla ärendegrupper.
Det är viktigt att det av nämndens beslut om delegation tydligt framgår vilken beslutanderätt som delegerats och vem som är delegat i varje ärende. Om nämnden uppdrar till förvaltningschefen att fatta beslut och ger hen rätt att vidaredelegera beslutanderätten ska förvaltningschefen fatta ett beslut om vilka ärenden som vidaredelegeras till vilken delegat. Detta beslut ska anmälas till nämnden. Om beslutskedjan från nämnd till delegat brister riskerar det lagligheten i besluten. Om delegationsbeslut inte anmäls till nämnden i enlighet med kommunallagens bestämmelser vinner besluten inte laga kraft.
Utifrån genomförd granskning lämnas följande rekommendationer:
nämnden bör säkerställa att samtliga erforderliga beslut från nämnd till delegat finns på plats i enlighet i kommunallagen
nämnden bör utveckla sin interna kontroll avseende delegation
Handläggning och dokumentation av LSS-ärenden i enlighet med DUR - uppföljning
Under 2017 granskade revisionskontoret handläggning och dokumentation av ärenden i enlighet med Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. I stadens riktlinjer för handläggning av insatser enligt LSS anges att ett strukturerat utrednings- och upp-följningsmaterial ska tillämpas, DUR (Dokumentation, Utvärdering, Resultat). Uppföljning av LSS- insatser ska göras minst en gång per år. Granskningen omfattade vuxna brukare. Nämnden rekommenderades att utveckla en
systematisk kvalitetssäkring av DUR-metodiken samt säkerställa att brukaren får uppföljning minst en gång per år.
Stadsdelsnämnden genomför sedan 2018 årligen en omfattande kvalitetskontroll i maj. Kontrollen omfattar både brukarens
delaktighet, kvaliteten på DUR-utredningen och om uppföljning har genomförts. Revisionskontoret har tagit del av resultatet av
kvalitetskontrollen. Den visar på god ordning och kvalitet i alla
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 12 (21)
granskade delar. Kvalitetskontrollen har återkopplats både individuellt och på APT.
Nämnden bedöms ha en systematisk kvalitetskontroll av kvaliteten i handläggning. Stadsdelsnämnden har rutiner som ska säkerställa att brukaren får uppföljning minst en gång per år.
Inköpsprocessen – köp av verksamhet
En granskning har genomförts i syfte att bedöm om den interna kontrollen är tillräcklig avseende köp av huvudverksamhet. Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen i granskad rutin är tillräcklig. Granskningen visar att transaktionerna är korrekt hanterade avseende prestation, bokföringsunderlag, betalningstidpunkt, bokföringstidpunkt samt kontering. Vidare visar genomfört stickprov att det finns en följsamhet till stadens riktlinjer och lagen om offentlig upphandling avseende köp av huvudverk- samhet.
Intäktsprocessen – försäljning av verksamhet
En granskning har genomförts i syfte att bedöma den interna kon- trollen i intäktsprocessen avseende försäljning av verksamhet. Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen i gransk- ad rutin är tillräcklig. Den översiktliga processgenomgången har verifierats genom stickprovskontroller. Dessa visar att granskade kundfakturor i allt väsentligt har fakturerats vid rätt tidpunkt, stämmer överens med avtalade villkor, uppfyller kraven enligt god redovisningssed och stadens regler, har betalats vid rätt tidpunkt, är redovisad i rätt period samt rätt konterade.
Behörighetshantering i Agresso
En granskning har genomförts i syfte att bedöma den interna kontrollen avseende behörighetshantering i Agresso. Den samman- fattande bedömningen är att den interna kontrollen i granskad rutin inte är helt tillräcklig. Granskningen visar att det finns behörighets- blanketter för registrerade behörigheter och att dessa är under- tecknade av behöriga samt överensstämmer med registrerade behörigheter i Agresso. Vi kan även konstatera att det inte finns några otillåtna rollkombinationer bland förvaltningens samtliga behörigheter. Förvaltningen har dock inte gjort någon uppföljning av behörigheterna i Agresso under 2019 enligt stadens rutin.
Attesthantering i Agresso
En granskning har genomförts i syfte att bedöma den interna kon- trollen avseende attesthantering i Agresso. Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen i granskad rutin är till- räcklig. Granskningen visar att det finns en aktuell undertecknad
attestförteckning och den överensstämmer med registrerade attest- rätter i Agresso. Granskningen visar även att det finns namnteck- ningsprov för attestanterna i genomfört stickprov.
Uppföljning och kontroll av löneutbetalningar
En granskning har genomförts i syfte att bedöma den interna kontrollen avseende lönehantering. Den sammanfattande bedöm- ningen är att den interna kontrollen i granskad rutin är tillräcklig.
Granskningen visar att nämnden använder sig av stadens anvis- ningar för lönehantering. Nämnden har även tagit fram egna riktlinjer och rutiner för löne- och personalhantering. Det finns rutiner för löpande uppföljning och kontroll på övergripande nivå.
Löneprocessen ingår i nämndens väsentlighets- och riskanalys samt internkontrollplan 2019. Processgenomgång av fem flöden visar inte på några avvikelser avseende löneutbetalning. Genomgången omfattar kontroll av att anställningsavtal finns, korrekt löneökning registrerats samt att korrekt lön utbetalats.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 14 (21)
Bilaga 2 – Uppföljning av lämnade rekommendationer
Årlig och fördjupad granskning
Års- rapport
Rekommendation
Vidtagit åtgärder
Kommentar
Ja Delvis Nej
ÅR 2016 Informationssäkerhet Nämnden rekommenderas att:
Kontinuerligt genomföra informationsklassificeringar och riskanalyser samt koppla klassificeringen till arbetet med riskanalys.
Tydliggöra hur incidenthanter- ing, uppföljning och rapportering gällande informationssäkerhet ska ske.
Säkerställa vad som ska rapporteras som incident avseende informationssäkerhet.
X Uppföljning 2017
Verksamheten har organiserats om efter granskningen. Ett arbete pågår för att ta fram rutiner inom förvaltningen avseende informationssäkerhet och för att uppfylla kraven i GDPR. En arbetsgrupp som arbetar med frågorna har tillsatts.
En inventering har gjorts över alla register som stadsdelsför- valtningen har. De flesta egna datasystem är informationsklassade och de som ännu inte är det blir det under våren. Arbetet utförs med hjälp av stadens centrala verktyg KLASSA. En kartläggning har genomförts vilket innebär att förvaltningen har fått ett grepp om vad som behöver göras under våren och framöver. Modell F-guide beskriver vem som är ansvarig för säkerhetsklassningen. Instruk- tioner och information ska löpande komma ut till enheterna. Frågan kommer att bli en del av introduktionsprogrammet.
Ett arbete kring incidentrapportering, uppföljning och rapportering gällande informationssäkerhet har påbörjats, det finns dock inte någon färdig rutin. Förvaltningens chefer har fått utbildning i KIA.
En lokal rutin för incidentrapportering kommer att tas fram.
Uppföljning 2019
I samband med implementeringen av dataskyddsförordningen har nämnden genomfört ett arbete med informationsklassificeringar av informationstillgångarna. Arbetet med informationsklassificeringar fortsätter under 2020. Vid implementeringen har också
incidenthanteringen förtydligats.
ÅR 2017 Paraplysystemets säkerhet och ändamålsenlighet Nämnden rekommenderas att:
Utveckla kontrollen av behörigheter så att det inte förekommer att behörigheter ligger öppna för medarbetare som har slutat sin anställning eller vid längre frånvaro samt att olämpliga kombinationer av behörigheter förekommer.
X Nämnden uppger att kontroller av behörigheter till sociala system sker löpande under året. Den uppföljande granskning som revisionskontoret genomfört 2018 och 2019 visar dock att det finns medarbetare som har olämpliga och i vissa fall otillåtna
kombinationer av behörigheter. Det finns även ett stort antal användare som inte har varit inloggade på 3 månader eller mer, där nämnden bör överväga om användaren är i behov av behörighet till sociala system. Rekommendationen kvarstår.
År 2017 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom äldreomsorgen Nämnden rekommenderas att:
Hålla ledningssystemen för det systematiska kvalitetsarbetet på såväl avdelnings- som enhets- nivå uppdaterat och aktuellt.
Vidare att tydliggöra vad egen- kontrollen på enhetsnivå ska omfatta.
X Sammantaget bedöms att nämnden har vidtagit åtgärder utifrån 2017 års rekommendationer.
Granskningen visar att nämnden, vid granskningstillfället, håller på att revidera avdelningens övergripande ledningssystem för kvalitetsarbetet. Det finns även en fastställd rutin på avdelningsnivå för hur dokumentet ska hållas uppdaterat. Uppföljningen visar också att nämnden har tydliggjort vad egenkontrollen ska omfatta på enhetsnivå, i enlighet med revisionskontorets rekommendation.
ÅR 2017 Uppföljning av beslutade insatser för personer med funktionsnedsättning
X Nämnden bedöms ha en systematisk kvalitetskontroll av kvaliteten i handläggning. Nämnden har rutiner som ska säkerställa att brukaren får uppföljning minst en gång per år.
Års- rapport
Rekommendation
Vidtagit åtgärder
Kommentar
Ja Delvis Nej
Nämnden rekommenderas att:
Systematiskt följa upp handläggningen. Dock bör den utvecklas så att kontrollen även omfattar kvaliteten på
uppföljningen samt att samtliga insatser följts upp minst en gång årligen.
ÅR 2018 Direktupphandling
Nämnden rekommenderas att:
Säkerställa att direktupphand- lingar följer LOU och stadens riktlinjer för direktupphandling.
Säkerställa att delegations- ordningen efterlevs vad gäller beloppsgränser för direkt- upphandling.
Uppdatera nämndens riktlinjer så de är aktuella och överens- stämmer med nu gällande tillämpningsanvisningar.
X Den uppföljande granskningen visar att nämnden har beslutat om riktlinjer för direktupphandling. Nämnden har i huvudsak vidtagit åtgärder för att säkerställa att direktupphandlingar följer LOU och stadens riktlinjer för direktupphandling.
ÅR 2018 Intäktsprocessen
Nämnden rekommenderas att:
Införa kontroller i syfte att säkerställa att samtliga tjänster faktureras.
X Förvaltningen uppger att inom förskolan sker automatisk fakturering om barnet är placerat och inskrivet i stadens system. Undersökning pågår om ytterligare kontroll kan genomföras. I övriga verksam- heter pågår utveckling av rutin för kontroll att samtliga tjänster faktureras.
Inom ramen för internkontrollgranskning 2019 stickprovskontroll- erades att fakturor var fakturerade vid rätt tillfälle och i enlighet med stadens regler. Kontrollen renderade inte i några avvikelser.
Åtgärden bedöms vidtagen för barnomsorg men delvis vidtagen för övriga verksamheter då rutin ännu inte finns upprättad.
Bedömningen kvarstår vid bokslutsgranskning.
ÅR 2018 Inköpsprocessen
Nämnden rekommenderas att:
Regelbundet genomföra avstämning av leverantörs- reskontran och att följa upp och kontrollera förvaltningens egna avtal.
Dokumentera resultatet av ovanstående kontroller.
X Förvaltningen köper, precis som övriga förvaltningar i staden avstämningstjänsten av leverantörsreskontran från
serviceförvaltningen.
Förvaltningen har sedan april 2019 anställt en upphandlings- och inköpsansvarig. Uppdraget består bland annat i att ta fram rutiner för avtalsförvaltning.
En kartläggning av förvaltningens egna avtal har genomförts under T2, som ett första steg. Under 2019 har sju avtal följts upp avseende leverantör och avtalstrohet för vilka vi har mottagit dokumentation. Nya avtal som tecknas ska inkludera rutiner för ekonomisk uppföljning som en del av avtalsuppföljningen och ska, i möjligaste mån, ske i samarbete med leverantören.
Internkontrollgranskningen 2019 renderade inga avvikelser avseende följsamhet till LOU och stadens regler vid köp av huvudverksamhet.
Åtgärden bedöms som delvis vidtagen då rutin för avtalsförvaltning ännu inte finns upprättad. Bedömningen kvarstår vid
bokslutsgranskningen
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 16 (21)
Års- rapport
Rekommendation
Vidtagit åtgärder
Kommentar
Ja Delvis Nej
ÅR 2019 Delegationsordning Nämnden rekommenderas att säkerställa att samtliga erforder- liga beslut från nämnd till dele- gat finns på plats i enlighet i kommunallagen. Vidare bör nämnden utveckla sin interna kontroll avseende delegation.
En uppföljande granskning gällande nämndens delegationsordning har genomförts, se bilaga 1.
I 2017 års granskning rekommenderades nämnden att införa systematiska kontroller för att säkerställa att delegationsordningen efterlevdes.
Nämnden har sedan föregående granskning inte vidtagit tillräckliga åtgärder. Utifrån årets granskning har nya rekommendationer lämnats.
ÅR 2019 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom äldreomsorgen – uppföljning
Nämnden rekommenderas att säkerställa att enheten Stureby hemtjänsts ledningssystem för kvalitetsarbete är uppdaterat, utifrån förändrad organisationen och andra förändringar i avdelningens kvalitetsarbete ÅR 2019 Behörighetshantering i
Agresso
Nämnden rekommenderas att säkerställa att uppföljning av behörigheterna i Agresso genomförs enligt stadens rutin.
Revisionsprojekt
Revisions-
projekt Rekommendation
Vidtagit åtgärder
Kommentar
Ja Delvis Nej
Nr 6/2017 Trygghet och delaktighet Nämnden rekommenderas att:
Genomföra analys och utvärdering av de samlade insatserna inom ramen för stadsdelsnämndernas lokala utvecklingsarbete, utöver den uppföljning som sker inom ramen för ordinarie budget- processen.
X Enskilda verksamheter och insatser har följts upp och utvärderats, exempelvis RCC. Arbetet med den lokala utvecklingsplanen (LUP) har delvis följts upp i samband med verksamhetsberättelse.
Samverkan Östberga har följts upp 2018 och 2019. En enkät- undersökning har genomförts för att följa upp hur åtgärderna som vidtogs utifrån medborgardialogen har uppfattats av medborgarna.
Ett fördjupat medborgardialogarbete har bedrivits avseende vad som är viktigt för att barn ska växa upp utan våld i Östberga
Nr 7/2017 Utredningstider inom individ- och
familjeomsorgen Nämnden rekommenderas att:
Se över sin styrning, uppfölj- ning och analys avseende handläggningen av barn- och ungdomsärenden för att säkerställa att förhands- bedömningar och utredningar
Uppföljande granskning kommer att ske under kommande år.
Revisions-
projekt Rekommendation
Vidtagit åtgärder
Kommentar
Ja Delvis Nej
genomförs inom lagstadgad tid.
Se över och utveckla arbets- sätt för att säkerställa att handläggningen genomförs enligt lagstiftning och stadens riktlinjer.
Säkerställa tillförlitligheten i redovisningen av utrednings- tider genom att se till att regi- strering i verksamhetssyst- emet sker på ett korrekt och enhetligt sätt.
Nr 5/2019 Implementering av dataskyddsförordningen Nämnden rekommenderas at utvecklar styrning och uppföljning av arbetet med att efterleva dataskyddsförord- ningen. Vidare rekommen- deras nämnden att
informationsklassificerar sina informationstillgångar samt att regelbundet och systematiskt inventerar sina personupp- giftsbehandlingar.
Nr 2/2019 Stadens arbete mot våldsbejakande extremism Nämnden rekommenderas att:
Säkerställ att berörda medarbetare fullföljer stadens webbaserade utbildning om våldbejakande extremism.
Utveckla rapporteringen till nämnden kring uppföljningen av aktiviteter i handlingsplan- erna och en samlad analys av arbetet.
Förtydliga civilsamhället roll i arbetet mot våldbejakande extremism.
Nr 2/2020 Äldre med psykisk ohälsa Nämnden rekommenderas att:
Säkerställa att det uppsök- ande arbetet riktat mot äldre personer bedrivs i enlighet med fastställda rutiner.
Nämnden bör se till att såväl kommunala som privata hem- tjänstutförare har information om nämndernas förebygg- ande verksamhet.
Nämnden bör säkerställa att biståndshandläggare, i utred- ningar, konsekvent beaktar
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 18 (21)
Revisions-
projekt Rekommendation
Vidtagit åtgärder
Kommentar
Ja Delvis Nej
och dokumenterar den enskildes situation när det gäller psykisk hälsa och välbefinnande.
Nämnden följa upp samtliga biståndsbedömda insatser minst årligen.
Nämnden bör utveckla en systematisk egenkontroll på berörda enheter.
Nämnden bör utveckla analysen av det förebyggande arbetet riktat mot äldre personer.
Bilaga 3 – Bedömningskriterier
Nedan redovisas de kriterier som ligger till grund för gjorda bedömningar. Bedömningarna avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten.
Verksamhet och ekonomi
Att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt innebär att nämnden/styrelsen har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten.
Bedömningskriterier Nämnden/styrelsen:
Har ett resultat som är förenligt med fullmäktiges mål, beslut, och riktlinjer.
Har genomfört sitt uppdrag med tillgängliga resurser.
Har bedrivit verksamheten enligt gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
Har haft en styrning och uppföljning mot mål och beslut.
Bedömning:
Tillfredsställande Bedömningskriterier är i allt väsentligt uppfyllda. Det kan förekomma mindre avvikelser.
Inte helt tillfredsställande Bedömningskriterier bedöms delvis uppfyllda. Det finns brister som måste åtgärdas.
Inte tillfredsställande Bedömningskriterier bedöms inte vara uppfyllda. Det finns
väsentliga brister som måste åtgärdas omgående.
Årsrapport 2019 - Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd 20 (21)
Intern kontroll
Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd/styrelse, förvaltnings- eller bolagsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säker- ställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs. Det lämnas en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten.
Bedömningskriterier Nämnden/styrelsen:
Har en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter för att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter.
Följer systematiskt och fortlöpande upp ekonomi och
verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov.
Genomför riskanalyser som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att
verksamhetens mål inte uppnås. Nämnden/styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder som ska hantera prioriterade risker.
Har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs.
Följer upp den interna kontrollen systematiskt och fortlöpande.
Har en rapportering som ger en aktuell, rättvisande och tillförlitlig information om verksamhet och ekonomi.
Bedömning:
Tillräcklig Bedömningskriterierna är i allt väsentligt uppfyllda. Det kan förekomma mindre avvikelser.
Inte helt tillräcklig Bedömningskriterierna bedöms delvis uppfyllda. Det finns brister som måste åtgärdas.
Inte tillräcklig Bedömningskriterierna bedöms inte vara uppfyllda. Det finns väsentliga brister som måste åtgärdas omgående.
Räkenskaper
Nämndens redovisning är upprättad enligt lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning.
Bedömningskriterier Nämndens:
Redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ekonomisk ställning.
Räkenskaper är upprättade enligt lagstiftning och god redovisningssed.
Bedömning:
Rättvisande Bedömningsmålen är i allt väsentligt uppfyllda. Det kan förekomma mindre avvikelser.
Inte rättvisande Väsentliga brister finns som måste åtgärdas.
